Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

RESOLUCIÓN 4081 DE 1999 

(Diciembre 29)

“Por la cual se dictan disposiciones para la recepción y transmisión de los pagos de impuestos, de retenciones en la fuente y tributos aduaneros, administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, bajo el esquema de transmisión electrónica de datos”.

La Directora General de Impuestos y Aduanas Nacionales,

en uso de sus facultades legales y, en especial de las consagradas en el artículo 19 literales b) y aa) del Decreto 1071 de junio 26 de 1999, y el Decreto 1487 del 12 de agosto de 1999,

CONSIDERANDO:

Que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en cumplimiento de su función de recaudar y acorde con el grado de avance tecnológico de cara al nuevo milenio, debe implementar y consolidar el esquema nacional de transmisión de datos en línea, a través de conexión electrónica, en las entidades autorizadas para recaudar, con todas las garantías de seguridad, legalidad y simplicidad;

Que el esquema nacional de transmisión de datos en línea a través de conexión electrónica abarca el sistema declaración y pago electrónico para el pago de impuestos nacionales y el sistema aduanero siglo XXI para el pago de tributos aduaneros;

Que las entidades autorizadas para recaudar deben poseer una infraestructura técnica y operativa a nivel nacional que permita recepcionar y transmitir pagos de impuestos nacionales, retenciones, tributos aduaneros, en línea y por conexión electrónica;

Que se verificó el cumplimiento de los requisitos mínimos técnicos y operativos necesarios para recibir y transmitir pagos por el sistema de transmisión electrónica de datos;

Que mediante Resolución 831 del 1º de septiembre de 1999, se adopta y establecen los parámetros operativos del sistema declaración y pago electrónico de la DIAN, para presentar las declaraciones tributarias y efectuar los pagos de los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y de las retenciones en la fuente,

RESUELVE:

ART. 1º—Autorización de la recepción de los pagos de impuestos, de retenciones en la fuente y tributos aduaneros, bajo el esquema de transmisión electrónica de datos. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por medio de resolución autorizará la recepción de pagos por concepto de impuestos nacionales y retenciones en la fuente derivados del sistema declaración y pago electrónico y pagos por concepto de tributos aduaneros derivados del sistema aduanero siglo XXI, a las entidades recaudadoras que cumplan con los requisitos técnicos y operativos para el envío de la información a que se refiere la presente resolución, a través de los mecanismos previstos en el esquema de transmisión electrónica de datos.

Las entidades autorizadas para recaudar bajo el esquema de transmisión electrónica de datos, deberán:

Recibir en todas sus oficinas, agencias o sucursales ubicadas en el territorio nacional, los recibos oficiales de pago impresos por el sistema declaración y pago electrónico, que sean presentados por los contribuyentes seleccionados en la Resolución 832 del 1º de septiembre de 1999 y los que en lo sucesivo sean seleccionados.

Recibir en todas las oficinas, agencias o sucursales ubicadas en la ciudades que se encuentren autorizadas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para operar con el sistema aduanero siglo XXI, los recibos oficiales de pago de tributos aduaneros, las declaraciones de importación y las declaraciones de tráfico postal y envíos urgentes por avión, impresos por el sistema.

ART. 2º—Procedimiento de recepción. Para la recepción de los recibos de pago impresos por el sistema declaración y pago electrónico y por el sistema aduanero siglo XXI (recibos oficiales de pago de tributos aduaneros, declaraciones de importación y declaraciones de tráfico postal y envíos urgentes por avión), las entidades autorizadas procederán, en todos los ejemplares, a:

1. Colocar un autoadhesivo en la casilla “espacio para el autoadhesivo de la entidad recaudadora”.

2. Imprimir un sello que identifique el nombre de la entidad autorizada, la oficina receptora y la fecha de recepción, con la expresión “recibido con pago”. El sello deberá cubrir parte del formulario y parte del autoadhesivo, sin afectar la legibilidad del número y deberá ser refrendado con la firma del funcionario receptor.

Cuando la recepción o el recaudo se efectué en horarios adicionales o extendidos y especiales, debe hacerse constar, mediante un sello que así lo indique, en todos los ejemplares.

