RESOLUCIÓN 38 DE ABRIL 24 DE 2008

 

RESOLUCIÓN 38 DE 2008 

(Abril 24)

“Por la cual se establecen unos mecanismos de control para la correcta utilización de los recursos del Fondo Nacional de Regalías”.

La Directora del Departamento Nacional de Planeación,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales en especial las que le confieren el numeral 5º del artículo 8º de la Ley 141 de 1994 y el numeral 15 del artículo 7º del Decreto 195 de 2004.

CONSIDERANDO:

Que el artículo 52 del Decreto 195 de 2004, en concordancia con lo establecido en el artículo 20 del Decreto 149 de 2004, dispuso que todas las referencias que hagan las disposiciones legales vigentes a la comisión nacional de regalías, se entenderán referidas, en lo pertinente, al Departamento Nacional de Planeación;

Que mediante el artículo 49 del Decreto 195 de 2004, la representación legal del Fondo Nacional de Regalías fue asignada al director del Departamento Nacional de Planeación;

Que de conformidad con lo establecido en el numeral 34 del artículo 4º del Decreto 195 de 2004, corresponde al Departamento Nacional de Planeación, controlar y vigilar directamente o mediante la contratación de interventores, la correcta utilización de los recursos provenientes de regalías y compensaciones causadas por la explotación de recursos naturales no renovables de propiedad del Estado y tomar los correctivos necesarios en los casos que se determine una mala utilización de dichos recursos;

Que de acuerdo con lo establecido en el numeral 15 del artículo 7º del Decreto 195 de 2004, corresponde al director general del Departamento Nacional de Planeación, dirigir y coordinar las políticas de inversión referentes al Fondo Nacional de Regalías y al control y vigilancia, de la correcta utilización de los recursos provenientes de regalías y compensaciones causadas por la explotación de recursos naturales no renovables de propiedades del Estado y tomar los correctivos necesarios en los casos que se determine una mala utilización de dichos recursos;

Que se hace necesario modificar los mecanismos para lograr un adecuado control a la ejecución de los proyectos financiados con recursos del Fondo Nacional de Regalías, en especial los requisitos y porcentajes de giro de los recursos,

RESUELVE:

ART. 1º—Obligaciones generales de las entidades ejecutoras de asignaciones del Fondo Nacional de Regalías. Son obligaciones de las entidades ejecutoras de asignaciones del Fondo de Regalías:

1. Incorporar en su presupuesto los recursos provenientes del Fondo Nacional de Regalías mediante, resolución, ordenanza, o acuerdo, según sea el caso y abrir una cuenta bancaria en la cual se identifique el nombre completo del proyecto tal y como se señala en el acuerdo de aprobación del mismo. Dicha cuenta debe generar rendimientos financieros.

2. Remitir a la interventoría administrativa y financiera, y si esta no se encontrare designada, directamente al Departamento Nacional de Planeación-Dirección de regalías, los siguientes documentos:

a) Copia del acto administrativo que faculta al representante legal de la entidad ejecutora a incorporar los recursos en el presupuesto;

b) Copia del acto de incorporación en el presupuesto de conformidad con lo señalado en el numeral 1º del presente artículo;

c) Formato debidamente diligenciado de “Información básica para giros Fondo Nacional de Regalías”;

d) Certificado de apertura de la cuenta bancaria donde se efectuará el manejo de los recursos del proyecto;

e) Copia del acta de posesión del representante legal de la entidad ejecutora del proyecto;

f) Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal de la entidad ejecutora;

g) Fotocopia del Nit o registro único tributario de la entidad ejecutora;

h) Certificación expedida por el representante legal de la entidad ejecutora de las asignaciones del Fondo Nacional de Regalías sobre la inexistencia de doble financiación para el proyecto;

i) Certificación expedida por el representante legal de la entidad beneficiaria de las asignaciones del Fondo de Regalías de que el proyecto no ha sido ejecutado; para el caso de proyectos de sostenibilidad en ampliación de cobertura educativa, certificación de que el proyecto se está ejecutando;

j) Solicitud de giro de recursos del Fondo de Regalías.

