Ministerio de Salud y Protección Social

RESOLUCIÓN 3796 DE 2014

(Septiembre 8)

“Por la cual se sustituye el “Formulario único de afiliación, retiro y novedades de trabajadores y contratistas”, contenido en el anexo 1 - Parte A de la Resolución 2087 de 2013 y se modifica la Resolución 2358 de 2006”.

(Nota: Véase Resolución 1056 de 2015 artículo 8° del Ministerio de Salud y Protección Social)

El Ministro de Salud y Protección Social,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial, de las conferidas en el numeral 23 del artículo 2º del Decreto-Ley 4107 de 2011 y en desarrollo de los artículos 25 y 31 de la Ley 1607 de 2012 y los decretos 1637 de 2006, 721 de 2013 y 1047 de 2014, y

CONSIDERANDO:

Que mediante la Ley 1562 de 2012, se modificó el sistema general de riesgos laborales y se dictaron disposiciones en materia de salud ocupacional.

Que el Decreto 1047 de 2014, establece las normas para asegurar la afiliación al sistema de seguridad social de los conductores del servicio público de transporte terrestre automotor individual de pasajeros en vehículos taxi, previendo al tenor de su artículo 2º, que dichos conductores deben estar afiliados como cotizantes al sistema de seguridad social y que no podrán operar sin que se encuentren activos en los sistemas de pensiones, salud y riesgos laborales.

Que el artículo 4º del citado decreto, precisa que para la afiliación del conductor de servicio público de transporte terrestre automotor individual de pasajeros en vehículos tipo taxi, se requerirá únicamente el diligenciamiento del formulario físico o electrónico establecido para tal fin en la Resolución 2087 de 2013.

Que a través de la Resolución 2634 de 2014, expedida por este ministerio, se creó en la planilla integral de liquidación de aportes, PILA, los subtipos de cotizante 11 y 12, en aras de posibilitar para el mencionado grupo poblacional, el pago de los correspondientes aportes.

Que en lo que respecta al sistema general de riesgos laborales de los mencionados conductores, es menester modificar el “Formulario único de afiliación, retiro y novedades de trabajadores y contratistas”, incluyendo campos que permitan registrar información necesaria para efectos de su afiliación.

Que de otro lado, mediante la Resolución 2358 de 2006, modificada por la Resolución 3336 de 2013, se adoptaron los anexos técnicos correspondientes a las especificaciones de la estructura y de los archivos que deberán reportar al registro único de afiliados, RUAF, cada una de las administradoras que conforman los subsistemas del sistema de la protección social, de que trata el artículo 2º del Decreto 1637 de 2006.

Que este ministerio suministra mensualmente al administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, la información de los pensionados, reportada al registro único de afiliados, RUAF, por las entidades pagadoras de pensiones, en cumplimiento de lo dispuesto en la Resolución 2358 de 2006, a ser utilizada como fuente primaria de verificación para el proceso de liquidación mensual de afiliados, LMA, en el régimen subsidiado en salud, con el fin de evitar que se presente el reconocimiento de la unidad de pago por capitación, UPC, subsidiada a los afiliados que gozan de una pensión y que como tal, deben estar en el régimen contributivo en salud, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 157 de la Ley 100 de 1993.

Que conforme con la anterior consideración y dada la existencia de regímenes especiales o exceptuados del sistema general de pensiones, que permiten la concurrencia de pensiones respecto de una misma persona, se hace necesario incluir campos adicionales en las novedades del anexo técnico de pensionados del registro único de afiliados, RUAF, en aras de posibilitar la modificación en la información de determinada pensión, que reporten las entidades pagadoras de pensiones.

Que las disposiciones adoptadas mediante el Decreto 1047 de 2014, respecto de la afiliación al sistema general de seguridad social de los conductores del servicio público de transporte terrestre automotor individual de pasajeros en vehículos taxi, así como la dinámica de los diferentes subsistemas de la protección social, conllevan la necesidad de realizar ajustes a los anexos técnicos del registro único de afiliados, RUAF.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Sustituir el anexo 1 - Parte A “Formulario único de afiliación, retiro y novedades de trabajadores y contratistas” de que trata el artículo 1º de la Resolución 2087 de 2013, por el anexo 1 - Parte A, que hace parte integral de la presente resolución.

(Nota: Derogado por la Resolución 3310 de 2018 artículo 6° del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 2º—Modifíquese el artículo 1º de la Resolución 2358 de 2006, modificado por el artículo 6º de la Resolución 3336 de 2013, el cual quedará así:

“ART. 6º(sic)—Adóptense como parte integral de la presente resolución, los anexos técnicos del registro único de afiliados, RUAF, relacionados a continuación, contentivos de las especificaciones y estructuras de los archivos a reportar por cada una de las administradoras de los diferentes subsistemas, así:

Anexo 1. Afiliados a fondos de pensiones: Subsistema de seguridad social en pensiones.

Anexo 2. Afiliados a fondos de cesantías: Subsistema de cesantías.

Anexo 3. Afiliados a riesgos laborales: Subsistema de seguridad social en riesgos laborales.

Anexo 4. Pagadores de pensiones: Subsistema de seguridad social en pensiones - Entidades pagadoras de pensiones.

Anexo 5. Compensación familiar: Subsistema de subsidio familiar.

Anexo 6. Programas asistencia social: Subsistema de asistencia social y subsistema de parafiscales”.

ART. 3º—Disposición de la información del registro único de afiliados, RUAF. A partir del mes de octubre de 2014, en el FTPS de este ministerio, la primera semana de cada mes, se dispondrá a cada una de las administradoras de los diferentes subsistemas, un archivo que contendrá la información que ha subido consistentemente a la base de datos del registro único de afiliados, RUAF.

Para tener acceso al FTPS y poder descargar los archivos a que se refiere este artículo, las administradoras de cada uno de los subsistemas, deberán solicitar usuario y clave al correo electrónico soporteruaf@minsalud.gov.co, indicando número telefónico de contacto y dos correos electrónicos institucionales, a los cuales les será enviada la correspondiente información.

ART. 4º—Implementación y puesta en operación de los anexos técnicos del registro único de afiliados, RUAF. Las entidades pagadoras de pensiones, deberán implementar las modificaciones del anexo 4 - Pagadores de pensiones, previsto en el artículo 2º de la presente resolución, a más tardar el 1º de noviembre de 2014.

Los anexos 1, 2, 3, 5 y 6, deberán ser implementados por las demás administradoras de los subsistemas a que se refiere el artículo 2º de la presente resolución, a más tardar el 1º de febrero de 2015.

ART. 5º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y modifica la Resolución 2358 de 2006, modificada por la Resolución 3336 de 2013. Igualmente modifica en lo pertinente la Resolución 2087 de 2013.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 8 de septiembre de 2014.

(Nota: Véase Resolución 1056 de 2015 artículo 8° del Ministerio de Salud y Protección Social)

Anexos técnicos del registro único de afiliados, RUAF

Anexo 1

Resolución/2013

Anexo de afiliados a fondos de pensiones

Estructura y especificación de los archivos

Datos que las administradoras de pensiones deben suministrar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social, RUAF.

Las administradoras deberán enviar los archivos maestros de afiliados y el de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

Siglas para nombres de los archivos maestros

SiglaDescripciónLongitud
MPArchivo maestro de afiliados a pensiones.2
NPArchivo maestro de novedades de afiliados a pensiones.2
NPEArchivo maestro de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.3
COMPONENTEComponente de la protección social al que pertenece el archivo - Pensiones (P).1
CODENTIDADCódigo de la entidad de pensiones que reporta la información.6
AAAAMMDDFecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador.8

Nombres de archivos maestros

Tipo de archivoNombre de archivoLongitud
Maestro de afiliados a pensionesPMPCODENTIDADAAAAMMDD17
Maestro de novedades de afiliados a pensionesPNPCODENTIDADAAAAMMDD17
Maestro de novedades del estado de la afiliación y al día del aportantePNPECODENTIDADAAAAMMDD18

Estructura del archivo maestro de afiliados a pensiones

El archivo maestro de afiliados a pensiones está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados en la etapa del cargue inicial, así como para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a pensiones.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios, deben reportarse en el archivo como (,,).

Registro tipo 1 - Registro de control

Código del campoNombre del campoLongitud máximaValor permitidoObligatorio
0Tipo de registro11
17Código administradora6Ver glosario
35Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
36Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
37Total de registros relacionados en el archivo8Sin incluir registro de control
38Nombre del archivo (sin extensión .TXT)18Ver glosario

Registro tipo 2 - Registro de detalle

Código del campoNombre del campoLongitud máximaValor permitidoObligatorio cargue inicialObligatorio reporte periódico
0Tipo de registro12
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario
2Número de identificación del afiliado17 
3Código género1Ver glosario
4Fecha de nacimiento10AAAA-MM-DDNo
5Departamento nacimiento2Ver glosarioNoNo
6Municipio nacimiento3Ver glosarioNoNo
7Primer apellido60Ver glosario
8Segundo apellido60NoNo
9Primer nombre60
10Segundo nombre60NoNo
11Departamento residencia2Ver glosarioNo
12Municipio residencia3Ver glosarioNo
15Fecha efectiva de afiliación a la administradora10AAAA-MM-DD
16Afiliación subsidiada1Ver glosario
17Código administradora6 
18Código tipo de cotizante2Ver glosario
39Afiliado cesante1Ver glosario
19Tipo de identificación del aportante2Ver glosarioNoNo
20Número de identificación del aportante17 NoNo
21Dígito de verificación del aportante1Ver glosarioNoNo
22Razón social del aportante150Ver glosarioNoNo
23Clase de aportante1Ver glosarioNo
24Departamento de la ubicación laboral2Ver glosarioNo
25Municipio de la ubicación laboral3Ver glosarioNo
26Fecha de vinculación con el aportante10AAAA-MM-DDNoNo
27Estado de la afiliación1Ver glosario
28Al día1Ver glosario
34Código de la administradora desde donde se traslada6Este campo solo se diligencia si la creación de afiliación corresponde a un traslado de afiliados entre administradoras  
40Traslado1Ver glosarioNoNo

Los campos segundo apellido y segundo nombre son obligatorios si el afiliado, de acuerdo con su documento de identidad, los tiene. El campo dígito de verificación del aportante no es obligatorio.

Los campos 19, 20 y 22 no serán obligatorios si el campo 39 (afiliado cesante) viene en valor S.

Para el cargue inicial, si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar un registro por cada uno de ellos, diligenciando la totalidad de los campos del archivo maestro de afiliados.

Para las novedades de creación de nuevos afiliados que tengan más de un aportante, la entidad solo debe reportar un registro al archivo maestro de afiliados diligenciando la totalidad de los campos con un aportante, los demás aportantes los debe reportar en el maestro de novedades con la novedad P07.

Si el afiliado es tipo de cotizante independiente, la información del aportante debe ser la misma del afiliado.

Estructura archivo de novedades de afiliados a pensiones

El archivo de novedades de afiliados a pensiones está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedad de creación de nuevos afiliados

Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a pensiones utilizando la estructura del archivo maestro de afiliados y el nombre del archivo maestro de afiliados a pensiones. Igualmente, cuando se produce una nueva afiliación como consecuencia de un traslado de régimen o traslado de administradora del mismo régimen, deberá reportarse la creación de la nueva afiliación enviando el maestro de afiliados.

Novedades de actualización

La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados deberá ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a pensiones.

De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “Códigos de novedades de afiliados a pensiones”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ser vacío y reportarse en el archivo como (,,).

Cuando una afiliación tenga más de un tipo de novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

Registro tipo 1 - Registro de control

Código del campoNombre del campoLongitud máximaValor permitidoObligatorio
0Tipo de registro11
17Código de la administradora6Ver glosario
35Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
36Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
37Total de registros relacionados en el archivo8Sin incluir registro control
38Nombre del archivo (sin extensión .TXT)18Ver glosario

Registro tipo 2 - Registro de detalle

CódigoNombre del campoLongitudValor permitidoObligatorioObservaciones
0Tipo de registro12 
17Código administradora6  
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario 
2Número de identificación del afiliado17  
7Primer apellido60Ver glosario 
8Segundo apellido60No 
9Primer nombre60 
10Segundo nombre60No 
 Código de la novedad3Ver “Códigos de novedades de afiliados a pensiones” 

CódigoNombre del campoLongitudValor permitidoObligatorioObservaciones
 Valor 1  NoDependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “Códigos de novedades de afiliados a pensiones” y los que no se modifiquen se deben reemplazar por ,,
Se deben completar los nuevos 15 valores teniendo en cuenta lo explicado anteriormente.
 Valor 2  
 Valor 3  
 Valor 4  
 Valor 5  
 Valor 6  
 Valor 7  
 Valor 8  
 Valor 9  
 Valor 10  
 Valor 11  
 Valor 12  
 Valor 13  
 Valor 14  
 Valor 15  

Códigos de novedades de afiliados a pensiones

Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las administradoras de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades solo aplican para afiliados existentes en el registro único de afiliados a la protección social, RUAF.

