Instituto Distrital de Recreación y Deporte

RESOLUCIÓN 37 DE 2013 

(Enero 21)

“Por medio de la cual se adopta el manual de contratación del Instituto Distrital de Recreación y Deporte —IDRD—”.

El Director General (e) del Instituto Distrital de Recreación y Deporte —IDRD—,

En uso de sus facultades legales, y estatutarias en especial las conferidas en los artículos 209 y 211 de la Constitución Política de Colombia, el Acuerdo 4 de 1978, el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, el artículo 37 y 122 del Decreto 2150 de 1995, el artículo 9º de la Ley 489 de 1998, el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007, los artículos 8.1.6 y 8.1.11 del Decreto 734 de 2012, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política ordena que la función administrativa, debe estar al servicio de los intereses generales y que se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

Que mediante la Resolución 24 del 2 de febrero de 2010 expedida por la dirección general, se adoptó el manual de contratación del IDRD.

Que el Decreto 734 del 13 de abril de 2012 “Por el cual se reglamenta el estatuto general de contratación de la administración pública y se dictan otras disposiciones”, modificó y derogó algunas normas de índole contractual que deben verse reflejadas en el manual de contratación del IDRD.

Que el día 19 de julio de 2012, la dirección general del IDRD profirió la Resolución 374 de 2012 “Por medio de la cual se modifican los numerales 5º y 9º del artículo sexto y los artículos trigésimo, trigésimo primero y trigésimo segundo literal “d” de la Resolución 24 de febrero 2 de 2010”.

Que el artículo 8.1.11 del Decreto 734 de 2012 establece “Manual de contratación. Las entidades estatales sometidas al estatuto general de contratación de la administración pública deberán contar con un manual de contratación, en el que se señalen las funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse por virtud de la delegación o desconcentración de funciones, así como las que se derivan de la vigilancia y control de la ejecución contractual”.

Que en mérito de lo expuesto el IDRD,

RESUELVE:

ART. 1º—Adóptese el manual de contratación del Instituto Distrital de Recreación y Deporte, el cual hace parte integral de esta resolución.

ART. 2º—La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga todas aquellas normas que le sean contrarias, en especial las resoluciones 24 del 2 de febrero de 2010 y 374 del 19 de julio de 2012, proferidas por la dirección general del IDRD.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 21 de enero de 2013.

Manual de contratación del Instituto Distrital de Recreación y Deporte, IDRD

Tabla de contenido

1. Introducción

2. Objetivo

3. Alcance

4. Normatividad específica

4.1. Constitucional

4.2. Normas generales que aplica el IDRD

4.3. Normas aplicables en materia de contratación estatal

4.3.1. Leyes

4.3.2. Decretos reglamentarios

4.4. Otras normas en materia de contratación estatal

4.4.1. Leyes

4.4.2. Decretos reglamentarios

4.4.3. Decretos distritales

4.4.4. Acuerdos distritales

4.5. Normas aplicables en adquisición de predios

4.5.1. Leyes

4.5.2. Acuerdos distritales

4.5.3. Decretos

4.5.3.1. Decretos nacionales

4.5.3.2. Decretos distritales

4.5.4. Resoluciones

4.6. Normas aplicables en materia fiscal y tributaria

4.6.1. Leyes

4.6.2. Decretos nacionales y distritales

4.6.3. Acuerdos distritales

4.7. Normas aplicables en materia ambiental

4.7.1. Leyes

4.7.2. Decretos

4.7.3. Resoluciones

4.7.4. Acuerdos distritales

4.7.5. Decretos distritales

4.7.6. Resoluciones distritales

4.8. Normas aplicables en convenios

4.8.1. Constitucional

4.8.2. Ley

4.8.3. Decretos

4.9. Normas aplicables en materia de responsabilidad patrimonial

4.10. Normas aplicables en materia de responsabilidad fiscal

4.11. Normas aplicables en materia de responsabilidad penal

4.12. Normas aplicables en materia de responsabilidad disciplinaria

4.13. Normatividad aplicable en materia de seguridad social

4.14. Normatividad en materia de inhabilidades e incompatibilidades

4.15. Normatividad que regula otros aspectos

5. Responsabilidad en la contratación

5.1. Área apoyo a la contratación

5.1.1. Funciones del área apoyo a la contratación

5.1.2. Trámites ante el área apoyo a la contratación

5.2. Comités y grupos asesores

5.2.1. Comité de contratación

5.2.1.1. Composición

5.2.1.2. Funciones

5.2.1.3. Quórum para deliberar

5.2.1.4. Procedimiento del Comité

5.2.1.5. Funciones del(la) secretario(a) técnico(a) del comité

5.2.2. Comité evaluador

5.3. Trámites y procedimientos

6. Fases de la actividad contractual

6.1. Fase precontractual

6.1.1. Planeación de la contratación

6.1.2. Estudios y documentos previos

6.1.2.1. Estudios y documentos previos generales

6.1.2.2. Estudios y documentos previos para las modalidades de selección de mínima cuantía

6.1.3. Modalidades de selección

6.1.3.1. Licitación pública

6.1.3.2. Concurso de méritos

6.1.3.3. Selección abreviada

6.1.3.4. Contratación mínima cuantía

6.1.3.5. Contratación directa

6.1.3.6. Enajenación de bienes muebles del IDRD

6.1.4. Trámite de los procesos de selección

6.1.5. Contenido de los pliegos de condiciones

6.1.6. Evaluación de las propuestas

6.2. Fase de celebración y ejecución del contrato

6.2.1. Perfeccionamiento del contrato

6.2.2. Legalización y publicación del contrato

6.2.3. Requisitos de ejecución del contrato

6.2.4. Desembolso y manejo del anticipo

6.2.5. Modificaciones a los contratos

6.2.5.1. Modificaciones

6.2.5.2. Prórroga

6.2.5.3. Adición

6.2.5.4. Cesión

6.2.5.5. Suspensión

6.2.6. Incumplimientos contractuales

6.2.6.1. Multas

6.2.6.2. Declaratoria de incumplimiento con el propósito de hacer efectiva la cláusula penal

6.2.6.3. Caducidad

6.2.6.4. Declaratoria de siniestro con el propósito de hacer efectividad la garantía única del contrato

6.2.7. Potestades excepcionales

6.2.8. Garantías

6.2.8.1. Garantía de seriedad de la oferta

6.2.8.2. Amparo de cumplimiento

6.2.8.3. Amparo de buen manejo y correcta inversión del anticipo

6.2.8.4. Amparo de pago anticipado

6.2.8.5. Amparo de pagos de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales

6.2.8.6. Amparo de estabilidad y calidad de la obra

6.2.8.7. Amparo de calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados

6.2.8.8. Amparo de calidad del servicio

6.2.8.9. Póliza de responsabilidad civil extracontractual (RCE)

6.3. Fase postcontractual

6.3.1. Liquidación de los contratos

6.3.2. Control y seguimiento a la ejecución de los contratos y convenios

6.3.2.1. La interventoría

6.3.2.2. La supervisión

6.3.2.3. Obligaciones del interventor y del supervisor

6.3.2.4. Obligaciones adicionales a los supervisores

6.3.2.5. Desempeño de la interventoría y de la supervisión

6.3.2.6. Prohibiciones del interventor y del supervisor

6.3.2.7. Actas a suscribir por el interventor y por el supervisor

6.3.2.8. Consecuencias del incumplimiento de la función de interventoría o supervisión

7. Glosario de términos

8. Derogatoria

1. Introducción

De conformidad con las modificaciones y reglamentaciones expedidas por el Gobierno Nacional en materia de contratación estatal, así como la urgencia de insertar al IDRD en la tendencia de modernización estatal desde el abordaje humano, se hace necesario modificar y actualizar el Manual de Contratación vigente en el IDRD.

Se concibe el proceso de contratación como un mecanismo expedito, por medio del cual se materializa el servicio a la ciudadanía desde una perspectiva de probidad, criterios de eficiencia y oportunidad, que en últimas conducen al ejercicio estatal incluyente con y para los ciudadanos.

El presente manual de contratación se enmarca dentro del sistema integrado de gestión y los compromisos establecidos por la entidad en los planes de mejoramiento, tanto internos como externos, como quiera que se verificaron las auditorías y recomendaciones tanto de la oficina de control interno, como las de las áreas en las cuales se delegó la ordenación del gasto.

Igualmente, debe destacarse que en el presente manual se incorporan diversas directrices que permitirán el crecimiento de la ciudad con un enfoque incluyente y humano, mediante las alianzas interadministrativas, público privadas y las iniciativas privadas para el mejoramiento de la misión institucional; y por el otro, establecer políticas de prevención del daño antijurídico que preserven el erario con una óptica de probidad y moralidad administrativa.

Este manual de contratación es de imperativa aplicación, pues recopila la normatividad que rige en el orden jurídico colombiano en materia de contratación pública y normas anticorrupción, y se complementa con los procesos selectivos y de ejecución contractual, los que a su vez contienen los procedimientos que trazan las rutas a seguir en todo el proceso de contratación desde la licitación pública, concurso de méritos, selección abreviada, invitación pública o contratación directa, pasando por la suscripción, legalización y ejecución del contrato, hasta la liquidación del mismo.

2. Objetivo

Establecer el enfoque que debe observarse en los procesos y procedimientos contractuales de la entidad, bajo criterios de probidad, moralidad administrativa, inclusión y eficiencia, en acatamiento al Sistema Integrado de Gestión del IDRD que ordena realizar una mejora continua a los mismos.

Determinar las directrices y estándares para simplificar y homogenizar las acciones que se desarrollan en las diferentes etapas del proceso precontractual, contractual y postcontractual de los contratos que celebre el Instituto Distrital de Recreación y Deporte —IDRD— para cumplir con las funciones, metas y objetivos institucionales.

Fortalecer la planeación de los procesos contractuales de la entidad, a fin de eliminar cuando fuere posible, o mitigar y controlar, los riesgos que la contratación puede originar para la entidad, los contratistas y terceros, como medida de prevención del daño antijurídico.

3. Alcance

El manual establece las directrices generales, así como las políticas relacionadas con la aplicación de los procesos contractuales de la entidad en sus diferentes etapas, que permiten lograr una gestión oportuna, proba, planeada, eficiente, eficaz y efectiva en la ejecución de proyectos y en la adquisición de bienes y servicios de la entidad.

Basado en el enfoque de procesos, este manual se desarrolla con varias orientaciones. El primero de característica organizacional en relación con la estructura adoptada en la entidad; el segundo, en relación con los productos misionales o estratégicos desarrollados a través de las actividades de infraestructura y desarrollo misional que cumple el IDRD, así como en los procesos de apoyo a los mismos mediante la contratación de bienes y servicios; el tercero, con base en la temática propia de cada una de las etapas de la gestión contractual con el propósito de ofrecer una herramienta que permita contar con unas reglas claras que orienten las relaciones con el sector público y privado en la satisfacción de las necesidades previstas.

Este manual es aplicable a todos los procesos contractuales que adelanten las diferentes dependencias de la entidad para la adquisición de bienes y servicios y en todas las etapas contractuales, con el fin de establecer unas reglas claras y uniformes.

4. Normatividad específica

4.1. Constitucional

Constitución Política de Colombia 

4.2. Normas generales que aplica el IDRD

Decreto-Ley 1421 de 1993. “Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santafé de Bogotá”.

Acuerdo 4 de 1978. “Por el cual se crea y reglamenta el funcionamiento del Instituto Distrital de Recreación y Deporte”.

Acuerdo 257 de 2006. “Por el cual se dictan normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital, y se expiden otras disposiciones”.

Resolución 23 de 2010 de la dirección general del Instituto Distrital de Recreación y Deporte, “Por medio de la cual se delegan funciones en los procesos contractuales” 

Resolución 2 de 2005 “Por la cual se establece la estructura orgánica del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte y se determinan las funciones de sus dependencias.

Resolución 131 de 2006 “Por el cual se ajusta parcialmente el manual específico de funciones y de competencias laborales de la planta de personal del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte en cumplimiento de lo establecido en el Decreto 2539 de 2005”.

4.3. Normas aplicables en materia de contratación estatal

4.3.1. Leyes

Ley 57 de 1887, Código Civil 

Decreto 410 de 1971, Código de Comercio 

Ley 80 de 1993. “Por la cual se expide el estatuto general de contratación de la administración pública”.

Ley 1150 de 2007. “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos”.

Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”.

4.3.2. Decretos reglamentarios

Decreto 734 de 2012 “Por el cual se reglamenta el estatuto general de contratación de la administración pública y se dictan otras disposiciones”.

Decreto 1397 de 2012. “Por el cual se modifica el numeral 1º del artículo 6.1.1.2 del Decreto 734 de 2012

4.4. Otras normas en materia de contratación estatal

4.4.1. Leyes

Ley 190 de 1995 “Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa”.

Decreto-Ley 1400 de 1970 “Por el cual se expide el Código de Procedimiento Civil”.

Decreto-Ley 2150 de 1995 “Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la administración pública”.

Ley 550 de 1999 “Por la cual se establece un régimen que promueva y facilite la reactivación empresarial y la reestructuración de los entes territoriales para asegurar la función social de las empresas y lograr el desarrollo armónico de las regiones y se dictan disposiciones para armonizar el régimen legal vigente con las normas de esta ley”.

Ley 962 de 2005 “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos”.

Ley 1116 de 2006 “Por la cual se establece el régimen de insolvencia empresarial en la República de Colombia y se dictan otras disposiciones”.

Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.

Ley 1469 de 2011 “Por la cual se adoptan medidas para promover la oferta de suelo urbanizable y se adoptan otras disposiciones para promover el acceso a la vivienda”.

Ley 1508 de 2012 “Por la cual se establece el régimen jurídico de las asociaciones público privadas, se dictan otras normas orgánicas de presupuesto y se dictan otras disposiciones”.

Decreto-Ley 19 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración pública”.

4.4.2. Decretos reglamentarios

Decreto 2681 de 1993 “Por el cual se reglamentan parcialmente las operaciones de crédito público, las de manejo de la deuda pública, sus asimiladas y conexas y la contratación directa de las mismas”.

Decreto 1121 de 1994 “Por el cual se aclara el artículo 44 del Decreto 2681 de 1993” (para la celebración de operaciones de crédito público, operaciones asimiladas, operaciones propias del manejo de la deuda pública y las conexas con las anteriores, el contenido de los contratos se someterá a la ley vigente al momento de la aprobación de la minuta).

Decreto 1550 de 1995 “Por el cual se reglamenta parcialmente el manejo presupuestal de los recursos públicos a través de los negocios fiduciarios”.

Decreto 2326 de 1995 “Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993 en cuanto a los concursos para la selección de consultores de diseño, planos, anteproyectos y proyectos arquitectónicos, se hace una adición al Decreto 1584 de 1994 y se dictan otras disposiciones”.

Decreto 1721 de 1995 “Por el cual se modifica el artículo 34 del Decreto 2681 de 1993” (conforme a lo establecido en el artículo 40 de la Ley 80 de 1993 en los contratos de empréstito o cualquier otra forma de financiación que se contrate con organismos multilaterales se podrán incluir las previsiones y particularidades contempladas en los reglamentos de tales entidades que no sean contrarias a la Constitución Política o a la ley. Constituyen previsiones o particularidades en los contratos de empréstito, la auditoria, la presentación de reportes o informes de ejecución, la apertura de cuentas para el manejo de los recursos del crédito, y en general, las propias de la debida ejecución de dichos contratos).

Decreto 2232 de 1995 “Por medio del cual se reglamenta la Ley 190 de 1995 en materia de declaración de bienes y rentas e informe de actividad económica y así como el sistema de quejas y reclamos”.

Decreto 941 de 2002 “Por el cual se adoptan unas medidas de intervención y se reglamentan parcialmente el artículo 41 de la Ley 550 de 1999, el parágrafo 2º del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, y el artículo 283 de la Ley 100 de 1993. Administración de los patrimonios autónomos pensiónales”.

