Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

RESOLUCIÓN 4084 DE 1999 

(Diciembre 29)

“Por la cual se fijan disposiciones relativas a las casas de cambio”.

La Directora General de Impuestos y Aduanas Nacionales,

en ejercicio de las facultades conferidas en el parágrafo del artículo 18 y el literal m) del artículo 19 del Decreto 1071 del 26 de junio de 1999, y

CONSIDERANDO:

1. Que de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 18 del Decreto 1071 del 26 de junio de 1999, se asignó a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, el ejercicio de las funciones y competencias que hasta antes de entrar en vigencia el citado decreto, le correspondían a la Superintendencia Bancaria en relación con la autorización, vigilancia, control y sanción de las casas de cambio;

2. Que para el efecto, mediante el artículo 55 de la Resolución 5632 del 19 de julio de 1999 el Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales, en ejercicio de las facultades otorgadas por el artículo 35 del Decreto 1265 del 13 de julio de 1999, asignó a la subdirección de control cambiario de la dirección de aduanas, a través de la división de casas de cambio el cumplimiento de las funciones de que trata el considerando anterior;

3. Que la regulación propia de las casas de cambio se encuentra contenida en las resoluciones externas 21 de 1993 y 4 de 1995 expedidas por la Junta Directiva del Banco de la República, la cual requiere de la correspondiente reglamentación en cuanto a los procedimientos de control por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, a efectos de cumplir a cabalidad las funciones asignadas;

4. Que particularmente tratándose de la autorización a casas de cambio, el numeral 2º del artículo 88 de la Resolución Externa 21, se refiere al artículo 53 del estatuto orgánico del sistema financiero, disposición propia de las instituciones financieras y demás entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria, razón por la cual se hace necesario adoptar una normatividad aplicable a las casas de cambio;

5. Que corresponde a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales instruir a las casas de cambio sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones que regulan su actividad, fijar los criterios técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de tales normas y señalar los procedimientos para su cabal aplicación.

6. Que en consecuencia y dada la especial naturaleza de las casas de cambio y en aras de lograr una eficaz y oportuna vigilancia y control, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,

RESUELVE:

ART. 1º—El régimen para la autorización, vigilancia, control y sanción de las casas de cambio por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales es el siguiente:

CAPÍTULO I

Constitución de las casas de cambio propiamente dichas y cambistas

Quienes pretendan desarrollar actividades de casas de cambio propiamente dichas y cambistas, deberán obtener previamente un certificado de autorización de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, dando cumplimiento al siguiente procedimiento:

1. Presentación de solicitud

Los interesados en constituir una casa de cambio deberán presentar una solicitud formal ante la subdirección de control cambiario, acompañada de la siguiente información:

1.1. Nombre y documento de identidad de los futuros accionistas o asociados, directores o miembros de junta directiva y del(los) representante(s) legal(es). Si alguno o algunos de los otorgantes es una persona jurídica debe identificarse con el NIT, adjuntando un certificado actualizado sobre su existencia y representación legal, una copia de los estatutos vigentes, acreditando además, que conforme a su objeto social cuenta con capacidad jurídica para realizar la inversión;

1.2. El proyecto de estatutos sociales;

1.3. El monto del capital social, que no será menor al requerido por las disposiciones pertinentes y la forma en que será pagado;

1.4. La hoja de vida de las personas que pretendan asociarse, de sus administradores y del revisor fiscal, así como de los socios de las personas jurídicas que aspiren asociarse si es del caso, utilizando para el efecto los formatos diseñados para posesiones por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, así como la información que permita establecer su carácter, responsabilidad e idoneidad; (F.01 “Histórico de Registro Hoja de Vida”).

1.5. Estudio que demuestre satisfactoriamente la factibilidad de la empresa, así como las razones que la sustentan, con proyecciones a cinco (5) años. En consecuencia deberá contemplar por lo menos, los siguientes aspectos:

1.5.1. Estudio de mercado. Por medio del cual se determine la demanda de divisas o cantidad de divisas que el público está dispuesto a adquirir a la casa de cambio y el monto de los giros a enviar o recibir, según el caso, en una zona o área claramente establecida, en determinado lapso y de acuerdo con determinadas condiciones de precios y cantidades. Igualmente, se debe determinar la influencia que tiene la competencia y como se pretende ingresar y participar en el mercado;

1.5.2. Aspectos financieros. Por medio de los cuales se debe explicar claramente las inversiones en que se incurrirá para poner en funcionamiento el proyecto, los gastos de administración, financiación y ventas, así como los ingresos que se espera recibir.

Adicionalmente, se deben considerar los efectos de la inflación, de la devaluación y de las obligaciones tributarias.

Como soporte de los datos anteriores, se deben anexar las proyecciones de los estados financieros, balances y estados de resultados, para cinco (5) años.

1.5.3. Evaluación financiera. Con la información financiera mencionada anteriormente se debe evaluar el proyecto a través de flujos de fondos, de las condiciones de los flujos de fondos, del costo de oportunidad y de indicadores de rentabilidad tales como tasa interna de retorno, valor presente neto y relación costo beneficio, que determinen la rentabilidad del proyecto.

1.5.4. Infraestructura. Indicar la infraestructura tecnológica y administrativa que se utilizará para el desarrollo del objeto de la casa de cambio, los mecanismos de control interno, un plan de gestión de los riesgos inherentes a la actividad, así como la información complementaria que solicite para el efecto la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales;

1.6. Indicar y soportar el origen de liquidez y la disponibilidad de recursos para el pago de capital por parte de los potenciales socios;

1.7. Señalar el nivel de endeudamiento de los otorgantes con el sector financiero;

1.8. Copia de los estados financieros correspondientes a los tres (3) últimos ejercicios más recientes, acompañados de las notas a los estados financieros y debidamente certificados y dictaminados, tratándose de personas jurídicas;

1.9. Soportes de los ingresos del último año y los extractos bancarios a 31 de diciembre de los tres últimos años;

1.10. Las personas no obligadas a presentar declaración de renta, deberán allegar certificación en la que conste tal circunstancia. En los demás casos la subdirección de control cambiario efectuará el análisis pertinente con base en las declaraciones presentadas a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

1.11. Si entre los aspirantes hay personas jurídicas deberá indicarse el nombre de sus administradores, de sus representantes legales y de las personas naturales o jurídicas que sean socios. Con los nombres de los socios precitados se adjuntará copia de sus estados financieros más recientes y de la hoja de vida según el formato F.01 “histórico de registro hoja de vida”.

1.12. Para efectos de evaluar las condiciones personales y profesionales del inversionista extranjero, además de cumplir con las exigencias generales señaladas, se deberá adjuntar la autorización del organismo competente en el país de origen, en el que conste que puede efectuar la inversión, si fuere el caso.

Los documentos otorgados en el exterior deben ser presentados ante el cónsul colombiano y en su defecto, ante el cónsul de una Nación amiga, y legalizados ante el Ministerio de Relaciones Exteriores. Si están otorgados en idioma extranjero se acompañarán de la traducción oficial correspondiente.

1.13. A la solicitud respectiva se deberá acompañar autorización escrita de los interesados tendiente a permitir que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales requiera de las autoridades respectivas sus antecedentes judiciales o de policía, disciplinarios o profesionales conforme lo indica el artículo 17 del Decreto 2150 de 1995.

1.14. Infraestructura técnica y administrativa. Deberán soportar una infraestructura técnica, administrativa y humana tal que les permita velar de manera adecuada por los intereses de quienes con ella realicen las operaciones permitidas por el régimen cambiario y les posibilite, al mismo tiempo, el debido manejo y control del conjunto de sus operaciones en procura de lograr su correcto registro y oportuno reporte a la subdirección de control cambiario, para lo cual deberán acreditar y/o remitir:

1.14.1. El organigrama de la sociedad, junto con la relación de la planta de personal de dirección, manejo y confianza, anexando las respectivas hojas de vida.

1.14.2. Contar con locales de atención al público, de fácil e inmediato acceso, lo cual deberá acreditarse con los planos y el certificado de matrícula en el registro mercantil, una vez se autorice la constitución de la casa de cambio.

1.14.3. Sistematización. Indicar el nivel de sistematización (“hardware y software”), que permita un manejo oportuno, correcto y adecuado de la información, en tiempo real y en línea, de las diferentes operaciones que se lleven a cabo en los establecimientos de comercio habilitados por la casa de cambio para desarrollar las operaciones a ellas autorizadas.

Para tales efectos, las casas de cambio, deberán presentar a la subdirección de control cambiario, un plan informático, en el cual se describan las especificaciones técnicas de los sistemas de información, equipos de cómputo y en general el ambiente informático a implantar en la casa de cambio con el propósito de soportar las operaciones propias del negocio.

El plan debe establecer claramente las actividades a desarrollar, así como el tiempo requerido para su montaje y puesta en funcionamiento y tener en cuenta los siguientes parámetros:

El hardware y software debe permitir un manejo oportuno, correcto y adecuado de la información, en tiempo real y en línea, de las diferentes operaciones que se lleven a cabo en los establecimientos de comercio habilitados por la casa de cambio para desarrollar las operaciones a ellas autorizadas.

Requerimientos mínimos de Hardware y Software operativo

Un servidor con las siguientes características:

CaracterísticasMínimo exigido
Marca 
Modelo y referencia completa 
Cantidad. 
CPUPentium II
Actualizable a procesadores de mayor rendimiento y/o cantidad de procesadoresMayor rendimiento
Número de procesadores2
Velocidad de los procesadores333 MHz
Velocidad del bus del sistema100 Mhz
Memoria RAM.128 MB
Posibilidad de expansión total de memoria RAM.1024 MB
Capacidad en disco duroDe 9 a 18 GB
Capacidad para disco adicional internoSI
Controlador de discoFAST SCSI-II
Monitor14” a color SVGA
Memoria de la tarjeta controladora de video2 Mbyte de RAM
Teclado extendido en español 
MouseSI
Unidad de disquete 3.5” de 120 Mb y de 1.44 MbSI
Unidad de tape backup de 5 GB sin compresiónInterna. De 4 mm para controlador SCSI-II con capacidad de almacenamiento
Unidad de CD ROM tarjeta de redInterna.24X
ethernet 10/100 MbpsDe 32 bits con conector RJ45, protocolo TCP/IP para interconexión a red IEEE802.3
ModemInterno o tarjeta instalada a 56 kbps, con conector RJ11
El equipo es compatible conSI
Windows NT 
  
Cumplimiento año 2,000 para el hardware y softwareSI, anexar y/o certificado documento soporte
Computadores usuario 
Marca 
Modelo y referencia completa 
Cantidad3
CPUPentium II
Velocidad del procesador333 MHz
Velocidad del bús del sistema100 Mhz
Actualizable a procesadores de mayor desempeñoSI
memoria RAM.64 Mbytes
Posibilidad de expansión96 Mbytes
total de memoria RAM.Capacidad en Disco duro. 6 Gbytes
Controlador de discoEIDE
Monitor15” a color SVGA
Memoria de la tarjeta controladora 
de video2 Mbyte de RAM
Teclado.Extendido en español.
MouseSI
Unidad de disketteOpcional (3.5 pulgadas de 1.44 MB)
Tarjeta de redPCI de 32 bits con conector RJ45, protocoloTCP/IP para interconexión a red IEEE802.3
Browser de internetversión, preinstalado con su respectiva licencia. Compatible con Java, Java Enable, Javascript, Frame Enable y HTML 3.2.
El equipo es compatible con Windows 9x y Windows NTSI
Cumplimiento año 2,000 para el hardware y softwareSI. Anexar certificado y/o documento soporte

El software del sistema operativo tanto del servidor como de los clientes estará determinado por la casa de cambio de acuerdo a la plataforma que requiera el software aplicativo.

