RESOLUCIÓN 373 DE 1999 

(Diciembre 20)

Norma básica de plazos y requisitos

“Por la cual se establecen los plazos para la presentación de la información financiera, económica y social a la Contaduría General de la Nación y otras obligaciones de información para los entes públicos de los niveles nacional y territorial”.

(Nota: Derogada por la Resolución 250 de 2003 artículo 10 de la Contaduría General de la Nación).

*(Nota: Modificada por la Resolución 196 de 2001 artículo 14).

El Contador General de la Nación,

en uso de sus atribuciones constitucionales y legales en especial de las que le confiere la Ley 298 de 1996, el Decreto 1914 de 1996, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 354 de la Constitución Política, desarrollado mediante la Ley 298 de 1996, establece en el Contador General de la Nación la vocación jurídica para llevar la Contabilidad General de la Nación y consolidarla con las entidades descentralizadas territorialmente y por servicios;

Que el literal f) de la Ley 298 de 1996, señala la competencia del Contador General de la Nación para impartir instrucciones de carácter general sobre aspectos relacionados con la Contabilidad Pública;

Que mediante Resolución 152 del 25 de julio de 1997, modificada por la Resolución 320 del 14 de diciembre de 1998, la Contaduría General de la Nación estableció los requisitos y los plazos para la presentación de la información financiera, económica y social por parte de los entes públicos de los niveles nacional y territorial;

Que a fin de cumplir cabalmente las obligaciones constitucionales y legales que competen al Contador General de la Nación, se hace necesario unificar en un solo texto normativo lo correspondiente a los plazos, requisitos y obligaciones relacionadas con la entrega de la información financiera, económica y social por parte de los entes públicos a la Contaduría General de la Nación;

Que el Gobierno Nacional expidió el Decreto 2145 del 4 de noviembre de 1999 por el cual se dictan normas sobre el sistema nacional de control interno de las entidades y organismos de la administración pública del orden nacional y territorial y se dictan otras disposiciones;

Que el citado decreto estableció que dentro del informe que el Presidente de la República debe presentar al Congreso de la República (C.P., art. 189-12), al inicio de cada legislatura, se incluirá un acápite sobre el avance del sistema de control interno del Estado, el cual contendrá entre otros, lo relacionado con el control interno contable, de acuerdo con los parámetros indicados por la Contaduría General de la Nación;

Que el decreto en cuestión incluyó a la Contaduría General de la Nación como ente regulador en el contexto del sistema nacional de control interno, con la competencia para impartir las normas, políticas y directrices a que deben sujetarse los entes públicos en materia de control interno contable, mediante la función de diseñar, implantar, establecer políticas de control interno y coordinar con las entidades el cabal cumplimiento de las disposiciones en la implantación del sistema nacional de contabilidad pública, de conformidad con la normatividad vigente sobre la materia;

Que dadas las responsabilidades fijadas por la Ley 87 de 1993 al jefe de control interno, asesor, coordinador, auditor interno o quien haga sus veces, le corresponde verificar y evaluar el sistema de control interno —unidad básica del sistema nacional— particularmente en lo relacionado con los procesos para el manejo de los recursos, bienes y sistemas de información, a efectos de garantizar que todas las transacciones se registren en forma exacta, veraz y oportuna, de tal manera que permitan emitir los informes operativos, administrativos y financieros que faciliten la gestión y los resultados de las entidades y organismos públicos,

RESUELVE:

I. Ámbito de aplicación

ART. 1º—Las normas establecidas en la presente resolución, deberán ser cumplidas por las ramas legislativa y judicial; por la rama ejecutiva en su sector central del nivel nacional, departamental y municipal y descentralizado por servicios con identidad jurídica previamente establecida; por la organización electoral; el Ministerio Público; la Contraloría General de la República; por el Banco de la República y los órganos creados por la Constitución y la ley que tienen régimen especial.

*(Nota: Modificada por la Resolución 196 de 2001 artículo 14).

(Nota: Derogada por la Resolución 250 de 2003 artículo 10 de la Contaduría General de la Nación).

