RESOLUCIÓN 3695 DE 2002 

(Noviembre 12)

“Por la cual se reglamenta el proceso de devoluciones causadas por pagos por conceptos distintos al registro de instrumentos públicos y/o expedición de certificados”.

El Superintendente de Notariado y Registro,

en ejercicio de sus facultades legales, especialmente las conferidas en la Ley 29 de 1973 y el Decreto 2158 de 1992,

CONSIDERANDO:

Que el artículo 4º del Decreto 2150 de 1995, establece que las entidades del Estado podrán utilizar diferentes herramientas para el recaudo de sus ingresos, entre ellas la consignación en cuentas bancarias.

Que es necesario aclarar el alcance de lo establecido en el artículo 8º de la Resolución 5123 de 2000.

Que es obligación de los organismos públicos devolver las sumas de dinero que les sean pagadas en exceso o que no le deban ser pagadas, de cuerdo con su naturaleza jurídica.

Que corresponde al Superintendente de Notariado y Registro establecer los procedimientos administrativos de la superintendencia y las oficinas de registro.

RESUELVE:

ART. 1º—Se considera, para efectos de esta resolución, pago de lo no debido, todo aquel que se haga a las oficinas de registro de instrumentos públicos por error o por cualquier concepto diferente a lo relacionado con sus actividades misionales y administrativas.

ART. 2º—Para la devolución del pago de lo debido, contemplado en el artículo 8º de la Resolución 5123 de 2000, se debe proceder de la siguiente forma:

a) El interesado deberá realizar solicitud por escrito, dirigida a la oficina de registro de instrumentos públicos donde realizó el pago de manera directa o a través de consignación en cuenta bancaria, en original y copia.

PAR. 1º—Cuando el pago se haya efectuado a través de consignación en cuenta bancaria, la devolución sólo se podrá solicitar en la ciudad donde ésta se haya realizado.

PAR. 2º—Cuando el solicitante pierda el documento que acredita el pago realizado, será su responsabilidad demostrar legalmente la realización del mismo.

b) La solicitud debe contener además de la prueba del pago (recibo de consignación o recibo de caja cuando se paga directamente en la oficina) nombres y apellidos o razón social del solicitante, identificación, dirección, teléfono, fotocopia de la cédula si es persona natural, prueba de representación legal si es persona jurídica y estar firmada por el solicitante o su representante legal en caso de personas jurídicas.

c) El registrador de instrumentos públicos, bajo su responsabilidad, deberá verificar que se haya realizado el pago y que éste efectivamente no corresponda a actos sujetos de registro o expedición de certificados, en cuyo caso deberá remitirse al procedimiento establecido en la Resolución 5123 de 2000.

PAR.—En los círculos registrales donde exista más de una oficina de registro de instrumentos públicos, el procedimiento será como sigue:

1. Si el pago se realizó directamente en una oficina de registro, el interesado deberá dirigirse exclusivamente a esa oficina.

2. Si se efectuó consignación en cuenta bancaria, el interesado deberá acercarse a una de las oficinas de ese círculo y el registrador, previa verificación con el banco, de la que debe dejar constancia, que efectivamente se presentó el pago en mención, dará trámite a la devolución, si el pago procede, para lo cual se pronunciará mediante acto administrativo debidamente motivado. En caso contrario, también debe expedir un acto administrativo debidamente motivado, explicando la no procedencia de la devolución.

3. Copia de la anterior resolución será enviada y a la división administrativa y financiera de la Superintendencia de Notariado y Registro, junto con todos sus soportes y la solicitud para que se traslade la correspondiente suma a la cuenta de la oficina donde se deba efectuar la devolución.

d) Las devoluciones sólo se podrán hacer mediante cheque, con restricción de pago o consignación al primer beneficiario, esta restricción no se puede levantar sin autorización del jefe de la división administrativa y financiera de la superintendencia, bajo responsabilidad solidaria del mencionado funcionario y el registrador de instrumentos públicos.

e) La división administrativa y financiera de la superintendencia, al cual que las oficinas de registro deben llevar un libro donde se consignen las solicitudes de devolución por los conceptos que atañen a esta resolución y las últimas deberán presentar un informe mensual a la mencionada división.

f) Las oficinas de registro deben resolver y pagar cuando sea del caso las solicitudes de devolución de que trata esta resolución en un plazo no mayor de 15 días hábiles.

ART. 3º—Esta resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Comuníquese y cúmplase

Dada en Bogotá, D.C., a 12 de noviembre de 2002.

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