RESOLUCIÓN 3694 DE 2004 

(Mayo 7)

“Por la cual se deroga la Resolución 7630 del 30 de agosto de 2001 y se delegan funciones a los grupos de la división de adquisiciones y contratos”.

La Jefe de la División de Adquisiciones y Contratos de la Subsecretaría de Recursos Físicos

en ejercicio de las facultades legales en especial las conferidas por los artículos 29 del Decreto 1072 de 1999, 27 de la Resolución 5632 de 1999, 147 de la Resolución 157 de 1999 y 6º de la Resolución 10314 de 2002, y

CONSIDERANDO:

Que mediante Resolución 5632 del 19 de julio de 1999, se distribuyen las funciones en todas las dependencias de la Unidad Administrativa de Impuestos y Aduanas Nacionales;

Que el artículo 27 de la citada resolución señaló las funciones de la división de adquisiciones y contratos de la subsecretaría de recursos físicos;

Que a través de la Resolución 157 del 9 de agosto de 1999 se crearon dos grupos internos de trabajo en la división de adquisiciones y contratos de la subsecretaría de recursos físicos denominados: selección de contratistas y de elaboración y perfeccionamiento de contratos;

Que a través de la Resolución 7630 del 30 de agosto de 2001 se delegaron funciones en los jefes de los grupos de la división de adquisiciones y contratos de la subsecretaría de recursos físicos;

Que el artículo 6º de la Resolución 10314 del 23 de octubre de 2002, trasladó el grupo interno de trabajo de seguimiento y control administrativo de contratos del despacho de la secretaría general a la división de adquisiciones y contratos de la subsecretaría de recursos físicos;

Que el inciso 2º, artículo 29 del Decreto 1072 del 26 de junio de 1999, autoriza a los jefes de la respectiva dependencia donde se creen grupos internos de trabajo, para que deleguen las funciones necesarias en el servidor de la contribución designado para que cumpla con las responsabilidades propias de coordinador de grupo;

Que con ocasión de la expedición de nuevas disposiciones en materia contractual y con el traslado del grupo de seguimiento y control administrativo de contratos a la división de adquisiciones y contratos de la subsecretaría de recursos físicos, se hace necesario actualizar y delegar funciones en los tres grupos internos de trabajo de la división de adquisiciones y contratos;

En mérito de lo expuesto, el jefe de la división de adquisiciones y contratos de la subsecretaría de recursos físicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,

RESUELVE:

ART. 1º—Delegar en el jefe de grupo interno de trabajo de selección de contratistas de la división de adquisiciones y contratos de la subsecretaría de recursos físicos, las siguientes funciones, para que las ejecute directamente o a través de funcionarios vinculados a la planta de personal del respectivo grupo:

1. Analizar la solicitud de la contratación y los estudios previos y coordinar los ajustes correspondientes, conforme a los parámetros establecidos por la ley.

2. Tramitar la justificación de la contratación ante la secretaría general de la entidad, o ante la dependencia que haga sus veces, de conformidad con las disposiciones sobre la austeridad del gasto.

3. Consultar el CISE, CUBS y RUPR y dejar el respectivo soporte.

4. Solicitar en forma oportuna y conveniente el certificado de disponibilidad presupuestal.

5. Tramitar las licencias, permisos y autorizaciones que demande el objeto a contratar, de conformidad con las disposiciones legales vigentes aplicables.

6. Elaborar los cronogramas, pliegos de condiciones, términos de referencia y los llamados a presentar ofertas, ajustarlos de acuerdo con las observaciones formuladas durante la publicación de la versión preliminar en la página web de la entidad, si ella lo amerita y preparar y tramitar las respuestas a las mismas.

7. Proyectar y tramitar el acto administrativo de apertura del proceso y las comunicaciones a las veedurías ciudadanas; igualmente, las invitaciones a ofertar, cuando se trate de contrataciones directas.

8. Proyectar y tramitar los avisos de prensa, para los procesos en que la ley lo exige.

9. Proyectar y tramitar los adendos y oficios aclaratorios a los pliegos de condiciones, términos de referencia y llamados a presentar ofertas, definitivos.

