Unidad de Planeación Minero Energética

RESOLUCIÓN 415 DE 2007 

(Agosto 21)

“Por medio de la cual se adopta el nuevo reglamento de contratación de la Unidad de Planeación Minero Energética, UPME, y se establece el procedimiento”.

(Nota: Modificado en lo pertinente por la Resolución 198 de 2011 artículo 1° de la Unidad de Planeación Minero Energética)

El Director General de la Unidad de Planeación Minero Energética, UPME,

en ejercicio de sus facultades legales y en especial de las conferidas por el artículo 13 de la Ley 143 de 1993, el artículo 14 del Decreto 28 de 1995 y, el Decreto 255 de enero 28 de 2004,

CONSIDERANDO:

Que la Unidad de Planeación Minero Energética es una unidad administrativa especial de carácter técnico, adscrita al Ministerio de Minas y Energía, dotada de personería jurídica, patrimonio propio, autonomía presupuestal y con un régimen especial en materia de contratación;

Que la Unidad de Planeación Minero Energética, UPME, maneja sus recursos presupuestales y opera por medio de contrato de fiducia mercantil celebrado con una entidad fiduciaria, sometido a las normas de derecho privado, las cuales también rigen los actos y contratos que se realicen en desarrollo del respectivo contrato de fiducia;

Que conforme al inciso 2º del artículo 14 del Decreto 28 de enero 10 de 1995, se asignó a la Unidad de Planeación Minero Energética, la función de expedir un reglamento interno de contratación, que tendrá en cuenta los principios constitucionales y legales que rigen la función administrativa, y en el cual se establecerá el procedimiento para la selección objetiva de las personas con quienes se celebrarán los contratos;

Que en consideración a que la Unidad de Planeación Minero Energética es una entidad estatal, tanto los servidores públicos como los contratistas deben sujetarse a los deberes y obligaciones establecidas para ellos en la Constitución Política;

Que para el desarrollo de sus actividades contractuales debe contar con mecanismo ágil y eficaz que permitan el adecuado desarrollo de sus actividades, razón por la cual, se hace necesario modificar el reglamento interno contenido en la Resolución UPME 206 del 11 de mayo de 2004 para así dinamizar y hacer efectivas las actuaciones contractuales, conforme a las nuevas directrices trazadas por el Gobierno Nacional, dentro del respeto de la naturaleza propia que posee la unidad, en materia contractual;

Por lo anteriormente expuesto, se

RESUELVE:

ART. 1º—Adoptar como nuevo reglamento interno de contratación para la Unidad de Planeación Minero Energética, UPME, el contenido en la presente resolución, en los siguientes términos:

“CAPÍTULO I

Disposiciones generales

ART. 1º—Ámbito de aplicación. Las disposiciones previstas en el presente reglamento se aplicarán a la contratación que se celebre en desarrollo del contrato de fiducia, de conformidad con las instrucciones que dé la Unidad de Planeación Minero Energética, como unidad administrativa especial adscrita al Ministerio de Minas y Energía, en cumplimiento de sus funciones.

ART. 2º—Régimen de contratación. De conformidad con lo dispuesto en los artículos 13 de la Ley 143 de 1994, 11 del Decreto 28 de 1995 y del Decreto 255 de 2004, el régimen legal aplicable a la contratación celebrada en desarrollo del contrato de fiducia en cumplimiento de las funciones de la unidad es el del derecho privado. Por lo tanto la contratación se regirá por lo previsto en las disposiciones del Código de Comercio, Código Civil y demás normas del derecho privado.

ART. 3º—Competencia. La competencia para seleccionar y dar instrucciones a la fiduciaria respecto del contratista escogido radica en el Director General de la Unidad de Planeación Minero Energética, UPME, en su calidad de ordenador del gasto, quien la podrá delegar mediante acto administrativo en razón de la cuantía, total o parcialmente en el o los funcionarios que determine, siempre que desempeñen cargos de nivel directivo o asesor (L. 489/98, art. 9º).

Bajo esta competencia se seleccionará, adjudicará e indicará con quién se suscribirán los contratos así como la modificación de los mismos por parte de la fiduciaria.

ART. 4º—Principios. Todos los procesos contractuales de la unidad se cumplirán con criterios de eficacia y eficiente administración, orientados por los siguientes principios que propenderán por la selección objetiva de los contratistas:

Buena fe: Las partes deberán proceder de buena fe en todas sus actuaciones, y los contratos obligarán no solo en lo pactado expresamente, sino a todo lo que corresponda a la naturaleza de los mismos según la ley, la costumbre o la equidad, so pena de indemnizar los perjuicios que se causen. Los oferentes o proponentes también deberán proceder de buena fe.

Economía: Los procesos de contratación se adelantarán de tal forma que la unidad pueda seleccionar la propuesta que más convenga a sus intereses y ejecutar el contrato respectivo haciendo la mejor inversión en recursos técnicos, económicos y humanos.

