RESOLUCIÓN 3616 DE 2003 

(Diciembre 1º)

“Por la cual se implementa el manual sobre el ejercicio de la función de interventoría a los contratos celebrados por la Secretaría de Educación del Distrito Capital”.

(Nota: Véase Resolución 4121 de 2006 artículo 1º de la Secretaria de educación de Bogotá)

El Secretario de Educación (E) de Bogotá, D.C.,

en uso de sus atribuciones legales, y

CONSIDERANDO:

Que la legislación contractual colombiana impone a las entidades contratantes deberes de supervisión y control sobre la ejecución de los contratos y les atribuye las facultades necesarias para asegurar la correcta ejecución de los contratos.

Que al Alcalde Mayor de Bogotá le corresponde dirigir la acción administrativa y asegurar el cumplimiento de las funciones públicas en el Distrito Capital y para el cumplimiento de los fines de la contratación estatal, adoptar las medidas necesarias para el ejercicio de vigilancia y control de la ejecución y cumplimiento de los contratos.

Que mediante Decreto 854 de 2 de noviembre de 2001, el Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., estableció que los secretarios de despacho, directores de departamentos administrativos y en el gerente de la Unidad Ejecutiva de Servicios Públicos, poseen la facultad de contratar y comprometer a nombre de la persona jurídica de la que hacen parte.

Que la práctica de la función de interventoría en la Secretaría de Educación en los contratos que se celebren con recursos de la misma o de las localidades, evidencia la necesidad de adoptar disposiciones que determinen un marco jurídico integrado por los parámetros mínimos comunes sobre el ejercicio de esta labor que tenga como principal finalidad dar una herramienta de carácter general a los respectivos interventores de los contratos celebrados por la Secretaría de Educación, con el fin de que estos manejen unos criterios unificados en relación con la parte administrativa, técnica, financiera y jurídica de los diferentes tipos de contratos.

Que dada la especialidad y la regulación otorgada por la ley al contrato de obra pública, es necesario incorporar al presente manual una regulación específica que le otorgue a los interventores de este tipo de contratos, reglas claras para el buen desempeño de su función.

Que de acuerdo con los principios constitucionales y legales de economía, eficacia, eficiencia, moralidad y transparencia y para asegurar la mejor gestión de los procesos contractuales, es necesario adoptar disposiciones en cuanto a los aspectos básicos de la función de interventoría.

De conformidad con lo anterior,

RESUELVE:

TÍTULO I

Aspectos generales comunes a la función de interventoría

CAPÍTULO I

Objeto y alcance

ART. 1º—Objeto. Implementar el manual de interventoría de la Secretaría de Educación del Distrito, el cual contiene un conjunto de normas básicas y procedimientos de carácter general y especial, aplicables a la función administrativa de interventoría en la Secretaría de Educación del Distrito, para funcionarios y particulares que se desempeñen como interventores de los contratos celebrados por la Secretaría de Educación Distrital. Lo anterior con el propósito de establecer, documentar, uniformizar e implementar los procedimientos y reportes de las interventorías de los contratos, sean externas, delegadas o asignadas a funcionarios de la secretaría.

ART. 2º—Alcance. Este manual es un documento de consulta y aplicación permanente para todos los efectos de planeación, desarrollo, ejecución, trámites e interrelaciones y presentación de informes por parte de todas las interventorías que se realicen en la Secretaría de Educación del Distrito Capital y será de obligatorio cumplimiento. Adicionalmente, el presente manual posee un título que de manera detallada regula la función de interventoría para los contratos de obra pública.

ART. 3º—El manual que se implementa por este acto administrativo tiene el siguiente contenido:

CAPÍTULO II

Definiciones

ART. 4º—y (sic) Cuando en el texto de este manual se utilicen los términos que a continuación se definen, se entenderán con el sentido y alcance aquí determinado:

1. Acta. Documento donde se hace constar lo tratado en una reunión. Se deben enumerar las tareas pendientes, compromisos, sus responsabilidades y plazo para su ejecución y debe suscribirse por quienes intervinieron en la misma. Cada acta debe ser numerada siguiendo el respectivo orden cronológico.

2. Acta de iniciación. Es el documento que firma el interventor y el contratista, en el que se fija la fecha de iniciación del contrato y, por tanto, determina la fecha de entrega final de lo pactado. El interventor no podrá suscribir esta acta o iniciar la ejecución del contrato, hasta tanto no se encuentren debidamente aprobadas las pólizas solicitadas dentro del contrato y cumplidos los requisitos de legalización del mismo.

3. Acta de mayores y/o menores cantidades de obra y obras adicionales. Es el documento mediante el cual el contratista y el interventor con el visto bueno del Supervisor, consignan las mayores y menores cantidades de obra resultante en el desarrollo de la revisión de la cantidad de obra a ejecutar realmente, en el cual se expresa claramente los motivos y alcances de los cambios previstos, lo anterior de conformidad con lo regulado por el contrato.

4. Acta de observaciones previa al recibo final. Es el documento que se suscribe antes de la finalización de los trabajos, en el cual se consigna el inventario de los trabajos ejecutados bajo un contrato específico, verificando todas las especificaciones y requisitos técnicos establecidos. En esta acta se consignarán las circunstancias que a juicio del interventor deban ser corregidas y se hará dentro de un plazo establecido antes del vencimiento del plazo de ejecución a fin de que el día de vencimiento contractual se suscriba el acta de recibo final a satisfacción de las mismas.

5. Acta de entrega de obra. Documentos suscrito entre el interventor, contratista, directivo docente y la entidad en la que consta la entrega real y material de las obras debidamente terminadas al establecimiento educativo.

6. Acta de recibo y entrega final a satisfacción. Documento suscrito entre el interventor, el contratista y la entidad (dependencia de la administración que supervisa la ejecución del contrato en caso en que la interventoría sea externa), en el que consta la finalización del trabajo, suministro o el servicio y el recibo a satisfacción de los mismos. Para el caso del contrato de obra es el documento mediante el cual el contratista hace entrega formal de las obras en forma de inventario, debidamente terminadas, a la interventoría y a la entidad.

7. Actas de recibo parciales. Documento en el que consta de manera resumida, las actividades realizadas durante un lapso de tiempo determinado, en el que se refleja el avance de un contrato y que a su vez constituye el sustento para el pago parcial establecido. En el contrato de obra es el documento que firman el interventor y el contratista, en el cual se consigna la cantidad de obra ejecutada, medidas efectuadas conjuntamente entre el contratista y el interventor sujetas a la revisión y comprobación por parte de la Secretaría de Educación del Distrito Capital y que sirve de base para el cobro de los trabajos ejecutados. Los trabajos deberán estar debidamente ejecutados por el contratista y recibidos a satisfacción por la interventoría.

8. Acta de suspensión. Documento suscrito entre el interventor y el contratista con el visto bueno de la entidad en caso de interventoría externa, donde por inconvenientes previamente determinados e insuperables se suspende la ejecución del contrato. Debe estar debidamente sustentada y justificada.

9. Acta de reiniciación de las labores. Una vez formalizada la suspensión, este documento es aquél que formaliza el acuerdo para dar por terminada la suspensión y reiniciar la ejecución del contrato, esta acta debe estar suscrita por el interventor, el contratista y el responsable del proyecto.

10. Acta de vecindades. Es el grupo de documentos que se elabora para registrar el estado de las vecindades del proyecto, antes de la iniciación de los trabajos, el cual incluye un registro fotográfico y/o fílmico. Es indispensable un acta para cada vecindario.

11. Actas de visita de inspección preliminar y entrega del lote. Es el documento que consigna el inventario físico del sitio a intervenir y de su zona de influencia y es el resultado de la visita efectuada entre las partes antes de la iniciación de las obras.

