RESOLUCIÓN 41 DE 2007 

(Noviembre 26)

“Por medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos de la Procuraduría General de la Nación”.

El Viceprocurador General de la Nación,

en ejercicio de sus atribuciones legales, en especial las consagradas en el numeral 17 del artículo 17 del Decreto 262 de 2000 y la Resolución 420 del 21 de noviembre de 2000, mediante la cual el Procurador General de la Nación, delegó las funciones previstas en el numeral 41 del artículo 7º del Decreto 262 de 2000, relativas a la expedición de los manuales de la entidad y su mejoramiento continuo, y

CONSIDERANDO:

Que mediante resoluciones 041 de 2 de marzo de 2001, 0197 del 25 de julio de 2003, 144 de mayo de 2004 y 022 de 2007, se adoptaron los procedimientos aplicables a la gestión de las diferentes dependencias de la Procuraduría General de la Nación;

Que en el marco del mejoramiento continuo se hace necesario revisar los procedimientos existentes, para lo cual el señor Procurador General de la Nación expidió la Circular 057 de 2005, ordenando a todas las dependencias a verificar los procedimientos existentes, buscando su optimización;

Que mediante Resolución 037 del 10 de octubre de 2007 se adoptó el mapa de procesos de le entidad y se estableció la caracterización de los mismos, formulando una nueva estructura que exige adecuar los procedimientos existentes con el fin de implementar el sistema de gestión de la calidad, adoptado a través de la Resolución 107 de 2005;

Que a través de la Resolución 039 de 2007, se aprobaron los procedimientos obligatorios del sistema de gestión de la calidad, derogándose la Resolución 176 de 2000;

Que se considera pertinente unificar en un solo acto administrativo los procedimientos debidamente clasificados, de acuerdo con la estructura adoptada en el mapa de procesos de la entidad, revisados, corregidos y mejorados, así como los que han surgido como nuevos en cada dependencia, a fin de facilitar su difusión y consulta;

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Adoptar el manual de procedimientos para la Procuraduría General de la Nación, que se anexa a la presente resolución y forma parte integral de la misma y que se integrará bajo el libro “Manual de procedimientos”, al manual de operaciones de la entidad.

ART. 2º—Contenido del manual. El manual que se adopta en el presente acto administrativo tiene la siguiente estructura y contenido:

