Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

RESOLUCIÓN 41 DE 2018

(Agosto 2)

“Por la cual se aprueban las tablas de retención documental para el nivel central de la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales”.

El Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales,

en uso de las facultades legales y, especialmente de las consagradas en los numerales 22, 25, 29 y 33 del artículo 6º del Decreto 4048 de 2008, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 4º de la Ley 594 de 2000 establece como fin de los archivos disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia.

Que el artículo 12 de la Ley 594 de 2000 establece que es responsabilidad de la administración pública, la organización, preservación y control de la gestión documental y la administración de sus archivos.

Que el artículo 24 de la Ley 594 de 2000 establece la obligatoriedad para las entidades del Estado de elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

Que el Decreto 4048 de 2008 modificó la estructura de la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Que la Resolución 11 de 2008 crea grupos internos de trabajo y se asignan funciones en la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Que el Acuerdo 4 de 2013 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación que reglamentó parcialmente los decretos 2609 y 2578 de 2012 modificó el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las tablas de retención documental y dispuso en su artículo 8º: “Las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deberán ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el representante legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en caso de entidades del orden nacional y por el Comité Interno de Archivo en el caso de entidades del orden territorial, cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité”.

Que el artículo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015 establece que la gestión documental de las entidades públicas se debe desarrollar a partir de los siguiente instrumentos archivísticos: a) El cuadro de clasificación documental, b) La tabla de retención documental, c) El programa de gestión documental, d) Plan institucional de archivos de la entidad, e) El inventario documental, f) Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos, g) Bancos terminológicos, h) Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones, i) Tablas de control de acceso.

Que mediante Circular Externa 3 del 27 de febrero de 2015, el Archivo General de la Nación estableció las directrices para la elaboración de las tablas de retención documental (TRD) y el literal 1 del numeral 7 de la citada circular determinó que las TRD se podrán elaborar de manera integral para toda la entidad o de manera individual y gradual por cada dependencia.

Que el Decreto 1682 de 2017 modificó parcialmente la estructura de la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Que la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales requiere aprobar las tablas de retención documental, atendiendo el nuevo modelo de gestión y desempeño de acuerdo con la Resolución 29 de 2018 “Por la cual ser adopta el modelo integral de planeación y gestión, se reglamentan las disposiciones relativas al sistema institucional de control interno y se crea un comité en el nivel local de la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales”.

Que el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la entidad, en sesión celebrada el 26 de julio de 2018, según consta en el Acta 2 de 2018, emitió concepto favorable para la aprobación de las tablas de retención documental.

Que, por tanto, es procedente aprobar las tablas de retención documental (TRD) para el nivel central de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Aprobar las tablas de retención documental (TRD) para las dependencias que conforman el nivel central de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) anexas, las cuales hacen parte de la presente resolución, como instrumento para la organización, administración, custodia y conservación de los archivos de la entidad.

ART. 2º—Remitir copia del presente acto administrativo al Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación (AGN), para lo de su competencia.

ART. 3º—Publicar las tablas de retención documental junto con los demás documentos anexos, así como el presente acto administrativo, en la página web y en la intranet de la entidad, de acuerdo con lo establecido en el artículo 9º del Acuerdo 4 de 2013 del Archivo General de la Nación.

ART. 4º—La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 2 de agosto de 2018.

NOTA: Las tablas aprobadas mediante la presente resolución pueden ser consultadas en el Diario Oficial 50681 de agosto 10 de 2018.