12. Acta de liquidación. Documento suscrito entre contratista, interventor y contratante donde se registra la descripción general del contrato (objeto, clase, fecha de iniciación, fecha de terminación), la actas suscritas durante la ejecución contractual, los valores, el estado final del contrato, incluyendo el estado de cuentas, información presupuestal, recibo a satisfacción del objeto del contrato, cumplimiento del mismo, relación de garantías, cumplimiento de obligaciones parafiscales y demás aspectos estipulados contractualmente o adicionales que sean requeridos para dar por terminado y liquidado el contrato. Adicionalmente constarán en el acta de liquidación, los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes, para poner fin al contrato. Existen cuatro clases de liquidación: Por mutuo acuerdo, unilateral, judicial y parcial.

13. Acta de liquidación por mutuo acuerdo. Esta se suscribe dentro del término señalado en los pliegos de condiciones o términos de referencia; o en el señalado en el contrato; en su defecto, dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del contrato, o la expedición del acto administrativo que ordena la terminación del contrato.

14. Acta de liquidación unilateral. Se realiza cuando el contratista, previamente citado, no se presenta a la liquidación voluntaria, o si las partes no logran acuerdo sobre el contenido de la misma, la administración la practicará directa y unilateralmente mediante acto administrativo debidamente motivado, susceptible del recurso de reposición.

15. Acta de liquidación judicial. Si la entidad contratante no liquida unilateralmente, el interesado podrá acudir a la jurisdicción para obtener la liquidación en sede judicial a más tardar dentro de los dos (2) años siguientes al incumplimiento de la obligación de liquidar. (L. 446/98, art. 44, num. 10, lit. d).

16. Acta de liquidación parcial. Es aquel documento utilizado por regla general en contratos de tracto sucesivo cuyo plazo de ejecución afecta un alto número de vigencias fiscales como el de concesión y, en el que se adelanta de manera parcial una liquidación entre el contratista, el interventor y la entidad con el fin de poder ejercer un control cierto y definitivo en diferentes etapas o momentos de la ejecución contractual. La suscripción de este documento producirá los mismos efectos de una transacción, es decir que sobre lo allí establecido las partes contractuales no podrán realizar reclamaciones futuras de ningún tipo.

17. Actividad contractual. Conjunto de tareas realizadas en el tiempo comprendido entre la suscripción del acta de inicio o de legalización del contrato y el acta de finalización o recibido a satisfacción, para cumplir con el objeto contractual.

18. Anticipo. Consiste en aquella entrega de dinero, el cual no constituye pago, realizada por la entidad al contratista cuyo valor corresponde a un porcentaje que no supera el 50% del valor total del contrato y realizada antes de la iniciación del mismo una vez perfeccionado y cumplidos los requisitos de ejecución y legalización. El anticipo será amortizado descontando el mismo porcentaje de cada cuenta de cobro que presente el contratista de conformidad con lo pactado y lo establecido por la Circular 08 del 05 de agosto de 2002 de la Secretaría de Educación, Decreto 2170 del 30 de septiembre de 2002 y la Resolución 772 del 10 de marzo de 2003 de la Secretaría de Educación así como todas aquellas normas que las modifiquen aclaren o deroguen.

19. Certificado de disponibilidad. Es el documento expedido por el responsable del presupuesto o por el funcionario que desempeñe estas funciones en la entidad, mediante el cual en forma preliminar un rubro presupuestal, garantizando la existencia de apropiación presupuestal disponible libre de toda afectación y suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se procede a afectar el presupuesto o a hacer uso de la apropiación presupuestal.

20. Certificado de registro presupuestal. Es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que esta no será desviada a ningún otro fin. En esta operación se debe indicar claramente el valor y el tiempo de ejecución del compromiso.

21. Cláusulas excepcionales. Son potestades que tiene la administración con el exclusivo objeto de evitar la paralización de los servicios a su cargo y asegurar la continua y eficiente prestación de los mismos. Dichas cláusulas se encuentran consagradas en los artículos 15, 16, 17 y 18 de la Ley 80 de 1993.

22. Garantía única. La garantía única avala el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, la cual se mantendrá vigente durante su vida y liquidación y se ajustará a los límites, existencia y extensión del riesgo amparado. Igualmente los proponentes prestarán garantías de seriedad de los ofrecimientos hechos (L. 80/93, art. 25, num. 15). El Decreto Reglamentario 679 de 1994 especifica los riesgos que debe cobijar la garantía única.

23. Contrato adicional, modificación o adición. Acuerdo celebrado entre la administración y el contratista para ampliar el plazo y/o valor de un contrato o modificar o ampliar algunas de sus cláusulas, deberá ser suscrito por el ordenador del gasto y por el contratista.

24. Cuenta de cobro/factura. Es el documento presentado por el contratista y aprobado por el Interventor para el pago, por parte de la Secretaría de Educación del Distrito Capital, en relación con las labores ejecutadas durante el período de ejecución respectivo, de acuerdo con la modalidad de pago acordada en el contrato. Su soporte para el trámite respectivo será las actas de recibo parcial, recibo final y/o con el acta de liquidación.

25. Documentos contractuales. Son todos aquellos documentos como los que se enuncian a continuación relacionados con el contrato y generados antes y durante su ejecución, los cuales pueden tener implicaciones legales, jurídicas y de relación contractual: pliego de condiciones, términos de referencia, especificaciones de obra, planos de construcción, memorias de estudios técnicos, propuesta, normas y disposiciones legales vigentes, contrato, actas de recibo parcial, final y de liquidación, suspensión, reinicio, comités de obra, informes de interventoría, modificaciones o adiciones contractuales, acta de entrega y recibo de obra, libro de obra, correspondencia, etc.

26. Interventor. Es la persona natural o jurídica encargada de vigilar la ejecución de un contrato y hacer cumplir las obligaciones que de éste se deriven.

27. Interventor interno. Es funcionario público designado para que cumpla las funciones de Interventoría en la ejecución de un contrato suscrito por la entidad.

28. Interventor externo. Es la persona natural o jurídica con quien la entidad celebra un contrato de interventoría o consultoría.

29. Pago anticipado. Pago que se realiza al contratista antes de empezar la ejecución del objeto del contrato y el cual no puede ser superior del 50% del valor del mismo. De conformidad con lo establecido en la Resolución 08 de 05 de agosto de 2002 de la Secretaría de Educación, en los contratos y órdenes celebrados por la SED no se pactarán pagos anticipados. El pago anticipado es diferente del anticipo.

30. Plan de calidad. El interventor del contrato de obra deberá cumplir con las obligaciones contraídas en planes de calidad presentados por parte del contratista a la entidad (elaborado conforme a la norma NTCISO-9000 y complementarias) y en consecuencia está obligado a entregar mensualmente a la entidad un reporte con los resultados del seguimiento interno a dicho plan de calidad.

31. Pasivo exigible. Son compromisos que fenecen presupuestalmente por no haber sido cancelados en la vigencia en que se constituyeron como reserva presupuestal, por lo tanto deben pagarse con cargo al presupuesto de la vigencia en que se haga exigible.

32. Plazo. Periodo o término que se fija para la ejecución del contrato.

33. Sanciones. Son las actuaciones administrativas mediante las cuales se declara el incumplimiento del contratista y se aplica la multa, caducidad, pena pecuniaria, etc y se hacen efectivos los amparos constituidos.

CAPÍTULO III

Definición, principios y finalidades de la interventoría

ART. 5º—Definición de interventoría. Se entiende por interventoría el conjunto de funciones desempeñadas por una persona natural o jurídica, para llevar a cabo el control, seguimiento y apoyo de la ejecución de un contrato, y asegurar su correcta ejecución y cumplimiento, dentro de los términos establecidos en las normas vigentes sobre la materia y en las cláusulas estipuladas en el contrato.

El interventor es la persona designada por la entidad ante el contratista durante la ejecución de objeto del contrato.

ART. 6º—Principios que rigen la interventoría. Sin perjuicio de la aplicación de los principios generales, constitucionales y legales, de la función administrativa y de la gestión contractual, la interventoría se desarrollará con arreglo a los principios de eficiencia, economía, eficacia e imparcialidad.