Impresora de inyección de tinta a color

RequerimientoMínimo
De inyección de tinta a color 
Marca 
Modelo y referencia completa 
Cantidad1
Densidad a color en DPI300*300
Velocidad en B/N5 ppm en B/N
Velocidad a color 3.5ppm a color
InterfaseParalela.
Tamaño de papelCarta y oficio
DriversLos necesarios que exija el sistema operativo
Cartuchos de repuesto(adicionales) de tinta negra, por impresora3
Cartuchos de repuesto(adicionales) de tinta a color por impresora3
La impresora es compatible con Windows 98 y Windows NTSi
Garantía incluyendo mano de obra y en el sitio12 meses
Número de visitas anuales de mantenimiento preventivo durante la garantía para el hardware1
Impresora de carácteres 
RequerimientoMínimo
De caracteres 
Marca 
Modelo y referencia completa 
Cantidad 
Velocidad300 cps
Carro.Ancho.
Cabeza de impresión.9 pines.
ImpresiónHojas sueltas y formas continuas de 3 copias
InterfazParalela
EmulaciónProprinter
Cintas de repuesto (adicionales)3 por impresora
DriversWindows 98 y Windows NT, últimas versiones
La impresora es compatible con Windows 98 y Windows NTSI
Garantía incluyendo mano de obra y en el sitio12 meses
Número de visitas anuales de mantenimiento preventivo durante la garantía para el hardware1

El tipo de impresora puede ajustarse a cualquiera de los dos tipos descritos anteriormente.

Estos mínimos varían de acuerdo a la actualización del estándar de hardware y software emitido por la oficina de servicios informáticos de la DIAN.

Requerimientos mínimos de software aplicativo

Los siguientes son los sistemas de información básicos, requeridos para el funcionamiento de una casa de cambio:

• Sistema de gestión contable.

• Sistema para el registro y control diario de las divisas negociadas.

• Sistema para el registro y control diario de los giros recibidos para pago y de los recibidos para envío.

• Sistema para registro histórico que permita la clara identificación de los clientes.

Dichos sistemas deberán operar en forma integrada y simultánea y deberán permitir la generación de los reportes e informes, requeridos por la subdirección de control cambiario, siguiendo las especificaciones técnicas definidas para tal fin.

Los anteriores sistemas de información se deben entender sin perjuicio de los requeridos para el funcionamiento administrativo de la casa de cambio como sistema de gestión administrativa y financiera, etc.

Requerimiento de comunicaciones

La casa de cambio matriz deberá tener la capacidad para facilitar la conexión remota de sus diferentes oficinas a través de redes de comunicación, que le permita mantener actualizada la información.

Requerimientos de personal técnico

Disponer de personal capacitado y entrenado para el manejo y operación tanto de los equipos de cómputo y de comunicaciones, como para los sistemas de información implantados en la organización.

Poseer planes de contingencia y sistemas de respaldo y seguridad que le permitan a la casa de cambio vigilada ante un daño grave, destrucción o robo de sus equipos de cómputo, en un tiempo prudencial, regresar a su estado normal de funcionamiento.

Evaluación del plan informático

La división de informática aduanera de la oficina de servicios informáticos evaluará el plan informático presentado por la casa de cambios solicitante, previa remisión por parte de la división casas de cambio de la subdirección de control cambiario, observando que se cumplan los requerimientos aquí establecidos y determinará si con los mismos, la casa de cambio puede iniciar un funcionamiento adecuado.

El cumplimiento de estos requerimientos deben ser verificados por la división de informática aduanera una vez sea expedida la resolución de autorización de constitución y en todo caso de manera previa a la expedición del certificado de autorización por parte de la subdirección de control cambiario.

1.15. Allegar el proyecto de manual del sistema integral para la prevención de lavado de activos, conforme las instrucciones impartidas en el capítulo décimo de esta resolución.

1.16. Presentar manuales e instructivos de procedimientos y control interno.

Los anteriores aspectos serán evaluados permanentemente por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en función del nivel de eficiencia derivado de su implantación, sin perjuicio de que se dé aplicación al artículo 90 de la Resolución 21 de 1993 de la Junta Directiva del Banco de la República.

1.17. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá solicitar adicionalmente aquella otra información y datos complementarios que le permitan analizar suficientemente las condiciones éticas, de responsabilidad, carácter e idoneidad profesional de los futuros inversionistas, así como su capacidad patrimonial y el debido manejo cambiario.

1.18. Archivo de la solicitud por el suministro de información falsa, inexacta, incompleta o contradictoria. Cuando la subdirección de control cambiario a través de su división casas de cambio determine en desarrollo del análisis de la información remitida junto con la solicitud de autorización o de los documentos e información suministrada por los solicitantes, su representante o apoderado con ocasión de algún requerimiento posterior, que existen informaciones contradictorias, inexactas, incompletas o afirmaciones contrarias a la verdad en relación con los solicitantes o potenciales socios, negará y archivará la solicitud mediante auto motivado contra el cual procederán los recursos de reposición ante la división casas de cambio y el de apelación ante la subdirección de control cambiario dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su notificación.

2. Publicidad de la solicitud y oposición de terceros

Dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al recibo de la documentación completa a que hace alusión el numeral precedente, el subdirector de control cambiario, autorizará la publicación de un aviso sobre la intención de constituir la casa de cambio correspondiente, en un diario de amplia circulación nacional, en el cual se exprese, como mínimo, el nombre de las personas que se proponen asociar, el nombre de la institución proyectada, el monto de su capital y el lugar donde haya de funcionar, todo ello de acuerdo con la información suministrada con la solicitud.

Tal aviso será publicado en dos ocasiones, con un intervalo no superior a siete (7) días calendario, con el propósito de que los terceros puedan presentar oposiciones en relación con dicha intención, a más tardar dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de la última publicación.

Una vez publicado el aviso de intención, y con el propósito de que la división casas de cambio agilice las averiguaciones sobre las condiciones éticas, de responsabilidad, carácter e idoneidad profesional exigidas en el artículo 88 de la Resolución Externa 21 de 1993 de la Junta Directiva del Banco de la República, la casa de cambio solicitante deberá remitir, junto con la prueba de la publicación, la hoja de vida de los revisores fiscales propuestos como principal y suplente, del oficial de cumplimiento y de los representantes legales y administradores propuestos como principales y suplentes cuyas hojas de vida no hayan sido anexadas al momento de la solicitud inicial.

Para los efectos previstos en el inciso anterior, la casa de cambio solicitante deberá presentar como mínimo la hoja de vida del principal y de un suplente por cada cargo.

3. Autorización para la constitución

Surtido el trámite a que se refiere el numeral anterior, el subdirector de control cambiario deberá resolver sobre la solicitud dentro de los seis (6) meses siguientes, contados a partir de la fecha en que el peticionario haya presentado toda la documentación que requiera de manera general la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. No obstante lo anterior, el término previsto en este numeral se suspenderá en los casos en que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales solicite información complementaria o aclaraciones. La suspensión operará hasta la fecha en que se reciba la respuesta completa por parte del peticionario.

El subdirector negará la autorización para constituir la casa de cambio cuando la solicitud no satisfaga los requisitos legales. Igualmente la negará cuando a su juicio los solicitantes no hayan acreditado satisfactoriamente el carácter, responsabilidad, idoneidad y solvencia patrimonial de las personas que participen en la operación, de tal manera que éstas le inspiren confianza sobre la forma como participarán en la dirección y administración de la misma.

En todo caso, se abstendrá de autorizar la participación de las siguientes personas:

3.1. Las que hayan cometido delitos contra el patrimonio económico, lavado de activos, enriquecimiento ilícito, los establecidos en la Ley 30 de 1986 o el artículo 208 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y las normas que los modifiquen, adicionen o complementen.

3.2. Aquellas a las cuales se les haya declarado la extinción del dominio de conformidad con la Ley 333 de 1996, cuando hayan participado en la realización de las conductas a que hace referencia el artículo 2º de dicha ley o la norma que la modifique, adicione o complemente.

3.3. Aquellas que sean deudoras morosas de cualquier tributo u obligación impositiva nacional administrada por la DIAN.

3.4. Las sancionadas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales como consecuencia del incumplimiento de sus obligaciones tributarias o aduaneras.

3.5. Aquellas sancionadas por infringir el régimen cambiario en operaciones cuya vigilancia, y control sea de competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, específicamente en las contempladas en los literales a) al p), r), u), v), w), x), y), z) y aa) del Decreto 1074 de 1999 y por las conductas señaladas en los literales mencionados que estuvieren contenidas en decretos anteriores.

3.6. Las sancionadas por violación a las normas que regulan los cupos individuales de crédito.

3.7. Aquéllas que sean o hayan sido responsables del mal manejo de los negocios de la institución en cuya dirección o administración hayan intervenido.

3.8. Las que hayan sido condenadas por los delitos a que se refiere el artículo 43 de la Ley 222 de 1995.

Cuando quiera que al presentarse la solicitud o durante el trámite de la misma se establezca la existencia de un proceso en curso por los hechos mencionados en el inciso anterior, el subdirector de control cambiario podrá suspender el trámite hasta tanto se adopte una decisión en el respectivo proceso.

Para efectos de determinar la solvencia patrimonial de los solicitantes se tomará en cuenta el análisis del conjunto de empresas, negocios, bienes y deudas que les afecten. En todo caso, el patrimonio que acrediten los solicitantes debe ser equivalente a por lo menos 1.3 veces el capital que se compromete a aportar en la nueva casa de cambio. Adicionalmente, deberá acreditar que por lo menos una tercera parte de los recursos que aporta son propios y no producto de operaciones de endeudamiento u otras análogas.

PAR. 1º—Cuando quiera que un administrador de una casa de cambio sea condenado por alguno de los delitos a que se refiere el presente numeral, el mismo deberá separarse de su cargo inmediatamente; cuando se trate de un socio, accionista o asociado, deberá enajenar su participación en el capital de la empresa en un plazo no superior a seis (6) meses. Dicha participación podrá ser readquirida por la casa de cambio. Si al vencimiento de dicho plazo las acciones o cuotas no han sido adquiridas por un tercero o por la propia casa de cambio, el titular de las mismas no podrá ejercer los derechos a participar en la administración y gestión de la sociedad.

PAR. 2º—En todo caso, el subdirector de control cambiario autorizará la participación si los interesados corrigen las irregularidades o errores que sean pertinentes o presentan explicaciones razonables que justifiquen la autorización a pesar de la existencia de los hechos mencionados anteriormente.

Recursos en vía gubernativa contra las resoluciones expedidas por el despacho de la subdirección de control cambiario.

Contra los actos administrativos de autorización, sanción, negación, cancelación y todos aquellos que sean expedidos por el despacho de la subdirección de control cambiario relacionados con casas de cambio, procederán dentro de los (5) cinco días hábiles siguientes a su notificación los recursos de reposición y de apelación.

La presentación y formalidades de estos recursos deberán cumplir con los requisitos establecidos para estos en el Código Contencioso Administrativo.

4. Constitución y registro.

Dentro del plazo establecido en la resolución que autorice la constitución de la casa de cambio deberá elevarse a escritura pública el proyecto de estatutos sociales e inscribirse de conformidad con la ley.

La casa de cambio adquirirá existencia legal a partir del otorgamiento de la escritura pública correspondiente, aunque sólo podrá desarrollar actividades distintas de las relacionadas con su organización una vez obtenga el certificado de autorización.

PAR.—La casa de cambio, cualquiera sea su naturaleza, deberá efectuar la inscripción de la escritura de constitución en el registro mercantil, en la forma establecida para las sociedades, sin perjuicio de la inscripción de todos los demás actos, libros y documentos en relación con los cuales se le exija a dichas sociedades tal formalidad.

5. Certificado de autorización

El subdirector de control cambiario expedirá el certificado de autorización dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha en que se acredite la constitución regular, el pago del capital de conformidad con las previsiones del presente estatuto, la existencia de la infraestructura técnica y operativa necesaria para funcionar regularmente, de acuerdo con lo señalado en el estudio de factibilidad.

CAPÍTULO II

Constitución y registro de casas de cambio especiales

Quienes pretendan desarrollar actividades de casas de cambio especiales, deberán registrarse previamente en la subdirección de control cambiario, dando cumplimiento a los siguientes requisitos:

1. Presentación de solicitud

Los interesados en obtener el registro de una casa de cambio especial deberán presentar una solicitud formal ante la subdirección de control cambiario, acompañada de la siguiente información:

1.1. La hoja de vida del propietario de la casa de cambio especial utilizando para el efecto el formato diseñado para posesiones por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, así como la información que permita establecer su carácter, responsabilidad e idoneidad; (F.01 “histórico de registro hoja de vida”).

1.2. Allegar certificado de matrícula en el registro mercantil de la cámara de comercio con jurisdicción en la ciudad de frontera donde lleve a cabo sus operaciones el comerciante propietario del mismo.

1.3. A la solicitud respectiva se deberá acompañar autorización escrita del interesado tendiente a permitir que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales requiera de las autoridades respectivas sus antecedentes judiciales o de policía, disciplinarios o profesionales conforme lo indica el artículo 17 del Decreto 2150 de 1995.