3. Suscribir los contratos necesarios para la ejecución del proyecto, así como el de interventoría técnica. Para efectos de la contratación de la interventoría técnica, la entidad ejecutora podrá disponer hasta de un seis por ciento (6%) de los recursos efectivamente autorizados a girar por el Fondo Nacional de Regalías para el proyecto, siempre y cuando la misma esté contemplada en el proyecto aprobado por el consejo asesor de regalías y con recursos del Fondo Nacional de Regalías. En la selección del interventor técnico se deben tener en cuenta la experiencia e idoneidad del mismo para desarrollar esta clase de actividad. Antes de la suscripción de los contratos para la ejecución del proyecto debe haberse efectuado la visita a que se refiere el literal b) del numeral 1º del artículo 3º de la presente resolución.

4. Llevar una contabilidad separada por cada proyecto de los recursos entregados en virtud del acto de aprobación, y mantener sus libros a entera disposición de los organismos de control y vigilancia, de los interventores administrativos y financieros y del Departamento Nacional de Planeación cuando así lo requieran.

5. Utilizar los recursos provenientes del Fondo Nacional de Regalías exclusivamente en la ejecución del proyecto, dando estricto cumplimiento a las condiciones financieras y técnicas establecidas para el proyecto aprobado.

6. Enviar mensualmente a la interventoría administrativa y financiera, y si esta no se encontrare designada, directamente al Departamento Nacional de Planeación-Dirección de regalías, dentro de los primeros veinte (20) días de cada mes la siguiente información:

a) Fotocopia de los contratos o convenios que se celebren durante el mes anterior en desarrollo del proyecto aprobado por el consejo asesor de regalías, junto con los documentos que forman parte de los mismos, junto con la documentación presupuestal, precontractual y contractual;

b) Copia de los convenios o contratos celebrados con terceros, a través de los cuales se ejecuten los recursos del Fondo Nacional de Regalías, debidamente numerados y fechados, acompañados de todos los soportes presupuestales, precontractuales y contractuales que sustentan dicha contratación;

c) Copia del contrato o contratos de interventoría técnica suscritos en el mes anterior o certificación en la que indique que no se necesite contratar la interventoría con personas independientes de la entidad contratante. En caso de suscribir contratos con terceros se deben adjuntar los respectivos soportes presupuestales, precontractuales y contractuales;

d) Las modificaciones a los contratos o convenios suscritos, realizadas en el mes anterior, si las hubiere;

e) Informes de interventoría técnica debidamente firmados por el interventor técnico designado, que contengan la descripción y concepto sobre la ejecución de los contratos suscritos en desarrollo del proyecto;

f) Relación actualizada de los reintegros a la dirección general de crédito público y del tesoro nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público de los rendimientos financieros generados, indicando los valores, fechas y cuenta de reintegro;

g) Copia de los movimientos correspondientes al mes anterior del libro de bancos y de los comprobantes generados.

7. Enviar trimestralmente a la interventora administrativa y financiera, y si esta no se encontrare designada, directamente al Departamento Nacional de Planeación-Dirección de regalías, copia de los extractos bancarios de la cuenta del proyecto de los tres (3) meses anteriores.

8. Colocar o tener instalada una valla en el sitio del proyecto que indique de manera visible el nombre del proyecto, las fuentes de financiación y los nombres de la interventoría administrativa y financiera y de la interventoría técnica del mismo.

9. Aportar o haber aportado los recursos de cofinanciación propios o de entidades diferentes al Fondo Nacional de Regalías cuando el proyecto se haya aprobado con fuentes de financiación adicionales, las cuales deben señalarse y discriminarse expresamente con el fin de garantizar la ejecución completa del proyecto.

10. Reintegrar a la dirección general de crédito público y del tesoro del Ministerio de Hacienda y Crédito Público los rendimientos financieros de conformidad con las normas que regulan la materia, así como los saldos no ejecutados. Las cuentas bancarias a las que deben consignarse estos reintegros, serán comunicadas directamente por el Departamento Nacional de Planeación-Dirección de regalías o por intermedio de las interventorías administrativas y financieras.