Transparencia: El proceso de contratación se realizará con base en procedimientos de selección objetiva y reglas claras que garanticen la calidad, imparcialidad e igualdad de oportunidades para todos los proponentes.

Responsabilidad: Los servidores de la unidad, designados para ello, están obligados a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la unidad, respondiendo por sus actuaciones y omisiones o por el incumplimiento de los deberes que la ley determine.

Celeridad: En las normas de selección y en los pliegos de condiciones o términos de referencia para la escogencia de contratistas, se cumplirán y establecerán los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable. Para este propósito, la unidad dará impulso oficioso a las actuaciones.

Los procesos contractuales en la unidad se adelantarán con austeridad de tiempo, de medios, gastos, evitando dilaciones y retardos en la ejecución de los contratos, adoptando procedimientos que garanticen la pronta solución de las diferencias y controversias que se presenten.

ART. 5º—De los contratos, definición y clases: Son contratos todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebre la Unidad de Planeación Minero Energética, derivados de la autonomía de la voluntad y regidos bajo los parámetros establecidos por la Ley 143 de 1994 y las normas que la modifiquen o aclaren. Se definen a continuación algunas clases de contratos propios del ejercicio de las funciones de la Unidad de Planeación Minero Energética:

Contrato de prestación de servicios: Son los que celebra la unidad con personas para la ejecución de trabajos que exijan conocimientos especializados o una determinada condición personal.

Contrato de consultoría: Son los que celebra la entidad referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión, lo mismo que los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra, de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

Contrato de fiducia: Tienen por objeto la administración o manejo de los recursos de las entidades estatales.

Contrato de compraventa: Tiene por objeto la adquisición por parte de la Unidad de Planeación Minero Energética de bienes que requiera para su servicio.

Contrato de obra: Se celebra para realizar cualquier trabajo material sobre inmuebles como construcción, instalaciones y mantenimiento, sin importar la modalidad de ejecución y la forma de pago.

ART. 6º—Inhabilidades e incompatibilidades. No podrán celebrar los contratos aquí regulados, ni por sí ni por interpuesta persona, quienes se encuentren en las circunstancias de inhabilidades o incompatibilidades previstas en las normas que regulan la materia, en especial las consagradas en la ley. Cada contratista declarará bajo la gravedad de juramento que al suscribir el contrato no se encuentra incurso en causa de inhabilidad o incompatibilidad. Los contratistas serán responsables del ocultamiento sobre las inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones así como por la información que suministren.

ART. 7º—Registro de proponentes. La Unidad de Planeación Minero Energética, cuando la especialidad del objeto a contratar así lo requiera, podrá solicitar que los proponentes, ya sean personas naturales o jurídicas, se encuentren inscritos en el registro único de proponentes que lleva la cámara de comercio.

PAR.—La anterior exigencia no es aplicable cuando el proponente demuestre no tener domicilio, sucursal o agencia en Colombia.

ART. 8º—Disponibilidad presupuestal. Para la iniciación de todos los procesos de contratación requeridos para el ejercicio de las funciones de la Unidad de Planeación Minero Energética, es requisito indispensable que el funcionario competente de la unidad, certifique la disponibilidad presupuestal.

ART. 9º—Términos de referencia. Para adelantar los procesos de selección las subdirecciones o la secretaría general de la unidad, prepararán los correspondientes términos de referencia con el propósito de definir las características del bien o servicio a contratar y el producto esperado.

Los términos de referencia contendrán pero no se limitarán, entre otros:

• Antecedentes y justificación.

• Objetivo general, alcance, objetivos específicos.

• Supervisión.

• Características técnicas exigidas, así como el equipo de trabajo.

• Información y resultados.

• Duración del contrato.

• Presupuesto asignado.

• Requisitos objetivos para participar en el proceso de selección.

• Reglas claras que permitan la elaboración de ofertas de la misma índole y aseguren una escogencia objetiva.

• Criterios para calificar las ofertas con la ponderación de los mismos.

• Reglas para la adjudicación del contrato y las causas para declarar desierta el respectivo proceso precontractual.

• Indicación de la posibilidad de modificar los términos antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas.

• Características de la garantía de seriedad para procesos de mayor cuantía diferentes de los de única oferta.

• Criterios de desempate para procesos de mayor cuantía, si fuere necesario.

PAR. 1º—Cuando en los términos de referencia o pliegos de condiciones, la Unidad de Planeación Minero Energética, UPME, exija el otorgamiento de la garantía de seriedad de la propuesta, esta no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del valor de la propuesta o del presupuesto oficial estimado, según se determine en los términos de referencia.

PAR. 2º—Cuando el estudio o servicio a contratar exija de un conocimiento especializado para la preparación de los términos de referencia, se contratará con consultores especializados en el área correspondiente al tema a desarrollar.