II. Funcionarios responsables

ART. 2º—Serán responsables ante la Contaduría General de la Nación por el cumplimiento de las normas, procedimientos y obligaciones de información, los siguientes funcionarios:

En el nivel nacional sector central, los jefes de los órganos legislativo y judicial, de la organización electoral, de los órganos creados por la Constitución y la ley y del Ministerio Público; los ministros y directores de departamentos administrativos; el Contralor General de la República; el Gerente del Banco de la República; los jefes de áreas financieras y los contadores y/o jefes de contabilidad.

En el nivel descentralizado nacional, serán responsables los directores de institutos descentralizados, gerentes y representantes legales; jefes de áreas financieras; contadores y/o jefes de contabilidad y revisores fiscales.

En el nivel descentralizado territorialmente y por servicios, serán responsables ante la Contaduría General de la Nación, los gobernadores y alcaldes; secretarios de hacienda, gerentes, directores y/o representantes legales; jefes de áreas financieras a cuyo cargo se encuentren las oficinas o centros contables; los contadores y/o jefes de contabilidad y revisores fiscales cuando exista este cargo.

*(Nota: Modificada por la Resolución 196 de 2001 artículo 14).

(Nota: Derogada por la Resolución 250 de 2003 artículo 10 de la Contaduría General de la Nación).

ART. 3º—Las obligaciones señaladas en los artículos anteriores en cuanto a la firma y presentación de los estados e informes contables por parte de los representantes legales de las entidades y organismos públicos, serán indelegables y se tendrá por no presentada la información cuando no esté suscrita por el respectivo titular.

(Nota: Derogada por la Resolución 250 de 2003 artículo 10 de la Contaduría General de la Nación).

III. Presentación de información financiera, económica y social

ART. 4º—(Modificado).* Los entes públicos establecidos en el artículo 1º de esta resolución, presentarán la información financiera, económica y social de períodos intermedios y de fin de período contable ante la Contaduría General de la Nación en las siguientes fechas:

Información a:Fecha de presentación:
31 de marzo30 de abril
30 de junio31 de julio
30 de septiembre31 de octubre
31 de diciembre15 de febrero del año siguiente al término del período contable.

PAR.—Cuando la fecha de presentación coincida con un día no laborable, el cumplimiento deberá efectuarse el día siguiente hábil y en ningún caso será prorrogable.

(Nota: Modificado transitoriamente por la Resolución 77 de 2001 artículo 2º de la Contaduría General de la Nación).

*(Nota: Modificada por la Resolución 196 de 2001 artículo 14 de la Contaduría General de la Nación).

*(Nota: Modificada por la Resolución 395 de 2001 artículo 1º de la Contaduría General de la Nación).

(Nota: Derogada por la Resolución 250 de 2003 artículo 10 de la Contaduría General de la Nación).

IV. Requisitos de presentación de la información financiera, económica y social

ART. 5º—La información financiera, económica y social que presentarán en cada fecha los entes públicos a la Contaduría General de la Nación, deberá cumplir los siguientes requisitos:

a) Presentarse en medio magnético y formato impreso, al nivel de subcuenta y diligenciando los formatos que para tal efecto disponga la Contaduría General de la Nación;

b) Los formatos impresos, deberán contener la firma de los funcionarios responsables establecidos en el artículo 2º de la presente resolución. Para todos los efectos, además de la firma del contador y/o jefe de contabilidad deberá indicarse el número de la correspondiente tarjeta profesional, con lo cual se certificará que los saldos fueron tomados fielmente de los libros de contabilidad llevados conforme a las normas de contabilidad pública y que las cifras registradas en ellos reflejan de forma fidedigna la situación financiera de la entidad;

c) (Modificado).* En los períodos correspondientes a junio 30 y diciembre 31, la información contable básica deberá acompañarse de los estados contables reglamentados en la Circular Externa 21 de 1998;

*(Nota: Modificado el presente literal por la Resolución 395 de 2001 artículo 3º de la Contaduría General de la Nación).