En virtud del primero, el interventor cooperará con la Secretaría de Educación y el contratista en el logro de los objetivos contractuales, velará porque los contratos se adelanten en los tiempos establecidos y comprobará que los recursos sean aplicados en forma adecuada; con arreglo al segundo, ejercerá sus funciones con economía de medios y tiempo, procurando su desempeño oportuno y ágil; en cumplimiento del principio de eficacia, el interventor responderá por los resultados de su gestión y, en cuanto de él dependan, de los del contrato o proyecto; por virtud del principio de imparcialidad, procurará el logro de los fines contractuales garantizando la conservación y el cumplimiento de las condiciones técnicas, económicas y financieras del contrato, mediante una igualdad de tratamiento de los intereses de la Entidad Contratante y del contratista.

ART. 7º—Finalidades de la interventoría. Son finalidades generales de la interventoría:

1. Garantizar la eficiente, óptima y transparente inversión de los recursos públicos.

2. Asegurar que el contratista se ciña en la ejecución del objeto contractual a los plazos, términos, calidades y condiciones previstas o exigidas en el contrato y en los documentos del mismo.

3. Asegurar la comunicación entre las partes contratantes.

4. Proporcionar a la administración una asesoría especializada en los casos que se requiera.

5. Evitar la generación de conflictos entre las partes y de éstas frente a terceros.

6. Agilizar y hacer más eficiente la ejecución contractual.

CAPÍTULO IV

Funciones del interventor - aspectos administrativos, técnicos, financieros y legales de la interventoría

ART. 8º—Funciones del interventor. Sin perjuicio de las obligaciones que se establezcan al deferirse las funciones de interventoría y que correspondan a la naturaleza del objeto especifico del contrato a intervenir, el interventor tendrá como mínimo las siguientes:

1. Aspecto administrativo:

a. Acopiar la documentación producida en la etapa precontractual que requiera para el ejercicio de su función, relativos al contrato.

b. Establecer o diseñar mecanismos ágiles, económicos, eficientes y efectivos de supervisión, que en lo posible no interfieran ni afecten el cumplimiento ni el rendimiento de las tareas o labores propias del contratista ni encarezcan innecesariamente el costo de la supervisión.

c. Abstenerse de realizar conductas obstruccionistas o que dilaten el trabajo a cargo del contratista.

d. Comprobar que existan los permisos y licencias necesarios para el desarrollo del objeto contractual, cuando a ello haya lugar, y verificar que se encuentren vigentes para la iniciación y durante el desarrollo del contrato.

e. Hacer seguimiento a la correspondencia que se surta entre las partes o con ocasión del desarrollo del contrato.

f. Acopiar en orden cronológico los documentos producidos o cursados durante el proceso contractual, conformar el archivo del mismo y mantenerlo a disposición de los interesados (partes, entes de control y en general de cualquier persona que lo solicite). Todos los documentos originales deberán ser enviados para su respectivo archivo al área de contratación de la secretaría.

g. Coordinar con las diferentes áreas de la entidad el desarrollo de los compromisos a cargo de éstas, respecto de la ejecución contractual.

h. Velar para que por causas imputables a la entidad no sobrevenga una mayor onerosidad; que en el menor tiempo posible se corrijan los desajustes que puedan presentarse y determinar los mecanismos y procedimientos pertinentes para precaver o solucionar rápida y eficazmente las diferencias durante la vigencia del contrato.

i. Programar y coordinar reuniones periódicas de común acuerdo con las partes, para analizar el avance del contrato, y documentar su desarrollo.

j. Elaborar y presentar, al menos cada mes, a la entidad contratante, los informes de avance y estado del contrato, además de los que, con carácter contractual o extraordinario se le requieran.

k. Atender los requerimientos hechos por las autoridades o particulares respecto de las obligaciones a su cargo.

l. Exigir el cumplimiento de las normas de seguridad, higiene, salud ocupacional y ambientales que sean aplicables.

m. Exigir al contratista el cumplimiento del pago de los aportes frente a los sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes al SENA, ICBF y cajas de compensación familiar a que haya lugar durante el periodo de ejecución contractual, respecto de los trabajadores del contratista.

n. Elaborar y presentar a la entidad un informe final en el que de cuenta de la ejecución del contrato intervenido y del cumplimiento de las obligaciones a su cargo.

o. Elaborar y presentar los informes que le sean requeridos por los diferentes entes de control.

p. Hacer entrega de los archivos e información relativa al contrato, a la entidad, al término de su labor.

q. Realizar las reuniones que se requieran en desarrollo del contrato.

r. Elaborar y/o revisar y aprobar las diferentes actas que se suscriban con ocasión del contrato objeto de interventoría. Coordinar la suscripción de las mismas y su respectiva radicación en el área responsable de los expedientes contractuales en la Secretaría de Educación del Distrito Capital.

s. Realizar el seguimiento de las vigencias de las garantías contractuales.

t. Llevar a cabo todas las demás actuaciones que sean necesarias para la correcta administración del contrato.

u. Coordinar con las diferentes partes la entrega de las obligaciones contractuales ejecutadas y el recibo a satisfacción entre las diferentes partes.

2. Aspecto técnico:

a. Verificar y aprobar la localización de los trabajos, en su caso, y, en general las condiciones técnicas pertinentes para iniciar y desarrollar el contrato, como planos, diseños, estudios, cálculos, y especificaciones y/o calidades técnicas que las partes le soliciten y sugerir la adopción de las medidas necesarias para corregir los errores y vacíos que en ellos se detecten.

b. Velar porque el contratista suministre y mantenga el personal ofrecido, con las condiciones y calidades pactadas, y exigir el reemplazo de quienes no las satisfagan o cuya conducta altere el normal desarrollo del contrato.

c. Estudiar y decidir las cuestiones de orden técnico que no impliquen modificación al contrato. En caso de implicarlas, someterán su decisión a aprobación de la entidad.

d. Revisar y aprobar los cronogramas exigidos en el contrato frente al cual el interventor desarrolla su función.

e. Controlar el avance del contrato con base en el cronograma de ejecución aprobado por la entidad y recomendar los ajustes necesarios.

f. Exigir, revisar y aprobar los programas detallados de ejecución del contrato que presente el contratista al inicio del mismo y mantener los controles con respecto a su ejecución.

g. Controlar e inspeccionar constantemente la calidad de la obra, los equipos, los materiales, bienes, insumos, y productos y ordenar y supervisar los ensayos o pruebas necesarias para el control de los mismos.

h. Estudiar las sugerencias, reclamaciones y consultas de los contratistas sobre aspectos técnicos, resolver oportunamente los que sean de su competencia y dar traslado a la Secretaría de Educación, junto con su concepto, de aquellos que son competencia exclusiva de la SED por tratarse de asuntos sustanciales respecto del objeto contratado.

i. Verificar, cuando a ello haya lugar, el reintegro a la entidad de los equipos, elementos, y documentos suministrados por ella o adquiridos con cargo al contrato, verificando su estado y cantidad, dejando constancia escrita de ello.

j. Abrir y llevar el libro diario de trabajo y consignar en él las novedades, órdenes e instrucciones impartidas durante la ejecución de los trabajos al contratista, y las observaciones recibidas de éste.

k. Llevar a cabo las demás actividades conducentes a garantizar que el desarrollo del objeto contractual y la calidad de sus productos se ajusten a los requerimientos técnicos pertinentes.

l. Certificar a la finalización del objeto del contrato, que el contratista cumplió o no con todas sus obligaciones, si lo hizo dentro del término pactado y cumplió con el objeto, con las especificaciones, calidades y demás condiciones exigidas en el contrato y demás documentos.

m. Verificar la calidad del bien suministrado.

