RESOLUCIÓN 3574 DE 2003 

(Noviembre 20)

“Por la cual se dictan disposiciones sobre la información relacionada con la expedición de pólizas sobre el seguro obligatorio de accidentes de tránsito, SOAT y el pago de siniestros sobre las mismas”.

(Nota: Derogada por la Resolución 1231 de 2015 artículo 10 del Ministerio de Salud y Protección Social)

El Ministro de la Protección Social,

en ejercicio de sus atribuciones legales, especialmente las que le confieren los artículos 173 de la Ley 100 de 1993 y el numeral 10 del artículo 2º del Decreto 205 de 2003, y

CONSIDERANDO:

Que según lo establecido en el numeral 7º del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, es función del Ministerio de la Protección Social reglamentar “... la recolección, transferencia y difusión de la información en el subsistema al que concurren obligatoriamente todos los integrantes del sistema de seguridad social de salud independientemente de su naturaleza jurídica sin perjuicio de las normas legales que regulan la reserva y exhibición de los libros de comercio. La inobservancia de este reglamento será sancionada hasta con la revocatoria de las autorizaciones de funcionamiento”;

Que de conformidad con lo previsto en el numeral 10 del artículo 2º del Decreto 205 de 2003 corresponde al Ministerio de la Protección Social, “Definir y regular, en coordinación con las entidades competentes, el sistema de información del sector que comprenda el empleo, el trabajo y la previsión y, los sistemas de seguridad social integral y de protección social, y establecer los mecanismos para la recolección, tratamiento, análisis y utilización de la misma”;

Que para el control del sistema y la validación de las reclamaciones por eventos relacionados con accidentes de tránsito, es necesario contar con la información sobre las pólizas que expiden las aseguradoras;

Que de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 5º del Decreto 1032 de 1991 y el artículo 195 del Decreto 663 de 1993, el seguro obligatorio de daños corporales o seguro obligatorio de accidentes de tránsito tiene entre sus objetivos cubrir la muerte, los gastos que se deban sufragar por atención médica, quirúrgica, farmacéutica y hospitalaria, la incapacidad permanente, los gastos funerarios y los ocasionados por el transporte de las víctimas a las instituciones prestadoras de salud, como consecuencia de un accidente de tránsito;

Que según lo establecido en el literal a) del artículo 34 del Decreto 1283 de 1996, el Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, subcuenta de eventos catastróficos y accidentes de tránsito, reconocerá la atención de los servicios médico quirúrgicos en el caso de los accidentes de tránsito ocasionados por vehículo no identificado o no asegurado o agotada la cobertura prevista para el SOAT, de acuerdo con los topes definidos en el mismo decreto;

Que el Decreto 1281 de 2002, faculta al Ministerio de la Protección Social, para solicitar la información que resulte útil para evitar pagos indebidos con recursos del sector salud, y en tal sentido el artículo 6º establece: “Cruces de bases de datos: La Registraduría Nacional del Estado Civil, las cámaras de comercio, las entidades que administren regímenes de excepción de la Ley 100 de 1993, y todas aquellas que manejen información que resulte útil para evitar pagos indebidos con recursos del sector salud, deberán suministrar la información y las bases de datos que administren, con la oportunidad que las requieran el Ministerio de Salud y la Superintendencia Nacional de Salud para su procesamiento directo o a través del administrador fiduciario del Fosyga”;

Que el artículo 47 del Decreto 205 de 2003 establece que todas las referencias legales vigentes a los ministerios de Trabajo y Seguridad Social y de Salud, deben entenderse referidas al Ministerio de la Protección Social,

Que en virtud de lo anterior, este despacho,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto. La presente resolución tiene por objeto establecer los requerimientos mínimos de información sobre las pólizas del seguro obligatorio de accidentes de tránsito, SOAT y el pago de siniestros sobre las mismas, que las aseguradoras deben mantener actualizada y reportar para la dirección, operación, seguimiento, vigilancia y control del sistema y determinar la responsabilidad, flujo y periodicidad en la actualización y reporte de la información.

