Instituto Colombiano de Bienestar Familiar

RESOLUCIÓN 3959 DE 2012 

(Julio 26)

“Por la cual se establecen medidas de austeridad en el manejo de los recursos del ICBF y se derogan unas resoluciones”.

El Director General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras,

en uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas por el literal b) del artículo 28 de la Ley 7ª de 1979, el artículo 78 de la Ley 489 de 1998, y

CONSIDERANDO:

Que mediante el Decreto 1737 del 21 de agosto de 1998, el Gobierno Nacional expidió medidas de austeridad y eficiencia y sometió a condiciones especiales, la asunción de compromisos por parte de las entidades públicas que manejan recursos del tesoro público.

Que el Decreto 1737 de 21 de agosto de 1998 ha sido modificado por diversos actos administrativos, en cuya concordancia, la dirección general del ICBF ha expedido las resoluciones 4890 de 3 de noviembre 2010 y 1277 de 15 de abril de 2011.

Que bajo el marco de lo establecido por el Decreto 1737 de 21 de agosto de 1998, sus actos administrativos modificatorios, el artículo 92 de la Ley 617 de 2000, y como producto del análisis del actual déficit, dentro del presupuesto de funcionamiento de la entidad, se requiere fijar nuevos parámetros que reduzcan los costos en la cuenta de servicios personales y gastos generales.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Establecer medidas de austeridad relacionadas con las horas extras, así:

Para que proceda el pago de horas extras, así como el reconocimiento, cuando a ello hubiere lugar, de descansos compensatorios de que trata el Decreto 1042 de 1978 y sus modificatorios, los servidores públicos deben desempeñar cargos de conductores mecánicos o del nivel técnico hasta el grado 09 o nivel asistencial hasta el grado 19 en la dirección general y en las direcciones regionales.

A los servidores públicos señalados en el inciso anterior se les podrá autorizar el pago de horas extras hasta el tope establecido por la dirección general para cada vigencia, la cual deberá tener en cuenta el nivel y grados para establecer dichos topes.

Las horas extras que superen los topes establecidos en el inciso anterior serán reconocidas exclusivamente en tiempo compensatorio y en ningún caso en dinero; cualquier autorización por encima de los topes fijados será responsabilidad de los ordenadores del gasto.

El disfrute del tiempo compensatorio deberá ser programado por el jefe inmediato, de manera que no se afecte la prestación del servicio. En todo caso la autorización para laborar en horas extras solo podrá otorgarse cuando exista disponibilidad presupuestal.

El trabajo laborado fuera de la jornada ordinaria deberá ser autorizado previamente por el jefe inmediato, mediante comunicación dirigida a la dirección de gestión humana de la dirección general o a la coordinación administrativa de la respectiva dirección regional, en la que se especifiquen las actividades a desarrollar, teniendo en cuenta que sólo procederá dicha autorización cuando por razones especiales del servicio, se requiera indispensablemente realizar esa labor en horas diferentes a la jornada ordinaria.

En ningún caso podrá pagarse mensualmente por el total de horas extras, dominicales y festivos más del cincuenta por ciento (50%) de la remuneración mensual de cada servidor público.

En el caso de que los servidores públicos a quienes se autoriza la labor en la jornada fuera de la ordinaria, acumulen tiempo compensatorio de treinta (30) días para los conductores y sesenta (60) días para los demás niveles autorizados, el disfrute del mismo se deberá decretar inmediatamente.

ART. 2º—Establecer medidas de austeridad relacionadas con el uso de servicios telefónicos y teléfonos celulares:

El uso de los servicios telefónicos institucionales es exclusivo para asuntos de carácter oficial.

Tendrán derecho al servicio de teléfono celular, exclusivamente: el director general, el subdirector general, la secretaria general, los directores y subdirectores de la sede de la dirección general y directores regionales, que por el desarrollo de sus funciones requieren el servicio de teléfono celular móvil para atender dentro y fuera del instituto llamadas en cumplimiento de la misión del ICBF y los objetivos estratégicos de la entidad encaminados a lograr el bienestar de las familias, niños, niñas y adolescentes, previa autorización del plan corporativo por parte de la dirección administrativa.

