Instituto Colombiano de Bienestar Familiar

RESOLUCIÓN 366 DE 2013 

(Enero 29)

“Por la cual se modifica la Resolución 2690 del 14 de junio de 2012”.

El Director General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia De La Fuente de Lleras,

en uso de las facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas en el artículo 211 de la Constitución Política, el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 9º de la Ley 489 de 1998 y el artículo 8.1.11 del Decreto 734 de 2012, y

CONSIDERANDO:

Que mediante Resolución 2111 del 3 de junio de 2011, el director general del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF, actualizó y unificó el manual de contratación de la entidad.

Que el artículo 48 de la Resolución 2111 del 3 de junio de 2011, incorporó como anexo 18 la “guía para el control y seguimiento a la ejecución de contratos y convenios” y como anexo 21 la “guía del sistema de supervisión - interventoría de los contratos de aporte suscritos por el ICBF”, integrada por el marco conceptual, el manual de supervisión técnica de los contratos, los estándares e instrumentos de supervisión, definidos para las modalidades seleccionadas, las hojas de caracterización, registro y calificación, las actas de visita y los registros de compromisos de mejora, que incluye además un manual para la legalización de cuentas de entidades contratistas y sus anexos.

Que mediante Resolución 2690 del 14 de junio de 2012, el ICBF expidió el nuevo manual de contratación, derogando parcialmente la Resolución 2111 del 3 de junio de 2011 y dejando vigentes únicamente el anexo 18 “guía para el control y seguimiento a la ejecución de contratos y convenios” y el anexo 21 “guía del sistema de supervisión – interventoría de los contratos de aporte suscritos por el ICBF” del anterior manual de contratación.

Que la oficina de aseguramiento a la calidad, de la Dirección General del ICBF, expidió el 6 de agosto de 2012 la guía para la verificación de estándares que será incorporada al proceso: aseguramiento de estándares - procedimiento: verificación de estándares.

Que dentro de los derechos y deberes del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia De la Fuente de Lleras, ICBF, para la consecución de los fines de la contratación se encuentra el de exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna del contrato, en consecuencia, todos los colaboradores de la entidad que ejerzan funciones y/o actividades de supervisión, están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto del contrato y a proteger los derechos del instituto, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del mismo, razón por la cual, con el fin de proteger la moralidad administrativa, prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y tutelar la transparencia de la actividad contractual;

Que teniendo en cuenta que el ICBF está obligado a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda, es necesario actualizar las directrices impartidas en esta materia y expedir un “manual de supervisión de contratos y convenios suscritos por el ICBF”, que sustituya el anexo 18 “guía para el control y seguimiento a la ejecución de contratos y convenios”.

Que en lo relacionado con el manual para la legalización de cuentas de las entidades contratistas de servicios del ICBF, que hace parte del anexo 21 “guía del sistema de supervisión - interventoría de los contratos de aporte suscritos por el ICBF” y con el propósito de garantizar un mayor grado de eficiencia y eficacia en la prestación de servicios a cargo del ICBF, se hace necesario que para efectos de la expedición del certificado de cumplimiento por parte de los supervisores de los servicios contratados por el ICBF, los requisitos sean definidos por la dependencia responsable del programa en el ICBF, acorde con los requisitos de ley y las condiciones de operación que garanticen satisfacción frente al servicio y control respecto al adecuado uso de los recursos.

Que de manera consecuente, los procedimientos relacionados con los requisitos para la expedición del certificado de cumplimiento por parte de los supervisores de los servicios contratados por el ICBF, deben ser establecidos, aplicados y controlados por la dependencia del instituto, que tenga a cargo la ejecución del programa objeto del contrato; lo cual hace necesario que al momento de suscribir el respectivo contrato, se incorporen en él, los requisitos que requiera específicamente el programa y los exigidos en la ley, así como también se deberán incluir en los lineamientos técnicos correspondientes a cada programa, de acuerdo con su especificidad.

Que por lo anterior se hace necesario sustituir los elementos y requisitos establecidos para la legalización de los aportes recibidos del ICBF, contenidos en el anexo 21 del manual de contratación. Para los contratos que se encuentren en ejecución o proceso de liquidación le será aplicable a partir de la expedición de la presente resolución, la tabla de requisitos comunes y específicos, exigidos a todos los operadores, los cuales serán definidos en la parte resolutiva de la presente resolución.

Que los requisitos y documentos soporte para el pago de las obligaciones contraídas por el ICBF, los establece y unifica, la Resolución 4272 del 9 de octubre de 2008 proferida por la Dirección General del ICBF, norma que continuará vigente.