Para efectos de lo dispuesto en el artículo 93 de la Resolución Externa 21 de 1993 de la Junta Directiva del Banco de la República se consideran zonas de frontera las siguientes: Arauca, Cúcuta, Pamplona, Villa del Rosario (N.S.), Ipiales, Tumaco, Leticia y Maicao junto con sus respectivas áreas de influencia. Así mismo, el Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina como zona fronteriza.

2. Registro

Cumplidos los anteriores requisitos el subdirector de control cambiario expedirá la correspondiente resolución autorizando el registro de la casa de cambio especial.

Contra la resolución que niegue la solicitud de autorización procederán dentro de los (5) cinco días hábiles siguientes a su notificación los recursos de reposición y de apelación.

La presentación y formalidades de estos recursos deberán cumplir con los requisitos establecidos para estos en el Código Contencioso Administrativo.

CAPÍTULO III

Régimen de oficinas

La apertura, traslado, conversión y cierre de oficinas de las casas de cambio deberá necesariamente obedecer al conocimiento integral que los directores y administradores tengan acerca de los mercados potenciales, de la situación de competencia en las zonas correspondientes, de la capacidad operativa de la respectiva institución y de la incidencia que tales decisiones tienen sobre su estructura económica y financiera, conocimiento éste que deberá fundamentarse en estudios técnicos de factibilidad.

Las determinaciones se adoptarán bajo la responsabilidad de los administradores de las entidades en desarrollo de las políticas que sobre la materia establezca cada una de ellas, en consecuencia, las casas de cambio podrán abrir, trasladar, convertir y cerrar sus oficinas, sucursales o agencias, sin previo permiso de esta entidad, siempre y cuando reúnan los siguientes requisitos:

1. Cumplir con las obligaciones establecidas en el artículo 47 del Decreto 2150 de 1995.

2. Contar con las seguridades necesarias para la oportuna y correcta prestación del servicio al público.

Prueba del cumplimiento de los requisitos anteriores deberá permanecer en las oficinas donde funcione la administración de la casa de cambio, a disposición de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Todas las aperturas, traslados y cierres de oficinas, sucursales o agencias deberán ser informadas a la subdirección de control cambiario, a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al hecho, debiendo remitirse al efecto copia del certificado del registro mercantil que acredite la apertura del nuevo establecimiento de comercio, el traslado, conversión o cierre del existente.

Los establecimientos de comercio de las casas de cambio deberán estar ubicados en un sitio de fácil e inmediato acceso al público en general. Así mismo, se identificarán mediante la utilización de un aviso en caracteres destacados cuyo tipo de letra sea de fácil lectura e identificación y estar acompañado de su denominación genérica “casa de cambio o cambista”, según el caso.

Las casas de cambio actualmente existentes deberán informar a la subdirección de control cambiario la ubicación de los establecimientos de comercio dispuestos como áreas de atención al público dentro del mes siguiente a la entrada en vigencia de la presente resolución.

CAPÍTULO IV

Adquisición, adecuación y remodelación de inmuebles

Las casas de cambio sólo podrán adquirir y poseer los bienes inmuebles necesarios para el desarrollo de los negocios de la casa de cambio.

En cualquiera de los siguientes supuestos, se requerirá obtener la previa autorización de la subdirección de control cambiario para efectuar las adquisiciones y construcciones de inmuebles u otros activos fijos:

1. En el evento en que alguna de las inversiones tengan un valor superior al veinte por ciento (20%) del monto correspondiente al capital pagado y reservas de la institución interesada en llevarla a cabo.

2. Cuando la operación se vaya a celebrar con miembros de la junta directiva, administradores, el revisor fiscal o accionistas que posean el cinco por ciento (5%) o más del capital, así como con el cónyuge o con parientes de cualquiera de éstos dentro del segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad o único civil, o con sociedades vinculadas a la casa de cambio o de las que sean socios las personas antes relacionadas, siempre que en este último caso posean, conjunta o separadamente más del veinte (20%) por ciento del capital.

3. Cuando se trate de inversiones en construcción de inmuebles, y en el proyecto correspondiente se prevea la posibilidad de enajenar a terceros alguna o algunas de las unidades resultantes.

Para el efecto deberá allegarse la siguiente documentación:

1. Solicitud formal suscrita por el representante legal, con copia del acta de junta de socios, asamblea de accionistas o junta directiva, según el caso, en la cual consta la autorización para llevar a cabo la inversión propuesta.

2. Razones que justifican la inversión proyectada.

3. Ubicación y descripción de los bienes objeto de inversión.

4. Descripción y valor estimado de la inversión, acompañado de copia del último avalúo comercial.

5. Indicación de la fuente de los recursos que se emplearán en su realización, la forma de pago y su financiación si fuese del caso.

CAPÍTULO V

Programas publicitarios

1. Régimen de autorización individual

Las casas de cambio deberán obtener autorización previa de la subdirección de control cambiario para difundir sus programas publicitarios, dando cumplimiento a las siguientes instrucciones:

1.1. Remitir con antelación no menor a quince (15) días hábiles al de su emisión o publicación un ejemplar que contenga el texto, imágenes y secuencias gráficas que llegue al público —según el medio de comunicación a través del cual se pretenda adelantar—, los cuales, una vez obtenida la aprobación correspondiente, podrán utilizarse indistintamente a través de los diversos medios, sin necesidad de nueva autorización de la subdirección de control cambiario, siempre que correspondan exactamente al proyecto autorizado.

1.2. Cuando en los textos publicitarios desee incluirse información financiera, contable o estadística, deberán utilizarse exclusivamente las cifras históricas, salvo aquellas que por su carácter sean variables tales como patrimonio, activos, número de clientes, giros pagados, monto de divisas negociadas, etc., cuya utilización publicitaria deberá efectuarse indicando claramente el período al cual corresponden.

1.3. Los mensajes publicitarios no pueden ser contrarios a la buena fe comercial.

1.4. En la publicidad deberá utilizarse la denominación o razón social completa de la casa de cambio, tal como aparece en los estatutos sociales, acompañada siempre de la denominación genérica “casa de cambio”.

1.5. En la publicidad que incluya la denominación o se haga referencia a una entidad del exterior con la que se realizan operaciones de giro de divisas, el nombre, logosímbolo o sigla de esta deberá ser inferior en tamaño o proporción al de la casa de cambio.

1.6. No se podrá ponderar un producto o servicio de manera tal que sus bondades o características sean contrarias a la realidad.

1.7. En ningún caso se podrán utilizar afirmaciones que permitan deducir como definitivas situaciones que en realidad responden a fenómenos coyunturales, transitorios o variables en relación con el mercado.

1.8. Deberán abstenerse de utilizar o insinuar, ponderaciones o superlativos abstractos que no reflejen una situación exacta, como sucedería con expresiones tales como “somos los primeros”, “los mejores”, “el indicado”, etc. sin decir en qué, en relación con qué o con quiénes.

1.9. En todos los programas publicitarios en cualquier medio y sin excepción se deberá expresar que la casa de cambio se encuentra “vigilada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN”. La publicidad que no cumpla con este requisito se entenderá como no autorizada y deberá suspenderse inmediatamente.

2. Régimen de autorización general

Se entienden autorizadas, las campañas publicitarias que adelanten las casas de cambio bajo las siguientes condiciones:

2.1. Las campañas que proyectan una impresión favorable sobre el nombre, la imagen o la reputación de una casa de cambio, para consolidarse en el medio, fundamentándose en valores de carácter ético, cívico, cultural o social, como serían, vr. gr. las campañas ecológicas, las que exaltan la protección de los recursos energéticos, o las que promueven la conservación de los valores culturales y familiares, entre otras.

2.2. Las campañas que hacen simple mención o referencia adicional al servicio, sin calificación o ponderación del mismo, e igualmente los avisos que se limiten a informar la apertura, traslado y cierre de oficinas, así como aquellas en las cuales se dé noticia del resultado de eventos para los que estén facultadas las entidades vigiladas, tales como sorteos, rifas, etc.

3. Verificación posterior

Las casas de cambio que promuevan sus campañas publicitarias bajo el régimen de autorización general deberán conservar los documentos que a continuación se describen en las oficinas donde funciona la administración de la casa de cambio, a disposición de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, para que ésta pueda ejercer el control correspondiente:

3.1. Todos los documentos y soportes que integren la publicidad, así como aquellos adicionales que permitan identificar los períodos previstos para su difusión, las condiciones y los medios de comunicación que se utilicen al efecto.

3.2. Comunicación suscrita por el representante legal de la casa de cambio, en la que claramente se pueda evidenciar que la institución verificó haber dado cumplimiento a todos los requisitos previstos para la difusión de campañas publicitarias bajo el régimen de autorización general, y que se estableció la conformidad de la publicidad con la realidad económica y jurídica del servicio y de la casa de cambio.

La subdirección de control cambiario podrá ordenar la suspensión, en cualquier momento y sin previo aviso, de las campañas publicitarias que no se ajusten a lo prescrito para su difusión.

CAPÍTULO VI

Régimen patrimonial

1. Negociación de acciones o cuotas de interés de las casas de cambio

De conformidad con el artículo 88 de la Resolución Externa 21 de 1993 de la Junta Directiva del Banco de la República, toda cesión de derechos sociales de las casas de cambio deben obtener aprobación previa.

1.1. Requisitos. Los interesados en adquirir derechos sociales de una casa de cambio deberán presentar una solicitud formal ante la subdirección de control cambiario, acompañada de la siguiente información:

1.1.1. Nombre y documento de identidad de los adquirentes, si alguno de ellos es una persona jurídica debe identificarse con el NIT, adjuntando un certificado actualizado sobre su existencia y representación legal, una copia de los estatutos vigentes, acreditando, además, que conforme a su objeto social cuenta con capacidad jurídica para realizar la inversión.

1.1.2. La hoja de vida de las personas que pretendan adquirir los derechos sociales, utilizando para el efecto los formatos diseñados para posesiones por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, así como la información que permita establecer su carácter, responsabilidad e idoneidad; (F.01 “histórico de registro hoja de vida”).

1.1.3. Detalle de las condiciones en que se celebraría la transacción, que deberá incluir la descripción de los aspectos financieros de la misma.

1.1.4. Indicar y soportar el origen de liquidez y la disponibilidad de recursos para adquirir los derechos sociales;

1.1.5. Inversiones de capital que los interesados mantengan en instituciones financieras, así:

a) Directamente o por conducto de sus cónyuges, compañeros permanentes o parientes dentro del 4º grado de consanguinidad, 2º. de afinidad o único civil.

b) A través de personas jurídicas en las que los interesados, directamente o por intermedio de las personas a ellos relacionadas según los términos del literal precedente, posean el 20% o más del capital social, o cuando dicho porcentaje sea poseído por conducto de sociedades matrices o subordinadas de éstas o de aquellas que participarían en la constitución.

c) Tratándose de personas jurídicas, las que posean éstas directamente o por intermedio de su matriz o de sus subordinadas o de las subordinadas de éstas.

1.1.6. Endeudamiento de los potenciales adquirentes y de las personas mencionadas en el numeral precedente con el sector financiero.

1.1.7. Copia de los estados financieros correspondientes a los tres (3) últimos ejercicios, acompañados de las notas a los estados financieros y debidamente certificados y dictaminados, tratándose de personas jurídicas.

1.1.8. Soportes de los ingresos del último año y los extractos bancarios a 31 de diciembre de los tres últimos años.

1.1.9. Las personas no obligadas a presentar declaración de renta, deberán allegar certificación en la que conste tal circunstancia. En los demás casos la subdirección de control cambiario efectuará el análisis pertinente con base en las declaraciones presentadas a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

1.1.10. Si entre los adquirentes hay personas jurídicas deberá indicarse el nombre de sus administradores, de sus representantes legales y de las personas naturales o jurídicas que sean socios. Con la indicación de los nombres de los socios precitados se adjuntará copia de sus estados financieros más recientes.

1.1.11. Para efectos de evaluar las condiciones personales y profesionales del inversionista extranjero, además de cumplir con las exigencias generales señaladas, se deberá adjuntar la autorización del organismo competente en el país de origen, en el que conste que puede efectuar la inversión, si fuere el caso.

Los documentos otorgados en el exterior deben ser presentados ante el cónsul colombiano y, en su defecto, ante el cónsul de una Nación amiga, y legalizados ante el Ministerio de Relaciones Exteriores. Si están otorgados en idioma extranjero se acompañarán de la traducción oficial correspondiente.