ART. 10.—Uso de medios electrónicos. Para la realización de los procesos de contratación de mayor cuantía mediante invitación pública, la unidad promoverá a través del uso de los medios electrónicos que estén a su alcance en cuanto a la publicidad y participación de los procesos y sus documentos y a la posibilidad de realizar adjudicaciones por la vía de la audiencia pública, tal como se determina en el artículo décimo séptimo de este reglamento.

CAPÍTULO II

Etapas del proceso contractual con formalidades plenas

ART. 11.—Etapas. El proceso contractual incluye las siguientes etapas:

1. Precontractual: Corresponde a la fase previa a la suscripción del contrato, en la cual las áreas responsables tendrán en cuenta las siguientes etapas:

• Aprobación de la realización de la contratación por parte del comité de contratos.

• Publicación del borrador de términos de referencia.

• Publicación en la página web de los términos de referencia definitivos, momento en el cual se considera la apertura del proceso concursal.

• Recepción de aclaraciones presentadas por los interesados a los términos de referencia.

• Realización de audiencia pública de respuesta a las aclaraciones solicitadas a los términos de referencia.

• Apertura de propuestas.

• Designación del comité evaluador por parte del comité de contratos.

• Habilitación jurídica y/o financiera de las propuestas presentadas.

• Elaboración del acta de evaluación por parte del comité evaluador en la cual se evalúan técnicamente las propuestas con base en las condiciones y requisitos establecidos en los términos de referencia con la respectiva recomendación al ordenador del gasto respecto a su adjudicación o declaratoria de desierto del concurso.

• Publicación del informe o acta de evaluación en la página web.

• Recepción de observaciones al informe de evaluación.

• Respuesta por parte del comité evaluador a las observaciones técnicas presentadas al informe de evaluación y/o a las observaciones de carácter jurídico y/o financiero por parte del área a quien corresponda.

• Adjudicación y/o declaratoria de desierto del proceso.

• Solicitud de elaboración del respectivo contrato a la fiduciaria que maneja los recursos de la unidad.

PAR.—Una vez suscrito el contrato, las copias de las propuestas no seleccionadas, así como el original de la póliza de seriedad presentada por los mismos, quedará a disposición de cada uno de los proponentes, quienes deberán recogerlas dentro del mes siguiente. Igual trámite se surtirá en caso de declararse desierto el proceso. Vencido dicho término se procederá a la destrucción de las copias de las propuestas.

2. Contractual: Esta etapa se inicia con la suscripción del contrato por las partes y comprende entre otras, las siguientes:

• La suscripción del contrato.

• El registro presupuestal.

• Constitución y aprobación de las garantías exigidas en el contrato.

• Pago de los derechos de publicación en el Diario Oficial, si fuere procedente, así como la cancelación de los impuestos a que hubiere lugar.

• Suscripción del acta de iniciación.

• Ejecución del objeto y expiración del plazo contractual.

3. Poscontractual: Corresponde al período subsiguiente a la expiración del plazo y/o cumplimiento del objeto contractual, en el cual se procederá a la liquidación del contrato de conformidad con lo establecido por los contratantes, previa certificación del total cumplimiento del objeto y todas las obligaciones derivadas del contrato por parte del o los funcionarios responsables de la supervisión.

CAPÍTULO III

De los contratos por la cuantía

ART. 12.—Se podrán celebrar contratos con personas naturales y jurídicas así como con consorcios y uniones temporales, nacionales o extranjeras, directamente o a través de una representante, eventos en los cuales deberá cumplirse con lo previsto en este reglamento.

Por no existir otra norma expresa en la materia, para todos los efectos los consorcios y uniones temporales se regularán de acuerdo con las disposiciones legales contenidas en la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios.

PAR. 2º—En ningún caso podrán celebrarse directamente contratos con cooperativas y asociaciones conformadas por entidades territoriales.

ART. 13.—De las cuantías de la contratación. Los procesos de contratación de la Unidad de Planeación Minero Energética, se clasifican de acuerdo con la cuantía del contrato a celebrar, a saber:

Mínima cuantía. Se consideran de mínima cuantía aquellos cuyo valor no excede los cinco (5) salarios mínimos mensuales vigentes. En estos casos se procederá sin formalidades plenas y la contratación se realizará a través de órdenes de servicio suscrita por el secretario general de la Unidad de Planeación Minero Energética en quien se delega este gasto. La contratación podrá realizarse mediante la solicitud de única oferta.

Menor cuantía. Se consideran de menor cuantía aquellos cuyo valor es superior a los cinco (5) salarios mínimos y no exceda los cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes En estos casos se procederá sin formalidades plenas y la contratación se realizará a través de órdenes, suscritas por el secretario general de la Unidad de Planeación Minero Energética en quien se delega el gasto en asuntos de menor cuantía.

Mayor cuantía. Se considerarán de mayor cuantía aquellos cuyo valor sea superior a los cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales y exigen el cumplimiento de las formalidades previstas en el capítulo II de este reglamento.

Los valores contractuales que servirán de soporte para la determinación de las cuantías incluirán todos los impuestos de ley.