Macroproceso estratégico 
Proceso de planeación estratégica 
PRO-PE-00-001Formulación y elaboración del plan estratégico
PRO-PE-00-002Elaboración del plan de desarrollo del instituto
PRO-PE-00-003Plan de desarrollo informático
PRO-PE-00-004Elaboración y actualización de los manuales de funciones y requisitos específicos y de procedimientos administrativos
PRO-PE-00-005Análisis y determinación de cargas de trabajo
Proceso de planeación presupuestal 
PRO-PP-00-001Formulación, elaboración y presentación del anteproyecto
PRO-PP-00-002Modificación al proyecto de presupuesto
PRO-PP-00-003Distribución del presupuesto de gastos generales
PRO-PP-00-004Traslados presupuestales de funcionamiento e inversión
PRO-PP-00-005Elaboración, clasificación y modificación del programa anual caja, PAC
PRO-PP-00-006Evaluación y seguimiento a la ejecución presupuestal
PRO-PP-00-007Inscripción inicial o registro de proyectos ante BPIN
PRO-PP-00-008Elaboración de cuentas e informe, para la evaluación de la Contraloría General de la República
Macroproceso misional 
Proceso preventivo 
Subproceso control de gestión 
PRO-PR-CG-001Control de gestión de otras dependencias de la Procuraduría General de la Nación
PRO-PR-CG-002Control de gestión de las entidades que forman el sistema nacional de reforma agraria
PRO-PR-CG-003Control de gestión de entidades públicas ambientales
PRO-PR-CG-004Desarrollo de programas de control y prevención
PRO-PR-CG-005Recibir y remitir a las autoridades competentes las denuncias
PRO-PR-CG-006Atención al usuario
PRO-PR-CG-007Atención en secretaría
PRO-PR-CG-008Recepción y trámite de solicitudes
PRO-PR-CG-009Llevar un registro actualizado de las sentencias
PRO-PR-CG-0010Programa de seguimiento, acompañamiento y asesorías para el control de la gestión pública en materia de descentralización
PRO-PR-CG-0011Vigilancia sobre procesos disciplinarios en trámite en las oficinas de control interno de las entidades públicas
Subproceso prevención 
PRO-PR-PV-001Vigilancia preventiva de actuaciones administrativas
PRO-PR-PV-002Proyectar para la firma de los procuradores auxiliares (constitucional-disciplinario) los conceptos sobre las consultas elevadas por los funcionarios de la entidad, los personeros y las oficinas de control interno disciplinario
PRO-PR-PV-003Función preventiva frente a las entidades públicas ambientales, agrarias y frente a las entidades encargadas de la eficiente prestación de los servicios públicos domiciliarios. Determinación de proyectos prioritarios
PRO-PR-PV-004Velar por el cumplimiento de las disposiciones
PRO-PR-PV-005Trámite de quejas y reclamos de la población desplazada. Aplicación de la herramienta técnica y sistemática. Visitas y seguimientos. Toma de declaraciones
PRO-PR-PV-006Seguimiento preventivo de los casos que se encuentran ante instancias internacionales
PRO-PR-PV-007Ejercicio de acciones populares, de tutela y cumplimiento
PRO-PR-PV-008Proyectar para el procurador auxiliar para asuntos constitucionales los requerimientos a las distintas entidades que presuntamente no han atendido el derecho de petición y revisar los reglamentos internos del derecho de petición, quejas y reclamos de las entidades públicas
PRO-PR-PV-009Atención de quejas
PRO-PR-PV-0010Trámite de denuncias y quejas sobre posibles violaciones a los derechos humanos e infracciones al derecho internacional humanitario de los grupos étnicos
PRO-PR-PV-0011Ejercer vigilancia sobre los bienes y recursos de la Nación
PRO-PR-PV-0012Control preventivo de la gestión administrativa y contratación estatal
PRO-PR-PV-0013Vigilancia responsabilidad patrimonial
PRO-PR-PV-0014Trámite y seguimiento de los requerimientos, denuncias, quejas y reclamos que sean presentadas ante la PGN por parte de la población objeto de amenazas contra su vida, integridad y libertad
PRO-PR-PV-0015Trámite de denuncias, quejas y peticiones sobre los derechos de los grupos étnicos ante las autoridades judiciales, administrativas y policivas
Proceso de intervención 
Subproceso intervención judicial 
PRO-IN-JU-001Elaboración de documentos por encargo de Procurador General, tales como tutelas, actos administrativos, derechos de petición y conceptos
PRO-IN-JU-002Trámite de la petición o queja formulada para intervenir de manera preventiva o como Ministerio Público en lo laboral, cuando se considere necesario
PRO-IN-JU-003Estudiar y proyectar para la firma del Procurador General las solicitudes de revisión de tutelas ante la honorable Corte Constitucional. Preparar los proyectos de intervención judicial en las tutelas que se presenten contra el Procurador General, en los casos en que este haya delegado al procurador auxiliar
PRO-IN -JU-004Proyectar para el procurador general los conceptos que debe rendir ante la Corte Constitucional
PRO IN-JU- 005Intervención en procesos policivos
PRO-IN-JU-006Promoción e intervención en procesos judiciales en defensa de los derechos e intereses colectivos.
PRO-IN-JU-007Intervención judicial agraria
PRO-IN-JU-008Intervención judicial en materia ambiental