Que el Decreto 19 de 2012, señaló la necesidad de que los organismos y entidades de la administración pública, supriman o reformen los trámites, procedimientos y regulaciones innecesarios, con el fin de facilitar la actividad de las personas naturales y jurídicas ante las autoridades y de esta manera contribuir a la eficiencia y eficacia de estas, desarrollando los principios constitucionales que la rigen, y en su artículo 6º, señaló que los trámites establecidos por las autoridades deberán ser sencillos, para lo cual se deberá eliminar toda complejidad innecesaria, exigir requisitos que sean racionales y proporcionales a los fines que se persigue cumplir y estandarizar los trámites, estableciendo requisitos similares para trámites similares.

Que de otra parte, en relación al régimen contractual de los recursos del impuesto sobre la renta para la equidad - CREE destinados al ICBF, el artículo 33 de la Ley 1607 del 26 de diciembre de 2012, “por la cual se expiden normas en materia tributaria y se dictan otras disposiciones”, estableció lo siguiente: “Con cargo a los recursos del impuesto sobre la renta para la equidad - CREE destinados al ICBF se podrán crear fondos fiduciarios, celebrar contratos de fiducia y encargos fiduciarios, contratos de administración y de mandato y la (sic) demás clases de negocios jurídicos que sean necesarios. Para todos los efectos, los contratos que se celebren para la ejecución de los recursos del fondo y la inversión de los mismos, se regirán por la reglas del derecho privado, sin perjuicio del deber de selección objetiva de los contratistas y del ejercicio del control por parte de las autoridades competentes del comportamiento de los servidores públicos que hayan intervenido en la celebración y ejecución de los contratos y del régimen especial del contrato de aporte establecido para el ICBF en la Ley 7ª de 1979, sus decretos reglamentarios y el Decreto-Ley 2150 de 1995. El ICBF continuará aplicando el régimen especial del contrato de aporte. Así mismo, para los recursos ejecutados por el ICBF se podrán suscribir adhesiones, contratos o convenios tripartitos y/o multipartes con las entidades territoriales y/o entidades públicas del nivel nacional y entidades sin ánimo de lucro idóneas”.

Que de acuerdo con la norma transcrita, los contratos que celebre el ICBF para la ejecución e inversión de los recursos procedentes del impuesto sobre la renta para la equidad - CREE y que conforman el fondo de que trata el artículo 33 de la Ley 1607 del 26 de diciembre de 2012, se regirán por las reglas que establece el derecho privado, sin perjuicio de continuar aplicando el régimen especial del contrato de aporte.

Que en virtud de lo dispuesto por el artículo 33 de la Ley 1607 del 26 de diciembre de 2012, se hace necesario modificar el numeral 1.1. “ámbito de aplicación” del título I “generalidades” del manual de contratación del ICBF, expedido mediante la Resolución 2690 del 14 de junio de 2012.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Derogar del manual de contratación del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - Cecilia De la Fuente de Lleras, adoptado mediante Resolución 2690 del 14 de junio de 2012, el anexo 18 “guía para el control y seguimiento a la ejecución de contratos y convenios” y el anexo 21, correspondiente a la “guía del sistema de supervisión - interventoría de los contratos de aporte suscritos por el ICBF”, que contiene: marco conceptual, el manual de supervisión técnica de los contratos, los estándares e instrumentos de supervisión definidos para las modalidades seleccionadas, las hojas de caracterización, registro y calificación, las actas de visita y los registros de compromisos de mejora y el manual para la legalización de cuentas de entidades contratistas con sus anexos.

ART. 2º—Para efectos de establecer un marco conceptual sobre la supervisión e interventoría de contratos estatales, y con el fin de que los colaboradores del ICBF que ejerzan funciones y/o actividades de supervisión, cuenten con una herramienta que les indique aspectos fundamentales y prácticos para que puedan adelantar eficientemente sus actividades de control y vigilancia tendientes a obtener la ejecución idónea y oportuna de los contratos y convenios suscritos por la entidad, se expide el “manual de supervisión de contratos y convenios suscritos por el ICBF”, el cual hace parte integral de la presente resolución.

ART. 3º—Para efectos de establecer los procedimientos y requisitos relacionados con la expedición del certificado de cumplimiento por parte de los supervisores de los servicios contratados, que a partir de la vigencia de la presente resolución suscriba el ICBF, cada dependencia responsable del programa en el ICBF, incluirá en los lineamientos técnicos correspondientes, los requisitos que deben contener las certificaciones de cumplimiento expedidas por parte de los supervisores, de acuerdo con su especificidad. De igual forma, en la respectiva minuta contractual, se determinará que los mismos forman parte integral del contrato.

