RESOLUCIÓN 3999 DE 2015

 

Ministerio del Trabajo

RESOLUCIÓN 3999 DE 2015 

(Octubre 5)

“Por medio de la cual se definen las condiciones de prestación y alcance de los servicios de gestión y colocación de empleo, y se dictan otras disposiciones”.

El Ministro del Trabajo,

en ejercicio de sus atribuciones legales, en especial las conferidas en el artículo 27 de la Ley 1636 de 2013 y en desarrollo de lo dispuesto en el parágrafo del artículo 2.2.6.1.2.15, el parágrafo del artículo 2.2.6.1.2.17, y el artículo 2.2.6.1.2.19, del Decreto 1072 de 2015, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 1636 de 2013 creó el Mecanismo de Protección al Cesante, el cual está integrado, entre otros componentes, por el servicio público de empleo, que se encuentra sujeto a la dirección, coordinación y control del Estado.

Que el artículo 27 ibídem dispone que el Servicio Público de Empleo está bajo la orientación, regulación y supervisión del Ministerio del Trabajo y que el Gobierno nacional reglamentará la prestación de los servicios de gestión y colocación de empleo.

Que el artículo 28 de la misma norma señala que prestarán los servicios de gestión y colocación de empleo la Agencia Pública de Empleo a cargo del Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, las agencias públicas y privadas de gestión y colocación de empleo y las bolsas de empleo, que cumplan los requisitos de operación y desempeño que defina el Ministerio del Trabajo para su autorización.

Que el artículo 2.2.6.1.2.19 del Decreto 1072 de 2015 establece que las personas jurídicas interesadas en prestar servicios de gestión y colocación de empleo deberán acreditar el cumplimiento de las condiciones jurídicas, operativas y técnicas para el ejercicio de los mismos, conforme las definiciones que adopte mediante resolución esta entidad; y que una vez autorizadas quedan obligadas a mantener dichas condiciones, durante todo el tiempo en que esta se encuentre vigente.

Que el artículo 2.2.6.1.2.18 ejusdem, señala que las personas jurídicas de derecho público o privado obtendrán autorización para la prestación del servicio público de empleo, previa acreditación de los requisitos establecidos en el referido decreto y en atención a los criterios de suficiencia de la red de prestadores, y que la misma tendrá una vigencia de dos (2) años, contados a partir de la fecha en que quede en firme el acto administrativo con el cual se otorgó.

Que de conformidad con los parágrafos de los artículos 2.2.6.1.2.15 y 2.2.6.1.2.17. del Decreto 1072 de 2015, los prestadores del Servicio Público de Empleo podrán realizar actividades distintas a las básicas de gestión y colocación de empleo, con sujeción a la regulación que expida el Ministerio del Trabajo sobre servicios asociados o relacionados en los términos del artículo 29 de la Ley 1636 de 2013.

Que el artículo 2.2.6.1.2.35 del Decreto 1072 de 2015, señala que el cobro por servicios asociados y adicionales deberá registrarse en el reglamento de prestación de servicios.

Que mediante Resolución 334 de 2014, se delegó en la unidad del servicio público la función de recibir, tramitar y autorizar las solicitudes presentadas para realizar la actividad de gestión y colocación de empleo, mediante la expedición del correspondiente acto administrativo en los términos previstos en la Sección Segunda del Capítulo I del Título VI de la Parte Segunda del Libro Segundo del Decreto 1072 de 2015, y demás normas que la reglamenten.

Que mediante Resolución 1481 de 2014 se establecieron los requisitos que las agencias de servicios de gestión y colocación de empleo deben cumplir para reclutar o colocar oferentes de mano de obra en el extranjero.

Que mediante Resolución 1397 de 2015 se estableció, en el numeral 6 del artículo 3º, la caracterización de los puntos de atención para la prestación de los servicios de gestión y colocación.

Que se hace necesario establecer las condiciones jurídicas, técnicas y operativas que deberán cumplir las personas jurídicas interesadas en obtener y mantener la autorización para la prestación de los servicios de gestión y colocación de empleo, así como el alcance de los servicios de gestión y colocación de empleo.

