RESOLUCIÓN 3809 DE 2007 

(Diciembre 28)

“Por medio de la cual se establecen los mecanismos y procedimientos para la venta de bienes muebles e inmuebles de propiedad del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar”.

La directora general del Instituto de Bienestar Familiar,

en uso de sus facultades legales y estatutarias, y especialmente las previstas en el artículo 78 de la Ley 489 de 1998, y

CONSIDERANDO:

Que la gestión de los bienes de propiedad y/o a cargo del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF, debe ajustarse a los principios de la función administrativa, y los demás específicos para la gestión del patrimonio público, todo dentro del cumplimiento de los fines del Estado, así como de los objetivos de la entidad.

Que según el artículo 39 de la Ley 7ª de 1979, el patrimonio del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF), está constituido, entre otros, por los bienes muebles e inmuebles que se le incorporen en virtud de la Ley 75 de 1968, los adquiridos en ejercicio de actividades como persona jurídica independiente, los recibidos por donación y legado y los obtenidos por efecto de las vocaciones hereditarias y denuncias de bienes vacantes y mostrencos (L. 75/68, art. 66).

Que teniendo en cuenta que el Instituto de Bienestar Familiar tiene un alto volumen de bienes muebles e inmuebles que no requiere para su funcionamiento, ni para desarrollar programas propios de su misión institucional, es procedente establecer una política clara con relación a la enajenación de estos por parte del instituto, para lo cual se deben adoptar los mecanismos y procedimientos para agilizar el proceso de venta de los mismos.

Que lo anterior se realizará bajo los principios de transparencia, economía y responsabilidad consagrados en la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios.

RESUELVE:

I. Aspectos generales

ART. 1º—Objeto. El objeto de la presente resolución es establecer al interior del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar los mecanismos y procedimientos para la venta de bienes muebles e inmuebles de propiedad del instituto.

ART. 2º—Competencia. Al comité de gestión de bienes del instituto le corresponde estudiar, analizar y formular políticas y criterios relativos a la administración de los bienes muebles e inmuebles de propiedad o en uso del instituto y en ese sentido, estudiar todas las solicitudes de venta de bienes muebles o inmuebles que presenten la sede nacional, las regionales y las seccionales.

El comité recomendará al director administrativo la decisión que deba adoptarse sobre la solicitud de venta y el mecanismo para llevarla a término dentro de los parámetros legales correspondientes.

ART. 3º—Procedimientos de venta. La venta de bienes muebles e inmuebles que realice el instituto se adelantará de acuerdo con los procedimientos que establece la presente resolución y por uno de los siguientes mecanismos: licitación pública, martillo y contratación directa de menor o mínima cuantía.

ART. 4º—Información sobre los mecanismos de comunicación interactiva. En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 23 del Decreto 2170 de 2002, se definirá en los pliegos de condiciones de las licitaciones públicas y en los demás documentos establecidos para los otros mecanismos de venta, los medios de comunicación interactiva entre los interesados y la entidad.

ART. 5º—Publicidad en página web. La información sobre todos los bienes que se ofrezcan en venta deberá mantenerse en la página web del instituto, permanentemente actualizada. Dicha información debe presentarse en un formato comercial que favorezca su enajenación.

ART. 6º—Aplicación del mecanismo. De acuerdo con lo establecido en el artículo 24 de la Ley 80 de 1993, deben ofrecerse en venta por licitación pública, los bienes inmuebles o grupo de muebles cuyo avalúo sea igual o superior a mil (1.000) salarios mínimos mensuales vigentes al momento de la apertura de la licitación.

PAR.—Una vez entre en vigencia la Ley 1150 de 2007, modificatoria de la Ley 80 de 1993, se tendrán en cuenta las nuevas modalidades de selección para la escogencia del contratista como son la licitación pública, selección abreviada y contratación directa.

ART. 7º—Trámite interno.

• Una vez que la regional o seccional solicite a la dirección administrativa la venta de un bien o grupo de bienes que por su valor deban ofrecerse a través de licitación pública, el comité de gestión de bienes de la sede nacional la estudiará y recomendará a esa dirección la decisión que deba adoptarse.

• Si la dirección administrativa acoge la recomendación, dispondrá la preparación de la resolución administrativa que deba expedir la dirección general, ordenando la apertura de la licitación, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 1º del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.

• En firme la resolución de que habla el inciso anterior, el grupo de gestión de bienes elaborará el proyecto de pliego de condiciones ajustado a lo dispuesto en los artículos 30 y 24, numeral 5º, de la Ley 80 de 1993 y las normas pertinentes de las resoluciones 505 y 1278 de 2007, emanadas de la dirección general. Es necesario que en la elaboración del pliego de condiciones se tenga en cuenta que las normas citadas deben aplicarse en cuanto sean compatibles con un proceso licitatorio de venta.