(Nota: Derogada por la Resolución 1231 de 2015 artículo 10 del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 2º—Campo de aplicación. La presente resolución es de obligatorio cumplimiento y aplicación por las entidades aseguradoras debidamente autorizadas por la Superintendencia Bancaria para la operación del ramo del seguro obligatorio de accidentes de tránsito, SOAT.

(Nota: Derogada por la Resolución 1231 de 2015 artículo 10 del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 3º Información mínima. Las entidades a que se refiere el artículo anterior, deberán mantener una base de datos de pólizas expedidas y de siniestros, debidamente actualizada, de conformidad con las especificaciones contenidas en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución. Dicha base de datos deberá mantenerse actualizada durante el término en el cual la aseguradora esté explotando el ramo. En el evento en que la aseguradora decida cancelar el ramo o dicha cancelación proceda por orden de la autoridad competente, deberá conservarse la base de datos por cinco (5) años más, contados desde la fecha de la citada cancelación.

En caso de fusión, deberá trasladarse la base de datos a la entidad absorbente o a la nueva aseguradora constituida por efecto de la fusión.

(Nota: Derogada por la Resolución 1231 de 2015 artículo 10 del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 4º—Disposición de información. Las entidades a que se refiere el artículo 2º de esta resolución, deberán mantener a disposición de los organismos de dirección, vigilancia y control, del administrador fiduciario del Fosyga, de la Dirección General de Financiamiento del Ministerio de la Protección Social o quien haga sus veces y de la Superintendencia Nacional de Salud, la información de que trata el artículo anterior y los documentos fuente que la soportan, debidamente clasificados y organizados.

PAR.—El ministerio directamente o por intermedio del administrador fiduciario del Fosyga, dispondrá por la página web la información de pólizas expedidas y siniestros para consulta de las aseguradoras.

(Nota: Derogada por la Resolución 1231 de 2015 artículo 10 del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 5º—Conformación y actualización de bases de datos y flujo de la información. El Ministerio de la Protección Social a través del administrador fiduciario del Fosyga, conformará una base de datos contentiva de toda la información de pólizas expedidas y siniestros relacionadas con el seguro obligatorio de accidentes de tránsito, SOAT. Dicha base de datos, será actualizada, con la información suministrada por las entidades de que trata el artículo 2º de la presente resolución, en los términos que se indican a continuación.

La consolidación de la información, se realizará de la siguiente forma:

1. Archivo maestro de pólizas expedidas. Las aseguradoras entregarán al Ministerio de la Protección Social-Administrador fiduciario del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, el archivo maestro de las pólizas expedidas desde el 1º de enero de 2000 con corte al último día del mes anterior a la fecha de entrada en vigencia de la presente resolución, elaborado según las especificaciones técnicas adoptadas por el Ministerio de la Protección Social.

Para cumplir con la entrega de dicha información, las aseguradoras tendrán un plazo de sesenta (60) días contados desde la fecha de entrada en vigencia de la presente resolución.

2. Archivo de novedades de pólizas expedidas. A partir del mes siguiente de la fecha de entrada en vigencia de la presente resolución, las aseguradoras deberán entregar mensualmente a más tardar el último día hábil del mes, al Ministerio de la Protección Social-Administrador fiduciario del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, el archivo de pólizas expedidas en el período inmediatamente anterior con la misma estructura del archivo maestro.

3. Archivo maestro de siniestros. Las aseguradoras deberán entregar al Ministerio de la Protección Social-Administrador fiduciario del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, el archivo maestro de siniestros desde el 1º de enero de 2000 con corte a último día del mes anterior a la fecha de entrada en vigencia de la presente resolución.

Para cumplir con la entrega de dicha información, las aseguradoras tendrán un plazo de sesenta (60) (sic) contados desde la fecha de publicación de la presente resolución.

4. Archivo de novedades de siniestros. A partir del mes siguiente de la fecha de entrada en vigencia de la presente resolución, las aseguradoras entregarán al Ministerio de la Protección Social-Administrador fiduciario del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, mensualmente y a más tardar el último día hábil del mes, el archivo correspondiente a siniestros del período inmediatamente anterior, con la misma estructura del archivo maestro.

