Ministerio del Interior y de Justicia

Superintendencia de Notariado y Registro

RESOLUCIÓN 4284 DE 2010 

(Mayo 14)

“Por la cual se establecen las políticas de formación y capacitación”.

El Superintendente de Notariado y Registro,

en uso de sus facultades legales conferidas por el artículo 9º numerales 9.2 y 9.7 del Decreto 0302 de 2004, y

CONSIDERANDO QUE:

La Constitución Política consagra en sus artículos 53 y 54 el principio mínimo fundamental de la capacitación y la obligación del Estado y de los empleadores de ofrecer formación y habilitación profesional y técnica a quienes lo requieran.

El Decreto-Ley 960 de 1970 en su artículo 2-17, establece que la Superintendencia de Notariado y Registro organizará cursos de capacitación para los notarios y sus empleados.

El Decreto 2148 de 1983 dispone en su artículo 118, que los notarios velarán por la capacitación de sus empleados.

El Decreto 1567 de 1998 en su artículo 2º, define el sistema nacional de capacitación como el conjunto coherente de políticas, planes, disposiciones legales, organismos, escuelas de capacitación, dependencias y recursos organizados con el propósito común de generar en las entidades del Estado y en los empleados, una mayor capacidad de aprendizaje en función de lograr la eficiencia de la administración.

El artículo 7º del mencionado decreto establece la obligación para las entidades del Estado de formular políticas tendientes a identificar las necesidades de capacitación para el logro de los objetivos institucionales.

El ordinal c) del artículo 11 de la norma mencionada, obliga a estas entidades a establecer un reglamento interno en el cual se fijen los criterios y las condiciones para acceder a los programas de capacitación.

La Ley 734 de 2002 en su artículo 33 numeral 3º, relaciona entre los derechos del servidor público “Recibir capacitación para el mejor desempeño de sus funciones”.

En el artículo 36 de la Ley 909 de 2004 y el artículo 66 del Decreto 1227 de 2005 se establece como objetivo de la capacitación “el desarrollo de capacidades, destrezas, habilidades, valores y competencias fundamentales...”, para lograr “el desempeño de los empleados públicos en niveles de excelencia.

Mediante el Decreto 412 del 15 de febrero de 2007 en el capítulo V dispone entre las funciones de la Superintendencia de Notariado y Registro, en los numerales 14 al 17 “Adelantar y auspiciar estudios, investigaciones y compilaciones en materia de notariado y de registro de instrumentos públicos y divulgar sus resultados”, y “Llevar a cabo, directamente o por medio de entidades especializadas, los programas de capacitación que se requieran para los servidores públicos vinculados a la Superintendencia de Notariado y Registro, así como a los notarios y empleados de notaría.

En el decreto arriba mencionado, se establecen en el artículo 17 las funciones para la oficina de investigación y capacitación en los siguientes términos:

1. Elaborar el proyecto del plan nacional de formación del notariado y registro.

2. Elaborar y ejecutar los planes anuales de capacitación notarial y registral.

3. Asesorar al superintendente en la suscripción de convenios y acuerdos de cooperación que deba celebrar la superintendencia con otros países u organismos internacionales.

4. Promover, coordinar y adelantar investigaciones académicas y técnicas relacionadas con los servicios de notariado y registro de instrumentos públicos, coordinando su divulgación y publicación.

5. Coordinar lo relativo a la participación de la superintendencia en eventos académicos nacionales e internacionales, así como lo relativo a la realización periódica del Fondo Nacional de Notariado y Registro.

6. Colaborar en la realización de las gestiones para la creación del Instituto de Estudios Notariales, con aportes de investigación en los temas académicos relacionados con las ostiones (sic) notariales y registrales.

7. Crear y desarrollar un medio de comunicación institucional que informe periódicamente, el sentido de las gestiones notariales y registrales y que responda a la necesidad de acercar las instituciones públicas estatales al ciudadano.

El plan nacional de formación y capacitación para los servidores públicos fue adoptado por el Gobierno Nacional mediante el Decreto 4665 de 2007 y de acuerdo con él, la Superintendencia de Notariado y Registro determinará los parámetros para su aplicación.

Por lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Establecer en la Superintendencia de Notariado y Registro, como políticas de formación y capacitación las siguientes:

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

ART. 2º—Campo de aplicación. La presente resolución se aplica a todos los programas de formación y capacitación de la Superintendencia de Notariado y Registro, y al otorgamiento de beneficios educativos que esta efectúe bien directamente o a través de las entidades con las cuales celebre convenios para el efecto. La dirección de estos temas estará a cargo de la oficina de investigación y capacitación.

Dicho despacho será la dependencia encargada de gestionar, administrar, proyectar y desarrollar los programas de formación y capacitación y la investigación en los temas misionales de notariado y registro. Por esta razón, levantará los procedimientos necesarios y proyectará los actos administrativos en desarrollo de esta potestad.