Cód. nov.DescripciónOrden de las variables de la novedadObservaciones
P01Modificar persona3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF.
P02Modificación identificación de persona1, 2Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF.
P03Modificar afiliación a pensiones15, 16Modificar la información de la afiliación a pensiones en la base de datos RUAF.
P04Retirar o trasladar afiliación a pensiones30, 31, 32, 33, 34Retirar afiliación a pensiones en la base de datos RUAF en los siguientes casos:
Si el caso es por fallecimiento se deben diligenciar los campos 30, 31 y 33.
Si el caso es por reconocimiento de pensión, devolución de saldos o indemnización sustitutiva, se deben diligenciar los campos 30, 31 y 32.
Si el caso es por traslado de administradora se deben diligenciar los campos 30, 31, y 34.
Si el caso es por anulación o retracto se deben diligenciar los campos 30, 31.
Si el caso es por “anulación por multiafiliación” se deben diligenciar los campos 30 y 31, donde el “campo 30” corresponde a la fecha de la aplicación del proceso de marcación.
Si el caso es por “cedido por multiafiliación” se deben diligenciar los campos 30 y 31, donde la fecha “campo 30” corresponde a la fecha de fin de la vigencia.
Si el caso es por “sustitución” se deben diligenciar los campos 30 y 31, donde la fecha “campo 30” corresponde a la fecha de la sustitución de administradora.
Si el caso es por “fusión” se deben diligenciar los campos 30 y 31 donde la fecha “campo 30” debe corresponder a la fecha de la fusión de las administradoras.
Si el caso es por “liquidación” se deben diligenciar los campos 30 y 31 donde la fecha “campo 30” debe corresponder a la fecha de la liquidación de la administradora.
P07Asociar otro aportante a una afiliación a pensiones18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26Asociar otro aportante a una afiliación a pensiones en la base de datos RUAF.
Los campos 18, 19, 20 y 22 son obligatorios.
P08Modificar aportante de una afiliación a pensiones18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26Modificar información de un aportante de una afiliación a pensiones en la base de datos RUAF.
Los campos 19, 20, 22 son obligatorios.
P09Desvincular aportante de una afiliación a pensiones19, 20, 21, 22, 29Desvincular aportante de una afiliación a pensiones en la base de datos RUAF.
Los campos 19, 20, 29 son obligatorios.

Estructura archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante

El archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.

El archivo de novedades P05 y P06 que se reportan a través del archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante, se indica que deben enviarse solamente en el periodo donde haya cambiado el estado de la afiliación o al día y en mora respecto al periodo anterior.

Para el reporte del estado de la afiliación, se deberá enviar un registro con código de novedad P05 y para el reporte de la novedad de si el aportante está al día o en mora, se debe enviar un registro para el aportante que tenga la afiliación, con el código de novedad P06.

Registro tipo 1 - Registro de control

Código del campoNombre del campoLongitud máximaValor permitidoObligatorio
0Tipo de registro11
17Código de la administradora6Ver glosario
35Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
36Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
37Total de registros relacionados en el archivo8Sin incluir registro control
38Nombre del archivo (sin extensión .TXT)18Ver glosario

Registro tipo 2 - Registro de detalle

CódigoNombre del campoLongitud máximaValor permitidoObligatorioObservaciones
0Tipo de registro12 
17Código administradora6  
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario 
2Número de identificación del afiliado17  
7Primer apellido20Ver glosario 
8Segundo apellido30No 
9Primer nombre20 
10Segundo nombre30No 
 Código de la novedad3P05
P06
Solo pueden ser los códigos P05 o P06.
27Estado de la afiliación1Ver glosarioNoEste campo es de obligatorio diligenciamiento si el código de la novedad es P05.
19Tipo de identificación del aportante2Ver glosarioCampos obligatorios, excepto cuando la afiliación no tenga vinculaciones laborales vigentes.
20Número de identificación del aportante17Ver glosario
21Dígito de verificación del aportante1Ver glosarioNoCampo no obligatorio.
22Razón social del aportante150Ver glosarioCampo obligatorio de acuerdo a la obligatoriedad de los campos 19 y 20.
28Al día1Ver glosarioNoEste campo es de obligatorio diligenciamiento si el código de la novedad es P06.

Cuando no existan novedades de creación de nuevos afiliados, novedades de actualización, o novedades de estado de afiliación o al día del aportante, se deberá enviar el correspondiente archivo con el registro de control indicando cero (0) registros.

Glosario de campos

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administradoras deben reportar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social, RUAF, a través de los archivos maestros de afiliados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna cod., en la columna nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N-Numérico, y en la columna valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.

Cód.Nombre del campoLongitud máximaTipoValor permitido
0Tipo de registro1N1 - Registro de control
2 - Registro de detalle
1Tipo de identificación del afiliado2ATI - Tarjeta de identidad
CC - Cédula de ciudadanía
CE - Cédula de extranjería
CD - Carné diplomático
PA - Pasaporte
2Número de identificación del afiliado17A 
3Código género1AM - Masculino
F - Femenino
4Fecha de nacimiento10AAAAA-MM-DD
5Departamento nacimiento2NTabla departamentos - Tabla Divipola (División político-administrativa de Colombia) del DANE.
6Municipio nacimiento3NTabla municipios - Tabla Divipola (División político-administrativa de Colombia) del DANE.
7Primer apellido60APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda (O).
Los nombres terminados en “A” para género masculino hay que reportarlos con el documento escaneado. Igualmente para nombres o apellidos menores de 3 letras.
8Segundo apellido60A
9Primer nombre60A
10Segundo nombre60A
11Departamento residencia2NTabla departamentos - Tabla Divipola (División político-administrativa de Colombia) del DANE.
12Municipio residencia3NTabla municipios - Tabla Divipola (División político-administrativa de Colombia) del DANE.
15Fecha efectiva de afiliación a la administradora10AAAAA-MM-DD
Esta fecha corresponde a la fecha de la selección.
16Afiliación subsidiada1AS - Sí recibe subsidio
N - No recibe subsidio
17Código administradora6A 
18Código tipo de cotizante2N1 - Dependiente
2 - Empleada doméstica
3 - Independiente
4 - Madre comunitaria
16 - Independiente agremiado o asociado
17 - Empleado con requisitos cumplidos para pensión
30 - Dependiente entidades o universidades públicas con régimen especial en salud
31 - Cooperados de cooperativas de trabajo asociado
32 - Cotizante carrera diplomática o consular o funcionarios de organismos multilateral
19Tipo de identificación del aportante2ATI - Tarjeta de identidad
CC - Cédula de ciudadanía
CE - Cédula de extranjería
PA - Pasaporte
NI - Número de identificación tributaria
CD - Carné diplomático
20Número de identificación del aportante17A 
21Dígito de verificación del aportante1N0-9
22Razón social del aportante150ANombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son aportantes
23Clase de aportante1AA Aportante con 200 o más cotizantes
B Aportante con menos de 200 cotizantes
C Aportante Mipyme que se acoge a Ley 590 de 2000
D Aportante beneficiario de la Ley de Formalización y Generación de Empleo (L. 1429/2010)
I Independiente
24Departamento de la ubicación laboral2NTabla departamentos - Tabla Divipola (División político-administrativa de Colombia) del DANE
25Municipio de la ubicación laboral3NTabla municipios - Tabla Divipola (División político-administrativa de Colombia) del DANE
26Fecha de vinculación con el aportante10AAAAA-MM-DD
27Estado de la afiliación1N1. Activo cotizante: son aquellos afiliados no pensionados que efectuaron la cotización obligatoria durante el mes para el cual se reporta, correspondientes a aportes del mes que se paga, no a aportes de períodos en mora.
2. Activo no cotizante: son aquellos afiliados no pensionados que por alguna razón por ellos no se efectuó la cotización obligatoria durante el mes para el cual se reporta, pero que sí han hecho por lo menos una cotización en los últimos seis meses.
3. Inactivo: son aquellos afiliados no pensionados que por alguna razón por ellos no se efectuó la cotización obligatoria en por lo menos los últimos seis meses.
28Al día1N1 - Al día
2 - En mora
29Fecha de desvinculación con el aportante10AAAAA-MM-DD
30Fecha de retiro o traslado de administradora10AAAAA-MM-DD
31Causa del retiro o traslado1N0 - Anulado por multiafiliación
1 - Pensión
2 - Devolución de saldos
3 - Indemnización sustitutiva
4 - Traslado de régimen
5 - Traslado de administradora mismo régimen
6 - Fallecimiento
7 - Anulación
8 - Retracto
9 - Cedido por multiafiliación
10 - Afiliación por el empleador
11 - Duplicidad en la identificación
12 - Sustitución
13 - Fusión
14 - Liquidación
15 - Por inclusión errónea
32Fecha de reconocimiento de la pensión, devolución de saldos o indemnización sustitutiva10AAAAA-MM-DD
33Fecha de fallecimiento10AAAAA-MM-DD
34Código de la administradora a la que se traslada6ACódigo utilizado para indicar en el caso de traslado, la administradora de destino.
Este campo solo se diligencia si la creación de afiliación corresponde a un traslado de afiliados entre administradoras o por cambio de régimen.
Es obligatorio cuando en el campo 40 el valor es Sí.
35Fecha inicial del período de la información10AAAAA-MM-DD
36Fecha final del período de la información10AAAAA-MM-DD
37Total de registros relacionados en el archivo8N 
38Nombre del archivo (sin extensión .TXT)18AVer tabla “Nombres de archivos maestro y de novedades de afiliados a pensiones”.
39Afiliado cesante1AS - Si el afiliado se encuentra cesante debido a que no tiene ningún vínculo laboral.
N - Si el afiliado no se encuentra cesante.
40Traslado1N1 - Sí
2 - No
Este campo solo se diligencia si la creación de afiliación corresponde a un traslado de afiliados entre administradoras o por cambio de régimen.

Anexo 2

Resolución/2013

Anexo de afiliados a fondos de cesantías

Estructura y especificación de los archivos maestros

Datos que las administradoras de cesantías deben suministrar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social, RUAF.

Las administradoras deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

Siglas para nombres de archivos maestros afiliados y de novedades a cesantías

SiglaDescripciónLongitud
MCEArchivo maestro de afiliados a cesantías.3
NCEArchivo maestro de novedades de afiliados a cesantías.3
COMPONENTEComponente de la protección social al que pertenece el archivo - Cesantías (E).1
CODENTIDADCódigo de la entidad de cesantías que reporta la información.6
AAAAMMDDFecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador.8

Nombres de archivos maestros de afiliados y de novedades a cesantías

Tipo de archivoNombre de archivoLongitud
Maestro de afiliados a cesantíasEMCECODENTIDADAAAAMMDD18
Maestro de novedades de afiliados a cesantíasENCECODENTIDADAAAAMMDD18

Estructura del archivo maestro de afiliados a cesantías

El archivo maestro de afiliados a cesantías está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados en la etapa del cargue inicial así como para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a cesantías.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (,,).

Registro tipo 1 - Registro de control

Código del campoNombre del campoLongitud máximaValor permitidoObligatorio cargue inicialObligatorio reporte periódico
0Tipo de registro11
14Código administradora6Ver glosario
32Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
33Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
34Total de registros relacionados en el archivo8Sin incluir registro control
35Nombre del archivo (sin extensión .TXT)18Ver glosario

Registro tipo 2 - Registro de detalle

Código del campoNombre del campoLongitud máximaValor permitidoObligatorio cargue inicialObligatorio reporte periódico
0Tipo de registro12
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario
2Número de identificación del afiliado17 
3Código género1Ver glosario
4Fecha de nacimiento10AAAA-MM-DDNo
5Departamento nacimiento2Ver glosarioNoNo
6Municipio nacimiento3Ver glosarioNoNo
7Primer apellido60Ver glosario
8Segundo apellido60NoNo
9Primer nombre60
10Segundo nombre60NoNo
11Departamento residencia2Tabla departamentos - Tabla Divipola (División político-administrativa de Colombia) del DANENo
12Municipio residencia3Tabla municipios - Tabla Divipola (División político-administrativa de Colombia) del DANENo
13Fecha de afiliación a la administradora10AAAA-MM-DD
14Código administradora6 
15
Código tipo de afiliado2Ver glosario
16Tipo de identificación del aportante2Ver glosario
17Número de identificación del aportante17 
18Dígito de verificación del aportante1Ver glosarioNoNo
19Razón social del aportante150Ver glosario
20Fecha de vinculación con el aportante10AAAA-MM-DDNo
21Fecha inicial del contrato con el aportante10AAAA-MM-DDNo
22Fecha final del contrato con el aportante10AAAA-MM-DDNo
23Clase de aportante1Ver glosarioNoNo
24Departamento de la ubicación laboral2Ver glosarioNo
25Municipio de la ubicación laboral3Ver glosarioNo
26Estado de la afiliación1Ver glosario
27Fecha de último pago del aportante a la administradora10AAAA-MM-DDNoNo
28Último período de pago del aportante a la administradora7Ver glosarioNoNo

Los campos segundo apellido y segundo nombre son obligatorios si el afiliado de acuerdo con su documento de identidad los tiene. El campo dígito de verificación del aportante no es obligatorio.

Si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar un registro por cada uno de estos, diligenciando la totalidad de los campos del maestro de afiliados para el cargue inicial y para las novedades de creación de nuevos afiliados.

Si el afiliado es tipo de cotizante independiente, la información del aportante debe ser la misma del afiliado.

Estructura archivo de novedades de afiliados a cesantías

El archivo de novedades de afiliados a cesantías está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedad de creación de nuevos afiliados

Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a cesantías utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de afiliados a cesantías. Igualmente, cuando se produce una nueva afiliación como consecuencia de un traslado de régimen o traslado de administradora del mismo régimen, deberá reportarse la creación de la nueva afiliación enviando el archivo maestro de afiliados.

Novedades de actualización

La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados deberá ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a cesantías.

De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “Códigos de novedades de afiliados a cesantías”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (,,).