10. Efectuar la entrega física de los pliegos de condiciones, términos de referencia y llamados a presentar ofertas, contra el respectivo recibo de pago, cuando a ello haya lugar.

11. Preparar las audiencias aclaratorias de los pliegos, intervenir durante su desarrollo y elaborar el acta respectiva.

12. Preparar e intervenir en el acto de cierre del proceso, elaborar y tramitar el acto administrativo respectivo.

13. Elaborar y comunicar el acta de conformación del comité de verificación y evaluación de las ofertas y enviar las propuestas a los miembros.

14. Consolidar los informes de verificación y evaluación de las ofertas y surtir el traslado a la secretaría general de la entidad.

15. Coordinar la recepción y el envío al comité de verificación y evaluación de las ofertas, de las observaciones presentadas por los proponentes a los informes rendidos por el comité.

16. Preparar la audiencia pública de adjudicación o de declaratoria de desierta, prestar el apoyo logístico durante su desarrollo, elaborar y tramitar el acta respectiva.

17. Coordinar con la dependencia competente, la notificación y comunicación del acto administrativo de adjudicación.

18. Comunicar el acta de declaratoria de desierta.

19. Velar por el estricto cumplimiento de los plazos establecidos en los cronogramas para los diferentes procesos.

20. Dar estricto cumplimiento a la publicidad en la página web de la entidad, de las actuaciones surtidas en las etapas del proceso, en las que la ley lo exige y ejercer el debido control.

21. Enviar al grupo interno de trabajo de elaboración y perfeccionamiento de contratos y/o al grupo interno de trabajo de seguimiento y control de contratos de la división de adquisiciones y contratos, según sea el caso, la carpeta del respectivo proceso con todos los documentos producidos durante el mismo, en forma completa y en orden cronológico, condición para que proceda la elaboración y trámite del contrato o el archivo de ésta.

22. Diseñar y supervisar el plan de acción del grupo, bajo los parámetros establecidos por el despacho de la división de adquisiciones y contratos, proponer los indicadores de gestión y propugnar por la eficiencia y correcta aplicación del sistema de control interno.

23. Diseñar e implementar los instructivos, manuales y demás herramientas que garanticen la debida ejecución de las actividades del grupo a nivel nacional, de acuerdo con las directrices fijadas por la entidad.

24. Asesorar a las direcciones regionales y administraciones en los procesos de selección de contratistas.

25. Realizar, dentro de los lineamientos legales, las demás actuaciones que se produzcan con ocasión de los procesos de que trata el presente artículo, que no estén reglamentadas en éste.

26. Las demás funciones que le asigne el jefe de la división de adquisiciones y contratos.

ART. 2º—Delegar en el jefe de grupo interno de trabajo de elaboración y perfeccionamiento de contratos de la división de adquisiciones y contratos de la subsecretaría de recursos físicos, las siguientes funciones, para que las ejecute directamente o a través de funcionarios vinculados a la planta de personal del respectivo grupo:

1. Tramitar las solicitudes de contratos con y sin formalidades plenas que lleguen a la división por el respectivo ordenador del gasto.

2. Solicitar a las dependencias competentes, los documentos soporte, como: estudios previos, cotizaciones y estudios de mercado.

3. Tramitar certificación de secretaría general, certificado de disponibilidad presupuestal, realizar invitaciones a posibles oferentes y a veedurías ciudadanas.

4. Enviar las propuestas a la dependencia competente para la revisión técnica de las mismas.

5. Realizar la verificación y evaluación de las propuestas, en conjunto con las dependencias usuarias.

6. Adjudicar mediante acta los contratos con base en la verificación y evaluación de las propuestas.

7. Elaborar los contratos y someterlos a revisión de las dependencias competentes y del contratista, de igual forma sus adiciones, modificaciones y convenios que celebre el nivel central.

8. Verificar el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y legalización de los contratos, o convenios que celebre el nivel central de la entidad.

9. Verificar la garantía única presentada por el contratista, aprobarla y comunicarla al mismo.

10. Enviar a la dependencia competente copia de los contratos y de los documentos soportes que se requieran, para ejercer el control de ejecución.

11. Enviar al grupo de seguimiento y control de contratos de la división de adquisiciones y contratos la carpeta contentiva del proceso de selección y contratación para lo de su competencia, la cual debe contener todos los documentos soportes en el orden correspondiente.