ART. 4º—Para aquellos contratos que se encuentren en ejecución o estén en proceso de liquidación a la entrada en vigencia de la presente resolución y que no tengan establecidos en la minuta contractual los requisitos que deben contener las certificaciones de cumplimiento expedidas por parte de los supervisores de los servicios contratados, se aplicará la siguiente tabla:

Requisitos comunes exigidos para la certificación de cumplimiento expedida por los supervisores de los contratos
1. Certificado de cumplimiento de pago al sistema de seguridad social en salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes parafiscales, expedida por el representante legal, contador público o revisor fiscal.
2. Certificado de cumplimiento de pago oportuno a proveedores, expedida por el representante legal, contador público, revisor fiscal o por el respectivo proveedor.
3. Factura de venta o cuenta de cobro de acuerdo con su régimen tributario al que pertenece. Su valor debe ser coherente con la liquidación del pago correspondiente, de conformidad con el artículo 2º, numeral 2º, literal e) de la Resolución 4272 del 9 de octubre de 2008.
4. Informe mensual de ingresos y gastos, según el formato establecido.
Requisitos exigidos por modalidad para la certificación de cumplimiento expedida por los supervisores de los contratos
Modalidad Requisitos Anexos
• Hogares comunitarios de bienestar, HCB.
• Hogares Infantiles.
1. Certificación de cobertura atendida, expedida por el representante legal de la entidad contratista.
2. Registro de control diario de asistencia de beneficiarios en condición de desplazamiento.
3. Planilla de pago de becas a madres comunitarias.
4. Relación de pagos laborales.
5. Planilla de pago del sistema general de seguridad social.
• Registro de asistencia mensual
• Programa de alimentación escolar, PAE.1. Certificación de cobertura, atendida expedida por el representante legal de la entidad contratista acompañada de los registros diarios de raciones entregadas, firmados por administrador del restaurante o responsable encargado (representante legal de la asociación o entidad contratista), junto con el visto bueno del coordinador de la sede educativa, procurando la participación de los veedores de la comunidad o del gobierno escolar.• No aplica.
Requisitos exigidos por modalidad para la certificación de cumplimiento expedida por los supervisores de los contratos
Modalidad Requisitos Anexos
2. Registro de control diario de asistencia de niños, niñas y adolescentes en condición de desplazamiento.
3. Soportes de pago a asociaciones de padres de familia. Certificados expedidos por el operador firmados por el contador público o revisor fiscal y por los representantes legales de las asociaciones de padres de familia.
4. Certificados de compras locales.
Certificaciones expedidas por cada uno de los proveedores, cuando a ello haya lugar.
 
• Restablecimiento de derechos (todas las modalidades)
• Sistema de responsabilidad penal (todas las modalidades)
1. Informe mensual sobre la prestación del servicio.
2. Certificación de cupos atendidos, expedida por el representante legal de la entidad contratista.
3. Registro de beneficiarios atendidos.
• No aplica.

PAR. 1º—Los requisitos establecidos en el presente artículo, en caso de ser necesario, tendrán un formato estándar definido por cada dependencia del ICBF responsable del programa objeto del contrato, el cual estará codificado por la subdirección de mejoramiento organizacional de la dirección de planeación y control de gestión del ICBF.

PAR. 2º—Sin perjuicio de la aplicación de la anterior tabla, el supervisor del contrato deberá coordinar con su equipo de apoyo, las acciones pertinentes de verificación del cumplimiento de las obligaciones financieras del contrato y la revisión de requisitos exigidos para la certificación de cumplimiento, según lo establecido en la tabla contenida en el presente artículo y en la Resolución 4272 del 9 de octubre de 2008, “Por la cual se establecen y unifican los requisitos y documentos soportes para el pago de las obligaciones contraídas por el ICBF”.

PAR. 3º—La presente resolución sustituye los elementos y requisitos establecidos para la legalización de los aportes recibidos del ICBF, contenidos en el anexo 21 del manual de contratación.

ART. 5º—Será obligación de los supervisores de los contratos para los programas señalados en la tabla del artículo cuarto, comunicar sobre el contenido de la presente resolución a todos los contratistas.

ART. 6º—Modificar el numeral 1.1. “ámbito de aplicación”, del título I “generalidades” del manual de contratación del Instituto Colombiano de Bienestar expedido mediante la Resolución 2690 del 14 de junio de 2012, el cual quedará así:

El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF, conforme a lo dispuesto por el artículo 38 de la Ley 489 de 1998, forma parte de la rama ejecutiva del poder público nacional en el nivel descentralizado; es un establecimiento público(1) del orden nacional con autonomía administrativa y presupuestal encargada de formular y coordinar la ejecución de la política pública de protección social a la niñez, los jóvenes menores de edad y la familia, con la cual se busca garantizar sus derechos y asegurar su protección cuando se encuentran en situación de vulnerabilidad, sus acciones se inscriben en un marco normativo nacional que recoge los acuerdos internacionales en este campo y se fundamenta en el reconocimiento de que la inversión social en el bienestar de la infancia y la familia repercute en el desarrollo del país y brinda mayores oportunidades para los sectores más pobres de la sociedad.