Cuando una afiliación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

Registro tipo 1 - Registro de control

Código del campoNombre del campoLongitud máximaValor permitidoObligatorio
0Tipo de registro11
14Código de la administradora6Ver glosario
32Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
33Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
34Total de registros relacionados en el archivo8Sin incluir registro control
35Nombre del archivo (sin extensión .TXT)18Ver glosario

Registro tipo 2 - Registro de detalle

CódigoNombre del campoLongitud máximaValor permitidoObligatorioObservaciones
0Tipo de registro12 
14Código administradora6  
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario 
2Número de identificación del afiliado17  
7Primer apellido60Ver glosario 
8Segundo apellido60No
9Primer nombre60
10Segundo nombre60No
 Código de la novedad3Ver tabla “Códigos de novedades de afiliados a cesantías” 
 Nuevo valor 1  NoDependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “Códigos de novedades de afiliados a cesantías ” y los que no se modifiquen se deben reemplazar por ,,
Se deben completar los nuevos 15 valores teniendo en cuenta lo explicado anteriormente.
 Nuevo valor 2  
 Nuevo valor 3  
 Nuevo valor 4  
 Nuevo valor 5  
 Nuevo valor 6  
 Nuevo valor 7  
 Nuevo valor 8  
 Nuevo valor 9  
 Nuevo valor 10  
 Nuevo valor 11  
 Nuevo valor 12  
 Nuevo valor 13  
 Nuevo valor 14  
 Nuevo valor 15  

Códigos de novedades de afiliados a cesantías

Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las administradoras de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades solo aplican para afiliados existentes en el registro único de afiliados a la protección social, RUAF.

Cód. nov.DescripciónOrden de las variables de la novedadObservaciones
E01Modificar persona3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF.
E02Modificar identificación persona1, 2Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF.
E03Modificar afiliación a cesantías13, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25Modificar la información de la afiliación a cesantías en la base de datos RUAF.
Los campos 16, 17 y 19 son obligatorios.
E04Retirar o trasladar afiliación a cesantías16, 17, 18, 29, 30, 31Retirar afiliación a cesantías en la base de datos RUAF en los casos de fallecimiento o por traslado de administradora.
Si el caso es por fallecimiento se deben diligenciar los campos 16, 17, 18, 29, 30 y 31. El campo 18 no es obligatorio.
Si el caso es por traslado de administradora se deben diligenciar los campos 16, 17, 18, 29 y 30. El campo 18 no es obligatorio.
E05Modificar estado de la afiliación del afiliado16, 17, 18, 26Modificar el atributo estado de la afiliación en la base de datos RUAF.
El campo 18 no es obligatorio.
E06Pago cotizaciones a una afiliación a cesantías16, 17, 18, 27, 28Registrar el pago de cotizaciones a una afiliación a cesantías.
El campo 18 no es obligatorio.

Cuando no existan novedades de creación de nuevos afiliados a cesantías, o novedades de actualización, se deberá enviar el correspondiente archivo con el registro de control indicando cero (0) registros.

Glosario de campos

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administradoras deben reportar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados de la protección social, RUAF, a través de los archivos maestros de afiliados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna cod., en la columna nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N-Numérico, y en la columna valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.

Cód.Nombre del campoLongitud máximaTipoValores permitidos
0Tipo de registro1N1 - Registro de control
2 - Registro de detalle
1Tipo de identificación del afiliado2ATI - Tarjeta de identidad
CC - Cédula de ciudadanía
CE - Cédula de extranjería
PA - Pasaporte
CD - Carné diplomático
2Número de identificación del afiliado17A 
3Código género1AM - Masculino
F - Femenino
4Fecha de nacimiento10AAAAA-MM-DD
5Departamento nacimiento2NTabla departamentos - Tabla Divipola (División político-administrativa de Colombia) del DANE.
6Municipio nacimiento3NTabla municipios - Tabla Divipola (División político-administrativa de Colombia) del DANE.
7Primer apellido60APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda (O).
Los nombres terminados en “A” para género masculino hay que reportarlos con el documento escaneado. Igualmente para nombres o apellidos menores de 3 letras.
8Segundo apellido60A
9Primer nombre60A
10Segundo nombre60A
11Departamento residencia2NTabla departamentos - Tabla Divipola (División político-administrativa de Colombia) del DANE.
12Municipio residencia3NTabla municipios - Tabla Divipola (División político-administrativa de Colombia) del DANE.
13Fecha de afiliación a la administradora10AAAAA-MM-DD
14Código administradora6A 
15Código tipo de afiliado1N1 - Dependiente
2 - Independiente
3 - Voluntario
16Tipo de identificación del aportante2ATI - Tarjeta de identidad
CC - Cédula de ciudadanía
CE - Cédula de extranjería
PA - Pasaporte
NI - Número de identificación tributaria
17Número de identificación del aportante17A 
18Dígito de verificación del aportante1N0-9
19Razón social del aportante150ANombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son aportantes.
20Fecha de vinculación con el aportante10AAAAA-MM-DD
21Fecha inicial del contrato con el aportante10AAAAA-MM-DD
22Fecha final del contrato con el aportante10AAAAA-MM-DD
23Clase de aportante1AA Aportante con 200 o más cotizantes
B Aportante con menos de 200 cotizantes
C Aportante Mipyme que se acoge a Ley 590 de 2000
D Aportante beneficiario de la Ley de Formalización y Generación de Empleo (L. 1429/2010)
I Independiente
24Departamento de la ubicación laboral2NTabla departamentos - Tabla Divipola (División político-administrativa de Colombia) del DANE.
25Municipio de la ubicación laboral3NTabla municipios - Tabla Divipola (División político-administrativa de Colombia) del DANE.
26Estado de la afiliación1N1 - Afiliado con saldo a favor
2 - Cuenta cancelada
3 - Cuenta con saldo cero
27Fecha de último pago del aportante a la administradora10AAAAA-MM-DD
28Último período de pago del aportante a la administradora7AFormato: AAAA
AAAA: Año a reportar
29Tipo de retiro de la administradora1N1 - Traslado de administradora
2 - Fallecimiento
3 - Por inclusión errónea
30Fecha de retiro de la administradora10AAAAA-MM-DD
31Fecha de fallecimiento10AAAAA-MM-DD
32Fecha inicial del período de la información10AAAAA-MM-DD
33Fecha final del período de la información10AAAAA-MM-DD
34Total de registros relacionados en el archivo8N 
35Nombre del archivo (sin extensión .TXT)18AVer tabla “Nombres de archivos maestros y de novedades de afiliados a cesantías”.

Anexo 3

Resolución/2013

Anexo de afiliados a riesgos laborales

Estructura y especificación de los archivos maestros

Datos que las administradoras de riesgos laborales suministrar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social, RUAF.

Las administradoras deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

Siglas para nombres de archivos maestros de afiliados y de novedades a riesgos laborales

Las administradoras deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

SiglaDescripciónLongitud
MRArchivo maestro de afiliados a riesgos laborales.2
NRArchivo maestro de novedades de afiliados a riesgos laborales.2
NREArchivo maestro de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.3
COMPONENTEComponente de la protección social al que pertenece el archivo - Riesgos laborales (R).1
CODENTIDADCódigo de la entidad de riesgos laborales que reporta la información.6
AAAAMMDDFecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador.8

Nombres de archivos maestros y de novedades de afiliados a riesgos laborales

Tipo de archivoNombre de archivoLongitud
Maestro de afiliados a riesgos laboralesRMRCODENTIDADAAAAMMDD17
Maestro de novedades de afiliados a riesgos laboralesRNRCODENTIDADAAAAMMDD17
Maestro de novedades del estado de la afiliación y al día del aportanteRNRECODENTIDADAAAAMMDD18

Estructura del archivo maestro de afiliados a riesgos laborales

El archivo maestro de afiliados a riesgos laborales está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados en la etapa del cargue inicial así como para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a riesgos laborales.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (,,).

Registro tipo 1 - Registro de control

Código del campoNombre del campoLongitud máximaValor permitidoObligatorio
0Tipo de registro11
10Código administradora6Ver glosario
28Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
29Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
30Total de registros relacionados en el archivo8Sin incluir registro control
31Nombre del archivo (sin extensión .TXT)18Ver glosario

Registro tipo 2 - Registro de detalle

Código del campoNombre del campoLongitud máximaValor permitidoObligatorio cargue inicialObligatorio reporte periódico
0Tipo de registro12
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario
2Número de identificación del afiliado17 
3Código género1Ver glosario
4Fecha de nacimiento10AAAA-MM-DDNo
5Primer apellido60Ver glosario
6Segundo apellido60NoNo
7Primer nombre60
8Segundo nombre60NoNo
9Fecha de afiliación10AAAA-MM-DD
10Código administradora6 
11Código tipo de cotizante2Ver glosario
12Código de la actividad económica de riesgos laborales del centro de trabajo del afiliado7Ver glosario
13Tipo de identificación del aportante2Ver glosario
14Número de identificación del aportante17 
15Dígito de verificación del aportante1Ver glosarioNoNo
16Razón social del aportante150Ver glosario
17Clase de aportante1Ver glosarioNo
18Código de ocupación del afiliado4 No
19Departamento de la ubicación laboral2Ver glosarioNo
20Municipio de la ubicación laboral3Ver glosarioNo
22Al día1Ver glosario
32Subtipo de cotizante2Ver glosarioNoNo
33Modalidad1Ver glosarioNoNo

Los campos segundo apellido y segundo nombre son obligatorios si el afiliado de acuerdo con su documento de identidad los tiene. El campo dígito de verificación del aportante no es obligatorio.

Para el cargue inicial, si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar un registro por cada uno de estos, diligenciando la totalidad de los campos del archivo maestro de afiliados. Para las novedades de creación de nuevos afiliados, cuando estos tengan más de un aportante se enviará un solo registro por afiliado con un aportante y la novedad R06 para los otros aportantes.

Si el afiliado es tipo de cotizante independiente, la información del aportante debe corresponder a la agremiación, la asociación o el contratista.

Estructura archivo de novedades de afiliados a riesgos laborales

El archivo de novedades de afiliados a riesgos laborales está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedad de creación de nuevos afiliados

Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a riesgos laborales utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de afiliados a riesgos laborales. Igualmente, cuando se produce una nueva afiliación como consecuencia de un traslado de administradora, deberá reportarse la creación de la nueva afiliación enviando el archivo maestro de afiliados.

Novedades de actualización

La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados deberá ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a riesgos laborales.

De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “Códigos de novedades de afiliados a riesgos laborales”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad haya campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ser vacío y reportarse en el archivo como (,,).

Cuando una afiliación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

Registro tipo 1 - Registro de control

Código del campoNombre del campoLongitud máximaValor permitidoObligatorio
0Tipo de registro11
10Código de la administradora6Ver glosario
28Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
29Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
30Total de registros relacionados en el archivo8Sin incluir el registro control
31Nombre del archivo (sin extensión .TXT)18Ver glosario

Registro Tipo 2 - Registro de detalle

CódigoNombre del campoLongitud máximaValor permitidoObligatorioObservaciones
0Tipo de registro12 
10Código administradora6  
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario 
2Número de identificación del afiliado17  
5Primer apellido60Ver glosario 
6Segundo apellido60No
7Primer nombre60
8Segundo nombre60No
 Código de la novedad3Ver tabla “Códigos de novedades de afiliados a riesgos laborales” 
 Nuevo valor 1  NoDependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “Códigos de novedades de afiliados a riesgos laborales” y los que no se modifiquen se deben reemplazar por ,,
Se deben completar los nuevos 15 valores teniendo en cuenta lo explicado anteriormente.
 Nuevo valor 2  
 Nuevo valor 3  
 Nuevo valor 4  
 Nuevo valor 5  
 Nuevo valor 6  
 Nuevo valor 7  
 Nuevo valor 8  
 Nuevo valor 9  
 Nuevo valor 10  
 Nuevo valor 11  
 Nuevo valor 12  
 Nuevo valor 13  
 Nuevo valor 14  
 Nuevo valor 15  

Códigos de novedades de afiliados a riesgos laborales

Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las administradoras de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades solo aplican para afiliados existentes en el registro único de afiliados a la protección social, RUAF.

Cód. nov.DescripciónOrden de las variables de la novedadObservaciones
R01Modificar persona3, 4, 5, 6, 7, 8,Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF.
R02Modificación identificación de persona1, 2Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF.
R03Modificar afiliación a riesgos laborales9, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 32, 33Modificar la información de la afiliación a riesgos laborales en la base de datos RUAF.
Los campos 13, 14 y 16 son obligatorios.
R04Retirar o trasladar afiliación a riesgos laborales13, 14, 15, 23, 24, 25, 26, 27Retirar afiliación a riesgos laborales en la base de datos RUAF en los siguientes casos:
Si el caso es por fallecimiento se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24, 25 y 27.
Si el caso es por reconocimiento de pensión, se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24, 25 y 26.
Si el caso es por desvinculación con el aportante, se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 23, 24, y 25.
Si el caso es por traslado de administradora se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24 y 25.
Si el caso es por traslado por contrato de cesión se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24 y 25.
Si el caso es por multiafiliación del aportante, se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24 y 25.
Si el caso es por “sustitución” se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24 y 25, donde la fecha “campo 24” corresponde a la fecha de sustitución de la empresa o la administradora.
Si el caso es por “fusión” se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24 y 25, donde la fecha “campo 24” debe corresponder a la fecha de la fusión de la empresa o la administradora.
Si el caso es por “liquidación” se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24 y 25, donde la fecha “campo 24” debe corresponder a la fecha de la liquidación de la empresa o la administradora.
Para todos los casos no es obligatorio el campo 15.

