Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

RESOLUCIÓN 4214 DE 1999 

(Junio 1º)

“Por la cual se adopta el reglamento de archivos para la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales”.

La Directora General de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,

en uso de sus facultades legales y, especialmente de las consagradas en el literal z) del artículo 14 del Decreto 1693 del 27 de junio de 1997, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 74 de la Constitución Política de Colombia consagra el principio según el cual la documentación producida por las entidades públicas es de libre acceso a la consulta ciudadana, salvo los casos que establezca la ley;

Que el artículo 1º de la Ley 80 de 1989 crea el Archivo General de la Nación, y el artículo 2º, literal b) de la citada ley le asigna como función el expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la Nación;

Que mediante el Acuerdo 07 de 1994, la Junta Directiva del Archivo General de la Nación adopta y expide el reglamento general de archivos con el objeto de suministrar pautas y principios que regulan la función archivística en las entidades oficiales;

Que el artículo 6º del mencionado reglamento establece su aplicación en todos los archivos oficiales del orden nacional;

Que en consecuencia se hace necesario dar cumplimiento a esta norma en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, razón por la cual,

RESUELVE:

ART. 1º—Adoptar el reglamento de archivos para la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, como norma reguladora del quehacer archivístico en la entidad.

TÍTULO I

Parte preliminar

ART. 2º—Principios rectores. Servicio a la comunidad. Los archivos en la DIAN harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución, y los de facilitar la participación de la comunidad y el control ciudadano en las decisiones que los afecten en los términos previstos por la ley.

Fuentes de información. Los documentos que conforman los archivos de la DIAN son importantes para la administración y la cultura porque son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes y porque pasada su vigencia se convierten en fuentes de la historia y componentes valiosos del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

Patrimonio nacional. Los documentos de los archivos oficiales son potencialmente parte integral del patrimonio documental de la Nación. Por tanto, los funcionarios públicos son responsables del manejo de los documentos disciplinaria, administrativa, civil y penalmente, y adicionalmente, de organizarlos y conservarlos de acuerdo con las normas y criterios que para el caso existan.

Acceso público. Los archivos garantizarán, velarán y promoverán el derecho a la información, la investigación, la educación y la cultura, con un criterio amplio y democrático; sólo por razones constitucionales, legales y de conservación de los documentos se restringirá el acceso a la información.

Cultura archivística. Los archivos contribuirán a la realización de programas de sensibilización de la comunidad, sobre la importancia, el uso y el alcance administrativo, científico y cultural de aquéllos, con el objeto de constituir mecanismos de participación ciudadana, conocimiento y conservación del patrimonio documental de la Nación.

Unidad de administración y conservación. El Archivo General de la Nación es la entidad delegada por el poder central para salvaguardar el patrimonio documental del país, como parte integral de las riquezas culturales de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el título I de los principios fundamentales de la Constitución Política.

TÍTULO II

Disposiciones generales

ART. 3º—Objeto del reglamento general de archivos. El presente reglamento tiene por objeto suministrar las pautas y principios que regulan la función archivística en todas las dependencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, así como garantizarle a la Nación la conservación y custodia de su patrimonio documental.

ART. 4º—Conceptos fundamentales. Para efectos del presente reglamento y con miras a obtener uniformidad en la definición de criterios y alcances de los términos más generales empleados en materia de archivos, se adopta el glosario como parte integral del mismo.

ART. 5º—Fases de formación del archivo. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos en la DIAN se forman a través de las siguientes fases:

1. Archivos de gestión o de las oficinas productoras de los documentos, en los que se reúnen los documentos que produce o recibe cada dependencia en desarrollo de las actividades que le son propias, que se requieren para el trámite de los asuntos de la dependencia y que son de consulta permanente mientras cumplen la función que les dio origen. Comprenden los dos últimos años de gestión: el actual y el anterior, para los documentos facilitativos.

2. Archivos satélites, compuestos por los expedientes que aún no terminan su trámite, y que en consecuencia deben permanecer en las dependencias responsables hasta su finalización. De acuerdo con las características propias de las áreas técnicas y el manejo que debe darse a los expedientes en desarrollo de los procesos tributario, aduanero y cambiario, estos archivos son propios de las áreas técnicas.

