RESOLUCIÓN 4219 DE 2008

(Diciembre 22)

“Por la cual se reorganiza la conformación y funciones de la Comisión de Personal”.

El Gerente General del Instituto Colombiano Agropecuario, ICA,

en ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias, en especial de las establecidas en el Decreto-Ley 2141 de 1992 y el Decreto 4765 de 2008, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 16 de la Ley 909 de 2004 dispone que en todos los organismos y entidades reguladas por esta ley deberá existir una comisión de personal, la cual se reunirá por lo menos una vez al mes y será convocada por cualquiera de sus integrantes o por el jefe de personal de la entidad o quien haga sus veces, quien será el Secretario de la misma y establece las funciones y obligaciones de las Comisiones de Personal.

Que el Decreto 1228 de 2005, reglamentario del artículo 16 de la Ley 909 de 2004, establece entre otras obligaciones, la de cumplir el procedimiento para la elección de los representantes de los empleados a la comisión de personal.

Que mediante la Ley 1010 de 2006 se adoptaron medidas para prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral y otros hostigamientos en el marco de las relaciones de trabajo.

Que entre las medidas preventivas y correctivas del acoso laboral señaladas en el artículo 9º de la Ley 1010 de 2006, se encuentra que “Los reglamentos de trabajo de las empresas e instituciones deberán prever mecanismos de prevención de las conductas de acoso laboral y establecer un procedimiento interno, confidencial, conciliatorio y efectivo para superar las que ocurran en el lugar de trabajo. Los comités de empresa de carácter bipartito, donde existan, podrán asumir funciones relacionados con acoso laboral en los reglamentos de trabajo”.

Que por tener la comisión de personal carácter bipartito, puede asumir el conocimiento de los asuntos que generen competencia de conciliación para la resolución de conflictos de acoso laboral.

En consecuencia, este despacho,

RESUELVE:

ART. 1º—Conformación de la comisión de personal. La comisión de personal del Instituto Colombiano Agropecuario, ICA, se integra de la siguiente manera:

a) Representantes de la entidad:

1. El subgerente administrativo y financiero o su delegado.

2. El jefe de la oficina asesora jurídica o su delegado.

b) Representantes de los empleados:

Los dos (2) empleados y sus suplentes elegidos por votación de conformidad con el procedimiento establecido en el Decreto 1228 de 2005.

ART. 2º—Decisiones de la comisión de personal. En concordancia con lo establecido en el numeral primero del artículo 16 de la Ley 909 de 2004, las decisiones de la comisión de personal serán tomadas por mayoría absoluta. En caso de empate se repetirá la votación; de persistir el empate, este será dirimido por el jefe de la oficina de control interno.

ART. 3º—Reuniones de la comisión de personal. En concordancia con lo establecido en el numeral primero del artículo 16 de la Ley 909 de 2004, la comisión de personal se reunirá por lo menos una vez al mes, será convocada por cualquiera de sus integrantes o por el secretario de la misma y llevará en estricto orden las actas de las reuniones, las cuales deberán ser suscritas por los integrantes de la comisión de personal y el secretario.

ART. 4º—Presidente y secretario de la comisión de personal. En concordancia con lo establecido en el literal primero del artículo 16 de la Ley 909 de 2004 y artículo 3º del Decreto 1228 de 2005, la Comisión de Personal elegirá un Presidente entre sus integrantes y tendrá como secretario al coordinador del grupo de gestión de talento humano o quien haga sus veces, quien no tendrá voto, ni podrá ser parte de la misma.

ART. 5º—Funciones de la comisión de personal.

• Velar porque los procesos de selección para la provisión de empleos y de evaluación del desempeño se realicen conforme con lo establecido en las normas y procedimientos legales y reglamentarios y con los lineamientos señalados por la Comisión Nacional del Servicio Civil. Las citadas atribuciones se llevarán a cabo sin perjuicio de las facultades de la Comisión Nacional del Servicio Civil. Para el efecto, la comisión de personal deberá elaborar los informes y atender las solicitudes que aquella requiera.

• Resolver las reclamaciones que en materia de procesos de selección y evaluación del desempeño y encargo les sean atribuidas por el procedimiento especial.

• Solicitar a la Comisión Nacional del Servicio Civil la exclusión de la lista de elegibles de las personas que hubieren sido incluidas sin reunir los requisitos exigidos en las respectivas convocatorias o con violación de las leyes o reglamentos que regulan la carrera administrativa. En el caso de no atenderse la solicitud, deberán informar de esta situación a la Comisión Nacional del Servicio Civil para que adopte las medidas pertinentes.

• Conocer, en primera instancia, de las reclamaciones que formulen los empleados de carrera que hayan optado por el derecho preferencial a ser vinculados cuando se les supriman sus empleos, por considerar que han sido vulnerados sus derechos.

• Conocer, en primera instancia, de las reclamaciones que presenten los empleados por los efectos de las incorporaciones a las nuevas plantas de personal de la entidad o por desmejoramiento de sus condiciones laborales o por los encargos.

• Velar porque los empleos se provean en el orden de prioridad establecido en las normas legales y porque las listas de elegibles sean utilizadas dentro de los principios de economía, celeridad y eficacia de la función administrativa.

• Velar porque en los procesos de selección se cumplan los principios y reglas previstas en esta ley.

• Participar en la elaboración del plan anual de formación y capacitación y en el de estímulos y en su seguimiento.

• Proponer en la entidad la formulación de programas para el diagnóstico y medición del clima organizacional.

• Conocer, tramitar y decidir las quejas presentadas por los funcionarios de la entidad sobre conductas que afecten las normas de convivencia laboral.