3. Aspecto financiero:

a. Verificar el cumplimiento de los requisitos para entrega del anticipo, si lo hay, y constatar su correcta inversión. Al efecto exigirá la presentación de, por lo menos, el programa de utilización de personal y equipos durante la ejecución del contrato, el programa de flujo de fondos del contrato y el programa de inversión del anticipo. Igualmente ajustarse al procedimiento para el manejo de la cuenta de anticipo en la contratación superior al 50% de la menor cuantía se realice según lo especificado en la Resolución 772 del 10 de marzo de 2003 de la Secretaría de Educación del Distrito Capital.

b. Revisar cada una de las facturas presentadas por el contratista y otorgar su visto bueno.

c. Llevar el registro cronológico de los pagos, ajustes y deducciones, mediante la elaboración de una relación de pagos parciales y finales requeridos realizados durante el desarrollo del contrato, de acuerdo con la forma de pago establecida en el mismo, para su control y seguimiento.

d. Velar porque el contrato en todo momento tenga los respaldos presupuestales, y controlar permanentemente los saldos de las reservas, a medida que se realicen los pagos correspondientes.

e. Solicitar los certificados de disponibilidad y compromiso cuando estos se requieran.

f. Comunicar veraz y oportunamente la liberación de los dineros que no serán utilizados durante la vigencia fiscal correspondiente.

g. Comunicar al área competente cuando se requiera adicionar en valor del contrato, presentando la respectiva justificación.

h. Coordinar la programación de pagos contractuales ante el área responsable del proyecto.

I. Adelantar el procedimiento de pasivo exigible y PAG cuando así se requiera.

4. Aspecto legal:

a. Verificar que el contrato se desarrolle dentro del plazo, montos, calidad y demás términos establecidos por las partes.

b. verificar y exigir que las garantías contractuales constituidas por el contratista se ajusten a las disposiciones legales vigentes durante el desarrollo del contrato. Así mismo, solicitar las modificaciones que a las mismas se estime pertinentes.

c. Promover el oportuno ejercicio de las facultades de dirección y reorientación de la relación contractual que competen a la entidad, así como el de las facultades excepcionales y mecanismos de apremio cuando a ello haya lugar.

d. Estudiar los subcontratos propuestos por el contratista y someterlos a la aprobación de la entidad, cuando a ello haya lugar de acuerdo con los términos del contrato.

e. Emitir concepto sobre la viabilidad de las adiciones y modificaciones que requiera el contrato objeto de interventoría de conformidad con las normas legales vigentes.

f. Velar por el cumplimiento del contratista de todas las obligaciones fiscales y laborales, relacionadas con el contrato intervenido.

g. Estudiar y analizar, las reclamaciones que presente el contratista a la entidad contratante y recomendar motivadamente las correspondientes soluciones.

h. Suministrar la información necesaria que le sea requerida para la liquidación de los contratos de tracto sucesivo y elaborar junto con el contratista el acta de liquidación por mutuo acuerdo dentro del término pactado en el contrato o el acto administrativo que así lo disponga.

i. Dar traslado oportuno a la administración de las solicitudes y peticiones que le haga el contratista en relación con el desarrollo del contrato y advertir a ésta sobre el vencimiento de términos para resolver.

j. Requerir por escrito al contratista y con copia a la aseguradora, en caso de posibles incumplimientos parciales o totales que presente el contratista en la ejecución del contrato.

k. Informar a la entidad del incumplimiento del contratista y solicitar la aplicación de sanciones, discriminando las razones que tiene para ello, el monto de la sanción a aplicar y las pruebas que la respaldan.

l. En general, verificar el cumplimiento por parte del contratista y la Secretaría de Educación, de todas las obligaciones contraídas con ocasión del contrato.

ART. 9º—Desempeño de la interventoría. En lo posible la función de interventoría deberá ser desempeñada por un solo interventor; cuando ello no sea posible la entidad señalará con precisión las obligaciones que cada uno debe cumplir y las responsabilidades que a cada uno compete.

ART. 10.—Remuneración de la interventoría. La Secretaría de Educación del Distrito, determinará en cada caso, el valor de la interventoría a contratar, el cual se basará en el estudio de factibilidad y oportunidad presentado por la dependencia que tenga a su cargo el proyecto.

ART. 11.—De la oportunidad para constituir la interventoría. La interventoría podrá constituirse desde la fase precontractual, de manera que asegure la participación y el conocimiento del proyecto a intervenir, en la medida en que la complejidad de las labores a realizar en la ejecución del contrato, así lo amerite. La participación del interventor en la fase precontractual, cuando a ello haya lugar, tendrá carácter eminentemente consultivo y no podrá participar en el proceso de evaluación de propuestas y/o selección del contratista. Si no se constituye la interventoría en la fase precontractual, se deberá constituir obligatoriamente en la fase contractual, al momento de elaboración del contrato.

CAPÍTULO V

Criterios de selección del interventor derechos, deberes y facultades del interventor

ART. 12.—Del interventor. La Secretaría de Educación Distrital establecerá, en cada caso y atendiendo las particularidades del contrato a intervenir, el perfil profesional que debe satisfacer la persona, natural o jurídica o el funcionario, que desempeñará las funciones de interventoría. En todo caso, la interventoría deberá ser desempeñada a través de personal con formación profesional en el área respectiva, que acredite conocimiento y/o experiencia en la interventoría de el tipo de contrato que se vaya a ejecutar.

ART. 13.—Criterios de selección del interventor. Atendiendo las peculiaridades propias del contrato a intervenir, se tendrán en cuenta los siguientes aspectos, entre otros:

1. Idoneidad, competencia técnica y experiencia.

2. Capacidad de dirección y supervisión.

3. Organización para la ejecución del trabajo.

4. Disponibilidad de los recursos tecnológicos y financieros, adecuados a la naturaleza y alcance del objeto del contrato a intervenir.

5. Independencia e integridad profesional.

6. Equidad y competitividad de la estructura de honorarios.

ART. 14.—Derechos de los interventores externos. Sin perjuicio de los derechos consagrados en los artículos 5º de la Ley 80 de 1993 y 33 de la Ley 734 de 2002, para el debido cumplimiento de las funciones a su cargo, el interventor tendrá derecho a:

1. Que se establezcan plazos y condiciones técnicas y económicas razonables para el cumplimiento de sus funciones.

2. Que se le suministre oportunamente toda la información y documentación requerida para el ejercicio de su función.

3. Que los pagos convenidos como remuneración de su función se hagan en las oportunidades preacordadas.

4. Que le sean deferidas, con toda precisión, en el contrato de consultoría o en el acto administrativo que asigna el cargo —y sin perjuicio de lo dispuesto en el presente manual y en los documentos contractuales—, las funciones a desempeñar en desarrollo de la interventoría.

5. Que se le preste, por parte de las dependencias competentes de la SED, la colaboración necesaria para el cumplimiento de sus funciones.

ART. 15.—Deberes de los interventores. Sin perjuicio de los deberes consagrados en los artículos 5º de la Ley 80 de 1993 y 34 de la 734 de 2002, para el debido cumplimiento de las funciones a su cargo, el interventor tendrá los siguientes deberes:

1. Adoptar los mecanismos necesarios y ejercer las actividades conducentes a asegurar que se cumpla oportuna y adecuadamente el objeto contractual intervenido.

2. Propender a concertar con el contratista la formulación de indicadores de gestión con el fin de establecer parámetros de medición de avance del contrato.

3. Acatar las órdenes e instrucciones impartidas por la entidad.

4. Ejercer sus funciones en permanente coordinación con las dependencias administrativas responsables del desarrollo de la actividad intervenida.

5. Conservar y custodiar la documentación e información a la que tenga acceso por razón del ejercicio de su función, y evitar su indebida utilización.

6. Atender con la debida, diligencia y profesionalismo la labor que le ha sido encomendada, en el contrato o el acto que le confiere la función.

7. Abstenerse de realizar actos que perturben o puedan perturbar la ejecución contractual, y, en general, de los que impliquen abuso o ejercicio indebido de la función.

8. Poner en conocimiento de la entidad los hechos que afecten el logro del objeto contratado, que observe en ejercicio de sus funciones, y proponer los correctivos que estime conducentes.

9. Ejercer su labor con la imparcialidad y objetividad que demanda el cumplimiento de las labores encomendadas.

10. Poner, oportunamente, en conocimiento de la entidad respectiva, la concurrencia de causales de inhabilidad o incompatibilidad, o que puedan configurar conflicto de interés.

11. Colaborar con las autoridades públicas en el cumplido desempeño de sus funciones, y facilitar a los organismos de control y a los funcionarios judiciales el acceso a la información que a ese efecto requieran.

