RESOLUCIÓN 375 DE 2006 

(Febrero 13)

“Por la cual se establecen los procesos y procedimientos para registro, sustitución y terminación de cuentas, para pago a beneficiario final y se adoptan los formatos correspondientes”.

El Ministro de la Protección Social,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial de las conferidas por los artículos 4º y 6º de la Ley 87 de 1993, 5º del Decreto 2789 de 2004, numeral 1º del Decreto 205 de 2003, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo establecido en el capítulo 3 del Decreto 2789 de 2004, por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF Nación, el Ministerio de la Protección Social efectuará el pago de sus obligaciones directamente a sus beneficiarios a través del abono a una cuenta bancaria previamente registrada y validada, por lo cual es necesario establecer el proceso, los procedimientos registro de cuentas y de pago a beneficiario final y sus respectivas actividades de seguimiento y control.

Que de acuerdo con los artículos 1º y 2º del Decreto 4963 de 2005, por el cual se reglamenta parcialmente el funcionamiento de los fondos de salud para los recursos del sistema general de participaciones, las entidades territoriales para su manejo deberán suscribir convenios para constitución de cuentas maestras y acreditarlas ante el Ministerio de la Protección Social para su respectivo giro, por lo cual es necesario establecer los procesos y procedimientos de autorización y registro de las cuentas receptoras de los recursos.

Que según oficio del 15 de diciembre de 2005, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público implementó a partir del 1º de enero de 2006, la funcionalidad del pago a beneficiario final con recursos del Presupuesto General de la Nación, lo cual implica que los procesos de sustitución de cuentas receptoras del sistema general de participaciones - sector salud, que eventualmente sean solicitados por los alcaldes municipales, deberán ser atendidos directamente por el Ministerio de la Protección Social.

Que con el fin de garantizar una base de datos estable y segura el Ministerio de la Protección Social adoptará las políticas de la dirección general de crédito público y del Tesoro Nacional las cuales son de obligatorio cumplimiento por parte de los entes territoriales y del Sistema Financiero Nacional.

Que de conformidad con los artículos 4º y 6º de la Ley 87 de 1993 es responsabilidad del Ministro de la Protección Social el desarrollo del sistema de control interno y de la actualización de los procedimientos para su aplicación.

RESUELVE

CAPÍTULO 1

Registro de cuentas y pago a beneficiario final

ART. 1º—Proceso de pago a beneficiario final. Adoptar en el Ministerio de la Protección Social, para el registro de cuentas y pago a beneficiario final, el proceso integrado por los siguientes procedimientos:

a) Registro de cuentas bancarias.

b) Pago a beneficiario final.

ART. 2º—Solicitud de registro. Para el registro de cuentas bancarias en el Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF Nación, las personas naturales y jurídicas o los responsables de las entidades públicas del orden nacional o territorial deberán realizar las siguientes actividades.

a) Diligenciar en su totalidad el formato de información para registro de cuentas bancarias, anexo 1, que se adopta en el artículo 13 de la presente resolución.

b) Anexar certificación bancaria en el que conste su número de identificación, que es el cuentabiente, el número y tipo de cuenta y si a la fecha está activa. Este documento será parte integral del acto administrativo que afecte las apropiaciones presupuestales.

c) Anexar fotocopia de la cédula de ciudadanía o NIT del titular de la cuenta.

ART. 3º—Registro de cuentas bancarias. El grupo de presupuesto del Ministerio de la Protección Social deberá registrar previamente en el Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF Nación, la cuenta a través de la cual se efectuará el pago de las obligaciones reconocidas a favor de cada beneficiario.

PAR.—Para el giro oportuno de los recursos, es de obligatorio cumplimiento la presentación de la documentación y el registro.

ART. 4º—Pago a beneficiario final. El grupo de pagaduría del Ministerio de la Protección Social, en línea con el SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, efectuará el pago de sus obligaciones directamente a los beneficiarios a través de dicho aplicativo con abono a una cuenta bancaria previamente registrada y validada.

Para el pago a beneficiario final el grupo de pagaduría y el beneficiario deberán realizar las siguientes actividades.

a) El grupo de pagaduría informará al beneficiario final la fecha en que recibirá el abono a su cuenta bancaria registrada previamente.

b) El beneficiario debe confirmar la recepción de los recursos al grupo de pagaduría del ministerio a más tardar el día siguiente a través del correo electrónico: pagaduria@minproteccionsocial.gov.co.

CAPÍTULO 2

Apertura, terminación y sustitución de cuentas receptoras de recursos del sistema general de participaciones

ART. 5º—Proceso de apertura, terminación y sustitución de cuentas. Adoptar en el Ministerio de la Protección Social, para apertura, terminación y sustitución cuentas para recepción de recursos del sistema general de participaciones el proceso integrado por los siguientes procedimientos:

a) Solicitud y registro de cuentas.

b) Terminación de cuentas registradas.

c) Sustitución de cuentas registradas.

