Ministerio de la Protección Social

RESOLUCIÓN 3667 DE 2009 

(Septiembre 29)

“Por la cual se regula el procedimiento de retiro o cambio de los operadores de información”.

(Nota: Derogada por la Resolución 2388 de 2016 artículo 5° del Ministerio de Salud y Protección Social)

(Nota: Modificada por la Resolución 4075 de 2009 artículo 4° del Ministerio de la Protección Social)

El Ministro de la Protección Social,

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el numeral 10 del artículo 2º del Decreto-Ley 205 de 2003 y en desarrollo de lo señalado en el artículo 4º del Decreto 1465 de 2005, modificado por el artículo 3º del Decreto 1931 de 2006,

RESUELVE:

ART. 1º—Procedimiento de retiro de un operador de información. En el evento en que un operador de información debidamente autorizado por el Ministerio de la Protección Social, para facilitar el recaudo de los aportes del sistema de la protección social resuelva abandonar tal actividad, pretenda ejercerla bajo otra u otras denominaciones sociales o ceda a cualquier título dicha operación a otra u otras personas o entidades, deberá cumplir previamente los siguientes requisitos:

1. Radicar ante este Ministerio la solicitud del retiro como operador de información. Esta solicitud debe contener por lo menos:

a) La acción que pretende realizar, ya sea retirarse, ejercerla bajo otra denominación o cederla a otras personas o entidades, entre otras.

b) Estimación del tiempo en el que dejará de funcionar como operador de información, que no podrá ser inferior a cuatro (4) meses, contados desde la fecha de radicación de la solicitud y debe corresponder a los definidos en los cronogramas o manuales de procedimiento.

c) Firma del representante legal del operador de información que radica la solicitud.

2. Presentar al momento de la radicación de la solicitud de la que trata el numeral 1º de este artículo, el acta del órgano de dirección del operador de información, donde se aprueba la decisión de retirarse del mercado, ejercerla bajo otra denominación o cederla a otras personas o entidades. Para aquellos operadores de información que estén conformados por administradoras de la protección social, se debe anexar carta firmada por el representante legal de cada administradora avalando la decisión tomada por el órgano de dirección del operador de información.

3. Presentar al momento de la radicación de la solicitud de la que trata el numeral 1º de este artículo, un manual de procedimiento que permita determinar cómo el operador de información desarrollará las actividades con el fin de dar por terminada su actividad como tal, el cual debe contener por lo menos, lo siguiente:

a) Cronograma de las actividades a realizar por el operador de información que se retira.

b) Plan de comunicaciones para informar debidamente sobre el cambio en el operador de información a los aportantes, administradoras, otros operadores de información, Banco de la República, entidades del sistema financiero a través de las cuales los aportantes vienen haciendo los pagos y demás entidades relacionadas con los procesos de PILA.

c) Plan de implementación donde el operador que se retira y aquel que pretenda asumir esta labor, precise cómo se adelantará el trámite de traslado de los aportantes y sus cotizantes al nuevo operador que ejercerá en adelante esta función, especificando las diferentes metodologías en consideración a las diferentes modalidades de autoliquidación y pago, garantizando en todo caso que no se generarán para estos traumatismos. Lo anterior, aún en el evento en el que el operador de información que asume las funciones ya cuente con autorización para ejercer como tal.

d) Anexo técnico y tecnológico, donde se precise;

i) Paralelos o marcha blanca. Obedece a la forma de desarrollar los procesos para ambos operadores en paralelo y a los tiempos mínimos en los que han de permanecer estos paralelos en operación, así como al procedimiento y los requisitos que se deben cumplir para dar por terminado satisfactoriamente los mismos. Estos paralelos o marcha blanca no podrán tener una duración superior a tres (3) meses.

ii) Los equipos y el personal de los centros de atención telefónica, presencial y por medios electrónicos como internet, mediante los cuales se adelantarán las actividades necesarias para el cambio de operador.

iii) Los equipos de soporte tecnológico, como los de cómputo, comunicaciones, seguridad y otros relacionados y necesarios para el funcionamiento como operador de información de PILA del nuevo operador. Si quien recibe la operación es un operador ya autorizado, este debe informar cuáles son las ampliaciones y los recursos adicionales ofrecidos para asumir los procesos relacionados con los aportantes que recibe del operador saliente, así como las actividades necesarias en este frente para el cambio de operador.

4. El operador de información que asume la nueva labor o su operador de tecnología debe tener las certificaciones ISO 27001 para los procesos que permitan el desarrollo de la actividad de la planilla integrada de liquidación de aportes. Si el componente tecnológico del operador de información lo realiza a través de un operador de tecnología, debe anexar una carta de compromiso suscrita entre los representantes legales del operador de información y el operador de tecnología para la prestación del servicio de PILA.

5. Programa de información y publicidad que se dará al cambio de operador y procedimiento, si es del caso.

(Nota: Modificado en lo pertinente por la Resolución 4075 de 2009 artículo 1° del Ministerio de la Protección Social)

(Nota: Modificado el numeral 2 del presente artículo por la Resolución 4075 de 2009 artículo 2° del Ministerio de la Protección Social)

(Nota: Derogada por la Resolución 2388 de 2016 artículo 5° del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 2º—Aprobación de la solicitud. El Ministerio de la Protección Social informará a los operadores el cumplimiento pleno de los requisitos establecidos en el artículo 1º de la presente resolución o los ajustes que deben hacer, si es del caso.

Cuando se cumplan todos los requisitos, los operadores de información implementarán el procedimiento aprobado y una vez finalizadas las actividades, el operador saliente procederá a enviar lo requerido en los artículos 3º y 4º de la presente resolución. Así mismo, este Ministerio autorizará por escrito al nuevo operador, quien podrá utilizar el mismo código del operador saliente.

(Nota: Derogada por la Resolución 2388 de 2016 artículo 5° del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 3º—Certificaciones y paz y salvos. El operador de información que se retira deberá allegar al Ministerio de la Protección Social, junto con lo definido en el artículo anterior, lo siguiente:

1. Paz y salvo de cada administradora con las que tiene convenio, en el cual conste que no se encuentre en mora de entregar información alguna que hubiere recibido.

2. Paz y salvo de cada uno de los demás operadores de información, en el cual conste que se encuentra al día en los procesos de intercambio de información.

3. Certificación del Banco de la República respecto al cumplimiento de los requisitos exigidos por dicha entidad para quedar a paz y salvo.

4. Certificación del Banco de la República para el operador de información que recibe la operación sobre haber cumplido con los requisitos necesarios para operar a través de dicha entidad.

(Nota: Modificado en lo pertinente por la Resolución 4075 de 2009 artículo 3° del Ministerio de la Protección Social)

(Nota: Derogada por la Resolución 2388 de 2016 artículo 5° del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 4º—Cierre de cuentas. El operador de información que deja de prestar los servicios como tal, debe certificar al Ministerio de la Protección Social que las cuentas bancarias y otras relacionadas con la actividad de operador de información se encuentran con saldos en cero y que se ha realizado el correspondiente cierre de las mismas.

(Nota: Derogada por la Resolución 2388 de 2016 artículo 5° del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 5º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

(Nota: Modificada por la Resolución 4075 de 2009 artículo 4° del Ministerio de la Protección Social)

(Nota: Derogada por la Resolución 2388 de 2016 artículo 5° del Ministerio de Salud y Protección Social)