• Dirigir las audiencias de convivencia y conciliación convocadas por el secretario de la comisión de personal para resolver las situaciones generadas por presuntas conductas de acoso laboral.

• Proponer soluciones y programas para el mejoramiento de la calidad de vida laboral.

• Evaluar en cualquier tiempo el acontecer laboral de la entidad en relación con el buen ambiente y la armonía en las relaciones de trabajo, formulando a las áreas responsables o involucradas, las sugerencias y consideraciones que estimare necesarias.

• Formular las recomendaciones que estimare pertinentes para reconstruir, renovar y mantener la calidad del ambiente laboral en las situaciones presentadas, manteniendo la confidencialidad para todos los casos.

• Proponer la expedición de los instructivos que considere necesarios para agilizar, aclarar y mejorar las acciones preventivas y el trámite contemplado en la presente resolución.

• Formular las sugerencias que considere necesarias para la realización y desarrollo de los mecanismos de prevención, con énfasis en aquellas actividades que promuevan de manera más efectiva la eliminación de situaciones de acoso laboral, especialmente aquellas que tuvieran mayor ocurrencia al interior de la entidad.

• Trasladar al organismo de control disciplinario competente, las quejas presentadas por los funcionarios ante la comisión de personal o el organismo que haga sus veces, en relación con las conductas de convivencia y conciliación laboral que no tengan el carácter conciliable, que puedan constituir comportamientos de acoso laboral, previo el agotamiento del trámite conciliatorio previsto en el presente acto administrativo.

• Las demás funciones que le sean atribuidas por la ley.

ART. 6º—Procedimiento conciliatorio interno. El procedimiento para el trámite interno de las quejas relacionadas con el acoso laboral será el siguiente:

La queja deberá ser presentada por escrito ante el secretario de la comisión, especificando la conducta que considera constitutiva de acoso laboral, los nombres y apellidos de la persona que presuntamente incurrió en los hechos, con exposición sucinta de los mismos, las fechas en que dicho comportamiento fue cometido y la manifestación del interés de conciliar o no, allegando o aludiendo las pruebas que fundamenten su inconformidad.

El secretario de la comisión verificará el contenido de la queja y la identidad de quien la suscribe y dentro de los quince (15) días siguientes a la presentación de la queja, convocará el organismo para que estudie el caso.

Una vez presentada la queja se fijará la fecha para la diligencia de conciliación, notificando por escrito a las partes intervinientes sobre la fecha, el lugar y el objetivo de la reunión.

Llegada la fecha y hora con las partes intervinientes, se dará inicio a la diligencia de conciliación atendiendo el siguiente orden:

El moderador de la comisión hará una breve explicación de los motivos por los cuales se ha convocado la reunión, la queja presentada y las partes intervinientes en el conflicto.

Luego dará la palabra al quejoso para que exponga los motivos por los cuales considera haberse cometido contra él una conducta de acoso laboral o las diferencias que pretende conciliar.

En los mismos términos del literal anterior, dará la palabra a la otra parte o partes intervinientes.

Si de la exposición de los interesados se deduce que los hechos no constituyen una conducta de acoso laboral y que las diferencias suscitadas por la misma pueden solucionarse o aclararse por vía de la conciliación, se instará a las partes para que propongan soluciones y concilien sus diferencias de una forma respetuosa, amigable, dentro de preceptos de dignidad y justicia.

Si las partes no proponen fórmulas de solución o de no ser posible llegar a un acuerdo, la comisión recomendará, dentro del marco de la ley, los mecanismos y las medidas que considere pertinentes, teniendo en cuenta los bienes jurídicos tutelados en la Ley 1010 de 2006 y el objetivo de propender por el bienestar y tranquilidad de los funcionarios, así como generar escenarios para el correcto funcionamiento del área y de la entidad.

Si se logra un acuerdo entre las partes, se levantará un acta que debe ser firmada por los integrantes de la respectiva comisión de personal o el organismo que haga sus veces y por las partes intervinientes.

El acta reposará en los archivos y en virtud del principio de confidencialidad, se mantendrá con carácter de reserva en el archivo que lleve el secretario de la comisión y solo será puesta a disposición de sus integrantes, de las partes intervinientes o de autoridad competente.

Cuando no fuere posible llegar a un acuerdo voluntario y el quejoso insistiere en que la queja constituye una conducta de acoso laboral que implica medidas de carácter disciplinario, se dará traslado al organismo de control disciplinario competente para que se adelante el procedimiento correspondiente, dejando constancia que se agotó el procedimiento conciliatorio al interior de la entidad.

La respectiva comisión de personal o el organismo que haga sus veces, propondrá las fórmulas de conciliación pertinentes entre las partes y encaminará el establecimiento de las medidas para formular las sugerencias de prevención, manejo y solución y en sus conclusiones podrá determinar que los hechos denunciados no son propios del acoso laboral.

PAR. ÚNICO.—Confidencialidad. Toda la actuación que se produzca en virtud del procedimiento aquí señalado, así como las pruebas y las identidades de las personas involucradas en ella, por vía activa o por pasiva, se mantendrán en reserva.

Las conclusiones se las darán a conocer a los involucrados oportuna y personalmente.

ART. 10.—Comisiones de personal en gerencias seccionales. En cada una de las gerencias seccionales se deberá integrar la comisión de personal y estará sujeta a lo dispuesto en la presente resolución y las normas vigentes en la materia. Los representantes de la entidad serán designados por el respectivo gerente seccional.

ART. 11.—La presente resolución surte efectos a partir de la fecha de su expedición y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 22 de diciembre de 2008.

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