12. Ejercer sus funciones con arreglo al principio de la buena fe.

13. El interventor deberá entregar por escrito sus órdenes y sugerencias, y ellas deben enmarcarse dentro de los términos del respectivo contrato.

ART. 16.—Prohibiciones en el ejercicio de la interventoría. Sin perjuicio de las normas que regulan las inhabilidades, las incompatibilidades, las prohibiciones y los deberes, la entidad se abstendrá de designar como interventor a quien se encuentre en situación de conflicto de intereses que pueda impedir el ejercicio imparcial y objetivo de la interventoría.

A quienes ejercen la función de interventoría les está prohibido:

1. Adoptar decisiones que impliquen modificación al objeto contractual.

2. Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios, de parte de la SED o del contratista.

3. Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo.

4. Entrabar la actuación de las autoridades públicas o el ejercicio de derechos de los particulares, en relación con el contrato intervenido.

5. Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el objeto contratado.

6. Permitir indebidamente el acceso de terceros a información reservada obtenida en ejercicio de la interventoría.

7. Gestionar indebidamente, a título personal o en representación de terceros —y salvo la reivindicación de sus derechos—, asuntos relativos al contrato intervenido.

ART. 17.—Responsabilidad de los interventores. Los interventores y asesores externos responderán civil y penalmente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría, interventoría o asesoría, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de consultoría, interventoría o asesoría artículo 53 Ley 80 de 1993.

ART. 18.—Facultades del interventor. En ejercicio de la función administrativa de Interventoría, el interventor está facultado para actuar conforme a lo establecido en la ley, el contrato de interventoría, el acto de designación y la presente resolución. En ningún caso el interventor podrá asumir el ejercicio de facultades legalmente reservadas a la Secretaría de Educación del Distrito, o al ordenador del gasto correspondiente.

Sin perjuicio de las facultades legalmente deferidas a otras autoridades, compete al interventor:

1. Exigir, respetuosamente, el cumplimiento de las obligaciones que para con él contrae la entidad.

2. Impartir instrucciones al contratista sobre el cumplimiento de sus obligaciones, exigir la información que considere necesaria y formular recomendaciones a la administración, todo ello, en el ámbito de la relación contractual intervenida. De todas las comunicaciones se dejará constancia escrita, y se remitirá copia a la administración. Las órdenes e instrucciones impartidas por el interventor en el marco de la ley y el contrato, son de obligatorio cumplimiento para el contratista.

3. Sugerir las medidas que estime necesarias para la mejor gestión del contrato, y someterlas a consideración de la administración.

4. Exigir y obtener de las partes, la información que estime necesaria para el cumplimiento de sus funciones.

ART. 19.—Forma de las actuaciones del interventor. Todas las actuaciones del interventor deberán constar por escrito. En los casos excepcionales en que una instrucción suya no pueda ser cursada por escrito, se impartirá verbalmente y posteriormente se dejará constancia de ello y de las circunstancias que impidieron su formalización oportuna.

TÍTULO II

Funciones administrativas y contables de la interventoría del contrato de obra

CAPÍTULO I

Funciones

ART. 20.—Funciones generales para interventores externos.

1. Disponer y administrar los recursos de personal, equipo, implementos y demás servicios necesarios para el normal desarrollo de la interventoría.

2. Asegurar la correcta organización del equipo de la interventoría para el control de la ejecución de la obra por parte del constructor y la realización de las calidades exigidas por las especificaciones generales y particulares del proyecto. Para el cumplimiento de esta labor específica, el interventor deberá contar con un sistema de control y aseguramiento de calidad que aplique los principios definidos en la norma genérica NTC-ISO-9000, cuyo manejo deberá estar a cargo de personal calificado e idóneo para tal labor.

3. Servir de conducto regular para las relaciones entre la Secretaría de Educación del Distrito Capital y el contratista de obra y coordinar las relaciones de la interventoría entre sí y aquellas con el supervisor de la Secretaria de Educación del Distrito Capital y de terceras personas o entidades.

4. Mantener debidamente organizado un archivo con toda la información técnica utilizada y elaborada durante la ejecución de los trabajos objeto de la interventoría. Este archivo será cuidadosamente conservado y actualizado por el interventor, desde el inicio hasta la terminación de los trabajos y/o cuando la Secretaría de Educación del Distrito Capital lo requiera, y deberá estar debidamente foliado, con el fin que obre en la carpeta del contrato.

5. Responder de manera exclusiva por el pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones sociales que se generen por la realización del contrato de Interventoría, en caso de ser el interventor externo.

6. Garantizar el cumplimiento de las obligaciones laborales y de seguridad social del personal que el interventor emplee para la ejecución de su contrato, revisar y exigir al contratista de obra del cumplimiento de sus obligaciones laborales y de seguridad social. En caso de ser interventor externo.

7. Exigir a los contratistas el empleo de personal técnico capacitado y eficiente para el buen desarrollo de obra según el contrato, así como solicitar su cambio cuando a su juicio sea negligente, incompetente, insubordinado o incurra en faltas éticas, morales y de relaciones humanas o cuando altere el normal desarrollo del contrato y perjudique los intereses de la Secretaría de Educación del Distrito Capital esta solicitud deberá estar debidamente motivada.

8. Vigilar el cumplimiento del constructor en relación con todos los compromisos contractuales adquiridos.

9. Controlar el cumplimiento del constructor en los aspectos de presupuesto y programación tanto en el desarrollo como en el resultado del trabajo. El interventor deberá revisar en detalle y avalar el presupuesto con que se definirá la meta presupuestal y se controlará el proyecto.

10. Vigilar el correcto manejo administrativo del proyecto. Para ello deberá supervigilar el avance de la obra para lograr que ella se desarrolle según el contrato, el programa y el presupuesto de construcción previamente aprobados y acordes con las normas que rigen la actividad.

ART. 21.—Funciones en la etapa previa y estudio inicial del proyecto:

1. Recibir los documentos del proyecto: planos, estudios, presupuesto, programación especificaciones, contrato de construcción y sus anexos, pliegos de licitación, proceso constructivo, programa de inversión del anticipo, plan de calidad, plan de manejo ambiental, plan de seguridad industrial, garantías del contrato.

2. El interventor externo deberá presentar toda la documentación necesaria para la ejecución del contrato de interventoría: pago impuesto de timbre, publicación en la Gaceta Distrital, constitución de las garantías del contrato, plan de calidad de la Interventoría, suscripción acta de iniciación, en caso de ser interventor externo.

3. Definir y ajustar el flujo de documentos y manual de procedimientos y comunicación del proyecto.

4. Definir y ajustar los mecanismos de coordinación del proyecto.

5. Revisar cantidades totales de obra y hacer proyección del costo final de obra.

6. Revisar análisis de precios unitarios del constructor y precios básicos con sus respectivas observaciones.

7. Revisar presupuesto de obra y hacer proyección del valor de obra a ejecutar.

8. Revisar flujo de inversión del proyecto.

9. Coordinar y liderar un comité integrado por el constructor seleccionado, el supervisor por parte de la Secretaría de Educación del Distrito Capital, el arquitecto diseñador y el interventor, y cuyo objeto será: discutir, acordar y conciliar los aspectos presupuestales, el programa de obra, el plan de calidad y control del proyecto, el proceso constructivo, plan de manejo ambiental, plan de seguridad industrial, la meta presupuestal y la determinación de entregas parciales, la unificación de criterios en los aspectos administrativos y financieros de la obra.

10. Revisar, ajustar y conciliar con el contratista los procedimientos de seguridad e higiene de trabajo, de acceso a la obra, de control técnico, de control administrativo y financiero.

11. Ajustar e implementar las formas tanto técnicas como administrativas a llevar en el proyecto.

12. Revisar programa de tramitación de servicios públicos.

13. Realizar un inventario del estado inicial del lote y emitir el informe correspondiente.

14. Suscribir con el contratista, en especial, las siguientes actas, sin perjuicio de aquellas otras que se mencionan en el presente manual:

— Acta de visita e inspección preliminar y entrega del lote.

— Acta de vecindades.

— Acta de iniciación.

