RESOLUCIÓN 399 DE 2002 

(Julio 29)

“Por la cual se establece el procedimiento para la reconstrucción de los expedientes en que consta la actuación del registro distrital automotor”.

La Secretaría de Tránsito y Transporte de Bogotá, D.C.,

en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por el Decreto Distrital 354 de 2001, y

CONSIDERANDO:

Que la Nación-Ministerio de Transporte delegó en la Secretaría de Tránsito y Transporte la conformación del registro automotor en lo correspondiente al Distrito Capital de Bogotá, D.C.;

Que siguiendo los lineamientos establecidos por el artículo 29 del Código Contencioso Administrativo, con la actuación común a cada uno de los vehículos automotores registrados en el Distrito Capital se conformaron expedientes, con base en los cuales se agotan y deciden las peticiones presentadas por los usuarios del servicio;

Que los expedientes pueden no encontrarse en el archivo del registro, ya sea porque la administración los entregó a los titulares del derecho de dominio de los vehículos y éstos no lo reintegraron a la entidad, sin que ésta hubiera obtenido previamente copia de los antecedentes documentales, o porque, a pesar de los controles sobre los mismos, sin razón conocida, no obran dentro del archivo;

Que las circunstancias en las cuales se consideran extraviados los expedientes son de dos clases: por haberse entregado a los usuarios la integridad de la actuación, sin haberse obtenido copia de ella; o por haberse(sic)

Que de acuerdo con la Ley 527 de 1999, los documentos cuya reproducción se conserve en medio magnético, óptico o de cualquier medio electrónico, han de tener validez documental;

Que el Código Contencioso Administrativo prevé en su artículo 267, que ha de seguirse, para los aspectos no regulados en ese referente normativo, la legislación contenida en el Código de Procedimiento Civil;

Que las labores de gestión del registro automotor, fueron objeto de concesión total del servicio al usuario, a la unión temporal servicios especializados de transito y transporte, SETT, a través del contrato 105 de 1997, el cual incluye la atención de la totalidad de los trámites del registro automotor, desde su solicitud hasta la entrega al usuario de las decisiones del organismo de tránsito;

Que corresponde entonces al concesionario del servicio, la atención de los procesos necesarios para la reconstrucción de los expedientes del registro distrital automotor;

Que en consecuencia,

RESUELVE:

ART. 1º—Manejo de carpetas extraviadas.

Extravío durante traslado de cuenta: cuando se extravía la carpeta de un vehículo, se encuentre escaneada o no, se debe dar aplicación al artículo 95, parágrafo del acuerdo 051 de 1993, si es del caso.

Carpeta escaneada: de acuerdo con la Resolución 404 de 1994, se grabó en forma magnética y se entregó la carpeta física al usuario o autorizado en el período comprendido entre diciembre de 1994 y diciembre de 1995; si el usuario la entrega, se debe verificar en el archivo del registro distrital automotor por la entidad que tenga a su cargo la administración del mismo quien reportará al funcionario de la subsecretaría operativa, la actualización del archivo.

Vehículos oficiales: en el evento de carpetas extraviadas de vehículos oficiales se debe dar aplicación a los artículos 78 y 86 del Acuerdo 051 de 1993, si es del caso.

Carpetas extraviadas después del 12 de marzo de 1998: en el caso de extravío de carpetas a partir de la vigencia del Contrato de Concesión 105 de diciembre de 1997, es obligación del concesionario SETT efectuar la respectiva denuncia por pérdida de la documentación, proceder a su reconstrucción y proyectar la resolución correspondiente debidamente motivada, la cual será suscrita por el funcionario delegado para este fin por la subsecretaría operativa.

Reconstrucción: son las demás carpetas extraviadas que no se encuentran escaneadas; en este evento se debe aplicar el procedimiento especial descrito en el artículo quinto de la presente resolución.

ART. 2º—Delegación. Delegar en la subsecretaría operativa la autorización para ordenar la reincorporación de documentos a las carpetas que conforman el registro distrital automotor, por concepto de reconstrucción de carpeta.

PAR.—El subsecretario operativo designará los funcionarios de la entidad que tendrán firma autorizada para suscribir las autorizaciones de reincorporación de documentos a las carpetas del registro distrital automotor.

ART. 3º—Ordenar al administrador del registro distrital automotor, la actualización por reincorporación de documentos allegados por el usuario, en las carpetas cuyos registros se encuentran escaneados.