Estructura archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante

El archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.

La novedad R05 (cambio del estado de la afiliación) que se reporta a través del archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante no se requiere por lo tanto no se debe enviar. El cambio de estado de activo a inactivo se da al aplicar la novedad de retiro R04.

La novedad R06 (al día del aportante) que se reporta a través del archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante, solamente se debe enviar en el periodo donde haya cambiado el estado al día o en mora respecto al periodo anterior.

Registro tipo 1 - Registro de control

Código del campoNombre del campoLongitud máximaValor permitidoObligatorio
0Tipo de registro11
10Código de la administradora6Ver glosario
28Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
29Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
30Total de registros relacionados en el archivo8Sin incluir el registro control
31Nombre del archivo (sin extensión .TXT)18Ver glosario

Registro Tipo 2 - Registro de detalle

CódigoNombre del campoLongitud máximaValor permitidoObligatorioObservaciones
0Tipo de registro12 
10Código administradora6  
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario 
2Número de identificación del afiliado17  
5Primer apellido60Ver glosario 
6Segundo apellido60No
7Primer nombre60
8Segundo nombre60No
 Código de la novedad3R06Solo pueden ser código R06.
21Estado de la afiliación1Ver glosarioNoLa novedad R05 no se requiere por lo tanto no se debe enviar.
El cambio de estado de activo a inactivo se da al aplicar la novedad de retiro R04.
13Tipo de identificación del aportante2Ver glosarioCampos obligatorios.
14Número de identificación del aportante17Ver glosario
15Dígito de verificación del aportante1Ver glosarioNoCampo no obligatorio.
16Razón social del aportante150Ver glosarioCampo obligatorio.
22Al día1Ver glosarioNoEste campo es obligatorio.

Cuando no existan novedades de creación de nuevos afiliados a riesgos laborales, novedades de actualización, o novedades de estado de afiliación o al día del aportante, se deberá enviar el correspondiente archivo con el registro de control indicando cero (0) registros.

Glosario de campos

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administradoras deben reportar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social, RUAF, a través de los archivos maestros de afiliados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna cod., en la columna nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N-Numérico, y en la columna valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.

Cód.Nombre del campo Longitud máxima Tipo Valores permitidos
0Tipo de registro1N1 - Registro de control
2 - Registro de detalle
1Tipo de identificación del afiliado2ATI - Tarjeta de identidad
CC - Cédula de ciudadanía
CE - Cédula de extranjería
PA - Pasaporte
CD- Carné diplomático
2Número de identificación del afiliado17A 
3Código género1AM - Masculino
F - Femenino
4Fecha de nacimiento10AAAAA-MM-DD
5Primer apellido60APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda (O).
Los nombres terminados en “A” para género masculino hay que reportarlos con el documento escaneado. Igualmente para nombres o apellidos menores de 3 letras.
6Segundo apellido60A
7Primer nombre60A
8Segundo nombre60A
9Fecha de afiliación10AAAAA-MM-DD
10Código administradora6A 
11Código tipo de cotizante2N1 - Dependiente
2 - Empleada doméstica
3 - Independiente
4 - Madre comunitaria
16 - Independiente agremiado o asociado
19 - Aprendices del SENA etapa productiva
20 - Estudiantes régimen especial
21 - Estudiante de postgrado en salud
30 - Dependiente entidades o universidades públicas con régimen especial en salud
31 - Cooperados de cooperativas de trabajo asociado
12Código de la actividad económica de riesgos laborales del centro de trabajo del afiliado7NDe acuerdo con lo definido en el Decreto 1607 de 2002 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.
13Tipo de identificación del aportante2ATI - Tarjeta de identidad
CC - Cédula de ciudadanía
CE - Cédula de extranjería
PA - Pasaporte
CD - Carné diplomático
NI - Número de identificación tributaria
14Número de identificación del aportante17A 
15Dígito de verificación del aportante1N0-9
16Razón social del aportante150ANombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son aportantes.
17Clase de aportante1AA Aportante con 200 o más cotizantes
B Aportante con menos de 200 cotizantes
C Aportante Mipyme que se acoge a Ley 590 de 2000
D Aportante beneficiario de la Ley de Formalización y Generación de Empleo (L. 1429/2010)
I Independiente
18Código de ocupación del afiliado4NTabla CIUO 88 A.C.
19Departamento de la ubicación laboral2NTabla departamentos - Tabla Divipola (División político-administrativa de Colombia) del DANE
20Municipio de la ubicación laboral3NTabla municipios - Tabla Divipola (División político-administrativa de Colombia) del DANE
21Estado de la afiliación1N1 - Activo
2 - Inactivo
22Al día1N1 - Al día
2 - En mora
23Fecha de desvinculación con el aportante10AAAAA-MM-DD
24Fecha de retiro o traslado10AAAAA-MM-DD
25Causa del retiro o traslado1N1 - Pensión
2 - Desvinculación del trabajador con el aportante
3 - Traslado del aportante a otra ARP
4 - Fallecimiento
5 - Traslado por contrato de cesión
6 - Por multiafiliación del aportante
7 - Por sustitución de la empresa
8 - Por fusión de la empresa
9 - Por liquidación de la empresa
10 - Por sustitución de la administradora
11 - Por fusión de la administradora
12 - Por liquidación de la administradora
13 - Por inclusión errónea
26Fecha de reconocimiento de la pensión10AAAAA-MM-DD
27Fecha de fallecimiento10AAAAA-MM-DD
28Fecha inicial del período de la información10AAAAA-MM-DD
29Fecha final del período de la información10AAAAA-MM-DD
30Total de registros relacionados en el archivo8N 
31Nombre del archivo (sin extensión .TXT)18AVer tabla “Nombres de archivos maestro y de novedades de afiliados a riesgos laborales”.
32Subtipo de cotizante2N9. Cotizante pensionado con mesada pensional superior a los 25 salarios mínimos.
10. Independiente con contrato de prestación de servicios.
El valor 10 aplica solamente cuando el tipo de cotizante es independiente.
11. Conductor vehículo taxi.
12. Conductor vehículo taxi - pensionado.
33Modalidad1N1. Teletrabajador
2. Voluntariado
Teletrabajador aplica dando cumplimiento al Decreto 884 de 2012.

Anexo 4

Resolución/2013

Anexo de pagadores de pensiones

Estructura y especificación de los archivos maestros y de novedades

Datos que las entidades pagadoras de pensiones deben suministrar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social, RUAF.

Las pagadoras de pensiones deberán enviar los archivos maestros de pensionados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen

Siglas para nombres de archivos de pensionados

SiglaDescripciónLongitud
MPEArchivo maestro de pensionados.3
NPEArchivo maestro de novedades de pensionados.3
COMPONENTEComponente de la protección social al que pertenece el archivo - Pensionados (N).1
NITEMPRESANIT de la empresa que reporta la información sin incluir el dígito de verificación.10
AAAAMMDDFecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador.8

Nombres de archivos maestros y de novedades de pensionados

Tipo de archivoNombre de archivoLongitud
Maestro de pensionadosNMPENITEMPRESAAAAAMMDD22
Maestro de novedades de pensionadosNNPENITEMPRESAAAAAMMDD22

Estructura del archivo maestro de pensionados

El archivo maestro de pensionados está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los pensionados solicitados en la etapa del cargue inicial así como para el reporte periódico de creación de nuevos pensionados.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (,,).

Registro tipo 1 - Registro de control

Código del campoNombre del campoLongitud máximaValor permitidoObligatorio
0Tipo de registro11
22Número de identificación del pagador de pensiones17 
39Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
40Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
41Total de registros relacionados en el archivo8Sin incluir registro control
42Nombre del archivo (sin extensión .TXT)22Ver glosario

Registro tipo 2 - Registro de detalle

Código del campoNombre del campoLongitud máximaValor permitidoObligatorio cargue inicialObligatorio reporte periódico
0Tipo de registro12
1Tipo de identificación del causante2Ver glosarioNo
2Número de identificación del causante17 No
3Primer apellido del causante60Ver glosarioNo
4Segundo apellido del causante60NoNo
5Primer nombre del causante60No
6Segundo nombre del causante60NoNo
7Tipo de identificación del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único2Ver glosario
8Número de identificación del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único17 
9Código género del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único1Ver glosario
10Fecha de nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único10AAAA-MM-DDNo
11Departamento nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único2Ver glosarioNoNo
12Municipio nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único3Ver glosarioNoNo
13Primer apellido del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único60Ver glosario
14Segundo apellido del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único60NoNo
15Primer nombre del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único60
16Segundo nombre del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único60NoNo
17Departamento residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único2Ver glosarioNoNo
18Municipio residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único3Ver glosarioNoNo
19Pensionado residente en el exterior1Ver glosarioNo
20Pensionado cuyo pago se sitúa en el exterior1Ver glosarioNo
21Tipo de identificación de la entidad administradora de los derechos pensionales y prestaciones económicas2Ver glosario
22Número de identificación de la entidad administradora de los derechos pensionales y prestaciones económicas17Ver glosario
23Dígito de verificación de la entidad administradora de los derechos pensionales y prestaciones económicas1Ver glosarioNoNo
24Razón social de la entidad administradora de los derechos pensionales y prestaciones económicas150Ver glosario
25Código del tipo de pensión o de otra prestación con pago único2Ver glosario
26Tipo de pensionado1Ver glosario
43Modalidad de pensión2Ver glosario
44Pensión compartida1Ver glosario
27Número de la resolución o del acto de reconocimiento de la pensión o de otra prestación con pago único10 
28Fecha de la resolución o del acto de reconocimiento de la pensión o de otra prestación con pago único10AAAA-MM-DD
29Fecha de inicio de pago pensional10AAAA-MM-DD
30Fecha de suspensión de pago de la mesada pensional10AAAA-MM-DDNoNo
31Causa de la suspensión del pago de la mesada pensional2Ver glosarioNoNo
32Mesada pensional10Ver glosario
33Porcentaje de ingreso base de liquidación7Ver glosarioNo
34Porcentaje de la pérdida de capacidad laboral para incapacidad permanente parcial7Ver glosarioNoNo
35Porcentaje de pérdida de capacidad laboral para invalidez7Ver glosarioNoNo
45Tipo de identificación de la entidad a la que la entidad administradora reconoce y administra los derechos pensionales y prestaciones económicas2Ver glosario
46Número de identificación de la entidad a la que la entidad administradora reconoce y administra los derechos pensionales y prestaciones económicas17Ver glosario
47Razón social de la entidad a la que la entidad administradora reconoce y administra los derechos pensionales y prestaciones económicas150Ver glosario
48Tipo de identificación del pagador de pensión2Ver glosario
49Número de identificación del pagador de pensión17Ver glosario
50Razón social del pagador de pensión150Ver glosario

Los campos del causante (1 al 6 en el glosario) son obligatorios para cargues periódicos de información. Los campos segundo apellido y segundo nombre son obligatorios si el causante, el pensionado o el beneficiario, de acuerdo con su documento de identidad los tiene.

Si el tipo de pensión es por sustitución y no corresponde a un pago único, los datos del causante con respecto a los datos del pensionado o beneficiario deben ser diferentes.

Si el tipo de pensión es diferente a sustitución y no corresponde a un pago único, los datos del causante con respecto a los datos del pensionado o beneficiario deben ser iguales.

Los campos departamento residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único y municipio residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único serán obligatorios si en el campo 19 (pensionado residente en el exterior) viene el valor S y corresponderán a EX para departamento y EXT para municipio.

En el campo valor de la mesada pensional se reportará el valor de la mesada pensional o el valor del pago único como corresponda.

En el campo porcentaje de ingreso base de liquidación, para los casos de sustitución pensional se debe reportar el porcentaje de la mesada pensional correspondiente a cada beneficiario.

Si un pensionado tiene más de un pagador de pensiones, cada una de las pagadoras debe reportar un registro, diligenciando la totalidad de los campos del maestro de pensionados.

Si un pensionado tiene más de una pensión con el mismo pagador, por cada una de ellas se debe reportar un registro, diligenciando la totalidad de los campos del maestro de pensionados.

Estructura archivo de novedades de pensionados

El archivo de novedades de pensionados está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedad de creación de nuevos pensionados

Las pagadoras de pensiones deben reportar periódicamente la inclusión de nuevos pensionados utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de pensionados. Igualmente, cuando se incluye un nuevo pensionado como consecuencia de un traslado, la pagadora a donde se traslada deberá reportarlo como una nueva inclusión en el maestro de pensionados.

Novedades de actualización

La información de los pensionados reportados a través del archivo maestro de pensionados deberá ser actualizada por las pagadoras de pensiones mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de pensionados.

De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “Códigos de novedades de pensionados”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (,,).

