RESOLUCIÓN 36 DE 2006

 

RESOLUCIÓN 36 DE 2006 

(Enero 17)

“Por la cual se establecen los parámetros para determinar los casos en los cuales procede la entrega de anticipo a los contratistas que celebren contratos con el Departamento Administrativo de Bienestar Social, y se reglamentan los procedimientos para otorgarlos”.

La Directora del Departamento Administrativo de Bienestar Social del Distrito Capital,

en uso de las facultades legales, en especial las conferidas por el numeral 1º del artículo segundo del Decreto 334 de 2003 y por el Decreto 854 de 2001 y

CONSIDERANDO QUE:

1. De conformidad con el literal d) del numeral 1º del artículo segundo del Decreto 334 de 2003, expedido por la Alcaldía Mayor de Bogotá, la Dirección del Departamento Administrativo de Bienestar Social, debe reglamentar la organización, funcionamiento y operación de los servicios sociales que presta el DABS a la comunidad directamente o en convenio o concurrencia con otras entidades públicas o privadas.

2. De acuerdo con lo establecido por el artículo 60 del Decreto 854 de 2001, expedido por la Alcaldía Mayor de Bogotá, la Dirección del Departamento Administrativo de Bienestar Social, tiene la capacidad de contratar y comprometer recursos a nombre de la entidad que representa.

3. Según lo establecido por el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, en los contratos celebrados por las entidades estatales, puede pactarse la entrega de anticipo a los contratistas.

4. De conformidad con lo estipulado por el artículo 7º del Decreto 2170 de 2002, expedido por la Presidencia de la República, en aquellos contratos cuya cuantía supere el 50% de la menor cuantía, a que se refiere el literal a) del numeral primero de artículo 24 de la Ley 80 de 1993, podrá pactarse la entrega de recursos al contratista a título de anticipo. Así mismo, esta norma estipula que estos recursos serán administrados mediante una cuenta en una entidad financiera, que genere rendimientos.

5. La Circular 4 de 23 de septiembre de 2003, expedida por la Tesorería Distrital, precisa las condiciones para la apertura de la cuenta bancaria a la cual hace referencia el artículo 7º del Decreto 2170 de 2002. En primer lugar, exige que la entidad financiera escogida para efectuar su apertura, debe encontrase bajo la inspección, vigilancia y control de la Superintendencia Bancaria y contar con una calificación pública asignada por una sociedad calificadora de riesgos, la cual deberá ser mínimo AA+. En segundo lugar exonera su apertura de la autorización por parte de la Tesorería Distrital, de la que trata el artículo 4º del Decreto 1179 de 1997, expedido por la Alcaldía Mayor de Bogotá. Por último precisa que su duración estará sujeta a la ejecución del monto del anticipo.

6. De conformidad con lo establecido por el numeral 19 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, el contratista deberá prestar garantía única que avale el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato; su vigencia se mantendrá durante la ejecución y liquidación del mismo, y deberá ajustarse a los límites, existencia y extensión del riesgo amparado. Esta deberá constituirse mediante póliza expedida por compañías de seguros legalmente autorizadas, o, por garantías bancarias.

7. De acuerdo con lo establecido por los artículos 16, 17 y 18 del Decreto 679 de 1994, la garantía debe ser suficiente de acuerdo con las distintas clases de obligaciones amparadas. De conformidad con lo anterior, deberá amparar los riesgos que correspondan al respectivo contrato, que para el caso de anticipos será el de su buen manejo y correcta inversión.

8. El 27 de octubre de 2004, la Dirección del Departamento Administrativo de Bienestar Social del Distrito Capital, expidió la Resolución 797, “Por la cual se establecen criterios con el fin de determinar los casos en los cuales procede la entrega de anticipos en los contratos celebrados por el Departamento Administrativo de Bienestar Social y los procedimientos para la entrega de los recursos”.

9. Mediante el Decreto 311 de 6 de septiembre de 2005, el Alcalde Mayor de Bogotá, modificó la estructura interna del Departamento Administrativo de Bienestar Social.

