RESOLUCIÓN 3731 DE 2004 

(Noviembre 9)

“Por la cual se institucionaliza la aplicación de la tabla de retención documental en la Superintendencia de Puertos y Transporte”.

El Superintendente de Puertos y Transporte,

en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por el artículo 25 de la Ley 1ª de 1991, el parágrafo del artículo 40 del Decreto 101 de 2000, el numeral 18 del artículo 7º del Decreto 1016 de 2000, modificados por el Decreto 2741 de 2001, artículo 6º, numeral 20, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 19 del Acuerdo 7 del 29 de junio de 1994, expedido por el Archivo General de la Nación, dispone que: “Cada entidad establecerá un comité de archivo, legalizado mediante el acto, administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicas de los archivos”;

Que por el Decreto 1382 de 1995, estableció la obligación a las entidades del orden nacional de la rama ejecutiva del poder central de elaborar y presentar al Archivo General de la Nación para su aprobación las tablas de retención documental;

Que mediante el Acuerdo 6 de 1996, creó el comité evaluador de documentos y se le asignó entre otras funciones la de asesorar a la Junta Directiva del AGN, ahora consejo directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1999 para la aprobación o improbación de la TRD que presenten los organismos para su consideración o estudio;

Que el Congreso de Colombia expidió la Ley 594 de 2000, por medio de la cual se establecen las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado;

Que el Archivo General de la Nación con el Acuerdo 39 del 31 de octubre de 2002, determinó el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000;

Que el Archivo General de la Nación expidió con Acuerdo 42 de 2000, por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el inventario único documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000;

Que la Superintendencia de Puertos y Transporte elaboró y presentó para su estudio y aprobación las tablas de retención documental, al Archivo General de la Nación, las cuales fueron aprobadas en consejo directivo asesor del día 22 de julio de 2004 por Acuerdo 9 y comunicado a esta entidad mediante comunicación 3228 del 27 de agosto de 2004;

Que es deber del Superintendente de Puertos y Transporte dar aplicación del instrumento tablas de retención documental en cada una de sus dependencias, a fin de normalizar la gestión documental, racionalizar la producción documental e institucionalizar el ciclo vital de los documentos en sus archivos de gestión, archivo central y archivo general;

Que con el establecimiento de la organización archivística en los archivos de la Superintendencia de Puertos y Transporte se garantizará los derechos fundamentales de acceso a los documentos, a la información, de petición y se facilitará la oportuna atención administrativa,

RESUELVE:

ART. 1º—Adoptar en la Superintendencia de Puertos y Transporte la tabla de retención documental aprobada por el Archivo General de la Nación.

ART. 2º—Ordenar a partir de la firma de la presente resolución la aplicación de la tabla de retención documental en todas las dependencias productoras de documentos en la Superintendencia de Puertos y Transporte.

ART. 3º—Proveer lo necesario para la correcta difusión y aplicación de la tabla de retención documental a todos los servidores públicos de la Superintendencia de Puertos y Transporte.

ART. 4º—Atender las recomendaciones, metodología y normas de archivos expedidas por el Archivo General de la Nación, en lo relativo a la gestión documental de la Superintendencia de Puertos y Transporte.

ART. 5º—Ajustar y reelaborar las tablas de retención documental cuando la estructura orgánica-funcional de la Superintendencia de Puertos y Transporte sea modificada.

ART. 6º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 9 de noviembre de 2004.

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