La oficina de investigación y capacitación, en coordinación con la secretaría general a través del grupo de gestión humana; gestionará, administrará y desarrollará los programas de capacitación de los funcionarios de la superintendencia, y las oficinas de registro de instrumentos públicos.

Para los programas de formación y capacitación de los notarios se tomarán en cuenta los lineamientos impartidos por el consejo asesor del Fondo Cuenta Especial para el Notariado.

ART. 3º—Definiciones. Para efectos de la presente resolución, y de acuerdo con lo estipulado por la política nacional de formación y capacitación, se define la capacitación como el “conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educación no formal, como a la informal de acuerdo con lo establecido por la Ley General de Educación, dirigidos a prolongar y a complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal integral” (D. 1567/98, art. 4º).

Educación formal. La educación definida como formal por las leyes que rigen la materia no se incluye dentro de los procesos aquí definidos para el plan institucional de capacitación PIC.

El apoyo de la entidad a programas de este tipo se hará a través de los programas de bienestar social e incentivos y se regirá por las normas que regulan el sistema de estímulos para los servidores públicos.

Educación para el trabajo y el desarrollo humano. Es la que se ofrece con el objeto de complementar, actualizar, profundizar conocimientos y formar en aspectos académicos o en competencias laborales.

Educación virtual o e-learning. Es el suministro de programas enseñanza y sistemas de aprendizaje a distancia por medio de las tecnologías de información y comunicación. El e-learning se basa en el uso de una computadora u otro dispositivo electrónico para proveer a las personas de material educativo.

El plan institucional de capacitación PIC. Es el conjunto coherente de acciones de capacitación y formación que durante un periodo de tiempo y a partir de unos objetivos específicos, facilita el desarrollo de competencias, el mejoramiento de los procesos institucionales y el fortalecimiento de la capacidad laboral de los empleados a nivel individual y de equipo para conseguir los resultados y metas institucionales.

Competencias laborales. Se definen como la capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado público.

ART. 4º—Objetivos de la capacitación:

1. Contribuir al mejoramiento de la calidad de bienes y servicios destinados al usuario.

2. Lograr el mejoramiento en el desempeño de las funciones y elevar el nivel de eficacia y efectividad de los funcionarios.

3. Fortalecer la capacidad, tanto individual como colectiva, de aportar conocimientos, habilidades y actitudes para el mejor desempeño laboral y para el logro de los objetivos institucionales y buscar la excelencia en la prestación del servicio público registral.

ART. 5º—Principios rectores de la capacitación. La superintendencia impartirá capacitación observando los siguientes principios:

1. Complementariedad. La capacitación se concibe como un proceso adicional de la planeación, por lo cual debe consultarla y orientar sus propios objetivos en función de los propósitos institucionales.

2. Objetividad. La formulación de políticas, de planes y programas de capacitación, debe ser la respuesta al diagnóstico de necesidades previamente realizado, utilizando procedimientos e instrumentos técnicos; esta debe enfocarse a la solución de problemas en los procesos.

3. Participación. Todos los procesos que hacen parte de la gestión de la capacitación, tales como detección de necesidades, formulación, ejecución y evaluación de planes y programas, deben contar con la participación activa de los funcionarios.

4. Eficiencia. En todo caso se buscará el manejo óptimo de los recursos destinados a la capacitación, mediante acciones que puedan incluir el apoyo interinstitucional. Así mismo se inculcará en los funcionarios la importancia de la inversión y la responsabilidad personal para retribuirla con su asistencia.

5. Énfasis en competencias. La capacitación se impartirá privilegiando el uso de metodologías que hagan énfasis en la práctica, en el análisis de casos concretos y en la solución de problemas específicos de la entidad y sobre todo en el desarrollo de competencias necesarias para el desempeño de sus funciones.

6. Evaluación de impacto. A partir de las acciones implementadas en los planes institucionales de capacitación, se implementará una estrategia de evaluación que permitirá el seguimiento de las actividades de formación. Para cada acción se generarán indicadores que arrojen resultados del impacto de las actividades y así mismo se propenderá por un seguimiento a largo plazo para verificar cambios en el desempeño laboral de los funcionarios.

CAPÍTULO II

Del plan institucional de capacitación PIC

ART. 6º—Formulación del plan. Anualmente se elaborará el plan institucional de capacitación PIC, para lo cual la oficina de investigación compilará la información entregada por los líderes designados por los directivos y los cuales conformarán proyectos de aprendizaje enfocados a atender las necesidades prioritarias de las diferentes áreas.