ART. 6º—Solicitud de registro. Toda solicitud de registro de una cuenta receptora de recursos del sistema general de participaciones ante el Ministerio de la Protección Social se efectuará mediante el formulario de apertura-terminación de cuentas receptoras de recursos del sistema general de participaciones, anexo 2, suministrado por el grupo de presupuesto y adoptado en el artículo 13 de la presente resolución.

Los responsables de las entidades territoriales del registro de la cuenta ante el Ministerio de la Protección Social deberán realizar las siguientes actividades:

a) Diligenciar en su totalidad el formulario y remitir al grupo de presupuesto del ministerio, debidamente firmado por el gerente de la entidad bancaria, el ordenador del gasto y el tesorero de la correspondiente entidad territorial.

b) Anexar al formulario copia legible del NIT de la entidad territorial y copia de la cédula de ciudadanía, acta de nombramiento y de posesión del tesorero.

ART. 7º—Registro de cuentas. Una vez verificada la solicitud, el grupo de presupuesto para el registro de la cuenta realizará las siguientes actividades:

a) Solicitará al gerente de la correspondiente entidad financiera, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud, certificación o ratificación escrita del número de la cuenta enviada por la respectiva entidad territorial.

b) Recibida la certificación o ratificación por parte de la entidad financiera, registra la cuenta en el SIIF y emite oficio de confirmación del registro de la cuenta en original y dos copias distribuidas así:

• Original a la entidad territorial solicitante

• Copia 1 a la entidad financiera

• Copia 2 al archivo del grupo.

c) Una vez emitido el oficio mencionado, la cuenta corriente quedará activa en la base de datos del Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF.

PAR.—En ningún caso la entidad territorial puede tener más de una cuenta registrada para el mismo concepto de giro, es por ello que la entidad territorial debe enviar certificación bancaria de la cuenta previamente cancelada.

ART. 8º—Terminación de cuentas registradas. Toda solicitud de terminación de una cuenta ante el Ministerio de la Protección Social se efectuará mediante el formulario de apertura-terminación de cuentas receptoras de recursos del sistema general de participaciones, anexo 2, suministrado por el grupo de presupuesto y adoptado en el artículo 13 de la presente resolución.

Los responsables de las entidades territoriales deberán realizar las siguientes actividades:

a) Diligenciar en su totalidad el formulario y remitir al grupo de presupuesto del ministerio, debidamente firmado por el gerente de la entidad bancaria, el ordenador del gasto y el tesorero de la correspondiente entidad territorial.

b) Anexar al formulario certificación bancaria de terminación de la respectiva cuenta.

ART. 9º—Sustitución de cuentas registradas. En caso de solicitar la sustitución de una cuenta registrada, el ordenador del gasto del la entidad territorial remitirá a la secretaría general del Ministerio de la Protección Social, un oficio en el que explique ampliamente la justificación para cambio de cuenta.

ART. 10.—Políticas para la sustitución de cuentas receptoras del sistema general de participaciones. Adoptar las políticas para la sustitución de cuentas receptoras de recursos del sistema general de participaciones en las siguientes directrices:

a) Las cuentas receptoras de los recursos que del sistema general de participaciones no podrán ser canceladas ni sustituidas sin autorización escrita del secretario general del Ministerio de Protección Social;

b) Las cuentas receptoras de recursos del sistema general de participaciones que se encuentren embargadas, no podrán ser sustituidas, por cuanto sobre ellas pesa una medida cautelar que las afecta y cualquier acción que se realice es considerada como fraude a resolución judicial;

c) Las sustitución de cuentas receptoras de recursos del sistema general de participaciones solo procederá por fuerza mayor debidamente comprobada y por la configuración de los siguientes aspectos, los cuales son de interpretación restringida, y se dará en los siguientes eventos:

• Deficiencia comprobada de los servicios financieros prestados por la entidad financiera con la cual se tenga la cuenta, siempre que la cuenta no se encuentre embargada.

• Cierre de la sucursal bancaria donde se tiene la cuenta.

• Apertura de sucursal bancaria en los municipios cercanos donde no existía ninguna entidad financiera.

• Apertura de sucursal bancaria de la misma entidad financiera más cercana a la entidad territorial.

• En caso de destrucción de la sede de la entidad financiera por desastre natural o atentado terrorista.

PAR.—En relación con la exención del gravamen a los movimientos financieros – GMF, se deberá tener en cuenta el artículo 9º del Decreto 405 de 2001, que dice lo siguiente: “identificación de las cuentas por parte de las tesorerías de las entidades territoriales... La identificación, ante los establecimientos de crédito respectivos, de las cuentas corrientes o de ahorro donde se manejen de manera exclusiva recursos públicos del presupuesto general corresponderá a los tesoreros departamentales, municipales o distritales”.

CAPITULO 3

Documentación y control de los procedimientos y formatos de solicitud, registro y terminación de cuentas.