15. Realizar y entregar un informe a la entidad donde se describan las actividades realizadas en esta etapa, los resultados obtenidos y la proyección de cantidades, presupuesto y programación de obra obtenida de la remisión de todos los documentos.

16. Verificar que existan las licencias y/o permisos necesarios y que se encuentren vigentes para la iniciación y durante el desarrollo del contrato.

17. Revisar el cumplimiento con la propuesta del personal del contratista de obra.

18. Realizar visita con el contratista de obra, interventor, supervisor de obra y coordinador zonal al centro educativo con el fin conocer el alcance de la obra y trazar los planes de contingencia en el caso que sea procedente, de esta visita debe quedar constancia en el libro de obra.

ART. 22.—Funciones en la ejecución de obra.

1. Verificar que el contrato se desarrolle dentro del plazo y los valores establecidos.

2. Controlar la vigencia de las garantías y solicitar la ampliación de la misma en caso necesario.

3. Velar para que se haga efectivo lo establecido en las cláusulas del contrato.

4. Informar oportunamente los atrasos que puedan dar origen a la aplicación de sanciones, según lo establecido en el contrato.

5. Solicitar y realizar el seguimiento correspondiente a la suscripción de las actas modificatorias requeridas en el contrato.

6. Adelantar los trámites necesarios para la liquidación final del contrato.

7. Verificar el cumplimiento por parte del contratista y la Secretaría de Educación del Distrito Capital, de todas las obligaciones contraídas en el contrato.

8. Solicitar y realizar el seguimiento correspondiente para la suscripción de los contratos adicionales y las modificaciones.

9. Tramitar las quejas, reclamos, tutelas, derechos de petición y demás reclamaciones que sean enviadas a la Secretaría de Educación del Distrito Capital en relación con los proyectos que hagan parte del objeto de sus contratos, exigiendo que sean verificadas y corregidas siempre y cuando tengan relación con el contrato.

10. Responder civil y penalmente por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría.

11. Liderar las reuniones semanales del comité de obra de coordinación técnica, administrativa y revisión de ejecución de los trabajos de programación, determinación de compras y contratos si es del caso y efectuar el acta correspondiente. Para estas reuniones semanales, el interventor deberá entregar un informe al área responsable del proyecto donde se describa en forma breve las actividades desarrolladas durante la semana, los aspectos más relevantes que afecten el contrato, seguridad industrial; así mismo en este informe entregará control de programación, control de suministros, control de equipo, control de personal. Para estas reuniones deberá presentar el orden del día mínimo y verificar la asistencia de los miembros del comité.

12. Recibir y revisar la información que presente el constructor.

13. Levantar un acta específica de avance en las fechas determinadas como cortes parciales.

14. Entregar a la Secretaría de Educación del Distrito Capital por escrito durante el desarrollo de su contrato de interventoría, la solución a las dificultades que eventualmente pudieran presentarse en el desarrollo del contrato de construcción. Así mismo, informar oportunamente por escrito a la Secretaría de Educación del Distrito Capital sobre cualquier irregularidad o incumplimiento que se encuentre durante el desarrollo del contrato, determinando el nivel de seriedad.

15. En los casos que aplique, deberá dar visto bueno a todas las compras y contratos que se efectúen en la obra de acuerdo con los procedimientos previamente establecidos.

16. Definir y ampliar el plan de procedimientos técnicos de aseguramiento de la calidad, control y aprobación de la obra ejecutada.

17. Aprobar o rechazar los precios unitarios que por adicionales, presente el constructor y que deben encontrarse aprobados antes de acometer la labor específica.

18. Revisar y aprobar o rechazar los mayores costos por mayores cantidades de obra o por obras adicionales y complementarias. Tramitar la solicitud respectiva ante la Secretaría de Educación del Distrito Capital y en caso de existir viabilidad presupuestal tramitar las modificaciones que sean del caso a los contratos.

19. Verificar la medición de cantidades de obra realizadas por el constructor y aprobar o rechazar las actas de obra ejecutada. Dentro de este proceso deberá revisar y aprobar o rechazar los documentos de soporte de los pagos que se han de realizar por ejecución de las obras.

20. Comprobar si la obra ejecutada guarda la debida proporción con los fondos aprobados por la Secretaría de Educación del Distrito Capital.

21. Abrir y llevar la bitácora o libro de obra y llevar en ella, las novedades, órdenes e instrucciones impartidas durante la ejecución de los trabajos al contratista y las observaciones recibidas de este. Informar al contratista que los detalles técnicos adicionales al contrato inicial consignadas en la bitácora, antes de su ejecución deben seguir un proceso de estudio y aprobación tanto por la interventoría como por la Secretaría de Educación del Distrito Capital.

22. Exigir al contratista el cumplimiento del personal aprobado. Así mismo, vigilar y controlar el personal empleado por los constructores y demás contratistas para que éste sea idóneo y suficiente para el normal desarrollo de los trabajos.

23. Atender, tramitar o resolver toda consulta que haga el contratista para la correcta ejecución del contrato.

24. Anticipadamente y en forma periódica a la ejecución de la obra el Interventor debe medir las condiciones y capacidades de los recursos financieros, humanos y del equipo que dispone el contratista e informar al supervisor cualquier afectación de la obra que se presume sea por falta de estos recursos.

25. Controlar el avance del contrato con base en los programas de obra aprobados y recomendar los ajustes necesarios cada vez que sean requeridos y controlar el programa de ejecución e inversión de la obra.

26. Ordenar la eventual suspensión de los trabajos cuando a su juicio tal interrupción sea absolutamente necesaria para la correcta ejecución de las obras.

27. Estudiar y analizar las reclamaciones que presente el contratista y recomendar las correspondientes soluciones.

28. Verificar y controlar las existencias de almacén y exigir al constructor los inventarios, libros y materiales que permitan un adecuado control del mismo.

29. Controlar y vigilar la correcta utilización de los fondos suministrados al contratista como anticipo, verificando que se destinen exclusivamente a la realización de los trabajos de manera eficiente y económica.

30. Vigilar el cumplimiento de los pagos de prestaciones sociales, seguridad social, parafiscales y demás obligaciones contractuales y legales a cargo del constructor.

31. Trámite y seguimiento de la correspondencia y mantener actualizado el archivo de la obra.

(Sic) 37. Tener presencia permanente en la obra a través de su director o su Representante para cumplir con las labores de control antes referidas.

38. Las instrucciones y órdenes impartidas a los contratistas por la interventoría, deberán darse por escrito, salvo las urgentes o inmediatas que podrán impartirse verbalmente pero posteriormente deberán ratificarse por escrito.

ART. 23.—Funciones de recibo y liquidación de obras. Comprende el recibo de la obra a nombre de la Secretaría de Educación del Distrito Capital y la liquidación de la misma. Esta labor se llevará a cabo una vez la obra esté concluida físicamente, y el interventor en conjunto con el contratista, levantarán un acta donde conste la obra ejecutada, y el recibo de ésta, espacio por espacio.

El recibo físico de la obra comprende hacer un inventario espacio por espacio de la obra y consignarlo en los formatos anexos para tal fin.

Una vez recibido físicamente el edificio y sus zonas liquidación, el interventor deberá coordinar con el constructor la entrega de los manuales de funcionamiento, liquidación y mantenimiento y planos récord de la obra a la SED.

Para esta labor, el interventor como mínimo deberá realizar lo siguiente:

1. Revisión y aprobación de acta final de obra.

2. Revisar el acta de liquidación.

3. Revisar pólizas finales del contratista.

4. Suscribir con el constructor las siguientes actas:

4.1. Acta de terminación o recibo final.

4.2. Acta de liquidación del constructor.

5. Presentar un informe final de Interventoría donde se incluyan todos los aspectos técnicos y administrativos durante todo el desarrollo del contrato.