PRO-IN-JU-009Intervención en los procesos de arbitramento
PRO-IN-JU-010Intervención como Ministerio Público ante la jurisdicción civil
PRO-IN-JU-011Intervención de los procuradores judiciales en el trámite de los exhortos
PRO-IN-JU-012Intervención del procurador delegado para asuntos civiles ante la sala de casación civil y agraria de la Corte Suprema de Justicia
PRO-IN-JU-013Presentación de acciones de tutela, populares y de cumplimiento intervención en trámite especial de la tutela
PRO-IN-JU-014Intervención ante autoridades judiciales
PRO-IN-JU-015Presentación y sustentación de recursos de casación y revisión e intervención como Ministerio Público ante la sala de casación civil y agraria de la Corte Suprema de Justicia y tribunales superiores
PRO-IN-JU-016Intervención como Ministerio Público
PRO-IN-JU-017Participación diligencia unidad de policía judicial
PRO-IN-JU-018Gestión preventiva órdenes de captura
PRO-IN-JU-019Visita al proceso y evaluación
PRO-IN-JU-020Elaboración del concepto de casación
PRO-IN-JU-021Elaboración de respuesta al derecho de petición
PRO-IN-JU-022Intervenciones previas al concepto de extradición que emite la Sala Penal de la Corte Suprema de Justicia
PRO-IN-JU-023Concepto proceso contravencional
PRO-IN-JU-024Investigaciones contra jueces y fiscales
PRO-IN-JU-025Nulidad
PRO-IN-JU-026Notificaciones
PRO-IN-JU-027Casación
PRO-IN-JU-028Concepto de acuerdo con el Código Penal Militar
PRO-IN-JU-029Intervención judicial en procesos de única o segunda instancia que se tramitan ante la Sección Segunda del Consejo de Estado
PRO-IN-JU-030Intervención judicial en acciones colectivas
PRO-IN-JU-031Intervención judicial en recursos extraordinarios que se tramitan ante el contencioso administrativo
PRO-IN-JU-032Intervención judicial en procesos de pérdida de investidura de congresistas
PRO-IN-JU-033Investigación penal ante el Congreso
PRO-1t4-JJ- 034instancia congresistas
PRO-IN-JU-035instancia - etapa del juicio
PRO-IN-JU-036Acción de revisión
PRO-IN-JU-037Segunda instancia - Corte Suprema y fiscalía delegada
PRO-IN-JU-038Instancia -Corte Suprema y fiscalía delegada
PRO-IN-JU-039instancia - Fiscalía
PRO-IN-JU-040Beneficios por colaboración eficaz
PRO-IN-JU-041Conceptos jurídicos
Subproceso intervención administrativa 
PRO-IN-AD-001Investigación disciplinaria ante el Congreso
PRO-IN-AD-002Trámite antes las autoridades de peticiones para reclamar de gobiernos extranjeros la protección de derechos y garantías fundamentales
PRO-IN-AD-003Intervenir ante las autoridades públicas
Subproceso conciliación 
PRO-IN-CO-001Intervención en audiencias de conciliación
PRO-IN-CO-002Conciliación como requisito de procedibilidad
Proceso disciplinario 
Subproceso indagación preliminar 
PRO-DI-IP-001Evaluación queja
PRO-DI-IP-002Indagación preliminar Ley 734 de 2003
PRO-DI-IP-003Recaudo probatorio
PRO-DI-IP-004Impugnación auto de archivo
PRO-DI-IP-005Nulidades
PRO-DI-IP-006Notificaciones y recursos
PRO-DI-IP-007Impedimentos y recusaciones
PRO-DI-IP-008Conflicto de competencia
PRO-DI-IP-009Poder preferente y supervigilancia administrativa
PRO-DI-IP-010Comisiones
PRO-DI-IP-011Indagación preliminar y colaboración técnico-científica
PRO-DI-IP-012Análisis técnico en construcciones e interventorías
PRO-DI-IP-013Revisión proyecto de fallos
Subproceso investigación disciplinaria 
PRO-DI-ID-001Investigación disciplinaria Ley 734 de 2003
PRO-DI-ID-002Procedimiento verbal
PRO-DI-ID-003Procedimiento ante el Procurador General
PRO-DI-ID-004Descargos y/o pruebas a solicitud de parte
PRO-DI-ID-005FALLO - Ley 734 de 2003
PRO-DI-ID-006Acumulación
PRO-DI-ID-007Revocatoria directa
Subproceso investigación disciplinaria de segunda instancia 
PRO-DI-SG-001Apelación fallo primera instancia - Ley 734 de 2003
PRO-DI-SG-002Apelación auto que niega pruebas
PRO-DI-SG-003Consulta suspensión provisional
PRO-DI-SG-004Recurso de queja
Subproceso tomar medidas preventivas o decretar suspensión provisional 
PRO-DI-MP-001Medidas preventivas - Ley 734 de 2003
PRO-DI-MP-002Suspensión provisional - Ley 734 de 2003
PRO-DI-MP-003Testigo renuente
Subproceso sanción por quejas temerarias 
PRO-DI-SQ-001Quejoso temerario
Macroproceso de apoyo 
Proceso administración de bienes y servicios 
Subproceso gestión de almacén e inventarios 
PRO-GA-AI-001Salidas de almacén
PRO-GA-AI-002Baja de bienes por pérdida, hurto o robo
PRO-GA-AI-003Baja de bienes por caso fortuito o fuerza mayor
PRO-GA-AI-004Baja de bienes por exoneración de responsabilidad civil
PRO-GA-AI-005Baja de bienes servibles
PRO-GA-Al-006Baja de bienes inservibles o innecesarios en depósito
PRO-GA-AI-007Rendición de cuentas de almacén.
PRO-GA-AI-008Destrucción de muebles inservibles dados de baja
PRO-GA-AI-009Donación de bienes muebles innecesarios dados de baja
PRO-GA-AI-010Egreso de bienes con base en el plan de compras
PRO-GA-AI-011Egreso con requerimiento eventual
PRO-GA-AI-012Egreso por traspaso de bienes otras entidades
PRO-GA-AI-013Entrega y recibo normal de almacén
