Contaduría General de la Nación

RESOLUCIÓN 37 DE 2018

(Febrero 5)

“Por medio de la cual se fijan los parámetros para el envío de información a la UAE Contaduría General de la Nación relacionada con el Boletín de Deudores Morosos del Estado, BDME”.

CONSIDERANDO:

Que en desarrollo del artículo 354 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 298 de 1996 creó la Contaduría General de la Nación, como una Unidad Administrativa Especial, asignándole en el artículo 4º entre otras las siguientes funciones: (...) e) Señalar y definir los estados financieros e informes que deben elaborar y presentar las entidades y organismos del sector público, en su conjunto, con sus anexos y notas explicativas, estableciendo la periodicidad, estructura y características que deben cumplir; s) Determinar las entidades públicas y los servidores de la misma responsables de producir, consolidar y enviar la información requerida por la Contaduría General de la Nación (...).

Que el parágrafo 3º del artículo 4º de la Ley 716 de 2001, modificado por la Ley 901 de 2004, el Decreto 3361 de 2004, y el numeral 5 del artículo 2º de la Ley 1066 de 2006, establecen las funciones de la Contaduría General de la Nación relacionadas con el Boletín de Deudores Morosos del Estado.

Que el parágrafo 3º del artículo 4º de la Ley 716 de 2001, modificado por el parágrafo 3º del artículo 2º de la Ley 901 de 2004, establece la obligatoriedad de las entidades públicas de elaborar semestralmente un boletín de deudores morosos y de remitirlo a la Contaduría General de la Nación, quien lo consolidará y publicará en la página Web, los días 30 de enero y 30 de julio del año correspondiente, con la información que las entidades públicas le remitan dentro de los diez (10) primeros días calendario de los meses de junio y diciembre de cada anualidad fiscal.

Que el numeral 5 del artículo 2º de la Ley 1066 de 2006 establece que las entidades públicas que de manera permanente tengan a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios del Estado y que dentro de estas tengan que recaudar rentas o caudales públicos del nivel nacional o territorial deben reportar a la UAE Contaduría General de la Nación, en las mismas condiciones establecidas en la Ley 901 de 2004, aquellos deudores que hayan incumplido los acuerdos de pagos con ellas realizados, con el fin de que dicha entidad los identifique por esa causal en el Boletín de Deudores Morosos del Estado.

Que el numeral 6 del artículo 2º de la Ley 1066 de 2006 dispone que las entidades públicas que de manera permanente tengan a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios del Estado y que dentro de estas tengan que recaudar rentas o caudales públicos del nivel nacional o territorial deberán abstenerse de celebrar acuerdos de pago con deudores que aparezcan reportados en el Boletín de Deudores Morosos del Estado por el incumplimiento de acuerdos de pago, salvo que se subsane el incumplimiento y la Contaduría General de la Nación expida la correspondiente certificación.

Que la Ley Estatutaria 1266 de 2008 dicta las disposiciones generales del Hábeas Data y regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales.

Que la Ley 1581 de 2012, dicta disposiciones generales para la protección de datos personales y desarrolla el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos.

Que el Boletín de Deudores Morosos del Estado es una base de datos que se publica por Internet y se deben aplicar las normas establecidas para la protección de datos personales.

Que los artículos 12 y 13 de la Resolución 706 de 2016, expedida por la UAE Contaduría General de la Nación, señalan a las entidades públicas la obligación de reportar el Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME), a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP).

Que la UAE Contaduría General de la Nación expidió los marcos normativos contables del Régimen de Contabilidad Pública a aplicar por las entidades públicas, a través de las resoluciones 414 de 2014, 533 de 2015, 037 y 461 de 2017 y sus respectivas modificaciones, incorporando en los catálogos generales de cuentas los conceptos que permiten evidenciar las deudas a favor de las entidades públicas.

Que de conformidad con lo establecido por la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012 y el Régimen de Contabilidad Pública se hace necesario establecer los parámetros para la elaboración y reporte de la información relacionada con el Boletín de Deudores Morosos del Estado a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP).

Que en mérito de lo anterior,

RESUELVE:

ART. 1º—Ámbito de aplicación. La información, requisitos y plazos que se establecen en la presente resolución son de obligatorio cumplimiento para las entidades contables públicas que hacen parte del ámbito de aplicación de las resoluciones 414 de 214, 533 de 2015, 037 y 461 de 2017 y sus respectivas modificaciones, y que para las fechas de corte del BDME, registren saldos en las subcuentas de los grupos 13-Cuentas por cobrar y 14-Préstamos por cobrar, 198703-Cuentas por cobrar, 198704-Préstamos por cobrar, 198803-Cuentas por cobrar, 198804-Préstamos por cobrar, del Catálogo General de Cuentas del respectivo marco normativo contable aplicable a cada entidad, así como en las subcuentas 831535-Cuentas por Cobrar y 831536-Préstamos por cobrar, de la clase 8- Cuentas de orden deudoras, que representen derechos que han sido retirados de las subcuentas de los grupos del activo anteriormente señaladas.

