RESOLUCIÓN 378 DE 1998

 

RESOLUCIÓN 378 DE 1998 

(Junio 12)

“Por la cual se asignan funciones a la oficina de comunicaciones de la Superintendencia de Valores para recibir, tramitar y resolver las quejas y reclamos que formulen los ciudadanos y que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la entidad”.

El Superintendente de Valores,

en uso de sus facultades legales, en especial de las conferidas por los literales a) y d) del artículo 5º del Decreto 2739 de 1991, y

CONSIDERANDO

1. Que, de acuerdo con lo dispuesto por el literal a) del artículo 5º de Decreto 2739 de 1991, corresponde al superintendente de valores dirigir, coordinar y controlar la acción administrativa de la superintendencia y el cumplimiento de las funciones que a ésta correspondan;

2. Que, de conformidad con lo previsto en el literal d) del artículo 5º del decreto antes citado, es función del superintendente de valores reasignar y distribuir competencias entre las distintas dependencias, cuando ello resulte necesario para el mejor desempeño del servicio público;

3. Que, el artículo 53 de la Ley 190 de 1995 “estatuto anticorrupción” prevé que en toda entidad pública debe existir una dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas y reclamos que los ciudadanos formulen, y que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la entidad;

4. Que de acuerdo con lo anterior, resulta necesario asignar funciones a la oficina de comunicaciones de esta superintendencia, para tramitar y resolver las quejas y reclamos que formulen los ciudadanos,

RESUELVE

ART. 1º—Funciones. Corresponderá a la oficina de comunicaciones ejercer las siguientes funciones:

1. Recibir, tramitar y resolver las quejas y reclamos que formulen los ciudadanos y que guarden relación con el cumplimiento de la misión de la entidad.

2. Dar traslado a las dependencias competentes de la entidad, de las quejas y reclamos que reciba, para que se adelante el trámite respectivo que finalizará con la respuesta al peticionario de las mismas.

3. Recibir y dar trámite a las sugerencias presentadas por los ciudadanos con el objeto de mejorar el servicio prestado por la entidad.

4. Atender, a través de una línea gratuita y permanente a disposición de la ciudadana, cualquier recomendación, denuncia o crítica relacionada con la función que desempeña o el servicio que presta la Superintendencia de Valores.

5. Informar periódicamente al Superintendente de Valores sobre el desempeño de las funciones, efecto para el cual deberá señalar: 1) los servicios que presenten el mayor número de quejas y reclamos, y 2) las principales recomendaciones sugeridas por los particulares con el objeto de mejorar el servicio que presta la entidad, racionalizar el empleo de los recursos disponibles y hacer más participativa la gestión pública.

6. Ser el centro de información de los ciudadanos sobre los siguientes temas de la entidad:

a) Organización de la entidad;

b) Misión que cumple;

c) Funciones, procesos y procedimientos según los manuales;

d) Normatividad de la entidad;

e) Mecanismos de participación ciudadana;

f) Los contratos que celebre la entidad según las normas vigentes, y

g) La estructura y funciones generales del Estado.

ART. 2º—Actividades. En desarrollo de las trata el artículo primero, el jefe de la oficina de comunicaciones deberá:

a) Acordar actividades con el coordinador del grupo de control interno y con el jefe de la oficina de planeación para el mejoramiento continuo de la gestión de la entidad;

b) Coordinar actividades con los jefes de quejas y reclamos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y de las demás entidades adscritas y vinculadas a dicho ministerio para lograr eficiencia y eficacia del sistema, y

c) Elaborar trimestralmente un informe compilado sobre las quejas y reclamos recibidas, así como la solución que se dio a las mismas, para efectos de presentarlo a la comisión nacional para la moralización.

ART. 3º—Formatos. Para el desarrollo de las funciones anteriormente señaladas, la oficina de comunicaciones dispondrá de formatos con la información mínima requerida para estos casos, los cuales, se anexarán a la información presentada por los ciudadanos y se dará trámite a partir de la fecha de radicación de los mismos.

Si la queja es recibida telefónicamente, se radicará el formato antes citado.

ART. 4º—Informes. Los informes que debe presentar la oficina de comunicaciones, deberán contener, por lo menos, la siguiente información:

1. Quejas y reclamos:

a) Número de quejas formuladas en cada período;

b) Servicios sobre los que se presenta el mayor número de quejas, y

c) Solución que se les dio a las mismas.

2. Recomendaciones o sugerencias:

a) Número de sugerencias consignadas durante cada período;

b) Servicios sobre los cuales hacen referencia las sugerencias presentadas, y

c) Correctivos tomados o soluciones dadas a las mismas.

ART. 5º—Términos. Las quejas y reclamos se resolverán o contestarán siguiendo los principios, términos y procedimientos dispuestos en el Código Contencioso Administrativo para el ejercicio del derecho de petición, según se trate del interés particular o general y su incumplimiento dará lugar a la imposición de las sanciones previstas en el mismo ordenamiento.

ART. 6º—Organización del sistema. Para efectos de la atención y contestación de las peticiones y sugerencias por parte de los usuarios, la oficina de comunicaciones dispondrá de los siguientes elementos organizacionales:

I. Líneas telefónicas:

A) Línea serie 9800: Para la prestación del servicio, la Superintendencia de Valores cuenta con una línea gratuita con cobertura nacional.

B) Línea local.

II. Buzón de sugerencias

Ubicado en la recepción de la entidad, con el fin de recibir a través de éste, las sugerencias presentadas

III. Acceso a internet y correo electrónico.

ART. 7º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., a 12 de junio de 1998.

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