4.4.3. Decretos distritales

Decreto 854 de 2001 del Alcalde Mayor de Bogotá “Por el cual se delegan funciones del Alcalde Mayor y se precisan atribuciones propias de algunos empleados de la administración distrital” 

Directivas y circulares

Circular 47 de 2004 de la secretaria general - Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. “Utilización portal de contratación a la vista”.

Directiva 1 de 2011.de la Alcaldía Mayor “Vinculación personas naturales vulnerables, marginadas y/o excluidas de la dinámica productiva de la ciudad” 

Directiva 16 de 2011 del Alcalde Mayor “Publicación de procesos contractuales del Distrito Capital en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, SECOP” 

4.4.4. Acuerdos distritales

Acuerdo 489 de 2012, “Por el cual se adopta el plan de desarrollo económico, social, ambiental y de obras públicas para Bogotá, D.C. 2012-2016, Bogotá Humana. Eje 3, denominado “Una Bogotá en defensa y fortalecimiento de lo público.

4.5. Normas aplicables en adquisición de predios

4.5.1. Leyes

Ley 57 de 1887 Código Civil 

Decreto 1400 de 1970 “Por el cual se expide el Código de Procedimiento Civil”

Ley 9ª de 1989 “Por la cual se dictan normas sobre planes de desarrollo municipal, compraventa y expropiación de bienes y se dictan otras disposiciones”.

Ley 388 de 1997 “Por la cual se modifica la Ley 9ª de 1989, y la Ley 2 de 1991 y se dictan otras disposiciones”.

4.5.2. Acuerdos distritales

Acuerdo Distrital 10 de 2000, Concejo del Distrito Capital, “Por la cual se regula el pago de compensaciones por el Instituto Distrital de Recreación y Deporte en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones”.

4.5.3. Decretos

4.5.3.1. Decretos nacionales

Decreto 1737 de 1998 y 2209 de 1998

4.5.3.2. Decretos distritales

Decreto Distrital 204 de 2003 “Por medio del cual se declara la existencia de las condiciones de urgencia por razones de utilidad pública e interés social”.

Decreto Distrital 619 de 2000 “Por el cual se adopta el Plan de Ordenamiento Territorial para Santa Fe de Bogotá, Distrito Capital”.

Decreto Distrital 469 de 2003 “Por el cual se revisa el Plan de Ordenamiento Territorial de Bogotá, D.C”.

Decreto Distrital 190 de 2004 Plan de Ordenamiento Territorial (POT) “Por medio del cual se compilan las disposiciones contenidas en los Decretos Distritales 619 de 2000 y 469 de 2003”.

Decreto Distrital 296 de 2003, Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., “Por el cual se reglamenta el Acuerdo 10 de 2000 y parcialmente los artículos 292, 293 y 294, numeral 3º, del título 11, subtítulo 4, capítulo 1, subcapítulo 4 del Decreto 619 de 2000”.

Decreto Distrital 329 de 2006, Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., “Por el cual se modifican los factores y parámetros para el reconocimiento del componente económico del plan de gestión social establecidos en el artículo 6º del Decreto 296 de 2003”.

4.5.4 Resoluciones

Resolución 23 de 2010, de la dirección general del Instituto Distrital de Recreación y Deporte, “Por medio de la cual se delegan funciones en los procesos contractuales” 

Resolución 2 de 2005 “Por la cual se establece la estructura orgánica del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte y se determinan las funciones de sus dependencias.

Resolución 131 de 2006 “Por el cual se ajusta parcialmente el manual específico de funciones y de competencias laborales de la planta de personal del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte en cumplimiento de lo establecido en el Decreto 2539 de 2005”.

4.6. Normas aplicables en materia fiscal y tributaria

4.6.1. Leyes

Ley 185 de 1995. “Por la cual se autorizan operaciones de endeudamiento interno y externo de la Nación, se autorizan operaciones para el saneamiento de obligaciones crediticias del sector público, se otorgan facultades y se dictan otras disposiciones”.

Ley 223 de 1995 “Por la cual se expiden normas sobre racionalización tributaria y se dictan otras disposiciones”.

Ley 383 de 1997 “Por la cual se expiden normas tendientes a fortalecer la lucha contra la evasión y el contrabando, y se dictan otras disposiciones”.

Ley 448 de 1998 “Por medio de la cual se adoptan medidas en relación con el manejo de las obligaciones contingentes de las entidades estatales y se dictan otras disposiciones en materia de endeudamiento público”.

Ley 617 de 2000 “Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto Extraordinario 1222 de 1986, se adiciona la Ley Orgánica de Presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralización, y se dictan normas para la racionalización del gasto público nacional”.

Ley 648 de 2001 “Por la cual se autoriza la emisión de la estampilla Universidad Distrital Francisco José de Caldas 50 años”.

Ley 781 de 2002 “Por la cual se amplían las autorizaciones conferidas al Gobierno Nacional para celebrar operaciones de crédito público externo e interno y operaciones asimiladas a las anteriores y se dictan otras disposiciones”.

Ley 819 de 2003 “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones”.

Ley 863 de 2003 “Por la cual se establecen normas tributarias, aduaneras, fiscales y de control para estimular el crecimiento económico y el saneamiento de las finanzas públicas”.

Ley 1111 de 2006 “Por el cual se expide el estatuto tributario de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales”.

Ley 1148 de 2007. “Por medio de la cual se modifican las leyes 136 de 1994 y 617 de 2000 y se dictan otras disposiciones” (prohibiciones relativas a cónyuges, compañeros permanentes y parientes de los gobernadores, diputados, alcaldes municipales y distritales; concejales municipales y distritales).

4.6.2. Decretos nacionales y distritales

Decreto 624 de 1989 “Por el cual se expide el estatuto tributario de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales”.

Decreto 1421 de 1993, titulo 11 referente a régimen fiscal “Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santafé de Bogotá”.

Decreto Distrital 714 de 1996 “Por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y Acuerdo 20 de 1996 que conforman el estatuto orgánico del presupuesto distrital”.

Decreto Distrital 362 de 2002 “Por el cual se actualiza el procedimiento tributario de los diferentes impuestos distritales, de conformidad con su naturaleza y estructura funcional”.

Decreto Distrital 43 de 2002 “Por medio del cual se reglamenta el recaudo de la Estampilla Universidad Distrital Francisco José de Caldas 50 años.

Decreto Distrital 479 de 2005 “Por medio del cual se reglamenta el recaudo y giro de las Estampillas pro Cultura de Bogotá y pro Dotación, funcionamiento y desarrollo de programas de prevención y promoción de los centros de bienestar, instituciones y centros de vida para personas mayores”.

Decreto 1525 de 2008 “Por el cual se dictan normas relacionadas con la inversión de los recursos de las entidades estatales del orden nacional y territorial”.

Decreto 2805 de 2009 “Por el cual se modifica el artículo 49 del Decreto 1525 de 2008 adicionado mediante el Decreto 4471 de 2008” (inversión de excedentes de liquidez).

4.6.3. Acuerdos distritales

Acuerdo 53 de 2002 “Por medio del cual se ordena la Emisión de la Estampilla Universidad Distrital Francisco José de Caldas 50 años, en cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 648 de 2001”.

Acuerdo 187 de 2005 “Por medio del cual se ordena la emisión de la Estampilla de pro Cultura de Bogotá”.

Acuerdo 188 de 2005 “Por el cual se autoriza la emisión de la estampilla pro dotación, funcionamiento y desarrollo de programas de prevención y promoción de los centros de bienestar, instituciones y centros de vida para personas mayores y se dictan otras disposiciones en Bogotá, D.C.”.

4.7. Normas aplicables en materia ambiental

4.7.1. Leyes

Ley 9ª de 1979 “por la cual se dictan medidas sanitarias”.

Ley 99 de 1993 “Por la cual se crea el Ministerio del Medio Ambiente, se reordena el sector público encargado de la gestión y conservación del medio ambiente y los recursos naturales renovables, se organiza el Sistema Nacional Ambiental, SINA, y se dictan otras disposiciones”.

Ley 142 de 1994 “Por la cual se establece el régimen de los servicios públicos domiciliarios y se dictan otras disposiciones”.

Ley 373 De 1997 “Por la cual se establece el programa para el uso eficiente y ahorro del agua”.

Ley 1333 de 2009 “Por la cual se establece el procedimiento sancionatorio ambiental y se dictan otras disposiciones”.

4.7.2. Decretos

Decreto 2811 de 1974 “Por el cual se dicta el Código Nacional de Recursos Naturales Renovables y de Protección al Medio Ambiente”.

Decreto 1449 de 1977 “Por el cual se reglamentan parcialmente el inciso 1º del numeral 5º del artículo 56 de la Ley 135 de 1961 y el Decreto-Ley 2811 de 1974”.

Decreto 948 de 1995 “por el cual se reglamentan, parcialmente la Ley 23 de 1973, los artículos 33, 73, 74, y 75 del Decreto-Ley 2811 de 1974; los artículos 41, 42, 43, 44, 45, 48 y 49 de la Ley 9ª de 1979; y la Ley 99 de 1993, en relación con la prevención y control de la contaminación atmosférica y la protección de la calidad del aire”.

Decreto 357 de 1997 “Por el cual se regula el manejo, transporte y disposición final de escombros y materiales de construcción”.

Decreto 2107 de 1997 “por medio del cual se modifica parcialmente el Decreto 948 de 1995 que contiene el reglamento de protección y control de la calidad del aire”.

Decreto 979 de 2006 “por el cual se modifican los artículos 7º, 10, 93, 94 y 108 del Decreto 948 de 1995”.

Decreto 2820 de 2010 “Por el cual se reglamenta el título VIII de la Ley 99 de 1993 sobre licencias ambientales”.

4.7.3. Resoluciones

Resolución 2413 de 1979 del Ministerio de Trabajo “Por la cual se dicta el Reglamento de Higiene y Seguridad para la Industria de la Construcción” 

Resolución 8321 de 1983 del Ministerio de Salud, “Por la cual se dictan normas sobre protección y conservación de la audición de la salud y el bienestar de las personas, por causa de la producción y emisión de ruidos” 

Resolución 541 de 1994 “Por medio de la cual se regula el cargue, descargue, transporte, almacenamiento y disposición final de escombros, materiales, elementos, concretos y agregados sueltos, de construcción, de demolición y capa orgánica, suelo y subsuelo de excavación”.

Resolución 1023 de 2005 del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial. “Por la cual se adoptan guías ambientales, como instrumento de autogestión y autorregulación”.

Resolución 627 de 2006 del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial. “Por la cual se establece la norma nacional de emisión de ruido y ruido ambiental”.

Resolución 277 de 2007 del IDRD “Por medio de la cual se adopta el manual de aprovechamiento económico de los espacios públicos administrados por el Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte —IDRD—” 

Resolución 931 de 2008 de la Secretaría de Ambiente “Por la cual se reglamenta el procedimiento para el registro, el desmonte de elementos de publicidad exterior visual y el procedimiento sancionatorio correspondiente en el Distrito Capital” 

Resolución 583 de 2008 del IDRD “Por medio de la cual se adopta el manual de aprovechamiento económico de los espacios públicos administrados por el Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte —IDRD—” 

Resolución 1503 de 2010 del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial. Por la cual se adopta la metodología general para presentación de estudios ambientales y se toman otras determinaciones.

Resolución 2397 de 2011 de la Secretaría de Medio Ambiente “Por la que se regula técnicamente el tratamiento y/o aprovechamiento de escombros del Distrito Capital” 

4.7.4. Acuerdos distritales

Acuerdo 19 de 1996 “Por el cual se adopta el estatuto general de protección ambiental del Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá y se dictan normas básicas necesarias para garantizar la preservación y defensa del patrimonio ecológico, los recursos naturales y el medio ambiente”.

Acuerdo 327 de 2008 “Por medio cual se dictan normas para la planeación, generación y sostenimiento de zonas verdes denominadas “Pulmones verdes” en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones”.

4.7.5. Decretos distritales

Decreto 984 de 1998 “Por medio de la cual se reglamenta las competencias en materia de arborización y manejo silvicultural en el espacio público de la ciudad de Santa Fe de Bogotá”.

Decreto 456 de 2008 “Por el cual se reforma el plan de gestión ambiental del Distrito Capital y se dictan otras disposiciones”.

Decreto 34 de 2009 “Por el cual se establecen condiciones para el tránsito de vehículos de carga en el área urbana del Distrito Capital y se dictan otras disposiciones”.

Decreto 531 de 2010, “Por el cual se reglamenta la silvicultura urbana, zonas verdes y la jardinería en Bogotá y se definen las responsabilidades de las entidades distritales en relación con el tema y se dictan otras disposiciones”.

4.7.6. Resoluciones distritales

Resolución 3947 de 2009 de la Secretaría Distrital de Ambiente. “Por la cual se establece la norma técnica, para el control y manejo de los vertimientos realizados a la red de alcantarillado público en el Distrito Capital”.

Resolución 6202 de 2010 de la Secretaría Distrital de Ambiente. “Por la cual se adopta una guía ambiental como instrumento de autogestión y autorregulación del sector de la construcción”.

Resolución 2397 de 2011 de la Secretaría Distrital de Ambiente. “Por la cual se regula técnicamente el tratamiento y/o aprovechamiento de escombros en el Distrito Capital”.

Resolución 5589 de2011 de la Secretaría Distrital de Ambiente. “Por la cual se fija el procedimiento de cobro de los servicios de evolución y seguimiento ambiental”.

Resolución 5983 de 2011 de la Secretaría Distrital de Ambiente. “Por la cual se establecen las especies vegetales que no requieren permiso para tratamientos silviculturales”.

Resolución 6563 de 2011 de la Secretaría Distrital de Ambiente. “Por el cual se dictan disposiciones para la racionalización y el mejoramiento de trámites de arbolado urbano”.

Resolución 6971 de 2011 de la Secretaría Distrital de Ambiente. “Por el cual se declaran árboles patrimoniales y de interés público en Bogotá, D.C.”.

Resolución 6981 del 2011 de la Secretaría Distrital de Ambiente. “Por la cual se dictan lineamientos para el aprovechamiento de llantas y neumáticos usados y llantas no conforme en el Distrito Capital”.

Resolución 6982 de 2011 de la Secretaría Distrital de Ambiente “Por la cual se dictan normas sobre prevención y control de la contaminación atmosférica por fuentes fijas y protección de la calidad del aire” 

Resolución 7132 de2011 de la Secretaría Distrital de Ambiente. “Por la cual se establece la compensación por aprovechamiento de árboles urbanos”.

Resolución 82 de 2012 de la Secretaría Distrital de Ambiente. “Por el cual se conforma la Unidad Coordinadora del Programa Nacional de Reforestación Comercial”.

Resolución 3353 de 2001 del Instituto Distrital de Recreación y Deporte. “Por medio de la cual se fijan lineamientos para la conformación del directorio de proveedores de materiales de construcción y servicios de disposición final de escombros que cumplen con los requisitos ambientales y mineros establecidos en las normas vigentes”.

Resolución 2200 de 2002 del Instituto Distrital de Recreación y Deporte. Por medio de la cual se modifica la Resolución 3353 de 2001 mediante la cual se fijan lineamientos para la conformación del directorio de proveedores de materiales de construcción y servicios de disposición final de escombros que cumplen con los requisitos ambientales y mineros establecidos en las normas vigentes”.

4.8. Normas aplicables en convenios

4.8.1. Constitucional

Constitución Política de Colombia, artículo 355.

4.8.2. Ley

Ley 489 de 1998 “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”.

Ley 181 de 1995 “Por la cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte, la recreación, el aprovechamiento del tiempo libre y la educación física y se crea el Sistema Nacional del Deporte”.

4.8.3. Decretos

Decreto 777 de 1992 “Por el cual se reglamenta la celebración de los contratos a que se refiere el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política”.

Decreto 1403 de 1992 “Por el cual se modifica el Decreto 777 de 1992”.

4.9. Normas aplicables en materia de responsabilidad patrimonial

Ley 678 de 2001”Por medio de la cual se reglamenta la determinación de responsabilidad patrimonial delos agentes del Estado a través del ejercicio de la acción de repetición o de llamamiento en garantía con fines de repetición”.

Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”.