3. Archivos centrales o intermedios, en los que se agrupan los documentos transferidos desde los archivos de gestión de las dependencias respectivas, una vez finalizado el trámite que les dio origen, y que son objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. Existe uno para el nivel central y uno en cada dirección regional, y en cada administración en el nivel nacional.

4. Archivos permanentes o históricos, a los que se transfiere desde al archivo central la documentación, que por decisión del respectivo comité nacional de archivo previsto en el artículo 14 del presente reglamento, debe conservarse permanentemente, dado el valor que cobra para la investigación, la ciencia y la cultura. Existirá un archivo histórico o permanente de la DIAN en la ciudad de Santafé de Bogotá para el nivel central, y uno en cada una de las direcciones regionales y en cada una de las administraciones en el nivel nacional.

ART. 6º—Campo de aplicación. El presente reglamento se aplicará en todas las dependencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en el nivel nacional.

ART. 7º—Responsabilidad especial. Los documentos de los archivos de gestión e intermedios son potencialmente parte integral del patrimonio documental de la Nación, lo que genera la obligación por parte de los funcionarios responsables de su manejo, de recibir y entregar los documentos debidamente inventariados.

ART. 8º—Responsabilidad general de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a las leyes y disposiciones que regulan su labor y actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confía la misión de organizar, conservar y suministrar la documentación que hace parte del patrimonio documental de la Nación.

ART. 9º—Obligaciones de los funcionarios de archivo. Los archivistas tienen la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y son responsables por su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.

ART. 10.—Personal de archivo. El personal de archivo deberá cumplir con los requisitos exigidos de acuerdo con la naturaleza del cargo y las funciones propias del trabajo en los archivos.

ART. 11.—Capacitación para los funcionarios de archivo. La DIAN capacitará y actualizará a los funcionarios de archivo, a través de la oficina nacional de servicio de desarrollo humano en el nivel central, o de quien haga sus veces en el nivel regional y local. Así mismo facilitará su participación en los eventos programados por el Archivo General de la Nación y otras entidades que propicien dichas actividades, con el fin de que puedan realizar un trabajo óptimo en términos de eficiencia, eficacia y economía.

TÍTULO III

Estructura funcional

Parte I

Órganos de dirección, coordinación y asesoría

ART. 12.—Dirección y coordinación. La dependencia encargada de dirigir y coordinar la función archivística en el nivel nacional es la Secretaría General de la DIAN, de acuerdo con el artículo 15, literal f) del Decreto 1693 de 1997, correspondiéndole el manejo de las relaciones con el Archivo General de la Nación.

ART. 13.—Intervención en la aplicación. En la aplicación del presente reglamento intervienen el comité nacional de archivo, los directores regionales y los administradores especiales de Impuestos y de Aduanas Nacionales, los administradores locales de impuestos nacionales, los administradores locales de aduanas nacionales y los administradores locales de impuestos y de aduanas nacionales, además de los comités regionales y los comités especiales que se creen como asesores de las direcciones regionales y de la secretaría general, para tal efecto.

ART. 14.—Creación del comité nacional de archivo. Actuará como grupo asesor de la alta dirección, responsable por la definición de las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos, especialmente en lo relacionado con la normalización, la eliminación de documentos y el mantenimiento de las tablas de retención documental.

El comité nacional de archivo estará conformado por las siguientes personas: el secretario general quien lo presidirá, el director de impuestos o su delegado, el director de aduanas o su delegado, el jefe de la oficina nacional de normativa y doctrina o su delegado, el jefe de la oficina de planeación o su delegado, el subsecretario administrativo y el jefe del grupo ejecutor de archivo del nivel central, quien actuará como secretario.

Serán funciones del comité nacional de archivo:

— Proponer y evaluar periódicamente la política archivística en el nivel nacional.

— Aprobar las propuestas en materia de normalización relacionadas con el manejo de los archivos, su organización, conservación, y microfilmación, digitalización o uso de nuevas tecnologías para el manejo de información.