ART. 14.—Del comité de contratos. Corresponde a este comité:

• El estudio y aprobación sobre la contratación de bienes y servicios que requiera la unidad y que superen el 50% de la menor cuantía.

• Designación del comité evaluador, su suplencia o reemplazos.

• Designación de subcomités evaluadores cuando las circunstancias lo ameriten.

• Emitir directrices en materia de contratación.

• Análisis del estado de los contratos y proyectos

De lo tratado en el respectivo comité se levantará acta la cual deberá estar suscrita por todos los integrantes asistentes del comité con voz y voto.

ART. 15.—Conformación del comité de contratos. Este comité estará conformado por :

— Director general y/o su delegado

— Secretario general y/o su delegado

Subdirectores de las áreas de la unidad o su delegado.

Las decisiones del comité se tomarán con el voto de la mayoría de sus integrantes.

Actuarán como invitados permanentes con voz pero sin voto la asesora del control interno, el asesor jurídico de la dirección general, así como la profesional encargada de las funciones de contratación, quien actuará como secretario(a) de este comité.

ART. 16.—Comité evaluador. Corresponde a este comité evaluar técnicamente las propuestas que se le sometan a su consideración y recomendar al director general la adjudicación de los contratos de mayor cuantía.

Las consideraciones y recomendaciones del comité evaluador se tomarán por mayoría y se presentarán a consideración del director general, acompañadas del respectivo cuadro de calificación.

PAR.—Para asuntos de menor cuantía, sometidos a este comité, la evaluación y recomendación le corresponde al subdirector del área que solicite el objeto materia de contratación.

ART. 17.—Selección objetiva de los contratistas. En los procesos de selección de contratistas se privilegiarán las condiciones técnicas y económicas de la oferta.

La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos, contenidos en los pliegos de condiciones o términos de referencia, resulte ser la más ventajosa para la entidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes de los contenidos en dichos documentos.

Para la contratación que tenga como objeto la adquisición o suministro de bienes con características uniformes, se tendrán en cuenta como únicos factores de evaluación aquellos relacionados con el precio y la garantía de calidad de los bienes ofrecidos.

En la prestación de servicios especializados, se hará uso de factores de calificación destinados a valorar primordialmente los aspectos técnicos de la oferta, así como la experiencia relevante del oferente en el campo de que se trate.

ART. 18.—Audiencias públicas. Previa solicitud de alguna entidad de control o de veedurías ciudadanas, la adjudicación de los contratos derivados de procedimientos de concurso podrá efectuarse mediante la modalidad de audiencias públicas, dentro de la cual se procederá a dar respuesta a las observaciones oportunamente presentadas por los oferentes, debiéndose a continuación emitir el respectivo acto administrativo de adjudicación o declaratoria de desierta de la contratación.

ART. 19.—Contrato sin formalidades plenas. Los procesos de contratación de mínima y menor cuantía, de conformidad con el artículo décimo tercero del presente reglamento, previa presentación de oferta escrita, serán aprobados por el funcionario en quien se encuentre delegada la ordenación del gasto por esa cuantía mediante la firma y registro de la respectiva orden de trabajo o de servicios.

Estas órdenes de trabajo, no requieren más formalidades que las del acuerdo por escrito sobre el objeto, plazo de entrega del bien o prestación del servicio y el valor de los mismos, así como la constitución de las garantías si a ello hubiere lugar.

ART. 20.—Contratos con formalidades plenas. Los contratos con formalidades plenas celebrados por la fiduciaria en cumplimiento de las funciones de la Unidad de Planeación Minero Energética, UPME, constarán por escrito y contendrán las estipulaciones que de conformidad con las normas civiles y comerciales correspondan a su naturaleza.

Estos se entenderán perfeccionados con la suscripción y registro presupuestal, pero para la ejecución requerirán la aprobación de las garantías a que haya lugar y suscripción del acta de iniciación correspondiente, cuando esta haya sido pactada.

ART. 21.—Única oferta. En asuntos de invitación pública o de menor cuantía, podrá seleccionarse el oferente mediante la solicitud de una (1) sola cotización o propuesta, en los siguientes casos:

1. Cuando no se presente oferta alguna.

2. Cuando se trate de convenios o contratos que se vayan a suscribir con entidades estatales.

3. Si de acuerdo con la información que se pueda obtener, solo existe una persona que pueda proveer los bienes o servicios por contratar.

4. Cuando se trate de contratos intuitu personae, esto es, que se celebren en consideración a las calidades personales del contratista.

5. Cuando se trate de la ejecución de trabajos que solo puedan encomendarse a determinadas personas o para el desarrollo de actividades científicas o tecnológicas.

6. Cuando se trate de contratos de prestación de servicios profesionales, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales o jurídicas o para el desarrollo directo de actividades científicas o tecnológicas. Evento en el cual la entidad podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate.

7. Cuando se trate de contratos de prestación de servicios de apoyo a la gestión de la unidad, los que solo se realizarán cuando se trate de fines específicos o no hubiere personal de planta suficiente para prestar el servicio por contratar.