PRO-GA-AI-014Entrega y recibo de bienes devolutivos y de consumo, cuando el funcionario abandona el cargo o dilata la entrega
PRO-GA-AI-015Remesas de bienes
PRO-GA-AI-016Inventario general de elementos devolutivos en servicio
PRO-GA-AI-017Inventario individual de elementos devolutivos en servicio
PRO-GA-AI-018Ajuste a los registros
PRO-GA-AI-019Ingreso por compras
PRO-GA-AI-020Ingreso por caja menor
PRO-GA-AI-021Ingreso por donaciones recibidas
PRO-GA-AI-022Ingreso por elementos sobrantes
PRO-GA-AI-023Ingreso por traspaso de bienes de otras entidades
PRO-GA-AI-024Ingreso por reintegro o devolución
PRO-GA-AI-025Ingreso por reposición
PRO-GA-AI-026Ingreso por recuperación
PRO-GA-AI-027Ingreso por permuta
Subproceso gestión inmobiliaria 
PRO-GA-IN-001Conceptos técnicos sobre inmuebles
PRO-GA-IN-002Mantenimiento de inmuebles
Subproceso administración de vehículos 
PRO-GA-AV-001Tramitación de horas extras a conductores
PRO-GA-AV-002Tramitación y reconocimiento de parqueaderos
PRO-GA-AV-003Ejecución de trabajo según cotización
PRO-GA-AV-004Consecución y aprobación de cotizaciones
Subproceso logística 
PRO-GA-LO-001Consumo de fotocopias
PRO-GA-LO-002Pago de servicios públicos
PRO-GA-LO-003Liquidación consumo de fotocopias mensuales
PRO-GA-LO-004Diagnóstico y corrección de fallas en los equipos de aseo y cafetería
PRO-GA-LO-005Entrega de elementos de cafetería e instalación de los mismos
PRO-GA-LO-006Abastecimiento de cafeterías y asignación de las mismas
PRO-GA-LO-007Autorizaciones de salida de materiales y herramientas
PRO-GA-LO-008Mantenimiento a máquinas de escribir y fotocopiadoras
PRO-GA-LO-009Pago de impuestos
Proceso gestión de contratación 
Subproceso planeación de la contratación 
PRO-GC-PL-001Etapa de planeación
PRO-GC-PL-002Estudios para arrendamiento y/o comodatos
Subproceso selección y adjudicación 
PRO-GC-SA-001Contratación directa cuando no existe pluralidad de oferentes
PRO-GC-SA-002Contratación sin formalidades plenas
PRO-GC-SA-003Urgencia manifiesta
PRO-GC-SA-004Desarrollo proceso de selección - Contratación directa con convocatoria pública
PRO-GC-SA-005Desarrollo proceso de selección licitación pública o concurso de méritos
PRO-GC-SA-006Elaboración de cuadros comparativos y conceptos técnicos
PRO-GC-SA-008Estudio de soluciones en el mercado
PRO-GC-SA-009Estudios para contratación del desarrollo de sistemas de información
PRO-GC-SA-010Términos de referencia y adjudicación de contrato de investigación IEMP
PRO-GC-SA-011Selección de contratista IEMP
PRO-GC-SA-012Celebración de contrato con formalidades plenas IEMP
Subproceso ejecución y evaluación 
PRO-GC-EE-001Ejecución del contrato (PGN)
PRO-GC-EE-002Venta mediante contratación directa
PRO-GC-EE-003Venta mediante pública subasta
PRO-GC-EE-004Interventoría en contratos informáticos
PRO-GC-EE-005Interventorías de contratos de mantenimiento y remodelación de inmuebles
PRO-GC-EE-006Desarrollo del contrato (IEMP)
Proceso gestión de tecnologías de información 
Subproceso administración infraestructura tecnológica 
PRO-GT-AI-003Conectividad a la red
PRO-GH-BI-004Organización olimpiadas lúdico-deportivas a nivel nacional
PRO-GH-BI-005Selección de instructores para las actividades artísticas y deportivas
PRO-GH-BI-006Coordinación y desarrollo de actividades deportivas
PRO-GH-BI-007Programas de prevención, educación y promoción
PRO-GH-BI-008Coordinación programa preparación a la jubilación
PRO-GH-BI-009Estudio y diagnóstico de la situación a nivel nacional de la oficina de bienestar
PRO-GH-BI-010Estudio comparativo y diagnóstico de los servicios prestados por las cajas de compensación a nivel nacional
PRO-GH-BI-011Asesoría psicosocial al funcionario y su familia
PRO-GH-BI-012Programas de vigilancia epidemiológica
PRO-GH-BI-013Diseño, ejecución y evaluación a programas de capacitación en higiene, seguridad industrial, medicina preventiva y del trabajo
PRO-GH-BI-014Exámenes médicos ocupacionales
PRO-GH-BI-015Estudios de ausentismo laboral por accidentes de trabajo y enfermedad profesional y enfermedad común
PRO-GH-BI-016Diseño de panoramas de factores de riesgo
PRO-GH-BI-017Inspecciones periódicas de higiene y seguridad industrial
PRO-GH-BI-018Dotación de elementos de protección personal
PRO-GH-BI-019Registro e investigación de accidentes de trabajo
PRO-GH-BI-020Conformación y funcionamiento de brigadas de emergencia
PRO-GH-BI-021Conformación comités paritarios de salud ocupacional
PRO-GH-BI-022Mantenimiento y recarga de extintores
Subproceso capacitación 
PRO-GH-CA-001Desarrollo de un evento de formación.
PRO-GH-CA-002Elaboración del plan indicativo de la división de capacitación
PRO-GH-CA-003Identificación de necesidades y programación de investigaciones
PRO-GH-CA-004Formación de investigadores
PRO-GH-CA-005Desarrollo de investigaciones
PRO-GH-CA-006Socialización de investigaciones
PRO-GH-CA-007Elaboración, distribución y venta de publicaciones
Subproceso compensación 
PRO-GH-CO-001Licencia ordinaria no remunerada
PRO-GH-CO-002Licencia no remunerada para adelantar estudios
PRO-GH-CO-003Licencia remunerada para eventos
