Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales 

RESOLUCIÓN 4022 DE 1998 

(Junio 12)

“Por la cual se aclara la Resolución 2002 de octubre 31 de 1997, que se refiere al artículo 684-2 del estatuto tributario, respecto del software aplicativo de facturación, SAF”.

El Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,

en uso de sus facultades legales y especialmente de las consagradas en el artículo 684-2 del estatuto tributario,

RESUELVE:

ART. 1º—Definiciones. a) Jornada fiscal. Para los efectos de esta resolución se entenderá como jornada fiscal el lapso de tiempo transcurrido entre cierres, no pudiéndose exceder entre cada cierre de 24 horas corridas.

Para casos de contingencia plenamente demostrada se autoriza que la jornada fiscal sea hasta de setenta y dos (72) horas. De todas maneras no se puede iniciar la jornada sin haber efectuado el cierre correspondiente al último día del período fiscal del impuesto a las ventas.

Cuando en el transcurso de la jornada fiscal ocurran fallas del sistema POS o del software de computador que imposibiliten el registro de operaciones, las ventas de bienes o prestación de servicios podrá registrarse utilizando para tal efecto cualquier otro medio de facturación que cumpla con los requisitos legales. El o los días en que no haya transacciones no se requiere hacer cierre de jornada;

b) Transacción. Se define como transacción en la emisión de facturas o documentos equivalentes, el conjunto de operaciones económicas que realizan en la emisión de las mismas. Cada transacción tendrá un número el cual debe ser consecutivo, si en un mismo usuario de software existen diferentes puntos de facturación por computador controlados por diferentes software deberán tener consecutivo con prefijos para que en la transacción siempre se dé numeración diferente.

c) Tipo jornada. Definición de tipo jornada que forma parte de los archivos fiscales fiscal ram y fiscal rom.

Definición de tipo jornada

— Fecha relacionada con la jornada en formato DDMMAAAA.

— Hora relacionada con la hora HHMMSS.

— Número inicial de la transacción o de la factura o del documento equivalente.

— Número final de la transacción o de la factura o del documento equivalente.

— Valor ventas exentas.

— Valor ventas excluidas.

— Valor ventas gravadas sin incluir el IVA.

— Valor del impuesto tarifa 1 (16%).

— Valor del impuesto tarifa 2 (20%).

— Valor del impuesto tarifa 3 (35%).

— Valor del impuesto tarifa 4 (45%).

— Valor del impuesto tarifa 5 (60%).

— Valor del impuesto tarifa 6 (otras).

— Valor total ventas.

— Valor total descuentos.

— Valor pago en efectivo.

— Valor otros medios de pago.

d) Simultaneidad con la cinta testigo magnética (CTM). La cinta testigo magnética contiene la información necesaria para recuperar, o generar nuevamente la factura o documento equivalente y el comprobante de informe diario. En el caso que esta información pueda ser obtenida a través de otros archivos propios (log, archivos históricos de transacciones) del software aplicativo de facturación, SAF, ésta será equivalente a la cinta testigo magnética, siempre y cuando se proporcionen los medios para poder acceder a la misma de conformidad a la Resolución 2002. La cinta testigo magnética podrá ser almacenada en cualquier medio y formato.

Para la facturación realizada en lotes o en forma de preventa, se considerará simultánea la inclusión de la transacción en la cinta testigo magnética, al momento de la generación de la factura o documento equivalente, actualizando los archivos fiscales, no importando su posterior impresión.

PAR. 1º—Cuando el contribuyente emplee el sistema de preventa e implique la generación e impresión de la factura o documento equivalente, antes de la entrega de la mercancía podrá optarse por omitir la forma de pago y registrar en la memoria fiscal los valores totales.

ART. 2º—Comprobante informe diario. El comprobante de informe diario podrá realizarse desde el servidor, imprimiéndose uno por establecimiento. Sin perjuicio de lo anterior los archivos fiscal ram, fiscal rom y memoria fis deberán seguirse conservando por cada servidor, terminal inteligente o POS.

ART. 3º—Encripción. Se debe encriptar los archivos fiscales denominados fiscal ram y fiscal rom y el archivo que contenga los cambios del IVA, como mecanismo de seguridad provisto por el SAF, la información podrá ser consultada por el software pero en ningún caso deberá permitir modificar los datos ya generados en los archivos encriptados.

ART. 4º—Historia cambios de las tarifas del IVA. Se debe registrar en un archivo controlado por el software aplicativo de facturación, SAF, los cambios a las tarifas asociadas a un bien o servicio, solamente cuando se asocia a una tarifa diferente un mismo código de producto o servicio. En igual forma los cambios de la tabla de tarifa, mostrando como mínimo la fecha de cambios y las tarifas.

ART. 5º—Manejo de valores negativos. Las devoluciones, anulaciones, cambios de productos y demás valores negativos, pueden ser manejadas conforme a lo establecido en el artículo 17 de la Resolución 2002 de 1997 o pueden ser manejadas dentro del SAF cumpliendo las siguientes características:

a) Se podrán anular cantidades registradas en la factura o documentos equivalentes, o cancelar la operación, solo cuando esos actos se efectúen antes de terminar la transacción, y

b) Las devoluciones, anulaciones, cambios de productos y demás valores negativos que se generan después de perfeccionada la transacción, se deben realizar en documentos independientes de las facturas o documentos equivalentes, no afectando los valores positivos de los archivos fiscales.