8. Cuando por razones de interés general se estime necesario contratar de manera inmediata la realización de un estudio o asesoría, o la adquisición de un bien o servicio que permita cumplir oportunamente con los cometidos fijados por el Gobierno Nacional, relacionados con el cumplimiento de las labores de planeación de los sectores de energía y minería o de las funciones administrativas propias de la Unidad de Planeación Minero Energética, previa presentación de la justificación técnica y económica.

9. Con ocasión de contratos de arrendamiento o adquisición de inmuebles.

10. Cuando se trate de cursos de capacitación específicos para funcionarios de la unidad o contrataciones que en virtud de la ley, solo pueda celebrarse con determinada entidad pública o privada

PAR.—la selección con única oferta no requerirá adelantarse el procedimiento indicado para la contratación con formalidades plenas y los requisitos exigidos al único oferente serán los que para cada caso se indiquen en los respectivos términos de referencia.

CAPÍTULO IV

Disposiciones varias

ART. 22.—Garantías. Obligatoriedad. En todo contrato que celebre la fiduciaria en cumplimiento de las funciones de la Unidad de Planeación Minero Energética, podrán exigirse las siguientes garantías, de acuerdo con los riesgos que pudieran derivarse de las obligaciones y prestaciones del respectivo contrato:

• Garantía de cumplimiento por un monto equivalente a mínimo 20% del valor de contrato y una duración igual al término de vigencia del mismo y cuatro (4) meses más.

• Garantía de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones, por un monto no inferior al 5% del valor total del contrato, en caso de que el contratista requiera contratar con terceras personas para lograr el cumplimiento del contrato, y una vigencia igual a la de duración del contrato y tres (3) años más.

• Garantía de calidad de servicio por un monto equivalente a mínimo 20% del valor de contrato y una duración igual al término de vigencia del mismo y un (1) año más.

• Garantía de estabilidad de la obra, calidad de los bienes y correcto funcionamiento de equipos, cuyo valor y vigencia se determinará, en cada caso, con sujeción a los términos del contrato y tomando en cuenta el valor final de la obra, bien o servicio contratado u objeto del contrato.

PAR.—En los contratos suscritos con entidades estatales no se exigirá la obligación de prestar garantías.

ART. 23.—Multas y cláusula penal. La Unidad de Planeación Minero Energética, UPME, podrá establecer en los contratos, cuando lo considere conveniente, multas y cláusula penal a cargo del contratista por el incumplimiento de alguna de las obligaciones contractuales, las cuales se establecerán en porcentajes o salarios mínimos legales mensuales según se trate.

ART. 24.—De los convenios con otras entidades estatales. La Unidad de Planeación Minero Energética, UPME, podrá celebrar con otras entidades estatales los convenios interadministrativos que se requieran para el desarrollo de las funciones previstas en la Ley 143 de 1994, Ley 489 de 1998, Decreto 255 de 2004 y demás disposiciones que rigen la materia, para lo cual elaborará el convenio con las condiciones y obligaciones de las partes intervinientes. Si de los convenios suscritos con otras entidades estatales, se generan contratos, estos deberán ser adelantados con las previsiones establecidas en el presente reglamento y, se solicitará a la fiduciaria la elaboración del contrato por suscribir con ocasión del convenio.

Los convenios con entidades estatales no podrán contener más formalidades que las determinadas para los contratos de derecho privado, estarán exentos del pago de impuesto de timbre, pago de publicación del contrato en el Diario Oficial y del otorgamiento de pólizas de garantía.

PAR.—Se entienden por convenios interadministrativos, tanto aquellos que suscriba directamente la Unidad de Planeación Minero Energética, UPME, con otras entidades estatales, como los que suscriba la fiduciaria con dichas entidades por instrucción de la unidad. Para la liquidación de los convenios suscritos con otras entidades estatales, estos deberán de encontrarse debidamente ejecutados y cancelados en todos y cada uno de sus compromisos tanto del convenio macro como de los específicos que se llegaran a suscribir con ocasión de este.

ART. 25.—Adición de los contratos. Los contratos de mayor cuantía solo podrán adicionarse cuando se presenten circunstancias que lo justifiquen y en todo caso no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial.

Las contrataciones de menor cuantía también podrán adicionarse hasta por el cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, siempre y cuando no supere su monto total, los cincuenta salarios mínimos legales mensuales.

Todas las disposiciones del contrato, salvo la que estipula su objeto, podrán modificarse mientras el contrato esté vigente.

Las ampliaciones o modificaciones se harán constar en cláusulas adicionales y deberán contar con la justificación correspondiente.

ART. 26.—Liquidación de los contratos. En los contratos de tracto sucesivo deberá estipularse que procede la liquidación de los mismos. La liquidación se realizará dentro del término que se fije en el respectivo contrato o, a más tardar, dentro de los seis (6) meses siguientes a su terminación. En esta etapa se acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar.