Cuando un pensionado tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

Registro tipo 1 - Registro de control

Código del campoNombre del campoLongitud máximaValor permitidoObligatorio
0Tipo de registro11
22Número de identificación del pagador de pensiones17Ver glosario
39Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
40Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
41Total de registros relacionados en el archivo8Sin incluir registro control
42Nombre del archivo (sin extensión .TXT)22Ver glosario

Registro tipo 2 - Registro de detalle

CódigoNombre del campoLongitud máximaValor permitidoObligatorioObservaciones
0Tipo de registro12 
21Tipo de identificación del administrador de pensiones2Ver glosario 
22Número de identificación del administrador de pensiones17  
23Dígito de verificación del administrador de pensiones1Ver glosarioNo 
7Tipo de identificación del pensionado o beneficiario2Ver glosario 
8Número de identificación del pensionado o beneficiario17  
13Primer apellido del pensionado o beneficiario60Ver glosario 
14Segundo apellido del pensionado o beneficiario60Ver glosarioNo 
15Primer nombre del pensionado o beneficiario60Ver glosario 
16Segundo nombre del pensionado o beneficiario60Ver glosarioNo 
 Código de la novedad3Ver tabla “Códigos de novedades de pensionados” 
 Nuevo valor 1  NoDependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “Códigos de novedades de pensionados” y los que no se modifiquen se deben reemplazar por ,,
Se deben completar los nuevos 15 valores teniendo en cuenta lo explicado anteriormente.
 Nuevo valor 2  
 Nuevo valor 3  
 Nuevo valor 4  
 Nuevo valor 5  
 Nuevo valor 6  
 Nuevo valor 7  
 Nuevo valor 8  
 Nuevo valor 9  
 Nuevo valor 10  
 Nuevo valor 11  
 Nuevo valor 12  
 Nuevo valor 13  
 Nuevo valor 14  
 Nuevo valor 15  

Códigos de novedades de pensionados

Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las pagadoras de pensiones de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los pensionados. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades solo aplican para pensionados existentes en el registro único de afiliados a la protección social, RUAF.

Cód. nov.DescripciónOrden de las variables de la novedadObservaciones
N01Modificar datos de persona de pensionado o beneficiario9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18,Modificar la información de un pensionado o beneficiario que se encuentra en la base de datos RUAF.
N02Modificación identificación de pensionado o beneficiario7, 8Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF.
N03Modificar pensión19, 20, 25, 26, 27, 28, 43, 44, 51Modificar la información de la pensión en la base de datos RUAF.
Los campos 27, 28, 51 son obligatorios.
N04Modificar pago pensión29, 32, 33, 34, 35, 27, 28, 45, 46, 48, 49, 51Modificar la información del pago de la pensión en la base de datos RUAF.
Los campos 27, 28, 51 son obligatorios.
N05Modificar datos del causante de la pensión1, 2, 3, 4, 5, 6, 27, 28, 51Modificar la información del causante de la pensión.
Los campos 27, 28, 51 son obligatorios.
N06Suspensión del pago de mesada pensional30, 31, 27, 28, 51Suspender el pago de la mesada pensional a un pensionado en la base de datos RUAF.
Los campos 27, 28, 51 son obligatorios.
N07Retirar pensión36, 37, 38, 27, 28, 51Retirar una pensión en la base de datos RUAF. Los campos 27, 28, 51 son obligatorios.
Cuando la causal de retiro es por traslado de pagador, sustitución, liquidación o fusión, la entidad pagadora de la cual se retira el pensionado debe enviar la novedad de retiro con esta causal y la entidad a la cual se trasladó el pensionado debe enviar el ingreso a dicha entidad en la estructura del archivo maestro de pensionados.
Cuando la causal de retiro es 9. Por inclusión errónea, la fecha de retiro debe ser igual a la fecha de la resolución.
N08Reactivación del pago de mesada pensional30,31, 27, 28, 51Reactiva el pago de la mesada pensional a un pensionado en la base de datos RUAF. Los campos 27, 28, 51 son obligatorios.

La primera semana de octubre del presente año, se publicará en el FTPS de este ministerio, por cada pagador de pensión un archivo que contendrá la información de los pensionados y las respectivas pensiones, que han subido consistentemente a la base de datos del registro único de afiliados, RUAF, con corte al 30 de septiembre de 2014. Para cada una de las pensiones se incluirá un campo que se denominará identificador de la pensión, que permitirá distinguir de manera única una pensión dentro del sistema, el cual deberá ser usado en las correspondientes novedades para modificar determinada pensión. Para descargar dicho archivo, la entidad deberá realizar el procedimiento establecido en el artículo 3º de la presente resolución.

Glosario de campos

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las pagadoras de pensiones deben reportar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social, RUAF, a través de los archivos maestros de pensionados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna cod., en la columna nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N-Numérico, y en la columna valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.

Cód.Nombre del campoLongitud máximaTipoValor permitido
0Tipo de registro1N1 - Registro de control
2 - Registro de detalle
1Tipo de identificación del causante2ARC - Registro civil
TI - Tarjeta de identidad
CC - Cédula de ciudadanía
CE - Cédula de extranjería
PA - Pasaporte
CD - Carné diplomático
2Número de identificación del causante17A 
3Primer apellido del causante60APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda (O).
Los nombres terminados en “A” para género masculino hay que reportarlos con el documento escaneado. Igualmente para nombres o apellidos menores de 3 letras.
4Segundo apellido del causante60A
5Primer nombre del causante60A
6Segundo nombre del causante60A
7Tipo de identificación del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único2ARC - Registro civil
TI - Tarjeta de identidad
CC - Cédula de ciudadanía
CE - Cédula de extranjería
PA - Pasaporte
CD - Carné diplomático
8Número de identificación del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único17A 
9Código género del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único1AM - Masculino
F - Femenino
10Fecha de nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único10AAAAA-MM-DD
11Departamento nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único2NTabla departamentos - Tabla Divipola (División político-administrativa de Colombia) del DANE.
12Municipio nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único3NTabla municipios - Tabla Divipola (División político-administrativa de Colombia) del DANE.
13Primer apellido del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único60APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda (O).
Los nombres terminados en “A” para género masculino hay que reportarlos con el documento escaneado. Igualmente para nombres o apellidos menores de 3 letras.
14Segundo apellido del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único60A
15Primer nombre del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único60A
16Segundo nombre del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único60A
17Departamento residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único2NTabla departamentos - Tabla Divipola (División político-administrativa de Colombia) del DANE.
18Municipio residencia del pensionado o beneficiario3NTabla municipios - Tabla Divipola (División político-administrativa de Colombia) del DANE.
19Pensionado residente en el exterior1AAplica para los pensionados residentes temporalmente en el exterior. “S” si reside en el exterior, “N” si no reside en el exterior.
20Pensionado cuyo pago se sitúa en el exterior.1A“S” si el pago se sitúa en el exterior, “N” si el pago no se sitúa en el exterior.
21Tipo de identificación de la entidad administradora de los derechos pensionales y prestaciones económicas2ANI - Número de identificación tributaria
CC - Cédula de ciudadanía
CE - Cédula de extranjería
Los campos 21, 22, 23 y 24 corresponden a la entidad que reconoce y administra los derechos pensionales y prestaciones económicas.
Como ejemplo: La UGPP (la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, UGPP).
22Número de identificación de la entidad administradora de los derechos pensionales y prestaciones económicas17A 
23Dígito de verificación de la entidad administradora de los derechos pensionales y prestaciones económicas1N0-9
24Razón social de la entidad administradora de los derechos pensionales y prestaciones económicas150A 
25Código del tipo de pensión o de otra prestación con pago único2N1. Vejez
2. Sobrevivencia vitalicia riesgo común
3. Sobrevivencia temporal riesgo común
4. Sobrevivencia temporal riesgo común, cónyuge o compañera (o) menor de 30 años sin hijos
5. Sobrevivencia vitalicia por riesgo profesional
6. Sobrevivencia temporal por riesgo profesional
7. Sobrevivencia temporal riesgo profesional, cónyuge o compañera (o) menor de 30 años sin hijos
8. Invalidez por riesgo común
9. Invalidez por riesgos laborales
10. Jubilación
11. Jubilación para compartir
12. Sanción
13. Convencional
14. Convencional para compartir
15. Gracia
20. Devolución de saldos
21. Indemnización sustitutiva
22. Auxilio funerario
23. Indemnización por incapacidad permanente parcial
26Tipo de pensionado1N1. Pensionado del régimen de prima media con tope máximo de pensión.
2. Pensionado del régimen de prima media sin tope máximo de pensión.
3. Pensionado de régimen de ahorro individual. No aplica tope máximo de pensión.
4. Pensionado de riesgos laborales. Tope máximo de 20 smlmv.
5. Pensionado por el empleador, con tope máximo de pensión.
6. Pensionado por el empleador, sin tope máximo de pensión.
7. Pensionado de entidades o universidades públicas con régimen especial en salud, con tope máximo de pensión.
8. Pensionado de entidades o universidades públicas con régimen especial en salud, sin tope máximo de pensión.
9. Pensionado del Fondo de Prestaciones Sociales del Magisterio con tope máximo de pensión.
10. Pensionado del Fondo de Prestaciones Sociales del Magisterio sin tope máximo de pensión.
11. Pensionado de entidades con régimen de excepción, con tope máximo de pensión.
12. Pensionado de entidades con régimen de excepción, sin tope máximo de pensión.
27Número de la resolución o del acto de reconocimiento de la pensión10N 
28Fecha de la resolución o del acto de reconocimiento de la pensión10AAAAA-MM-DD
29Fecha de inicio de pago pensional10AAAAA-MM-DD
30Fecha de suspensión o reactivación de pago de la mesada pensional10AAAAA-MM-DD
31Causa de la suspensión o reactivación del pago de la mesada pensional2N1. Suspendida por verificación de requisitos - Nulidad
2. Suspendida por no cobro
3. Suspendida por doble resolución
4. Reincorporación laboral
5. Revocatoria de resolución
6. Suspendida por no allegar certificados de supervivencia, escolaridad, entre otros
7. Suspensión por negativa a revisión del estado de invalidez
8. Reactivación - Acreditación de requisitos
9. Reactivación por cobro
10. Reactivación por retiro del servicio
11. Reactivación - Entrega de certificados
12. Reactivación - Revisión del estado de invalidez
13. Reactivación por otras causas
32Mesada pensional10NValor sin decimales, ni puntos
33Porcentaje de ingreso base de liquidación7NEjemplo:
Valor archivo planoPorcentaje
1.00000100%
0.1000010%
0.010001%
0.2035020.35%
0.6054060.54%
34Porcentaje de la pérdida de capacidad laboral para incapacidad permanente parcial7NEjemplo:
Valor archivo planoPorcentaje
0.3300033%
0.1000010%
0.050005%
0.2035020.35%
0.4900049%
35Porcentaje de pérdida de capacidad laboral para invalidez7NEjemplo:
Valor archivo planoPorcentaje
1.00000100%
0.5001050.01%
0.6600066.00%
0.7500075.00%
0.6054060.54%
36Fecha de retiro de la pensión10AAAAA-MM-DD
37Causa de retiro de la pensión1N1. Traslado de pagador
2. Disminución de la pérdida de capacidad laboral o extinción de pensión (Revisión pensión de invalidez)
3. Sentencia judicial
4. Revocatoria
5. Sustitución (Sobrevivencia)
6. Retiro por temporabilidad (18 o 25 años, cónyuges menores de 30 años sin hijos por 20 años)
7. Revocatoria de resolución
8. Retirado por muerte
9. Inclusión errónea
10. Sustitución
11. Fusión
12. Liquidación
38Fecha de fallecimiento10AAAAA-MM-DD
39Fecha inicial del período de la información10AAAAA-MM-DD
40Fecha final del período de la información10AAAAA-MM-DD
41Total de registros relacionados en el archivo8N 
42Nombre del archivo (sin extensión .TXT)18AVer tabla “Nombres de archivos maestro y de novedades de pensionados”
43Modalidad de pensión2N1. Retiro programado
2. Retiro programado con renta vitalicia diferida
3. Renta vitalicia inmediata
4. Convencional
5. Convencional para compartir
6. Anticipada
7. Sentencia judicial de origen legal o extralegal
8. Conciliaciones
9. Régimen general
10. Renta temporal cierta con renta vitalicia de diferimiento cierto
11. Renta temporal variable con renta vitalicia diferida
12. Retiro programado sin negociación de bono pensional
13. Renta temporal variable con renta vitalicia inmediata
44Pensión compartida1AS - Si el pensionado a cargo del empleado ya obtuvo el reconocimiento de la pensión compartida a cargo de la administradora o pagadora de pensiones correspondiente.
N - Si el pensionado a cargo del empleado no ha obtenido el reconocimiento de la pensión compartida a cargo de la administradora o pagadora de pensiones correspondiente.
45Tipo de identificación de la entidad a la que la entidad administradora reconoce y administra los derechos pensionales y prestaciones económicas2ANI - Número de identificación tributaria
CC - Cédula de ciudadanía
CE - Cédula de extranjería.
Si la entidad administradora de los derechos pensionales y prestaciones económicas (campos 21, 22, 24), no tiene a cargo otras entidades, los campos 45, 46, 47 deben corresponder a los de la entidad administradora de la pensión (campos 21, 22, 24).
Un ejemplo: Cajanal EICE entidad en liquidación a la cual UGPP administra los derechos pensionales y prestaciones económicas, por lo tanto en los campos 45, 46, 47 irían los datos correspondientes a Cajanal.
46Número de identificación de la entidad a la que la entidad administradora reconoce y administra los derechos pensionales y prestaciones económicas
17A 
47Razón social de la entidad a la que la entidad administradora reconoce y administra los derechos pensionales y prestaciones económicas150A
 
48Tipo de identificación del pagador de pensión2ANI - Número de identificación tributaria
CC - Cédula de ciudadanía
CE - Cédula de extranjería
Los campos 48, 49 y 50 corresponden a la entidad que realiza el pago de la nómina de pensionados.
Si la entidad administradora (campos 21, 22, 24), no maneja una entidad pagadora de pensión, los campos 48, 49, 50 deben corresponder a los de la entidad administradora de la pensión (campos 21, 22, 24).
Ejemplo: Fopep.
49Número de identificación del pagador de pensión17A 
50Razón social del pagador de pensión150A 
51Identificador de la pensión en el RUAF9NNúmero que identifica la pensión en el RUAF.