ART. 11.—Documentación y publicación de los procesos y los procedimientos. El grupo de presupuesto y el grupo de pagaduría, dentro de los 30 días siguientes a la expedición de la presente resolución, deberán documentar los procesos y los procedimientos descritos en los capítulos 2 y 3 y solicitar su publicación en la página web del ministerio.

ART. 12.—Documentación del procedimiento de seguimiento y control. Para el seguimiento y control de los procesos y procedimientos establecidos en la presente resolución, la oficina asesora de control interno, dentro de los 30 días siguientes a la expedición de la presente resolución identificará, describirá y documentará el procedimiento respetivo.

ART. 13.—Adopción de formatos. Adoptar, para el desarrollo de los procesos y procedimientos establecidos en la presente resolución, los siguientes formatos los cuales hacen parte integral de la presente resolución.

Anexo 1. Formulario de información financiera de personas Naturales o jurídicas para registro y pago a beneficiario final.

Anexo 2. Formulario de apertura – terminación de cuentas receptoras del sistema general de participaciones

ART. 14.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá D.C., a 13 de febrero de 2006.

Información financiera de persona natural o jurídica para registro y pago beneficiario final

Anexo 1

Nombre o razón social:_______________________________________________________________________________________________________________________________________
Nit o cédula de ciudadanía:______________________________________________________________________________de:________________________________________________
Dirección:________________________________________________________________Ciudad:_______________________________Teléfono:_______________________
Régimen:Común  
Simplificado Correo electrónico _________________________________________________________________________________
 
Industria, comercio y avisos (ICA)
Contribuyente de ICA:sí: ___________no: ___________
Código de actividad económica: ________________________________________________________________________________________________________________
Tarifa de retención asignada: __________________________________________________________________________________________________________________
Agente retenedor permanente:sí: ___________no: ___________
 
Impuestos sobre las ventas
Responsable del IVA: ________sí: ___________no: ___________
Autoretenedores sobre el IVA resolución número:_______________________________________________________________fecha: ___________________________________
Grandes contribuyentes resolución número: ___________________________________________________________________fecha: __________________________________
 
Retención en la fuente
Autoretenedores resolución número:_________________________________________________________________________fecha:___________________________________
Para entidades sin ánimo de lucro
Personería jurídica resolución número:______________________________________________________________________fecha:____________________________________
Certificación autoridad competente:_________________________________________________________________________fecha:____________________________________
Exento: IVA _________Retefuente __________ICA. _________________Según ley o decreto número: _________________________________________________
Fecha:_________________________________________
 
Para consignación del pago favor diligenciar los siguientes datos
Entidad financiera:_________________________________________________________________________________________________________________________________________
Cuenta corriente número:______________________________________________Cuenta de ahorro número:____________________________________________________
Banco:______________________________________________________________Sucursal:___________________________________________________________________
Titular:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Nota: para el pago presente factura cambiaria de compraventa con los requisitos exigidos por la ley según artículos 616 y 617 est. tributario, y dtos. reg. 1094 y 1166 de junio de 1996.
Este formulario debe venir acompañado con la certificación Bancaria en la que conste que es el cuentahabiente, su número de identificación, el número, el tipo de cuenta y el estado activo de la misma.
_________________________________
C.C. o Nit.
Anexo 2
Apertura / terminación de cuentas receptoras del sistema general de participaciones
Ciudad: ______________________________________________fecha          
 DD MM AAAA
Señor:
Secretario general
Ministerio de la Protección Social
Bogotá D.C..
  De conformidad con lo dispuesto en las normas vigentes, me permito certificar la siguiente información respecto a la APERTURA de la cuenta receptora del sistema general de participaciones
 De conformidad con lo dispuesto en las normas vigentes, me permito certificar la siguiente información respecto a la TERMINACIÓN de la cuenta receptora del sistema general de participaciones
I. Datos básicos de la entidad territorialNIT             
Nombre del departamento o municipio____________________________________________________________________________________________________________________________
Departamento:______________________________________________Municipio:_________________________________________________________________
Dirección:__________________________________Teléfono-(Indicativo):__________________________Fax:_________________________________
Denominación de la cuenta:________________________________________________________________________________________________________________________________
II. Datos de la entidad financiera:
Número de la cuenta              Ahorros 
 corriente 
Nombre de la entidad bancaria:_________________________________________________________________________________________Código:__________________________
Sucursal:___________________________________________________________________Código: _______________________________Ciudad:__________________________
Dirección: _____________________________________Teléfono-(Indicativo): ________________________________Fax:___________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________
Nombre, firma y sello del gerente de la entidad bancaria
_________________________________________________________________________
Nombre del ordenador gastoFirma
________________________________________________________________________
Nombre del tesoreroFirma
Este formato debe venir completamente diligenciado y firmado, junto con las fotocopias de : NIT del municipio , C.de C., acta de nombramiento y posesión del señor tesorero, póliza de manejo de la cuenta vigente y original de certificación bancaria.
____________________________