Si no se llega a un acuerdo para liquidar el contrato, la unidad la efectuará mediante acto administrativo y solicitará a la fiducia encargada del manejo de sus recursos, para que tome las medidas que sean necesarias para la exigencia del cumplimiento de obligaciones y derechos que resulten de la liquidación según sea el caso.

ART. 27.—Saneamiento del procedimiento. Si durante el proceso de contratación se encontrare que se ha pretermitido alguno de los requisitos exigidos en este reglamento, se podrá ordenar su cumplimiento o corrección si fuere procedente. Efectuada la corrección, el trámite se reanudará en el correspondiente estado.

ART. 28.—Del control interno. La dependencia asesora de control interno velará porque los procesos de contratación que efectúe la Unidad de Planeación Minero Energética, UPME, se lleven a cabo conforme a lo previsto en el presente reglamento, sin que tal labor signifique crear trámites aprobatorios a la gestión contractual.

ART. 29.—De la supervisión. La supervisión en la ejecución de los contratos, será ejercida por personas naturales o jurídicas acorde con el origen de su relación laboral o contractual con la unidad, sin que de la misma se pueda extraer el respectivo subdirector del área al cual corresponde el tema o, el secretario general, cuando de asuntos administrativos se trate.

ART. 30.—Funciones del supervisor. El supervisor será responsable de la calidad final de los proyectos o estudios contratados y por lo tanto entre sus funciones estarán entre otras las siguientes:

• Verificar la ejecución dentro de los plazos contractuales y tomar los correctivos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones contractuales, por parte del contratista.

• Velar porque el proyecto se ejecute de acuerdo con las especificaciones indicadas en la propuesta y los términos de referencia.

• Verificar que el contratista utilice en el desarrollo del proyecto el personal propuesto.

• Presentar informes de evaluación de los estudios o servicios contratados.

• Justificar las solicitudes de modificación o adición contractual y exponerlo ante la dirección general para su aprobación y posterior ejecución.

• Velar por la legalización oportuna de aquellas circunstancias contractuales que lo requieran, tales como modificaciones, adiciones en plazo o valor, etc.

• Verificar la afiliación al régimen de seguridad social integral del contratista y del personal utilizado por estos. Tratándose de personas jurídicas, verificar además el cumplimiento en el pago de los aportes parafiscales.

PAR.—La responsabilidad de la supervisión se inicia una vez recibida la comunicación sobre la designación, para lo cual, será tenida en cuenta la suscripción del contrato, cuando allí se indique quién ejerce la supervisión. El incumplimiento de las funciones del supervisor será causal de mala conducta y asumirá la responsabilidad disciplinaria, civil, penal, fiscal o administrativa que la ley determine para cada caso concreto.

ART. 31.—Archivo de documentación contractual. Durante la ejecución del contrato, el supervisor del mismo, deberá remitir a la dependencia encargada de la función contractual, toda la documentación relacionada con los diferentes procesos contractuales a cargo. Todos estos documentos reposarán en el archivo de la carpeta contentiva del contrato por el tiempo de vigencia del contrato y cinco años más, conservando el supervisor fotocopia de los documentos estrictamente necesarios para ejercer su función adecuadamente.

La secretaría general debe archivar en sus dependencias los originales de las propuestas del respectivo proceso de contratación.

ART. 32.—Pago a contratistas. El pago del valor del contrato se cancelará contra entrega de informes o productos, en la forma estipulada en los respectivos términos de referencia, condiciones de cotización u órdenes de servicio.

Las facturas deben estar acompañadas de las copias legibles de pagos efectuados al sistema de seguridad social integral y parafiscales en la forma y términos establecidos en la ley que rige la materia”.

ART. 2º—Procedimiento. Para el desarrollo y aplicación del presente reglamento de contratación, se establece como procedimiento el contenido en el anexo 1.

ART. 3º—Transición. Los procesos de contratación que se hayan iniciado, así como los contratos que se hayan celebrado en vigencia de la Resolución 206 del 11 de mayo de 2004, continuarán rigiéndose por dicha disposición hasta su finalización.

ART. 4º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición, deroga las normas que le sean contrarias, en especial las resoluciones UPME 206 y 207 de 11 de mayo de 2004 y, deberá ser publicada en el Diario Oficial y página web de la unidad.

Publíquese y cúmplase.

ANEXO 1

Procedimiento contractual UPME

Estructura de la contratación de mínima cuantía

Para la contratación de bienes o servicios, cuya cuantía sea inferior al 10% de la menor cuantía, bastará de una oferta o cotización debidamente radicada, la cual si satisface los requerimientos de la unidad, será aprobada por el ordenador del gasto o en quien se encuentre delegada la ordenación del mismo, aprobación que se entenderá con la firma y registro de la respectiva orden de trabajo.