3. Timbrar o registrar con máquina o protector el valor TP del recibo.

4. Devolver al interesado una copia de los recibos de pago, las declaraciones de importación y las declaraciones de tráfico postal y envíos urgentes por avión.

ART. 3º—Conformación de paquetes.

Recibos de pago de impuestos nacionales y retenciones en la fuente generados por el sistema declaración y pago electrónico. Las entidades autorizadas para recaudar, en todas sus oficinas, agencias o sucursales, deberán conformar paquetes con los recibos de pago de impuestos nacionales y retenciones en la fuente impresos por el sistema declaración y pago electrónico, por modalidad de contribuyente, ordenados en forma ascendente por el número de serie del autoadhesivo, conformando paquetes independientes de originales y copias con un número máximo por paquete de doscientos (200) recibos, correspondientes a la recepción o recaudo de un (1) mismo día.

Los paquetes de los recibos de pagos de impuestos nacionales impresos por el sistema declaración y pago electrónico, deben ser independientes de los paquetes conformados con los recibos de pago de impuestos nacionales diligenciados en formato litográfico y cada paquete deberá acompañarse de una planilla de control según lo establecido en el artículo 33 de la Resolución 770 de 1995 y sus modificaciones.

Para el caso de las administraciones de impuestos nacionales situadas en la ciudad de Santafé de Bogotá, los paquetes de recibos de pagos de impuestos nacionales generados por el sistema declaración y pago electrónico de impuestos deberán conformarse atendiendo las modalidades de grandes contribuyentes, personas jurídicas, personas naturales, debiendo entregarse a las administraciones respectivas.

Recibos oficiales de pago de tributos aduaneros, declaraciones de importación y declaraciones de tráfico postal y envíos urgentes por avión

Para la conformación y envío de recibos oficiales de pago de tributos aduaneros, declaraciones de importación y declaraciones de tráfico postal y envíos urgentes por avión, se debe continuar con lo establecido en la Resolución 770 de 1995 y sus modificaciones

PAR.—Para la recepción y conformación de paquetes, las entidades autorizadas para recaudar, deberán verificar la información sobre la calificación de los grandes contribuyentes de acuerdo con la información remitida por la subdirección de recaudación.

ART. 4º—Entrega de paquetes de recibos de pago de impuestos y retenciones en la fuente generados por el sistema declaración y pago electrónico. Por conducto de las oficinas que actúen con el carácter de centralizadora, las entidades autorizadas para recaudar deberán entregar a la división de recaudación o quien haga sus veces, en las respectivas administraciones de impuestos o de Impuestos y Aduanas Nacionales, agrupados por modalidad, los paquetes que contengan el original de los recibos de pago provenientes de la recepción y recaudos efectuados en un mismo día, por todas las oficinas, sucursales o agencias asignadas a las centralizadoras, conforme a lo previsto en los artículos 12 y 13 de la Resolución 770 de 1995 y sus modificaciones.

La entrega se efectuará una vez realizado el proceso de transmisión de la información de que trata el artículo 5º de está resolución y verificado el correcto diligenciamiento de las planillas de control, según lo señalado en los artículos 43, 44 y 45 de la Resolución 770 de 1995 y sus modificaciones, dentro de los plazos establecidos para tal fin.

La oficina centralizadora deberá acompañar cada grupo de paquetes de recibo de pago con un formato de envío en original y copia que contenga la información establecida en los artículos 35 y 36 de la Resolución 770 de 1995 y sus modificaciones. La copia del formato de envío se utilizará para que la administración respectiva certifique la conformidad de su recepción.

La entidad recaudadora deberá cumplir con los requisitos y reportes establecidos en los artículos 40 y 41 de la Resolución 770 de 1995 y sus modificaciones.

ART. 5º—Transmisión de la información de pagos a través del sistema de transmisión electrónica de datos. Las entidades autorizadas para recaudar bajo el esquema de transmisión electrónica de datos, deberán transmitir, con el cumplimiento de los requisitos exigidos en el anexo técnico que hace parte de esta resolución, al servidor de la UAE- Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales la información de los pagos, así:

La transmisión de los recibos de pago del sistema declaración y pago electrónico recibidos en horario normal deberá efectuarse a más tardar hasta las 24 horas del mismo día de recaudo, los recibidos en horario adicional o extendido deberá efectuarse a más tardar hasta las 12 horas del día hábil siguiente.