11. Reintegrar los recursos no utilizados en el proyecto, cuando desde el punto de vista material o jurídico resulte imposible la ejecución del mismo, o cuando así lo establezcan las normas vigentes.

ART. 2º—Informes. Las entidades beneficiarias y ejecutoras de asignaciones del Fondo Nacional de Regalías, sin perjuicio de la obligación de suministrar toda la información relativa a la ejecución y correcta utilización de los recursos provenientes del Fondo Nacional de Regalías que le sea exigida por las entidades competentes, deben rendir ante la interventoría administrativa y financiera, y si esta no se encontrare designada, al Departamento Nacional de Planeación-Dirección de regalías, los siguientes informes:

1. Un primer informe de avance en el cual se debe evidenciar un mínimo del cuarenta por ciento (40%) de ejecución del proyecto, y que comprenderá la entrega de los siguientes documentos:

a) Copia de las respectivas actas que deban ser suscritas en virtud de lo exigido en cada uno de los contratos o en la ley y su reglamento, entre otras, para la iniciación, avance, suspensión y reiniciación de los contratos;

b) Informes de la interventoría técnica, sobre la ejecución del cuarenta por ciento (40%), debidamente firmados por el interventor técnico designado o contratado y que contengan como mínimo;

c) El avance de las obras o trabajos;

d) Cantidad de obra o de trabajos ejecutados, discriminados conforme a las actividades relacionadas en el proyecto aprobado;

e) Calidad de obras o de trabajos ejecutados;

f) Información adicional relevante para la evaluación de la obra o los trabajos;

g) Cronograma actualizado de obra o trabajos;

h) Duración prevista de cada componente del proyecto;

i) Fecha prevista de culminación del proyecto y programación de pagos.

j) Registro fotográfico del avance del proyecto y de la valla señalada en el numeral 8º del artículo 1º;

k) Certificaciones sobre el aporte y ejecución de los recursos de cofinanciación, expedida por la entidad beneficiaria o ejecutora y los respectivos soportes presupuestales;

l) Certificación de los rendimientos financieros generados, expedida por la entidad ejecutora.

2. Un segundo informe de avance en el cual se debe evidenciar un mínimo del noventa por ciento (90%) de ejecución del proyecto, que contendrá la información actualizada del primer informe de avance.

3. Un informe final que debe presentarse cuando finalice la ejecución del proyecto, que contendrá además de la información actualizada de los informes de avance, de que hablan los numerales 1º y 2º del presente artículo, la siguiente documentación:

a) Acta final de obra o de recibo de los trabajos debidamente aprobada por el interventor técnico o la entidad ejecutora;

b) Fotocopia de las pólizas de estabilidad de obra, calidad del bien o servicio y correcto funcionamiento, cuando sea el caso, acompañadas de los respectivos oficios de aprobación de las mismas;

c) Constancia del reintegro a la dirección general de crédito público y del tesoro nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público del saldo de los recursos del Fondo Nacional de Regalías no ejecutado, indicando el valor, fecha de giro y cuenta de reintegro;

d) Certificación de cancelación de la cuenta bancaria en la que se efectuó el manejo de los recursos del proyecto, expedida por la entidad bancaria respectiva;

PAR.—Para los efectos de lo previsto en la presente resolución, los informes a los que se refiere este artículo deben ser aprobados por la interventoría administrativa y financiera designada y en su defecto por el Departamento Nacional de Planeación-Dirección de regalías.