Los valores y tarifas correspondientes a las operaciones de las devoluciones, anulaciones, cambios de productos y demás valores negativos deberán ser grabadas en un archivo denominado Devol Fis, debiendo cumplir con las mismas especificaciones de la definición de tipo jornada, debiéndose reflejar en el archivo memoria fis.

ART. 6º—Equipos computacionales. Aquellas empresas que utilicen tecnología diferente a PC, POS: Como mainframe, minicomputador, servidores multiprocesadores; podrán manejar varias empresas en un mismo equipo, generando archivos fiscales independientes por empresa y utilizando licencias de SAF diferentes.

Los archivos fiscales dependerán directamente del directorio donde se genera el proceso de facturación. El archivo de memoria fiscal deberá generarse a través del proceso de facturación, por día en el archivo “memoria fis” y se puede renombrar de acuerdo a la fecha correspondiente.

PAR. 1º—Las plataformas operativas que permitan el uso de procesamiento local, serán consideradas como terminales inteligentes, para todos los efectos relacionados con el software aplicativo de facturación, SAF, por lo tanto deberán contener los archivos fiscales.

PAR. 2º—Las plataformas operativas que tengan como funcionalidad propia el control sobre la consistencia, integridad de los datos, recuperación ante fallas, podrán obviar la implementación de las funciones F_CHK, F_END, F_MEM. También pueden utilizar los formatos de variables que su sistema permita, siempre y cuando se guarde la concordancia de los valores máximos a almacenar definidos en la Resolución 2002 de 1997.

ART. 7º—Equipos computacionales de ventas que se utilizan en la distribución ambulante. Deberán actualizarse los archivos fiscales, cumpliendo la Resolución 2002 en el momento, en que se realiza la conexión en la computadora central con el objeto de actualizar el sistema consolidador de la facturación, garantizando siempre la no modificación del registro de las facturas emitidas.

PAR. 1º—Jornada fiscal para equipos de ventas de distribución ambulante. Se incluirá las ventas de los días anteriores, en la jornada fiscal correspondiente a la fecha del momento de conectarse el equipo de venta de distribución ambulante a la computadora central.

ART. 8º—Software extranjero. Las personas que hayan adquirido software aplicativo de facturación a empresas extranjeras sin domicilio en el país, podrán pedir autorización del SAF como propietarios de uso exclusivo, cumpliendo con los requisitos establecidos en la Resolución 2002 y además adjuntando el manifiesto por escrito y en español de que el fabricante o desarrollador extranjero no registra el SAF en Colombia y anexando el documento que demuestre que se posee licencia del proveedor propietario del software.

ART. 9º—Plazo por cambio. En el evento de que la DIAN haya emitido resolución de no autorización de comercialización y uso a un software aplicativo de facturación, se dará un plazo hasta de seis meses a aquellas personas afectadas, no siendo por consiguiente objeto de sanción de facturación por este período.

PAR. 1º—Cuando las circunstancias concretas lo justifiquen, la subdirección de fiscalización para el control y penalización tributaria, podrá conceder, a solicitud de los licenciados, términos adicionales para la adquisición de un nuevo software aplicativo de facturación, SAF, o la adopción de otro medio de facturación legalmente reconocido.

ART. 10.—Numeración documentos equivalentes. Las personas o entidades que utilicen para el registro de sus ventas o servicios, máquinas registradoras POS deben solicitar autorización de numeración entendiéndose que deben utilizar los mismos formatos de solicitud de la facturación por computador. Así mismo deben cumplir con todas las obligaciones relacionadas con la solicitud de la numeración.

Quienes de acuerdo a lo dispuesto por el Gobierno Nacional estén obligados a instalar tarjeta fiscal o adopten voluntariamente la misma, no requerirán solicitar autorización de la numeración de la facturación o documentos equivalentes.

ART. 11.—Suministro de información. Los fabricantes o comercializadores de software aplicativo de facturación, SAF, deberán comunicar dentro de los diez (10) días calendario siguientes al finalizar cada semestre calendario a la subdirección de fiscalización para el cobro y penalización tributario, las copias del software autorizado automáticamente o autorizado, bien sea que hayan otorgado el derecho de uso, a título oneroso o gratuito.

ART. 12.—Plazo de aplicación para el software aplicativo de facturación. Las personas que utilicen el mecanismo de facturación por computador o máquina registradora POS, deberán tener el software autorizado por la Dirección de Impuestos; y Aduanas Nacionales, a más tardar el 1º de octubre de 1998.

(Nota: La Resolución 6305 de 1998 artículo 1º de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, extiende el plazo Plazo de aplicación para el software aplicativo de facturación, a más tardar al 1º de enero de 1999).

(Nota: Modificado por la Resolución 8998 de de 1998 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

Publíquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., a 12 de junio de 1998.