4.10. Normas aplicables en materia de responsabilidad fiscal

Ley 42 de 1993 “Sobre la organización de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen”.

Ley 610 de 2000 “Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las Contralorías”. Artículo 6º daño patrimonial al Estado y artículo 7º pérdida, daño o deterioro devienes”.

Ley 819 de 2003 “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones” (marco fiscal de mediano plazo, consistencia del presupuesto)

Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”.

4.11. Normas aplicables en materia de responsabilidad penal

Ley 599 de 2000. Delitos contra la administración pública: 

• Peculado. Artículos 397 a 400.

• Cohecho. Artículos 405 a 407.

• Celebración indebida de contratos. Artículos 408 a 410.

• Tráfico de influencias. Artículo 411.

• Enriquecimiento ilícito. Artículo 412.

• Prevaricato. Artículos 413 a 414.

Artículo 82 de la Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”.

4.12. Normas aplicables en materia de responsabilidad disciplinaria

Ley 190 de 1995 “Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupción administrativa”.

Ley 734 de 2002 “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único”.

Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”.

4.13. Normatividad aplicable en materia de seguridad social

Ley 100 de 1993 “Por la cual se crea el Sistema de Seguridad Social y se dictan otras disposiciones”.

Ley 789 de 2002. “Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se modifican algunos artículos del Código Sustantivo de Trabajo”.

Ley 828 de 2003 “Por la cual se expiden normas para el control a la evasión del Sistema de Seguridad Social”.

Ley 1122 de 2007 “Por la cual se hacen algunas modificaciones en el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones”.

4.14. Normatividad en materia de inhabilidades e incompatibilidades

El Instituto Distrital de Recreación y Deporte aplicará el régimen de inhabilidades e incompatibilidades establecido en la Constitución Política, el artículo 8º de la Ley 80 de 1993, el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007, los artículos 1º, 2º, 4º, 5º y 90 de la Ley 1474 de 2011 y demás normas concordantes.

4.15. Normatividad que regula otros aspectos

Ley 527 de 1999 “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”.

Ley 842 de 2003 “Por la cual se modifica la reglamentación del ejercicio de la ingeniería, de sus profesiones afines y de sus profesiones auxiliares, se adopta el código de ética profesional y se dictan otras disposiciones”.

Ley 1121 de 2006 “Por la cual se dictan normas para la prevención, detección, investigación y sanción de la financiación del terrorismo y otras disposiciones”.

Ley 1296 de 2009 “Por medio de la cual se modifica el artículo 10 de la Ley 1148 de 2007”.

Ley 181 de 1995 “Por la cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte, la recreación, el aprovechamiento del tiempo libre y la educación física y se crea el Sistema Nacional del Deporte”.

Ley 494 de 1999 “Por la cual se hacen algunas modificaciones y adiciones al Decreto-Ley 1228 de 1995 y a la Ley 181 de 1995”.

Ley 582 de 2000 “Por medio de la cual se define el deporte asociado de personas con limitaciones físicas, mentales o sensoriales, se reforma la Ley 181 de 1995 y el Decreto 1228 de 1995, y se dictan otras disposiciones”.

Decreto 641 de 2001 “Por el cual se reglamenta la Ley 582 de 2000 sobre deporte asociado de personas con limitaciones físicas, mentales o sensoriales”.

PAR.—Sin perjuicio de las normas enumeradas anteriormente de manera taxativa, quedarán incorporadas a este Manual, todas las que existan o lleguen a expedirse y tengan relación alguna con los temas aquí tratados.

5. Responsabilidad en la contratación

Según el artículo 11 de la Ley 80 de 1993, la competencia para ordenar y dirigir la celebración de licitaciones y para escoger contratistas será del jefe o representante de la entidad, según el caso.

De conformidad con el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, los jefes o los representantes legales de las entidades estatales podrán delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de licitaciones en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o en sus equivalentes.

El(la) director (a) general, como representante legal del IDRD, y el secretario(a) general, como responsable de la contratación, son la autoridad competente para ordenar y dirigir la celebración de los procesos selectivos y en general para la escogencia de contratistas, de acuerdo con las funciones y competencias de sus cargos consagradas en la Resolución 2 de 2005, Resolución 131 de 2006 y el memorando 20121010310793 del 13 de diciembre de 2012; es así como en ejercicio de esta facultad se ha delegado en los diferentes Subdirectores, de conformidad con la delegación establecida en la Resolución 23 de 2010, la facultad y la competencia para dirigir y adelantar la fase precontractual, que incluye entre otros la expedición del acto de apertura, actos de trámite necesarios para impulso de los procesos y la suscripción de los actos de adjudicación, revocatoria y declaratoria de desierta de los procesos de selección. Esta delegación será ejercida directamente por el funcionario autorizado, quien no podrá, a su vez, delegarla. En todo caso, y con miras a preservar los principios de transparencia, probidad y legalidad, cualquier contrato, excepto aquellos de contratación directa y mínima cuantía, deberá contar con la aprobación del comité de contratación del IDRD, o en su defecto la decisión de apartarse de las recomendaciones del comité, presentada ante el área de apoyo a la contratación por parte del(la) director(a) general, el(la) secretario(a) general, y/o los delegatarios, fundamentada técnica y legalmente.

5.1. Área apoyo a la contratación

El área apoyo a la contratación asesorará al secretario(a) general, al director(a) general y a la autoridad delegataria, en todas las etapas o procedimientos para la celebración de cualquier contrato, asesoría esta de carácter obligatorio en la celebración de contratos y convenios, así como en la respectiva liquidación contractual, sin consideración a su clase o naturaleza jurídica y la modalidad de selección que se utilice, incluidos todos los procesos de selección que se efectúen con presupuesto propio o de otros entes públicos o privados, sin importar la cuantía. El área apoyo a la contratación ejercerá sus funciones sobre cualquier proceso de contratación del IDRD con la supervisión de la secretaría general.

El área apoyo a la contratación propenderá por el cumplimiento de los principios contractuales, en especial los de transparencia y selección objetiva del contratista, para lo cual impartirá orientaciones a través de la secretaría general.

5.1.1. Funciones del área apoyo a la contratación

Sin perjuicio de las disposiciones vigentes, el área apoyo a la contratación tendrá entre otras, las siguientes funciones:

1. Asesorar al secretario(a) general, al director(a) general y a las autoridades delegatarias en todo lo relacionado con los procesos de selección.

2. Revisar y formular observaciones, si a ello hubiere lugar, respecto de los estudios previos que presenten a su consideración.

3. Asesorar al secretario(a) general, al director(a) general y a las autoridades delegatarias respecto de la celebración de contratos y convenios con entidades públicas o privadas y sobre aquellos que se pretenda suscribir con entidades privadas sin ánimo de lucro, personas extranjeras de derecho público y organismos internacionales.

4. Realizar los estudios de mercado y análisis económicos de los procesos de selección.

5. Elaborar los pliegos de condiciones de los procesos de selección, establecer las condiciones mínimas de participación y elaborar las minutas de contratos, convenios y actas que deban suscribirse en desarrollo de la actividad contractual.

6. Emitir concepto jurídico acerca de los asunto relacionados con los procesos de selección y los aspectos que se originen con ocasión de la celebración, ejecución y liquidación de los contratos o convenios derivados de los mismos, cuando lo requiera el secretario(a) general, el director(a) general o de la autoridad delegataria respectiva.

7. Consolidar y cuando se le solicite, proyectar las respuestas a las observaciones formuladas por los interesados o las veedurías a los proyectos de pliegos de condiciones, para la firma del(la) director(a) general o de la autoridad delegataria respectiva.

8. Publicar en la página web establecida por el Gobierno, los proyectos de pliegos y los pliegos definitivos, respuestas a observaciones, así como los demás actos que en desarrollo de la actividad contractual deban publicarse por este medio.

9. Realizar la audiencia de distribución definitiva de riesgos y la audiencia de aclaración de pliegos en los procesos de selección a que haya lugar.

10. Realizar las audiencias de: sorteo para consolidación de posibles oferentes en los procesos de selección que lo requieran, de distribución de riesgos y aclaración del pliegos, de adjudicación, y todas aquellas que sean necesarias adelantar dentro del desarrollo de los procesos de selección.

11. Realizar los procesos de selección de carácter contractual a que haya lugar, proyectar para la firma del ordenador del gasto los actos administrativos y documentos relacionados con los procesos de selección que adelante y elaborar los contratos necesarios para la provisión de bienes y servicios que requiera el IDRD para su funcionamiento.

12. Atender la diligencia de cierre de los procesos. A esta diligencia podrán asistir el(la) secretario(a) general, el(la) director(a) general o las autoridades delegatarias, y los funcionarios que considere necesarios el (la) responsable del área apoyo a la contratación.

13. Realizar la evaluación económica de las propuestas presentadas dentro de los procesos de selección de carácter contractual.

14. Aprobar las garantías a que haya lugar, de los contratos y convenios que suscriba la entidad y que no sea responsabilidad de otra dependencia.

15. Presentar al comité de contratación las solicitudes de adición de los convenios y contratos que superen la mínima cuantía.

16 A petición de la autoridad delegataria competente, proyectar todos los actos administrativos que modifiquen, adicionen, suspendan o aclaren los contratos o convenios. Para tal efecto la autoridad delegataria solicitante deberá suministrar toda la información que sea necesaria.

17. A petición de la autoridad delegataria, proyectar los actos administrativos correspondientes para el ejercicio de las facultades excepcionales, imponer multas, declarar el incumplimiento y hacer efectivas las garantías. Para tal efecto la autoridad delegataria solicitante deberá suministrar toda la información que sea necesaria.

19. Impartir los lineamientos que sean necesarios y que permitan dar pleno alcance a lo dispuesto en la presente resolución y que para el efecto se establezca.

20. Realizar los procesos selectivos de contratación, elaboración de contratos, aprobación de garantías, cuando se requiera, de los contratos cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía de la entidad, relacionados con el presupuesto de inversión del IDRD.

21. Realizar el seguimiento al plan de contratación.

PAR.—Las observaciones, sugerencias o recomendaciones del área apoyo a la contratación, no son vinculantes para el (la) secretario(a) general, director(a) general ni para el funcionario(a) delegatario(a), ni será requisito previo en las instrucciones o aprobaciones que deban impartir, pero para apartarse de sus recomendaciones y señalamientos deberá sustentar las razones de orden legal en que se funde su decisión.

5.1.2. Trámites ante el área apoyo a la contratación

Para que el área de apoyo a la contratación, inicie trámites o procedimientos, de su competencia, se presentará solicitud suscrita por la autoridad delegataria o el (la) secretario(a) general, el(la) director(a) general, las cuales deberán ser informadas a la secretaria general. La solicitud deberá cumplir con los requisitos necesarios para su trámite y acompañada de los soportes respectivos, de acuerdo con las normas vigentes y lo previsto en la presente resolución, conforme a los formatos y procedimientos adoptados por el Sistema de Gestión de Calidad y con el tiempo de antelación requerido para que el área pueda hacer su respectivo análisis.

5.2. Comités y grupos asesores

5.2.1. Comité de contratación

El comité de contratación creado al interior del IDRD es una instancia asesora del(la) director(a) general, el (la) secretario(a) general, y las autoridades delegatarias del IDRD, que desarrolla sus funciones a través de recomendaciones, previa aprobación de los integrantes del mismo, las cuales no son de obligatorio acatamiento por parte del(la) director(a) general, el(la) secretario(a) general, y los delegatarios, quienes pueden apartarse de las recomendaciones del comité sustentando por escrito técnica y/o jurídicamente su decisión al área de apoyo a la contratación, de la cual se hace íntegramente responsable.

5.2.1.1. Composición

1. El(la) director(a) general o su delegado(a), quien lo presidirá.

2. El(la) secretario(a) general o su delegado(a)

3. El(la) subdirector(a) administrativo(a) y financiero(a).

4. El(la) jefe de la oficina jurídica.

5. El(la) jefe de la oficina asesora de planeación.

6. La autoridad delegataria cuando se trate de temas de su competencia.

7. El jefe de la oficina asesora de asuntos locales, cuando se trate de procesos contractuales de los fondos de desarrollo local.

8. El(la) responsable del área apoyo a la contratación, como secretario(a) técnico(a) del comité.

El(la) jefe de la oficina de control interno asistirá en calidad de invitado, con voz, pero sin voto.

Podrán ser invitados a las sesiones del comité de contratación, funcionarios y contratistas, que en razón a sus conocimientos y responsabilidades en el IDRD puedan aportar sus conceptos y opiniones sobre los aspectos jurídicos, técnicos, financieros y económicos puestos a consideración del comité, quienes no tendrán derecho a voto y solo podrán disertar en los temas específicos de su conocimiento.

PAR.—Principios rectores: los miembros del comité de contratación y los servidores públicos que intervengan en sus sesiones, en calidad de invitados, obrarán inspirados en los principios de legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad, y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

5.2.1.2. Funciones

1. Recomendar políticas generales en materia de contratación de la entidad.

2. Asesorar al secretario(a) general, el(la) director(a) general y las autoridades delegatarias en relación con los procesos contractuales, la suscripción de convenios interadministrativos, de cooperación y asociación, exceptuando las demás causales de contratación directa.

3. Conocer y recomendar sobre procedimientos y trámites contractuales, suscripción de convenios interadministrativos, de cooperación y asociación, a fin de garantizar el cumplimiento de los principios rectores y fines de la contratación estatal así como los derechos y deberes del IDRD y de los contratistas.

4. Conocer y emitir recomendaciones sobre los pliegos de condiciones que se sometan a su consideración, cuando así los requiera el(la) director(a) general, el(la) secretario general o las autoridades delegatarias.

5. Apoyar la realización de los procesos de selección para que se adelanten conforme a las disposiciones legales vigentes y a la presente resolución.

6. Conocer las evaluaciones definitivas y verificación de los requisitos habilitantes definitivos en los procesos de selección de los contratistas que supere el 10% de la menor cuantía.

7. Conocer y emitir conceptos y recomendaciones a las adiciones y terminaciones anticipadas de los contratos en ejecución, que superen el 10% de la menor cuantía, cuando así lo requiera el(la) director(a) general, el(la) secretario general o las autoridades delegatarias.

8. Conocer y recomendar sobre adiciones y terminaciones anticipadas de los contratos en ejecución, que superen el 10% de la menor cuantía, exceptuando la contratación directa.

9. Conocer y recomendar sobre la declaratoria de incumplimiento, multas, efectividad de las garantías o caducidad de un contrato o convenio o cualquier sanción que se le imponga a un contratista.

PAR.—Las observaciones, sugerencias, aprobaciones o recomendaciones del comité de contratación, no son vinculantes para el(la) secretario(a) general, el(la) director(a) general ni para el funcionario(a) delegatario(a), ni será requisito previo en las instrucciones o aprobaciones que deban impartir, pero para apartarse de sus recomendaciones y señalamientos deberá sustentar las razones de orden técnico o legal en que se funde su decisión, de la cual se hace íntegramente responsable.

5.2.1.3. Quórum para deliberar

1. Podrá sesionar con la asistencia de por lo menos cinco (5) de los miembros permanentes, señalados en los numerales 1º a 6º de la composición del comité de este manual, siempre y cuando uno de ellos sea el(la) director(a) general o su delegado o el(la) secretario(a) general o su delegado.

2. Sus decisiones y determinaciones se tomarán con el voto favorable de la mayoría de sus asistentes.

3. La asistencia al comité de contratación es obligatoria y no es delegable, excepto para los acasos del director(a) general y del secretario(a) general de la entidad, de conformidad con lo establecido en el artículo 9º de la Ley 489 de 1998.

5.2.1.4. Procedimiento del comité

1. El Director(a) general presidirá el comité de contratación y en su ausencia el secretario(a) general o su delegado. En defecto de los anteriores, lo presidirá el delegado del director(a) general y a falta de éste el subdirector(a) técnico administrativo y financiero.

2. Actuará como secretario(a) técnico(a), el(la) responsable del área apoyo a la contratación y propondrá a quienes deban asistir a las sesiones que no sean miembros, de acuerdo con la naturaleza de los temas que vayan a ser tratados.