*(Nota: Modificado por la Resolución 409 de 2002 artículo 4º de la Contaduría General de la Nación).

d) Las notas a los estados contables, elaboradas de acuerdo a lo establecido en el plan general de contabilidad pública, sólo se remitirán al corte de fin del ejercicio;

e) El jefe de la oficina de control interno o quien haga sus veces deberá elaborar y suscribir un informe ejecutivo anual al cierre del 31 de diciembre de cada año, conforme a lo establecido en el artículo 8º de la presente resolución, en el que se indique el resultado de la evaluación del sistema de control interno contable, en lo que tiene que ver con el ambiente de control, la valoración de riesgos y las actividades de control de los procesos para el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información que garanticen que el registro de las transacciones se realiza en forma exacta, veraz y oportuna de acuerdo con las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación;

f) En el caso de las entidades obligadas a tener revisor fiscal, al cierre de ejercicio del 31 de diciembre, se remitirá el dictamen correspondiente con el pleno cumplimiento de los requisitos exigidos en la ley, y

g) Los estados e informes contables, el informe sobre control interno contable y el dictamen del revisor fiscal cuando sea del caso, deberán enviarse a la Contaduría General de la Nación mediante comunicación firmada por el jefe del órgano correspondiente, ministro o director de departamento administrativo, gobernador, alcalde, gerente o representante legal, en los plazos establecidos en esta resolución.

*(Nota: Modificada por la Resolución 196 de 2001 artículo 14).

(Nota: Derogada por la Resolución 250 de 2003 artículo 10 de la Contaduría General de la Nación).

V. Acopio de la información de organismos sin identidad jurídica en el nivel territorial

ART. 6º—Para los efectos del sistema nacional de contabilidad pública en el nivel territorial, tanto la administración central como las entidades del sector descentralizado por servicios con identidad jurídica, serán los entes públicos que deberán reportar a la Contaduría General de la Nación.

Los órganos de control, corporaciones públicas y organismos que prestan servicios de educación, salud y otros servicios públicos, con autonomía administrativa y financiera pero sin identidad jurídica, deberán enviar su información contable a la administración central correspondiente, para ser objeto de agregación y/o consolidación por parte de las gobernaciones y alcaldías en los departamentos y municipios a las cuales pertenecen.

*(Nota: Modificada por la Resolución 196 de 2001 artículo 14).

(Nota: Derogada por la Resolución 250 de 2003 artículo 10 de la Contaduría General de la Nación).

VI. Del control interno y el sistema de contabilidad pública

ART. 7º—En cumplimiento del literal e) del artículo 3º de la Ley 87 de 1993 y del Decreto 2145 de 1999, las unidades de control interno o la dependencia que haga sus veces, mediante la evaluación al sistema de control interno contable recomendarán la adopción de la medidas necesarias para que en la entidad u organismo correspondientes se garantice que todas las transacciones contables se registren en forma exacta, veraz, confiable y oportuna en el cumplimiento del plan general de contabilidad pública y de las normas y procedimientos vigentes en cada período, expedidas por la Contaduría General de la Nación.

*(Nota: Modificada por la Resolución 196 de 2001 artículo 14).

(Nota: Derogada por la Resolución 250 de 2003 artículo 10 de la Contaduría General de la Nación).

ART. 8º—El informe ejecutivo anual realizado por el jefe de la oficina de control interno o quien haga sus veces al que se refiere el artículo 5º de la presente resolución, contendrá por lo menos las siguientes partes:

I. Introducción

Comprenderá la información general concerniente al examen y a la entidad evaluada.

II. Conclusiones

Referidas a sí la información financiera, económica y social de la entidad es confiable, en términos de la evaluación del ambiente de control, la valoración de riesgos y las actividades de control de los procesos para el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información que garanticen que el registro de las transacciones se realiza en forma exacta, veraz y oportuna de acuerdo con las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación.

Si existe el área funcional responsable de las actividades de contaduría al interior del ente público de acuerdo con lo establecido en el artículo 5º de la Ley 298 de 1996 y, si se dio cabal cumplimiento a la Circular Externa 29 de 1999 sobre el inventario de bienes inmuebles.

Para los entes públicos del nivel nacional que se encuentren sujetos al ámbito de aplicación del sistema integrado de información financiera, SIIF, adicionalmente se deberá evaluar el estado de su implantación con relación a los procesos de la incorporación de la información financiera, económica y social.