PRO-GH-CO-004Reconocimiento de cesantías de fallecidos a través del Fondo Nacional de Ahorro
PRO-GH-CO-005Reconocimiento de cesantías definitivas Fondo Nacional de Ahorro
PRO-GH-CO-006Reconocimiento y pago de cesantías definitivas fondos privados
PRO-GH-CO-007Reconocimiento y pago de cesantías
PRO-GH-CO-008Reporte mensual de cesantías al Fondo Nacional
PRO-GH-CO-009Reporte anual consolidado de cesantías Fondo Nacional de Ahorro
PRO-GH-CO-010Reporte anual de cesantías fondos privados
PRO-GH-CO-011Retiro parcial de cesantías de Fondo Nacional de Ahorro
PRO-GH-CO-012Autorización retiro parcial de cesantías de fondas privados
PRO-GH-CO-013Auxilio funerario
PRO-GH-CO-014Retiro por invalidez
PRO-GH-CO-015Seguro de vida
PRO-GH-CO-016Registro novedades de personal
PRO-GH-CO-017Liquidación de reintegro a funcionarios
Subproceso evaluación del talento humano 
PRO-GH-CS-001Control y seguimiento a calificación anual de los servidores de carrera de la PGN
Subproceso selección de empleados de carrera 
PRO-GH-SC-001Convocatoria
PRO-GH-SC-002Reclutamiento
PRO-GH-SC-003Diseño de pruebas
PRO-GH-SC-004Pruebas escritas
PRO-GH-SC-005Pruebas
PRO-GH-SC-006Análisis de antecedentes
PRO-GH-SC-007Lista de elegibles
PRO-GH-SC-008Nombramiento
PRO-GH-SC-009Calificación y periodo de prueba
PRO-GH-SC-009Insubsistencia
PRO-GH-SC-009Planeación
Subproceso situaciones administrativas 
PRO-GH-SA-001Comisión especial.
PRO-GH-SA-002Comisión de estudios en exterior.
PRO-GH-SA-003Permiso de lactancia, para los niveles profesional, técnico, administrativo y operativo.
PRO-GH-SA-004Retiro por vacancia del empleo por abandono del cargo.
PRO-GH-SA-005Vacancia del empleo por muerte.
PRO-GH-SA-006Retiro forzoso del servicio al cumplir 65 años de edad.
PRO-GH-SA-007Retiro del servicio por el Estatus de Pensionado. (55 años los hombres y 50 las mujeres).
PRO-GH-SA-008Insubsistencia por inhabilidad o incompatibilidad anterior o sobreviviente a la posesión.
PRO-GH-SA-009Retiro por invalidez absoluta.
PRO-GH-SA-010Afiliación de beneficiarios a EPS (Cajanal ISS).
PRO-GH-SA-011Afiliación a caja de compensación para prestación de servicios y subsidio familiar.
Proceso gestión documental 
Subproceso creación o ingreso de documentos a la entidad 
PRO-GD-CD-001Recepción de documentos a la entidad.
PRO-GD-CD-002Clasificación y registro documental para reparto.
PRO-GD-CD-003Recepción de documentos en las dependencias.
PRO-GD-CD-004Ingreso documental por reposición o compensación.
PRO-GD-CD-005Registro de la devolución de documentos al archivo.
PRO-GD-CD-006Radicación y reparto de quejas.
Subproceso disposición final 
PRO-GD-DF-001Elaboración propuesta actualización de tabla retención documental por las dependencias.
PRO-GD-DF-002Actualización de la tabla de retención documental.
PRO-GD-DF-003Transferencia documental al archivo central.
PRO-GD-DF-004Eliminación documental en dependencias.
PRO-GD-DF-005Conservación documental en archivo.
PRO-GD-DF-006Ingreso documental al archivo.
PRO-GD-DF-007Generación de listados de documentos en archivo.
PRO-GD-DF-008Apertura unidades de conservación.
PRO-GD-DF-009Ordenación documental en archivo.
PRO-GD-DF-010Selección documental en archivo.
PRO-GD-DF-011Consultas y préstamo de documentos en archivo.
PRO-GD-DF-012Eliminación documental en archivo.
PRO-GD-DF-013Clasificación y registro documental en archivo.
Subproceso manejo documental en dependencias 
PRO-GD-MD-001Trámite correspondencia recibida y enviada.
PRO-GD-MD-002Trámite de correspondencia en secretaría general.
PRO-GD-MD-003Trámite de correspondencia en las Coordinaciones.
PRO-GD-MD-004Sustanciación de quejas.
PRO-GD-MD-005Reparto y descargue de quejas.
PRO-GD-MD-006Envío de las quejas.
PRO-GD-MD-007Reparto de expedientes.
PRO-GD-MD-008Distribución de documentos a las dependencias.
PRO-GD-MD-009Trámite de expediente asumido por el poder preferente (Resolución… de 2002).
PRO-GD-MD-010Administración de la información del sistema GEDIS.
PRO-GD-MD-011Almacenamiento de documentos en dependencias.
PRO-GD-MD-012Registro de las sanciones.
PRO-GD-MD-013Envío de correspondencia.
PRO-GD-MD-014Cumplimiento de la sanción.
PRO-GD-MD-015Cancelación de la sanción.
PRO-GD-MD-016Certificación.
PRO-GD-MD-017Expedición certificado antecedentes disciplinarios, CAP.
PRO-GD-MD-018Expedición de certificados de antecedentes disciplinarios - Coordinaciones.
PRO-GD-MD-019Corrección de antecedentes disciplinarios.
PRO-GD-MD-020Anulación de certificados de antecedentes disciplinarios.
PRO-GF-EJ-005Contabilización de ajustes parciales por inflación, depreciación, amortización y provisión.
PRO-GF-EJ-006Registro contable de los informes enviados por las coordinaciones administrativas de las procuradurías regionales.
Subproceso ejecución presupuestal 
PRO-GF-EJ-001Asignación de cuotas de apropiación a nivel central y de gastos generales … procuradurías regionales.
PRO-GF-EJ-002Expedición certificado de disponibilidad presupuestal de gastos, CDP.
PRO-GF-EJ-003Elaboración de informes presupuestales y de tesorería.