En procura de alcanzar de manera eficiente sus objetivos, en materia de contratación, el ICBF cuenta con un régimen especial o exceptivo, establecido en la Ley 7ª de 1979 artículo 21 numeral 9º; el Decreto 2388 de 1979, artículo 123 y siguientes; Decreto 2923 de 1994, Decreto 2150 de 1995, artículo 122; y Decreto 1529 de 1996, conocido como “régimen especial de aporte”, de manera que los contratos que celebre el ICBF para la operación de sus programas misionales, se rigen por las nomas sobre contrato de aporte, pues su finalidad es la protección de los derechos constitucionales fundamentales de los niños, niñas y adolescentes dentro del marco del Estado social de derecho, propendiendo por el fortalecimiento de la unidad familiar, la garantía de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes, su prevalencia y debida protección de su interés superior.

Las disposiciones contenidas en el presente manual de contratación se aplicarán a los procesos de selección de operadores y/o contratistas que se adelanten en el ICBF en sus etapas de planeación, precontractual, contractual y postcontractual, previa verificación del régimen de contratación correspondiente.

A efectos de realizar una contratación transparente, objetiva, pública, eficiente y ajustada al ordenamiento normativo y a los principios de la función administrativa consagrada en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, se consagran tres regímenes de contratación aplicables al ICBF.

A los contratos de aporte se aplicarán los principios del artículo 209 de la Constitución Política, las disposiciones especiales del contrato de aporte, según lo previsto en el artículo 81 de la Ley 489 de 1998, la Ley 7ª de 1979 artículo 21 numeral 9º; la Ley 1098 de 2006, artículo 11 parágrafo; el Decreto 2388 de 1979 artículos 123 y siguientes; el Decreto 2150 de 1995 artículo 122; el Decreto 2923 de 1994 y el Decreto 1529 de 1996.

Por la naturaleza del servicio de Bienestar Familiar y de conformidad con el régimen especial de contratación del instituto, para el desarrollo de los programas misionales se podrán suscribir contratos de aporte, entendiéndose por tal el negocio jurídico que se celebra entre el instituto y una institución de utilidad pública o social, por medio del cual aquel se obliga a proveer a esta los bienes o servicios indispensables para la prestación total o parcial del servicio, actividad que se cumple bajo la exclusiva responsabilidad de la institución, con personal de su dependencia, pero de acuerdo con las normas y el control del ICBF.

Para la identificación de la aplicación del régimen especial de aporte, desde la etapa de planeación la dependencia interesada en la contratación deberá verificar lo siguiente:

(i) Que se trate de persona pública o privada, jurídica o natural, nacional o extranjera sin ánimo de lucro.

(ii) Que el objeto a contratar sea misional y estratégico

(iii) Que el proyecto a contratar pertenezca al Sistema Nacional de Bienestar Familiar.

(iv) Que exista aporte de recursos del ICBF en dinero o en especie.

Establecido el régimen especial de aporte, residualmente, se deberá tener en cuenta que si la contratación que se pretende adelantar no se enmarca en esa categoría, por tratarse de bienes, obras o servicios distintos a los programas misionales del ICBF, deberá darse aplicación al estatuto general de contratación pública conforme a lo establecido en el presente documento acorde con la Ley 80 de 1993, sus decretos reglamentarios, la Ley 1150 del 16 de julio de 2007, el Decreto 734 de 2012, Decreto 019 de 2012 y Ley 1474 de 2011, siendo también aplicables las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, en aquellas materias no reguladas por la misma y su fundamento responde a criterios de racionalidad en el uso de los recursos atendiendo la austeridad en el gasto público según lo establecido en el artículo 13 de la Ley 80 de 1993.

Adicionalmente, en virtud del artículo 33 de la Ley 1607 del 16 de diciembre de 2012, para la ejecución e inversión de los recursos del impuesto sobre la renta para la equidad - CREE destinados ICBF, se podrá aplicar además del régimen especial de aporte y del estatuto general de contratación pública, el régimen de contratación privada a través de la creación de fondos fiduciarios, celebración de contratos de fiducia y encargos fiduciarios, contratos de administración y de mandato, y las demás clases de negocios jurídicos que sean necesarios.

Con relación a la aplicación del régimen de contratación privada para la ejecución e inversión de los recursos del impuesto sobre la renta para la equidad - CREE destinados al ICBF, se atenderá lo dispuesto en el manual de contratación del ICBF.

ART. 7º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de su expedición y deroga los anexos 18 y 21 del manual de contratación del ICBF, adoptado mediante la Resolución 2690 de 2012, y todas las demás que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., 29 de enero de 2013.

(1) Ley 75 de 1968, Ley 7a de 1979, Decreto 2388 de 1979, decretos 1137 y 1138 de 1999 y Decreto 3264 de 2002.