1.1.12. A la solicitud respectiva se deberá acompañar autorización escrita de los interesados tendiente a permitir que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales requiera de las autoridades respectivas sus antecedentes judiciales o de policía, disciplinarios o profesionales conforme lo indica el artículo 17 del Decreto 2150 de 1995.

1.1.13. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá solicitar adicionalmente aquella otra información y datos complementarios que le permitan analizar suficientemente las condiciones éticas, de responsabilidad, carácter e idoneidad profesional de los futuros inversionistas, así como su capacidad patrimonial y el debido manejo cambiario.

1.2. Inscripción en el libro de registro de accionistas. Tratándose de sociedades anónimas, de acuerdo con lo señalado en el numeral anterior, y para los efectos previstos en el artículo 406 del Código de Comercio, las casas de cambio se abstendrán de inscribir en el libro de registro de accionistas las transferencias de acciones a que se refiere el numeral precedente en cuanto no se acompañe a la solicitud de inscripción copia auténtica del acto respectivo, expedido por la subdirección de control cambiario, en virtud del cual se imparta la correspondiente aprobación.

Corresponderá a los representantes legales y revisores fiscales de tales instituciones impedir, tanto que la respectiva casa de cambio expida títulos representativos de sus acciones a nombre de personas que habiendo estado obligadas a obtener el permiso previo de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales no hayan dado cumplimiento a dicho requisito con anterioridad a la negociación que pretenda la transferencia de la calidad de accionista, como el registro de tales operaciones en el libro de accionistas.

1.3. Otorgamiento de Escritura Pública. Igualmente el representante legal tratándose de las casas cambistas se abstendrá de otorgar la correspondiente escritura pública a través de la cual se solemnice la cesión.

2. Incremento de capital casas de cambio propiamente dichas

2.1. Reglamento de suscripción de acciones. La suscripción de nuevas acciones, como norma general, requiere la expedición de un reglamento de suscripción de acciones, de conformidad con lo dispuesto en el inciso 1º del artículo 385 del Código de Comercio.

Para el efecto, deberán tenerse en cuenta los requisitos previstos en el artículo 386 del Código de Comercio y atenderse a lo previsto en la ley en cuanto al derecho de preferencia, salvo que en el contrato social se disponga expresamente que las acciones podrán colocarse sin sujeción a tal derecho, o cuando medie renuncia del máximo órgano social para una determinada emisión de acciones en los términos del numeral 5º del artículo 420 del mismo ordenamiento.

Copia del reglamento de suscripción de acciones se remitirá a la subdirección de control cambiario dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su aprobación por parte de la junta directiva de la casa de cambio, acompañado de la correspondiente acta.

En todo caso la subdirección podrá formular las observaciones a que hubiese lugar cuando establezca que el reglamento no se ajusta a la normatividad vigente, caso en el cual deberán efectuarse las modificaciones pertinentes por parte del citado órgano de administración y remitirse dentro del mismo término.

2.2. Comunicación al órgano de control. Vencido el término de la oferta para suscribir las acciones, el representante legal y el revisor fiscal de la casa de cambio deberán comunicar a la subdirección de control cambiario, dentro del mes siguiente, los resultados de la oferta de suscripción, indicando el número de acciones aceptadas por cada accionista, la cifra en que se eleva el capital suscrito y los plazos para efectuar los pagos.

En todo caso, los socios deberán acreditar el origen de la liquidez y disponibilidad de recursos para efectuar el correspondiente pago, allegando los respectivos soportes.

Cuando en virtud de la emisión de acciones ingresen nuevos socios, estos deberán allegar la totalidad de los documentos a que se refiere el numeral 1.1 del capítulo sexto de la presente resolución.

La subdirección de control cambiario, podrá ordenar a la casa de cambio se abstenga de suscribir acciones a favor de determinada(s) persona(s), cuando no se establezca que reúne(n) las condiciones éticas de responsabilidad, carácter e idoneidad profesional exigidas por el artículo 88 de la Resolución Externa 21 de 1993 de la Junta Directiva del Banco de la República.

Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la suscripción de las acciones la sociedad deberá informar la composición accionaria.

3. Incremento de capital casas de cambio cambistas

Aprobado el incremento de capital por la junta de socios, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la respectiva reunión, deberá allegarse a la subdirección de control cambiario, copia del acta correspondiente.

Así mismo, los socios deberán acreditar el origen de la liquidez y disponibilidad de recursos para efectuar el correspondiente pago, allegando los respectivos soportes.

Cuando en virtud del incremento ingresen nuevos socios, estos deberán allegar la totalidad de los documentos a que se refiere el numeral 1.1 del capítulo sexto de la presente resolución.

La subdirección de control cambiario, podrá ordenar a la casa de cambio se abstenga de permitir el ingreso(s) de determinada(s) persona(s), cuando no se establezca que reúne(n) las condiciones éticas de responsabilidad, carácter e idoneidad profesional exigidas por el artículo 88 de la Resolución Externa 21 de 1993 de la Junta Directiva del Banco de la República.

Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la inscripción de reforma en el registro mercantil de la escritura pública a través de la cual se solemnice el incremento del capital, la sociedad deberá allegar copia del dicho documento público y del certificado expedido por la cámara de comercio competente.

4. Pago de dividendos en acciones y capitalización de la cuenta de revalorización del patrimonio

Las casas de cambio deben informar a la subdirección de control cambiario los incrementos de capital social originados en el pago de dividendos en acciones o por la capitalización de la cuenta de revalorización del patrimonio, para lo cual el representante legal de la casa de cambio allegará copia de los respectivos soportes de contabilidad y certificación suscrita por el revisor fiscal en la cual se indica el monto del capital suscrito y pagado, así como la nueva distribución accionaria o la respectiva escritura pública a través de la que se solemnice la correspondiente reforma de estatutos y copia del certificado de inscripción en el registro mercantil, según la naturaleza de la casa de cambio.

CAPÍTULO VII

Reformas estatutarias

1. Información sobre reformas estatutarias

Las casas de cambio informarán a la subdirección de control cambiario sobre las reformas a los estatutos sociales, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su aprobación por parte de la asamblea de accionistas o junta de socios, según corresponda, mediante el envío del acta correspondiente en la cual conste la adopción de dicha decisión.

Lo anterior sin perjuicio de las reformas de transformación o conversión, evento en el cual se requiere aprobación previa de la subdirección de control cambiario a efectos de obtener la correspondiente autorización en la nueva categoría.

En el evento en que la subdirección de control cambiario encuentre que las reformas no se ajustan a la ley, podrá ordenar las modificaciones pertinentes, en cuyo caso la casa de cambio deberá en forma inmediata adelantar las gestiones conducentes para ese efecto.

2. Solemnización de la reforma

La solemnización de toda reforma estatutaria, salvo lo previsto para efectos del incremento de capital de las casas de cambio cambistas, deberá acreditarse dentro del mes siguiente a la fecha de otorgamiento de la escritura pública, remitiendo, para tal efecto, copia de la misma, del certificado de la cámara de comercio en el que conste su inscripción y copia íntegra de los estatutos sociales debidamente actualizada.

CAPÍTULO VIII

Posesión de administradores y revisores fiscales

Con el objeto de racionalizar los procedimientos relacionados con la obligación de surtir el trámite de posesión ante la subdirección de control cambiario y para dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 7º del artículo 91 de la Resolución Externa 21 de 1993 de la Junta Directiva del Banco de la República, es necesario observar las siguientes indicaciones:

1. Personas que deben tomar posesión

De conformidad con lo establecido en las normas citadas anteriormente, deben tomar posesión del cargo, sin excepción:

1.1. Los representantes legales principales y suplentes cualquiera que sea la denominación que se le dé a dicha suplencia, vr. gr., vicepresidentes o subgerentes, entre otros, siempre que estos cargos estén previstos en los estatutos y apenas se produzca el nombramiento.

1.2. Miembros de junta directiva, principales y suplentes.

1.3. Los revisores fiscales, principales y suplentes.

1.4. Los oficiales de cumplimiento.

1.5. Los factores de establecimientos de comercio.

El acto de posesión de directores, representantes legales, oficiales de cumplimiento, factores de establecimiento de comercio y revisores fiscales de las casas de cambio no requerirá de la presentación personal ante esta casa de cambio de acuerdo con lo señalado en el artículo 28 del Decreto 2150 de 1995.

Para el trámite de la posesión deberán enviarse a la subdirección de control cambiario, los documentos que se señalan en la lista de chequeo anexa al formato de hoja de vida adoptado por esta entidad. (Formato F.02 “lista de chequeo”).

Sanción por ejercer sin haber tomado posesión

El ejercicio de cualquiera de los cargos mencionados sin haber tomado posesión del mismo, dará lugar a la imposición de sanción a la casa de cambio que haya permitido tal ejercicio, por el monto de diez (10) salarios legales mensuales mínimos previo el desarrollo del procedimiento establecido en el Decreto 1092 de 1996.

La sanción establecida en el inciso anterior se aplica sin perjuicio de que la división casas de cambio de la subdirección de control cambiario se abstenga de autorizar la posesión a aquellas personas que hayan ejercido el cargo sin tomar previamente posesión del mismo.

2. Suplencias y encargos

Las casas de cambio autorizadas deberán contar como mínimo con un (1) suplente posesionado para cada cargo.

Cumplido el requisito de posesión y una vez se produzca la falta del principal, los suplentes podrán entrar de inmediato a ejercer las funciones propias de su cargo, sin que para ello se requiera adelantar nuevamente las diligencias propias de la posesión.

En relación con los encargos, antes a su iniciación, se enviará a la división casas de cambio de la subdirección de control cambiario comunicación en tal sentido, acompañada del documento de designación respectiva y de la carta de aceptación del cargo.

3. Trámite para las posesiones

La documentación, deberá enviarse a la división casas de cambio de la subdirección de control cambiario, previa la verificación de los documentos frente a la lista de chequeo anexa al formulario de hoja de vida (formulario F.02).

3.1. Evaluación. La división casas de cambio de la subdirección de control cambiario analizará la documentación requerida en la “lista de chequeo”, una vez sea presentada y adelantará todas las averiguaciones necesarias para determinar las características éticas, de responsabilidad, carácter e idoneidad profesional de la persona que solicita posesión.

No obstante lo anterior, cuando lo considere prudente, podrá solicitar los documentos y aclaraciones adicionales que estime necesarios.

3.2. Resolución de autorización. La posesión se surtirá con la autorización que imparta el jefe de la división casas de cambio de la subdirección de control cambiario mediante resolución motivada contra la cual procederán los recursos de reposición ante el jefe de la misma división y de apelación ante el subdirector de control cambiario dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su notificación.

Con el acto de notificación de la resolución que autoriza la posesión, se entiende cumplido el juramento requerido por la ley.

4. Renuncias.

Las casas de cambio deben informar oportunamente a la subdirección de control cambiario, las renuncias de representantes legales, miembros de junta directiva o revisores fiscales, mediante la remisión de una constancia sobre la fecha de su aceptación, sin perjuicio de lo previsto en los artículos 164 y 442 del Código de Comercio en relación con los efectos de la inscripción de los representantes legales y revisores fiscales de la sociedad, esto es, que los representantes legales y revisores fiscales de las vigiladas que figuren inscritos, lo seguirán siendo, para todos los efectos legales, mientras no se cancele su inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento.

5. Eventos en los que no se requiere posesión

No se requiere posesión en lo siguientes casos:

5.1. Cuando se trate de reelección de revisor fiscal, miembro de junta directiva o representante legal.

5.2. Cuando se presente un cambio de condición de miembro de junta directiva de principal a suplente o viceversa.

5.3. Cuando se presenta cambio en la condición de revisor fiscal pero únicamente de principal a suplente.

5.4. Suplentes del representante legal, siempre y cuando no haya vocación de permanencia, no dure tal situación más de seis meses y haya tomado posesión para el cargo que desempeña actualmente.

En caso de no requerirse posesión deberá adjuntarse una comunicación informando la designación suscrita por el representante legal de la casa de cambio y el documento donde conste dicho nombramiento.

6. Hoja de vida

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales desarrollará una base de datos con el propósito de conservar actualizada la información de las personas que se desempeñan como representantes legales, miembros de junta directiva y revisores fiscales de las casas de cambio.