(Nota: Derogada por la Resolución 1231 de 2015 artículo 10 del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 6º—Validación y ajustes. El administrador fiduciario del Fosyga, verificará los archivos entregados por las aseguradoras, actualizará la base de datos de pólizas y siniestros y generará los archivos de registros inconsistentes dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes al recibo, las cuales enviará a las aseguradoras para que procedan a su corrección y reenvío de los archivos debidamente aclarados al administrador fiduciario del Fosyga en un plazo no mayor de cinco (5) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo. El administrador fiduciario actualizará esta información, que constituirá la base de datos respectiva.

(Nota: Derogada por la Resolución 1231 de 2015 artículo 10 del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 7º Soporte de la información. Las aseguradoras a que se refiere el artículo 2º de la presente resolución, entregarán la información en medio magnético acompañada de una comunicación suscrita por el representante legal de la entidad remitente, en la que certificará que la información reportada coincide con la información que reposa en la base de datos de la aseguradora.

(Nota: Derogada por la Resolución 1231 de 2015 artículo 10 del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 8º Reserva en el manejo de los datos. Los organismos de dirección, vigilancia, inspección y control, el administrador fiduciario del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga y las entidades definidas en el artículo 2º de la presente resolución, deberán responder por la reserva, custodia y conservación de los datos sobre pólizas que generen o reciban, los cuales solo podrán ser utilizados para los fines previstos en la ley.

(Nota: Derogada por la Resolución 1231 de 2015 artículo 10 del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 9º—Sanciones. La falta de veracidad, de oportunidad en el reporte de la información y en general la inobservancia de las disposiciones contenidas en la presente resolución, dará lugar a las sanciones establecidas en el numeral 7º del artículo 173 de la Ley 100 de 1993 y demás normas concordantes, evento en el cual el Ministerio de la Protección Social, informará a los organismos de vigilancia y control competentes para que adelanten las acciones correspondientes.

(Nota: Derogada por la Resolución 1231 de 2015 artículo 10 del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 10.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 20 de noviembre de 2003.

(Nota: Derogada por la Resolución 1231 de 2015 artículo 10 del Ministerio de Salud y Protección Social)

Anexo técnico

El presente anexo técnico relaciona los campos que como mínimo deben mantener las entidades aseguradoras que manejan pólizas SOAT.

1. Tipo, formato y codificación de los datos de las pólizas expedidas y siniestros pagados.

1.1. Archivo maestro de pólizas expedidas:

Nombre del archivo: MPCODIGOASEGDDMMAAAA (16 caracteres) donde:

MP: Maestro de pólizas expedidas (2 dígitos).

CODIGOASEGURADORA: Código de la entidad aseguradora (6 dígitos).

DDMMAAAA: A partir del dígito 9, indicar la fecha de generación del archivo en el formato DDMMAAAA. No utilizar ningún tipo de separador.

1.2. Archivo de novedades de pólizas expedidas.

Nombre del archivo: NPCODIGOASEDDMMAAAA (16 caracteres) donde:

NP: Novedades pólizas expedidas en el período (2 dígitos).

CODIGOASEGURADORA: Código de la entidad aseguradora (6 dígitos).

DDMMAAAA: A partir del dígito 9, indicar la fecha de generación del archivo en el formato DDMMAAAA. No utilizar ningún tipo de separador.