En mérito de lo anterior,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

ART. 1º—Objeto. La presente resolución tiene por objeto definir las condiciones jurídicas, técnicas y operativas que deberán cumplir las personas jurídicas interesadas en obtener y mantener la autorización para la prestación de los servicios de gestión y colocación de empleo, así como el alcance de los servicios de gestión y colocación de empleo.

ART. 2º—Definiciones. Para la interpretación y aplicación de las disposiciones en materia de servicio público de empleo, deberán tenerse en cuenta las siguientes definiciones:

1. Servicios básicos de gestión y colocación de empleo. Se entienden por servicios básicos de gestión y colocación de empleo los siguientes servicios destinados a vincular oferta y demanda de empleo:

1.1. Registro. Es la inscripción de manera virtual o presencial en el Sistema Informático autorizado al prestador, que incluye:

1.1.1. Hojas de vida de los oferentes.

1.1.2. Información básica de demandantes.

1.1.3. Vacantes.

1.2. Orientación ocupacional. Comprende el análisis del perfil del oferente, información general del mercado laboral, información sobre programas de empleabilidad y asesoría en el desarrollo de estrategias de búsqueda de empleo a través de instrumentos como:

1.2.1. Pruebas psicotécnicas asociadas a la orientación.

1.2.2. Entrevista de orientación personalizada o grupal.

1.2.3. Talleres de competencias básicas (claves y transversales).

1.2.4. Talleres de herramientas para el autoempleo.

1.2.5. Talleres de herramientas para la búsqueda de empleo.

La orientación también incluye la asesoría brindada a los demandantes de empleo para la definición y registro de vacantes.

1.3. Preselección. Es el proceso que permite identificar entre los oferentes inscritos, aquellos que tengan el perfil requerido en la vacante.

1.4. Remisión. Es el proceso por el cual se envían, o se ponen a disposición del empleador, los perfiles de los candidatos preseleccionados.

2. Servicios asociados. Son aquellos servicios, diferentes a los básicos, orientados a mejorar las condiciones de empleabilidad de los oferentes, prestados por personas jurídicas cuyo objeto social incluya el desarrollo de actividades de gestión y colocación de empleo.

3. Servicios relacionados. Son los servicios que tienen como fin brindar información sobre oportunidades laborales, prestados por personas jurídicas cuya actividad principal corresponda al desarrollo de actividades de gestión y colocación de empleo.

4. Servicios adicionales. Son aquellos servicios ofrecidos a los empleadores que facilitan la selección de personal, distintos de los básicos, asociados y relacionados y que corresponden entre otros a: aplicación y evaluación de pruebas psicotécnicas como criterio de selección, visita domiciliaria, estudio de seguimiento a graduados, investigación y validación de datos, antecedentes, experiencia laboral, habilidades y competencias de los oferentes, talleres de selección por competencias, visitas a los puestos de trabajo, estudios de seguridad, aplicación de pruebas de referenciación, investigación de hábitos de pago, consultoría en gestión estratégica del talento humano enfocada a la evaluación de necesidades de personal, soporte administrativo de contratación, aplicación de pruebas mediante polígrafo o evaluación del potencial profesional.

ART. 3º—Acompañamiento previo a la solicitud de autorización. La Unidad del servicio público de empleo, a solicitud del interesado en prestar servicios de gestión y colocación de empleo, realizará un acompañamiento previo al inicio del trámite de autorización o renovación, con el fin de que cuando se solicite la misma, se facilite la acreditación de las condiciones jurídicas, técnicas y operativas requeridas para la prestación de servicios de gestión y colocación de empleo.

ART. 4º—Visitas de verificación a puntos de atención durante el trámite de autorización. La unidad del servicio público de empleo, en los casos que requiera, efectuará una visita al (los) punto(s) de atención que se pretenda autorizar, en la cual se tendrán en cuenta los criterios definidos en el anexo técnico de esta resolución.