Para la utilización de este servicio, deberá tenerse en cuenta que por ser únicamente para asuntos de carácter oficial, el ICBF solo asumirá el costo del valor del plan corporativo, el consumo que supere este límite será cancelado por el servidor público. Con las mismas limitaciones frente al uso oficial, se exceptúa de esta disposición a la dirección general, a la subdirección general y la secretaría general.

El control del uso del plan corporativo y del consumo que supere este límite por servidor público que tenga asignado servicio de teléfono celular, lo llevará el grupo de apoyo logístico de la dirección administrativa con apoyo del coordinador administrativo o administrativo y financiero o quien haga sus veces en las direcciones regionales.

En el evento de pérdida del aparato celular, el deducible lo deberá asumir el servidor público que lo tenga asignado.

Tienen autorizado el uso del discado directo internacional: únicamente la dirección general, la subdirección general, la secretaría general, la subdirección de adopciones y la oficina de cooperación y convenios. no obstante lo anterior, la dirección administrativa podrá autorizar este servicio a aquellas dependencias que para el cumplimiento de sus funciones esporádicamente lo requieran, previa solicitud debidamente justificada.

En el evento en que se requiera comunicación con las diferentes direcciones regionales, esta deberá efectuarse mediante el servicio de telefonía IP en las regionales donde exista.

El servicio de larga distancia nacional únicamente podrá ser utilizado para la comunicación con direcciones regionales con servicio de telefonía IP y para la comunicación con entidades oficiales o particulares, siempre y cuando el carácter de la llamada sea oficial.

Para las direcciones regionales que no disponen de telefonía IP, coordinador administrativo o administrativo y financiero o quien haga sus veces, será el encargado de autorizar el servicio telefónico de larga distancia, así como de implementar los controles para que el servicio sea exclusivamente de carácter oficial.

El uso de las líneas telefónicas destinadas para el servicio de fax, queda sometido a las anteriores disposiciones.

PAR.—En caso de presentarse circunstancias de orden público que impidan la comunicación telefónica, se podrán asumir transitoriamente y sin consideración a los topes establecidos en el presente artículo, los costos de la comunicación de carácter oficial que se facture por concepto de telefonía celular causados.

El control de los pagos de los servicios telefónicos será responsabilidad del coordinador del grupo de bienes de la dirección administrativa en la dirección general y del coordinador administrativo o administrativo y financiero o quien haga sus veces en las direcciones regionales.

ART. 3º—Establecer medidas de austeridad relacionadas con la asignación y uso de vehículos oficiales, así:

Contarán con vehículo asignado únicamente la dirección general, la subdirección general, la secretaría general, los directores de la dirección general y los directores regionales.

El uso de los vehículos del ICBF será exclusivo para el cumplimiento de funciones y actividades de carácter oficial.

En la dirección general, el coordinador del grupo de apoyo logístico de la dirección administrativa, y en las direcciones regionales, el coordinador administrativo o administrativo y financiero o quien haga sus veces, serán los responsables de establecer medidas de control para garantizar que los vehículos oficiales se utilicen únicamente para cumplir actividades propias del servicio y determinarán con fundamento en las necesidades y los requerimientos de las diferentes dependencias del instituto, el funcionamiento del servicio de transporte.

Los vehículos oficiales deberán ser conducidos por los funcionarios que tengan asignada esta función. No obstante, por necesidades del servicio, los podrán conducir los funcionarios públicos a quienes se les haya asignado el uso de los mismos, u otros funcionarios expresamente autorizados por aquellos a quienes se les haya asignado el uso y que acrediten la idoneidad suficiente para cumplir con diligencia y eficiencia este servicio.