Tabla 1: Pólizas expedidas

Número de ordenConceptoDescripciónTipoLongitudValores permitidos (Ver glosario 1.2)
1Número de póliza Char20Formato DD/MM/AAAA
2Fecha inicio de pólizaInicio vigenciaDate10Formato DD/MMFAAAA
3Fecha vencimiento pólizaFin vigenciaDate10Formato DD/MM/AAAA
4Fecha expedición póliza Date10 
5Código aseguradoraEl asignado por la Superintendencia BancariaChar6 
6Tipo identificaciónDel tomadorVarchar2CC: Cédula de ciudadanía
NI: NIT para personas jurídicas
7Número de identificaciónDel tomadorVarchar16 
8Nombres y apellidos o razón social del tomadorDel tomadorChar60 
9DirecciónDel tomadorChar40 
10Código del municipioDel tomadorChar Conforme codificación DANE
11Código del departamentoDel tomador  Conforme codificación DANE
12Placa vehículo Char7 
13Código por cilindraje/capacidadCodificación de acuerdo con el cilindraje y capacidad del vehículoChar211= Motos menores de 100 CC.
12= Motos de 100 a 200 CC.
13= Motos de más de 200 CC.
21= Camperos y camionetas menores de 1500 CC.
22= Camperos y camionetas de 1500 a 2499 CC.
23= Camperos o camionetas de 2500 CC o más.
31= Carga o mixto de menos de 5 toneladas.
32= Carga o mixto de 5 a 14-99 toneladas.
33= Carga o mixto de 15 o más toneladas.
41= Oficiales especiales menores de 1500 CC.
42= Oficiales especiales de 1500 a 2499 CC.
43= Oficiales especiales de 2500 CC o más.
51= Autos familiares menores de 1500 CC.
52= Autos familiares de 1500 a 2499 CC.
53= Autos familiares de 2500 CC o más.
61= Vehículos para 6 o más pasajeros, menores de 2500 CC.
62= Vehículos para 6 o más pasajeros de 2500 CC o más.
71= Autos negocios y taxis menores de 1500 CC.
72= Autos negocios y taxis de 1500 a 2499 CC.
73= Autos negocios y taxis de 2500 CC o más.
81= Buses y busetas de servicio público urbano.
91= Vehículos de servicio público intermunicipal menores de 10 pasajeros.
92= Vehículos de servicio público intermunicipal de 10 o más pasajeros.
14Modelo del vehículo Char4 
15Valor prima sin contribución Número8Sin decimales o reportar cero si no existe.
16Valor contribución Número8Sin decimales o reportar cero si no existe.

1.3. Archivo maestro de siniestros pagados:

Nombre del archivo: MSCODIGOASEGDDMMAAAA (16 caracteres) donde:

MS: Maestro de siniestros pagados (2 dígitos).

CODIGOASEGURADORA: Código de la entidad aseguradora (6 dígitos).

DDMMAAAA: A partir del dígito 9, indicar la fecha de generación del archivo en el formato DDMMAAAA. No utilizar ningún tipo de separador.

1.4. Archivo de novedades de siniestros pagados.

Nombre del archivo: NSCODIGOASEDDMMAAAA (16 caracteres) donde:

NS: Novedades de siniestros pagados en el período (2 dígitos).

CODIGOASEGURADORA: Código de la entidad aseguradora (6 dígitos).

DDMMAAAA: A partir del dígito 9, indicar la fecha de generación del archivo en el formato DDMMAAAA. No utilizar ningún tipo de separador.

Tabla 2. Siniestros pagados.

Número de ordenConceptoDescripciónTipoLongitudValores permitidos (ver glosario I.2)
1Tipo de identificaciónDel accidentadoVarchar2CC= Cédula de ciudadanía.
 CE= Cédula de extranjería.
 TI= tarjeta de identidad.
 PA= Pasaporte.
 RC= Registro civil
 NU= NUIP
 AS= Adulto sin identificar.
 MS= Menor sin identificar
2Número de documentoDel accidentadoVarchar16 
3Primer apellidoDel accidentadoChar20 
4Segundo apellidoDel accidentadoChar20 
5Primer nombreDel accidentadoChar20 
6Segundo nombreDel accidentadoChar20 
7Fecha del eventoDel accidenteDate10(DD/MM/AAAA)
8Fecha de la atención Date10(DD/MM/AAAA)
9Fecha de muerteDel accidentadoDate10(DD/MM/AAAA)
 En caso de indemnización por muerte o gastos funerarios.
10Valor pagado por servicios médicos quirúrgicos número15Sin decimales.
11Valor pagado por incapacidad permanente número15Sin decimales.
12Valor pagado por indemnización por muerte número15Sin decimales.
13Valor pagado por gastos funerarios número15Sin decimales.
14Valor pagado por gastos de transporte número15Transporte y movilización de víctimas al centro asistencial.
15Tipo de identificaciónDel reclamanteVarchar2CC= Cédula de ciudadanía.
     CE= Cédula de extranjería.
     PA= Pasaporte.
     NI= NIT.
16Número de identificaciónDel reclamante o IPSVarchar15 
17Primer apellidoDel reclamanteChar30 
18Segundo apellidoDel reclamanteChar30 
19Primer nombreDel reclamanteChar20 
20Segundo nombreDel reclamanteChar20 
21Nombre persona jurídica Char60Si (sic) tipo de documento del reclamante igual NIT, debe diligenciar este campo en forma obligatoria.
22Número de pólizaNúmero de póliza que amparó el siniestroChar20 
23Código aseguradoraEl asignado por la Superintendencia BancariaChar6 