Anexo 5

Resolución/2013

Anexo compensación familiar

Estructura y especificación de los archivos maestros

Datos que las cajas de compensación familiar deben suministrar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social, RUAF.

Las cajas de compensación familiar deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

Siglas para nombres de archivos maestro de afiliados, de novedades y de subsidios de compensación familiar

Las cajas de compensación familiar deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

SiglaDescripciónLongitud
MCArchivo maestro de afiliados a compensación familiar.2
NCArchivo maestro de novedades de afiliados a compensación familiar.2
MSArchivo maestro de subsidios.2
COMPONENTEComponente de la protección social al que pertenece el archivo - Compensación familiar (C).1
CODENTIDADCódigo de la de la caja de compensación familiar que reporta la información.6
AAAAMMDDFecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador.8

Nombres de archivos maestros de novedades y de subsidios de compensación familiar

Tipo de archivoNombre de archivoLongitud
Maestro de afiliados a compensación familiarCMCCODENTIDADAAAAMMDD17
Maestro de novedades de afiliados a compensación familiarCNCCODENTIDADAAAAMMDD17
Maestro de subsidiosCMSCODENTIDADAAAAMMDD17
Maestro de novedades del estado de la afiliación y al día del aportanteCNCECODENTIDADAAAAMMDD18

Estructura del archivo maestro de afiliados a compensación familiar

El archivo maestro de afiliados a compensación familiar está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados en la etapa del cargue inicial así como para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a compensación familiar.

Para el cargue inicial y para los cargues periódicos, en esta estructura se reportarán todos los tipos de afiliados (trabajador afiliado dependiente, trabajador afiliado facultativo, afiliado pensionado, afiliado voluntario, afiliado con exención, afiliado por fidelidad) así como todos los miembros de la población cubierta.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (,,).

Registro tipo 1 - Registro de control

Código del campoNombre del campoLongitud máximaValor permitidoObligatorio
0Tipo de registro11
12Código caja de compensación familiar6Ver glosario
2Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
3Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
4Total de registros relacionados en el archivo8Sin incluir registro control
5Nombre del archivo (sin extensión .TXT)17Ver glosario

Registro tipo 2 - Registro de detalle

Código del campoNombre del campoLongitud máximaValor permitidoOblig. cargue inicial afiliadoOblig. reporte periódico afiliadoOblig. cargue inicial miembro población cubiertaOblig. reporte periódico miembro población cubierta
0Tipo de registro12
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario
2Número de identificación del afiliado17 
24Tipo de identificación del miembro de la población cubierta2Ver glosarioNoNo
25Número de identificación del miembro de la población cubierta17 NoNo
3Código género1Ver glosario
4Fecha de nacimiento10AAAA-MM-DDNo
5Primer apellido60Ver glosario
6Segundo apellido60NoNoNoNo
7Primer nombre60
8Segundo nombre60NoNoNoNo
9Departamento residencia2Ver glosarioNoNo
10Municipio residencia3Ver glosarioNoNo
11Fecha de afiliación10AAAA-MM-DD
12Código caja de compensación familiar6 
13Código tipo de afiliado1Ver glosarioNoNo
14Tipo de identificación del aportante2Ver glosario
15Número de identificación del aportante17 
16Dígito de verificación del aportante1Ver glosarioNoNoNoNo
17Razón social del aportante150Ver glosario
18Fecha de vinculación con el aportante10AAAA-MM-DDNoNoNo
19Departamento de la ubicación laboral2Ver glosarioNoNo
20Municipio de la ubicación laboral3Ver glosarioNoNo
22Al día1Ver glosarioNoNo
23Código tipo de miembro de la población cubierta1Ver glosario
26Código condición beneficiario1Ver glosarioNoNoNoNo
27Código tipo relación con afiliado1Ver glosarioNoNo

Los campos segundo apellido y segundo nombre son obligatorios si el afiliado de acuerdo con su documento de identidad los tiene. El campo dígito de verificación del aportante no es obligatorio.

Si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar un registro por cada uno de estos, diligenciando la totalidad de los campos del maestro de afiliados para el cargue inicial y para las novedades de creación de nuevos afiliados.

Si el tipo de afiliado es trabajador afiliado facultativo, afiliado por fidelidad o afiliado voluntario, la información del aportante debe ser la misma del afiliado.

Para el caso de los afiliados pensionados los datos del aportante deben corresponder a la entidad pagadora de la mesada pensional.

Estructura archivo maestro de subsidios

El archivo maestro de subsidios para afiliados, no afiliados y aportantes está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los subsidios.

Este archivo maestro de subsidios deberá ser enviado por las cajas de compensación familiar, para reportar los subsidios otorgados a los afiliados, no afiliados y los aportantes.

Registro tipo 1 - Registro de control

Código del campoNombre del campoLongitud máximaValor permitidoObligatorio
0Tipo de registro11
12Código caja de compensación familiar6Ver glosario
50Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
51Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
52Total de registros relacionados en el archivo8Sin incluir registro control
53Nombre del archivo (sin extensión .TXT)17Ver glosario

Registro tipo 2 - Registro de detalle

Código del campoNombre del campoLongitud máximaValor permitidoObligatorio afiliadosObligatorio no afiliadosObligatorio aportantes
0Tipo de registro12
55Identificador único del subsidio9Ver glosario
12Código caja de compensación familiar6Ver glosario
50A quien se otorgó el subsidio1Ver glosario
1Tipo de identificación del afiliado o jefe cabeza de hogar2Ver glosarioNo
2Número de identificación del afiliado o jefe cabeza de hogar17 No
5Primer apellido60Ver glosarioNo
6Segundo apellido60NoNoNo
7Primer nombre60No
8Segundo nombre60NoNoNo
28Fecha de asignación del subsidio10Ver glosarioNoNoNo
29Valor del subsidio10Ver glosarioNoNo
30Código tipo de subsidio2Ver glosario
31Estado del subsidio1Ver glosario
32Departamento donde recibe el subsidio2Ver glosarioNoNo
33Municipio donde recibe el subsidio3Ver glosarioNoNo
34Fecha de entrega del último subsidio10Ver glosarioNoNo
38Tipo de identificación del beneficiario2Ver glosario
39Número de identificación del beneficiario17 
40Código género del beneficiario1Ver glosarioNo
41Fecha de nacimiento del beneficiario10AAAA-MM-DDNo
42Primer apellido del beneficiario60Ver glosarioNo
43Segundo apellido del beneficiario60NoNoNo
44Primer nombre del beneficiario60No
45Segundo nombre del beneficiario60NoNoNo
46Tipo de identificación de la empresa que recibe el subsidio2Ver glosarioNoNo
47Número de identificación de la empresa que recibe el subsidio17 NoNo
48Dígito de verificación de la identificación de la empresa que recibe el subsidio1 NoNoNo
49Razón social de la empresa que recibe el subsidio150Ver glosarioNoNo

Explicación del reporte de subsidios

Estado de los subsidios

1 = Otorgado: Se refiere al momento en el cual el subsidio es asignado.

2 = Suspendido: Es el periodo en el cual el beneficiario teniendo el derecho no recibe el subsidio debido a condiciones contempladas en la normatividad del programa.

3 = Pagado: Es cuando el beneficiario recibe efectivamente el subsidio.

4 = Terminado: se registra este estado cuando se realiza el último pago correspondiente, en aquellos subsidios que tienen un ciclo de pago, como es el caso del subsidio de desempleo.

Es de precisar, que en el campo valor del subsidio los valores aceptados serán cero o el valor correspondiente dependiendo del tipo de subsidio.

El campo 28 (fecha de asignación del subsidio) será obligatorio para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado otorgado o suspendido.

El campo 34 (fecha de entrega del último subsidio) será obligatorio para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado pagado o terminado.

1. Subsidio de vivienda.

En el subsidio de vivienda deben reportarse los subsidios en estados 1= Otorgado y 3 = Pagado.

Para reportar el subsidio de vivienda a través del archivo maestro de subsidios se hará de la siguiente manera:

— Se debe enviar un registro por el afiliado trabajador y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del afiliado trabajador, dado que este es beneficiario del subsidio.

— El valor del subsidio cuando se encuentra en estado otorgado es el correspondiente al monto total asignado y cuando se encuentra en estado pagado deberá registrarse el monto efectivamente entregado al beneficiario. Estos valores deben reportarse una sola vez en el registro que corresponde al afiliado trabajador.

— Por cada beneficiario adicional del subsidio se debe enviar un registro, identificando en los campos correspondientes el afiliado trabajador y en los campos correspondientes la información del beneficiario.

— El campo fecha de asignación del subsidio se utilizará para reportar la fecha correspondiente al subsidio en estado otorgado.

— El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar la fecha correspondiente al subsidio en estado pagado.

2. Subsidio de desempleo.

En el subsidio de desempleo deben reportarse los subsidios en estados 1 = Otorgado, 2 = Suspendido, 3 = Pagado y 4 = Terminado.

Para reportar el subsidio de desempleo a través del archivo maestro de subsidios se debe considerar lo siguiente:

— Se debe enviar un registro por el jefe cabeza de hogar o persona que recibe el subsidio y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del jefe cabeza de hogar o persona que recibe el subsidio.

— El valor del subsidio cuando se encuentra en estado otorgado es el correspondiente al monto total asignado incluido el monto destinado para inserción laboral y cuando se encuentra en estado pagado o terminado deberá registrarse el monto mensual efectivamente entregado al beneficiario. Este valor debe reportarse en el registro correspondiente al jefe cabeza de hogar o persona que recibe el subsidio.

— Por cada beneficiario adicional del subsidio se debe enviar un registro, identificando en los campos correspondientes al jefe cabeza de hogar o persona que recibe el subsidio y en los campos correspondientes la información del beneficiario, que en este caso deberá ser el cónyuge o compañero permanente.

— El campo fecha de asignación del subsidio se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado otorgado o suspendido.

— El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado pagado o terminado.

3. Subsidio cuota monetaria.

En el subsidio de cuota monetaria deben reportarse los subsidios en estados 2 = Suspendido o 3 = Pagado.

Para reportar el subsidio de cuota monetaria a través del archivo maestro de subsidios se debe considerar lo siguiente:

— Se debe enviar un registro por el afiliado trabajador y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del afiliado trabajador.

— Por cada beneficiario del subsidio se debe enviar un registro, identificando en los campos correspondientes el afiliado trabajador y en los campos correspondientes la información del beneficiario.

— El valor del subsidio cuando se encuentra en estado pagado deberá registrarse el monto mensual efectivamente entregado al beneficiario. Este valor debe reportarse en los registros que corresponden a cada uno de los beneficiarios que perciban el subsidio.

— El campo fecha de asignación del subsidio se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado suspendido.

— El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado pagado.

4. Subsidio en especie.

El valor de los subsidios en especie que se debe reportar mensualmente corresponde al valor total de todos los subsidios estipulados en el artículo 5º de la Ley 21 de 1982 y en el artículo 3º, parágrafo 2º de la Ley 789 entregados a cada persona.

En el subsidio en especie deben reportarse los subsidios en estados 2 = Suspendido o 3 = Pagado.

Para reportar el subsidio en especie a través del archivo maestro de subsidios se debe considerar lo siguiente:

— Se debe enviar un registro por el afiliado trabajador y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del afiliado trabajador.

— Por cada beneficiario del subsidio se debe enviar un registro, identificando en los campos correspondientes el afiliado trabajador y en los campos correspondientes la información del beneficiario.

— El valor del subsidio cuando se encuentra en estado pagado deberá registrarse el monto mensual efectivamente entregado al beneficiario. Este valor debe reportarse en los registros que corresponden a cada uno de los beneficiarios que percibe el subsidio.

— El campo fecha de asignación del subsidio se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado suspendido.

— El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado pagado.

5. Subsidio de educación.

El valor que corresponde al subsidio de educación es el valor diferencial de acuerdo con la categoría respecto a la tarifa particular. Se deben enviar los subsidios de los servicios de educación formal así como los servicios de la educación no formal. No se incluyen en este reporte los subsidios de educación que se otorgan en especie.

En el subsidio de educación deben reportarse los subsidios en estados 1 = otorgado, 2 = Suspendido o 3 = Pagado.

Para reportar el subsidio de educación a través del archivo maestro de subsidios se debe considerar lo siguiente:

a) Para el caso en el cual quien recibe el subsidio es el afiliado trabajador debe enviar un único registro por el afiliado trabajador y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del afiliado trabajador.

b) Para el caso en el cual quien recibe el subsidio no es el afiliado trabajador se debe enviar:

— Un registro por el afiliado trabajador y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del afiliado trabajador.

— Por cada beneficiario que percibe el subsidio se debe enviar un registro, identificando en los campos correspondientes el afiliado trabajador y en los campos correspondientes la información del beneficiario.

— El valor del subsidio cuando se encuentra en estado pagado deberá registrarse el monto mensual efectivamente entregado al beneficiario. Este valor debe reportarse en los registros que corresponden a cada uno de los beneficiarios del afiliado trabajador.

— El campo fecha de asignación del subsidio se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado otorgado o suspendido.

— El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado pagado.

6. Subsidios a los aportantes.

Entiéndase subsidio a los aportantes aquellos que se otorgan a la empresas como parte de las políticas de generación de empleo, deberá reportarse la información de los afiliados trabajadores que generan la exoneración, utilizando los subsidios en estado 3 = Pagado. Para este tipo de subsidios se considera pagado cuando la empresa se hace acreedora al beneficio de las exenciones establecidas en la normatividad vigente.