• La oficina asesora jurídica aprobará el proyecto de pliego de condiciones y ejercerá la supervisión y asesoría necesarias para que el proceso licitatorio se cumpla en un todo ajustado a las disposiciones legales.

• Impartida la aprobación de que trata el inciso anterior, corresponderá al grupo de gestión de bienes de la sede nacional adelantar todo el proceso de licitación, el cual debe someterse, en lo atinente a ventas, a lo dispuesto por la Ley 80 de 1993, los decretos 2170 de 2002 y 2434 de 2006 y demás normas pertinentes.

• Producida la adjudicación, corresponderá a la oficina asesora jurídica la elaboración y perfeccionamiento del contrato correspondiente y al grupo de gestión de bienes le corresponde, una vez que se haya cumplido el proceso contractual y recibido los pagos convenidos, adelantar la entrega real y material del respectivo bien junto con los traspasos y registros correspondientes ante las autoridades respectivas.

III.(sic) Venta por martillo

ART. 8º—Aplicación del mecanismo. De acuerdo con lo establecido en el parágrafo 3º del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, así como por lo establecido en el artículo 14 del Decreto 855 de 1994 modificado por el artículo 1º del Decreto 4117 de 2006, pueden enajenarse bienes de cualquier cuantía por el sistema de martillo, en los eventos en que la entidad lo determine mediante acto administrativo, previa recomendación del comité de gestión de bienes de la sede nacional.

ART. 9º—Trámite interno.

• Para determinar la utilización del mecanismo de venta por martillo, el comité de gestión de bienes de la sede nacional, previa recomendación de los comités regionales o seccionales, adelantará el análisis del caso y, si lo considera pertinente, recomendará la expedición de la resolución por medio de la cual la dirección general ordene, en forma motivada, la venta de determinado bien inmueble o grupo de muebles por ese sistema.

• Para el estudio de cada caso por parte del comité de gestión de bienes, la sede nacional, las regionales o las seccionales, según corresponda, le remitirán la documentación relacionada con el bien objeto de la promoción de venta.

• Expedida la resolución que ordene la venta por el mecanismo de martillo y efectuada su publicación, se entregará a la entidad financiera contratista toda la información y documentación que solicite para el desarrollo de su gestión.

• Adjudicado el bien por el martillo y suscrita el acta correspondiente, el Grupo de Gestión de Bienes solicitará a la oficina asesora jurídica iniciar los trámites de legalización de la venta acompañando la solicitud con la copia del acta de adjudicación.

Corresponde a la dirección administrativa y la oficina asesora jurídica acordar los procedimientos para la entrega del inmueble y la contabilización de la venta. Al Grupo de Gestión de Bienes le corresponde adelantar la entrega real y material del respectivo bien junto con los traspasos y registros correspondientes ante las autoridades respectivas.

ART. 10.—Apoyo al proceso de venta. La dirección administrativa podrá brindar apoyo en el proceso de venta por martillo, para lo cual deberá coordinar sus acciones con la entidad encargada de adelantar la respectiva negociación.

IV. Contratación directa de menor cuantía

ART. 11.—Aplicación del mecanismo. El mecanismo de contratación directa de menor cuantía se aplicará en los siguientes casos:

a) Cuando los bienes a vender tengan un avalúo entre cien (100) y mil (1.000) salarios mínimos mensuales vigentes al momento del ofrecimiento en venta,

b) Cuando se declare desierta la licitación pública que se haya abierto para la venta de un determinado bien.

c) Cuando ninguna de las propuestas recibidas en la licitación pública se ajuste al pliego de condiciones o, en general, cuando falte voluntad de participación.

ART. 12.—Trámite interno.

• El comité de gestión de bienes de la sede nacional, previa solicitud del comité regional o seccional o cuando se presenten los casos señalados en los literales b) y c) del artículo anterior, podrá recomendar al director administrativo la aplicación del mecanismo de contratación directa para un determinado bien o grupo de bienes.

• Acogida la recomendación por el director administrativo, se procederá a publicar en la página web de la entidad, por un término de cinco (5) días calendario anteriores a la apertura del proceso, un borrador o proyecto de los términos de referencia para que toda persona interesada presente las observaciones y consultas que considere necesarias.