10. El artículo segundo del citado Decreto 311 creó la gerencia de contratación con las siguientes funciones:

“1. Dirigir y ejecutar los procesos de contratación que se adelanten para el funcionamiento y desarrollo de actividades, proyectos y programas propios de la entidad.

2. Dirigir las estrategias, programas, proyectos y servicios que se prestan en materia de contratación en el departamento.

3. Controlar la aplicación de la normatividad en los procesos y los procedimientos de las actividades en materia contractual.

4. Dirigir los procesos de contratación financiados con recursos de la entidad y/o de los fondos de desarrollo local.

5. Coordinar con las subdirecciones de planeación y administrativa y financiera la elaboración del plan de contratación.

6. Suministrar la información en materia de contratación solicitada por otras dependencias, organismos de control, y autoridades administrativas o jurisdiccionales.

7. Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia”.

11. Comoquiera que la Resolución 797 de 2004 fue expedida antes de la creación de la gerencia de contratación, se hace necesario actualizar sus disposiciones, de acuerdo con la nueva estructura funcional de la institución, plasmada en el Decreto 311 de 2005, en especial, a lo referente a las funciones en materia de contratación que tenía bajo su cargo la oficina asesora jurídica y que pasaron a la nueva gerencia de contratación.

Por lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Podrá pactarse la entrega de anticipo, en los contratos celebrados por el Departamento Administrativo de Bienestar Social del Distrito, cuyo monto supere el 50% de la menor cuantía establecida en el artículo 24 de la Ley 80 de 1993, siempre que el subdirector, el jefe de la oficina o la gerencia que solicita la contratación en representación del Departamento Administrativo de Bienestar Social, justifique plenamente las razones por las cuales se hace necesario, atendiendo a la naturaleza y a la necesidad de este pacto para el cabal cumplimiento del objeto y las obligaciones del contrato.

ART. 2º—El valor que podrá establecerse en calidad de anticipo, podrá ser igual o menor al 50% del valor total del contrato.

ART. 3º—El primer pago del contrato, se girará de acuerdo con lo estipulado para tal fin, una vez se verifique la ejecución del 100% del valor del anticipo, para lo cual el contratista y el supervisor deberán presentar a la subdirección administrativa y financiera, el acta o las actas de liquidación parcial del contrato, en las que cuales conste la ejecución total de los recursos entregados en calidad de anticipo.

ART. 4º—El contratista deberá constituir una garantía de buen manejo y correcta inversión del anticipo. Una vez suscrito el contrato, el contratista deberá allegar al departamento, el original de la constitución de las garantías, por el total del anticipo indicado dentro del contrato y por un plazo igual al fijado para su duración y seis meses más. Esta garantía deberá ser aprobada por la gerencia de contratación.

ART. 5º—Una vez aprobada la garantía de la que trata el artículo anterior, la gerencia de contratación deberá enviar una copia del contrato en virtud del cual se entregarán los recursos en calidad de anticipo a la subdirección administrativa y financiera.

ART. 6º—Para el manejo del anticipo, se abrirá una cuenta que genere rendimientos, en una entidad financiera, cuyos titulares serán el contratista y el Departamento Administrativo de Bienestar Social, destinada a la administración de estos recursos. La entidad financiera escogida deberá encontrarse bajo la inspección, vigilancia y control de la Superintendencia Bancaria y deberá contar con calificación pública asignada por la Secretaría de Hacienda Distrital, que deberá ser como mínimo AA+, hecho que debe ser verificado trimestralmente por la subdirección administrativa y financiera. El contratista no podrá solicitar sobregiros de esta cuenta y solamente podrá realizar transacciones bancarias derivadas del anticipo.

ART. 7º—Se delega al subdirector administrativo y financiero, para que en nombre y representación del Departamento Administrativo de Bienestar Social abra la cuenta bancaria que trata el artículo anterior.

PAR.—La cuenta bancaria es de manejo exclusivo del contratista, aunque se abra a nombre del DABS, por lo que no podrá exigírsele la firma al subdirector administrativo y financiero para la autorización de retiros de la cuenta bancaria. La responsabilidad del buen uso de la cuenta y de los recursos recae exclusivamente en el contratista; el DABS cumple con una función de supervisión respecto de los recursos entregados en calidad de anticipo y de la consignación de los rendimientos en la tesorería de la Secretaría de Hacienda Distrital.