Con el fin de preservar los vehículos oficiales, estos deberán permanecer en los parqueaderos del ICBF durante los días no laborales; no obstante en el evento en que se requiera su uso durante dichos días, deberán solicitar autorización previa y por escrito a la dirección administrativa o a los directores regionales justificando plenamente tal requerimiento. Durante los días y horas laborales los vehículos deberán estar en el pool de 8:00 a. m a 5:00 p. m, excepto los asignados a la dirección general, la subdirección general y la secretaría general.

Entiéndase por pool la disponibilidad de los vehículos en las sedes de la dirección general y las direcciones regionales para el uso de los servidores públicos y contratistas que los requieran para el cumplimiento de actividades propias del servicio.

Una vez otorgada la autorización por la dirección administrativa el uso del vehículo estará bajo la responsabilidad exclusiva del funcionario al cual esté asignado.

Los vehículos oficiales únicamente podrán desplazarse a otros municipios o departamentos previa autorización, mediante acto administrativo suscrito por la dirección administrativa en la dirección general y, por el director regional en las direcciones regionales.

En la dirección general, el coordinador del grupo de apoyo logístico de la dirección administrativa, y en las direcciones regionales, el coordinador administrativo o administrativo y financiero o quien haga sus veces, serán los responsables de registrar la información sobre el uso, costos y gastos del parque automotor del ICBF. Los registros se realizarán en el sistema o módulo creado e instalado para la información sobre los vehículos del parque automotor del ICBF.

PAR. 1º—En la dirección general, el coordinador del grupo de apoyo logístico de la dirección administrativa, y en las direcciones regionales, el coordinador administrativo o administrativo y financiero o quien haga sus veces, deberán elaborar un informe sobre el parque automotor, a más tardar el 30 de noviembre de cada año, en el cual se determine el costo de mantenimiento, el consumo y costo de combustible y puesta en funcionamiento de los vehículos oficiales, a fin de establecer y justificar los gastos, los costos y la necesidad de reposición del parque automotor de la entidad.

Para el efecto el coordinador del grupo de apoyo logístico de la dirección administrativa en coordinación con la dirección de planeación y control de gestión y la dirección de información y tecnología, revisarán los formatos, índices, información sistematizada, para modificar o actualizar los existentes o para establecer e implementar nuevos procedimientos, índices, formatos y parámetros de registro sistematizado con el objeto de tener información oportuna sobre el uso, los costos y gastos del parque automotor en la dirección general y en las direcciones regionales.

PAR. 2º—En la dirección general, el coordinador del grupo de apoyo logístico de la dirección administrativa, y en las direcciones regionales, coordinador administrativo o administrativo y financiero o quien haga sus veces, deberán adoptar medidas encaminadas a obtener la mayor racionalización en el consumo de combustible en los vehículos de uso oficial a que se refiere el presente artículo.

ART. 4º—(Modificado).* Establecer medidas de austeridad relacionadas con el consumo de servicios públicos, así:

En la dirección administrativa de la dirección general, por medio del coordinador del grupo de gestión de bienes, se analizará y revisará el consumo promedio de los últimos seis (6) meses de los servicios públicos de energía y acueducto en el ICBF, y elaborará el estándar de estos. En el evento en que este sea superior al inmediatamente anterior, en las direcciones regionales, el coordinador administrativo o administrativo y financiero o quien haga sus veces, efectuará un estudio sobre las posibles causas del incremento y realizarán gestiones internas tendientes al ahorro.

En la dirección general, el coordinador del grupo de gestión de bienes presentará a la dirección administrativa, la última semana de mes de julio de cada vigencia, las comunicaciones para las direcciones regionales informando el estándar promedio de consumo de los servicios públicos de energía y acueducto. En las direcciones regionales coordinador administrativo o administrativo y financiero o quien haga sus veces, analizará la información y con el director regional, formularán e implementarán medidas tendientes a garantizar su cumplimiento y aumentar el ahorro por cada concepto, las cuales comunicarán a la dirección administrativa.