Todas las casas de cambio deben diligenciar y remitir, la información de todos sus representantes legales, miembros de junta directiva y revisores fiscales, principales y suplentes. En tal sentido, deben tenerse en cuenta las siguientes instrucciones:

6.1. La denominación de los cargos debe realizarse con sujeción estricta a los estatutos sociales.

6.2. Las fechas de posesión y renuncia deben ser precisas.

CAPÍTULO NOVENO

Otras obligaciones de las casas de cambio

1. Inscripción en el registro mercantil

De acuerdo con lo dispuesto por el artículo 19 del Código de Comercio, es obligación de las casas de cambio matricularse en el registro mercantil e inscribir los actos y documentos sujetos a la formalidad de registro.

2. Carteleras

Al tenor de lo dispuesto por el parágrafo 3º del artículo 85 de la Resolución Externa 21 de 1993 de la Junta Directiva del Banco de la República, las casas de cambio deberán fijar en una cartelera en forma permanente en los lugares de atención al público y de forma que atraiga su atención, la información relacionada con la tasa mínima de compra en efectivo y máxima de venta de sus operaciones con divisas. Esta información deberá actualizarse en la medida en que se modifiquen las condiciones bajo las cuales la casa de cambio vaya a realizar la operación respectiva, esto es, si es necesario hacerlo diariamente, tal será la periodicidad de actualización de la referida cartelera.

3. Informe mensual de transacciones de divisas

Dentro de los diez (10) días calendario siguientes al cierre de cada mes, las casas de cambio propiamente dichas o plenas y las cambistas deberán enviar a la división casas de cambio de la subdirección de control cambiario un reporte mensual detallado de compra y venta de divisas, con indicación de las tasas promedio y efectivas de compra y de venta, de conformidad con los formatos, F.03 y F.04 “informe mensual de operaciones de compra y venta de divisas”.

4. Informe mensual de giros enviados y recibidos

Dentro de los diez (10) días calendario siguientes al cierre de cada mes, las casas de cambio propiamente dichas o plenas, deberán remitir a la división de casas de cambio de la subdirección de control cambiario, un reporte mensual detallado de giros enviados y recibidos, de conformidad con el formato F.05 y F.06 “informe mensual de giros recibidos y giros enviados”.

5. Informe trimestral

Dentro de los veinte (20) días calendario siguientes al cierre de cada trimestre, con corte a 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre, las casas de cambio plenas o propiamente dichas y las cambistas deberán remitir a la división de casas de cambio de la subdirección de control cambiario, el movimiento contable registrado según libro mayor y balances a nivel de subcuenta, de acuerdo con el plan único de cuentas autorizado y de conformidad con el formato F.07 “informe del movimiento contable según libro mayor y balances”.

La información a que se hace referencia en los numerales anteriores, deberá reportarse a la división casas de cambio de la subdirección de control cambiario vía disquete en Microsoft Excel 97 o en archivo plano.

6. Cálculo de la tasa de cambio promedio ponderada

Para calcular las tasas de cambio promedio ponderadas a reportar, se debe aplicar la siguiente fórmula:

TCPP = ((Mi* TCi)) / MT.

TCPP: Tasa de cambio promedio ponderada

i: Índice que identifica cada grupo de transacciones de un mismo día, negociadas a una misma tasa de cambio.

Mi: Monto en dólares de un grupo de transacciones negociadas a una misma tasa de cambio.

TCi: Tasa de cambio de cada Mi.

MT: Monto total en dólares de las operaciones realizadas en el día.

7. Cuentas corrientes y de ahorro

Las casas de cambio deberán informar a la subdirección de control cambiario, dentro de los quince (15) días calendario siguientes a su apertura, sobre las cuentas corrientes o de ahorros que, en moneda legal o extranjera, serán empleadas exclusivamente para la realización de las operaciones autorizadas de compra y venta de divisas. De la misma manera deberán informar sobre las cuentas utilizadas para el manejo administrativo de la casa de cambio.

8. Obligaciones de las casas de cambio especiales

8.1 Contabilidad. Las casas de cambio especiales deberán llevar contabilidad de sus operaciones conforme a las normas del Código de Comercio, el Decreto 2649 de 1993 y demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen.

Dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la notificación de la resolución que concede el registro a una casa de cambio especial, se deberá allegar a la subdirección de control cambiario, el certificado expedido por la Cámara de Comercio competente, en el cual conste el registro de los libros de contabilidad.

8.2. Cuentas corrientes y de ahorros. Las casas de cambio especiales en relación con la apertura de cuentas corrientes y de ahorros, se sujetarán en lo pertinente a lo dispuesto en el numeral 6º del presente capítulo.

8.3. Reporte total de transacciones de divisas y registro contable de las operaciones. Dentro de los quince (15) días calendario siguientes al cierre de cada trimestre, con corte a 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre, las casas de cambio especiales deberán remitir a la división de casas de cambio de la subdirección de control cambiario, el movimiento contable registrado según libro mayor y balances a nivel de subcuenta, de acuerdo con el plan único de cuentas autorizado y de conformidad con el formato F.07 “informe del movimiento contable según libro mayor y balances”.

CAPÍTULO DÉCIMO

Mecanismos de control y prevención de lavado de activos

1. Responsabilidad de las entidades vigiladas

Todas las casas de cambio plenas y cambistas, están en la obligación de implementar un sistema integral para la prevención de lavado de activos, SIPLA.

Este sistema integral debe comprender medidas de control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que en la realización de cualquier operación propia de su objeto social, sean utilizadas como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las transacciones y fondos vinculados con las mismas.

2. Presupuestos para el adecuado cumplimiento del presente capítulo

Para el adecuado cumplimiento del presente capítulo, las casas de cambio, sus representantes legales, directivos, administradores, empleados y revisores fiscales tendrán en cuenta, entre otros, los siguientes presupuestos:

2.1. Se hace necesario implementar medidas de control para la prevención de actividades delictivas no sólo con respecto a transacciones en efectivo en moneda legal o extranjera, sino también con respecto a las documentarias.

2.2. Los activos ilícitos son aquellos que provienen de cualquier delito, como por ejemplo, secuestro, extorsión, hurto de vehículos, piratería terrestre, asaltos bancarios o narcotráfico.

2.3. Es deber de los directivos de las casas de cambio colaborar con la administración de justicia no sólo atendiendo los requerimientos expresos de las autoridades, sino auxiliándolas oficiosamente en la lucha contra el delito.

2.4. Es necesario contribuir al fortalecimiento del sistema de pagos de la economía y al aseguramiento de la confianza del público en el sector cambiario, velando por la seguridad, transparencia y confiabilidad en las operaciones.

3. Mecanismos de control

3.1. Conocimiento de clientes y conocimiento del mercado. El conocimiento de los clientes y del mercado le permite a una casa de cambio protegerse adecuadamente del lavado de activos a través de sus operaciones.

3.1.1. Concepto de cliente. Son clientes de una casa de cambio, aquellas personas naturales o jurídicas con las que se establece y/o se mantiene una relación contractual para la prestación de cualquier servicio y/o suministro de cualquier producto propio de su actividad.

De acuerdo con las características particulares de los diferentes productos o servicios que ofrezca, cada casa de cambio deberá diseñar y poner en práctica mecanismos de control que le permitan alcanzar un conocimiento adecuado de todos sus clientes, en cuanto a su identificación y la determinación de su actividad económica, a efecto de definir su perfil financiero.

El conocimiento del cliente debe empezar por el registro de entrada al sistema y el cumplimiento de los requisitos que determine la casa de cambio para cada uno de los productos o servicios a través de los cuales se puede vincular. Es necesario que la casa de cambio indague, por los medios que considere más eficaces, acerca de datos personales y comerciales relevantes.

En todo caso, los requisitos mínimos que deberán cumplir las casas de cambio para contar con un conocimiento básico de los clientes son:

• Nombre y apellidos completos.

• Tipo y número del documento de identidad.

• Dirección de la residencia y del lugar de trabajo.

• Número telefónico.

• Profesión, oficio o actividad económica.

Las casas de cambio podrán adicionar estos requisitos mínimos con la información que consideren necesaria y pertinente para un adecuado conocimiento y control de los clientes.

Todos estos datos deben verificarse, estar soportados adecuadamente y actualizarse cuando menos una vez al año.

La política de conocimiento del cliente supone el cumplimiento de los requisitos específicos establecidos en normas de carácter general para acceder a cualquier producto o servicio, particularmente el de las normas proferidas por el Banco de la República que reglamentan los aspectos cambiarios.

3.1.2. Conocimiento del mercado. Cada casa de cambio deberá diseñar y poner en práctica mecanismos de control que le permitan alcanzar un conocimiento adecuado del mercado correspondiente a cada clase de producto o servicio que ofrezca, para determinar las características usuales de las transacciones que se desarrollan dentro del mismo y compararlas con las transacciones que realicen quienes negocien con esos productos o servicios.

3.2. Control de operaciones

3.2.1. Segmentación del mercado. Con el fin de lograr un adecuado control de las operaciones que realizan, las casas de cambio deben adoptar parámetros de segmentación, o cualquier otro instrumento de similar eficacia, por niveles de riesgo, por clase de producto, o por cualquier otro criterio, que les permita identificar las operaciones inusuales.

Una adecuada segmentación debe permitirle a la casa de cambio determinar el rango en el cual se desarrollan normalmente las operaciones que realizan los clientes y las características del mercado.

3.2.2. Consolidación de operaciones por cliente. Para determinar las operaciones inusuales es necesario consolidar, dentro de cada mes calendario, todas las operaciones de un mismo cliente.

Las operaciones débito y crédito no deben sumarse entre sí.

3.2.3. Señales de Alerta. Para facilitar la detección de las operaciones inusuales, cada casa de cambio deberá definir en su manual de procedimientos un listado de señales de alerta.

Estas señales de alerta deben considerar la naturaleza específica de cada casa de cambio, las diversas clases de productos o servicios que ofrece, los niveles de riesgo o cualquier otro criterio que a juicio de la casa de cambio resulte adecuado.

3.2.4. Desarrollo tecnológico. Para facilitar la detección de las operaciones inusuales, las entidades vigiladas deben implementar niveles de desarrollo tecnológico que aseguren la mayor cobertura y alcance de sus mecanismos de control.

El nivel de tecnología implementado por las casas de cambio deberá permitirles hacer un cubrimiento de operaciones realizadas en todas sus oficinas, con el fin de consolidar la información relacionada con transacciones efectuadas por un mismo cliente.

3.3. Detección de operaciones inusuales y determinación de operaciones sospechosas

3.3.1. Concepto. Son inusuales aquellas operaciones cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica de los clientes, o que por su número, por las cantidades transadas o por sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos para determinado rango de mercado.

3.3.2. Detección de operaciones inusuales. El perfil básico de operaciones de un cliente debe inscribirse dentro del segmento de mercado que corresponda a las características de sus transacciones, de tal forma que se detecten las operaciones inusuales con la ayuda de tecnología adecuada, con base en señales de alerta predefinidas y en el criterio prudente de la casa de cambio.

El conocimiento del mercado y su segmentación de acuerdo a los lineamientos determinados por la casa de cambio y la identificación de las transacciones que se salgan de esos parámetros, apoyado por un adecuado nivel de desarrollo tecnológico, contribuyen también a la identificación de operaciones inusuales.

3.3.3. Determinación de operaciones sospechosas. La confrontación de las operaciones detectadas como inusuales, con la información acerca de los clientes y los mercados, debe permitir, conforme el buen criterio de la casa de cambio, identificar si una operación es o no sospechosa.

Con todo, la casa de cambio podrá considerar como sospechosas aquellas operaciones del cliente que, no obstante mantenerse dentro de los parámetros de su perfil financiero, la casa de cambio con buen criterio estime en todo caso irregular o extraña, a tal punto que escapa de lo simplemente inusual.

3.4. Control de transacciones en efectivo

3.4.1. Monto de las transacciones sujetas a registro individual. Toda casa de cambio debe dejar constancia en formulario especialmente diseñado para el efecto, de la información relativa a transacciones en efectivo cuyo valor, a partir de la entrada en vigencia de la presente resolución, sea igual o superior a las siguientes sumas:

—Casas de cambio plenas y cambistas: Setecientos cincuenta dólares de los Estados Unidos de América (US$ 750) o su equivalente en otras monedas.

—Casas de cambio especiales o fronterizas: El equivalente a quinientos dólares de los Estados Unidos de América (US$ 500) en la moneda del país vecino.

3.4.2. Determinación de transacciones múltiples como una sola operación. Aquellas transacciones que se realicen en una o varias oficinas, durante un (1) mes calendario, por o en beneficio de una misma persona, que en su conjunto igualen o superen las cuantías que se indican a continuación, deberán considerarse como transacción única.

