RESOLUCIÓN 4003 DE 2007

 

RESOLUCIÓN 4003 DE 2007 

(Julio 27)

“Por la cual se adoptan las tablas de retención documental del Instituto de Seguros Sociales para el nivel nacional y para las seccionales Cundinamarca y D.C., Antioquia, Valle y Atlántico”.

La Presidenta (E.) del Instituto de Seguros Sociales,

en ejercicio de sus facultades legales, y en especial de las que le confieren los numerales 1º, 3º y 14 del artículo 11 del Decreto-ley 2148 de 1992, y el artículo 7º del Decreto 2580 del 6 de julio de 2007, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 24 de la Ley 594 de 2000, por la cual se establecen las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, ordena que las entidades del Estado deben elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental, TRD;

Que el Acuerdo 39 del 31 de octubre de 2002, del consejo directivo del Archivo General de la Nación, regula el procedimiento que deben seguir las entidades del Estado, en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios, para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental, TRD, en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000;

Que el comité asesor para la administración y conservación de archivos y correspondencia del Instituto de Seguros Sociales, según consta en el acta 11 del 29 de agosto de 2006, aprobó las tablas de retención documental, TRD, del ISS para el nivel nacional y para las seccionales Cundinamarca y D.C., Antioquia, Valle y Atlántico, y recomendó que, a través de la secretaría del comité, se continuara con los trámites de radicación de las TRD ante el Archivo General de la Nación para su aprobación.

Que la división de clasificación y descripción del Archivo General de la Nación, con fecha 7 de febrero de 2007, emitió concepto técnico favorable sobre las tablas de retención documental, TRD, del Instituto de Seguros Sociales para el nivel nacional y para las seccionales Cundinamarca y D.C., Antioquia, Valle y Atlántico, y dispuso que las mismas pueden pasar a consideración del comité evaluador de documentos, comprometiéndose el instituto de Seguros Sociales a ajustar las TRD teniendo en cuenta las observaciones hechas por el Archivo General de la Nación, ajuste que deberá realizar durante el proceso de aplicación de las respectivas TRD;

Que el director general del archivo general de la Nación, mediante Oficio 1061 del 16 de abril de 2007, informó que las tablas de retención documental, TRD, del Instituto de Seguros Sociales para el nivel nacional y para las seccionales Cundinamarca y D.C., Antioquia, Valle y Atlántico fueron acogidas favorablemente en la sesión del comité evaluador de documentos realizada el día miércoles 11 de abril de 2007;

Que el consejo directivo del archivo general de la Nación, mediante Acuerdo 6 del 25 de abril de 2007, aprobó las tablas de retención documental, TRD, presentadas por el Instituto de Seguros Sociales y ordenó que el ISS deberá velar por que se dé aplicación a las TRD de la entidad;

Que el secretario del comité evaluador de documentos del Archivo General de la Nación al comunicar el Acuerdo 6 de 2007, mediante Oficio 1483 del 18 de mayo de 2007, expresa que, en cumplimiento de las disposiciones vigentes, el Instituto de Seguros Sociales deberá dar aplicación a las tablas de retención documental, TRD, en todas las dependencias que forman parte de la estructura orgánica del nivel nacional y de las seccionales tipo A, hacer el seguimiento y evaluación permanentes y efectuar los ajustes que sean pertinentes para que se alcancen los objetivos de racionalización y normalización de la gestión archivística del ISS, para cuyo efecto el representante legal deberá expedir el acto administrativo correspondiente que ordene su difusión ante los servidores públicos de la entidad para garantizar su aplicación;

Que las tablas de retención documental, TRD, se constituyen en una herramienta administrativa ágil y dinámica, indispensable para lograr la modernización y la normalización de la gestión documental al interior de las dependencias del ISS nivel nacional y seccionales tipo A, estandarizar los procesos archivísticos, racionalizar la producción documental, organizar y disponer sus archivos administrativos para la consulta del ciudadano, que facilite la gestión pública y preserve la memoria institucional;

Que el Gobierno Nacional, mediante Decreto 2580 del 6 de julio de 2007, encargó a la doctora Carmenza Devia Valderrama, vicepresidente de riesgos laborales del Instituto de Seguros Sociales, de las funciones del despacho del Presidente del Instituto de Seguros Sociales, mientras dure la ausencia del titular;

Que en mérito de lo anterior, este despacho,

RESUELVE:

ART. 1º—Adoptar las tablas de retención documental, TRD, del Instituto de Seguros Sociales para el nivel nacional y para las seccionales Cundinamarca y D.C., Antioquia, Valle y Atlántico, aprobadas mediante Acuerdo 6 de 2007 del consejo directivo del archivo general de la Nación, cuyo contenido forma parte integral de la presente resolución.