3. Las sesiones del comité de contratación ordinarias se convocarán una vez a la semana en la sala de juntas disponible, previa comunicación realizada por la secretaría técnica. Esta comunicación se dirigirá a cada uno de los integrantes del comité.

4. El comité de contratación se reunirá de manera extraordinaria cuando las circunstancias así lo exijan previa valoración realizada por el área apoyo a la contratación.

5. De las deliberaciones y recomendaciones de cada sesión del comité de contratación se levantará un acta que será suscrita por el secretario técnico del comité. Las sesiones del comité de contratación podrán ser grabadas, evento en el cual el audio de la misma hará parte integral de la respectiva acta.

6. Las recomendaciones, aprobaciones y observaciones, así como los documentos soporte de los temas presentados al comité, deberán quedar consignadas en actas elaboradas, tramitadas y numeradas de manera ascendente por el secretario técnico del comité, quien será el responsable de su custodia.

5.2.1.5. Funciones del(la) secretario(a) técnico(a) del comité

1. Citar a los integrantes del comité.

2. Elaborar el orden del día de cada reunión.

3. Elaborar las actas de cada sesión del comité.

4. Verificar el cumplimiento de las recomendaciones del comité.

5. Archivar las actas de cada reunión, los antecedentes y demás soportes documentales relacionados con los temas sometidos a consideración del comité, manteniéndolas resguardadas y bajo su responsabilidad.

6. Las demás que le sean asignadas por el comité.

5.2.2. Comité evaluador

Para la evaluación de las propuestas o de las manifestaciones de interés en procesos de selección por licitación, selección abreviada, concurso de méritos o mínima cuantía, el área de apoyo a la contratación designará un comité evaluador, conformado por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto de conformidad con lo dispuesto en el artículo 3.4.2.5.1 del Decreto 734 de 2012, que deberá realizar dicha labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones o en la invitación pública, según el caso.

La verificación y la evaluación de las ofertas para la mínima cuantía será adelantada por quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se requiera de pluralidad.

El comité evaluador, estará sujeto a las inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales, recomendará a quien corresponda, el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación efectuada y estará bajo la coordinación y supervisión del área de apoyo a la contratación. El carácter evaluador del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada.

5.3. Trámites y procedimientos

En los procesos contractuales se seguirán los trámites y procedimientos establecidos en la normatividad vigente y conforme a los formatos y procedimientos adoptados por el Sistema de Gestión de Calidad.

6. Fases de la actividad contractual

Son fases de la actividad contractual:

a. Fase precontractual

Comprende los trámites desde la elaboración de los estudios previos hasta la adjudicación o declaratoria de desierto del proceso, los cuales siempre deben contar con la asesoría del área de apoyo a la contratación.

b. Fase de celebración y ejecución del contrato

Comprende el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, legalización del contrato y el control en su ejecución.

c. Fase postcontractual

Comprende los trámites tendientes a efectuar la liquidación del contrato de mutuo acuerdo y su liquidación unilateral, según el caso. Igualmente comprende la realización de reclamaciones al contratista y su garante frente al incumplimiento de las obligaciones postcontractuales.

6.1. Fase precontractual

6.1.1. Planeación de la contratación

Con ocasión de la entrada en vigencia de la Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios, en especial el Decreto 734 de 2012, se fortalece el principio de planeación en los procesos contractuales de las entidades estatales con el fin de determinar la necesidad, conveniencia y oportunidad en la adquisición de la obra, bienes o servicios, fase que es obligatoria en el IDRD, planeación sin la cual no puede haber proceso contractual.

Las subdirecciones deben formular el plan de contratación, en lo referente a la inversión y funcionamiento según su competencia, siguiendo los procedimientos y formatos adoptados en el Sistema de Gestión de Calidad. El plan de contratación es la sumatoria de cada uno de los planes formulados por las subdirecciones y será el punto de partida para iniciar los procesos de selección en cada vigencia. Igualmente el plan de contratación debe ser objeto de publicación en el portal de internet previsto para el efecto (Secop), por parte del área de apoyo a la contratación.

Adicionalmente, un capítulo especial del proceso de planeación contractual será del análisis, definición y asignación de los riesgos que se puedan presentar durante todo el proceso contractual, para lo cual las áreas deben consultar los históricos de situaciones que han afectado o incidido en la ejecución contractual y establecer para cada caso específico (obra, bien o servicio) los riesgos que se han de prever e indicar quién los asume.

Las áreas técnicas deben iniciar los procesos de planeación con la misma estructuración de los anteproyectos de presupuesto en aras de adelantar los procesos de selección desde el inicio de cada vigencia fiscal de acuerdo a las necesidades aprobadas dentro del plan de contratación.

Las áreas líderes de los procesos deben elaborar los estudios y análisis previos, completos y suficientes que permitan determinar la viabilidad técnica, económica y jurídica del objeto a contratar, con el fin de establecer los factores que puedan afectar el proceso, así como para garantizar la escogencia de la mejor propuesta, la celebración del contrato con el proponente escogido, la debida ejecución y liquidación del contrato.

Las áreas líderes de los procesos son responsables de articular al interior de la entidad la información necesaria que permita planear la debida ejecución de los objetos contractuales desde los mismos estudios previos, para tal efecto, deben interactuar con las otras áreas de la entidad e incluso verificar las actividades sectoriales e intersectoriales que adelanten las entidades de la administración distrital para evitar al máximo el cruce o parálisis de actividades contractuales. Así mismo, las áreas deberán actuar coordinadamente, de tal forma que si tienen necesidades comunes de contratación unan esfuerzos económicos y técnicos para realizar conjuntamente un solo proceso contractual.

Existe al interior del instituto un equipo de costos dentro del área de apoyo a la contratación, encargado de determinar los valores unitarios con el fin de que las subdirecciones y demás áreas de la entidad, establezcan el presupuesto necesario, y realice el estudio de conveniencia y oportunidad y obtener así el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal destinado a cada proceso. Las subdirecciones y demás áreas de la entidad deberán entregar para cada proceso contractual un análisis de los costos debidamente soportado, de acuerdo a la información de la base de datos que alimenta el equipo de costos, a través del sistema destinado para tal fin, indicando las variables utilizadas para establecer el presupuesto, el cual será incluido por el ordenador del gasto en los estudios previos que serán remitidos al área apoyo a la contratación para adelantar el respectivo proceso selectivo.

De otra parte, cualquier modificación en el plan de contratación debe ser solicitada por las subdirecciones y revisada por la oficina asesora de planeación. Esta etapa debe surtirse conforme a los formatos y procedimientos adoptados en el Sistema de Gestión de la calidad.

Es así como los subdirectores en quienes se ha delegado la ordenación del gasto, que requieran el trámite de un proceso de contratación, deberán previamente a la radicación de la solicitud de trámite, adelantar las siguientes actividades:

6.1.2. Estudios y documentos previos

6.1.2.1. Estudios y documentos previos generales

De conformidad con lo estipulado en el artículo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012, en desarrollo de lo señalado en el numeral 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones o del contrato, siempre con la asesoría de la oficina de apoyo a la contratación, de manera que los proponentes o el eventual contratista respectivamente, puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como la distribución de riesgos que la misma propone.

Los estudios y documentos previos deberán ser elaborados por la subdirección encargada de la supervisión del contrato y se pondrán a disposición de los interesados de manera simultánea con el proyecto de pliego de condiciones y deberán contener, como mínimo, los siguientes elementos:

1. Deberá diligenciarse completamente el formato “Estudio de conveniencia y oportunidad” establecido en el Sistema de Gestión de Calidad.

2. La descripción de la necesidad que la entidad pretende satisfacer con la contratación.

3. La descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, la ficha técnica del bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización, los estudios de factibilidad cuando se requieran o los requerimientos técnicos, según sea el caso y que se requieran para la ejecución del contrato.

4. El objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar.

5. Tratándose de procesos de obra, deberán ser aportados los diseños necesarios, salvo que la obra se construya con diseños del contratista.

6. Autorizaciones, permisos y licencias, para lo cual se deberá verificar si para la celebración o ejecución del contrato se requieren estos documentos por parte de autoridades, funcionarios o particulares. En caso de que se requiera el cumplimiento de los anteriores requisitos, estos se deberán presentar con anterioridad a la expedición del acto administrativo de apertura o a la formulación de la invitación correspondiente. Lo anterior sin perjuicio de la aplicación del régimen de obligaciones sometidas a condición.

7. La modalidad de selección del contratista, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección.

8. El valor estimado del contrato, el cual deberá ser establecido por el ordenador del gasto teniendo en cuenta los valores unitarios determinados por el equipo de costos o el estudio de mercado elaborado por el área de apoyo a la contratación, donde se indiquen las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación, los rubros que lo componen, y cuando el valor del contrato sea determinado por precios unitarios, la forma como los calculó. Para efectos de lo anterior, el área interesada en el proceso de selección, deberá solicitar al equipo de costos del área de apoyo a la contratación, los valores de los análisis de los precios requeridos para determinar el valor estimado del contrato, proporcionándole para esto, toda la información relacionada con las características técnicas del objeto a contratar.

9. En el caso del concurso de méritos, el área apoyo a la contratación no publicará las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato y en el caso de las concesiones, no publicará el modelo financiero utilizado en su estructuración.

10. Determinar el término en el cual debe ser ejecutado el contrato.

11. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable, de conformidad con el artículo 2.2.9 del Decreto 734 de 2012.

12. El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre el particular.

13. La indicación de si la contratación respectiva está cobijada por un acuerdo internacional o un tratado de libre comercio vigente para el Estado colombiano en los términos del artículo 8.1.17 del Decreto 734 de 2012.

14. Justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable de acuerdo a la modalidad escogida: criterios de selección, definición, ponderación y justificación de los criterios de evaluación tales como calidad, menor precio, calidad y precio o costo beneficio, o la combinación de algunos de estos criterios en caso de contratarse servicios de consultoría y bienes en un solo proceso o de acuerdo a la naturaleza del objeto a contratar.

15. Ficha técnica. Cuando se trate de procesos que se adelanten por la modalidad de subasta inversa, se incluirá en los estudios previos, la ficha técnica que debe contener como mínimo: la denominación genérica y técnica del bien o servicio, unidad de medida y descripción de la especificación técnica (con independencia del diseño o de sus características descriptivas toda vez que no inciden en la capacidad del bien o servicio), los patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos.

16. Supervisión e Interventoría contractual. Con el fin de garantizar una correcta ejecución del objeto del contrato, de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia, la entidad ejercerá la supervisión o contará con una interventoría, según corresponda (L. 1474/2011, art. 83). Se deberá justificar el tipo de interventoría o de supervisión teniendo en cuenta el objetivo, alcance y actividades a desarrollar.

La supervisión se deberá realizar con personal de planta, sin embargo se podrá contratar el apoyo a la supervisión, mediante contrato de prestación de servicios.

17. Vinculación de personas naturales vulnerables, marginadas o excluidas de la dinámica productiva de la ciudad. Se debe realizar la justificación de la procedencia o no, de vincular para la ejecución del contrato a personas identificadas como beneficiarias (Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., Directiva 1/2011). En caso de ser aplicable, se deberá incluir como una de las obligaciones a incorporar en la minuta del contrato.

18. De conformidad con lo establecido en la Directiva 3 del 13 de abril de 2012 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., se deberán identificar los mecanismos para incentivar la mejor oferta laboral y prestacional por el oferente al personal que debe vincular para la ejecución del contrato y la forma de otorgar puntaje adicional por este aspecto.

19. Tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato: determinar el o los riesgos previsibles, cuál de las partes asumirá dicha carga y la fórmula para estimar su cuantía (estos riesgos son diferentes a los cubiertos por la garantía única).

20. El estudio de riesgos se ha convertido en una necesidad imperante de estructuración ante la posibilidad de contingencias que traigan consigo efectos negativos o contrarios a los esperados, por esta razón, es necesario hacer una estimación sobre la probabilidad de ocurrencia de estos eventos y tener previstas medidas encaminadas a reducirlas, de conformidad con los lineamientos contenidos en el documento Conpes 3714 de 2011, el cual debe ser consultado por el área que solicita el proceso.

21. Para efectos de la configuración de los riesgos contractuales, las áreas solicitantes, en cada proceso de contratación deberán tipificar o identificar el riesgo, estimarlo, asignarlo y valorarlo como se describe a continuación:

1) Tipificación: es la identificación que el área hace de aquellos eventos que en su criterio pueden presentarse durante y con ocasión de la ejecución del contrato.

2) Estimación: es la valoración en términos monetarios o porcentuales respecto del valor del contrato, que hace el área de los riesgos que de acuerdo con la tipificación ha establecido.

3) Asignación: una vez descrito y valorado el riesgo, se debe determinar la parte contractual que debe afrontar, superar y financiar los efectos de la materialización del riesgo.

4) Valoración: el riesgo asociado a cada proyecto debe ser valorado desde dos instancias:

— Riesgo inherente: constituido por el riesgo propio de la actividad y proyecto específicos.

— Riesgo residual: es aquel que resulta después de aplicar controles o filtros administrativos, financieros y legales.

22. El correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) que respalda la contratación.

23. Anexo técnico (medios magnético y escrito) y demás información a cargo de la dependencia ejecutora tales como experiencia, forma de pago, fórmula de ajustes, condiciones a exigir a los participantes respecto al registro único de proponentes (RUP), entre otros

24. En el registro único de proponentes (RUP), debe ser tenida en cuenta la clasificación contenida en el Sistema Industrial Internacional Uniforme (CIIU).

25. Lista de chequeo de documentos necesarios para el trámite correspondiente.

26. En todo los casos, las áreas responsables de la ejecución del contrato respectivo deberán elaborar la matriz de riesgos tanto para los procesos contractuales misionales como los de apoyo, para lo cual tendrán en cuenta el documento Conpes 3714 del 2011 o el que haga sus veces y la ocurrencia de riesgos durante los últimos 5 años en los diferentes procesos contractuales que ha adelantado el IDRD.

6.1.2.2. Estudios y documentos previos para las modalidades de selección de mínima cuantía

En estos casos, la subdirección responsable de la supervisión del contrato elaborará un estudio previo simplificado de acuerdo al formato adoptado en el Sistema de Gestión de Calidad el cual deberá contener los siguientes elementos mínimos:

1. La sucinta descripción de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación.

2. La descripción del objeto a contratar.

3. Las condiciones técnicas exigidas.

4. El valor estimado del contrato justificado sumariamente, así como el plazo de ejecución del mismo.

5. El correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación.

6. Los factores de selección.

6.1.3. Modalidades de selección

En atención a lo señalado en el estatuto general de contratación de la administración pública y sus decretos reglamentarios se deberá tener en cuenta las siguientes modalidades de selección:

6.1.3.1. Licitación pública

Es el procedimiento mediante el cual el Instituto Distrital de Recreación y Deporte, de conformidad con las disposiciones legales selecciona de manera pública, en igualdad de condiciones y con base en principios de selección objetiva, la oferta más favorable para la entidad, de acuerdo al procedimiento establecido en el título III capítulo I del Decreto 734 de 2012.

Este procedimiento se aplica de manera general salvo que por expresa disposición de la ley, la contratación deba realizarse por concurso de méritos, selección abreviada, contratación directa y mínima cuantía, y siguiendo lo establecido en los formatos y procedimientos adoptados en el Sistema de Gestión de Calidad.

A título explicativo se aplicará este procedimiento cuando el objeto del contrato sea de mayor cuantía o cuando tenga un carácter complejo.

6.1.3.2. Concurso de méritos

Esta modalidad se utiliza para la contratación de servicios de consultoría referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, asesorías técnicas de coordinación y supervisión, dirección, programación y ejecución de diseños, gerencia de obra o de proyectos, interventorías y proyectos de arquitectura, de conformidad con el procedimiento establecido en el título III capítulo III del Decreto 734 de 2012.

Los concursos de méritos que adelante el Instituto, se realizarán por regla general por el sistema de concurso abierto que comporta la convocatoria abierta a todos los interesados para presentar propuesta técnica simplificada.

