RESOLUCIÓN 364 DE 2004 

(Septiembre 29)

“Por medio de la cual se adopta el Manual Interno de Contratación e Interventoría del ministerio, se autoriza una delegación, se crea un comité y grupos internos de trabajo”.

El Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural,

en cumplimiento de lo ordenado por el artículo 209 de la Constitución Política, artículos 12 y 61 de la Ley 489 de 1998, artículos 11 (num. 1º), 12 y 25 (num. 9º) de la Ley 80 de 1993; y numeral 6º del artículo 6º del Decreto 2478 de 1999, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones;

Que para contribuir al desarrollo de una gestión contractual cada vez más eficiente en el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural la oficina jurídica del ministerio trabajó durante nueve meses en la preparación del manual interno de contratación e interventoría, que después de socializado con las diferentes dependencias, se adopta mediante la presente resolución cumpliendo las políticas del Gobierno Nacional, particularmente las directrices señaladas en el documento Conpes 3249 de octubre 20 de 2003 sobre: “Política de contratación pública para un Estado gerencial”;

Que el manual interno de contratación e interventoría del ministerio, contiene las reglas aplicables a las fases de planeación, precontractual, contractual y postcontractual en relación con los contratos y convenios que celebra el ministerio para el desarrollo de su objeto social, así como las responsabilidades en la gestión contractual;

Que la función del interventor de los contratos es variada y de especial responsabilidad. Con un enfoque de adecuado desempeño, su ejercicio contribuye al logro de los resultados esperados en los diferentes procesos de selección contractual. La oportuna participación del interventor permitirá la adopción de medidas administrativas, financieras o legales para superar inconvenientes que se presenten durante la ejecución contractual;

Que el Ministro de Agricultura con el fin de racionalizar la gestión y los recursos del ministerio, tiene la facultad de adoptar los manuales de procedimientos que se requieran para su normal desarrollo en cumplimiento de su objeto social y el secretario general la función de dirigir a la elaboración de los mismos;

Que para mejorar la gerencia del proceso de contratación se hace necesario crear comités que contribuyan a la planeación y ejecución contractual de la entidad, particularmente en las etapas de selección, evaluación de propuestas, adjudicación y liquidación;

Con fundamento en lo expuesto, el Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural,

RESUELVE:

ART. 1º—(Derogado).* Adoptar el manual interno de contratación e interventoría del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, el cual se adjunta como parte integrante del presente acto administrativo, que consta de un índice en seis (6) folios, ochenta y siete (87) folios numerados de contenido, siete (7) diagramas de flujo, y anexos de minutas contractuales.

*(Nota: Derogado por la Resolución 342 de 2006 artículo 2° del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural)

ART. 2º—Grupos internos de trabajo. Los grupos internos de trabajo que llegaren a crearse serán los encargados de asesorar los diferentes procesos de contratación. Estos grupos apoyarán a las diferentes dependencias del ministerio, para recomendar la celebración de convenios con entidades estatales y contratos con particulares. Los grupos internos de trabajo tendrán las siguientes funciones generales:

— Asesorar al ministro, viceministro y secretario general en relación con la celebración de convenios con entidades estatales y contratos con particulares para el desarrollo del objeto social de la entidad.

— Desarrollar análisis de las obligaciones que podría asumir el ministerio frente a las entidades y personas contratistas.

— Sugerir las recomendaciones que sean necesarias para lograr la mayor eficiencia técnica, administrativa, jurídica y financiera para la ejecución de los convenios o contratos.

— Solicitar informaciones periódicas sobre la ejecución de los convenios y contratos y presentar las recomendaciones que sean pertinentes.

— Recomendar la incorporación de cláusulas en convenios y contratos que permitan ejecutar los proyectos en forma oportuna y adecuada.

— Asistir a las reuniones que se convoquen efectuando las recomendaciones que permitan la oportuna ejecución de convenios y contratos.

— Informar al ministro, viceministro y secretario general sobre la ejecución de convenios y contratos.

— Colaborar en la elaboración de los informes solicitados por los organismos de control del Estado.

PAR.—Los servidores públicos que integren los respectivos grupos de trabajo, ni sus coordinadores, percibirán remuneración adicional alguna por el desarrollo de las descritas funciones.

ART. 3º—Delegación. Delegar en el secretario general la función de integrar grupos internos de trabajo que apoyen los diferentes procesos de contratación del ministerio. Para tal efecto, el secretario general, según las necesidades, podrá integrar los siguientes grupos de trabajo:

a) Grupo de planeación. Este grupo desarrollará las siguientes actividades:

— Examen de la necesidad del bien o servicio y de la conveniencia de la contratación.

