Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte

RESOLUCIÓN 411 DE 2009 

(Septiembre 8)

"Por la cual se crea y establece el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte".

La Directora General del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte,

en uso de sus facultades y en especial las conferidas por el numeral 5º del artículo 6º del Acuerdo 04 de 1978, el numeral 7º del artículo 19 de la Resolución 005 de 1997 de la junta directiva, y

CONSIDERANDO:

Que conforme con lo dispuesto en el artículo 209 de la Constitución Política, la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Que de conformidad con los artículos 36 y 37 de la Ley 489 de 1998, se estipula la obligatoriedad de crear el sistema general de información administrativa del sector público, el cual deberá estar conformado por los diferentes subsistemas de cada entidad, los cuales servirán de soporte al cumplimiento de su misión, objetivos y funciones, darán cuenta del desempeño institucional y facilitarán la evaluación de la gestión pública a su interior así como, a la ciudadanía en general. El sistema interno de gestión documental y archivos, SIGA, es complementario de sistemas como el de gestión de la calidad y el modelo estándar de control interno, porque los documentos en tanto son el registro cotidiano de la acción administrativa y el testimonio de su cumplimiento, sirven de soporte a la misión, objetivos y funciones de una entidad, dan cuenta del desempeño institucional y son el recurso básico para la toma de decisiones basadas en hechos; la auditoría y control administrativo; la garantía de los derechos ciudadanos; la transparencia y el control social y, eventualmente, forman parte del patrimonio documental de la ciudad.

Que el Acuerdo 4 de 1978, en su artículo 6º numeral 1º faculta a la directora general del IDRD, para dictar los actos, realizar las operaciones y los contratos que se requieran para el buen funcionamiento del instituto, de conformidad con los acuerdos del Concejo, las decisiones de la junta directiva y las demás disposiciones estatutarias que rigen la entidad.

Que en la Ley 594 de 2000 "Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones" en sus artículos 4º, 10 y siguientes y en el artículo 34 de la misma ley, establecen el sistema de administración de archivos e indica a la administración, la obligación de adoptar criterios, normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos.

Que el Decreto 514 de 2006, expedido por el Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., establece que toda entidad pública del nivel distrital debe tener un subsistema interno de gestión documental y archivos, SIGA, el cual, deberá estar conformado por los archivos de gestión, central y cualquier otro nivel de archivo definido en la entidad; la unidad de correspondencia; las bibliotecas, los centros de documentación y cualquier otra unidad de información que apoye el cumplimiento de la misión de la entidad.

Que la Resolución 005 de 1997, expedida por la junta directiva del instituto estableció en el numeral 11 del artículo 5º y numeral 7º del artículo 19, las funciones del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte y del director general de la entidad, respectivamente.

Que la Resolución 002 de 2005, expedida por la junta directiva del instituto, estableció en los numerales 10 y subsiguientes del artículo 8º, que es función de la entidad, a través de la secretaría general, cumplir funciones de custodia y buen manejo de los archivos del IDRD.

Por las anteriores consideraciones,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Del sistema interno de gestión documental y archivos

ART. 1º¾Créase el subsistema interno de gestión documental, archivos de gestión, central e histórico, correspondencia y centro documentación (SIGA) del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte que hace parte integral del sistema distrital de archivos, como un área adscrita a la secretaría general de la entidad.

Su objetivo principal es establecer, desarrollar y adoptar políticas y reglas para el desarrollo de procesos y procedimientos propios de la función archivística y la administración documental.

ART. 2º¾El subsistema interno de gestión documental y archivos, SIGA, estará encargado de la coordinación, control y seguimiento de la gestión de los documentos, de los archivos de gestión, central e histórico, correspondencia y centro de documentación de la entidad.

ART. 3º¾Funciones. La secretaría general en calidad de dependencia administradora del subsistema interno de gestión documental y archivos, SIGA, del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte, apoyará en el cumplimiento de las siguientes funciones:

a) Planear, dirigir y controlar los procesos y procedimientos requeridos para que la gestión documental, el archivo y la correspondencia se lleven a cabo de una manera técnica.

b) Dirigir los procesos de recepción, envío y distribución de la correspondencia.

c) Dirigir los procesos de conservación, organización, inventario, servicio y control de la documentación del archivo central e histórico.

d) Instruir al personal a cargo de los archivos de gestión de las dependencias del instituto para que la producción, administración y archivo de la documentación se ajuste a los estándares y manuales establecidos para la entidad.

e) Dar las instrucciones pertinentes al personal a cargo de los archivos de gestión del instituto, para que la retención, selección y eliminación de la documentación se haga acorde con los estándares y manuales establecidos y precisar los cronogramas de transferencia.

f) Informar al personal a cargo de los archivos de gestión del instituto sobre las reglas que deben observarse para el servicio y consulta de los documentos.

g) Hacer el monitoreo a los archivos de gestión del instituto para controlar el cumplimiento de las políticas, reglas y estándares.

h) Velar porque las transferencias de documentación con valor secundario del Instituto, se lleven a cabo de acuerdo con la normativa y protocolos correspondientes.

i) Mantener actualizados el cuadro de clasificación, los cuadros de valoración, las tablas de retención, los inventarios y demás herramientas y estándares requeridos para la gestión documental del instituto.

j) Elaborar y mantener actualizado el manual de procesos y procedimientos para la gestión documental, los archivos y la correspondencia del instituto.

k) Elaborar los instrumentos de control necesarios para realizar el control de los documentos del archivo total de la entidad.

l) Citar al comité de archivos de la entidad y hacer la secretaría técnica.

m) Gestionar los recursos presupuestales requeridos para el óptimo funcionamiento de la unidad de archivo y correspondencia.

n) Coordinar el personal bajo su dirección.

o) Coordinar con las dependencias responsables del sistema integrado de administración y los órganos internos de control.

p) Coordinar el centro de documentación como unidad especializada en la gestión de información en áreas deportivas, de recreación y de parques, la cual se encargará de adquirir, seleccionar, organizar, catalogar y divulgar el material bibliográfico requerido por los usuarios internos y externos, de conformidad con la misión desarrollada por la entidad.

q) Las demás afines al desarrollo de las funciones, gestiones y actividades del SIGA y que completan a su adopción y desarrollo.