Este procedimiento se aplica siguiendo lo establecido en los formatos y procedimientos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad.

Los lineamientos para la aplicación de esta modalidad de selección deben consultarse con las disposiciones legales concurso abierto o el que haga sus veces. En casos excepcionales, se adelantarán concursos de méritos con precalificación de que trata el título III capítulo III sección III del Decreto 734 de 2012. En este último caso, la conformación de la lista de precalificados se hará conforme a lo dispuesto en el artículo 219 del Decreto 19 de 2012 o en su defecto por las disposiciones legales que lo modifiquen, aclaren o deroguen.

6.1.3.3. Selección abreviada

Es la modalidad de selección de contratistas prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación, la cuantía o la destinación del bien, obra o servicio puedan adelantarse procedimientos simplificados, de conformidad con el título III capítulo II del Decreto 734 de 2012. Los formatos y procedimientos se aplican siguiendo los establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad.

Opera en el IDRD, en los siguientes casos:

Para adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización (selección abreviada por subasta inversa, SAS).

La adquisición de bienes y servicios diferentes a los enunciados anteriormente, se regirán por lo dispuesto en el numeral 3.2.2.1 sobre Contratación de menor cuantía (Selección abreviada por menor cuantía, SAMC), exceptuando aquellas contrataciones que tienen establecido un procedimiento específico en la ley (sección III a sección VIII título III capítulo II del Decreto 734 de 2012).

Cuando sea declarado desierto un proceso de licitación pública (en este caso, se aplica el procedimiento de selección abreviada por menor cuantía, SAMC, excluyendo la publicación del proyecto de pliego de condiciones, la manifestación de interés y el sorteo de consolidación de oferentes, siempre y cuando el proceso se abra dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria).

6.1.3.4. Contratación mínima cuantía

Se aplicará en consideración al monto de la contratación, independientemente del objeto a contratar.

Los lineamientos para la aplicación de esta modalidad de selección se encuentran establecidos en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, título III capítulo V del Decreto 734 de 2012 y el procedimiento vigente para la contratación de mínima cuantía, los formatos y procedimientos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad.

Este procedimiento no será aplicable cuando la contratación se deba adelantar en aplicación de una causal de contratación directa.

En los casos de la verificación y la evaluación de las ofertas para la mínima cuantía será adelantada por quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se requiera de pluralidad.

6.1.3.5. Contratación directa

Modalidad de selección de contratistas de aplicación restrictiva, en donde no se requiere de procedimiento previo para la selección del contratista, de conformidad con el título III capítulo IV del Decreto 734 de 2012.

Aplica en el Instituto, en los siguientes eventos, sin perjuicio de las disposiciones legales sobre la materia:

a. Urgencia manifiesta.

b. Contratación de empréstitos.

c. Contratos interadministrativos (salvo que se trate de contratos de obra, suministro, prestación de servicios de evaluación de conformidad respecto de las normas o reglamentos técnicos, encargos fiduciarios y fiducia pública ejecutados por instituciones de educación superior públicas o las sociedades de economía mixta con participación mayoritaria del Estado, o las personas jurídicas sin ánimo de lucro conformadas por la asociación de entidades públicas, o las federaciones de entidades, caso en el cual la institución deberá participar en el correspondiente proceso público).

d. Para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.

e. Cuando no exista pluralidad de oferentes.

f. Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales.

g. Arrendamiento y adquisición de inmuebles.

Para esta modalidad de selección (contratación directa), es necesario cumplir con algunos requerimientos establecidos legalmente, así como los indicados en los procedimientos y formatos adoptados por el Sistema de Gestión de Calidad, pues al igual que en las otras cuatro modalidades, la escogencia del contratista debe estar orientada por los principios de transparencia, economía y responsabilidad.

Para esta clase de contratación se deberá contar con el acto administrativo de justificación de la contratación directa y su publicación se debe efectuar en el portal de contratación autorizado por la Ley, excepto para los contratos de prestación de servicios profesionales o los de apoyo a la gestión.

Como requisito previo para la celebración de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, el ordenador del gasto deberá presentar la certificación de insuficiencia o inexistencia de personal, cuya expedición estará a cargo del área de talento humano de la subdirección administrativa y financiera.

Cuando la causal invocada sea la falta de pluralidad de oferentes, deberán anexarse los documentos respectivos que acrediten que la persona a contratar es el titular de los derechos de propiedad industrial, o de los derechos de autor, o su proveedor exclusivo.

6.1.3.6. Enajenación de bienes muebles del IDRD

Para la enajenación de bienes muebles, se tendrá en cuenta lo establecido en la Resolución 1 de 2001 del contador general de Bogotá, el capítulo VII, sección VI del Decreto 734 de 2012 o aquellas que la modifiquen o adicionen, así como el procedimiento establecido en el Sistema de Gestión de Calidad y en la Resolución 4 de 2012 “Por medio de la cual se adopta el manual de procedimientos Administrativos para el manejo y control de los bienes muebles del Instituto Distrital de Recreación y Deporte”.

6.1.4. Trámite de los procesos de selección

Las subdirecciones que, de acuerdo con la estructura organizacional y la resolución de delegación de funciones, requieran la apertura de procesos de selección, deberán solicitarlo oportunamente y por escrito al área apoyo a la contratación, quien informará a la secretaría general, con el lleno de los requisitos establecidos en la legislación y procedimientos vigentes establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad y deberá verificarse que no exista duplicidad de contratación.

Es importante resaltar que, de acuerdo con las políticas establecidas en los casos de contratos de obra y en los contratos de estudios, diseños y construcción, deberán solicitarse simultáneamente sus correspondientes interventorías.

Para los contratos de obra como resultado de una licitación pública, solo se adjudicará la interventoría una vez se verifique la adjudicación de la licitación correspondiente.

La información relacionada con los procesos de selección debe ser canalizada a través del responsable del área apoyo a la contratación, a los funcionarios y contratistas de esta dependencia, les está prohibido suministrar a particulares o funcionarios del IDRD información al respecto, en consecuencia deberán mantener la reserva legal de los procesos que adelantan y tengan conocimiento. En las actuaciones que se surtan con ocasión del proceso precontractual se deben utilizar los medios electrónicos dispuestos por la ley y las disposiciones internas que se tengan para tal efecto.

En caso de requerirse la expedición de adendas y avisos modificatorios en los procesos de selección que se tramiten, se deberá tener en cuenta que éstas no podrán expedirse, ni publicarse adendas en el mismo día previsto para el cierre del proceso. La publicación de éstas solo se podrá realizar en días hábiles. Salvo que la modalidad sea licitación pública, caso en el cual no podrán expedirse adendas dentro de los tres (3) días hábiles anteriores antes del día previsto para el cierre del proceso. La publicación de éstas solo se podrá realizar en días hábiles.

A las audiencias de: distribución de riesgos y aclaración del pliego, y adjudicación debe asistir el ordenador del gasto en forma indelegable, sin perjuicio del apoyo que puedan brindar los funcionarios o contratistas de apoyo a la gestión.

Los cierres y apertura de ofertas en los procesos de selección de contratistas diferentes a los de contratación de mínima cuantía, deberán realizarse de manera pública.

El área apoyo a la contratación, en el cronograma del proceso deberá establecer el término para contraobservaciones, el cual se llevará a cabo, una vez concluido el traslado de observaciones a las evaluaciones de las propuestas.

Las actas de audiencias de adjudicación, se deberán publicar dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha de expedición de las mismas.

6.1.5. Contenido de los pliegos de condiciones

Los pliegos de condiciones consignarán las políticas particulares por proceso de selección en lo relacionado con los criterios habilitantes y de evaluación para la adjudicación, de acuerdo a los modelos que contemplan la experiencia, indicadores financieros, fórmula de adjudicación propuesta económica entre otros.

Para la elaboración y estructuración de los pliegos de condiciones, se tendrán en cuenta principios de igualdad, economía y racionalidad en su redacción, que permitan su fácil lectura e interpretación y los formatos adoptados por el Sistema de Gestión de Calidad. Así estarán divididos por capítulos que de manera enunciativa podrían ser:

1 Capítulo - información general

2 Capítulo – documentos de la propuesta - requisitos habilitantes

3 Capítulo – factores y criterios de escogencia y adjudicación

4 Capítulo – desarrollo del proceso

5 Capítulo – condiciones para la suscripción y legalización del contrato

6 Capítulo - condiciones contractuales de ejecución del contrato

7 Capítulos anexos

Dada la importancia en desarrollo de la misión del instituto, a continuación se analizará el contenido del pliego de condiciones para licitaciones públicas:

Capítulo 1. Información general.

Este capítulo contendrá, entre otros, los siguientes aspectos:

• Proceso

• Objeto a contratar

• Cronología y trámite del proceso

• Reconocimiento e inspección a las zonas objeto del contrato

• Presupuesto oficial y fuente de financiación

• Plazo de ejecución del contrato

• Normatividad aplicable al proceso de selección y al contrato

• Interpretación y aceptación del pliego de condiciones

• Control social – convocatoria a las veedurías ciudadanas

• Correspondencia - comunicación con los interesados y proponentes

• Verificación de requisitos habilitantes y evaluación de las propuestas, aclaraciones, precisiones y/o solicitud de documentos durante este período (subsanes)

• Verificación de la información

• Veeduría distrital

• La determinación del presupuesto oficial estimado será responsabilidad del área ejecutora del proyecto y deberá tenerse en cuenta todos los costos, impuestos, tasas y contribuciones.

Capítulo 2. Documentos de la propuesta - requisitos habilitantes.

En este capítulo se deberán regular, entre otros, los siguientes aspectos: idioma, documentos relacionados con los requisitos habilitantes, tales como:

• Condiciones de la propuesta

• Carátula de la propuesta

• Requisitos jurídicos

• Requisitos financieros

• Informe de verificación de las condiciones de experiencia del proponente

Los aspectos particulares a tener en cuenta en este capítulo son:

• En los procesos de selección de obra pública y consultoría se exigirá que la propuesta esté suscrita o cuente con el aval de un ingeniero civil o arquitecto. La capacidad residual de contratación (KRC) mínima para participar, se establecerá en el correspondiente pliego de condiciones, de conformidad con las indicaciones que para cada caso recomiende el comité de contratación, atendiendo los criterios señalados en el artículo 6.1.2 del Decreto 734 de 2012 o la norma que lo sustituya, modifique o derogue.

• Respecto a la garantía de seriedad de la oferta, no se exigirá para la contratación de empréstito, contratos interadministrativos, seguros, contratos de mínima cuantía de la entidad, ni enajenación de bienes.

Capítulo 3. Factores y criterios de escogencia y adjudicación.

En este capítulo se deberán regular, entre otros, los siguientes aspectos:

• Evaluación técnica

• Evaluación económica

• Criterios de desempate

• Causales de rechazo de las propuestas

Capítulo 4 – Desarrollo del proceso

Se determinarán todas las etapas del proceso contractual y su desarrollo.

Capítulo 5 – Condiciones para la suscripción y legalización del contrato

En este capítulo se deberán regular, entre otros, los siguientes aspectos:

• Condiciones para la suscripción del contrato

• Condiciones para la legalización del contrato

Capítulo 6 - Condiciones contractuales de ejecución del contrato

Se determinarán todos los aspectos que influyen en la ejecución del contrato.

Capítulo 7 – Anexos

Se adjuntarán a los pliegos de condiciones dependiendo el proceso de selección y su contenido.

6.1.6. Evaluación de las propuestas

El grupo evaluador presentará al comité de contratación la evaluación definitiva del proceso, el cual recomendará la adjudicación o la declaratoria de desierto de la selección del contratista.

Las adjudicaciones de los procesos de selección se realizarán mediante audiencia pública, a excepción de las invitaciones públicas.

6.2. Fase de celebración y ejecución del contrato

Comprende el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, legalización del contrato y el control de su ejecución y estará integrada por todos los actos a cargo del contratista tendientes al cumplimiento del objeto y de las obligaciones contractuales.

La etapa contractual se desarrollará a través de la celebración de contratos que estarán identificados con un número secuencial por vigencia fiscal, asignado por el área apoyo a la contratación.

6.2.1. Perfeccionamiento del contrato

El contrato del estado se perfecciona cuando se logra acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y se eleva a escrito. Cuando se requieran solemnidades especiales establecidas en la Ley, éstas se cumplirán conforme a lo previsto para cada caso.

6.2.2. Legalización y publicación del contrato

Para la legalización del contrato se requerirá que se efectúe el correspondiente registro presupuestal por parte de la entidad contratante, cuando a ello haya lugar de acuerdo con la ley orgánica de presupuesto y sus disposiciones complementarias.

La entidad deberá publicar los documentos de conformidad a lo que ordena la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, el estatuto anticorrupción, articulo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012, y demás normas que lo modifiquen, sustituyan o reglamenten.

La publicación electrónica de los actos y documentos a que se refiere el anterior párrafo deberá hacerse en la fecha de su expedición o, a más tardar, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. El plazo general de su permanencia se extenderá hasta tres (3) años después de la fecha de liquidación del contrato o del acta de terminación según el caso, o de la ejecutoria del acto de declaratoria de desierta según corresponda.

6.2.3. Requisitos de ejecución del contrato

Los requisitos de ejecución se refieren a aquellos que permiten el inicio efectivo de las actividades objeto del contrato y consisten en:

• Aprobación de la garantía única contemplada en el artículo 7º de la Ley 1150 de 2007, reglamentado por el Decreto 734 de 2012, cuando a ello hubiere lugar.

• Existencia de las disponibilidades presupuestales correspondientes, salvo que se trate de contratación con recursos de vigencias fiscales futuras de conformidad con lo previsto en la Ley Orgánica de Presupuesto.

• Los demás establecidos en el contrato.

Cumplido lo indicado en los numerales anteriores, se procederá a la firma del acta de iniciación del contrato, a partir de la cual se contará el plazo de ejecución del mismo.

6.2.4. Desembolso y manejo del anticipo

• Monto: el contrato celebrado deberá precisar el porcentaje del valor del contrato que recibirá el contratista a título de anticipo, el cual no podrá superar el 50% de aquel, conforme con lo establecido en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993. Para establecer el porcentaje del anticipo, se atenderán las circunstancias técnicas y financieras de cada contrato, tomando en cuenta las directrices que sobre este particular establezca el comité de contratación del IDRD.

• Desembolso: en las contrataciones distintas a obra, concesión o las adjudicadas por licitación pública, el manejo de los recursos entregados al contratista a título de anticipo, deberá hacerse en cuenta bancaria de ahorros, separada, no conjunta, a nombre del contrato suscrito. Los rendimientos que lleguen a producir los recursos así entregados, pertenecerán al IDRD. Como consecuencia de lo anterior, los rendimientos que generen los recursos entregados al contratista por concepto de anticipo, deben girarse al IDRD mensualmente.

En los contratos de obra, concesión o los que se realicen por licitación pública el contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo. Los rendimientos de la fiducia serán propiedad del IDRD, los cuales deberán ser reintegrados mensualmente por la entidad fiduciaria a la cuenta que para tal propósito informe la entidad.

Se deberá elaborar un plan detallado de inversión del anticipo, previo al desembolso de los recursos, el cual debe contar con la aprobación de la Interventoría y hará parte integral del contrato de fiducia para el buen manejo y correcta inversión de los recursos que se reciban a título de anticipo.

Amortización: la amortización, entendida como la forma en que el contratista extingue la deuda contraída con la entidad por el préstamo de los recursos públicos desembolsados a título de anticipo, se hará descontando de cada acta de pago un porcentaje no menor a aquel pactado por concepto de anticipo, hasta completar el monto total de este (los impuestos y retenciones que se causen por el desembolso del anticipo están a cargo del contratista).

Inversión y legalización: el anticipo debe ser invertido exclusivamente en la compra, arriendo o mantenimiento de equipo, compra de materiales, transporte de equipos, pago de especialistas y demás trabajadores vinculados al proyecto. Para los pagos que se hagan con los recursos del anticipo se debe contar con el visto bueno de la Interventoría y estos deben corresponder al plan detallado de inversión del anticipo.