—Casas de cambio plenas, cambistas y fronterizas: Un mil quinientos dólares de los Estados Unidos de América (US$ 1.500) o su equivalente en otras monedas.

3.4.3 Organización interna y conservación de la información. Las casas de cambio de todo tipo están obligadas a conservar por un período de diez (10) años debidamente organizados por orden cronológico y a disposición de las autoridades, los formularios establecidos en esta disposición.

La información contenida en esos formularios deberá organizarse internamente por orden alfabético o número de identificación, en forma centralizada, de manera que permita atender requerimientos de las autoridades y pueda ser utilizada eficientemente por cada casa de cambio para la detección de operaciones inusuales o sospechosas.

3.4.4. Clientes exceptuados del registro individual. Aquellos clientes que por el giro normal de sus negocios realicen múltiples transacciones en efectivo, habiéndose establecido que sus actividades son lícitas, pueden ser excluidos del diligenciamiento del formulario individual.

En estos casos, se debe mantener un registro especial sobre las características específicas y el volumen de los negocios de estos clientes, en el que consten las razones por las cuales fueron exonerados.

Las casas de cambio deben incluir en sus manuales de procedimientos los requisitos generales que deben cumplir estos clientes.

Este régimen de excepción debe basarse en el estricto conocimiento del cliente.

3.5. Capacitación. Las casas de cambio están en la obligación de desarrollar programas de capacitación dirigidos a todos sus funcionarios, con el fin de instruirlos en el cumplimiento de la normatividad vigente en materia de prevención de lavado de activos, y particularmente para indicarles cuáles son los mecanismos de control desarrollados por la casa de cambio y su aplicación y cumplimiento.

Esos programas de capacitación deben ser constantemente revisados y actualizados por la casa de cambio, de acuerdo con sus necesidades internas y la legislación vigente e incluirse en los cursos de inducción a nuevos empleados.

3.6. Reportes

3.6.1. Relativos a las transacciones en efectivo. El control a las transacciones en efectivo debe permitirle a la casa de cambio detectar operaciones inusuales además de ser un sustento estadístico que le proporciona a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales un elemento adicional en la determinación de sus políticas de supervisión.

El reporte consolidado de transacciones en efectivo dirigido a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales no exime a la casa de cambio de la detección de las operaciones inusuales o sospechosas relacionadas con efectivo, ni de su reporte a la unidad de información y análisis financiero del Ministerio de Hacienda.

a) Reporte consolidado a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Las casas de cambio propiamente dichas o plenas y las cambistas deberán dentro de los diez (10) días calendario siguientes al cierre de cada trimestre remitir un informe global trimestral sobre el número de transacciones en efectivo mediante el diligenciamiento del formato F.08 “reporte de transacciones en efectivo” y conforme las instrucciones contenidas en la presente resolución.

b) Clientes exceptuados del registro individual de transacciones en efectivo. Las casas de cambio están en la obligación de informar mensualmente a la subdirección de control cambiario el nombre y número de cédula de ciudadanía o NIT de todos los clientes exonerados de llenar el formulario de transacciones en efectivo.

3.6.2. Reporte de transacciones sospechosas a la unidad de información y análisis financiero del Ministerio de Hacienda y Crédito Público:

a) Aspectos generales. Una vez se determine que una operación es sospechosa, deberá seguirse el trámite previa y debidamente reglamentado en el manual de procedimientos, para hacer el respectivo reporte de transacciones sospechosas a la unidad de información y análisis financiero del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Para efectos del reporte no se requiere que la casa de cambio tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, o que los recursos que maneja provienen de esas actividades, ni tampoco identificar el tipo penal; sólo se requiere que la casa de cambio considere que las operaciones son sospechosas.

Bajo el entendido de que el reporte de operaciones sospechosas que se efectúe a la unidad de información y análisis financiero del Ministerio de Hacienda y Crédito Público no constituye denuncia penal, no se exige que deba estar suscrito por funcionario alguno de la casa de cambio.

b) Contenido del reporte. El reporte de transacciones sospechosas deberá remitirse a la unidad de información y análisis financiero del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, exclusivamente en medio magnético, de acuerdo con los parámetros contenidos en el formato F.09 “reporte de operaciones sospechosas” de esta resolución.

c) Reporte de operaciones rechazadas por la casa de cambio. En aquellos casos en que de conformidad con el ordenamiento jurídico la casa de cambio se abstenga de realizar una transacción que se estime como sospechosa, subsiste la obligación de reportarla a la unidad de información y análisis financiero del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

3.7. Código de conducta. Las casas de cambio deben tener un código de conducta de imperativo cumplimiento, de manera que sus postulados se observen en cada acto, por convicción y como manifestación de un propósito preventivo.

El código de conducta debe contener los criterios que sean necesarios para resolver los “conflictos de interés” y anteponer la observancia de unos principios éticos al logro de metas comerciales, comprometiendo con ello a toda la casa de cambio.

Sin perjuicio de las funciones sancionatorias que competen a la subdirección de control cambiario, las entidades deben contemplar procedimientos sancionatorios adecuados frente a la inobservancia del código de conducta.

Corresponde a la junta de socios o junta directiva, según el caso adoptar el código de conducta, disponer su acatamiento y difusión, así como aprobar oportunamente las actualizaciones que sean pertinentes.

3.8. Manual de procedimientos

3.8.1. Generalidades. Los mecanismos de control adoptados por la casa de cambio, deben consagrarse en un manual de procedimientos específicos, aprobado por la junta de socios o junta directiva, según el caso, que considere la naturaleza jurídica y las características propias de cada casa de cambio y de sus diferentes productos. Debe constituir un listado de órdenes claras, como desarrollo de la política institucional de la casa de cambio contra el lavado de activos.

3.8.2. Contenido básico. Todos los aspectos mencionados en esta resolución deben estar contenidos en este manual. Adicionalmente se deben incluir los siguientes:

a) Políticas coordinadas de control y canales de comunicación entre la oficina principal y sus sucursales y agencias.

b) Procedimientos para controlar el cumplimiento de las normas contenidas en el manual.

c) Instancias de reporte y consulta para los funcionarios de la casa de cambio con relación a sus actividades preventivas del lavado de activos.

d) Desarrollo de los demás elementos con que cuenta la casa de cambio para protegerse del lavado de activos, como programas de capacitación interna; funciones y categoría del oficial de cumplimiento; funciones de la auditoría y de la revisoría fiscal; responsabilidades de cada empleado en la detección y reporte interno de operaciones inusuales y sospechosas; sanciones y correctivos por el incumplimiento de los procedimientos; conservación de registros.

e) Todos los demás que la casa de cambio vigilada considere pertinentes.

3.8.3. Actualización. Los manuales de procedimientos deben ser actualizados constantemente, de acuerdo con las necesidades de la institución. Cualquier modificación a los mecanismos adoptados deberá ser informada a la subdirección de control cambiario.

El no pronunciamiento por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales acerca del contenido de esos manuales no implica que estos se estimen como suficientes.

3.9. Auditoría sobre los mecanismos de control

3.9.1. Oficial de cumplimiento.

a) Concepto. Las casas de cambio tienen la obligación de designar un oficial de cumplimiento.

Este funcionario debe ser designado por la junta de socios o junta directiva, según el caso, ser de alto nivel administrativo, tener capacidad decisoria, estar apoyado por un equipo de trabajo humano y técnico que le permita cubrir las diferentes áreas de gestión y contar con el efectivo apoyo de las directivas de la casa de cambio.

Adicionalmente la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá formular observaciones cuando estime que el cargo y nivel de responsabilidad que éste ocupa no le permiten cumplir de manera idónea sus funciones.

b) Función. La función del oficial de cumplimiento, es verificar la adecuada observancia de la totalidad de los procedimientos específicos diseñados por la institución con el fin de prevenir el lavado de activos. También le corresponde reportar al competente las posibles faltas que comprometan la responsabilidad de los funcionarios.

De manera particular, debe vigilar todos los aspectos relacionados en esta circular, en la ley y los que determine la casa de cambio.

La designación de un oficial de cumplimiento no exime a la casa de cambio ni a los demás funcionarios de la obligación de detectar y reportar internamente las operaciones inusuales, determinar las sospechosas y disponer su reporte a la unidad de información y análisis financiero del Ministerio de Hacienda.

El oficial de cumplimiento deberá presentar informes a la junta de socios o junta directiva, según el caso, sobre la efectividad de los mecanismos adoptados.

Las casas de cambio deberán informar a la subdirección de control cambiario, el nombre, cédula de ciudadanía y cargo del funcionario designado como oficial de cumplimiento.

3.9.2. Auditoría interna. El diseño y aplicación de los mecanismos de control es responsabilidad de la administración de cada casa de cambio.

Esos mecanismos deben ser evaluados por la auditoría interna con base en los procedimientos de auditoría generalmente aceptados, para verificar su aplicación.

3.9.3. Revisoría fiscal. De conformidad con lo señalado en el numeral 3º del artículo 207 del Código de Comercio a la revisoría fiscal le corresponde, entre otros, los deberes de velar por el cumplimiento de la ley y de colaborar con las autoridades.

En consecuencia, dicho órgano deberá instrumentar los controles adecuados que le permitan detectar incumplimientos de las instrucciones que para la prevención de lavado de activos se consagran en la presente resolución y reportarlos a la junta de socios o junta directiva, según el caso.

3.10. Conservación de documentos. Con el propósito de garantizar un mayor grado de colaboración con las autoridades, las entidades deben conservar los documentos relativos a la prevención de lavado de activos por un período no menor de diez (10) años.

Esta disposición es aplicable también en los casos de fusión de entidades.

3.11. Plazos

3.11.1. Reporte consolidado de transacciones en efectivo a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Las casas de cambio deberán enviar la información de que trata el literal a) del numeral 3.6.1 del presente capítulo dentro de los diez (10) días calendario siguientes al corte de cada trimestre.

3.11.2. Clientes exentos de llenar el formulario de control de transacciones en efectivo. Dentro de los diez (10) primeros días calendario de cada mes las casas de cambio deberán enviar a la subdirección de control cambiario, un listado con los nombres y el número del documento de identificación de los nuevos clientes exonerados de diligenciar el formulario de control de transacciones en efectivo y de los que dejaron de serlo, durante el mes inmediatamente anterior.

En el evento en que no haya novedades que reportar, así deberá expresarse mediante comunicación que será enviada a la subdirección de control cambiario en el mismo plazo.

Una vez determinados en el manual de procedimientos los criterios de selección de estos clientes, la lista de los mismos no podrá incorporar personas que no cumplan los correspondientes requisitos.

3.11.3. Reporte de transacciones sospechosas a la unidad de información y análisis financiero del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

El reporte de las transacciones sospechosas detectadas en cada mes calendario, debe ser entregado a la unidad de información y análisis financiero del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, dentro de los diez (10) días calendario siguientes al vencimiento de cada mes en un informe consolidado.

En el evento que una casa de cambio no detecte operaciones sospechosas deberá informarlo a la unidad de información y análisis financiero del Ministerio de Hacienda y Crédito Público en el mismo plazo.

Los mecanismos de control implementados por la casa de cambio deberán permitirle detectar las operaciones inusuales a más tardar dentro de los cinco (5) días calendario siguientes a su ocurrencia.

3.11.4. Informes sobre actualización de manuales de procedimiento. Las casas de cambio que se creen después de entrada en vigencia esta resolución, deberán informar a más tardar un mes después de iniciar operaciones, el número del acta de junta de socios o junta directiva, según el caso, en la cual se haya adoptado el manual de procedimientos.

La información sobre posteriores actualizaciones de esos manuales deben hacerse llegar a la subdirección de control cambiario dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su adopción. Los manuales deben permanecer en cada casa de cambio a disposición de la DIAN.

CAPÍTULO DÉCIMO PRIMERO

Actuaciones ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

1. Quejas

1.1. Procedencia. La división casas de cambio de la subdirección de control cambiario resolverá las quejas que se formulen, verbalmente o por escrito, contra las casas de cambio, sus directores, representantes legales, accionistas y revisores fiscales y que se relacionen con:

1.1.1. Las posibles violaciones a normas jurídicas, cambiarias, financieras y tributarias por cuyo cumplimiento deba velar la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

1.1.2. La actividad de los directores, representantes legales, accionistas y revisores fiscales en lo que concierne a la administración de las casas de cambio y al manejo de sus bienes.