ART. 2º—Responsables de la información de la categoría BDME. El Representante Legal y el Contador Público que tengan a su cargo la contabilidad de la entidad pública, serán responsables del cumplimiento de la aplicación de los procedimientos relacionados con el suministro de la información reportada en el BDME, así como de su contenido, permanencia y actualización.

ART. 3º—Plazos para el reporte. Para el ingreso de deudores, la categoría BDME debe ser reportada, dentro de los diez (10) primeros días calendario de los meses de junio y diciembre de cada año, para las fechas de corte a 31 de mayo y 30 de noviembre respectivamente.

Para el retiro de deudores morosos del Estado que estén publicados en la Web o la actualización del estado de la deuda, el reporte se debe realizar en forma inmediata, tan pronto ocurra el evento que genere este tipo de modificación, por la entidad reportante.

(Nota: Véase Resolución 169 de 2018 artículo 1° de la Unidad Administrativa Especial Contaduría General de la Nación)

ART. 4º—Glosario de términos. Para efectos de la presente resolución se especifica la definición de los siguientes términos:

Boletín de deudores morosos del Estado: El Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME), es la relación de las personas naturales y jurídicas que tienen contraídas obligaciones con el Estado y que cumplen los requisitos establecidos en la Ley 901 de 2004, la cual consolida la UAE Contaduría General de la Nación con base en la información que reportan las entidades públicas. Este Boletín contiene la identificación del deudor moroso, el número y valor de la obligación y la identificación de la entidad pública que lo reporta.

Deudor moroso del Estado: Se entiende por deudor moroso del Estado o titular de la información, a la persona natural o jurídica que, a cualquier título, a una fecha de corte, tiene contraída una obligación con una entidad pública de cualquier orden o nivel, cuya cuantía supera los cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes (smmlv) y una mora superior a seis (6) meses, o que, habiendo suscrito un acuerdo de pago, lo haya incumplido de acuerdo con lo establecido en la Ley 1066 de 2006.

Publicación del BDME: Revelación a través de la página Web de la UAE Contaduría General de la Nación, de la información consolidada de los deudores morosos del Estado a una fecha de corte, la cual puede ser consultada por el interesado ingresando a la página web www.contaduria.gov.co al link BDME, link Consulta Boletín de Deudores Morosos del Estado, link registrarme, digitando su identificación y datos solicitados, para obtener la contraseña de acceso a la consulta. Si se trata de persona jurídica no incluir dígito de verificación en la consulta.

Acuerdo de pago: Se entenderá como acuerdo de pago, el convenio celebrado entre el deudor moroso y la entidad pública para establecer la forma y condiciones del pago de obligaciones contraídas por la persona natural o jurídica. Dicho acuerdo se constituye en una de las condiciones para no estar reportado en el BDME.

Fuente de información: Son las entidades públicas que con autorización legal, reportan datos personales de los deudores morosos del Estado a la UAE Contaduría General de la Nación, con las acreencias a favor que correspondan a los saldos de los derechos reconocidos y revelados en pesos, a una fecha de corte, en las subcuentas de los grupos 13-Cuentas por Cobrar y 14-Préstamos por cobrar, 198703-Cuentas por cobrar, 198704-Préstamos por cobrar, 198803-Cuentas por cobrar, 198804-Préstamos por cobrar del Catálogo General de Cuentas del Régimen de Contabilidad Pública aplicable a cada entidad pública; así como los valores revelados en las subcuentas 831535-Cuentas por cobrar y 831536-Préstamos por cobrar, de la clase 8-Cuentas de orden deudoras, que representan derechos que han sido retirados de las subcuentas de los grupos del activo anteriormente señalados, cuya posibilidad de recuperación es incierta, pero que aún prestan mérito ejecutivo y la entidad los controla en estos conceptos. Es de anotar, que la entidad reportante de la información responde por la calidad de los datos suministrados en el Boletín de Deudores Morosos del Estado.

Operador de información: Es la UAE Contaduría General de la Nación, que recibe información de las entidades públicas, consolida el Boletín de Deudores Morosos del Estado y los publica en la página www.contaduria.gov.co para consulta de los usuarios, en virtud del inciso 3º del parágrafo 3º del artículo 4º de la Ley 716 de 2001.