— Proponer instrumentos legales, normas y procedimientos técnicos para la implantación de tecnologías informáticas en los archivos, con miras a la gestión y diseminación de la información, y a la definición del valor probatorio y conservación de los documentos electrónicos.

— Autorizar la eliminación de documentos de acuerdo con los términos de conservación establecidos en las tablas de retención documental.

— Aprobar las tablas de retención documental para la DIAN y velar por su aplicación en el nivel nacional.

— Definir criterios sobre la conservación de documentos históricos en la entidad, y la organización de los respectivos archivos históricos.

ART. 15.—Creación de los comités regionales de archivo. En el nivel regional actuarán como asesores del director regional en los aspectos relacionados con los planes y proyectos a desarrollar en la respectiva región, armonizándolos con los planes y políticas del nivel nacional. Deberán interpretar, desarrollar y hacer partícipes a los archivos de las administraciones locales y delegadas de su jurisdicción de los beneficios de la política archivística nacional y de la aplicación de normas y procedimientos comunes.

El comité regional de archivos estará integrado por el director regional quien lo presidirá, el administrador local correspondiente, el jefe de la división de documentación correspondiente quien actuará como secretario, el jefe de la división financiera y administrativa quien actuará como secretario cuando no exista división de documentación, el jefe de la división de planeación, el jefe de la división jurídica correspondiente.

PAR. 1º—Correspondiente se refiere a impuestos o aduanas cuando existen las dos administraciones en la ciudad sede.

Serán funciones de los comités regionales de archivo:

— Proponer planes y programas de interés regional para su incorporación a los planes nacionales de archivos.

— Supervisar y orientar la implantación del sistema de archivos en la regional de su competencia.

— Promover acciones de capacitación para los funcionarios vinculados con el quehacer archivístico de la regional.

— Evaluar las actividades que se propongan y desarrollen en el comité regional mediante informes de actividades y el informe anual al comité nacional de archivo.

— Asesorar en la aplicación de las técnicas y procedimientos archivísticos establecidos para la DIAN y en el mantenimiento de las tablas de retención documental.

— Recomendar la eliminación de documentos de archivo para su aprobación por parte del comité nacional de archivo, de acuerdo con los términos de conservación establecidos en las tablas de retención documental.

PAR. 2º—A las reuniones de los comités nacional y regional podrán asistir como invitados funcionarios de las dependencias productoras de los documentos que se evaluarán, o particulares que se considere puedan aportar elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes.

PAR. 3º—En las administraciones especiales y locales del nivel nacional, el comité de coordinación, creado mediante Decreto 1693 de 1997, artículo 24, tratará los asuntos de archivo que serán sometidos posteriormente a consideración del comité nacional de archivo para las especiales, y del comité regional de archivos de su jurisdicción para las locales y delegadas.

Parte II

Organización y funcionamiento de los archivos

ART. 16.—La secretaría general será la responsable por la gestión de documentos y la administración de los archivos de la DIAN y ejercerá el control de la documentación durante todo su ciclo vital a través de la estructura que para tales fines se establezca.

PAR.—La adecuada instalación y custodia de los archivos y la debida prestación de los servicios archivísticos, será responsabilidad de la secretaría general en el nivel central, y de las administraciones especiales y las direcciones regionales en el nivel regional, quienes adoptarán las medidas necesarias para garantizar la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información contenida en los documentos de sus archivos.

ART. 17.—Organización de los archivos administrativos. La organización de los archivos administrativos de la DIAN se fundamentará en las normas y reglamentaciones que sobre el particular expida la secretaría general como dependencia rectora de la política archivística en la entidad, a través de la estructura operativa que se establezca para tal fin.

ART. 18.—Tipos de documentos. Los archivos de la DIAN estarán conformados por los documentos que se reciben y que se producen en desarrollo de las actividades que le son propias, y que para efectos de su manejo se clasifican en:

1. Documentos facilitativos o comunes. Aquéllos que soportan trámites que son comunes a todas las entidades, es decir, facilitan el trámite de los procedimientos propios de las dependencias, tales como los oficios, circulares, memorandos, la nómina, los inventarios, las historias laborales.