El informe de inversión para la legalización del anticipo debe ser presentado por el contratista a más tardar dentro del mes siguiente a la inversión de los recursos y solo podrá estar soportado con facturas. Tratándose de contratos de obra, el informe de inversión del anticipo, deberá estar incluido dentro del informe de interventoría y una copia del mismo se incluirá en la carpeta del archivo del contrato.

El incumplimiento de la obligación del contratista en relación con la legalización de la inversión del anticipo en los términos antes señalados, da lugar al inicio del procedimiento administrativo tendiente a hacer efectiva la garantía única del contrato en su amparo de buen manejo y correcta inversión del mismo.

6.2.5. Modificaciones a los contratos

6.2.5.1. Modificaciones

Cuando con posterioridad a la celebración del contrato, surjan circunstancias que hagan imperativo modificar las condiciones existentes al momento de proponer o de contratar, según el caso, sin que ello modifique el alcance del objeto o implique cambios sustanciales del mismo, el ordenador del gasto deberá solicitar al área apoyo a la contratación, con al menos diez (10) días hábiles de antelación, la elaboración del documento de modificación respectivo señalando las razones técnicas, sociales, financieras o de cualquiera otra índole que originan el cambio, el análisis de conveniencia del mismo, siguiendo los procedimientos y formatos adoptados por el Sistema de Gestión de Calidad.

6.2.5.2. Prórroga

Cuando con posterioridad a la celebración del contrato, surjan circunstancias que hagan imperativo modificar el plazo del contrato, las partes suscribirán el documento respectivo el cual deberá contener la respectiva justificación técnica. Este documento se deberá suscribir antes del vencimiento del plazo de ejecución estipulado en el contrato, siguiendo los procedimientos y formatos adoptados por el Sistema de Gestión de Calidad.

Requisitos:

— Las razones y motivos que justifican la prórroga.

— El aval del supervisor para todos los contratos y del interventor y el supervisor cuando se trate de contratos de obra pública.

— Prever la obligación del contratista de ampliar los plazos de los amparos de la garantía única por un período igual al de la prórroga, cuando corresponda.

— Solicitud del ordenador del gasto al área apoyo a la contratación, la cual debe presentarse con por lo menos diez (10) días de anticipación al vencimiento del plazo estipulado en el contrato inicial o en sus prórrogas.

Efectos jurídicos:

— No tiene efectos presupuestales.

— Obliga al contratista a ampliar los plazos de la garantía única.

— El plazo prorrogado se cuenta para calcular el plazo total de ejecución del contrato.

— Si por causas imputables al contratista se requiere prorrogar el plazo del contrato para - lograr el fin del proyecto y evitar un perjuicio mayor para la entidad, todos los costos que se generen por esta prórroga serán por cuenta del contratista.

— Cuando el contrato sea de obra se incluirá el valor del periodo adicional de Interventoría, el cual será descontado de las actas parciales de recibo de obra y acta de liquidación.

6.2.5.3. Adición

Cuando con posterioridad a la celebración del contrato, surgen circunstancias que hacen imperativo modificar las condiciones iniciales pactadas y que implican la variación del alcance del objeto del contrato principal por ser distintas de las contratadas, las partes suscribirán un contrato adicional que deberá contener la respectiva justificación técnica y financiera, siguiendo los procedimientos y formatos adoptados por el Sistema de Gestión de Calidad.

Las condiciones de procedibilidad de un contrato adicional son las siguientes:

1. La adición debe contar con una disponibilidad presupuestal previa y suficiente.

2. El valor no debe superar el límite máximo del 50% del valor inicial del contrato expresado en salarios mínimos legales mensuales vigentes, sin perjuicio de la excepción contenida en el artículo 85 de la Ley 1474 de 2011 prevista para los contratos de interventoría.

3. Las obras, bienes o servicios a adicionar deben tener relación con el objeto del contrato inicialmente celebrado.

4. Las obras, bienes o servicios a adicionar deben ser indispensables para que el objeto del contrato que se va a adicionar cumpla la finalidad que motivó su celebración.

5. Debe existir un estudio de conveniencia y oportunidad indicativo de las condiciones que hacen viable desde el punto de vista técnico y financiero la adición. El cumplimiento de este requisito es necesario para demostrar que la adición no tiene como causa eludir la selección objetiva del contratista.

Requisitos:

— Las razones y motivos que justifican la adición.

— El aval del supervisor para todos los contratos y del interventor y el supervisor cuando se trate de contratos de obra pública.

— Prever la obligación del contratista de ampliar los montos de los amparos de la garantía única por el valor de la adición, cuando corresponda.

— Solicitud del ordenador del gasto al área apoyo a la contratación, la cual debe presentarse con por lo menos diez (10) días de anticipación al vencimiento del plazo estipulado en el contrato inicial o en sus prórrogas.

— Tratándose de contratos de obras, el ordenador del gasto deberá presentar el análisis de precios unitarios y el análisis de costos que implica la mayor permanencia de la interventoría.

Efectos jurídicos:

— Tiene efectos presupuestales.

— Obliga al contratista a ampliar los montos de la garantía única.

— El valor de la adición se cuenta para calcular el valor total del contrato.

6.2.5.4. Cesión

Según el artículo 887 del Código de Comercio y 41 de la Ley 80 de 1993, la cesión consiste en la facultad que tienen las partes de un contrato, para hacerse sustituir por un tercero, en las obligaciones derivadas del contrato. Los contratos estatales se celebran en consideración a las calidades demostradas por el proponente y en consecuencia, una vez celebrados no podrán cederse sin previa autorización escrita del IDRD, quien previamente verificará que las condiciones del cesionario sean las mismas o mejores que las exigidas originalmente al cedente, este procedimiento deberá seguir los procedimientos y formatos adoptados por el Sistema de Gestión de Calidad.

Casos en que la cesión resulta procedente:

1. Por inhabilidad o incompatibilidad sobreviniente del contratista (L. 80/93, art. 9º).

2. Por inhabilidad o incompatibilidad de uno de los integrantes del consorcio o de la unión temporal (L. 80/93, art. 9º: “En ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes integran el consorcio o unión temporal”, lo que implica además la prohibición de modificar la participación accionaria de las sociedades cuando se presentaron al proceso de selección con promesas de sociedad futura —L. 80/93, art. 7º).

3. Cuando por motivos de conveniencia, para satisfacción de los intereses de las partes o para la oportuna, eficaz y completa ejecución del objeto, en concordancia con los principios de economía, celeridad y eficacia de la labor administrativa contractual, las partes acuerden o convengan cederlo (L. 80/93, arts. 26 y 3º).

Efectos jurídicos de la cesión:

La cesión no tiene efectos presupuestales, ya que de conformidad con el estatuto orgánico del presupuesto, el contrato se ampara y respalda por el CDP y el CRP del contrato inicial. Esto significa que no es necesario expedir nuevos CDP’s ni realizar un nuevo registro.

El cesionario o nuevo contratista, deberá aportar garantía única que ampare los mismos riesgos del contrato inicial cuando a ello hubiere lugar. Esta garantía se somete a aprobación de la entidad (L. 80/93, art. 41).

6.2.5.5. Suspensión

Cuando con posterioridad a la celebración del contrato, surjan circunstancias especiales como casos de fuerza mayor o caso fortuito, conveniencia de las partes o interés público, que hagan imperativo interrumpir o detener temporalmente la ejecución del contrato, las partes suscribirán el documento respectivo el cual deberá contener la respectiva justificación técnica. Este documento será elaborado por el área apoyo a la contratación y deberá suscribirse estando el contrato vigente, siguiendo los procedimientos y formatos adoptados por el Sistema de Gestión de Calidad.

Requisitos:

— El ordenador del gasto deberá presentar las razones y motivos que justifican la suspensión, indicando las fechas exactas entre las cuales se suspenderá el contrato y la fecha de su reiniciación.

— El aval del supervisor para todos los contratos y del interventor y el supervisor, cuando se trate de contratos de obra pública.

— Prever la obligación del contratista de ampliar los plazos de los amparos de la garantía única por un período igual al periodo en que el contrato se encuentre suspendido, cuando corresponda.

— Solicitud del ordenador del gasto al área apoyo a la contratación, la cual debe presentarse a más tardar al día hábil siguiente a que se tenga conocimiento de la causal que da origen a la suspensión.

Efectos Jurídicos:

— No tiene efectos presupuestales.

— Obliga al contratista a ampliar los plazos de la garantía única.

— El plazo de suspensión no se cuenta para calcular el plazo total de ejecución del contrato.

— Si por causas imputables al contratista se requiere la suspensión del contrato para lograr el fin del proyecto y evitar un perjuicio mayor para la entidad, todos los costos que se generen por esta suspensión serán por cuenta del contratista.

— Cuando el contrato sea de obra se incluirá el valor del periodo adicional de Interventoría, el cual será descontado de las actas parciales de recibo de obra y acta de liquidación.

6.2.6. Incumplimientos contractuales

Es obligación del interventor o el supervisor, según el caso, requerir por escrito informes, aclaraciones y explicaciones al contratista sobre el desarrollo de la ejecución contractual para que cumpla con las obligaciones en los términos y condiciones pactadas, y serán responsables por mantener informado al ordenador del gasto y al director(a) general, cuando los requerimientos no hayan sido atendidos a satisfacción o en forma oportuna y de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente, con el fin de determinar la procedencia de la aplicación de sanciones o reparaciones pecuniarias, de conformidad con lo previsto en el ordenamiento jurídico y lo pactado en el contrato.

El procedimiento que se seguirá para la declaratoria de incumplimiento es el consagrado en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, en el Decreto 734 de 2012, la Resolución 579 del 31 de agosto de 2011 proferida por el IDRD y/o las normas que los modifiquen, aclaren o sustituyan. Para efectos de las competencias internas para el desarrollo de este procedimiento se atenderá lo establecido en la Resolución 579 de 2011, siguiendo los procedimientos y formatos adoptados por el Sistema de Gestión de Calidad.

La parte resolutiva de los actos que declaren la caducidad, impongan multas, sanciones o declaren el incumplimiento o hagan efectivos los amparos de la garantía única, una vez ejecutoriados, se publicarán en el Secop y se comunicarán a la Cámara de Comercio en que se encuentre inscrito el contratista respectivo. También se comunicarán a la Procuraduría General de la Nación y a las demás entidades que en cada caso determine la ley. Lo anterior acorde con el Decreto 19 de 2012, en el Decreto 734 de 2012 y en su defecto la publicación se realizará de conformidad con la legislación que lo modifique, aclare o sustituya.

6.2.6.1. Multas

La imposición de multas procede en los casos en que el contratista incumpla parcial o totalmente cualquiera de sus obligaciones. Los criterios para la cuantificación de la multa se deben estipular en el contrato y la suma resultante podrá hacerse efectiva de los saldos debidos al contratista, lo cual no obsta para que el IDRD pueda adelantar los procedimientos administrativos pertinentes para resarcir los perjuicios ocasionados por los incumplimientos.

Las multas tienen como objeto conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones, garantizando siempre el derecho al debido proceso. En este sentido y de acuerdo con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, la decisión de imponer las multas, deberá estar precedida de audiencia del afectado, para tal efecto se realizará el procedimiento establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 y en la Resolución 579 del 31 de agosto de 2011.

Para efectos de fijar el monto de la multa, el ordenador del gasto deberá fijarlo teniendo en cuenta el valor del contrato y los criterios estipulados para su cuantificación, de tal forma que la multa cumpla su objetivo conminatorio.

6.2.6.2. Declaratoria de incumplimiento con el propósito de hacer efectiva la Cláusula Penal

La declaratoria de incumplimiento con el propósito de hacer efectiva la cláusula penal, procede en los casos en que el contratista no cumpla, cumpla tardíamente o cumpla de manera incompleta con cualquiera de sus obligaciones. La cláusula penal debe contemplarse en el contrato, precisando en todo caso, su monto.

La cláusula penal puede tener naturaleza sancionatoria o bien resarcitoria cuando se pacta como una tasación anticipada de perjuicios por incumplimiento del contratista. Siempre que en los contratos se pacte la cláusula penal y no se indique que es de naturaleza sancionatoria, se entenderá que se pacta como tasación anticipada de perjuicios. Podrán pactarse en un mismo contrato cláusulas penales con naturaleza sancionatoria y además como estimación anticipada de perjuicios.

6.2.6.3. Caducidad

La caducidad procede cuando el incumplimiento de las obligaciones por parte del contratista afecta de manera grave y directa la ejecución del contrato y se evidencia que puede llegar a paralizar su ejecución.

Previa la declaratoria de caducidad, se deberá agotar el debido proceso y garantizar los derechos de defensa y contradicción del contratista y de su garante, de conformidad con lo establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 y la Resolución 579 del 31 de agosto de 2011.

En el acto administrativo que declare la caducidad administrativa, además se deberá ordenar hacer efectiva la cláusula penal, ordenar la liquidación del contrato y se tomarán las medidas necesarias para resarcir el perjuicio de la entidad; será proyectado por el área apoyo a la contratación para la firma por parte del directora(a) o el respectivo ordenador del gasto, de acuerdo a la información que para el efecto remita el área responsable de la supervisión del contrato. Aprobado y suscrito el acto administrativo, se adelantará la notificación, de acuerdo con lo dispuesto en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, al contratista y a la compañía aseguradora, advirtiendo que contra la misma proceden los recursos de ley.

Una vez quede en firme el acto administrativo se procederá a iniciar el trámite ante la compañía aseguradora para que responda por el incumplimiento del contratista y se comunica la información de la caducidad impuesta a la Cámara de Comercio respectiva.

6.2.6.4. Declaratoria de siniestro con el propósito de hacer efectividad la garantía única del contrato

Cuando se presente alguno de los eventos de incumplimiento cubiertos por los amparos de la garantía única la entidad procederá a hacer efectivos dichos amparos. La declaratoria de siniestro tiene como fundamento lo previsto en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, el artículo 5.1.13 del Decreto 734 de 2012 y la Resolución 579 del 31 de agosto de 2011, según los cuales una vez agotado el debido proceso y garantizados los derechos de defensa y contradicción del contratista y de su garante, la entidad proferirá el acto administrativo correspondiente en el cual declarará el incumplimiento y como consecuencia la caducidad o la imposición de una multa, o la efectividad de la cláusula penal; en el mismo acto cuantificará el monto dela multa, el monto de la pérdida o del perjuicio, según corresponda y ordenará su pago tanto por parte del contratista como del garante.

El acto administrativo constituye el siniestro en las garantías otorgadas.

En el mismo acto se dispondrá que la suma que se ordena pagar se compensará hasta su concurrencia con los saldos que existan a favor del contratista, antes de hacer el requerimiento para el pago.

6.2.7. Potestades excepcionales

El numeral segundo del artículo 14 de la Ley 80 de 1993, señala que las potestades excepcionales en los contratos estatales son las de interpretación unilateral, modificación unilateral, terminación unilateral, caducidad y reversión.

El ejercicio de estas facultades por parte de la entidad se hará mediante acto administrativo debidamente motivado y según lo señala el artículo 77 de la Ley 80 de 1993, susceptible del recurso de reposición y de control jurisdiccional a través de la acción contractual, de acuerdo con las reglas del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

6.2.8. Garantías

Los oferentes y los contratistas deberán presentar para la aprobación de la entidad las correspondientes garantías que amparen el cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de la entidad con ocasión de (i) la presentación de las ofertas, y (ii) la celebración de los contratos y su liquidación; (iii) los riesgos derivados de la responsabilidad civil extracontractual que puedan surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de los contratistas y subcontratistas (D. 734/2012, art. 5.1.1).

En los contratos celebrados con la entidad, la presentación de las garantías conforme a las exigencias hechas en el pliego de condiciones es una obligación del contratista, la aprobación de la garantía única es un requisito para la ejecución del contrato; el área apoyo a la contratación aprobará la garantía única, siempre y cuando reúna las condiciones legales y reglamentarias propias de cada instrumento y ampare los riesgos establecidos para cada caso.