ART. 8º—Los rendimientos financieros que generen los recursos entregados en calidad de anticipo son públicos, por lo tanto, el contratista deberá consignarlos mensualmente, durante el término establecido para la ejecución del monto del anticipo, en la cuenta designada por la tesorería distrital para ello, relacionando el número de contrato y la entidad contratante. Así mismo, deberá entregar el recibo de caja original, expedido por la tesorería distrital, al supervisor del contrato, quien lo remitirá a la subdirección administrativa y financiera con copia a la gerencia de contratación.

ART. 9º—El contratista deberá cumplir con las siguientes obligaciones especiales respecto del anticipo:

1. Manejar los recursos entregados en calidad de anticipo, mediante la cuenta bancaria de la que trata el artículo sexto de la presente resolución.

2. Invertir la totalidad del anticipo, en la ejecución del contrato en virtud del cual fue entregado.

3. Consignar los rendimientos financieros que produzca la cuenta bancaria mediante la cual se maneja el anticipo, en la cuenta de la tesorería distrital.

4. Presentar un informe especial respecto de la ejecución del anticipo junto con los soportes contables.

5. Remitir al supervisor del contrato y a la subdirección administrativa y financiera los documentos requeridos.

6. Una vez ejecutado el valor total del anticipo, deberá cancelar la cuenta bancaria de que trata el artículo sexto de la presente resolución.

7. Cumplir con todas las demás obligaciones inherentes a la ejecución de los recursos entregados en calidad de anticipo.

ART. 10.—El supervisor del contrato efectuará la supervisión de la ejecución del anticipo, verificando el cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones, y en especial las siguientes:

• Que en la cuenta solamente ingresen recursos consignados por la tesorería distrital en calidad de anticipo y el incremento generado por los rendimientos financieros.

• Que los recursos entregados en calidad de anticipo sean manejados a través de la cuenta bancaria respectiva y sean invertidos en la ejecución del objeto del contrato en virtud del cual se proporcionó el anticipo.

Para el cabal cumplimento de sus obligaciones, el supervisor exigirá al contratista los siguientes documentos:

a) Informe presentado por el contratista, respecto de las actividades realizadas con recursos del anticipo.

b) Copia del extracto bancario, en el cual se reflejen los rendimientos generados durante el mes.

c) Comprobante del ingreso de los rendimientos financieros a nombre de la tesorería distrital.

Así mismo deberá analizar la documentación solicitada e incluir en su informe mensual, la verificación de estos hechos. Deberá enviar copia de los anteriores documentos a la subdirección administrativa y financiera y a la gerencia de contratación.

ART. 11.—La subdirección administrativa y financiera realizará el seguimiento de la ejecución de los recursos entregados en calidad de anticipo, en especial respecto de los siguientes aspectos:

• Que la entidad bancaria escogida cumpla con los requisitos establecidos en el artículo sexto de la presente resolución.

• Que el contratista cumpla con la ejecución de la totalidad de los recursos.

• Que el contratista cumpla con las obligaciones establecidas en el artículo noveno de la presente resolución.

ART. 12.—El término de la cuenta será igual al estipulado para la ejecución del monto del anticipo. Cumplido este, la cuenta bancaria deberá ser cancelada por el contratista ante la entidad financiera respectiva, previa verificación de la inexistencia de recursos pendientes por ejecutar. El supervisor del contrato, al vencimiento del término de ejecución del monto de anticipo, deberá constatar la cancelación de la cuenta bancaria.

ART. 13.—Derogar la Resolución 797 de 2004, y las demás disposiciones contrarias a este acto administrativo.

ART. 14.—Deberá enviarse copia de la presente resolución a la subdirección administrativa y financiera, a la subdirección de planeación, a la subdirección de políticas poblacionales, a la subdirección de desarrollo local, a las gerencias, a la oficina de control interno, y a la oficina asesora jurídica.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 17 de enero de 2006.

__________________________________________