Subproceso trámites financiera instituto 
PRO-GF-TI-001Cuentas por cobrar - instituto.
PRO-GF-TI-002Provisión de cartera - instituto.
PRO-GF-TI-003Recuperación de cartera - instituto.
PRO-GF-TI-004Cuentas por pagar - instituto.
PRO-GF-TI-005Registro contable de ingresos - instituto.
PRO-GF-TI-006Contabilidad - instituto.
PRO-GF-TI-007Expedición certificado de disponibilidad - instituto.
PRO-GF-TI-008Elaboración de cheques y pagos - instituto.
PRO-GF-TI-009Elaboración recibo de caja - instituto.
PRO-GF-TI-010Operaciones recíprocas - instituto.
Subproceso trámites de tesorería 
PRO-GF-TT-001Asignación y gasto de caja menor.
PRO-GF-TT-002Recepción de facturas y elaboración de cuenta.
PRO-GF-TT-003Certificados por pagos retenciones por ICA, IVA, fuente.
PRO-GF-TT-004Trámite de contratos, órdenes de pedido y órdenes de trabajo.
PRO-GF-TT-005Trámite de nóminas y sus descuentos.
PRO-GF-TT-006Trámite de facturas de servicios públicos.
PRO-GF-TT-007Envío de trámites financieros a las coordinaciones administrativas regionales.
PRO-GF-TT-008Trámite de resoluciones administrativas.
PRO-GF-TT-009Presentación de declaraciones tributarias.
PRO-GF-TT-010Informe boletín diario de caja y bancos.
PRO-GF-TT-011Elaboración de conciliaciones bancarias.
PRO-GF-TT-012Designación de coordinador SIIF de la entidad.
PRO-GF-TT-013Creación de usuario SIIF.
PRO-GF-TT-014Solicitud de administración de usuario, SIIF - restricciones o terminales.
PRO-GF-TT-015Entrega de la clave - SIIF.
PRO-GF-TT-016Retiro de usuario - SIIF.
PRO-GF-TT-017Creación y validación beneficiario cuenta SIIF.
PRO-GF-TT-018Reconocimiento de viáticos.
PRO-GF-TT-019Reconocimiento de viáticos Coordinaciones.
PRO-GF-TT-020Avance de viáticos por caja menor.
PRO-GF-TT-021Reconocimiento posterior a su cumplimiento.
PRO-GF-TT-022Revocatoria.
PRO-GF-TT-023Suministro de tiquetes aéreos.
Proceso gestión de seguridad 
Subproceso estudios técnicos de riesgo 
PRO-GS-ET-001Estudio de seguridad a personas.
PRO-GS-ET-002Estudio de rutas.
PRO-GS-ET-003Estudio de seguridad física a instalaciones.
Subproceso identificación de amenazas 
PRO-GS-IA-001Seguridad a personas.
Subproceso implementación de estrategias de seguridad 
PRO-GS-ES-001Ejecución de la seguridad a instalaciones.
PRO-GS-ES-002Inspección y búsqueda sustancias explosivas con perros especializados.
PRO-GS-ES-003Avanzada.
PRO-GS-ES-004Individualización de los responsables de los medios logísticos.
Proceso de relatoría 
PRO-RE-00-001Recopilación de conceptos y decisiones de la PGN.
PRO-RE-00-002Actualización de jurisprudencia.
PRO-RE-00-003Recopilación de resoluciones, directivas y circulares del Procurador General.
PRO-RE-00-004Atención de consultas, personal, telefónica o escrita.
PRO-RE-00-005Mantener actualizados los archivos en materia de pronunciamientos de la Corte Constitucional y facilitar estos y la demás documentación al personal que lo solicite. Mantener archivo sobre pronunciamientos del procurador en asuntos disciplinarios.
PRO-RE-00-006Divulgación de información jurídica.
Proceso gestión jurídica 
Subproceso consultas sobre asuntos jurídicos 
PRO-GJ-CJ-001Resolver derechos de petición.
PRO-GJ-CJ-002Trámite de derechos de petición.
PRO-GJ-CJ-003Trámite de consultas.
Subproceso representación de la entidad 
PRO-GJ-RE-001Respuestas a los derechos de petición y tutelas.
PRO-GJ-RE-002Trámite para el cobro por jurisdicción coactivo.
PRO-GJ-RE-003Trámite de las condiciones contra la PGN.
PRO-GJ-RE-004Acción de nulidad, nulidad y restablecimiento del derecho
PRO-GJ-RE-005Trámite de tutela.
PRO-GJ-RE-006Solicitud y expedición de derechos de petición.
PRO-GJ-RE-007Derechos de petición.
Macroproceso de evaluación y control 
Proceso evaluación institucional 
Subproceso evaluación independiente 
PRO-EV-EI-001Procedimiento para la evaluación del sistema de control interno.
PRO-EV-EI-002Procedimiento para el plan anual de auditoría.
PRO-EV-EI-003Procedimiento para la realización de una auditoría.
PRO-EV-EI-004Procedimiento para realizar el control de gestión y seguimiento a planes de mejoramiento institucional, CGR.
PRO-EV-EI-005Procedimiento para ejercer el control a la gestión de las áreas misionales y de apoyo de la PGN a través del análisis de información de actividades.
PRO-EV-EI-006Procedimiento para la realización de auditorías internas de calidad.
PRO-EV-EI-009Informes.
PRO-EV-EI-010Elaboración de papeles de trabajo.
PRO-EV-EI-011Difusión del control interno.
PRO-EV-EI-012Plan anual de acción.
Suproceso auto evaluación 
Proceso administración del riesgo 
PRO-AR-00-001Procedimiento para ejercer funciones de asesoría y seguimiento en la administración de riesgos.
Proceso de mejoramiento continuo 
Subproceso gestión de la calidad 
PRO-ME-GC-001Control de documentos y registros.
PRO-ME-GC-002Realización de acciones preventivas y correctivas.
PRO-ME-GC-003Control de producto o servicio no conforme.
PRO-ME-GC-004Revisión del sistema de gestión de calidad de la PGN.
PRO-ME-GC-005Realización de auditorías internas de calidad