ART. 5º—De la modificación del reglamento de prestación de servicios. Las modificaciones al reglamento que incidan en la variación de las condiciones técnicas, operativas y jurídicas que sirvieron de fundamento para obtener la autorización, deberán presentarse ante la Unidad del Servicio Público de Empleo para su aprobación.

ART. 6º—De la renovación de la autorización de los prestadores del servicio público de empleo. Las personas jurídicas autorizadas que pretendan continuar prestando los servicios de gestión y colocación de empleo, deberán solicitar la renovación de la autorización con dos (2) meses de antelación al vencimiento de la misma, acreditando el cumplimiento de las condiciones definidas en la presente resolución, y observando en todo caso el trámite previsto para las autorizaciones en el artículo 2.2.6.1.2.18 del Decreto 1072 de 2015.

Para los efectos del presente trámite o para la apertura de nuevos puntos de atención, el prestador no tendrá que aportar documentos que ya reposen en el expediente, salvo que requieran ser ajustados, actualizados o hayan sido modificados.

CAPÍTULO II

Condiciones técnicas y operativas para la prestación del servicio

ART. 7º—Planificación de la prestación de servicios de gestión y colocación de empleo. Las personas jurídicas que soliciten la autorización para la prestación de servicios de gestión y colocación de empleo, atendiendo lo dispuesto en el artículo siguiente, deberán planificar la prestación de los servicios, mediante la elaboración de un proyecto de viabilidad que contenga:

1. La oferta de servicios de gestión y colocación de empleo que ofrecerá, identificando.

1.1. Los objetivos que se pretenden alcanzar con la prestación de los servicios, así como los riesgos que puedan impedir su cumplimiento.

1.2. Definición de la estructura orgánica y funcional que se utilizará para la prestación de los servicios de gestión y colocación.

1.3. Los procedimientos que se adelantarán para la prestación de cada uno de los servicios que se ofrecen, discriminados por punto de atención. Estos procedimientos deberán ser incluidos en el reglamento de prestación de servicios.

2. La definición de los recursos necesarios para la implementación de los procedimientos.

2.1. Recursos financieros. Aquellos con los cuales se soportará la prestación del servicio y su origen.

2.2. Talento humano. Definición de perfiles para la contratación de personal competente de acuerdo con los servicios ofrecidos y funciones a desarrollar.

2.3. Infraestructura. Identificación del (los) lugar(es) en el (los) que se prestarán los servicios teniendo en cuenta la estimación de usuarios potenciales.

2.4. Sistema informático. Nombre del sistema informático y descripción de las funcionalidades a que se refiere el artículo 10 de la presente resolución.

3. Definición de la metodología de seguimiento a indicadores de gestión y calidad.

4. Cronograma de implementación del (los) punto(s) de atención: El término de apertura no podrá ser superior a tres (3) meses cuando se trate de un centro de empleo y de un (1) mes cuando se trate de otro tipo de punto de atención, contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que autorice la prestación del servicio.

PAR. 1º—Cuando se solicite la autorización o renovación para la prestación exclusiva de servicios virtuales, no será necesario planificar los recursos de que tratan los numerales 2.2 y 2.3 del numeral 2 del presente artículo.

PAR. 2º—Para efectos del presente artículo, se deberán tener en cuenta los criterios definidos en el anexo técnico de esta resolución, al igual que aquellos que se contemplen en la norma técnica para la prestación de servicios de gestión y colocación de empleo que adopte este Ministerio.

PAR. 3º—Otorgada la autorización de prestación o la renovación de la misma, el prestador deberá implementar las condiciones a que se refiere este artículo.

PAR. 4º—La unidad del servicio público de empleo desarrollará el instrumento y la metodología para la elaboración del proyecto de viabilidad de que trata el presente artículo.