— Constatar la efectiva consulta al Sistema de Información para la Contratación Estatal, SICE.

— Verificar la existencia de la totalidad de estudios (factibilidad o prefactibilidad), licencias y permisos.

— Elaborar conjuntamente con la oficina asesora jurídica los términos de referencia o pliegos de condiciones de los diferentes procesos de selección en función de los resultados esperados y la transferencia de tecnología a la entidad en caso de ser procedente.

— Verificar el acompañamiento ciudadano para el ejercicio del control social.

— Efectuar la revisión del proyecto que se pretende ejecutar y formular las recomendaciones que correspondan.

— Efectuar recomendaciones para racionalizar los recursos del convenio, procurar economías de escala al interior del proyecto y frente a las demás contrataciones del ministerio.

— Efectuar el análisis de los riesgos del contrato. Entre otros se tendrán en cuenta, factores climáticos, de orden público y diferencial cambiario. Será imperativo regular de manera expresa en las reglas de participación las soluciones para cada uno de estos riesgos.

— Analizar la disponibilidad de recursos, verificando las apropiaciones presupuestales y el PAC efectivamente asignado a la entidad.

— Verificar las condiciones y precios del mercado. Se tendrán en cuenta los costos y valores existentes en el lugar del cumplimiento de la prestación y las condiciones de pago que pretende proponer el ministerio a los oferentes. Las cartillas de precios de entidades públicas y organismos consultivos, los valores registrados en el SICE, constituyen un parámetro a considerar para el establecimiento de las condiciones y precios del mercado;

b) Grupo de evaluación de propuestas. La secretaría general y la oficina asesora jurídica, integrarán un grupo da trabajo para la realización de evaluaciones técnicas y jurídicas de las propuestas presentadas en los procesos de selección. Este grupo desarrollará las siguientes actividades:

— Elaborar los estudios, evaluaciones y recomendaciones sobre las propuestas presentadas.

— Solicitar a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que consideren pertinentes sin que sea posible modificar, completar, adicionar o mejorar sus ofertas.

— Estudiar las diferentes peticiones y observaciones formuladas por los oferentes.

— Recomendar la adjudicación del contrato al proponente cuya propuesta sea la más favorable al ministerio.

— Proyectar la minuta del contrato.

ART. 4º—(Modificado).* Comité de liquidaciones. Créase el comité coordinador de liquidaciones, el cual estará conformado por los siguientes servidores públicos: el secretario general, o su delegado, quien lo presidirá; los directores de las áreas técnicas, el subdirector administrativo; el coordinador del grupo contable y el jefe de la oficina asesora jurídica.

El comité tendrá una secretaría técnica de apoyo, integrada por un asesor del viceministro, un profesional especializado de la dirección de planeación y seguimiento presupuestal y el coordinador del grupo de contratos de la oficina asesora jurídica.

1. Sugerir al comité, las acciones y recomendaciones a seguir sobre los convenios y contratos en proceso de liquidación.

2. Analizar los informes que sobre liquidaciones presenten las respectivas direcciones y los interventores de los contratos y convenios.

3. Solicitar informaciones periódicas a las diferentes dependencias, sobre los trámites de las liquidaciones de un determinado convenio o contrato.

4. Realizar seguimiento a los proyectos de actas de liquidación pendientes para firmas de las partes.

5. Dar aplicación al “sistema alerta” que entregue la oficina asesora jurídica sobre convenios o contratos próximos a vencerse.

6. Recomendar acciones a seguir, sobre inconvenientes presentados en las liquidaciones de los convenios o contratos.

7. Presentar con la periodicidad que determine el comité, los informes relacionados con las liquidaciones de convenios o contratos.

*(Nota: Modificado por la Resolución 198 de 2005 artículo 1º del Ministerio de Agricultura)

ART. 5º—La oficina asesora jurídica determinará las minutas y modelos que deberán utilizarse para la celebración de los contratos o convenios para el desarrollo del objeto social de la entidad.

ART. 6º—Divulgación. El ministerio realizará dentro de los tres (3) meses siguientes a la publicación del presente acto administrativo, el proceso de divulgación pedagógica del manual de contratación. La campaña de divulgación será coordinada por la oficina asesora jurídica.

ART. 7º—La presente resolución rige desde la fecha de su publicación y deroga las disposiciones y reglamentos internos que le sean contrarios, en especial las resoluciones 312 de junio 12 de 2001 y 23 de enero 23 de 2002; y modifica parcialmente la Resolución 25 de 2001.

Publíquese y cúmplase.

Expedida en Bogotá, D.C., a 29 de septiembre de 2004.

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