PAR.—La clasificación de los procedimientos aprobados corresponde a la ubicación lógica de las actividades y permitirá a la entidad la estandarización posterior de los mismos.

ART. 3º—Objetivos del manual. Con la adopción del manual de procedimientos se persiguen los siguientes objetivos:

• Dar cumplimiento a lo ordenado en el Decreto 262 de 2000 sobre la expedición de manuales de procesos y procedimientos, manuales de funciones, planes institucionales, etc.

• Garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales y la eficacia de los planes institucionales: estratégicos, operativos, de administración de riesgos, del plan de contingencias o de riesgos residuales y demás que dispongan las normas legales.

• Orientar al personal en la ejecución de los diferentes procedimientos, con el fin de facilitar el trabajo y el logro de la calidad en el mismo, permitir la movilidad del recurso humano y la atención inmediata de las necesidades del servicio.

• Coadyuvar en la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

• Servir de medio de orientación al personal nuevo, para facilitar su incorporación al trabajo.

• Facilitar la orientación al usuario o cliente.

• Servir de materia de consulta y aplicación permanente por quienes tienen la responsabilidad de dirigir, ejecutar y controlar los procedimientos respectivos.

• Contar con un acto que documente de acuerdo con la Ley 872 de 2003, los diferentes procesos y procedimientos y que permita la implementación de los subsistemas de control del MECI, facilitando el logro de las estrategias y metas institucionales.

ART. 4º—Glosario. Adoptar el siguiente glosario con el fin de establecer el alcance del presente acto administrativo:

1. Acción correctiva: conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causas de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

2. Acción preventiva: conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

3. Aval: consiste en la aprobación o visto bueno de la creación o mejoras de un documento mediante la firma del líder de proceso o subproceso.