ART. 2º—Las tablas de retención documental, TRD, serán de obligatoria observancia y aplicación a partir de la fecha de expedición de la presente resolución y servirán de parámetro para la organización y conformación de series y subseries de los documentos producidos con anterioridad a su adopción, siempre y cuando correspondan a la misma estructura organizacional sobre la cual se basó su elaboración, para las dependencias del nivel nacional y de las seccionales tipo A.

ART. 3º—La vicepresidencia administrativa, a través de la gerencia nacional de bienes y servicios, establecerá el plan de divulgación y capacitación para todos los servidores públicos con el fin de garantizar el conocimiento y la aplicación de las tablas de retención documental, TRD.

ART. 4º—La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en las tablas de retención documental, TRD.

Cada oficina productora de documentos es responsable de aplicar las tablas de retención documental, TRD, según sus propios requerimientos, en la fase de gestión. El archivo central asumirá la responsabilidad solo cuando le sean transferidos los documentos por haber cumplido su tiempo de conservación en el archivo de gestión.

ART. 5º—Las tablas de retención documental aprobadas por el Acuerdo 6 del 25 de abril de 2007 del consejo directivo del Archivo General de la Nación, y adoptadas por la presente resolución, constituyen el referente a partir de las cuales el Instituto de Seguros Sociales deberá realizar e implementar los modelos de TRD para las seccionales tipo B: Bolívar, Caldas, Risaralda y Santander; tipo C: Tolima, Boyacá, Magdalena, Norte de Santander, Huila, Cauca, Quindío, Meta, Nariño, Cesar, Córdoba, La Guajira y Sucre; y tipo D: San Andrés Providencia y Santa Catalina, Caquetá, Chocó, Amazonas, Arauca, Casanare y Putumayo. Procesos y procedimientos liderados por nivel nacional y con la participación activa de cada una de las seccionales en cabeza del gerente respectivo.

ART. 6º—La supervisión, el control, la asesoría en el uso y la aprobación de las modificaciones resultado de la aplicación de las tablas de retención documental será responsabilidad exclusiva del comité asesor para la administración y conservación de archivos y correspondencia del ISS nivel nacional.

ART. 7º—Para realizar el direccionamiento, seguimiento y control de las diferentes actividades relacionadas con la función archivistica del ISS, tales como la aplicación de tablas de retención documental, TRD, y las tablas de valoración documental, TVD, depuración, organización, custodia y administración de los documentos, según sea el caso, es indispensable la conformación de subcomités seccionales de administración de archivos, los cuales estarán integrados así:

Para las seccionales tipo A, B y C los siguientes funcionarios:

• Gerente seccional, quien presidirá el subcomité.

• Director de planeación operativa, o quien haga sus veces.

• Director jurídico seccional, o quien haga sus veces.

• Jefe departamento seccional de informática, o quien haga sus veces.

• Jefe departamento seccional de bienes y servicios, o quien haga sus veces, quien actuará como secretario del subcomité.

Para las seccionales tipo D los siguientes funcionarios:

• Gerente seccional, quien presidirá el subcomité.

• Jefe unidad jurídica seccional, o quien haga sus veces.

• Jefe departamento de salud, o quien haga sus veces.

• Jefe departamento de pensiones y protección riesgos laborales, o quien haga sus veces.

• Jefe departamento administrativo, o quien haga sus veces, quien actuará como secretario del subcomité.

ART. 8º—Los jefes de dependencia serán los responsables de las transferencias documentales y de la organización de los expedientes, de conformidad con los plazos y criterios establecidos en las tablas de retención documental, TRD, aprobadas.

Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en las tablas de retención documental, observando los procedimientos que para tal fin ha establecido el archivo general de la Nación en los acuerdos 41 y 42 del 31 de octubre de 2002.