III. Observaciones

Hace referencia a toda aquella información que, a juicio del jefe de la oficina de control interno, permita conocer hechos o circunstancias que incidan significativamente en la efectividad del sistema de control interno contable de la entidad evaluada.

IV. Recomendaciones

Constituyen las medidas sugeridas a la administración de la entidad examinada, orientadas a promover la superación de las observaciones o hallazgos surgidos de la evaluación del sistema de control interno contable. Serán dirigidas a los gerentes públicos que tengan competencia para disponer su aplicación.

Anexos

A fin de lograr el máximo de concreción y claridad en el informe, según el tamaño del ente público y/o la complejidad de sus operaciones, se podrán utilizar los anexos indispensables que complementen o amplíen la información relevante contenida en el mismo.

Firma

El informe deberá ser firmado por el jefe de control interno, asesor, coordinador, auditor interno o quien haga sus veces y tendrá los efectos jurídicos establecidos en el artículo 14 de la Ley 87 de 1993.

PAR.—La anterior evaluación será el fundamento para la elaboración del informe ejecutivo anual sobre la evaluación del sistema de control interno institucional al que se refieren los artículos 5º literal c) y 8º literal e) del Decreto 2145 de 1999 y la Circular 001 de 1999 del consejo asesor del Gobierno Nacional en materia de control interno, en la parte relacionada con “los aspectos relativos a la información sobre el sistema de control interno contable”.

*(Nota: Modificada por la Resolución 196 de 2001 artículo 14).

(Nota: Derogada por la Resolución 250 de 2003 artículo 10 de la Contaduría General de la Nación).

VII. Del control fiscal financiero

ART. 9º—Los entes públicos del nivel nacional y territorial en sus sectores central y descentralizado, enviarán la información financiera, económica y social establecida en la presente resolución, a la Contraloría General de la República o a las contralorías departamentales, municipales y distritales correspondientes, en la misma fecha de entrega oficial a la Contaduría General de la Nación, para efectos del control fiscal que por constitución y por ley corresponde a éstos órganos de control.

*(Nota: Modificada por la Resolución 196 de 2001 artículo 14).

(Nota: Derogada por la Resolución 250 de 2003 artículo 10 de la Contaduría General de la Nación).

VIII. Cumplimiento de obligaciones

ART. 10.—La Contaduría General de la Nación de conformidad con lo dispuesto en el literal d) de la Ley 298 de 1996 realizará verificaciones y ejercerá inspección sobre los entes públicos obligados al ámbito de aplicación del plan general de contabilidad pública, a fin de establecer el cumplimiento de la Ley 298 de 1996 y de las normas contables expedidas.

*(Nota: Modificada por la Resolución 196 de 2001 artículo 14).

(Nota: Derogada por la Resolución 250 de 2003 artículo 10 de la Contaduría General de la Nación).

ART. 11.—El incumplimiento a lo establecido en el artículo 5º de la Ley 298 de 1996, así como a la aplicación del plan general de contabilidad pública, a las normas y procedimientos expedidos por la Contaduría General de la Nación y otras reglamentaciones que rigen sobre la materia, dará lugar a la imposición de las sanciones respectivas, para lo cual la Contaduría General de la Nación remitirá la información del caso a la Contraloría General de la República y la Procuraduría General de la Nación a efectos de iniciar las investigaciones correspondientes.

PAR.—La imposición de sanciones por parte de la Contaduría General de la Nación a los responsables, se hará de conformidad con las normas que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

*(Nota: Modificada por la Resolución 196 de 2001 artículo 14).

(Nota: Derogada por la Resolución 250 de 2003 artículo 10 de la Contaduría General de la Nación).

IX. Vigencia y derogatorias

ART. 12.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación, modifica parcialmente la Circular Externa 21 de 1998, deroga las resoluciones 152 del 25 de julio 1997 y 320 del 14 de diciembre de 1998, y las demás normas que le sean contrarias.

*(Nota: Modificada por la Resolución 196 de 2001 artículo 14).

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., a 20 de diciembre de 1999.

(Nota: Derogada por la Resolución 250 de 2003 artículo 10 de la Contaduría General de la Nación).

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