Es recomendable que la transmisión de los pagos recibidos en horario adicional se efectué en las horas de la madrugada, con el objeto de no competir con la transmisión de los pagos de tributos aduaneros.

La transmisión de la información de los recibos oficiales de pago de tributos aduaneros, declaraciones de importación y declaraciones de tráfico postal y envíos urgentes por avión, deberá efectuarse dentro de los diez minutos siguientes a la recepción del documento en caja.

El incumplimiento reiterado en la transmisión de la información por parte de las entidades autorizadas para recaudar, podrá ser motivo de exclusión o cancelación de la autorización para operar bajo el esquema de transmisión electrónica de datos.

PAR.—Se suprime el envío en medio magnético de la información de los recibos de pago de impuestos y retenciones en la fuente generados por el sistema declaración y pago electrónico.

ART. 6º—Errores u omisiones en la transmisión de información. Los errores reiterados en la calidad, oportunidad o seguridad de la información transmitida electrónicamente, originarán la suspensión de la autorización sin perjuicio de las sanciones o denuncias a que haya lugar.

ART. 7º—Consignación de los dineros recaudados. Los procedimientos contemplados en la Resolución 1510 de 1993 y la Resolución 770 de 1995 y sus modificaciones (capítulo V “consignación de dineros recaudados”), se mantendrán vigentes.

El reporte de recaudos y consignaciones contemplado en la Resolución 1510 de 1993, deberá incluir la información de todos los recaudos recibidos por la entidad autorizada para recaudar, consolidando las dos versiones de recibos oficiales de pago de impuestos nacionales, así como los recibos oficiales de pago de tributos aduaneros, las declaraciones de importación y las declaraciones de tráfico postal y envíos urgentes por avión.

ART. 8º—Régimen sancionatorio. El régimen sancionatorio aplicable a las entidades autorizadas para recaudar bajo el esquema de transmisión electrónica, seguirá siendo el establecido en el estatuto tributario.

ART. 9º—Cumplimiento de requisitos. Además de lo dispuesto en esta resolución, las entidades autorizadas para recaudar bajo el esquema de transmisión electrónica de datos, deberán cumplir las obligaciones contempladas en las resoluciones 770 de 1995, 1510 de 1993 y sus modificaciones.

ART. 10.—Entidades no autorizadas para recaudar bajo el esquema de transmisión electrónica de datos. Las entidades que no hayan sido autorizadas para recaudar bajo el esquema de transmisión electrónica de datos y que tengan oficinas, agencias o sucursales ubicadas en el territorio nacional, deberán abstenerse de recibir los recibos de pago de impuestos y retenciones en la fuente generados por el sistema declaración y pago electrónico, así como los recibos oficiales de pago de tributos aduaneros, las declaraciones de importación y las declaraciones de tráfico postal y envíos urgentes por avión.

Para efecto de los documento de tributos aduaneros, deberán abstenerse de recibir en las ciudades donde se encuentre implementado el sistema aduanero siglo XXI.

PAR. 1º—Tanto las entidades no autorizadas para recibir y recaudar bajo el esquema de transmisión electrónica de datos, como las autorizadas, podrán recibir declaraciones de renta, ventas y retenciones en la fuente y recibos de pago tributarios diligenciados en formatos litográficos.

PAR. 2º—Tanto las entidades no autorizadas para recibir y recaudar bajo el esquema de transmisión electrónica de datos, como las autorizadas, podrán recibir recibos oficiales de pago de tributos aduaneros, las declaraciones de importación y las declaraciones de tráfico postal y envíos urgentes por avión en formatos litográficos, en la jurisdicción de las administraciones determinadas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

ART. 11.—Exclusión de la entidad recaudadora del esquema de transmisión electrónica de datos. Las entidades recaudadoras que en forma recurrente incumplan con lo establecido en esta resolución y en forma reiterada cometan errores en la captura y envío de la información, ocasionando inconvenientes a los contribuyentes, a los usuarios aduaneros, a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y demás, serán excluidas del proceso de recepción a través de esquema de transmisión electrónica de datos, previo concepto de las áreas de la DIAN que intervienen en este proceso.

ART. 12.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., a 29 de diciembre de 1999.