Estas necesidades o problemas de las dependencias deberán basarse en los planes de mejoramiento, en las evaluaciones de desempeño de los funcionarios, en las calificaciones internas de desempeño y en general en los documentos que permiten un seguimiento directo a las actividades de cada dependencia.

ART. 7º—Fases para la formulación del PIC. El diseño del plan institucional de capacitación se basa en proyectos de aprendizaje que responden a las necesidades concretas de capacitación en competencias laborales para enfrentar un problema o reto estratégico institucional.

Para adelantar la formulación del PIC se agotarán las siguientes etapas:

1. Sensibilización. Preparar y motivar a la totalidad del personal de la SNR para que conozca las orientaciones de la política de capacitación por competencias y enfocar los proyectos de aprendizaje hacia la identificación de situaciones problémicas en las dependencias y oficinas de registro.

2. Formulación de los proyectos de aprendizaje. Asegurar la conformación de equipos de aprendizaje por área para que de manera organizada se identifique las necesidades institucionales y se presenten en un proyecto de aprendizaje.

3. Consolidación de los proyectos de aprendizaje. De acuerdo con las prioridades institucionales se analizará la información allegada a la oficina de investigación y capacitación; esta preparará un anteproyecto que será presentado a la comisión de personal con el fin de definir las acciones que serán incluidas en el plan institucional de capacitación PIC.

4. Programación del plan institucional de capacitación PIC. Con la información proveniente de la consolidación de los proyectos, la oficina de investigación y capacitación formulará el desarrollo del plan de acuerdo con los recursos y medios disponibles para tal efecto. El plan institucional será aprobado por el Superintendente de Notariado y Registro, a través de un acto administrativo.

5. Ejecución del PIC. Puesta en marcha de las acciones de formación y capacitación programadas.

6. Evaluación del plan institucional de capacitación. Cada una de las acciones de formación y capacitación serán evaluadas para determinar el impacto en las habilidades y conocimientos del funcionario. La primera evaluación se realizará al culminar la actividad y luego se realizará el seguimiento a través de una evaluación en el mediano plazo realizada por el superior.

La oficina de investigación y capacitación realizará un seguimiento individual de las capacitaciones a los funcionarios mediante fichas informativas. De tal forma que se siga un registro de las actividades de capacitación adelantadas por los funcionarios con el fin de determinar las competencias que cada uno de estos habría de adquirir con su participación en las diferentes actividades.

ART. 8º—Cobertura del plan institucional de capacitación. El plan institucional de capacitación de la Superintendencia de Notariado y Registro cubrirá: la capacitación de los servidores públicos de la superintendencia, entendiéndose como empleados del nivel central y de las oficinas de registro de instrumentos públicos.

ART. 9º—Del financiamiento del plan institucional de capacitación. El financiamiento de la capacitación en sus diferentes modalidades se hará con recursos de la superintendencia, para lo cual contarán, con los correspondientes certificados de disponibilidad presupuestal y con los recursos que se hayan depositado en las entidades con las que se celebre convenio.

CAPÍTULO III

De los responsables de la formulación del plan institucional de capacitación PIC

ART. 10.—Responsabilidades en la formulación del PIC. Teniendo en cuenta que las estrategias de capacitación deberán estar enfocadas al fortalecimiento de las competencias laborales y a la solución de problemas detectados en la entidad, se establecen las siguientes obligaciones:

1. Líderes y responsables de los procesos. Son los jefes de dependencia y los coordinadores de grupos que lideran o responden por la dirección de los procesos dentro del sistema integrado de gestión. Sus funciones son:

a. Nombrar los facilitadores para la formulación de proyectos de aprendizaje.

b. Formular los proyectos de aprendizaje de manera participativa, siguiendo la metodología definida por la oficina de investigación y capacitación.

c. Conformación de los equipos de aprendizaje.

d. Sustentar ante el superintendente los proyectos de aprendizaje formulados en la fase de revisión por la alta dirección.

e. Coordinar la ejecución de las estrategias internas y externas en coordinación de la oficina de investigación y capacitación que desarrollan los proyectos de aprendizaje aprobados por la alta dirección.

f. Asegurar la evaluación de los planes de aprendizaje individual y colectivo.

g. Enviar los registros de aprendizaje de cada uno de los miembros que conforman los equipos de aprendizaje de su proceso a la OIC.

h. Evaluar el impacto de la capacitación conforme a la medición base de los problemas identificados en la formulación de los proyectos de aprendizaje en un tiempo no mayor a 6 meses de terminado el proyecto de aprendizaje y reportar su medición a la OIC.

2. Oficina de planeación. Son responsabilidades de esta dependencia las siguientes:

a. Remitir la información de las mediciones de satisfacción del cliente a los líderes de los procesos para que puedan identificar los problemas atribuibles a incumplimiento de productos o elementos que estén generando insatisfacción del cliente.

b. