RESOLUCIÓN 361 DE 2006 

(Diciembre 7)

“Por medio de la cual se establece un Sistema de Gestión de Control y Calidad Documental para la Procuraduría General de la Nación”.

El Procurador General de la Nación,

en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por los numerales 7º y 41 del artículo 7º del Decreto-Ley 262 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley;

Que el numeral 5º del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 establece como un deber de los servidores públicos el de: “Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos”;

Que el numeral 13 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 establece como prohibición a todo servidor público la de: “Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones”;

Que el numeral 7º del artículo 7º de Decreto 262 del 22 de febrero de 2000 establece como función del Procurador General de la Nación, la de: “Expedir los actos administrativos, órdenes, directivas y circulares que sean necesarios para el funcionamiento de la entidad y para desarrollar las funciones atribuidas por la ley”;

Que el numeral 41 del artículo 7º del Decreto 262 del 22 de febrero de 2000 establece como función del Procurador General de la Nación, la de: “Expedir los planes indicativos y de acción de la entidad, así como los manuales de control interno de gestión, de funciones y requisitos específicos y de procedimientos”;

Que para garantizar la efectiva aplicación de los principios constitucionales y legales anteriormente mencionados, se hace necesario contar con un sistema de gestión y control documental que posibilite la optimización oportuna y permanente de los procesos y procedimientos al interior de la Procuraduría General de la Nación,

RESUELVE:

ART. 1º—Establecimiento de un sistema de gestión y control documental. Adóptese un sistema de gestión y control documental, como una herramienta de gestión sistemática y transparente encaminada a permitir, facilitar, verificar y conservar los fondos documentales desde el momento de su generación, utilización y posterior conservación. El sistema está enfocado a garantizar la búsqueda de la documentación de una manera rápida, establecer el control de utilización y evitar el deterioro o pérdida de la información, vital para el cumplimiento de los fines misionales y apoyo de la institución.

ART. 2º—Responsables. El respectivo jefe de dependencia y/u oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5º de la Ley 734 de 2002 para todo servidor público.

ART. 3º—Consulta de documentos. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de otras dependencias de la procuraduría o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, estas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o el funcionario en quien se haya delegado esa facultad y solo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución y la ley. En todo caso se velará por su conservación y se llevará registro de dicha consulta.

ART. 4º—Registro. El archivo central de la procuraduría y/o los archivos regionales, provinciales o la dependencia asignada para fines archivísticos, llevarán un registro en el que se consigne la fecha de consulta y/o préstamo, identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo de quien consulta o retira el expediente y/o documento.

PAR.—El expediente o documento será cargado al procurador, director o jefe de la dependencia que solicita el préstamo como a quien lo retira. Todo requerimiento de préstamo debe estar suscrito por los funcionarios intervinientes.

La solicitud de préstamo debe especificar la razón o motivo por el cual se requiere el documento o expediente.

ART. 5º—Devolución. El plazo máximo para consulta por otra dependencia será de diez (10) días hábiles. Vencido este plazo, el responsable de la dependencia solicitante del préstamo deberá hacer la devolución; en caso contrario se renovará el préstamo hasta por un período no superior al inicial.

PAR.—Vencido el plazo de préstamo, se oficiará al grupo de nómina de la entidad, dentro de los cinco (5) primeros días del mes, para que en caso de retiro de funcionarios de la entidad sea requerida su devolución y se dará aviso a la veeduría para que inicie las acciones disciplinarias pertinentes y, de ser procedente, se compulsarán las copias para la averiguación penal a que haya lugar.

ART. 6º—Deber de cuidado. El jefe de la dependencia solicitante del préstamo, sin perjuicio de quien tenga en su poder la documentación, es el responsable de velar por la integridad física y la conservación de la documentación prestada.

ART. 7º—Documentos no reintegrados. Sin perjuicio de las acciones disciplinarias y fiscales, todo documento que sufra daño, deterioro o pérdida parcial o total, deberá ser devuelto en las condiciones iniciales de préstamo y deberá ser reconstruido por parte del solicitante conforme a las disposiciones legales.

ART. 8º—Deber de ajustarse al formato oficial. Todo trámite de consulta o préstamo de documentación se regirá por el siguiente formato:

Formato para la solicitud de documentos de los archivos de la Procuraduría General de la Nación.

Fecha:

Nombre dependencia solicitante:
Teléfono y extensión:

Nombre solicitante y cargo:

Nombre y cargo del funcionario
Autorizado para retirar

Documento(s) solicitado(s)

Motivo de la consulta

Firma solicitante:
c.c. Nº

Nombre y firma de quien retira el documento
c.c. Nº

ART. 9º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga aquellas disposiciones que le sean contrarias. Publíquese en la página web.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 7 de diciembre de 2006.

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