El monto y las vigencias de los amparos se estipularán en el estudio y documento previo y en la minuta del contrato que forma parte del pliego de condiciones, de acuerdo con la naturaleza del proyecto, la estimación de riesgos y según lo dispuesto en la ley.

En cualquier evento en que se aumente el valor del contrato o se prorrogue su vigencia deberá ampliarse o prorrogarse el monto y vigencia de los amparos correspondientes.

En toda actuación administrativa que se adelante para hacer efectivas las garantías deberá vincularse y garantizarse el debido proceso a los garantes, coaseguradores y en general a todo aquel que se encuentre legal o contractualmente obligado a respaldar la garantía, según la modalidad adoptada, independientemente del monto por el cual deban responder.

6.2.8.1. Garantía de seriedad de la oferta

La garantía de seriedad de la oferta deberá amparar los perjuicios o sanciones que se derivados del incumplimiento del ofrecimiento.

6.2.8.2. Amparo de cumplimiento

El amparo de cumplimiento de las obligaciones cubrirá los perjuicios derivados del incumplimiento de las obligaciones legales o contractuales del contratista.

6.2.8.3. Amparo de buen manejo y correcta inversión del anticipo

Cubre a la entidad estatal de los perjuicios sufridos con ocasión de: (i) La no inversión; (ii) el uso indebido y (iii) la apropiación indebida que el contratista garantizado haga de los dineros o bienes que se le hayan entregado en calidad de anticipo, cuando se trate de bienes entregados como anticipo estos deberán tasarse en dinero en el contrato.

6.2.8.4. Amparo de pago anticipado

Cubre a la entidad estatal contra los perjuicios derivados del no reintegro por parte del contratista del saldo a su cargo, correspondiente entre la diferencia existente entre el monto recibido como pago anticipado y el porcentaje de cumplimiento del objeto del contrato.

6.2.8.5. Amparo de pagos de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales

Cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales a que este obligado el contratista garantizado, derivadas dela contratación del personal utilizado para la ejecución del contrato amparado en el territorio nacional.

6.2.8.6. Amparo de estabilidad y calidad de la obra

Cubrirá a la entidad estatal de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia de cualquier tipo de daño o deterioro, independientemente de su causa sufridos por la obra entregada, imputables al contratista.

6.2.8.7. Amparo de calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados

Cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios imputables al contratista garantizado, derivados de la mala calidad o deficiencias técnicas de los bienes o equipos por él suministrados, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en el contrato o por el incumplimiento de los parámetros o normas técnicas establecidas.

6.2.8.8. Amparo de calidad del servicio

Cubrirá a la entidad estatal de los perjuicios imputables al contratista garantizado, derivados de la mala calidad del servicio suministrado, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en el contrato.

6.2.8.9. Póliza de responsabilidad civil extracontractual (RCE)

Cubre la responsabilidad civil extracontractual en que de acuerdo con la ley incurra el contratista, por hechos ocurridos durante la ejecución del contrato, provenientes de un accidente o serie de accidentes emanados de un solo acontecimiento que cause a terceros, en forma fortuita y accidental.

6.3. Fase postcontractual

6.3.1. Liquidación de los contratos

El periodo de liquidación de los contratos es la etapa en la cual las partes hacen una revisión balance total de las obligaciones ejecutadas y bienes o servicios entregados al IDRD y se hacen los reconocimientos o ajustes económicos a que haya lugar, con el fin de que las partes se puedan declarar a paz y salvo. Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolonga en el tiempo y los demás que así lo requieran implican una verificación de los pagos y los saldos por pagar. No será obligatoria la liquidación en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, acorde con lo establecido en el artículo 217 del Decreto-Ley 19 de 2012.

Las partes del contrato o convenio deberán hacer una revisión total de las obligaciones ejecutadas, con el fin de poder declararse a paz y salvo. La liquidación del contrato o convenio no libera al contratista de responder por la estabilidad de la obra o la calidad de los bienes o servicios suministrados, en consecuencia, cuando con posterioridad a la liquidación del contrato se presenten hechos que se encuentren amparados en las garantías constituidas por el contratista o que le causen un perjuicio al IDRD, se deberán iniciar las correspondientes acciones administrativas y judiciales previstas en la ley para cada caso.

La liquidación de los contratos o convenios se realizara siguiendo los procedimientos y formatos adoptados por el Sistema de Gestión de Calidad y bajo las siguientes modalidades:

1. Liquidación de mutuo acuerdo. Se realizará la liquidación de mutuo acuerdo dentro del plazo fijado con el contratista. En caso que no se haya previsto o acordado término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses, siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación.

2. Liquidación unilateral. En aquellos casos en que el contratista no se presente a la suscripción del acta de liquidación por mutuo acuerdo, previa notificación o convocatoria que le realice el interventor o supervisor del contrato o convenio, o no se llegue a un acuerdo sobre su contenido, la autoridad delegataria o el (la) director(a) general ordenará la liquidación del contrato mediante acto administrativo motivado dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo establecido para la liquidación de mutuo acuerdo, de conformidad con lo dispuesto en la normatividad vigente.

De conformidad con el párrafo segundo del artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, respecto al término de caducidad de la acción de controversias contractuales. Una vez concluido el término anterior, la entidad no es competente para liquidar el contrato.

La dependencia que dio origen al contrato o convenio hará un seguimiento al cumplimiento de las obligaciones exigibles con posterioridad a la liquidación del contrato, tales como la garantía de calidad y estabilidad, el suministro de repuestos y el pago de salarios y prestaciones sociales. En caso de presentarse incumplimiento en las referidas obligaciones, se solicitará a la autoridad delegataria o el(la) secretario(a) general, de manera oportuna, para que coordine con el área apoyo a la contratación las acciones administrativas que correspondan y con la oficina asesora jurídica las acciones judiciales que correspondan.

Los ordenadores del gasto coordinaran con el interventor o supervisor del contrato, su liquidación, siendo responsabilidad de estos últimos la elaboración del proyecto de acta de liquidación para su revisión y aprobación por las partes, siguiendo los procedimientos y formatos adoptados por el Sistema de Gestión de Calidad.

Una vez aprobada el acta de liquidación, deberá ser suscrita por el interventor, supervisor, el contratista y el ordenador del gasto.

Cada una de las áreas ejecutoras será responsable de la actualización permanente del inventario de contratos por liquidar e informar al secretario(a) general y al área apoyo a la contratación, informe que deberá ser presentado de manera bimensual a la dirección general.

El área apoyo a la contratación, a petición de las áreas ejecutoras, brindará apoyo en la liquidación de contratos suscritos por el IDRD.

El supervisor o interventor y el área financiera de la subdirección administrativa y financiera deben verificar en los estados contables de la entidad, los saldos existentes a favor o a cargo imputables en virtud del contrato a liquidar.

Los supervisores o interventores, a través del encargado del manejo financiero de cada subdirección, deberán definir y depurar periódicamente con el área financiera de la subdirección administrativa y financiera los valores correspondientes a pasivos exigibles y reservas presupuestales.

Los ordenadores del gasto deberán efectuar mediciones periódicas al avance del proceso de liquidación de los contratos, a través de los indicadores definidos para seguimiento:

Nº de contratos por liquidar

Nº de contratos liquidados

% de pasivos exigibles ejecutado.

6.3.2. Control y seguimiento a la ejecución de los contratos y convenios

El IDRD controlará la ejecución de contratos o convenios mediante la interventoría o supervisión, de la cual será responsable el ordenador del gasto o quien designe, así como del seguimiento de la ejecución contractual; la Secretaría General podrá, en atención a las directrices de probidad y trasparencia impartidas por la Alcaldía Mayor de Bogotá, las contenidas en el código de ética, así como por razones legales, objetar la supervisión de los contratos y convenios, de acuerdo con las reglas previstas en el presente manual.

Los contratos de obra pública y consultoría quedan exceptuados de la aplicación de lo anteriormente dispuesto, cuya interventoría se sujetarán a lo previsto en el manual de interventoría adoptado mediante Resolución 420 del 3 octubre de 2008, y aquellas que lo aclaren, modifiquen o deroguen.

6.3.2.1. La Interventoría

Se entiende por interventoría el conjunto de actividades desempeñadas por una persona natural o jurídica contratada por la entidad, para llevar a cabo el control, seguimiento y apoyo de la ejecución de los contratos o convenios, tendientes a asegurar su correcta ejecución y cumplimiento, de acuerdo con lo previsto en las normas vigentes, en lo estipulado en el respectivo contrato y lo dispuesto en el presente manual.

Calidades del interventor

La autoridad delegataria establecerá para cada caso y atendiendo a las particularidades del objeto contractual, el perfil profesional, técnico o empresarial que debe satisfacer la persona natural o jurídica que realice la interventoría. En todo caso, la interventoría debe ser atendida a través de personal con formación en el área respectiva, que acredite la experiencia necesaria para cumplir adecuadamente su labor.

Oportunidad para designar el interventor

En el estudio previo del contrato a intervenir se dejará constancia de la necesidad de realizar o no la contratación de interventoría. La labor de interventoría deberá ser contratada con tiempo suficiente para que pueda empezar su ejecución concomitantemente con la del contrato materia de la interventoría.

6.3.2.2. La supervisión

Se entenderá por supervisión el conjunto de actividades desarrolladas por servidores públicos para efectuar el seguimiento del contrato o convenio para el cual fue designado, con la finalidad de mantener permanentemente informado al ordenador del gasto de sus avances y las dificultades que se puedan presentar.

Todos los contratos suscritos por el IDRD deberán contar con un supervisor designado por el ordenador del gasto, quien verificará el correcto cumplimiento y ejecución del contrato o convenio. El ordenador del gasto, deberá informarle en un plazo no máximo a dos (2) días hábiles al funcionario delegado la designación como supervisor.

Para todos aquellos casos en los que el IDRD haya contratado interventoría externa, se designará en la respectiva dependencia un supervisor que verificará el cumplimiento del contrato o convenio de interventoría y el desarrollo del proyecto, dentro de los tres (3) días subsiguientes a la legalización del contrato tarea que deberá cumplir el ordenador del gasto además deberá informarle en un plazo no máximo a dos (2) días al funcionario delegado la designación como supervisor.

Calidades del supervisor

El ordenador del gasto establecerá para cada caso y atendiendo a las particularidades del objeto contractual, el perfil que debe satisfacer el servidor público que desempeñará las funciones de supervisor. En todo caso, debe tener formación en el área respectiva y acreditar experiencia necesaria para cumplir adecuadamente con sus funciones. Podrán ser supervisores los servidores públicos que ocupen cargos del nivel técnico o de superior jerarquía de la planta de personal del IDRD, cuyas funciones tengan relación directa con la ejecución del objeto del contrato o convenio.

Servicios personales de apoyo a la supervisión

Para el ejercicio de la supervisión encargada a un servidor público se podrá contratar el apoyo a esta labor a través de contratos de prestación de servicios. Estos contratistas serán responsables de las labores de apoyo a ellos encomendadas, en consecuencia, el supervisor cumplirá las funciones que le correspondan sobre la base de la información y soportes remitidos por dichos contratistas.

6.3.2.3. Obligaciones del interventor y del supervisor

El interventor y el supervisor ejercerán las siguientes funciones:

Obligaciones administrativas:

a) Acopiar la documentación producida en la etapa precontractual que requiera, a fin de contar con el máximo de información sobre el origen del contrato y verificar el cumplimiento de las condiciones de perfeccionamiento y ejecución del contrato a intervenir o supervisar.

b) Prestar colaboración y orientación al contratista, para apoyar la correcta ejecución del contrato.

c) Establecer mecanismos ágiles y eficientes para el desarrollo de la interventoría o supervisión a su cargo.

d) Evitar que sus decisiones interfieran injustificadamente en las acciones del contratista.

e) Verificar que existan los permisos y licencias necesarios para la ejecución del objeto contractual.

f) Llevar estricto control sobre la correspondencia que se produzca con el contratista, durante la ejecución del contrato, de tal forma que el IDRD intervenga oportunamente frente a las solicitudes presentadas.

g) Organizar la información y documentos que se generen durante la ejecución del contrato, manteniéndola a disposición de los interesados y enviar, una vez se produzca, original de la misma al área apoyo a la contratación.

h) Coordinar con las dependencias del IDRD que tengan relación con la ejecución del contrato, para que éstas cumplan con sus obligaciones. Dentro de esta actividad se entiende incorporada la de efectuar seguimiento a las actuaciones contractuales.

i) Definir los cronogramas que se seguirán durante el trámite de las etapas contractual y postcontractual.

j) Asistir a los comités a que haya lugar y participar de manera activa y responsable en su funcionamiento, dejando constancia de las diferentes reuniones que se celebren y decisiones que se adopten.

k) Atender, tramitar o resolver toda consulta que eleve el contratista, de forma tal que se imprima agilidad al proceso de la solución de los problemas que se deriven del desarrollo de la actividad contractual.

l) Tramitar las solicitudes de ingreso del personal y equipos del contratista o de personas necesarias para la ejecución del contrato.

m) Procurar que por causas atribuibles al IDRD no sobrevenga mayor onerosidad, es decir, se rompa el equilibrio financiero del contrato.

n) Programar y coordinar con quien sea necesario reuniones periódicas para analizar el estado de ejecución y avance del contrato.

o) Presentar informes sobre el estado de ejecución y avance de los contratos o convenios, con la periodicidad que la naturaleza de los mismos requiera y un informe final de su ejecución.

p) Exigir el cumplimiento de las normas de seguridad, higiene, salud ocupacional y ambiental que sean aplicables.

q) Adelantar cualquier otra actuación administrativa necesaria para la correcta ejecución del contrato.

Obligaciones técnicas

a) Verificar las condiciones técnicas para iniciar y desarrollar el contrato, igualmente constatar —según el caso— la existencia de planos, diseños, licencias, autorizaciones, estudios, cálculos, especificaciones y demás consideraciones técnicas que estime necesarias para suscribir el acta de iniciación del contrato.

b) Verificar que el contratista suministre y mantenga el personal o equipo ofrecido, con las condiciones técnicas e idoneidad pactadas inicialmente y exigir su reemplazo cuando fuere necesario.

c) Estudiar y decidir los requerimientos de carácter técnico que no impliquen modificaciones al contrato. En caso de requerir modificaciones deberá justificar y solicitar los ajustes a los contratos, aportando la documentación requerida para el efecto.

d) Controlar el avance del contrato con base en el cronograma previsto y solicitar los ajustes a que haya lugar.

e) Controlar e inspeccionar permanentemente la calidad de la ejecución del objeto del contrato, así como los equipos, materiales, bienes, insumos y productos; ordenar y verificar los ensayos o pruebas necesarias para el control de los mismos.

f) Efectuar las justificaciones técnicas o económicas a que haya lugar y que se requieran durante la etapa contractual y postcontractual, y atender los requerimientos que para el efecto formule la entidad.

g) Velar a fin de que se cumplan las normas, especificaciones técnicas y procedimientos previstos para la ejecución de las actividades contractuales y postcontractuales.

h) Verificar las entregas de los bienes o la prestación de los servicios, de conformidad con lo establecido en los contratos correspondientes, dejando la constancia y justificación escrita respectiva.

i) Presentar a la autoridad delegataria cuando lo requiera un informe que evalúe la ejecución contractual, teniendo en cuenta la finalidad del objeto contractual.

j) Verificar, cuando a ello hubiere lugar, el reintegro al IDRD de los equipos, elementos y documentos suministrados.

k) Llevar la respectiva carpeta con los documentos necesarios para realizar la correcta interventoría o supervisión del contrato.

l) Llevar a cabo las demás actividades conducentes al desarrollo del objeto contractual, conforme con los requerimientos técnicos pertinentes.

m) Certificar el cumplimiento del contrato en sus diferentes etapas de ejecución.