CAPÍTULO ll

Del personal responsable del SIGA

ART. 4º¾Perfil profesional. De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 7º del Decreto 514 de 2006, al frente del subsistema interno de gestión documental y archivos, SIGA, del instituto, deberá estar un profesional idóneo que por su experiencia y conocimientos garantice el manejo técnico de la gestión de los documentos, el archivo y la correspondencia en la entidad.

PAR.¾Se entiende por profesional idóneo aquel que pueda acreditar título en archivística o similar, y experiencia específica en el manejo de los temas propuestos.

ART. 5º¾Personal profesional y técnico requerido. De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 8º del Decreto 514 de 2006, el área responsable del SIGA, deberá contar con el personal profesional y técnico requerido, de acuerdo con el volumen de producción documental, los servicios que deberán ser prestados, las unidades de información y los niveles de archivos que existan en la entidad.

ART. 6º¾Responsables. Los servidores públicos de las oficinas que hacen parte de la estructura administrativa de Instituto, son responsables de la producción y gestión de los documentos, de acuerdo con las políticas y reglas que rige el SIGA, así mismo, deberán atender los requerimientos del área encargada.

CAPÍTULO lII

De la normalización, producción y administración documental

ART. 7º¾Normas de producción, gestión, archivo y valoración. El área a cargo del subsistema interno de gestión documental y archivos, SIGA, de la entidad, establecerá las reglas para implementar los procesos administrativos de producción, gestión, archivo y valoración, con el fin de que los procesos archivísticos de organización, conservación, retención, disposición final y servicio se cumplan de manera normalizada en cada área y oficina del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte.

ART. 8º¾Metodología. El área responsable del subsistema interno de gestión documental y archivos, SIGA, adoptará la metodología para el proceso desarrollado por el Archivo de Bogotá, de manera que se garantice la participación técnica de los responsables de los procesos administrativos y otros actores involucrados en la producción de los documentos.

ART. 9º¾Procesos. La gestión documental debe ser un componente de los manuales de proceso y procedimientos del programa de gestión de la calidad. Para este proceso se deberá contar con la participación del Archivo de Bogotá y de los responsables del subsistema interno de gestión documental y archivos, SIGA.

ART. 10.¾El subsistema interno de gestión documental y archivos, SIGA, del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte, dará cumplimiento a las reglas que normalicen y estandaricen la gestión documental establecidas por el Archivo de Bogotá, para la administración documental del IDRD.

ART. 11.¾Áreas de almacenamiento. La secretaría general y la subdirección administrativa y financiera del IDRD, deberán garantizar las áreas de almacenamiento, a todo nivel de archivo, considerando la capacidad, el diseño, la dotación, el volumen y las clases de documentos que deben ser guardados en ellas, así como, el desarrollo de los procesos y procedimientos propios de los archivos y sus servicios.

ART. 12.¾Cuadro único de clasificación y valoración. El subsistema interno de gestión documental y archivos, SIGA, adoptará e implementará el cuadro único de clasificación y valoración documental desarrollado por el Archivo de Bogotá, para efectos de normalizar la administración documental del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte.

ART. 13.¾Recursos informáticos. El Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte, deberá contar con los recursos informáticos requeridos para el buen funcionamiento del subsistema interno de gestión documental y archivos, SIGA, y un software para la gestión documental, el cual deberá contar con el visto bueno del Archivo de Bogotá.

ART. 14.¾Disponibilidad de recursos. El IDRD será el responsable de generar las acciones y recursos requeridos para la implementación del subsistema interno de gestión documental y archivos, SIGA, en su sistema administrativo, para lo cual, deberá incluirlo en el plan de presupuesto anual de la entidad.

ART. 15.¾Seguimiento. El Archivo de Bogotá hará el seguimiento a la implementación del subsistema interno de gestión documental y archivos, SIGA.

CAPÍTULO IV

De los fondos documentales acumulados

ART. 16.¾Disposición final. El IDRD, deberá garantizar la selección, eliminación y trasferencia de los documentos que se producen en su actividad diaria, de tal manera que no se acumulen en ninguno de los niveles de archivo que conforman el SIGA.

ART. 17.¾Metodología. Para la organización de los fondos documentales acumulados (F.D.A.), el IDRD dará cumplimiento a la metodología establecida por el Archivo de Bogotá.

ART. 18.¾Supervisión. El Archivo de Bogotá, supervisará las labores de interventoría que se ocasionen con la contratación que realicen las entidades de la administración distrital, cuyo objeto tenga que ver con el desarrollo de la función archivística en las entidades de la administración distrital.

ART. 19.¾Informes. El Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte, a través del área que coordina el subsistema interno de gestión documental y archivos, SIGA, deberá presentar anualmente al Archivo de Bogotá, un informe sobre el estado de la administración documental de la entidad.

ART. 20.¾Disponibilidad de recursos. La entidad será responsable de generar las acciones y recursos requeridos para la implementación del subsistema interno de gestión documental y archivos, SIGA, en su sistema administrativo, para lo cual se incluirán en el plan de presupuesto anual del IDRD.

ART. 21.¾Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 8 de septiembre de 2009.