Cuando los documentos obren en sistemas electrónicos de archivo —archivos gráficos escaneados— y las piezas procesales sean suficientes, el administrador del archivo deberá actualizar el medio magnético con los documentos que aporte el propietario; y si es del caso, llevarlos a impreso. En todo caso se deberán procesar las solicitudes de los usuarios con base en la información existente y actualizada.

ART. 4º—Ordenar al administrador del registro distrital, recibir toda la documentación a los usuarios o titulares de los vehículos que entregan originales de documentos escaneados y originales de documentos para reconstruir carpetas.

ART. 5º—Procedimiento. Para la reconstrucción de expedientes históricos de los vehículos matriculados en la ciudad de Bogotá, D.C., se procederá de la siguiente forma:

1. El interesado bajo la gravedad del juramento presentará solicitud ante el administrador del registro distrital automotor de Bogotá, D.C., donde conste:

a) Calidad en que actúa (propietario, poseedor, tenedor, intermediario, acreedor, agente oficioso, comprador o vendedor, etc.), la cual debe ser acreditada.

b) Si los documentos del vehículo obran como prueba documental en algún proceso judicial o administrativo, en caso afirmativo señalando ante qué autoridad.

c) Si el vehículo tiene vigentes limitaciones a la propiedad por gravámenes o medidas cautelares; en caso afirmativo deberá relacionar el nombre de la persona jurídica o natural acreedora o la autoridad judicial y/o administrativa que profirió la medida.

d) Si el vehículo es o fue de servicio público urbano, deberá indicar si el mismo fue objeto de reposición y en caso afirmativo señalar por qué vehículo.

2. A la solicitud el interesado deberá anexar los siguientes documentos:

a) Original o fotocopia de la licencia de tránsito.

b) Fotocopia de la cédula de ciudadanía.

c) Certificado de revisión de la Sijín con improntas, no superior a treinta (30) días de expedición.

d) Fotocopia de las certificaciones de pago de impuestos que el interesado tenga en su poder.

e) Declaración de importación (manifiesto de aduanas) o certificación de inexistencia expedidos por la administración especial de aduanas de Bogotá, D.C.

f) Fotocopia de la factura de compra del vehículo (servicio particular o público).

g) Los demás documentos (originales y copias) del vehículo que tenga en su poder el usuario, tales como formularios únicos nacionales de traspasos anteriores, tarjetas de operación, seguro obligatorio y todos aquellos que respalden las modificaciones hechas al vehículo, que cambien su originalidad. (Cambio de motor, color, regrabación de motor, blindaje).

h) Fotocopia de la tarjeta de operación (en los casos de reconstrucción de expedientes de vehículos de servicio público).

3. Cuando se trate de vehículos cuya cuenta haya sido trasladada de otra ciudad al Distrito Capital, se solicitará a la autoridad de tránsito donde tenía radicada la cuenta, copia de los documentos que reposen en sus archivos.

En contra del acto administrativo que ordena la reconstrucción de un expediente del registro distrital automotor, proceden los recursos de reposición y de apelación interpuesto personalmente y en escrito por el propietario, poseedor, tenedor, intermediario, acreedor, agente oficioso, comprador o vendedor del automotor.

Reconstruido el expediente de un vehículo se archivará en el registro distrital correspondiente y se tendrá como válida para todos los trámites inherentes al mismo. En todos los casos en que el solicitante de la reconstrucción sea el poseedor, tenedor, intermediario, acreedor, comprador o vendedor no registrado como propietario, la titularidad del derecho de domino quedará radicada en cabeza del propietario inscrito en el archivo magnético del registro distrital automotor, o en su defecto en quien se acredite en los documentos aportados.

PAR.—Para efectos de reconstrucción de carpeta de la documentación que no se encuentra escaneada, se ordenará al administrador del registro distrital automotor agotar internamente el trámite de reconstrucción y presentar el proyecto de acto administrativo correspondiente para su suscripción por parte del servidor público a quien se haya asignado o delegado la función.

ART. 6º—Reconstrucción de carpetas de vehículos de transporte público. La reconstrucción de expedientes de vehículos, no autoriza ni habilita a su propietario, poseedor o tenedor, para la prestación del servicio público de transporte urbano en el Distrito Capital, hasta tanto se verifique si el vehículo tiene concepto favorable de ingreso, aprobación de capacidad transportadora y su modalidad de ingreso, (incremento, reposición o cambio de empresa), para expedir la correspondiente tarjeta de operación.

ART. 7º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 29 de julio de 2002.

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