Obligaciones financieras:

a) Verificar que el contratista cumpla con los requisitos para la entrega del anticipo pactado, y constatar su correcta inversión. Para este efecto deberá exigir, según corresponda, la presentación del programa de utilización de personal y equipos durante la ejecución del contrato, el programa de flujo de fondos del contrato y el programa de inversión del anticipo.

b) Revisar y tramitar ante la oficina o dependencia del IDRD que corresponda, las solicitudes de pago formuladas por el contratista, llevar un registro cronológico de los pagos, ajustes y deducciones efectuados y velar por la debida amortización total del anticipo.

c) Revisar y aprobar según corresponda las facturas o cuentas de cobro presentadas por el contratista, previa verificación del cumplimiento del objeto y obligaciones del contrato incluidos los requisitos legales y contractuales previstos para ello y verificar que los pagos que se efectúen al contratista se hagan oportunamente de acuerdo con lo pactado en el contrato.

d) Verificar que el contrato esté debidamente soportado con los recursos presupuestales requeridos.

e) Velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato.

f) Verificar que los trabajos o actividades adicionales que impliquen aumento del valor del contrato cuenten con la debida justificación técnica y el respaldo presupuestal y jurídico correspondiente.

g) Verificar, de conformidad con los medios legalmente permitidos para el efecto, el cumplimiento de las obligaciones parafiscales y frente al Sistema de Seguridad Social Integral a cargo del contratista.

Obligaciones de carácter legal:

a) Una vez suscrito el contrato, verificar y exigir que se otorguen las garantías exigidas y velar por que estas se mantengan acordes con las condiciones exigidas en el contrato. En todo caso, no podrá iniciar la ejecución del contrato o convenio sin haber verificado que las pólizas exigidas se encuentren aprobadas.

b) Hacer seguimiento al cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, lo cual incluye la verificación del cumplimiento de las especificaciones previstas en la oferta, catálogos, pliegos de condiciones, y las inherentes o propias de la naturaleza de los bienes o servicios contratados, además de las obligaciones previstas en el contrato o convenio.

c) Vigilar que el contrato o convenio se ejecute sin exceder su valor.

d) Promover el oportuno ejercicio de las facultades de dirección y reorientación de la acción contractual que competen al IDRD, en especial el ejercicio de las prerrogativas extraordinarias y mecanismos de apremio previstas en la ley.

e) Emitir concepto sobre la necesidad de realizar modificaciones a los contratos (tales como adiciones, prórrogas, suspensiones y otras). En este caso el interventor o supervisor, según sea el caso, deberá, mediante documento escrito de justificación dirigido al ordenador del gasto correspondiente, solicitar la modificación del contrato para que se tramite ante el área apoyo a la contratación la elaboración del documento respectivo. Esta solicitud deberá estar debidamente sustentada.

f) Velar por el cumplimiento de las obligaciones laborales que se generen con relación al contrato suscrito.

g) Estudiar y analizar las reclamaciones que presente el contratista y hacer las recomendaciones a que haya lugar.

h) Suscribir todas las actas que se produzcan con ocasión de la ejecución del contrato, excepto las actas de suspensión, las cuales deben ser elaboradas por el área apoyo a la contratación, previa solicitud del ordenador del gasto y suscrita por este y el contratista.

i) Preparar en conjunto con el contratista, el acta de liquidación del contrato o proyectar la liquidación unilateral, cuando las condiciones así lo ameriten, y efectuar el seguimiento correspondiente hasta su suscripción.

j) Velar por el oportuno trámite de las solicitudes y peticiones que hagan los particulares o las autoridades en relación con el desarrollo del contrato.

k) Verificar que la ejecución contractual se desarrolle dentro del plazo y vigencia estipulados en el contrato, y de acuerdo con los valores establecidos.

l) Informar oportunamente al ordenador del gasto cualquier retraso, incumplimiento parcial o total de las obligaciones en general, cualquier hecho que pueda dar origen a la toma de acciones de tipo contractual o aplicación de sanciones y, en general, al inicio y desarrollo de las actividades judiciales o extrajudiciales respectivas.

m) Realizar y presentar al ordenador del gasto los informes técnicos, administrativos y financieros que soporten la efectividad de las sanciones previstas en el contrato o convenio y solicitar su aplicación, cuando exista mora o incumplimiento en la ejecución del mismo. A fin de que se evalúe la situación, en la comunicación respectiva, el interventor o supervisor, según sea el caso, describirá con detalle los hechos que han motivado tal aviso, señalando el tipo de daños sufridos por el IDRD, así como su cuantía. En caso que el tipo de daño y su cuantía no pueda definirse con exactitud al momento de la comunicación, el interventor deberá presentar un estimativo aproximado.

n) Las demás que de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza correspondan a la función de interventoría o supervisión según sea el caso.

6.3.2.4. Obligaciones adicionales a los supervisores

En caso de que la supervisión recaiga sobre contratos de obra, para los cuales se haya contratado una interventoría externa, son obligaciones del supervisor además de las obligaciones establecidas anteriormente, las siguientes:

a) Realizar una verificación exclusivamente documental en relación con el avance del proyecto.

b) Efectuar control general sobre la debida ejecución de los contratos o convenios. Para este efecto deberá establecer mecanismos de coordinación con la interventoría y el contratista que le permitan mantener perfectamente enterado de la ejecución del proyecto al ordenador del gasto. En desarrollo de esta función, el supervisor, impartirá las instrucciones y efectuará las recomendaciones necesarias para el desarrollo exitoso del proyecto.

c) Comunicar a la secretaria general y a la dirección general las circunstancias que puedan poner en riesgo la ejecución del contrato de interventoría o la ejecución del contrato o convenio sometido a ella.

6.3.2.5. Desempeño de la interventoría y de la supervisión

Como regla general, la función de la interventoría y la de supervisión deberán ser desempeñadas por un solo interventor o supervisor, según sea el caso. No obstante, cuando ello no sea posible o recomendable, el IDRD designará varios interventores o supervisores, para lo cual señalará con precisión las obligaciones y responsabilidades de cada uno de ellos.

6.3.2.6. Prohibiciones del interventor y del supervisor

Sin perjuicio de las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades, el IDRD se abstendrá de designar interventor a quien se encuentre en situación de conflicto de intereses que pueda afectar el ejercicio imparcial y objetivo de la interventoría o esté incurso en alguna conducta contemplada en la Ley 734 de 2002.

A los interventores les está prohibido:

a) Adoptar decisiones que impliquen modificación del contrato.

b) Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo.

c) Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato.

d) Omitir y retardar las comunicaciones e informes relacionados con los incumplimientos o irregularidades que se presenten en ejecución de los contratos o convenios por parte del contratista.

e) Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el contrato o convenio.

f) Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato o convenio.

g) Gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos con el contrato o convenio.

h) Celebrar acuerdos o suscribir documentos que tengan por finalidad o como efecto establecer obligaciones a cargo del IDRD, salvo aquellas relacionadas directamente con la actividad de interventoría y que no modifiquen, adicionen o prorroguen las obligaciones a cargo del IDRD.

i) Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones.

j) Recibir a satisfacción bienes, obras o servicios que no correspondan al objeto o condiciones contractuales.

k) Conciliar divergencias sin la autorización respectiva.

6.3.2.7. Actas a suscribir por el interventor y por el supervisor

En desarrollo de la interventoría o supervisión de los contratos o convenios, el interventor o el supervisor, según sea el caso, deberá suscribir las actas que requiera de acuerdo con la naturaleza y objeto del contrato o convenio.

Para que surtan sus efectos las siguientes actas requerirán de la suscripción de la autoridad delegataria o el (la) director(a) general, según el caso:

a) Actas en las cuales se reconozcan créditos y obligaciones patrimoniales que deba asumir el IDRD.

b) Actas que reconozcan obligaciones generadoras de pago a favor del contratista.

c) Actas de modificación, adición, ampliación, aclaración de las prestaciones contratadas, suspensión y reiniciación del plazo.

d) Actas de terminación.

e) Actas de liquidación.

6.3.2.8. Consecuencias del incumplimiento de la función de interventoría o supervisión

Dada la importancia de la interventoría y supervisión de los contratos o convenios, a través de la cual se garantiza la correcta ejecución e inversión de los recursos públicos, la ley prevé que la acción defectuosa o la omisión en el seguimiento a la gestión contractual por parte de los funcionarios encargados de ejercerla, así como de quienes sean contratados externamente para este fin, los podrá hacer responsables civil, penal y disciplinariamente.

a) Responsabilidad civil: cuando el IDRD sufra un detrimento patrimonial como consecuencia de la negligencia o la ejecución indebida de las labores de interventoría o supervisión, quienes tenían a cargo estas labores responderán pecuniariamente por el daño ocasionado.

b) Responsabilidad penal: cuando la acción u omisión del interventor o supervisor se constituya en delito, estos podrán ser sancionados con penas establecidas en el Código Penal y en las demás normas que regulen la materia.

c) Responsabilidad disciplinaria: cuando el interventor o supervisor incurra en cualquiera de las conductas o comportamientos previstos en la Ley 734 de 2002 que implique incumplimiento de los deberes, extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, prohibiciones, o violación al régimen de inhabilidades e incompatibilidades, impedimentos o conflictos de intereses, podrá dar lugar a la imposición de las sanciones previstas en la normatividad vigente, previo proceso disciplinario que garantice su derecho a la defensa.

7. Glosario de términos

Adenda(s): son los documentos que expiden con el fin de aclarar, precisar o modificar los términos del pliego de condiciones con posterioridad a su expedición y que forman parte del mismo.

Adjudicación: es la decisión emanada del Instituto Distrital de Recreación y Deporte —IDRD— por medio de un acto administrativo que adjudica un contrato después de adelantado el proceso de selección.

Adjudicatario(a): es el proponente que por haber presentado una propuesta que cumple con lo requerido por el pliego de condiciones, se constituye en la oferta más favorable para la entidad, y por lo tanto es declarado como adjudicatario del contrato mediante acto administrativo correspondiente y a quien en consecuencia corresponderá el derecho y la obligación de suscribir el contrato que constituye el objeto del proceso de selección.

Anexo(s): es el conjunto de formatos y documentos que se adjuntan a los documentos contractuales para ser diligenciados por el proponente.

Anexo técnico: documento que contiene la descripción y alcance del proyecto, incluyendo actividades y resultados.

Anticipo: el anticipo es el recurso público que la entidad estatal entrega al contratista, para que inicie las obras, el cual debe ser amortizado conforme se vaya ejecutando de tal forma que debe reflejarse en las cantidades de bienes adquiridos y obras ejecutadas. El límite legal del monto del anticipo es el cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato.

Amortización del anticipo: la amortización es el abono a capital que realiza el contratista para efectos de retornar a la entidad el monto entregado a título de anticipo. Lo anterior se realiza por vía de descuentos periódicos que hará la entidad sobre los pagos hechos al contratista. Respecto a la amortización del anticipo.

Acto administrativo: declaración de voluntad realizada por la administración en el ejercicio de una potestad administrativa. Una declaración unilateral de voluntad expedida por un funcionario u órgano con competencia que produce efectos jurídicos generales o particulares en ejercicio de una potestad administrativa.

Actuación administrativa: es el resultado de la aplicación de los procedimientos administrativos en ejercicio de la función administrativa tendiente a cumplir los cometidos estatales, prestar satisfactoriamente los servicios públicos y hacer efectivos los derechos e intereses reconocidos a los administrados.

Audiencia: acto oral y presencial que permite la intervención de personas interesadas en una actuación administrativa y que conlleva el cumplimiento del debido proceso y el ejercicio del derecho de defensa.

CDP: certificado de disponibilidad presupuestal. Documento de carácter obligatorio expedido por el responsable del presupuesto, a solicitud de los funcionarios competentes, con el cual se garantiza la existencia de la aprobación disponible y libre de afectación para atender un determinado compromiso con cargo al presupuesto de la vigencia o con cargo a vigencias futuras debidamente aprobadas.

Conflicto de intereses: se presenta cuando el servidor público en ejercicio de su función administrativa, conoce o puede conocer de un asunto en donde tenga interés particular y directo en su regulación, gestión, controlo decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente o sus parientes dentro de cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho. En este caso existe la obligación legal para el servidor de declararse impedido.

Consorcio: cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del objeto contratado. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman.

Contratista: persona natural o jurídica que por contrato ejecuta una obra, suministra un bien o se encarga de un servicio para una entidad estatal.

Contratos a valor global: aquellos en los que el contratista, a cambio de las prestaciones a que se compromete, obtiene como remuneración una suma fija siendo el único responsable de la vinculación de personal, de la elaboración de subcontratos y de la obtención de materiales.

Contratos a precios unitarios: son aquellos en que la forma de pago es por unidades o cantidades de obra y el valor total corresponde al que resulta de multiplicar las cantidades de obras ejecutadas por el precio de cada una de ellas comprometiéndose el contratista a realizar las obras especificadas en el contrato.

Debido proceso. Es un derecho fundamental constituido por una serie de principios particularmente dirigidos a tutelar la intervención plena y eficaz de las personas que intervienen en las actuaciones antelas autoridades y a protegerlas de la eventual conducta abusiva que pueda asumir la autoridad que conoce y resuelve sobre la situación jurídica sometida a su decisión.

Derecho de defensa: garantía del contratista, que le permite directamente o por intermedio de su abogado, solicitar, aportar y controvertir las pruebas que se aducen en su contra, desvirtuar los cargos que se le imputan e impugnar las decisiones que le sean desfavorables.

Descargos: oportunidad procesal otorgada al contratista para que explique y justifique su conducta frente a las imputaciones que le formule la entidad.

Impedimento: causales taxativas señaladas en la ley que obligan a quien conoce de un asunto a apartarse de su conocimiento para asegurar la imparcialidad en su trámite y decisión.

Incompatibilidad: imposibilidad para el ejercicio simultaneo de actividades, funciones, o cargos que puedan poner en entredicho la transparencia debida para el normal desarrollo de la actividad pública.

Inhabilidad: circunstancia establecida en la Constitución o la ley que impiden o imposibilitan que una persona sea elegida o designada para un cargo público o para contratar con las entidades estatales.

Propuesta: se entiende por tal la oferta presentada a la entidad en el curso de un proceso de selección en las condiciones y con los requisitos establecidos en el pliego de condiciones, que tiene carácter irrevocable para sus suscriptores.

Recurso de reposición: facultad que tiene el afectado para acudir ante el ordenador del gasto o director del área ejecutora que profiere un acto, para que lo revoque, modifique o aclare.

Representante legal. Representante legal es la persona a quien la ley faculta para actuar en nombre de una empresa, institución o entidad y en el cual radica la capacidad jurídica para comprometerla y representarla.

Revocatoria directa: mecanismo extraordinario que le permite a la administración, de oficio o a solicitud de parte, dejar sin efecto un acto administrativo que infrinja manifiestamente las normas constitucionales, legales o reglamentarias en que deberla fundarse o que cause un agravio injustificado a una persona.

Unión temporal: su estructura es idéntica a la del consorcio por cuanto en ambas figuras se encuentra la presentación de una propuesta en forma conjunta, para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, se diferencia por la divisibilidad de la responsabilidad entre sus miembros. Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal artículo 7º ley 80 de 1993.

Urgencia manifiesta: situación contractual cuando la continuidad del servicio exija el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro; cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción; cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección o concurso públicos debe declararse mediante acto administrativo motivado.

Vigencia futura: obligaciones que se adquieren con cargo a presupuestos de las anualidades futuras, cuando su ejecución se inicie en la vigencia en curso y comprometa más de una vigencia presupuestal. Es una herramienta presupuestal para la asunción de compromisos con cargo a presupuestos futuros autorizada por el Concejo Distrital con el objetivo de desarrollar proyectos de inversión o efectuar gastos con un horizonte mayor a un año y cuya ejecución se inicia con el presupuesto de la vigencia en que se aprueben dichas autorizaciones.

8. Derogatoria

Esta resolución deroga y modifica todas aquellas normas que le sean contrarias, en especial las resoluciones 24 del 2 de febrero de 2010 y 374 del 19 de julio de 2012, proferidas por la Dirección General del IDRD.

Revisó

Martha Rodríguez Martínez

Jefe oficina asesora de planeación

Validó

Armando Colón Cárdenas

Responsable área apoyo a la contratación

Aprobó

Javier Orlando Suárez Alonso

Director general (e)

Fecha de aprobación: 21 de enero de 2013.