4. Conformidad: cumplimiento de un requisito.

5. Copia no controlada: son los procedimientos e instructivos que se imprimen desde la página web de la PGN.

6. Documento: información y su medio de soporte. Para el sistema de gestión de calidad de la PGN son todos los manuales, procedimientos, instructivos y formatos de registro.

7. Documento vigente: son aquellos que corresponden a la última versión aprobada mediante acto administrativo.

8. Documento obsoleto: son documentos con versiones anteriores a la vigente.

9. Frecuencia: es la medición del número de veces que ocurre una no conformidad.

10. Formato de registro: plantilla prediseñada que facilita la recolección de datos.

11. Hallazgo de auditoría: resultados de le evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a dos criterios de auditoría. Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría, u oportunidades de mejora.

12. Impacto: consecuencia que puede ocasionar a la entidad la no conformidad identificada.

13. Instructivo: documento que describe en detalle el qué y el cómo en una actividad o proceso específico.

14. Líder de proceso o subproceso: persona o grupo de personas que dirigen, coordinan, deciden y toman acciones de mejora dentro de un proceso o subproceso.

15. Macroproceso: nivel más genérico del mapa de procesos de la entidad, contiene procesos afines o con características similares. En la PGN, tenemos cuatro macroprocesos: estratégico, misional, de apoyo y de evaluación y control.

16. Modificación: consiste en la mejora realizada a un documento para hacerlo más eficiente, más práctico o para ajustarse a cambios de normas, tecnología o métodos de trabajo.

Cuando se modifica un documento debe actualizarse así:

a) Cambiando la versión y las fechas de revisión y aprobación en el encabezado;

b) Cambiando la versión y las fechas de revisión y aprobación en los listados maestros;

c) Cambiando el documento publicado en la página web para dejar solamente la última versión;

d) Cambiando el documento publicado en el manual de procedimientos físico que se encuentra en la oficina de planeación.

17. No conformidad: incumplimiento de un requisito.

18. Planes de acción: son todas las actividades que se deben llevar a cabo para prevenir, corregir o mejorar el sistema de gestión de calidad de la entidad, así como las fechas de implementación y los responsables de su ejecución. Existen varios tipos de planes de acción que se documentan en los siguientes formatos:

a) Administración de acciones correctivas y preventivas;

b) Solicitud de acciones de mejora.

19. Plantilla: es el formato establecido para como un documento.

20. Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Los elementos de entrada para un proceso son generalmente salidas de otros procesos.

21. Producto o servicio: resultado de un proceso o un conjunto de procesos.

22. Registro: es la información consignada en un formato de registro. Esta proporciona evidencia de la actividad realizada.

23. Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

24. Subproceso: cada uno de los procesos dependiendo de su complejidad se descompone en elementos relacionados mutuamente, son mucho más específicos y forman la cadena de valor de cada proceso.

25. Tratamiento: es la acción o corrección aplicada al identificar un producto no conforme.

26. Versión: corresponde al número de versión vigente del documento, se maneja un número entero, el cual incremente cada vez que se aprueba una mejora al documento.

ART. 5º—Transición. Los procedimientos adoptados en el presente manual, deberán documentarse progresivamente de acuerdo con el proceso de mejoramiento continuo, procedimiento de control de documentos y registros, hasta que se logre la uniformidad en su presentación.

PAR.—Mientras la entidad transita de un modelo funcional a una organización por procesos, las actividades del procedimiento “control de documentos y registros” (PRO-ME-GC001) en que interviene el líder de proceso, se entenderán surtidas, mediante la firma del acta de verificación y validación del documento por el jefe de la dependencia o dependencias usuarias del procedimiento o documento tramitado, en conjunto con la oficina de planeación.

ART. 6º—Secuencia alfanumérica. La secuencia alfanumérica de los códigos de los procedimientos será única y se controlará por la oficina de planeación de acuerdo con el procedimiento control de documentos y registros vigente.

ART. 7º—Incorporaciones. Los procedimientos de gestión disciplinaria, derivados de la aplicación de la Ley 734 de 2002, adoptados a través de la Resolución 191 de 2003, cuya documentación se encuentra en forma virtual en la guía disciplinaria, se clasificarán y codificarán de acuerdo con el mapa de procesos de la entidad y se compilarán, sin modificaciones sustanciales, entendiéndose incorporados al presente manual de procedimientos.

Así mismo se entienden incorporados al manual de procedimientos de la entidad, los procedimientos adoptados a través de la Resolución 159 de 2007, manual de control interno de la Procuraduría General de la Nación.

ART. 8º—El manual de procedimientos tendrá prelación en la difusión respecto de los elementos del manual de operaciones, de acuerdo con las normas que adoptaron dicho manual.

ART. 9º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición, deroga las normas que le sean contrarias, en especial las resoluciones 041 de 2001, 197 de 2003, 144 de 2004, 022, 038 y 039 de 2007.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 26 de noviembre de 2007.

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