Estructura de la contratación de menor cuantía

Para los procesos de contratación cuya cuantía sea superior al 10% de la menor cuantía e inferior a 50 salarios mínimos legales mensuales, y que no sean de los indicados en el artículo vigésimo primero de la presente resolución, deberán contar, por lo menos, con tres solicitudes de cotización o presentación de propuestas debidamente radicadas, siguiendo el siguiente procedimiento:

a) El área responsable del objeto a contratar, previa justificación solicitará a quien se encuentra delegada la ordenación del gasto, la expedición de certificado de disponibilidad presupuestal, indicando, monto y rubros presupuestales con cargo a los cuales se expedirá el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal;

b) Anexo a esta solicitud de expedición de certificado de disponibilidad presupuestal presentará los términos de referencia, condiciones de cotización o indicación del objeto a contratar según fuere el caso;

c) El área administrativa solicitará la presentación de mínimo tres cotizaciones para la evaluación y aprobación de las solicitudes de adquisición de bienes y/o servicios. En los casos que se considere necesario se podrán solicitar cotizaciones a través de la página web, para esto se deberá solicitar a la subdirección de información que realice la publicación respectiva;

d) La selección formal sobre la contratación con presupuesto de funcionamiento, la tomará el funcionario delegado para la ordenación del gasto previa evaluación técnica de las ofertas u oferta presentada;

e) La selección formal sobre la contratación con presupuesto de inversión, la tomará el subdirector del área objeto a contratar, y su resultado será presentado al ordenador del gasto, con la respectiva recomendación de orden de elegibilidad;

f) Estos contratos sin formalidades plenas se denominan órdenes de servicio y constarán por escrito las cuales contienen como elementos esenciales, el objeto, el plazo, valor y en lo procedente a garantías si fueren necesarias.

Estructura de la contratación de mayor cuantía mediante invitación pública

Etapa precontractual

a) El área responsable de objeto a contratar, previa presentación de la justificación técnica, económica y/o sondeo de mercado, ficha técnica, someterá a aprobación del comité de contratos el asunto a contratar;

b) Aprobado la realización del proyecto presentado por parte del comité de contratos, se remitirá a la secretaría general la solicitud de disponibilidad presupuestal firmada por el ordenador del gasto, junto con los documentos anexos;

c) Expedido el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal, el funcionario adscrito al área administrativa quien tiene las funciones de contratación procederá a ordenar la publicación de los pretérminos de referencia en la página web por un término no inferior a cinco (5) días calendario, con el propósito de suministrar al público en general la información que le permita formular observaciones al contenido de los documentos antes mencionados, las cuales una vez analizadas y si tienen aplicabilidad, se verán reflejadas en el texto de los términos de referencia definitivos;

d) Cumplido lo anterior, o en el evento en que no se hubiere formulado observaciones al proyecto o pretérminos de referencia, el área responsable del objeto a contratar, remitirá a la secretaría general, los términos de referencia o condiciones de cotización definitivos, para el trámite de la aprobación jurídica, cumplido lo cual se procederá a la publicación de los términos de referencia definitivos en la página web;

e) Las personas naturales o jurídicas, consorcios o uniones temporales interesadas en participar en el proceso objeto de concurso deberán manifestar su intención de participación para el proyecto respectivo, en la forma señalada en los respectivos términos de referencia, suministrando los datos allí solicitados. Los interesados en participar en la respectiva invitación pública, podrán obtener los términos de referencia a través de la página web de la unidad o directamente en la secretaría en este último evento deberán cancelar lo correspondiente al valor de la fotocopia que genere su expedición conforme a las tarifas que se tengan vigente en la unidad;

f) Los interesados en participar en la invitación pública, dentro del término señalado en el cronograma de fechas, podrán solicitar aclaraciones a los términos de referencia, las cuales serán resueltas en audiencia pública que se llevará a cabo en la fecha y hora predefinida en el cronograma, con el objeto de precisar el contenido y alcance de este documento, siendo levantada acta suscrita por los intervinientes. En la audiencia se dará respuesta a las aclaraciones solicitadas oportunamente por los interesados sin perjuicio que estos puedan formular más aclaraciones dentro de la misma audiencia siempre y cuando reciba la aceptación de todos los asistentes, en su formulación. La unidad se puede reservar la facultad de dar respuesta allí a las preguntas formuladas o por escrito posteriormente si no fuere posible. Esta audiencia se podrá suspender para continuarla en fecha posterior cuando las circunstancias lo ameriten;

g) Los interesados en participar en el proceso deberán presentar su propuesta en la oficina de radicación de correspondencia de la Unidad de Planeación Minero Energética, en la forma indicada en los respectivos términos de referencia;

h) En la fecha señalada como cierre del proceso, con la presencia de un funcionario de la UPME se levantará acta de apertura de propuestas, donde se consignará el nombre del oferente, fecha, hora y número de radicación de la oferta, así como el número de folios y demás anotaciones que se considere pertinente indicar. Esta acta será suscrita por quienes se encuentran presentes en la misma;

i) El comité de contratos en comité ordinario o extraordinario procederá a la designación de comité técnico evaluador de las propuestas presentadas;