2. Documentos específicos o sustantivos. Aquellos generados o recibidos como producto de las actividades asignadas a cada entidad por la normatividad vigente, y en consecuencia forman parte de su razón de ser, tales como las declaraciones tributarias y aduaneras, los recibos de pago por tributos, los contratos de obra pública, los expedientes de facturación.

ART. 19.—Valoración documental. La DIAN mantendrá actualizada la tabla de retención documental a partir de su valoración y será adoptada, al igual que sus actualizaciones, por el comité nacional de archivo.

ART. 20.—Transferencia de documentos con valor permanente. Los documentos que han cumplido ciclo vital y que finalizado el proceso de selección y valoración ameriten su conservación permanente, deberán incluirse en un plan de transferencias al archivo que corresponda, con su tipología documental y series perfectamente identificadas.

ART. 21.—Eliminación de documentos. Para la aplicación del presente reglamento, se entiende por eliminación la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico, o que carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnología.

ART. 22.—Proceso de eliminación. El proceso de eliminación de documentos de archivo en la DIAN se ajustará a las normas que sobre el particular expida el comité nacional de archivo, respetando el resultado de la valoración documental que está expresado en las tablas de retención documental aprobadas para la DIAN.

ART. 23.—Autorización para eliminar. La responsabilidad final por la eliminación de documentos es del comité nacional de archivo de la DIAN, el cual levantará en cada caso el acta de eliminación correspondiente con las respectivas firmas de sus integrantes.

En el nivel regional, el comité regional de archivo deberá pronunciarse al respecto sobre los archivos de su jurisdicción y tramitar ante el comité nacional de archivo la respectiva autorización. Las administraciones especiales tramitarán las solicitudes de eliminación de documentos por intermedio del comité de coordinación respectivo.

PAR.—El comité nacional de archivo podrá ordenar que se efectúen los muestreos que considere oportunos y convenientes, con el fin de garantizar la conservación de la información que juzgue pertinente.

TÍTULO IV

Estructura de los fondos

ART. 24.—Clasificación de los fondos documentales. La clasificación de los fondos documentales en la DIAN se hará a partir de la identificación y organización de los mismos en secciones y series. Los fondos se clasificarán con criterio orgánico funcional, teniendo como base la estructura orgánica de la entidad y respetando el principio de procedencia.

ART. 25.—Ubicación de los documentos. Los documentos se colocarán en las unidades de conservación adecuadas, identificadas por la respectiva signatura topográfica.

TÍTULO V

Entrada y salida de los documentos en los archivos

ART. 26.—Ingreso de los documentos en los archivos intermedios, centrales e históricos. El ingreso de documentos en los archivos de la DIAN se hará por transferencias regulares de fondos, de acuerdo con las disposiciones que para tal efecto establezca la secretaría general, conjuntamente con la subsecretaría administrativa, en el nivel central, utilizando para ello los formatos homologados por la oficina de planeación.

En el nivel regional y en las administraciones especiales las transferencias de documentos se harán de acuerdo con las disposiciones que para tal efecto impartan los directores y administradores, utilizando para ello los formatos homologados por la oficina de planeación y las directrices que sobre el particular imparta la secretaría general a través de las dependencias competentes.

ART. 27.—Salida temporal de documentos. La subsecretaría administrativa, en el nivel central y su equivalente en las administraciones especiales y en el nivel regional, serán las únicas autorizadas para permitir la salida de documentos de los archivos dentro del territorio nacional y adoptarán las medidas pertinentes para garantizar la integridad, seguridad y conservación de los mismos. Las salidas temporales de documentos se anotarán en el libro de registro correspondiente según el modelo normalizado por el Archivo General de la Nación.

PAR.—En concordancia con el artículo 35 del Acuerdo 07 de 1994 expedido por la junta directiva del Archivo General de la Nación, sólo el Archivo General de la Nación autorizará la salida temporal de documentos de los archivos de la DIAN fuera del territorio nacional, por motivos legales, de exposición o por procesos técnicos especiales.

TÍTULO VI

Descripción de los documentos

ART. 28.—Instrumentos de control y consulta. Como instrumentos de control, consulta y descripción, en los archivos de la DIAN se elaborarán guías, inventarios, catálogos e índices de sus fondos documentales, de acuerdo con la naturaleza de éstos y con las prioridades del servicio. Así mismo se llevarán registros de transferencia, relaciones de entrega, libros de registro, radicadores y tablas de retención.