6. Elaborar el acta de recibo y liquidación final de la interventoría.

7. Anexos técnicos. Una vez suscrita el acta de recibo final de obra y de entrega física de obra, el constructor deberá hacer entrega de los anexos relacionados a continuación:

a) Anexo técnico Nº 1. Planos récord (para obras de construcción o ampliación). Los planos récord deberán ser entregados en medio magnético e impreso, debidamente aprobados y firmados por el interventor. Dichos planos comprenderán: arquitectónicos de plantas por pisos, cortes, fachadas y cubiertas; hidráulicos y sanitarios por pisos y esquema vertical; eléctricos por pisos y diagrama unifilar; telefónicos y de voz y datos; planos de detalles y diseños adicionales presentados durante el proceso constructivo.

b) Anexo técnico Nº 2. Manual CED. Manual de funcionamiento y mantenimiento general de las obras ejecutadas de acuerdo con las especificaciones generales utilizadas.

c) Anexo técnico Nº 3. Directorio de la obra. Directorio que señale direcciones y teléfonos de los subcontratistas y proveedores que participaron en el proyecto de construcción del CED previa revisión de la interventoría.

d) Anexo técnico Nº 4. Inventario de maquinaria y equipos instalados en el CED. 1) Inventario de máquinas y equipos, repuestos y elementos que deben usarse para realizar la labor de mantenimiento, en forma técnica y económica, especificando los lugares de abastecimiento de los materiales y la forma como deben ejecutarse los trabajos. 2) Catálogo de máquinas y equipos, donde se describan claramente todas sus características y su mantenimiento. 3) Manual de funcionamiento de cada uno de los equipos inventariados. 4) Manuales de especificaciones de mantenimiento de cada uno de los equipos inventariados, indicando periodicidad y condiciones de este. 5) Pólizas y/o garantías de cada uno de los equipos inventariados.

e) PAR.—En caso de que los equipos y/o maquinaria sean importados el constructor deberá entregar los documentos de nacionalización y pago de impuestos respectivos.

f) Anexo técnico Nº 5. Servicios públicos. El constructor deberá entregar las certificaciones o documentos soporte de la instalación de los servicios públicos definitivos; así mismo, deberá soportar la cancelación y retiro de todas las obras y servicios provisionales utilizados en el transcurso de ejecución de la obra de construcción del CED y el paz y salvo por la utilización de las mismas.

g) Anexo técnico Nº 6. Original de la bitácora de obra.

h) Anexo técnico Nº 7. Control de asentamiento del CED (cuando la obra contemple ejecución de estructuras). El constructor deberá hacer entrega del control de asentamiento realizados durante la obra y un control de asentamiento a la terminación de la obra con visto bueno de la interventoría.

i) Anexo técnico Nº 8. Sistema de inventario de plantas físicas. El constructor entregará en medio magnético en formato ACAD suministrado por la SED y en originales impresos, una vez suscrito el contrato, el inventario de la planta física debidamente actualizado según las obras ejecutadas en desarrollo del contrato, el cual comprenderá: planos topográficos y de localización; planos arquitectónicos (plantas construidas, de cubierta, cortes longitudinales y transversales y fachadas existentes); y fotografías a color de la obra ejecutada.

PAR.—Los documentos relacionados en los literales anteriores deberán ser entregados por El constructor en los formatos y/o modelos y medio magnético que para tal efecto entregue la Secretaría de Educación por intermedio del interventor, una vez suscrito el contrato, debidamente revisados y avalados por éste. Igualmente deberá diligenciar y entregar, formato de actualización de inventarios suministrado por la SED.

Se incluyen como documentos del contrato de construcción los siguientes documentos: A) Especificaciones generales de construcción (en caso de que no existan especificaciones particulares de las obras). B) Estándares básicos para el planeamiento de Construcciones Escolares. C) Instructivo sobre trámites.

Se incluyen como documentos del contrato de consultoría, los siguientes: A) Especificaciones generales de construcción (en caso de que no existan especificaciones particulares de la obras). B) Estándares básicos para el planeamiento de construcciones escolares. C) Manual de interventores y constructores, de obligatoria consulta y aplicación.

CAPÍTULO II

Funciones técnico ambientales

ART. 24.—Funciones generales. Dentro de las funciones técnicas generales de la interventoría se encuentra el control y seguimiento a todos los procesos correspondientes a la ejecución del contrato, y cubre el término de tiempo y calidad de realización de la misma, según diseños, especificaciones y métodos establecidos.

Velar por el correcto desarrollo de los planos y el cumplimiento de las normas de calidad y seguridad adecuadas a la obra. Para ello el interventor deberá vigilar en forma adecuada la ejecución de la construcción y demás contratos para el total desarrollo de la obra, a fin que se cumpla lo dispuesto en planos, memorias, cálculos y demás especificaciones técnicas, que la obra se localice correctamente y que las dimensiones correspondan con exactitud a las previstas.

Dentro de las funciones ambientales se encuentra el monitoreo y seguimiento al contrato, orientado hacia la protección por conservación y mejoramiento del entorno humano y ecológico tanto de las áreas objeto del proyecto como en las adyacentes al mismo, de acuerdo con planes de manejo ambiental y normatividad aplicable.

ART. 25.—Funciones en etapa previa - estudio inicial del proyecto:

1. Exigir al contratista un esquema de campamento de obra, con el tipo de materiales a utilizar que garanticen la estabilidad y calidad mínima del mismo.

2. Estudiar y revisar todos los documentos técnicos del proyecto tales como: pliegos, planos y especificaciones definidas de construcción. Emitir conceptos y sugerencias de modificaciones, si fuere del caso, sobre los proyectos arquitectónico, estructural y de instalaciones, así como de presupuesto de obra y demás estudios realizados, y aceptación antes de comenzar la obra.

3. Estudiar y revisar programa de ejecución de obra.

4. Estudiar y aprobar o rechazar el plan de manejo ambiental.

5. Revisar y aprobar o rechazar la localización de las instalaciones provisionales necesarias para el desarrollo del contrato.

6. Verificar y aprobar la localización de las obras de acuerdo con el levantamiento topográfico (replanteo) ejecutado por el contratista.

7. Conocer y estudiar los estándares básicos para el planeamiento, diseño y especificaciones de las construcciones escolares (ver anexo 3). Revisar el proyecto y compararlos contra los estándares básicos.

ART. 26.—Funciones durante la ejecución de la obra:

1. Verificar y controlar permanentemente el cumplimiento de las normas de calidad y especificaciones técnicas establecidas por la Secretaría de Educación del Distrito Capital, el contrato y demás documentos contractuales. La interventoría exigirá al contratista la corrección de las obras que no cumplan con lo requerido, reservándole a la Secretaría de Educación del Distrito Capital el derecho de aceptación. Los costos que se generen por el recibo de las obras que no cumplan con los requerimientos serán responsabilidad del interventor.

2. Definir y aplicar el plan de procedimientos técnicos de aseguramiento de la calidad, control y aprobación de la obra ejecutada.

3. Controlar el plan de manejo ambiental y de seguridad industrial que proponga y aplique el constructor. Dentro de este proceso deberá verificar el tratamiento al espacio público tanto interno como externo afectado por la obra y controlar el cumplimiento de la normatividad vigente.

4. Realizar las mediciones de cantidades de obra ejecutada o la contabilización de los bienes, servicios, suministros o lo solicitado en el objeto del contrato. Estas mediciones se harán conjuntamente con el contratista.

5. Autorizar o acordar las modificaciones técnicas no sustanciales que sean convenientes, dando trámite ante el supervisor.

6. Estudiar los cambios que se propongan en el proyecto y ordenar aquellos que sean absolutamente necesarios, previa aprobación del supervisor, y colaborar para resolver problemas que pueden afectar las obras en construcción. Dentro de este proceso previo estudio y análisis por parte del interventor y deberá someter a aprobación por parte de la Secretaría de Educación del Distrito Capital los cambios técnicos y de diseño sustanciales necesarios para la ejecución del objeto del contrato.

7. Elaborar las especificaciones técnicas de las obras adicionales que pudieran presentarse previa aprobación de la Secretaría de Educación del Distrito Capital antes de su ejecución, si el interventor llegase a autorizar al contratista la ejecución de obras adicionales sin la aprobación de la SED y el estudio de afectación presupuestal, su costo será a cuenta y riesgo del interventor.