j) El área encargada de la contratación comunicará la designación de evaluadores a los funcionarios designados, quienes deberán presentar el informe de evaluación dentro del término indicado en el respectivo proceso;

k) El informe de evaluación permanecerá fijado en la página web y a disposición en la secretaría general por el término de 3 días hábiles, para que los oferentes presenten sus observaciones, pero las propuestas no se podrán completar, adicionar, modificar o mejorar dentro de este término;

l) Presentadas observaciones al informe de evaluación por parte de los proponentes, estas deberán ser resueltas por el comité evaluador y la parte jurídica encargada de la contratación, según sean técnicas o jurídicas, las cuales, se pondrán a disposición de los proponentes en la secretaría general y en la página web de la unidad, sin que sea viable realizar nuevas observaciones;

m) Cumplido lo anterior o en el evento en que no se hayan formulado observaciones a la evaluación, el ordenador del gasto, mediante resolución motivada, adjudicará el contrato al proponente favorecido o declarará desierto el concurso, el cual se comunicará a todos los proponentes;

n) El acto de adjudicación y /o declaratoria de desierto de concurso es irrevocable y obliga a la Unidad de Planeación Minero Energética, UPME, y al adjudicatario;

o) Una vez comunicada la adjudicación la secretaría general o el área encargada de la función jurídica de contratación elaborará la minuta y la comunicación a la fiduciaria para la elaboración del respectivo contrato.

Etapa contractual

a) Se inicia con la suscripción del contrato, el cual deberá firmar el adjudicatario dentro del plazo indicado en los respectivos términos de referencia;

b) El contratista deberá allegar a la Unidad de Planeación Minero Energética, dentro de los plazos indicados en los términos de referencia, la garantía única exigida en el contrato, pagar los derechos de publicación del contrato en el Diario Oficial y cancelar el impuesto de timbre, este último en el evento en que estuviere obligado hacerlo. El no cumplimiento del contratista sin justa causa, de esta obligación dentro del término indicado, otorgará de pleno derecho a la unidad para resolver el contrato y hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta;

c) Aprobada la garantía única exigida en el contrato, el contratista deberá suscribir el acta de iniciación, dentro del término señalado en los términos de referencia. Con la firma del acta de iniciación, constitución y aprobación de garantías, pago de derechos de publicación e impuesto de timbre si fuere el caso, se procede a la ejecución del contrato, cuyo control se encuentra a cargo del supervisor del mismo.

Etapa post contractual

Los contratos de tracto sucesivo o en los que se pacte, serán objeto de liquidación de común acuerdo por las partes contratantes.

La liquidación se realizará a través del área de contratación por mutuo acuerdo, dentro del término fijado en el respectivo contrato o en su defecto dentro de los 6 meses siguientes a la finalización del mismo. Para tal fin se solicitará a la fiduciaria que maneja los recursos de la Unidad de Planeación Minero Energética, elaboré el respectivo documento de liquidación que debe ser suscrito por las partes contratantes.

En el acta de liquidación constarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar, como también los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.

En los contratos que no requieran liquidación, el recibo a satisfacción expedido por el supervisor del contrato, equivaldrá a la liquidación.

Contratación de única oferta

Para la contratación de asuntos de mayor y menor cuantía de que trata el artículo vigésimo de la Resolución UPME 206 de 2004, se seguirá el siguiente procedimiento:

a) El área responsable del objeto a contratar, previa presentación de la justificación del objeto a contratar mediante única oferta, someterá a aprobación del comité de contratos, el asunto a contratar;

b) Aprobado por parte del comité respectivo, el área responsable del objeto a contratar remitirá a la secretaría general la solicitud de disponibilidad presupuestal firmada por el ordenador del gasto, junto con los documentos En donde se identifique el oferente a invitar;

c) Recibida en el área de contratación la solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal y los términos de referencia o condiciones de cotización, se procederá a la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal y a la revisión y aprobación jurídica de los términos de referencia;

d) Aprobados los términos de referencia, se comunicará de tal hecho al área responsable del objeto a contratar, así como de la existencia del certificado de disponibilidad presupuestal. De igual forma vía correo electrónico, remitirá la información respectiva para ser publicada en la página web de la unidad;

e) El área en la cual se tiene asignada la función del seguimiento al proceso contractual elaborará la respectiva invitación al único oferente, que será remitida junto con los términos de referencia, para que presente la propuesta dentro del término indicado en la invitación y /o términos de referencia y/o condiciones de cotización;

f) Recibida la respectiva propuesta el comité de contratos, se reunirá con el fin de designar comité evaluador;

g) Presentado el informe de evaluación junto con la recomendación por parte del comité evaluador a consideración del ordenador del gasto, este mediante acto administrativo decidirá;

h) El acto de adjudicación es irrevocable y obliga a la Unidad de Planeación Minero Energética y al adjudicatario.

(Nota: Modificado en lo pertinente por la Resolución 198 de 2011 artículo 1° de la Unidad de Planeación Minero Energética)