Responsabilidad de los datos: Le corresponde a la entidad que suministra la información. La UAE Contaduría General de la Nación no es responsable por la calidad de los datos que le sean suministrados por las entidades reportantes de la información (fuente de información).

Usuario: Es la persona natural o jurídica que accede a la información del BDME a través de la página web de la UAE Contaduría General de la Nación.

Certificado del Boletín de Deudores Morosos del Estado: Es el documento escrito donde se constata si una persona natural o jurídica se encuentra reportada como deudor moroso del Estado.

ART. 5º—Reporte de deudas a favor del Estado. La información que deben reportar las entidades públicas en el Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME), corresponde a los deudores que a una fecha de corte, tienen contraída una obligación con una entidad pública de cualquier orden o nivel, cuya cuantía supera los cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes (smmlv) y una mora superior a seis (6) meses (L. 716/2001, art. 4º par. 3º, modificado y adicionado por el art. 2º de la L. 901/2004).

El valor absoluto de los cinco (5) smmlv de las acreencias reportadas por las entidades públicas será el que corresponda a la sumatoria de la obligación principal y los demás valores accesorios originados como consecuencia de la misma, tales como intereses corrientes, intereses de mora, comisiones, sanciones, entre otros. La unidad de medida será en pesos.

También se deben incluir aquellos deudores que, habiendo suscrito un acuerdo de pago, lo hayan incumplido de conformidad con lo establecido en el numeral 5 del artículo 2º de la Ley 1066 de 2006. El reporte se efectuará aun cuando el citado incumplimiento haya generado la anulación del pagaré o acto administrativo que autorizó el pago a plazos, para que las demás entidades públicas puedan conocer esta situación y abstenerse de celebrar acuerdos de pago con un deudor que ha incumplido un acuerdo (L. 1066/2006, art. 2º num. 6).

El reporte en el BDME, de las obligaciones cuyo pago se cumpla mediante la cancelación de cuotas periódicas en una misma entidad estatal, se hará teniendo en cuenta que el valor de la obligación a reportar corresponda a la sumatoria de las cuotas vencidas, incluidos los valores accesorios a la misma, siempre que se cumpla el requisito de valor y plazo determinado en la Ley 901 de 2004.

Las personas que tengan obligaciones morosas por diferentes conceptos en una misma entidad estatal, serán reportadas en el BDME siempre que la sumatoria de las obligaciones, incluidos los demás valores accesorios originados como consecuencia de las mismas, cumplan con el requisito de valor y plazo determinados en la ley.

ART. 6º—Requisitos de las obligaciones a reportar en el BDME. La información remitida por las entidades públicas con relación al BDME debe ser clara, expresa y actualmente exigible. Debe cumplir con los principios y requisitos que establece la Ley de Hábeas Data.

La información relacionada con la identificación del deudor debe ser exacta y comprobable. La Contaduría General de la Nación no divulgará deudores sin clara identificación y sin número de obligación.

La UAE Contaduría General de la Nación no tendrá responsabilidad alguna por las posibles acciones legales que se puedan derivar del reporte indebido o inconsistencias de la información, por cuanto que la información contenida en el BDME es la suministrada por las entidades públicas, bajo su responsabilidad exclusiva, en cumplimiento de la presente resolución.

ART. 7º—Deudas entre entidades públicas. De acuerdo con lo establecido en el inciso 1º del artículo 5º del Decreto 3361 de 2004, previo al reporte de las acreencias a su favor pendientes de pago y en caso de que legalmente se pueda efectuar cruce de cuentas y cuya ejecución proceda en la misma vigencia fiscal, las entidades públicas llevarán a cabo las operaciones necesarias a efectos de cruzar las obligaciones que recíprocamente tengan causadas. Para estos efectos se requerirá acuerdo previo entre las partes.

De igual forma, las entidades públicas que sean parte del Presupuesto General de la Nación y sean deudoras de una entidad pública, solo podrán ser reportadas cuando se demuestre que no adelantaron los trámites administrativos y presupuestales necesarios para el pago de sus acreencias, de conformidad con lo establecido en el inciso 2º del artículo 5º del Decreto 3361 de 2004.

Tratándose de entidades públicas en proceso de supresión o disolución con fines de liquidación que tengan deudas pendientes con otras entidades públicas, no podrán ser reportadas en el Boletín de Deudores Morosos del Estado, en concordancia con el parágrafo del artículo 4º del Decreto 3361 de 2004. Sin embargo, las entidades que se encuentren en los citados procesos, sí deben reportar el BDME a la UAE Contaduría General de la Nación, cuando cumplan los requisitos descritos en el art. 1º de esta resolución.