ART. 3º—Requisitos para el giro de recursos del Fondo Nacional de Regalías. Las asignaciones del Fondo Nacional de Regalías, serán giradas a las entidades ejecutoras, en los siguientes porcentajes y previo cumplimiento de los siguientes requisitos:

1. Para el primer giro de los recursos de las asignaciones del Fondo Nacional de Regalías, que será del treinta por ciento (30%) del valor de cada proyecto, se debe cumplir con los siguientes requisitos:

a) La entidad ejecutora debe acreditar el cumplimiento de las obligaciones previstas en los numerales 1º y 2º del artículo 1º de la presente resolución;

b) Concepto favorable expedido por parte de la interventoría administrativa y financiera, y si esta no se encontrase designada, directamente por el Departamento Nacional de Planeación-Dirección de regalías, en el que conste, después de haberse realizado la respectiva visita, que el proyecto aprobado no se encuentra ejecutado y que se constataron los términos y condiciones en que este se ejecutará;

c) Concepto favorable expedido por la interventoría administrativa y financiera, y si esta no se encontrase designada, directamente por el Departamento Nacional de Planeación-Dirección de regalías en el que conste que los estudios de conveniencia y oportunidad y los prepliegos mediante los cuales se celebrarán los contratos financiados con las asignaciones del Fondo Nacional de Regalías son concordantes con el objeto y alcance del proyecto aprobado. Dicho concepto no implica revisión de la legalidad de los procesos de selección a cargo de la entidad ejecutora.

2. Para el segundo giro de los recursos, que será del cincuenta por ciento (50%) de los mismos, la entidad ejecutora de asignaciones del Fondo Nacional de Regalías debe acreditar el cumplimiento de las obligaciones prevista en el numeral 3º del artículo 1º y en el numeral 1º del artículo 2º de la presente resolución.

3. Para el tercer giro de los recursos, que será del veinte por ciento (20%) de los mismos, la entidad ejecutora de asignaciones del Fondo Nacional de Regalías debe acreditar el cumplimiento de la obligación prevista en el numeral 2º del artículo 2º de la presente resolución.

PAR. 1º—Considerando las características de duración, costo y naturaleza de los proyectos, o el esquema de cofinanciación para la ejecución de los proyectos aprobados por el consejo asesor de regalías, mediante solicitud justificada de la entidad ejecutora, el Departamento Nacional de Planeación - Dirección de regalías podrá establecer un plan de giros diferente al señalado en el presente artículo.

Así mismo, el Departamento Nacional de Planeación-Dirección de regalías podrá establecer condiciones especiales y plan de giro diferente al señalado en la presente resolución, para los proyectos que por razones técnicas o contractuales no presenten un desarrollo adecuado en su ejecución.

PAR. 2º—Cuando se asignen recursos a un proyecto con cargo a vigencias futuras del Fondo Nacional de Regalías, la periodicidad de los giros de cada vigencia se establecerá de común acuerdo entre el Departamento Nacional de Planeación-Dirección de regalías y la entidad territorial según el grado de avance del proyecto, previo concepto al respecto de la interventoría administrativa y financiera y si esta no se encontrare designada por el Departamento Nacional de Planeación-Dirección de regalías.

PAR. 3º—La interventoría administrativa y financiera y/o el Departamento Nacional de Planeación-Dirección de regalías, en cualquier momento podrán solicitar el acompañamiento de los ministerios viabilizadores para la realización de las visitas de control y vigilancia a la correcta ejecución de los recursos del Fondo Nacional de Regalías.

ART. 4º—La presente resolución se aplicará a los proyectos financiados con recursos del Fondo Nacional de Regalías que sean aprobados por el consejo asesor de regalías a partir de la fecha de su entrada en vigencia y a los aprobados con anterioridad, que nos se les haya efectuado giro alguno y no se hubiere iniciado proceso de contratación, mediante acto administrativo. Los proyectos a los cuales se les haya realizado algún desembolso con anterioridad a la fecha de la presente resolución, continuarán rigiéndose por lo previsto en la Resolución 690 de 2004.

ART. 5º—Los recursos del Fondo Nacional de Regalías girados a las cuentas bancarias indicadas por las entidades ejecutoras, solo se podrán destinar a realizar los pagos necesarios para la ejecución del proyecto aprobado, sin que sea posible su utilización transitoria o definitiva para otras finalidades.

ART. 6º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación, y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 24 de abril de 2008.

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