RESOLUCIÓN 370 DE 2004 

(Septiembre 1º)

“Por medio de la cual se derogan las resoluciones 73 de 1999 y 48 de 2002, se crea el comité de archivo y se dictan otras disposiciones”.

El Contador General de la Nación,

en uso de sus facultades constitucionales y legales en especial las conferidas por el artículo 354 de la Constitución Política, la Ley 298 del 23 de julio de 1996, el Decreto 143 de 2004, y

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política de Colombia en sus títulos I y II artículos: 8º, 15, 20, 23, 72 y 74 y la Ley 57 de 1985, establecen el derecho de toda persona a acceder y consultar los documentos públicos.

Que todos los archivos oficiales conformados en las entidades del orden nacional, departamental, distrital y municipal deben cumplir con el reglamento general de archivos, expedido por el Archivo General de la Nación mediante el Acuerdo 7 de 1994 y que tal reglamento estipula que los archivos oficiales son potencialmente parte del patrimonio documental de la Nación, por tanto, los funcionarios públicos son responsables del manejo de los documentos disciplinaria, administrativa, civil y penalmente, son responsables de organizarlos y conservarlos de acuerdo con las normas y criterios que para el caso existan.

Que el Decreto 1382 de 1995 por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989, ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación.

Que a través del Acuerdo 12 del 16 de octubre de 1991, se concedieron 60 días de plazo a partir de su expedición para presentar las tablas de retención documental de los organismos nacionales del orden central, al Archivo General de la Nación.

Que el reglamento general de archivos en el artículo 19, modificado por el Acuerdo 12 de 1995 ordena que cada entidad debe establecer un comité de archivo legalizado mediante acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Que se hace necesario reglamentar en la Contaduría General de la Nación, un mecanismo administrativo para dar cabal cumplimiento al Acuerdo 12 de 1995 e igualmente para regular y organizar la producción y manejo documental que contribuirá a la eficacia de la gestión y a la conservación del patrimonio documental de la entidad.

RESUELVE:

ART. 1º—Conformación. Crear en la Contaduría General de la Nación un comité de archivo con el fin de fijar las políticas, los programas de trabajo y toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

ART. 2º—Constitución. El comité de archivo estará integrado así:

• Secretario general

• Coordinador GIT de jurídica

• Coordinador GIT de planeación

• Coordinador del centro de administración documental

• Asesor GIT de servicios generales, administrativos y financieros

• Coordinador GIT de control interno, como invitado permanente quien actuará con voz pero sin voto.

ART. 3º—El comité estará presidido por el secretario general de la Contaduría General de la Nación, como secretario del mismo actuará el coordinador del centro de administración documental de la Contaduría General de la Nación.

ART. 4º—Comité de archivo ampliado. El comité de archivo será ampliado con los jefes de la dependencia productora de los documentos que se van a evaluar en cada sesión.

Cuando se trate de documentos que generen las subcontadurías, será obligatoria la asistencia de todos los subcontadores.

Además podrán asistir como invitados aquellos funcionarios o particulares que puedan aportar elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes, entre otros a saber:

• Técnicos historiadores

• Usuarios externos

ART. 5º—Funciones. El comité de archivo de la Contaduría General de la Nación tendrá funciones asesoras, pero sus recomendaciones podrán ser adoptadas como pautas obligatorias por resolución de la entidad.

El comité de archivo deberá:

1. Definir las políticas y normas que deben regir en la entidad, concernientes al manejo de los archivos de la Contaduría General de la Nación , especialmente en cuanto a emisión, simplificación, conservación, microfilmación, donación, destrucción, transferencias de documentos históricos y sobre la expedición de los manuales relacionados con el área, de manera que los archivos de todas las dependencias estén coordinados por el GIT de servicios generales, administrativos y financieros.

2. Cumplir las normas y procedimientos emanados del Archivo General de la Nación de acuerdo a la Ley 80 de 1989, el Decreto Reglamentario 1777 de 1990 y el Acuerdo 7 de 1994;

3. Establecer la programación anual de transferencias documentales;

4. Revisar la reglamentación, conformación, reforma y adiciones que se hagan a las tablas de retención generadas en el archivo, antes de que estas sean enviadas al Archivo General de la Nación;

5. aprobar la selección y descarte de documentos, previa presentación de las actas que para estos fines se deben levantar;

6. Clasificar los documentos de la entidad teniendo en cuenta su respectivo valor testimonial, informativo e histórico.

7. Ejecutar planes y programas para la microfilmación e implementación de las últimas tecnologías para procesar documentos.

8. Verificar que se cumpla con los planes y programas archivísticos en la Contaduría General de la Nación.

ART. 6º—Los funcionarios de la Contaduría General de la Nación deberán observar las normas, los manuales, procedimientos e instrucciones que se establezcan con base en la presente resolución y en las emanadas del Archivo General de la Nación, para el funcionamiento de los archivos de gestión de cada área y para su remisión al centro de administración documental, en donde se manejará el archivo central e histórico de la Contaduría General de la Nación.

PAR.—El funcionario a quien se le asignen las funciones de archivo en la Contaduría General de la Nación, devolverá a la dependencia correspondiente los documentos que no cumplan con los requisitos, legales y reglamentarios.

ART. 7º—El comité de archivo será convocado por escrito por el secretario del mismo, previa consulta con el secretario general y deberá reunirse mínimo una (1) vez cada año.

La convocatoria se hará por lo menos con un (1) día de antelación y contendrá la fecha, hora de celebración y el orden del día.

ART. 8º—Quórum. Para deliberar el comité requiere de la presencia como mínimo de la mitad más uno de sus miembros, incluido el secretario general o su delegado. Las decisiones se adoptarán en todos los casos por el consenso de los miembros asistentes.

ART. 9º—Actas del comité. El secretario del comité levantará el acta respectiva de cada sesión, que contendrá los siguientes requisitos mínimos:

• Fecha y hora de la reunión

• Relación del nombre y cargo de los asistentes

• Orden del día desarrollado

• Constancia de verificación del quórum y de la aprobación del acta anterior

• Las decisiones aprobadas, las tareas fijadas y sus responsables

• Hora de terminación de la sesión

ART. 10.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las normas que le sean contrarias y en especial las resoluciones 73 de 1999 y 48 de 2002.

Cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 1º de septiembre de 2004.

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