8. Controlar el avance del contrato con base en el cronograma de ejecución, y revisar y conceptuar a la fecha del acta de iniciación el cronograma de ejecución de obras de la propuesta técnica del contratista debidamente actualizado y ajustado a las fechas reales de ejecución del contrato de obra. Así mismo, controlar el avance y proponer las acciones, y los ajustes periódicos que sean necesarios durante el desarrollo del contrato.

9. Elaborar y presentar periódicamente los informes de avance y estado del contrato y los que sean requeridos en cualquier momento por la SED a través del supervisor.

10. Inspeccionar, vigilar y controlar en forma oportuna los diferentes materiales y sistemas de construcción, a fin de que se empleen los acordados en las etapas de decisión y se cumplan las condiciones de calidad, seguridad y economía adecuadas, según la Ley 400 de 1997, decretos que la reglamentan y normas técnicas de la ingeniería y la arquitectura, así como las que establecen los respectivos contratos.

11. Ordenar al constructor los ensayos de laboratorio necesarios para el control de calidad de los mismos. Conceptuar sobre dichos resultados e informar a la Secretaría de Educación del Distrito Capital de los mismos.

12. Atender y resolver consultas sobre la correcta interpretación de los planos, las especificaciones y sobre los errores u omisiones que estos puedan contener.

13. Vigilar y controlar la calidad y cantidad de la mano de obra utilizada por el constructor, para que la construcción se realice de acuerdo a los programas.

14. Aprobar o rechazar los equipos, materiales, elementos y sus procesos de fabricación, previo examen de las especificaciones técnicas, protocolos de prueba, análisis o resultado de los ensayos que fueren del caso.

15. Revisar y controlar, de acuerdo con las normas técnicas acordadas y de las empresas de servicios públicos las instalaciones sanitarias hidráulicas, eléctricas y telefónicas. Así mismo, coordinar con el contratista la programación y las maniobras necesarias de cortes de servicios, cuando se requieran.

16. Controlar y aceptar las obras de acabados interiores y exteriores.

17. Ordenar la reparación de las obras defectuosas hasta que cumplan con las especificaciones contractuales. Controlar la corrección y precisión de los trabajos.

18. Organizar, realizar y verificar personalmente las mediciones de cada uno de los ítem ejecutados por el contratista.

19. Inspeccionar permanentemente las obras.

20. Consignar diariamente en el libro de obra, el registro de todas las ocurrencias que pudieran afectar el normal desarrollo de los trabajos la calidad de las obras o el cumplimiento del contrato.

21. Coordinar constantemente con el constructor el registro para la elaboración de los planos récord de obra.

22. Verificar que la ejecución de las obras cumpla con los estándares básicos de construcciones escolares (anexo 3), y que los cambios y modificaciones que surjan durante el desarrollo de las obras cumplan con dichos estándares.

CAPÍTULO III

Aplicación de multas y sanciones

ART. 27.—Aplicación de multas y sanciones. Para todo tipo de contratos se pueden adelantar multas y sanciones de conformidad con la ley, en caso de incumplimiento total o parcial de las obligaciones estipuladas en el contrato.

La información puede ser suministrada al área responsable del proyecto, quien evaluará la parte técnica del incumplimiento y de ser procedente remitirá la información al área de contratos o al área jurídica según corresponda.

La solicitud de trámite de imposición de multas debe venir acompañada del informe de la interventoría individual para cada contrato, el cual debe contener:

— Requerimientos efectuados al contratista.

— Análisis de las respuestas dadas por el contratista.

— Fundamentos del porqué debe multarse.

— Monto de las multas de conformidad con los porcentajes establecidos en el contrato, ya sea por días de atraso respecto del programa de trabajo o por eventos.

— Copia de los traslados de las observaciones al contratista.

— Copia de los descargos y justificaciones.

— Copia de los oficios enviados a la aseguradora.

No debe olvidarse que las multas son un mecanismo con que cuenta la administración para lograr que el contratista se ponga al día en su programa de trabajo y se cumpla el objeto del contrato dentro de los términos pactados; por ello deben es preferible que se apliquen durante el plazo de ejecución.

ART. 28.—Estabilidad de obra. Si con posterioridad al recibo final de las obras, se presentan daños en el establecimiento educativo, detectados por el interventor, la coordinación de proyecto, los directivos docentes o el asesor técnico de la localidad, se deberá adelantar el procedimiento que finalice con la verificación de causación de este riesgo. En caso de que se haya causado se adelantará el trámite del artículo siguiente.

ART. 29.—Procedimiento. Por parte del interventor y el asesor técnico de la localidad respectiva se debe adelantar inspección al sitio de la obra de la cual debe resultar el informe sobre los daños que deben ser imputables al contratista por haber sido ejecutados en desarrollo del contrato respectivo y corresponder a obras contenidas en el acta de recibo final.

El informe elaborado debe comprender:

1. Items que comprenden las reparaciones o reconstrucciones que el contratista debe efectuar para subsanar las fallas presentadas.

2. Evaluación de los mismos en cuanto a cantidades aproximadas y valor actualizado de las obras a realizar, teniendo en cuenta que debe existir total correspondencia entre lo exigido al constructor y motivo de la efectividad de la garantía, con lo efectivamente realizado por éste en desarrollo del correspondiente contrato.

En caso de no requerirse concepto externo sobre los daños presentados, la Subdirección de Plantas Físicas adelantará el trámite necesario para su contratación.

Con base en el informe, se efectúa requerimiento al contratista con el fin de realizar visita conjuntamente con el asesor técnico local, el interventor o el coordinador de la zona respectiva, al establecimiento educativo.

En la visita se pueden presentar los siguientes eventos:

1. El contratista se compromete a efectuar las reparaciones respectivas: Se levanta acta de compromiso en la cual se fijan términos tanto para iniciar como para ejecutar las reparaciones; la ejecución de los trabajos será supervisada por el asesor técnico local y se diligenciarán acta de iniciación y acta de recibo a satisfacción.

2. No hay acuerdo entre contratista y entidad sobre la responsabilidad en los daños: Se levanta acta en la cual conste el desacuerdo y los argumentos tanto de contratista como de interventor o SED.

3. El contratista no cumple con el acta de compromiso: Se remite la documentación a la subdirección de plantas físicas.

Dados los eventos 2 ó 3, la subdirección de plantas físicas remitirá a la oficina asesora jurídica, la solicitud de efectividad de la garantía de estabilidad de obra, acompañada de la siguiente documentación:

1. Copia de los requerimientos u oficios enviados al contratista, si los hubiere y de las respuestas o explicaciones dadas por éste a los mismos.

2. Informe técnico que deberá contener la relación de Items que comprende las reparaciones o reconstrucciones que el contratista debe efectuar para subsanar las fallas presentadas y la evaluación de los mismos en cuanto a cantidades aproximadas y valor actualizado de las obras a realizar, teniendo en cuenta que debe existir total correspondencia entre lo exigido al constructor y motivo de la efectividad de la garantía, con lo efectivamente realizado por éste en desarrollo del correspondiente contrato.

3. Copia del acta de inspección al sitio de las obras y del acta de compromiso.

4. Copia de los estudios técnicos, si fuere necesario.

5. En caso de que no hubiese sido posible ubicar al contratista, copia de los oficios que le fueron enviados por correo certificado con la constancia de no entrega, ya sea porque la dirección no corresponde, no existe o ya no habita en la última dirección reportada.

TÍTULO III

Disposiciones finales

ART. 30.—Incorporación a los contratos. La presente resolución se incorporará o hará parte de todos los actos o contratos con o sin formalidades plenas, que se suscriban con la Secretaría de Educación o acto que asigne funciones de interventoría.

ART. 31.—Formatos. Son parte integrante de esta resolución los diferentes tipos de formatos que para la función de interventoría han establecido las diferentes áreas, en especial la dirección de contratación y la subdirección de plantas físicas, las cuales constituyen en una orientación para el interventor y el contratista en la ejecución del contrato de interventoría.

ART. 32.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 1º de diciembre 2003.

(Nota: Véase Resolución 4121 de 2006 artículo 1º de la Secretaria de educación de Bogotá)

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