Para reportar el subsidio a los aportantes a través del archivo maestro de subsidios se debe considerar lo siguiente:

— Se debe enviar un registro por cada trabajador por el cual se origina la exención.

— En el valor del subsidio deberá registrarse el monto de la exención mensual efectivamente causada.

— El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar la fecha en la cual la empresa se hizo acreedora al beneficio de exoneración.

Estructura archivo de novedades de afiliados y subsidios de compensación familiar

El archivo de novedades de afiliados a compensación familiar está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedades de creación de nuevos afiliados

Las cajas de compensación familiar deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a compensación familiar utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de afiliados a compensación familiar.

Novedades de actualización

La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados deberá ser actualizada por las cajas de compensación familiar mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a compensación familiar.

De acuerdo con cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “Códigos de novedades de afiliados a compensación familiar”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (,,).

Cuando una afiliación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

Registro tipo 1 - Registro de control

Código del campoNombre del campoLongitud máximaValor permitidoObligatorio
0Tipo de registro11
12Código caja de compensación familiar6Ver glosario
50Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
51Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
52Total de registros relacionados en el archivo8Sin incluir registro control
53Nombre del archivo (sin extensión .TXT)17Ver glosario

Registro tipo 2 - Registro de detalle

CódigoNombre del campoLongitud máximaValor permitidoObligatorioObservaciones
0Tipo de registro12Datos del afiliado trabajador, del beneficiario o de un no afiliado para el caso de subsidios como están en la base de datos del RUAF para la novedad C01.
Datos del afiliado trabajador o de un no afiliado para el caso de subsidios como están en la base de datos del RUAF para la novedad C02.
Datos del beneficiario como están en la base de datos del RUAF para la novedad C10.
Datos del afiliado trabajador como están en la base de datos del RUAF para las novedades C03, C04, C07 y C08.
12Código caja de compensación familiar6 
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario
2Número de identificación del afiliado17 
5Primer apellido60Ver glosario
6Segundo apellido60No
7Primer nombre60
8Segundo nombre60No
 Código de la novedad3Ver tabla “Códigos de novedades de afiliados a compensación familiar” 
 Nuevo valor 1  NoDependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “Códigos de novedades de afiliados a compensación familiar” y los que no se modifiquen se deben reemplazar por ,,
Se deben completar los nuevos 15 valores teniendo en cuenta lo explicado anteriormente.
 Nuevo valor 2  
 Nuevo valor 3  
 Nuevo valor 4  
 Nuevo valor 5  
 Nuevo valor 6  
 Nuevo valor 7  
 Nuevo valor 8  
 Nuevo valor 9  
 Nuevo valor 10  
 Nuevo valor 11  
 Nuevo valor 12  
 Nuevo valor 13  
 Nuevo valor 14  
 Nuevo valor 15  

Códigos de novedades de afiliados a compensación familiar

Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las cajas de compensación familiar de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, los miembros de la población cubierta, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades solo aplican para afiliados existentes en el registro único de afiliados a la protección social, RUAF.

Código novedadDescripciónOrden de las variables de la novedadObservaciones
C01Modificar persona3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF.
C02Modificar identificación de persona1, 2Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF ya sea afiliado trabajador o un no afiliado para el caso de subsidios.
C03Modificar afiliación a compensación familiar11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 23Modificar la información de la afiliación a compensación familiar en la base de datos RUAF.
Los campos 14, 15 y 17 son obligatorios.
C04Retirar afiliación a compensación familiar14, 15, 16, 35, 36, 37,58Retirar afiliación a compensación familiar en la base de datos RUAF de un afiliado trabajador, en los siguientes casos:
Si el caso es por desvinculación con el aportante, se deben diligenciar los campos 14, 15, 16, 35 y 58. El campo 16 no es obligatorio.
Si el caso es por fallecimiento se deben diligenciar los campos 14, 15, 37, 58.
Si el caso es por otro retiro se debe diligenciar los campos 14, 15, 36, 58.
Esta novedad retira el afiliado trabajador referenciado con todo su grupo familiar.
C07Modificar miembro población cubierta a la afiliación a compensación familiar.11, 23, 24, 25, 26, 27Modificar la información de un miembro de la población cubierta de una afiliación a compensación familiar de la base de datos RUAF.
Los campos 24 y 25 son obligatorios.
C08Retirar miembro población cubierta a la afiliación a compensación familiar.24, 25, 36, 37, 58Retirar un miembro de la población cubierta de la afiliación a compensación familiar de la base de datos RUAF.
Los campos 24, 25 y 58 son obligatorios.
C09Modificar subsidio28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 38, 39, 55Modificar la información de un subsidio otorgado a un afiliado, no afiliado o aportante.
Los campos 38, 39 y 55 son obligatorios.
C10Modificación de identificación del miembro de la población cubierta24, 25, 56, 57Modificar el tipo y/o el número de identificación de un miembro de la población cubierta registrado en la base de datos RUAF.
Los campos 24 y 25 son obligatorios.

Estructura archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante

El archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.

Para las novedades C05 y C06 que se reportan a través del archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante, se indica que deben enviarse solamente los registros para los afiliados trabajadores y que en el mes hayan cambiado el estado respecto al mes anterior.

La novedad C05 estado de la afiliación solamente debe ser usada para cambiar del estado activo a suspendido o de suspendido a activo.

El cambio de estado a inactivo se realiza a través de la novedad C04 (retirar afiliación a compensación familiar) que aplica para el afiliado trabajador y a través de la novedad C08 (retirar miembro de población cubierta a la afiliación a compensación familiar) que aplica para los miembros de la población cubierta

Registro tipo 1 - Registro de control

Código del campoNombre del campoLongitud máximaValor permitidoObligatorio
0Tipo de registro11
12Código caja de compensación familiar6Ver glosario
50Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DD
51Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DD
52Total de registros relacionados en el archivo8Sin incluir el registro control
53Nombre del archivo (sin extensión .TXT)18Ver glosario

Registro tipo 2 - Registro de detalle

CódigoNombre del campoLongitud máximaValor permitidoObligatorioObservaciones
0Tipo de registro12 
12Código caja de compensación familiar6  
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario 
2Número de identificación del afiliado17  
5Primer apellido60Ver glosario 
6Segundo apellido60No 
7Primer nombre60 
8Segundo nombre60No 
 Código de la novedad3C05
C06
Solo pueden ser los códigos C05 o C06.
21Estado de la afiliación1Ver glosarioNoEste campo es de obligatorio diligenciamiento si el código de la novedad es C05.
14Tipo de identificación del aportante2Ver glosarioCampos obligatorios
15Número de identificación del aportante17Ver glosario
16Dígito de verificación del aportante1Ver glosarioNoCampo no obligatorio
17Razón social del aportante150Ver glosarioCampo obligatorio
22Al día1Ver glosarioNoEste campo es de obligatorio diligenciamiento si el código de la novedad es C06.

Cuando no existan novedades de creación de nuevos afiliados a compensación familiar, novedades de actualización, subsidios, o novedades de estado de afiliación o al día del aportante, se deberá enviar el correspondiente archivo con el registro de control indicando cero (0) registros.

Glosario de campos

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las cajas de compensación familiar deben reportar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados de la protección social, RUAF, a través de los archivos maestros de afiliados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna cód., en la columna nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N-Numérico, y en la columna valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.

Cód.Nombre del campoTamañoTipoValores permitidos
0Tipo de registro1N1 - Registro de control
2 - Registro de detalle
1Tipo de identificación del afiliado2ATI - Tarjeta de identidad
CC - Cédula de ciudadanía
CE - Cédula de extranjería
PA - Pasaporte
CD - Carné diplomático
2Número de identificación del afiliado17A 
3Código género1AM - Masculino
F - Femenino
4Fecha de nacimiento10AAAAA-MM-DD
5Primer apellido60APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda (O).
Los nombres terminados en “A” para género masculino hay que reportarlos con el documento escaneado. Igualmente para nombres o apellidos menores de 3 letras.
6Segundo apellido60A
7Primer nombre60A
8Segundo nombre60A
9Departamento residencia2NTabla departamentos - Tabla Divipola (División político-administrativa de Colombia) del DANE
10Municipio residencia3NTabla municipios - Tabla Divipola (División político-administrativa de Colombia) del DANE
11Fecha de afiliación10AAAAA-MM-DD
12Código caja de compensación familiar6A 
13Código tipo de afiliado1N1 - Trabajador afiliado dependiente
2 - Trabajador afiliado facultativo
3 - Afiliado pensionado
4 - Afiliado voluntario
5 - Afiliado con exención
6 - Afiliado por fidelidad
14Tipo de identificación del aportante2ATI - Tarjeta de identidad
CC - Cédula de ciudadanía
CE - Cédula de extranjería
PA - Pasaporte
CD - Carné diplomático
NI - Número de identificación tributaria
15Número de identificación del aportante17A 
16Dígito de verificación del aportante1N0-9
17Razón social del aportante150ANombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son aportantes.
18Fecha de vinculación con el aportante10AAAAA-MM-DD
19Departamento de la ubicación laboral2NTabla departamentos - Tabla Divipola (División político-administrativa de Colombia) del DANE.
20Municipio de la ubicación laboral3NTabla municipios - Tabla Divipola (División político-administrativa de Colombia) del DANE.
21Estado de la afiliación1N1 - Activo
2 - Inactivo
3 - Suspendido
22Al día1N1 - Al día
2 - En mora
23Código tipo de miembro de la población cubierta1N1 - Afiliado
2 - Persona a cargo
3 - Cónyuge o compañero(a) permanente
24Tipo de identificación del miembro de la población cubierta2ARC - Registro civil
TI - Tarjeta de identidad
CC - Cédula de ciudadanía
CE - Cédula de extranjería
PA - Pasaporte
CD - Carné diplomático
25Número de identificación del miembro de la población cubierta17A 
26Código condición beneficiario1AD - Discapacitado
E - Estudiante
27Código tipo relación con el afiliado1N1 - Cónyuge o compañero permanente
2 - Hijo(a)
3 - Padre o madre
4 - Hermano(a)
28Fecha de asignación del subsidio10AAAAA-MM-DD
29Valor del subsidio10NValor en pesos sin centavos
30Código tipo de subsidio1N1 - Subsidio económico (cuota monetaria)
2 - Subsidio desempleo
3 - Subsidio educación
4 - Subsidio vivienda
5 - Subsidio en especie
6 - Microcrédito
7 - Al empleo
8 - Exención
9 - Aportes estudiantes
10 - Aprendices
31Estado del subsidio1N1 - Otorgado
2 - Suspendido
3 - Pagado
4 - Terminado
32Departamento donde recibe el subsidio2NTabla departamentos - Tabla Divipola (División político-administrativa de Colombia) del DANE.
33Municipio donde recibe el subsidio3NTabla municipios - Tabla Divipola (División político-administrativa de Colombia) del DANE.
34Fecha de entrega del último subsidio10AAAAA-MM-DD
35Fecha de desvinculación con el aportante10AAAAA-MM-DD
36Fecha de retiro del afiliado10AAAAA-MM-DD
37Fecha de fallecimiento10AAAAA-MM-DD
38Tipo de identificación del beneficiario2ARC - Registro civil
TI - Tarjeta de identidad
CC - Cédula de ciudadanía
CE - Cédula de extranjería
PA - Pasaporte
CD - Carné diplomático
39Número de identificación del beneficiario17A 
40Código género del beneficiario1AM - Masculino
F - Femenino
41Fecha de nacimiento del beneficiario10AAAAA-MM-DD
42Primer apellido del beneficiario60APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda (O).
Los nombres terminados en “A” para género masculino hay que reportarlos con el documento escaneado. Igualmente para nombres o apellidos menores de 3 letras.
43Segundo apellido del beneficiario60A
44Primer nombre del beneficiario60A
45Segundo nombre del beneficiario60A
46Tipo de identificación de la empresa que recibe el subsidio2ATI - Tarjeta de identidad
CC - Cédula de ciudadanía
CE - Cédula de extranjería
PA - Pasaporte
CD - Carné diplomático
NI - Número de identificación tributaria
47Número de identificación de la empresa que recibe el subsidio17A 
48Dígito de verificación de identificación de la empresa que recibe el subsidio1N0-9
49Razón social de la empresa que recibe el subsidio150ANombre de la empresa que recibe el subsidio.
50A quien se otorgó el subsidio1N1 - Afiliado
2 - No afiliado
3 - Aportante
51Fecha inicial del período de la información10AAAAA-MM-DD
52Fecha final del período de la información10AAAAA-MM-DD
53Total de registros relacionados en el archivo8N 
54Nombre del archivo (sin extensión .TXT)17AVer tabla “Nombres de archivos maestro y de novedades de afiliados a compensación familiar”.
55Identificador único del subsidio9NCorresponde a un número único consecutivo que identifica a cada subsidio, el cual es generado por cada caja de compensación.
56Nuevo tipo de identificación del miembro de la población cubierta2ARC - Registro civil
TI - Tarjeta de identidad
CC - Cédula de ciudadanía
CE - Cédula de extranjería
PA - Pasaporte
CD - Carné diplomático
57Nuevo número de identificación del miembro de la población cubierta17A 
58Causal de retiro2N1 - Desvinculación del trabajador con el aportante
2 - Fallecimiento
3 - Traslado del aportante a otra CCF
4 - Traslado por contrato de cesión
5 - Por multiafiliación del aportante
6 - Por sustitución de la empresa
7 - Por fusión de la empresa
8 - Por liquidación de la empresa
9 - Por sustitución de la administradora
10 - Por fusión de la administradora
11 - Por liquidación de la administradora
12 - Por inclusión errónea
30 - Otra causa de retiro.
Para los afiliados trabajadores no aplica la causal 30.
Para los beneficiarios aplican solamente las causales 2, 12 o 30.