PAR. 1º—En la dirección general, el coordinador del grupo de gestión de bienes de la dirección administrativa, y en las direcciones regionales, coordinador administrativo o administrativo y financiero o quien haga sus veces, deberán elaborar un informe sobre el consumo de los servicios públicos de energía y acueducto, y a más tardar el 30 de noviembre de cada año, un informe consolidado donde se analicen los resultados de las gestiones implementadas para lograr el ahorro y las medidas tomadas dentro de las políticas de austeridad del gasto y reducción de consumo de papel.

Para el efecto, el coordinador del grupo de gestión de bienes de la dirección administrativa en coordinación con la dirección de planeación y control de gestión y la dirección de información y tecnología, revisarán los formatos, índices, información sistematizada, para modificar o actualizar los existentes o para establecer e implementar nuevos procedimientos, índices, formatos y parámetros de registro sistematizado con el objeto de tener información oportuna sobre consumo y costo de los servicios públicos de energía y acueducto en la dirección general y en las direcciones regionales.

PAR. 2º—Cada servidor público será responsable de realizar un uso adecuado de los servicios públicos dentro de su área de trabajo.

*(Nota: Modificado por la Resolución 5771 de 2014 artículo 1° del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 5º—Establecer medidas de austeridad relacionadas con la racionalización en los elementos de papelería y útiles menores de oficina, así:

El uso de los elementos de papelería y oficina suministrados por el ICBF será de uso exclusivo para el desarrollo de las funciones del instituto.

El tóner a color, únicamente estará autorizado para la dirección general, la subdirección general y la oficina asesora de comunicaciones.

El jefe de cada dependencia será el responsable de reintegrar al almacén de la dirección general o de la dirección regional los cartuchos de impresión usados que han sido efectivamente reemplazados, efecto para el cual el responsable de bodega llevará el registro necesario y entregará los mismos al proveedor de papelería, quien está obligado a dar cumplimiento al plan de manejo ambiental.

El uso del papel debe ser racional y estar acorde con las necesidades del servicio, para lo cual la dirección administrativa promoverá políticas de austeridad del gasto y destinadas a reducir al máximo su consumo y el jefe de cada dependencia será el responsable de implementar las directrices y controles para su uso.

Así mismo, en la dirección general, el coordinador del grupo de gestión de bienes de la dirección administrativa, y en las direcciones regionales, el coordinador administrativo o administrativo y financiero o quien haga sus veces, implementarán controles y registros que permitan orientar el adecuado uso del papel y determinarán con fundamento en las necesidades y uso, los requerimientos y distribución de elementos de papelería y útiles de las diferentes dependencias del instituto.

La impresión de informes, folletos o textos institucionales se deberá hacer con observancia del orden y prioridades establecidos en normas y directivas presidenciales en cuanto respecta a la utilización de la Imprenta Nacional.

PAR. 1º—En la dirección general, el coordinador del grupo de gestión de bienes de la dirección administrativa, y en las direcciones regionales, el coordinador administrativo o administrativo y financiero o quien haga sus veces, deberán elaborar un informe sobre el consumo de los elementos de papelería y útiles menores de oficina, a más tardar el 30 de noviembre de cada año, y un informe consolidado donde se analicen los resultados de medidas relacionadas con la racionalización el ahorro y las políticas de austeridad del gasto y de reducción del consumo de papel.

Para el efecto el coordinador del grupo de gestión de bienes de la dirección administrativa en coordinación con la dirección de planeación y control de gestión y la dirección de información y tecnología, revisarán los formatos, índices, información sistematizada, para modificar o actualizar los existentes o para establecer e implementar nuevos procedimientos, índices, formatos y parámetros de registro sistematizado con el objeto de tener información oportuna sobre consumo y costo de los elementos de papelería y útiles menores de oficina, en la dirección general y en las direcciones regionales.

PAR. 2º—Cada servidor público será responsable de realizar un uso adecuado de los elementos de papelería y útiles menores de oficina, dentro de su área de trabajo.