• El texto definitivo de los términos de referencia se publicará en la página web del instituto al momento de dar apertura al proceso. En los términos de referencia se podrán incluir los temas planteados en las observaciones de que trata el punto anterior y que se consideren relevantes. En todo caso, contendrán, por lo menos, la información que se indica a continuación:

• Especificaciones del bien o grupo de bienes que se ofrecen;

• Localización detallada;

• Valor mínimo de la oferta;

• Información sobre el estado en que se encuentran los bienes;

• Forma de presentar la oferta;

• Número telefónico y correo electrónico en los cuales se puede obtener información complementaria;

• Tasa para calcular valor presente, si se ofrece pago en varios contados;

• Toda la información adicional que se considere conveniente y, en especial, la que establece el numeral 5º del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, en lo que sea aplicable para una licitación de venta;

• Fecha y hora límites para la presentación de propuestas.

• Vencido el término para presentar propuestas, en audiencia pública se abrirán las propuestas recibidas y se adjudicará el bien a aquella que ofrezca el mayor valor presente, así sea la única recibida.

PAR.—Adicional a la información que aparezca en la página web, el director administrativo podrá disponer la publicación de la oferta en otros medios de comunicación y la colocación de avisos o vallas de venta en los inmuebles que se estén ofreciendo.

V. Contratación directa de mínima cuantía

ART. 13.—Aplicación del mecanismo. El mecanismo de contratación directa de mínima cuantía se aplicará para la venta de todos los bienes cuyo avalúo sea igual o inferior a cien (100) salarios mínimos mensuales vigentes al momento de hacer el ofrecimiento.

ART. 14.—Trámite interno.

• El comité de gestión de bienes de la sede nacional, previa solicitud del comité regional o seccional, podrá recomendar al director administrativo la aplicación del mecanismo de contratación directa de mínima cuantía para un determinado bien o grupo de bienes.

• Acogida la recomendación por el director administrativo, se procederá a publicar en la página web del instituto una oferta de venta señalando en la misma, por lo menos, la siguiente información:

• Especificaciones del bien o grupo de bienes que se ofrecen;

• Localización detallada;

• Valor mínimo de la oferta;

• Información sobre el estado en que se encuentran los bienes;

• Forma de presentar la oferta;

• Número telefónico y correo electrónico en los cuales se puede obtener información complementaria;

• Toda la información adicional que se considere conveniente.

• Recibida una propuesta que, de acuerdo con la información del oferente contenida en la carta remisoria de que trata el artículo 15 de la presente resolución, se ajuste al valor mínimo señalado para la venta, el Instituto fijará en la página web un aviso o informe donde se señale un plazo final que podrá variar entre 15 y 30 días calendario, dentro del cual el oferente del que ya se recibió propuesta, o cualquier otra persona, pueda presentar una nueva propuesta.

• Vencido el término de que habla el inciso anterior, en audiencia pública se abrirán las propuestas recibidas y se adjudicará el bien a aquella que ofrezca el mayor valor, así sea la única recibida. De la fecha para la audiencia de apertura de propuestas y adjudicación se informará en la misma página web del instituto.

• La adjudicación será recogida en un acto administrativo del cual debe hacerse la publicación de ley.

PAR.—Adicional a la información que aparezca en la página web, el director administrativo podrá disponer la publicación de la oferta en otros medios de comunicación y la colocación de avisos o vallas de venta en los inmuebles que se estén ofreciendo.

ART. 15.—Forma de presentar las propuestas. Las ofertas de compra de los bienes que se estén ofreciendo por los mecanismos de contratación directa de mínima cuantía se harán llegar al grupo de gestión documental de la sede nacional o a las dependencias de las regionales o seccionales que se indiquen en el aviso de invitación de que tratan los artículos anteriores, en sobre cerrado, acompañado de una carta en la cual se declare expresamente que la propuesta se ha formulado cumpliendo el requisito del valor mínimo para ser considerada, el cual se ha informado en la licitación o en el mismo aviso de invitación.

ART. 16.—Información por medios electrónicos. En los procesos de licitación pública y de contratación directa de menor cuantía, debe darse cumplimiento estricto a lo dispuesto en el artículo 3º del Decreto 2434 de 2006, relacionado con los documentos e información que deben publicarse en la página web del instituto.

ART. 17.—Preferencia de aplicación de la presente resolución. Lo dispuesto en la presente resolución se aplicará de preferencia sobre cualquier otra norma interna del instituto, y en lo no contemplado por ella se aplicará lo previsto en las resoluciones 505 y 1278 de 2007 y en la ley.

ART. 18.—Vigencia. La presente resolución rige desde la fecha de su publicación y deroga todas las normas internas que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 28 de diciembre de 2007.

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