PAR.—Los instrumentos de control, descripción, consulta e información, se ajustarán a las normas formuladas por el Archivo General de la Nación.

ART. 29.—Proyecto de descripción. El programa de archivos de la DIAN incluirá en sus planes de trabajo los proyectos de descripción de documentos o análisis de información de acuerdo con sus propias necesidades y prioridades.

ART. 30.—Acceso a los instrumentos de consulta. Los instrumentos de consulta existentes en los archivos de la DIAN serán de libre acceso para las personas que los soliciten. Los derechos de autor sobre dichos instrumentos se regirán por las normas vigentes en el país sobre el tema.

TÍTULO VII

Acceso a los documentos de archivo

ART. 31.—Acceso a los documentos de archivo. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos de los archivos públicos en los términos consagrados por el artículo 74 de la Constitución Política. Los archivos garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y la ley.

ART. 32.—Derecho de petición. Para acceder a los documentos administrativos de los archivos públicos o a la información contenida en éstos, es necesario esgrimir un interés de carácter particular o general, de conformidad con el ejercicio del derecho de petición, consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política y normas reglamentarias. Se tendrán en cuenta además las normas que sobre el particular expida la entidad.

ART. 33.—Reserva legal. La reserva legal sobre los documentos de los archivos públicos cesará a los treinta años de su expedición, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 57 de 1985.

ART. 34.—Restricciones por razones de conservación. Cuando el mal estado de los documentos impida su acceso directo, la DIAN suministrará la información contenida en éstos mediante cualquier sistema de reproducción, certificando su autenticidad cuando fuere el caso, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 20 de la Constitución Política.

ART. 35.—Acceso a las sedes de archivo. El acceso a los archivos en la DIAN será gratuito y en las condiciones que se señalen en los reglamentos que se elaboren para tal fin, en los cuales se considerarán además asuntos tales como la consulta de los documentos, el horario de servicio, el préstamo de documentos y en particular de originales, los servicios a los investigadores, la obtención de copias.

TÍTULO VIII

Reprografía de los documentos

ART. 36.—Solicitud de reproducción de documentos. La solicitud para reproducción de documentos se tramitará a través de los formatos que para tal fin se establezcan y los costos y su pago se definirá de acuerdo con las normas aprobadas para la entidad.

ART. 37.—Servicios de reprografía. Las reproducciones de documentos de archivo serán realizadas por los propios archivos de la DIAN, utilizando para ello los equipos ubicados en sus instalaciones. No se autorizará el empleo de aparatos o materiales ajenos al archivo para fines de copias particulares de documentos.

ART. 38.—Programas de reproducción de documentos. En la DIAN se adoptarán programas de reproducción de seguridad de los documentos que conservan como estrategia de protección del patrimonio documental. Las unidades de reprografía constituirán un archivo de seguridad integrado por los primeros negativos y las matrices de las reproducciones realizadas.

ART. 39.—Nuevas tecnologías. En los archivos de la DIAN se podrán utilizar las tecnologías que permitan el registro y recuperación ágil de la información, siempre y cuando dichos sistemas no impliquen la destrucción de originales o copias únicas de documentos, a excepción de aquellos que autorice expresamente la ley.

TÍTULO IX

Conservación de documentos

ART. 40.—Conservación y restauración de documentos. El comité nacional de archivo establecerá los criterios a seguir para ejecutar cualquier tipo de procedimiento tendiente a la conservación de los bienes documentales de la DIAN desde su emisión hasta su disponibilidad final, siguiendo para ello las instrucciones que sobre el particular imparta el Archivo General de la Nación.

PAR. 1º—Se hará énfasis en la conservación preventiva, proceso mediante el cual se podrá garantizar el adecuado mantenimiento de los documentos. Con la conservación se ejecutarán tareas tendientes a detener y corregir los deterioros manifiestos que afecten la integridad de los documentos.

PAR. 2º—Con la restauración se restituyen valores estéticos del material documental y en ningún caso se podrán efectuar trabajos de restauración en documentos oficiales en laboratorios no autorizados expresamente por el comité nacional de archivo.