1.2. Requisitos. Las quejas que se formulen por escrito deberán presentarse con el lleno de los requisitos señalados en el Código Contencioso Administrativo para el ejercicio del derecho de petición.

En caso de que el escrito de queja resulte incompleto, el funcionario encargado oficiará, si es posible, al interesado para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación y, en consecuencia, se ordenará su archivo.

1.3. Términos. El término para atender las quejas será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando, si es del caso, la fecha que se ha establecido para que la casa de cambio contra la cual está dirigida la queja dé respuesta a la misma.

1.4. Trámite de las quejas. Una vez recibida la queja, la división de casas de cambio le dará el traslado correspondiente a la casa de cambio denunciada, indicando el sentido y los puntos concretos sobre los cuales debe versar la respuesta y señalando, igualmente, el plazo dentro del cual se debe dar respuesta a la petición.

Dentro del plazo fijado para cada trámite en particular, la casa de cambio deberá responder directamente y por escrito al quejoso en la forma señalada en este numeral, suministrando la información y las explicaciones que juzgue pertinentes. De dicha comunicación se enviará una copia a la división de casas de cambio, junto con los documentos que, como soporte, se hubieren entregado al peticionario. Así mismo, deberá suministrar, a la división, las explicaciones que ésta le hubiere solicitado, sin perjuicio de las instrucciones y procedimientos específicos que, en ejercicio de sus facultades y para cada situación en particular, esta autoridad administrativa considere preciso aplicar en relación con la queja y la respuesta.

La respuesta de la casa de cambio deberá ir fechada y con la dirección correcta. Además, deberá ser completa, clara, precisa y comprensible, contener la solución o aclaración de lo reclamado y los fundamentos legales, estatutarios o reglamentarios que soporten la posición de la casa de cambio, junto con los documentos que, de acuerdo con las circunstancias, se estimen apropiados para respaldar las afirmaciones o conclusiones sostenidas por la institución.

El plazo a que se hace referencia en el presente numeral se entenderá incumplido o desatendido cuando quiera que la respuesta a la queja o a la solicitud de explicaciones se hubiere producido fuera del mismo, o se hubiere recibido incompleta, o cuando no hubiere sido recibida.

Cuando la queja sea presentada directamente a la casa de cambio, ésta asumirá la responsabilidad de evacuarla en forma satisfactoria y de acuerdo con sus reglamentos internos. Sin embargo, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales se reserva el derecho de revisar la actuación de cualquier casa de cambio ante la cual se haya presentado una queja, y de constatar si la misma fue resuelta en cumplimiento de las normas que regulan su actividad y bajo la observancia de los principios de adecuada prestación del servicio y de información necesaria al usuario.

En caso de que la queja se formule verbalmente, la decisión podrá tomarse y comunicarse en la misma forma al interesado. Si el funcionario de la división de casas de cambio encargado de atender la petición lo juzga pertinente, podrá exigir su presentación por escrito.

Cuando la queja no corresponda a los asuntos de competencia de la subdirección de control cambiario, será remitida a la dependencia o entidad competente.

2. Actuaciones iniciadas de oficio por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

2.1. Visitas de inspección

2.1.1. Identificación de los funcionarios asignados a la visita. Como medio de identificación para desarrollar las funciones de inspección y vigilancia, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales expedirá un oficio comisorio a algunos de sus funcionarios suscrito por el jefe de división de casas de cambio o por el subdirector de control cambiario.

En consecuencia, para iniciar cualquier visita o trabajo oficial que requiera la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales dentro del marco de sus atribuciones legales, el funcionario comisionado deberá necesariamente identificarse con el oficio citado.

2.1.2. Término de duración de la visita. La duración de una visita será máximo hasta por un mes calendario prorrogable una sola vez hasta por el mismo término.

2.1.3. Suministro de información a las comisiones de visita. La actividad que adelanta la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales mediante la realización de visitas de inspección a las casas de cambio , tiene como uno de sus instrumentos el requerimiento de información que les formulen las comisiones de visita a las mismas o a las revisorías fiscales que están siendo visitadas.

A efectos de cumplir a cabalidad los objetivos propuestos con la visita, se imparten las siguientes instrucciones:

a) Los documentos e información que requieran las comisiones de visita designadas por el jefe de división de casas de cambio, serán requeridos por escrito al representante legal de la casa de cambio o al funcionario que el mismo designe al efecto, o al revisor fiscal principal. Tal solicitud será suscrita por el coordinador de la comisión de visita, y en la misma se señalará el término para atender el requerimiento correspondiente.

b) La información y documentación que allegue la casa de cambio a la comisión de visita, deberá acompañarse de la relación de los documentos que se adjuntan, y deberá ser suscrita por el representante legal de la casa de cambio o por el funcionario que éste haya designado al efecto, y por el revisor fiscal principal en su caso, o su suplente en caso de falta temporal o absoluta del primero.

En todo caso, cuando se trate de visitas que se realicen a la revisoría fiscal de las casas de cambio, tal funcionario dentro de los dos días siguientes a la instalación de la visita deberá poner a disposición de la misma la totalidad de los papeles de trabajo que soporten y evidencien la labor adelantada hasta tal fecha. Bajo este entendido, una vez entregados los papeles de trabajo referidos no podrá adicionarse la documentación aportada, salvo que se trate de documentos de trabajo que evidencien labores adelantadas con posterioridad a la fecha de instalación de la visita.

c) La información y documentación que sea allegada a la comisión de visita en virtud de los requerimientos que ésta formule, comprometerá institucionalmente a la casa de cambio que la suministre, y personalmente al revisor fiscal de la casa de cambio cuando sea tal órgano de control quien la aporte, se entenderán auténticas, y para los efectos legales del caso tendrán el carácter probatorio suficiente para la adopción de las decisiones administrativas que resulten pertinentes.

La documentación e informaciones referidas podrán ser corregidas por una sola vez, dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha en que la información o documentación correspondientes hayan sido debidamente entregadas a la comisión de visita, excepto en los eventos previstos para las visitas a las revisorías fiscales, caso en el cual se seguirá lo previsto en el inciso final del literal precedente.

Sin perjuicio de lo anterior, las comisiones de visita podrán solicitar la ampliación de la información allegada, o nueva documentación adicional a la que anteriormente se haya solicitado, a través del procedimiento indicado en el literal precedente.

d) Acta de cierre. A la finalización de toda visita se elaborará un acta de cierre de la diligencia en la cual se dejará constancia de los documentos solicitados y allegados, de la información revisada, de los hechos evidenciados, de la documentación recopilada como soporte y de cualquier circunstancia presentada durante la realización de la visita.

El acta será suscrita por el representante legal de la casa de cambio, su revisor fiscal y el coordinador de la visita.

2.2. Procedimiento sancionatorio. Para efectos de la imposición de las sanciones a que haya lugar a las casas de cambio se seguirá el procedimiento administrativo previsto en los artículos 4º y siguientes del Decreto 1092 del 21 de junio de 1996.

2.3. Correspondencia. La correspondencia oficial de las casas de cambio debe ser dirigida a la subdirección de control cambiario por conducto de los representantes legales, apoderados, revisor fiscal u oficial de cumplimiento, de acuerdo con el ámbito de sus funciones, cuyas calidades aparezcan anotadas en los registros oficiales de la división casas de cambio.

En los demás casos, las actuaciones que se adelanten ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrán ser adelantadas directamente por el interesado —tratándose de personas naturales—, por intermedio de sus representantes legales —tratándose de personas jurídicas—, o mediante apoderado.

Cuando se impulse una actuación por intermedio de apoderado, éstos deberán ser abogados inscritos (D. 196/71, art. 35), y en los poderes respectivos deberá manifestarse bajo la gravedad del juramento que no se encuentra dentro de las causales de incompatibilidad que consagra la ley, especialmente las contenidas en los artículos 9º y 28 de los decretos 2400 y 3130 de 1968 respectivamente (D. 116/73, art. 2º).

Los poderes deberán presentarse personalmente en la subdirección de control cambiario, o en la forma dispuesta en el inciso primero del artículo 84 del Código de Procedimiento Civil.

2.4. Sanciones. Las infracciones en que incurran las casas de cambio que no ameriten la cancelación de la autorización darán lugar a la aplicación, en lo pertinente, de las sanciones previstas en el artículo 3º del Decreto-Ley 1092 de 1996 modificado por el Decreto 1074 de 1999, particularmente a la contenida en el literal aa) del mismo.

2.5. Solicitud de prórrogas. Cuando se trate de solicitar prórrogas para contestar los requerimientos formulados por la subdirección de control cambiario, es necesario tener en cuenta lo siguiente:

2.5.1. Presentarse la debida solicitud, por escrito, con anterioridad al vencimiento del plazo fijado inicialmente para dar contestación al oficio.

2.5.2. Deben fundamentarse plenamente los hechos o motivos que las justifiquen, exponiéndolos en forma correcta y objetiva.

2.5.3. Debe indicarse claramente el tiempo solicitado, el cual en ningún caso puede ser superior a 20 días hábiles. La prórroga se concederá por una sola vez.

CAPÍTULO DÉCIMO SEGUNDO

Estados financieros

1. Estados financieros intermedios

1.1. Períodos de presentación. Las casas de cambio deberán enviar vía disquete y vía papel trimestralmente el balance general y el estado de resultados, dentro de los quince (15) primeros días calendario del mes inmediatamente siguiente en el caso de las casas de cambio especiales y dentro de los veinte (20) primeros días calendario en el caso de las plenas y cambistas, del mes inmediatamente siguiente a los cortes efectuados a 31 de marzo, 30 de junio y 30 de septiembre, según la codificación que se establece en el plan único de cuentas para casas de cambio que se establece en el numeral 3º del presente capítulo y en los formatos estándares de presentación establecidos.

1.2. Información vía disquete. La información a que se hace referencia, deberá reportarse vía disquete en Microsoft Excel 97 o en archivo plano.

1.3. Tasa de cambio aplicable para reexpresión de cifras en moneda extranjera. Al cierre de cada mes, las cifras correspondientes a operaciones denominadas en moneda extranjera que, de conformidad con las disposiciones legales vigentes, deban ser reexpresadas con base en la tasa representativa del mercado se reexpresará a la tasa representativa del mercado del último día del mes.

2. Estados financieros de fin de ejercicio

2.1. Períodos de presentación. Las casas de cambio enviaran vía papel y disquete los estados financieros de fin de ejercicio, a más tardar el día veinte del mes siguiente a la fecha del corte respectivo.

2.2. Anexos y reportes. Los anexos, reportes e información se remitirán junto con los estados financieros de fin de ejercicio.

2.2.1. Estados financieros básicos. Las casas de cambio deberán remitir los siguientes estados financieros, debidamente comparados con el período inmediatamente anterior:

— Balance general.

— Estados de resultados.

— Estado de cambios en el patrimonio.

— Estado de flujos de efectivo.

— Estado de cambios en la situación financiera.

2.2.2. Notas a los estados financieros. Con los estados financieros básicos es necesaria la presentación —comparativa con el año inmediatamente anterior— de las notas a los estados financieros, como parte integrante de los mismos, debidamente identificadas, tituladas y referenciadas, siguiendo una secuencia lógica, guardando el mismo orden de los rubros de los estados financieros, teniendo en cuenta su importancia relativa o material e incluyendo como mínimo (a menos que se encuentre adecuadamente revelada en los estados financieros) la siguiente información:

a) Entidad reportante. Indicar el nombre o razón social; resumen del objeto social; naturaleza jurídica de la casa de cambio, fecha de constitución, escritura pública, número y notaría, reformas estatutarias, si las hay, vigencia o término de duración de la casa de cambio; número de resolución, domicilio principal, número y ubicación de agencias y sucursales con que opera.

b) Principales políticas y prácticas contables. Revelar las principales políticas y prácticas que debe observar la casa de cambio, en consideración a su importancia e incidencia sobre la información financiera y en función de normas especiales, tales como ajustes integrales por inflación, tasas de cambio, índices de ajuste, cambios contables ocurridos (naturaleza, justificación y efecto sobre la información contable) y métodos y políticas para la contabilización de las principales clases de activos y pasivos, políticas de causación, de realización, de valuación, de valorización y de asignación de costos y gastos, entre otras, así como los demás principios que sobre la materia señala el artículo 115 del Decreto 2649 de 1993, en cuanto apliquen a cada tipo de Casa de Cambio.