ART. 6º—Establecer medidas de austeridad relacionadas con la racionalización de los servicios de impresión y fotocopiado, así:

La revisión y ajuste de documentos deberá realizarse en medio magnético, razón por la cual únicamente se podrán imprimir los documentos para su suscripción.

En el evento en que sea dable realizar la impresión múltiple del mismo documento o la toma de fotocopias, deberá optarse por esta última.

Para el caso de copias internas de carácter informativo, el interesado o productor del documento seleccionará del aplicativo SIGA la imagen correspondiente y la enviará por medio electrónico a los destinatarios que considere pertinentes, con el ánimo de evitar la generación de copias en medio físico.

Las direcciones regionales que requieran efectuar este procedimiento deberán escanear este documento y remitirlo como imagen en PDF.

Las direcciones regionales deberán diseñar mecanismos de reciclaje y adelantar procesos de contratación de permuta del mismo, por papel bond o elementos de papelería, según las necesidades que se determine en los estudios previos.

Los actos administrativos únicamente se producirán en un original.

Las actas y documentos de reuniones de trabajo deben revisarse y ser avalados por los integrantes del comité o interesados de la reunión a través de las cuentas de correo electrónico y solo se hará la impresión de un original con destino a la dependencia que ejerza la secretaría del respectivo comité, una vez el documento esté validado por los interesados.

Las comunicaciones con destino a más de diez destinatarios internos del ICBF, deberán radicarse en el grupo de gestión documental o quien haga sus veces en las direcciones regionales y posteriormente, se remitirán por correo electrónico a sus destinatarios.

Las de carácter masivo se radicarán en el grupo de gestión documental o quien haga sus veces en las direcciones regionales y se fijará la imagen escaneada en la intranet, para consulta pública de los interesados y se asegurará su difusión vía correo electrónico masivo. De esta manera, será responsabilidad directa de los servidores públicos del ICBF incrementar sus visitas en la página de intranet y cumplir oportunamente con las directrices, orientaciones, solicitudes, recomendaciones e información en general.

Las cartas y memorandos, se deben imprimir en original y dos copias, siendo el original para el destinatario, la primera copia para el expediente que deberá conservarse en la dependencia productora y la segunda copia para el consecutivo de correspondencia. Se prohíbe la producción y envío de copias informativas en papel a servidores o instancias que no tienen relación con el asunto. De requerirse alguna copia informativa deberá tramitarse mediante las cuentas de correo por parte de los productores de los documentos.

El jefe de cada dependencia deberá estimular y fijar los criterios para el uso masivo del correo electrónico y las consultas de la información que se publique en la intranet. Así mismo, se deberán diseñar formatos, en medio magnético, para efectuar trámites administrativos inmediatos y evitar la impresión de documentos innecesarios.

Los supervisores de contratos suscritos con el ICBF, vigilarán para que los informes mensuales de avances de los respectivos contratos se produzcan en un (1) original con destino al expediente contractual. Cada supervisor deberá guardar, de ser necesario, la copia informativa o de apoyo en medio magnético para su consulta.

El uso de los servicios de impresión y fotocopiado, deberá estar acorde con las directrices de austeridad del gasto y de reducción del consumo de papel y las necesidades del servicio, por lo cual el jefe de cada dependencia será el responsable de implementar las directrices y controles para su uso.

PAR. 1º—En la dirección general, el coordinador del grupo de apoyo logístico y de gestión de bienes de la dirección administrativa, y en las direcciones regionales, coordinador administrativo o administrativo y financiero o quien haga sus veces, deberán elaborar un informe sobre el consumo de fotocopias, a más tardar el 30 de noviembre de cada año, y un informe consolidado donde se analicen los resultados de medidas relacionadas con la racionalización el ahorro y las políticas de papel y austeridad del gasto.

PAR. 2º—Cada servidor público será responsable de realizar un uso adecuado de los elementos de papelería y útiles menores de oficina. Dentro de su área de trabajo.

ART. 7º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las resoluciones 4890 de 3 de noviembre de 2010 y 1277 de 15 de abril de 2011.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 26 de julio de 2012.