ART. 8º—Medio para el reporte de la información del Boletín de Deudores Morosos del Estado. Para efectos del envío de la Información relacionada con los deudores morosos, se establece que el reporte de dicha información se debe hacer a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública (CHIP), en la Categoría denominada Boletín de Deudores Morosos del Estado y en los formularios establecidos para el efecto.

ART. 9º—Formularios de la categoría Boletín de Deudores Morosos del Estado.

Los formularios son el mecanismo de captura a través del cual las entidades públicas reportan y actualizan la información que se relaciona con la Categoría del Boletín de Deudores Morosos del Estado. Para el efecto se definen los siguientes:

CGN2009-BDME-REPORTE-SEMESTRAL

CGN2009_INCUMPLIMIENTO_ACUERDO_DE_PAGO_SEMESTRAL CGN2009_BDME_RETIROS

CGN2009_BDME_CANCELACIÓN_ACUERDOS_DE_PAGO

CGN201|_B0ME_ACTUALIZACIÓN

Los aspectos relacionados con el diligenciamiento de los formularios de la Categoría Boletín de Deudores Morosos del Estado se encuentran en la guía que se publica en la página web del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública (CHIP).

En el formulario CGN2009_BDME_REPORTE_SEMESTRAL, se debe reportar la relación de las personas naturales y jurídicas que cumplen las condiciones para ser considerados como deudores morosos del Estado, conforme a lo señalado en el inciso 3º del parágrafo 3º del artículo 4º de la Ley 716 de 2001, modificado y adicionado por el artículo 2º de la Ley 901 de 2004.

En el formulario CGN2009_INCUMPLIMIENTO _ACUERDO_DE_PAGO_ SEMESTRAL se debe reportar la relación de las personas naturales y jurídicas que habiendo celebrado un acuerdo de pago con un ente público, lo hayan incumplido, conforme a lo señalado en el numeral 5 del artículo 2º de la Ley 1066 de 2006.

En el formulario CGN2009_BDME_RETIROS se debe reportar la información de las personas naturales y jurídicas que ya no tengan la condición de deudores morosos ante una entidad del Estado, sea porque realizaron el pago, celebraron un acuerdo de pago, por depuración de la información o por transferencia de cartera, y que fueron relacionadas inicialmente en el formulario CGN2009_BDME_REPORTE_SEMESTRAL, para la respectiva actualización de la publicación del BDME en la página Web.

En el formulario CGN2009_BDME_CANCELACIÓN_ACUERDOS_DE_PAGO se debe reportar la información de las personas naturales y jurídicas que habiendo incumplido un acuerdo de pago, ya no tengan la condición de deudor moroso incumplido, porque realizaron el pago respectivo; estos deudores fueron relacionados inicialmente en el formulario CGN2009_INCUMPLIMIENTO_ACUERDO_DE_PAGO_SEMESTRAL, para la respectiva actualización de la publicación del BDME en la página web.

En el formulario CGN2011_BDME_ACTUALIZACIÓN se debe reportar la información actualizada de las personas naturales y jurídicas que, habiendo sido publicados en el BDME, elevaron una petición, reclamo o presentaron una demanda contra la fuente de información, para incluir las leyendas que ordena la Ley 1266 de 2008.

PAR.—La entidad pública que en la respectiva fecha de corte y de reporte del BDME no tiene deudores que cumplan con las condiciones establecidas en las normas legales, no está obligada a reportar en ceros ningún formulario.

ART. 10.—Actualización de la información reportada. Para que la UAE Contaduría General de la Nación mantenga actualizada la información del BDME publicada en la página Web, los formularios denominados CGN2009_BDME_RETIROS, CGN2009_BDME_ CANCELACIÓN_ACUERDOS_DE_PAGO y CGN2011_BDME_ACTUALIZACIÓN, deben ser reportados por las fuentes de información, cada vez que se necesite retirar a una persona natural o jurídica del BDME o actualizar el estado de su deuda, por alguna de las causales establecidas.

Para el efecto, las entidades públicas deben diligenciar en el sistema y transmitir en el formulario respectivo, el reporte de manera inmediata al momento en que cambie la condición de deudor moroso, conforme a las disposiciones legales vigentes. De la misma manera reportará en el correspondiente formulario, las personas que subsanaron el incumplimiento de un acuerdo de pago previamente realizado.

Cuando un deudor que fue reportado en el BDME, cancele su obligación o suscriba un acuerdo de pago durante los meses de preparación del Boletín (junio-julio y diciembre-enero), es decir, antes de la publicación en la web, la entidad reportante deberá comunicar la novedad mediante la transmisión del formulario CGN2009_BDME_RETIROS a partir del primer día hábil del mes de su publicación (1º de agosto y 1º de febrero respectivamente).