ART. 9º—Las tablas de retención documental, TRD, podrán ser modificadas por las siguientes razones, siempre y cuando sean avaladas por el subcomité seccional de administración de Archivos y tramitadas a través del comité asesor para la administración y conservación de archivos y correspondencia del ISS nivel nacional como se regula en el artículo subsiguiente:

1. Durante el proceso de implementación y aplicación cuando surjan inconsistencias que técnicamente justifiquen se hagan los ajustes pertinentes.

2. Por cambios en la estructura orgánica, los procedimientos internos, o las funciones de las dependencias del ISS.

3. Por la expedición de normas por parte de las autoridades competentes que afecten la producción documental del ISS.

4. Las demás razones que establezca la ley.

ART. 10.—Las tablas de retención documental, TRD, se deben manejar como una herramienta dinámica. Para el efecto, cualquier modificación propuesta por alguna oficina productora deberá ser avalada por el subcomité seccional de administración de archivos, aprobada por el comité asesor para la administración y conservación de archivos y correspondencia del ISS nivel nacional y adoptada por resolución emanada de la presidencia del ISS.

Las dependencias que se propongan presentar un proyecto de modificación o ajuste a las tablas de retención documental, TRD, deberán llevar a cabo una valoración documental, tendiente a facilitar la labor del subcomité seccional de administración de archivos y el comité asesor para la administración y conservación de archivos y correspondencia del ISS, teniendo en cuenta los lineamientos sobre selección y descarte, según las normas vigentes.

Cualquier propuesta de modificación o ajuste a las tablas de retención documental, TRD, que presenten las oficinas productoras deberá seguir el siguiente procedimiento:

1. Cuando la oficina productora, en la aplicación de las tablas de retención documental, TRD, o durante la producción documental, encuentre que las mismas no son concordantes con la documentación que genera, presentará la propuesta y la solicitud de ajustes respectivos ante el subcomité seccional de administración de archivos, el cual, una vez haya dado el aval mediante acta, la tramitará ante el comité asesor para la administración y conservación de archivos y correspondencia del ISS nivel nacional, para su aprobación.

2. El comité asesor para la administración y conservación de archivos y correspondencia del ISS evaluará la propuesta presentada por las oficinas productoras y determinará la viabilidad de incluir o no los respectivos ajustes, según sea el caso, y emitirá la aprobación correspondiente, la cual debe constar en acta.

3. El comité asesor para la administración y conservación de archivos y correspondencia del ISS podrá modificar las tablas de retención documental, TRD, adicionando las series, subseries y tipología documental que resultaren por razones de la dinámica propia de la administración pública.

PAR.—El comité asesor para la administración y conservación de archivos y correspondencia del ISS podrá requerir la presencia del funcionario responsable de sustentar el proyecto de modificación en la reunión en la que se estudie su viabilidad.

ART. 11.—Los documentos que, de acuerdo con las tablas de retención documental, tengan como disposición final la eliminación, se consignarán mediante un inventario de eliminación en un acta suscrita por el jefe de la oficina productora y por el funcionario a cargo del archivo central, con visto bueno del subcomité seccional de administración de archivos, para ser remitidas al comité asesor para la administración y conservación de archivos y correspondencia del ISS para su estudio y aprobación.

Para recomendar una eliminación documental se tendrá en cuenta que los documentos hayan perdido su valor administrativo, legal, contable o fiscal, y que no desarrollen valores secundarios o carezcan de relevancia para la historia, la ciencia y la tecnología.

La autorización para la eliminación de documentos será responsabilidad del comité asesor para la administración y conservación de archivos y correspondencia del ISS, de lo cual se levantará en cada caso un acta de eliminación que contenga las firmas autorizadas, previa justificación de la relación de documentos a eliminar por parte del responsable de la oficina productora.

ART. 12.—Para la organización de los fondos acumulados, es decir, aquellos conjuntos de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización, ni las mínimas condiciones de conservación, y sin la posibilidad de ser fuente de información y consulta, deberán aplicarse las tablas de valoración documental, TVD, las cuales serán adoptadas mediante acto administrativo.

ART. 13.—A partir de la expedición de la presente resolución es de obligatorio cumplimiento el uso de los códigos de las dependencias definidos en las tablas de retención documental, TRD, para el trámite de correspondencia.

ART. 14.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 27 de julio de 2007.

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