Tratándose de revelaciones en notas a los estados financieros, se deberán desagregar e indicar de manera específica la cuantía y los conceptos que conforman cada una de las partidas, así como aquellos conceptos registrados en el Plan Único de Cuentas y que correspondan a los códigos, cuya denominación sea “varios”, “diversos” u “otros” cuando éstos equivalgan al tres por ciento (3%) o más del activo o pasivo total, según corresponda.

c) Disponible. Revelar el monto de los fondos, cuyo retiro y uso estén sujetos a restricciones o gravámenes y la clase de restricción existente (vr. gr., embargos, pignoraciones, etc.), si no existen tales restricciones, así deberá indicarse.

En lo que se refiere a las conciliaciones bancarias deberá indicarse si existen partidas con más de 30 días pendientes de regularizar, cuantificando su efecto sobre los estados financieros.

Adicionalmente, se deben detallar los saldos en moneda legal y extranjera.

d) Cuentas por cobrar y provisiones. El valor de las provisiones por concepto de capital, rendimientos, corrección monetaria, si hay lugar a ella, y otros conceptos;

e) Propiedades, equipo y depreciaciones. Se revelarán la clase de activos, las políticas generales para reparaciones, mantenimiento, adiciones o mejoras; los amparos para protección de activos (seguros); las restricciones que sobre ellos pesen (gravámenes, hipotecas, pignoraciones); indicando la clase de restricción y el monto afectado; el método de depreciación utilizado, la vida útil, el ajuste por inflación y las provisiones constituidas.

f) Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos. Revelar la naturaleza de los componentes de estos conceptos, indicando las razones fundamentales para darles el tratamiento de activos diferidos, los plazos de amortización y los criterios para fijarlos. Respecto de cada concepto deberá revelarse el saldo inicial, los cargos y las amortizaciones del período contable y el saldo final, desagregando lo correspondiente al ajuste por inflación;

g) Créditos en bancos y otras obligaciones financieras. Respecto de este pasivo deberá revelarse, de manera resumida, el monto del capital, intereses y demás conceptos causados y garantías otorgadas, desagregando la información por rango de vencimiento y emisor (corto plazo: menos de un año, mediano plazo: entre 1 y 3 años y largo plazo: más de 3 años);

h) Obligaciones laborales consolidadas y pensiones de jubilación. Deberá indicarse la naturaleza y la cuantía de los conceptos que las conforman. Respecto de las pensiones de jubilación será menester dar a conocer el valor del cálculo actuarial, así como el método usado en su determinación, el número de personas cobijadas y el movimiento registrado durante los períodos contables en las cuentas respectivas. Así mismo, se deberá señalar el monto de las pensiones pagadas en el período.

i) Pasivos estimados, provisiones y contingencias probables. Revelar las circunstancias especiales para reportar saldos en este grupo al cierre del ejercicio, desagregados en los diferentes conceptos señalados en el Plan Único de Cuentas para las casas de cambio. Así mismo se indicarán los montos correspondientes a las contingencias de pérdidas probables, la naturaleza del proceso o litigio y definición jurídica de la situación.

j) Capital social. Revelar el número y valor de las acciones suscritas y pagadas o número de cuotas, según el caso, el número y valor de las que se hayan readquirido.

Así mismo, revelar de manera destacada el capital social generado por la capitalización de la cuenta de revalorización del patrimonio.

k) Reservas. Presentar por separado cada reserva describiendo su naturaleza y cuantía.

l) Cuentas contingentes. Se revelarán aquellas operaciones que representen por lo menos el 10% de la subcuenta a la cual pertenezcan indicando el concepto, valor y probabilidad de ocurrencia.

m) Ingresos, gastos y costos. Deberán revelarse las partidas extraordinarias, esto es, aquellas de cuantía material, de naturaleza diferente a las actividades normales del negocio, y de poca ocurrencia, como podrían ser las correcciones de errores de ejercicios anteriores, la utilidad (pérdida) en venta de propiedades y equipo, la utilidad (pérdida) en venta de activos improductivos en general.

Además se debe revelar la naturaleza y cuantía de las recuperaciones por bienes castigados, el reintegro de provisiones y otras recuperaciones.

Revelar los conceptos incluidos bajo la denominación de “diversos”, “otros” o “varios” tanto en ingresos como en gastos y costos, cuyo importe sea o exceda el cinco por ciento (5%) de los ingresos o gastos operacionales según corresponda.

n) Transacciones con partes relacionadas. Se deberán revelar los saldos activos y pasivos, así como los ingresos y gastos causados en cada período, con vinculados económicos, tales como accionistas, administradores del ente y miembros de la junta directiva. Respecto de los saldos de préstamos, depósitos y demás pasivos, se indicarán las condiciones de tales operaciones.

o) Conciliación entre rubros contables y fiscales. En una nota independiente deberán revelarse las conciliaciones entre el patrimonio fiscal y el patrimonio contable, entre la utilidad neta antes de impuestos y la renta gravable y entre las cuentas de corrección monetaria fiscal y contable. En todos los casos, deberá identificarse el concepto que da origen a la diferencia, su cuantía y sus efectos en los gastos por impuesto de renta y en los impuestos diferidos.

p) Otros aspectos de interés. Siempre que sea relevante, será menester incluir en las notas a los estados financieros, aquellos hechos económicos ocurridos con posterioridad a la fecha de corte que puedan afectar la situación financiera y las perspectivas del ente económico. De igual manera, se revelarán aquellos hechos ocurridos, antes o después de la fecha de corte, que pongan en duda la continuidad del ente económico.

2.2.3. Informes adicionales. Junto con los estados financieros básicos y las correspondientes notas a los estados financieros, se anexarán:

a) Cuentas con modificaciones especiales. Un estudio de las cuentas que hayan tenido modificaciones de importancia en relación con el balance anterior, con indicación de las circunstancias que dieron origen a dichas modificaciones.

b) Informe de la junta directiva y del representante legal. Dicho informe deberá incluir adicionalmente un pronunciamiento respecto del cumplimiento por parte de la administración a lo señalado en el artículo 57 del Decreto 2649 de 1993.

Cabe señalar que este informe puede ser presentado de manera conjunta por la junta directiva y el representante legal.

c) Dictamen del revisor fiscal. Sobre el particular, el revisor fiscal en su dictamen deberá tener en cuenta lo señalado en el pronunciamiento 7 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública y el término señalado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

d) Procesos judiciales en contra. Deberá enviarse una desagregación de los procesos indicando el valor de las pretensiones, el estado actual en el que se encuentran, el valor de las provisiones, si se han constituido, así como también el concepto reciente del abogado externo o del departamento jurídico sobre el estado de la contingencia.

e) Erogaciones a directivos, miembros de junta directiva, asesores y gestores. Por cada directivo, miembro de junta directiva, asesor y gestor se indicará el total pagado por concepto de salarios, honorarios, viáticos, gastos de representación, bonificaciones, prestaciones en dinero y en especie, erogaciones por concepto de transporte y cualquier otra clase de remuneración que hubiere percibido cada uno de ellos.

2.2.4 Acta de la asamblea general de accionistas. El representante legal dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la reunión de la asamblea o junta de socios en que se aprueben estados financieros de fin de ejercicio y el revisor fiscal dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la citada reunión, deben enviar copia del acta correspondiente, de las convocatorias efectuadas a la misma, las cuales deberán sujetarse a lo previsto en la ley o en los estatutos, así como del proyecto de distribución de utilidades.

3. Plan de cuentas para casas de cambio

Para efectos de la presentación de estados financieros y con el fin de contar con normas contables, uniformes y técnicas las casas de cambio deberán aplicar el Plan Único de Cuentas para comerciantes establecido mediante Decreto 2650 de 1993 y sus modificaciones posteriores. Así mismo, las casas de cambio deberán enviar dentro de los dos (2) meses siguientes a la vigencia de la presente resolución, los estados financieros finales e iniciales de homologación indicando el código de la clase, grupo, cuenta y subcuenta hasta ahora utilizadas y el nuevo código que según las dinámicas le corresponde o se asimila para el registro de las operaciones en el nuevo Plan Único de Cuentas.

CAPÍTULO DÉCIMO TERCERO

Disposiciones de carácter tributario

1. Liquidación del impuesto al valor agregado en operaciones cambiarias

La liquidación del impuesto al valor agregado IVA sobre operaciones cambiarias realizadas por las casas de cambio se determinará de conformidad con lo establecido en el artículo 486-1 del Estatuto Tributario y demás normas que lo reglamenten, amplíen o modifiquen, tomando la diferencia entre la tasa de venta de las divisas a la fecha de la operación y la tasa promedio ponderada de compra de la respectiva casa de cambio del mismo día, multiplicada por la tarifa del impuesto y por la cantidad de divisas enajenadas.

2. Liquidación de retención en la fuente por concepto de ingresos provenientes del exterior en moneda extranjera.

Los ingresos en moneda extranjera provenientes del exterior, constitutivos de renta o ganancia ocasional que perciban los contribuyentes, están sujetos a la retención en la fuente independientemente de la naturaleza de los beneficiarios de dichos ingresos de conformidad con lo establecido en el artículo 366-1 del Estatuto Tributario y el Decreto 858 de 1998 y demás normas que los modifiquen, reglamenten, adicionen o reemplacen.

CAPÍTULO DÉCIMO CUARTO

Disposiciones finales

1. Trámites iniciados ante la Superintendencia Bancaria. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá en todo caso evaluar la documentación allegada a la Superintendencia Bancaria respecto de los trámites iniciados y no concluidos ante dicho organismo con ocasión del traslado de las facultades de control y vigilancia a esta entidad. En consecuencia, podrá solicitar la información que considere necesaria para el adecuado cumplimiento de sus funciones.

2. Requerimientos de información adicional y aclaraciones. En los casos en que la subdirección de control cambiario o la división casas de cambio hayan efectuado requerimiento, aclaración o suministro de información adicional en relación con peticiones, solicitudes o trámites que se adelanten ante ese despacho y no se dé respuesta dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de la solicitud o requerimiento o se suministre de manera incompleta la información solicitada, se aplicará lo previsto en el artículo 13 del Código Contencioso Administrativo, procediéndose al archivo de la actuación.

3. Implementación de los formatos de suministro de información. Los formatos de suministro de información establecidos en la presente resolución serán de obligatorio cumplimiento para las casas de cambio a partir del primero 1º de marzo del año 2000. En todo caso, los formatos sólo serán obligatorios dos meses después de entrar en vigencia la presente resolución.

4. Actualización de requerimientos informáticos. Las casas de cambio autorizadas deberán actualizar su plataforma informática a los requerimientos de hardware y software aplicativo mínimo establecidos en esta resolución, para lo cual deberán obtener a más tardar el 30 de junio del año 2000 el concepto técnico favorable de la oficina de servicio de información de la DIAN. Si no obtienen el concepto técnico señalado dentro del término aquí establecido deberán cesar inmediatamente sus operaciones hasta tanto sea obtenido.

5. Posesión ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Dentro de los seis (6) meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente resolución, los representantes legales, administradores, directivos, revisores fiscales, oficiales de cumplimiento principales y suplentes y factores de establecimiento de comercio de las casas de cambio actualmente autorizadas, deberán obtener la autorización de posesión ante la división casas de cambio mediante la resolución respectiva para lo cual deberán enviar el listado de las personas que desempeñan estos cargos en su calidad de principales y suplentes y sus respectivas hojas de vida, atendiendo el procedimiento contenido en el capítulo octavo de esta resolución.

6. Obligatoriedad de atender los requerimientos de información. Las casas de cambio autorizadas deberán suministrar la información completa solicitada mediante requerimiento por la subdirección de control cambiario o por la división casas de cambio dentro del mes siguiente a la fecha del respectivo requerimiento de información. El incumplimiento a esta obligación será sancionado en cada oportunidad con una multa de diez (10) salarios mínimos legales mensuales, previa la aplicación del procedimiento contenido en el Decreto 1092 de 1996 o la norma que lo reemplace, adicione o complemente.

ART. 2º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de su fecha de publicación.

Publíquese y cúmplase

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., a 29 de diciembre de 1999.

NOTA: Los formatos anexos a la presente resolución (formato F.01-Registro hoja de vida, formato F.02-Lista de chequeo, Informe compra de divisas, Informe venta de divisas, Informe de giros recibidos, Informe de giros enviados, Movimientos contables, Reporte de transacciones en efectivo, formato F.09-Reporte de operaciones sospechosas a la unidad de información y análisis financiero del Ministerio de Hacienda), pueden ser consultados en las oficinas de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.