2. Novedades.

Los medios magnéticos que deben enviar las entidades aseguradoras, deben contener:

a) Archivo de registros de control.

Corresponde a la relación de cada uno de los archivos de datos enviados, según estructura de la tabla 3.

b) Archivo de registro de datos.

Contiene los datos, ya sea el maestro de pólizas expedidas o novedades de pólizas expedidas, el maestro de siniestros pagados o de novedades de siniestros pagados.

3. Archivo de registros de control de pólizas expedidas y siniestros pagados.

Nombre del archivo: CACODIGOASEGDDMMAAAAV (17 caracteres) donde:

CA: Archivo de control de pólizas expedidas y siniestros pagados por las aseguradoras (2 dígitos).

CODIGOAASEGURADORA (Sic): Código de la entidad aseguradora (6 dígitos).

DDMMAAAA: A partir del dígito 9, indicar la fecha de generación del archivo en el formato DDMMAAAA. No utilizar ningún tipo de separador.

V: Número de volúmenes enviados (medios magnéticos).

Diseño del archivo de registros de control.

Tabla 3. Registro control

Número de ordenConceptoDescripciónLongitudValores permitidos (ver glosario 1, 2, 3,4)
1Número de archivoConsecutivo de los archivos que se entregan al Ministerio de Salud – administrador fiduciario del Fosyga.2 
2Código de la aseguradoraCódigo de la aseguradora o similar.6 
3Fecha inicialFecha inicial del período de la información.10Formato DD/MM/AAAA
4Fecha finalFecha final del período de la información.10Formato DD/MM/AAAA
5Fecha de envíoFecha de envío de la información.10Formato DD/MM/AAAA
6Tipo de archivo 11= Maestro de pólizas expedidas.
    2= Novedades de pólizas expedidas.
    3= Maestro de siniestros pagados.
    4= Novedades de siniestros pagados.
7Total registrosNúmero de registros del archivo relacionado.7 
8Nombre del archivoNombre del archivo de datos16 

4. Especificaciones tecnológicas para la remisión de información.

4.1. Medios.

Los siguientes son los formatos tecnológicos aceptados para el reporte de información ante el Ministerio de la Protección Social —administrador fiduciario del Fosyga—:

a) CD-ROM, de 74 min., 650 megabytes o superior;

b) Disquete ZIP, 120 MB o superior;

c) Disquetes: de 3.5, alta densidad;

d) Transferencia electrónica.

4.2. Características de formato.

Los archivos deben ser tipo texto y deben cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

a) Todos los datos deben ser grabados en el archivo plano como alfanuméricos, con extensión .txt;

b) Los nombres de archivos y los datos en general deben ser grabados en letras mayúsculas;

c) El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin. Cuando el dato no lleve valor (blanco), igual se debe incluir el campo separado por comas (,,);

d) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“) ni cualquier otro carácter especial;

e) Los campos tipo fecha deben tener el formato día/mes/año (Formato DD/MM/AAAA) incluido el carácter slash (/);

f) Los campos numéricos deben venir sin separación de miles, y no deben traer decimales;

g) El número total de registros por cada volumen no debe superar el 80% de la capacidad total del medio magnético;

h) Para optimizar el proceso de envío de los archivos, se pueden comprimir con formato ZIP;

i) No debe traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de registro;

j) Las longitudes contenidas en los cuadros de esta resolución, se deben entender como el tamaño máximo del campo, los valores registrados en los planos que se enviarán entre las diferentes entidades, no deben tener ninguna justificación, no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres.

(Nota: Derogada por la Resolución 1231 de 2015 artículo 10 del Ministerio de Salud y Protección Social)

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