13. (sic) Asesorar a las administraciones locales de impuestos en la elaboración y, perfeccionamiento de los contratos con y sin formalidades plenas.

14. Constatar que el adjudicatario del contrato haya anexado los documentos exigidos para la suscripción del contrato, que señala el pliego de condiciones o llamado de ofertas para la elaboración del mismo.

15. Las demás funciones que asigne el jefe de la división de adquisiciones y contratos.

ART. 3º—Delegar en el jefe de grupo interno de trabajo de seguimiento y control administrativo de contratos de la división ele adquisiciones y contratos de la subsecretaría de recursos físicos, los siguientes funciones, para que las ejecute directamente o a través de funcionarios vinculados a la planta de personal del respectivo grupo:

1. Elaborar anualmente un cronograma para las licitaciones y concursos públicos que se realizarán en el año.

2. Elaborar y enviar dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de codea mes a la cámara de comercio y a confecámaras la información relacionada con las licitaciones y concursos públicos que vaya abrir la entidad.

3. Verificar la oportuna elaboración de los pliegos de condiciones, términos de referencia o llamados a presentar ofertas de las diferentes licitaciones, concursos públicos o contratación directa, según el caso.

4. Verificar que el contratista cancele oportunamente los derechos de publicación en el diario único de contratación pública y el impuesto de timbre correspondiente.

5. Verificar que el contratista constituya las garantías establecidas en el contrato.

6. Verificar que el funcionario encargado de ejercer el control de ejecución o interventoría del contrato, determine la necesidad de adicionar o prorrogar el mismo.

7. Verificar que los pagos de, los contratos se efectúen de acuerdo con los términos señalados.

8. Elaborar dentro de los cuatro meses siguientes a su ejecución, las actas de liquidación de todos los contratos con formalidades y sin formalidades plenas.

9. Verificar que al momento de la liquidación de los contratos, los contratistas estén a paz y salvo con las obligaciones parafiscales y de seguridad social y requerirlos cuando sea del caso.

10. Mantener actualizada la base de datos de los procesos contractuales en ejecución y generar los reportes e informes que soliciten dependencias internas, particulares o autoridades y garantizar su oportuno envío.

11. Proyectar respuesta de las consultas realizadas por las demás entidades, relacionadas con la ejecución de los contratos.

12. Requerir al contratista cuando sea del caso, por incumplimiento en la ejecución de los contratos o para el suministro de documentos, y hacer seguimiento a las respuestas dadas.

13. Requerir al funcionario encargado del control de ejecución del contrato cuando sea del caso.

14. Proyectar resoluciones de imposición de multas a contratistas y de efectividad de garantías, para firma del subsecretario de recursos físicos, la secretaría general o el director general de la entidad, según quien sea ordenador del gasto respectivo.

15. Proyectar las certificaciones que soliciten los contratistas.

16. Organizar y manejar el archivo de los contratos en la división y anexar todos los oficios y documentos que se alleguen a los contratos en ejecución o ejecutados.

17. Diligenciar anualmente las planillas de envió de los contratos ejecutados y de las ofertas no adjudicadas, y enviarlas con los soportes al archivo general del nivel central.

18. Las demás funciones que le asigne el jefe de la división de adquisiciones y contratos de la subsecretaría de recursos físicos.

ART. 4º—Los oficios y constancias que expidan los grupos internos de trabajo de selección de contratistas, elaboración y perfeccionamiento de contratos, así como el de seguimiento y control administrativo de contratos de la división de adquisiciones y contratos en ejercicio de las funciones, serán suscritos por los jefes de los mismos.

ART. 5º—La responsabilidad de la gestión de los procesos de selección de contratistas, de elaboración y perfeccionamiento de los contratos, así como de seguimiento y control administrativo de contratos que se adelanten en el nivel central de la entidad, será asumida directamente por cada uno de los jefes de grupo, sin perjuicio de la que le corresponda al delegante.

ART. 6º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución 7630 del 30 de agosto de 2001 por la cual se delegaron unas funciones en la división de adquisiciones y contratos de la subsecretaría de recursos físicos.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 7 de mayo de 2004.