ART. 8º—Planificación por tipo de prestador. En la planificación de los servicios a que refiere el artículo anterior, tendrán que observarse las siguientes reglas especiales, de acuerdo con el tipo de prestador:

1. Agencias públicas de gestión y colocación de empleo. Cuando la solicitud de autorización, renovación o apertura de un nuevo punto de atención sea presentada por una Entidad Pública, el proyecto de viabilidad deberá contener un aparte relacionado con el análisis del contexto del mercado laboral y de oferta de servicios en el ámbito de su competencia. Adicionalmente, en la identificación de los recursos financieros, se deberá consignar una propuesta de presupuesto detallada y su fuente de financiación, por el término de la autorización.

2. Agencias privadas constituidas por cajas de compensación familiar. Respecto de las solicitudes de autorización, renovación o apertura de un nuevo punto de atención que provengan de cajas de compensación familiar, serán vinculantes los acuerdos que se establezcan con la unidad del servicio público de empleo, atendiendo a los criterios de suficiencia de la red de prestadores.

Para acreditar la definición de los recursos financieros, bastará la presentación del plan anual de inversión aprobado por la Superintendencia del Subsidio Familiar.

3. Agencias privadas de gestión y colocación de empleo y bolsas de empleo de instituciones de educación superior. Cuando se pretenda obtener autorización como agencia privada de gestión y colocación de empleo o como bolsa de empleo de institución de educación superior, o cuando la solicitud de renovación sea presentada por uno de estos prestadores, serán opcionales en el proyecto de viabilidad de que trata el artículo 7º, los componentes señalados en los numerales 1.1 y 1.2 del numeral 1 y 2.1 y 2.2 del numeral 2 de dicho artículo.

4. Bolsas de empleo. Cuando una entidad sin ánimo de lucro, distinta a una institución de educación superior, solicite autorización o renovación como bolsa de empleo, el proyecto de viabilidad deberá contener un aparte relacionado con el análisis del contexto del mercado laboral y de oferta de servicios en el ámbito de su competencia. Además, para acreditar el cumplimiento del numeral 1 del artículo 7º, deberá señalar todos los servicios ofertados a sus asociados o afiliados distintos a los de gestión y colocación de empleo.

ART. 9º—Infraestructura para la prestación de los servicios de forma presencial. Quienes pretendan prestar los servicios de gestión y colocación de empleo de forma presencial, deben contar con una infraestructura adecuada, teniendo en cuenta los servicios que se ofrezcan y la demanda de su población objetivo, que conste de:

1. Lugar de trabajo con áreas correspondientes a los servicios ofertados.

2. Uso de imagen del servicio público de empleo, de conformidad con los lineamientos fijados por la Unidad Administrativa Especial del Servicio Público de Empleo.

3. Equipamiento.

4. Demás características señaladas en el anexo técnico de la presente resolución, así como las condiciones que establezca la norma técnica para la prestación de servicios de gestión y colocación de empleo que adopte el Ministerio del Trabajo.

ART. 10.—Funcionalidades del sistema informático de soporte para la prestación del servicio público de empleo. El artículo 2.2.6.1.2.22 del Decreto 1072 de 2015 señala como funcionalidades del sistema informático las que se enuncian en el presente artículo, las cuales se desarrollan y reglan a continuación de acuerdo con la forma de prestación del servicio:

1. Registro de vacantes, oferentes y demandantes de empleo.

Cuando se autorice la prestación virtual de este servicio, el Sistema Informático deberá funcionar en un ambiente web y permitirá el acceso al mismo mediante la asignación de usuarios y contraseñas. La interfaz permitirá el uso y acceso a cualquier tipo de población.

2. Registro de las actividades realizadas por los usuarios en materia de búsqueda de empleo, formación o recalificación profesional u otras concernientes a su inserción laboral.

Estos registros solo se llevarán respecto de los servicios autorizados al prestador.

3. Modificación y actualización de los datos de los usuarios.

4. Publicación de ofertas de empleo, que no hayan sido objeto de solicitud de excepción de publicación de conformidad con la Resolución 2605 de 2014 del Ministerio del Trabajo “por la cual se establecen lineamientos y se reglamenta el reporte de vacantes dispuesto en el artículo 13 del Decreto 2852 de 2013”.