Solo se podrá efectuar una trasmisión diaria de los formularios CGN2009_BDME_ RETIROS, CGN2009_BDME_CANCELACIÓN_ACUERDOS_DE_PAGO y CGN2011_BDME ACTUALIZACIÓN.

Para realizar retiros, cancelación y actualización, la categoría BDME tendrá disponible los actualizadores de formularios del sistema CHIP, de conformidad con el siguiente esquema:

BDME publicadoMes del retiro del deudorMes de actualización de formularios
Fecha de cortePublicación en la web  
30 de noviembre 30 de enero FebreroEnero
  Marzo Febrero
  Abril Marzo
  Mayo Abril
  Junio Abril
  Julio Abril
31 de mayo 30 de julio Agosto Julio
 Septiembre Agosto  
 Octubre Septiembre  
 Noviembre Octubre  
 Diciembre Octubre  
 Enero Octubre  

ART. 11.—Permanencia de la información reportada. De acuerdo con lo establecido en el parágrafo 3º del artículo 2º de la Ley 901 de 2004, la permanencia en el registro del BDME está condicionada a que se mantenga la calidad de deudor moroso, con base en la información reportada por la entidad pública a la UAE Contaduría General de la Nación.

Los registros reportados en el formulario CGN2009_BDME_REPORTE_SEMESTRAL (inc. 3º del par. 3º del art. 4º de la L. 901/2004) permanecerán publicados en la web durante seis (6) meses, después de los cuales serán sustituidos totalmente con la información del nuevo Boletín de Deudores Morosos. Por tanto, si un deudor continúa con las condiciones legales de morosidad y monto de deuda, se reportará nuevamente en el siguiente informe. No obstante, la entidad pública que reportó deudores morosos, debe efectuar la transmisión de los retiros en forma inmediata y hasta el día anterior a la siguiente publicación del BDME, cuando se den las condiciones para ello.

Los registros reportados en el formulario CGN2009_INCUMPLIMIENTO_ ACUERDO_DE_PAGO_SEMESTRAL (L. 1066/2006, art. 2º num. 5), solo serán retirados cuando las entidades públicas transmitan el retiro vía CHIP. Por tanto, si un deudor incumple un acuerdo de pago y no ha subsanado su situación, no es necesario incluirlo nuevamente en el siguiente reporte de deudores.

ART. 12.—Agregación de la información. El representante legal y el contador público que tenga a su cargo la contabilidad de las entidades públicas que agregan información de otras entidades públicas y organismos sin personería jurídica, adoptarán los criterios que deben tenerse en cuenta para efectos de elaborar el Boletín de Deudores Morosos del Estado agregado y reportarlo a la UAE Contaduría General de la Nación.

Este tipo de entidades agregadoras de información, podrán establecer convenciones en el número de obligación, que sirvan para una adecuada atención a los usuarios del BDME, orientando sobre la entidad y ubicación donde puede ser atendido el deudor moroso.

ART. 13.—Certificado del Boletín de Deudores Morosos del Estado por incumplimiento de acuerdos de pago. De acuerdo con lo establecido en el numeral 6 del artículo 2º de la Ley 1066 de 2006 y para facilitar la consulta del BDME, la UAE Contaduría General de la Nación permitirá generar directamente a través de la página web, con base en la información reportada por las entidades públicas, el certificado en el cual conste que una persona natural o jurídica aparece o no reportada en el Boletín de Deudores Morosos del Estado.

ART. 14.—Deberes de las fuentes de información. De acuerdo con lo establecido en el artículo 12 de la Ley 1266 de 2008 y en el numeral 4 literal c) de la Carta Circular 1 de 2011, las entidades públicas que reporten el Boletín de Deudores Morosos del Estado, BDME, deben cumplir con la obligación de comunicar al deudor moroso, con más de 20 días de anticipación al reporte semestral, que será reportado en el BDME, para que cancele o pueda controvertir las obligaciones.

ART. 15.—En virtud de los literales b) y c) del artículo 3º de la Ley 1266 de 2008 y la Sentencia C-1011 de 2008, la UAE Contaduría General de la Nación, en su calidad de operador de la información y a partir de la recepción de los datos suministrados por las fuentes de la información, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos para garantizar la protección de los derechos del titular de los datos, dado que son estas las responsables de la calidad de los datos reportados.

ART. 16.—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de su publicación en el Diario Oficial y deroga la Resolución 422 de 2011.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 5 de febrero de 2018.