PAR. 3º—En las transferencias de documentos se deberán considerar todas las medidas que garanticen la conservación del material, tales como la manipulación, el embalaje y el transporte y aquellas que eviten la contaminación y la propagación de factores nocivos.

ART. 41.—Condiciones ambientales de los edificios destinados a archivos. Los edificios y locales destinados a ser sede de los archivos en la DIAN deberán cumplir con las condiciones técnicas mínimas que garanticen la conservación de los documentos, de acuerdo con las directrices impartidas por el Archivo General de la Nación.

PAR.—Los responsables por los archivos en la DIAN adelantarán controles sistemáticos y periódicos de las condiciones ambientales, instalaciones, manejo, mantenimiento y estado físico de los fondos.

ART. 42.—Sistemas de almacenamiento y depósito de la documentación. La DIAN adoptará estrategias técnicas y materiales que garanticen la conservación y seguridad de la documentación de los archivos en relación con los sistemas de almacenamiento, depósito y unidades de conservación.

PAR.—Los documentos de archivo estarán contenidos en las unidades de conservación más adecuadas y debidamente identificadas, que faciliten su consulta y garanticen la preservación del patrimonio documental de la entidad.

ART. 43.—Conservación de documentos originales. La documentación en su soporte original, considerada de valor permanente, deberá mantenerse en dicho soporte aún cuando se regule la validez y utilización de otros medios de almacenamiento de la información.

TÍTULO X

Glosario

ART. 44.—De conformidad con el artículo 4º de esta resolución, el glosario de términos archivísticos es parte integral de la misma, la complementa y permite darle mayor claridad. El glosario está elaborado con base en los conceptos archivísticos del reglamento general de archivos del Archivo General de la Nación.

A

Acceso a los archivos. Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos previstos por la ley.

Acervo documental. Conjunto de los documentos de un archivo.

Administración de archivos. Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una institución.

Almacenamiento de documentos. Depósito de los documentos en estanterías, cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservación física y con el fin de ser extraídos posteriormente para su utilización.

Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

Archivo central. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los diferentes archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que tienen vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

Archivo de gestión. El de las oficinas productoras de documentos, en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten.

Archivo General de la Nación. Desde el punto de vista institucional y de acuerdo con la categoría de archivos oficiales, es el establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística a nivel nacional. Es el organismo de dirección y coordinación del Sistema Nacional de Archivos.

Archivo histórico. Aquél al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas, así como los archivos privados declarados de interés público.

Archivo total. Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital. Producción, recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final.

Archivista. Persona especializada en el manejo de los archivos.

C

Catálogo. Instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados de uno o varios fondos, tomando en cuenta un criterio determinado.

Ciclo vital del documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

Clasificación. Labor intelectual de disposición de cualquier elemento según un esquema, plan o marco preestablecido. Puede ser: clasificación de fondos al interior de un depósito determinado; clasificación de piezas en el interior de un fondo; clasificación de documentos individuales en el interior de una pieza.

Clasificación documental. Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad.

Colección de archivo. Reunión artificial de documentos, formada por un individuo, familia o institución.

Comité asesor. Grupo de expertos y especialistas en el campo de la archivística y disciplinas afines que recomiendan sobre procesos y procedimientos tanto administrativos como técnicos.

Comité de archivo. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Conservación de archivos. Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo.

Conservación de documentos. Conjunto de medidas tomadas para asegurar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa.

Métodos utilizados para garantizar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos, incluyendo los atmosféricos.

Consulta de documentos. Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos.

Copia. Reproducción puntual de otro documento.

Copia autenticada. Es la reproducción de un documento, refrendada por el funcionario competente para revestirlo de ciertas formas y solemnidades según lo establecido por la ley, y que le confieren la fuerza jurídica del original.

D

Dependencia. Subdirección, oficina nacional de servicio, oficina nacional, oficina, subsecretaría, división o grupo ejecutor, legalmente establecidos y que cumplen funciones predeterminadas.

Depósito de archivo. Espacio destinado a la conservación de los documentos en una institución archivística.