Esta funcionalidad no será necesaria cuando se autorice otro medio de publicación en la autorización de prestación de servicios de gestión y colocación de empleo. Lo anterior, no afectará el registro ni la transmisión al sistema de información del servicio público de empleo de la información de las vacantes.

5. Búsqueda en la base de datos de oferentes de empleo.

6. Clasificación y organización de los oferentes, según los criterios ocupacionales que para tal efecto determine la unidad administrativa especial del servicio público de empleo.

7. Remisión de hojas de vida de los oferentes a los demandantes de empleo.

8. Notificación automática de las actuaciones que determine la Unidad Administrativa Especial del Servicio Público de Empleo, a los usuarios, por vía electrónica.

La Unidad del Servicio Público de Empleo establecerá condiciones diferenciales para las Agencias privadas de gestión y colocación y las bolsas de empleo.

9. Registro acerca del rendimiento de respuesta del sistema informático.

10. Comunicación del sistema informático con los estándares de conexión segura o autenticación cifrada con un algoritmo no reversible con una salida mínima de 256 bits y cifrado al vuelo.

11. Producir reportes dinámicos y estáticos de la gestión y colocación de empleo.

12. Extraer información en archivos planos.

PAR. 1º—Para las agencias constituidas por entidades públicas y cajas de compensación familiar, serán opcionales las funcionalidades de que tratan los numerales 9 y 10 del presente artículo.

PAR. 2º—Para las demás agencias privadas de gestión y colocación de empleo y las bolsas de empleo, serán opcionales las funcionalidades de que tratan los numerales 6, 9 y 10 del presente artículo. Las funcionalidades de los numerales 7 y 8 solo serán obligatorias para estas últimas cuando únicamente les haya sido autorizada la prestación virtual del servicio.

PAR. 3º—La Unidad Administrativa Especial del Servicio Público de Empleo podrá verificar periódicamente el cumplimiento de las funcionalidades aquí previstas en los sistemas informáticos de las agencias de gestión y colocación de empleo y las bolsas de empleo que sean autorizadas para prestar el servicio público de empleo con aplicación de las opciones previstas en los parágrafos primero y segundo del presente artículo.

PAR. 4º—(Nota: Adicionado por la Resolución 2616 de 2016 artículo 2° del Ministerio de Trabajo)

ART. 11.—Controles respecto de la prestación virtual. Cuando sea autorizada la prestación virtual de los servicios de gestión y colocación de empleo, el prestador debe establecer los controles físicos y administrativos necesarios para asegurar la protección de la información, en especial los siguientes:

1. Protección de la información contra acceso no autorizado.

2. Protección de la información contra software malicioso (malware) y software espía (spyware).

3. Protección de derechos de acceso, según los roles y perfiles definidos.

4. Mantenimiento de los equipos.

5. Mantenimiento de la capacidad de almacenamiento - servidores.

6. Mantener copias de respaldo.

7. Establecer procedimientos para el almacenamiento y manejo de la información.

8. Verificar la calidad de datos: veraz, exacta, actualizada, comprobable, comprensible.

PAR.—El prestador adicionalmente deberá ofrecer a los usuarios condiciones de soporte operativo y tecnológico que garanticen la continuidad y calidad en la prestación del servicio.

CAPÍTULO III

Disposiciones finales

ART. 12.—Condiciones jurídicas. Para la obtención de la autorización de prestación de los servicios de gestión y colocación de empleo, o para la renovación de la misma, no se exigirán condiciones jurídicas distintas de las previstas en la Resolución 1481 de 2014 expedida por este Ministerio y el artículo 2.2.6.1.2.19 del Decreto 1072 de 2015 y demás normas que los adicionen, modifiquen o complementen.

ART. 13.—Condiciones de calidad. De conformidad con las condiciones establecidas en la presente resolución, la Unidad del Servicio Público de Empleo señalará estándares de calidad para la prestación del servicio.