Anexo 6

Resolución/2013

Anexo programas asistencia social

Estructura y especificación de los archivos maestros

Datos que las administradoras de asistencia social deben suministrar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social, RUAF.

Las administradoras deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

Siglas para nombres de archivos maestros y de novedades de programas de asistencia social

Las administradoras de asistencia social deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

SiglaDescripciónLongitud
MNArchivo maestro de vinculados a programas de asistencia social.2
NNArchivo maestro de novedades de vinculados a programas de asistencia social.2
COMPONENTEComponente de la protección social al que pertenece el archivo - Asistencia social (A).1
CODENTIDADCódigo de la entidad de asistencia social que reporta la información.6
AAAAMMDDFecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador.8

Nombres de archivos maestros y de novedades de vinculados a programas de asistencia social

Tipo de archivoNombre de archivoLongitud
Maestro de vinculados a programas de asistencia socialAMNCODENTIDADAAAAMMDD17
Maestro de novedades de vinculados a programas de asistencia socialANNCODENTIDADAAAAMMDD17

Estructura del archivo maestro de vinculados a programas de asistencia social

El archivo maestro de vinculados a programas de asistencia social está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados en la etapa del cargue inicial así como para el reporte periódico de creación de nuevos vinculados a programas de asistencia social.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (,,).

Registro tipo 1 - Registro de control

Código del campoNombre del campoLongitud máximaValor permitidoObligatorio
0Tipo de registro11
16Código administradora de programa asistencia social.6Ver glosario
31Fecha inicial del período de la información.10AAAA-MM-DD
32Fecha final del período de la información.10AAAA-MM-DD
33Total de registros relacionados en el archivo.8Sin incluir registro control
34Nombre del archivo (sin extensión .TXT).17Ver glosario

Registro tipo 2 - Registro de detalle

Código del campoNombre del campoLongitud máximaValor permitidoObligatorio cargue inicialObligatorio reporte periódico
0Tipo de registro12
1Tipo de identificación del vinculado2Ver glosario
2Número de identificación del vinculado17 
3Código género1Ver glosarioNo
4Fecha de nacimiento10AAAA-MM-DDNo
5Departamento nacimiento2Ver glosarioNo
6Municipio nacimiento3Ver glosarioNo
7Primer apellido60Ver glosario
8Segundo apellido60NoNo
9Primer nombre60
10Segundo nombre60NoNo
11Departamento residencia2Ver glosarioNo
12Municipio residencia3Ver glosarioNo
13Código pertenencia étnica2Ver glosarioNo
14Código grupo de interés social2Ver glosarioNo
15Fecha de vinculación10AAAA-MM-DD
16Código administradora de programa asistencia social6 
17Código del programa2Ver glosario
20Tipo de beneficio1Ver glosario
21Tipo de subsidio para empresas *2Ver glosarioNoNo
22Valor del beneficio10 
23Departamento donde recibe el beneficio2Ver glosario
24Municipio donde recibe el beneficio3Ver glosario
25Tipo de identificación empresa donde labora el vinculado *2Ver glosarioNoNo
26Número de identificación empresa donde labora el vinculado *17 NoNo
27Dígito de verificación de la empresa donde labora el vinculado *1Ver glosarioNoNo
28Razón social empresa donde labora el vinculado *150Ver glosarioNoNo
29Fecha de entrega del último beneficio10Ver glosario
31Estado del beneficio1Ver glosario

Los campos segundo apellido y segundo nombre son obligatorios si el afiliado de acuerdo con su documento de identidad los tiene.

* Es obligatorio cuando el tipo de beneficio es para las empresas (microcrédito, subsidio al empleo, aportes estudiantes, aprendices, exención)

Estructura archivo de novedades de vinculados a programas de asistencia social

El archivo de novedades de vinculados a programas de asistencia social está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedad de creación de nuevos vinculados

Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos vinculados a programas de asistencia social utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de vinculados a programas de asistencia social.

Novedades de actualización

La información de los vinculados reportados a través del archivo maestro de vinculados a programas de asistencia social deberá ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de vinculados a programas de asistencia social.

De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “Códigos de novedades de vinculados a programas de asistencia social”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad haya campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (,,).

Cuando una vinculación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

Registro tipo 1 - Registro de control

Código del campoNombre del campoLongitudValor permitidoObligatorio
0Tipo de registro.11
16Código administradora de programa asistencia social.6Ver glosario
31Fecha inicial del período de la información.10AAAA-MM-DD
32Fecha final del período de la información.10AAAA-MM-DD
33Total de registros relacionados en el archivo.8Sin incluir registro control
34Nombre del archivo (sin extensión .TXT).17Ver glosario

Registro tipo 2 - Registro de detalle

CódigoNombre del campoLongitudValor permitidoObligatorioObservaciones
0Tipo de registro12 
16Código administradora de programa de asistencia social6 X 
1Tipo de identificación del vinculado2Ver glosarioX 
2Número de identificación del vinculado17 X 
7Primer apellido20Ver glosarioX 
8Segundo apellido30X o vacío 
9Primer nombre20X 
10Segundo nombre30X o vacío 
 Código de la novedad3Ver tabla “Códigos de novedades de programas de asistencia social”X 
 Nuevo valor 1  X o vacíoDependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “Códigos de novedades de vinculados a programas de asistencia social” y los que no se modifiquen se deben reemplazar por ,,
Se deben completar los nuevos 15 valores teniendo en cuenta lo explicado anteriormente.
 Nuevo valor 2  
 Nuevo valor 3  
 Nuevo valor 4  
 Nuevo valor 5  
 Nuevo valor 6  
 Nuevo valor 7  
 Nuevo valor 8  
 Nuevo valor 9  
 Nuevo valor 10  
 Nuevo valor 11  
 Nuevo valor 12  
 Nuevo valor 13  
 Nuevo valor 14  
 Nuevo valor 15  

Códigos de novedades de programas de asistencia social

Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las administradoras de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades solo aplican para afiliados existentes en el registro único de afiliados a la protección social, RUAF.

Código de novedadDescripciónOrden de las variables de la novedadObservaciones
A01Modificar persona3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF.
A02Modificar identificación persona1, 2Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF.
A03Modificar vinculación programa general15, 17, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 31, 35Modificar la información de una vinculación a un programa general de asistencia social. El campo 17 es obligatorio.
Para modificar el campo 29 “Fecha de entrega del beneficio” son obligatorios los campos 17, 29 y el nuevo campo 35, el cual constituye la nueva fecha correcta en la que se entregó el beneficio y debe venir en formato AAAA-MM-DD.
A04Retirar vinculación programa general17, 30, 29,36Retirar vinculación de un programa general de asistencia social.
Para el retiro de un beneficio específico, los campos 17, 30, 29, 36 son obligatorios.
Para el retiro de un vinculado, se deben realizar uno a uno los retiros de cada beneficio.

Glosario de campos

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administradoras deben reportar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social, RUAF, a través del archivo maestro de vinculados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna cód., en la columna nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N-Numérico, y en la columna valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.

Cód.Nombre del campoTamañoTipoValores permitidos
0Tipo de registro1N1 - Registro de control
2 - Registro de detalle
1Tipo de identificación del vinculado2AMS - Menor sin identificación QUITAR
RC - Registro civil
TI - Tarjeta de identidad
CC - Cédula de ciudadanía
CE - Cédula de extranjería
CD - Carné diplomático
PA - Pasaporte
AS - Adulto sin identificación QUITAR
2Número de identificación del vinculado17A 
3Código género1AM - Masculino
F - Femenino
4Fecha de nacimiento10AAAAA-MM-DD
5Departamento nacimiento2NTabla departamentos - Tabla Divipola (División político-administrativa de Colombia) del DANE.
6Municipio nacimiento3NTabla municipios - Tabla Divipola (División político-administrativa de Colombia) del DANE.
7Primer apellido20APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda (O).
Los nombres terminados en “A” para género masculino hay que reportarlos con el documento escaneado. Igualmente para nombres o apellidos menores de 3 letras.
8Segundo apellido30A
9Primer nombre20A
10Segundo nombre30A
11Departamento residencia2NTabla departamentos - Tabla Divipola (División político-administrativa de Colombia) del DANE.
12Municipio residencia3NTabla municipios - Tabla Divipola (División político-administrativa de Colombia) del DANE.
13Código pertenencia étnica2N1 - Indígena
2 - ROM (gitano)
3 - Raizal (archipiélago de San Andrés y Providencia)
4 - Palenquero de San Basilio
5 - Negro(a), Mulato(a), Afrocolombiano(a) o Afrodescendiente
6 - Ninguno de los anteriores
14Código grupo poblacional2N1 - Habitante de calle
2 - Población infantil a cargo del ICBF
3 - Madres comunitarias
4 - Creador o gestor cultural Decreto 2283 de 2010
5 - Población sisbenizada
6 - Menores desvinculados del conflicto armado
7 - Población discapacitada
8 - Población desmovilizada
9 - Victima del conflicto armado interno Ley 1448 de 2012
10- Población infantil vulnerable bajo protección diferente al ICBF
11- Programa en protección a testigos
12 - Población en centros psiquiátricos
13 - Población rural migratoria
14 - Población reclusa
15 - Población rural no migratoria
16 - Población de la tercera edad en protección de ancianatos
22 - Población carcelaria del Inpec Decreto 2777 de 2010
31 - Adulto mayor
32 - Cabeza de familia
33 - Mujer embarazada
34 - Mujer lactante
35 - Trabajador urbano
36 - Trabajador rural
38 - Jóvenes vulnerables rurales (SENA)
39 - Jóvenes vulnerables urbanos (SENA)
99 - Ninguno de los anteriores
15Fecha de vinculación10AAAAA-MM-DD
16Código administradora de programa asistencia social6N 
17Código del programa3NCódigo asignado por el RUAF.
Los códigos de los programas podrán ser consultados en la página del RUAF.
20Tipo de beneficio2N1 - Económico
2 - En especie
3 - Económico y en especie
4 - Servicios
5 - Especie y servicios
6 - Económico y servicios
7 - No aplica (aplica para registros)
8 - Económico, servicios y especie
9 - Subsidio condicionado educación
10 - Subsidio condicionado nutrición
11 - Económico vivienda nueva o usada
12 - Económico construcción en sitio propio
13 - Económico mejoramiento
21Tipo de subsidio para empresas2N6 - Microcrédito
7 - Al empleo
8 - Exención
9 - Aportes estudiantes
10 - Aprendices
22Valor del beneficio10N 
23Departamento donde recibe el beneficio2NTabla departamentos - Tabla Divipola (División político-administrativa de Colombia) del DANE.
24Municipio donde recibe el beneficio3NTabla municipios - Tabla Divipola (División político-administrativa de Colombia) del DANE.
25Tipo de identificación empresa donde labora el vinculado2ANI - Número de identificación tributaria
26Número de identificación empresa donde labora el vinculado17A 
27Dígito de verificación empresa donde labora el vinculado1N0-9
28Razón social empresa donde labora el vinculado150ANombre de la empresa donde labora el vinculado.
29Fecha de entrega del último beneficio10AAAAA-MM-DD
30Fecha de retiro10AAAAA-MM-DD
31Estado del beneficio1N1 - Otorgado
2 - Suspendido
3 - Entregado
4 - Terminado
5 - Inscripción (aplica para registros)
32Fecha inicial del período de la información10AAAAA-MM-DD
33Fecha final del período de la información10AAAAA-MM-DD
33Total de registros relacionados en el archivo8N 
34Nombre del archivo (sin extensión .TXT)17AVer tabla “Nombres de archivos maestros y de novedades de programas de asistencia social”.
35Fecha correcta beneficio10AAAAA-MM-DD En la novedad A03 constituye la nueva fecha correcta en la que se entregó el beneficio.
36Causal de retiro2N1. Finalización del programa
2. Inclusión errónea
3. Por sustitución de la administradora
4. Por fusión de la administradora
5. Por liquidación de la administradora
6. Otra causal

Anexo 7

Resolución/2006

Características de formato de los archivos de todos los anexos del RUAF

Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

a) Todos los datos deben ser grabados como alfanuméricos en archivos planos, con extensión .txt

b) Los nombres de archivos, los datos y los campos en general deben ser grabados en letras mayúsculas.

c) El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin.

d) Cuando dentro de un archivo de datos (maestro de afiliados y de novedades) hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (,,).

e) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter especial.

f) Los campos tipo fecha deben tener el formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guion (-) a excepción de las fechas incluidas en los nombres de archivos.

g) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles ni decimales, excepto para los casos de porcentajes que deberán ser reportados con punto como separador de decimal.

h) Las longitudes contenidas en las tablas de este anexo se deben entender como el tamaño máximo del campo.

i) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres.

j) Tener en cuenta que cuando el código de entidad trae ceros, estos no pueden ser reemplazados por la vocal ‘O’ la cual es un carácter diferente a cero.

k) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro.

l) El final de registro debe identificarse con CR o LF.

(Nota: Véase Resolución 1056 de 2015 artículo 8° del Ministerio de Salud y Protección Social)