Depuración. Operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no lo tienen.

Descripción documental. Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación.

Documento activo. Es aquel utilizado habitualmente con fines administrativos.

Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural, y debe ser objeto de conservación.

Documento esencial (documento vital). Aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las actividades y funciones del mismo aún después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional.

Documento histórico. Documento único que por su significado jurídico, autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales, las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico y especialmente valioso para el país.

Documento inactivo. Aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales.

Documento oficial. El que produce, posee o maneja una entidad estatal.

E

Eliminación de documentos. Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

Expediente. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generado orgánica y funcionalmente por una oficina productora de documentos en la resolución de un mismo asunto.

Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística.

F

Folio. Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista.

Fondo. Totalidad de las series documentales de la misma procedencia, o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona.

Función archivística. Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

G

Gestión de documentos. Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.

Guía. Instrumento que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.

I

Índice. Lista alfabética o numérica de términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de descripción.

Instrumento de consulta. Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control físico, administrativo o intelectual de los mismos, que permite su adecuada localización y recuperación. Dependiendo de la fase de tratamiento archivístico de los documentos de la que deriven los instrumentos, éstos pueden ser instrumentos de control (fases de identificación y valoración) e instrumentos de referencia (fases de descripción y difusión).

Inventario. Instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar.

L

Legajo. En los archivos históricos es el conjunto de documentos que forman una unidad documental.

O

Ordenación. Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán los documentos o las unidades archivísticas dentro de las series.

Ordenación documental. Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.

Organización de archivos. Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido.

Organización de documentos. Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad.

P

Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.

Pieza documental. Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales un acta, un oficio, un informe.

Principio de orden original. Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.

Principio de procedencia. Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros.

Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen.

Proyecto de descripción de archivos. Formulación de actividades en el tiempo, que contemplan los criterios y métodos a seguir en la selección y descripción de una determinada unidad archivística, con el fin de obtener instrumentos de consulta normalizados para la investigación con base en fuentes primarias. El plan contempla, entre otros aspectos, evaluación de requerimientos de descripción, tipos documentales a elegir, unidades archivísticas, evaluación de criterios para determinación de términos descriptivos, aspectos físicos de los documentos a tener en cuenta y formas de captura y automatización de los datos propios de la descripción archivística.

Producción documental. Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.

R

Reglamento de archivos. Lineamientos generales administrativos y técnicos para dar cumplimiento a diversas disposiciones de ley.

Retención de documentos. Es el plazo, en términos de tiempo, que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en las tablas de retención documental.

S

Sección. Es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de documentos generales, en razón de esa subdivisión orgánico-funcional.

Selección documental. Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total.

Serie documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor de documentos como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas, informes.

Servicios de archivo. Procesos mediante los cuales se pone a disposición de los usuarios la documentación de una entidad, con fines de información.

T

Tabla de retención documental. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

Las tablas de retención documental pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución. Las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.

Tipo documental. Unidad documental simple.

Tipología documental. Estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse según su origen y características diplomáticas.

Transferencia de archivos. Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención documental adoptadas.

U

Unidad archivística. Conjunto de piezas o tipos documentales. Por ejemplo un expediente.

Unidad de conservación. Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Por ejemplo una caja, un libro o un tomo.

Unidad documental. Es la pieza mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Puede ser: simple cuando está constituida por un solo documento, como un informe; o compleja cuando la constituyen varios documentos, como un expediente.

V

Valor administrativo. Aquel que posee un documento para la administración que lo originó o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.

Valor fiscal. Aquel que tienen los documentos para efectos tributarios o que son importantes para el fisco.

Valor histórico. Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.

Valor legal. Aquel que pueden tener todos los documentos que sirven de prueba ante la ley.

Valoración documental. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.

ART. 45.—La DIAN adoptará las medidas necesarias que permitan la aplicación de las disposiciones contenidas en el presente reglamento.

ART. 46.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y modifica el numeral 4º del Capítulo I, el numeral 4º del Capítulo II, el numeral 4º del Capítulo VII de la Resolución 1721 del 20 de octubre de 1997; y deroga el Capítulo VI, el glosario y el artículo 2º de la citada resolución.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., a 1º de junio de 1999.