ART. 14.—Anexo técnico. Respecto de la infraestructura serán vinculantes las condiciones especificadas en el anexo técnico de la presente resolución, al igual que aquellas que defina la norma técnica de calidad.

ART. 15.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 5 de octubre de 2015.

ANEXO TÉCNICO

Infraestructura para la prestación de los servicios de gestión y colocación de empleo

1. La infraestructura para la prestación de los servicios de forma presencial a que refiere el artículo 9º de la Resolución 3999 de 2015 incluye:

1.1. Edificios, espacios de trabajo.

1.2. Servicios sanitarios.

1.3. Equipo para los procesos (por ejemplo, equipos tecnológicos), y

1.4. Ambiente de trabajo.

NOTA: El término ambiente de trabajo está relacionado con aquellas condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo, incluidos factores físicos, ambientales y de otro tipo tales como el ruido, la temperatura, la humedad, la iluminación, entre otros.

2. El prestador debe implementar un programa de mantenimiento preventivo y aseo de sus instalaciones, muebles y equipos. Se deben llevar registros de los mantenimientos que se han realizado.

3. El prestador debe contar, al menos, con la siguiente infraestructura física:

3.1 Recepción y registro de oferentes/buscadores de empleo.

3.1.1. El(los) punto(s) de atención autorizado debe contar con:

3.1.1.1. Un área de atención al usuario (oferente, demandante, otros) donde el prestador del servicio público de empleo proporcione información general sobre los servicios que ofrece y dé respuesta a las inquietudes de los usuarios.

3.1.1.2. Un área de registro, con espacio para ubicar a los usuarios cómodamente sentados, y permitir el acompañamiento por parte de un facilitador, ya sea sentado o de pie.

NOTA: Las áreas pueden ser independientes o estar en el mismo espacio.

3.1.2. Cuando se trate de un centro de empleo, las anteriores áreas deben estar dotadas al menos con equipos de cómputo/dispositivos necesarios para permitir al usuario ingresar directamente su información en el sistema.

3.2. Orientación laboral, preselección y remisión.

El(los) punto(s) de atención debe contar con un área para el desarrollo de talleres, entrevistas y otras actividades relacionadas con la orientación laboral. Dichas áreas deben ser acondicionadas de tal forma que:

3.2.1. Se garantice la privacidad y la confidencialidad, durante el desarrollo de talleres o entrevistas individuales.

3.2.2. Se pueda acomodar, en forma sentada, a los participantes durante el desarrollo de los talleres, entrevistas o demás actividades.

3.2.3. Cuenten con ventilación natural o mecánica, y

3.2.4. Cumplan con los parámetros de espacio, iluminación, ergonomía, temperatura, acústica, entre otros, para proveer los procesos de formación, de acuerdo a la legislación vigente.

4. Las áreas establecidas en el numeral 3 deben cumplir los siguientes requisitos:

4.1. Ser accesibles, de acuerdo con la legislación vigente.

4.2. Disponer de espacios para la ubicación de muebles y equipos de oficina necesarios para la prestación del servicio, y

4.3. Pueden ser propias o contratadas.

5. El(los) punto(s) de atención debe disponer de servicios sanitarios accesibles, y con ventilación natural o extracción mecánica.

6. El(los) punto(s) de atención debe contar con un espacio para el almacenamiento de la documentación generada al prestar los servicios. Dicho espacio debe contar con mecanismos de control de:

6.1. Acceso únicamente al personal autorizado y

6.2. Condiciones ambientales tales como humedad y temperatura que garanticen la conservación de la documentación almacenada.

7. El prestador debe:

7.1. Realizar el análisis de vulnerabilidad/riesgos de las instalaciones de cada punto de atención.

7.2. Implementar un plan de emergencia (que incluya simulacros de evacuación) y el personal capacitado para poner en práctica dicho plan.

7.3. Contar con mecanismos de extinción contra incendios.

7.4. Contar con señalización de seguridad.

7.5. Identificar la ruta de evacuación o salida de emergencia.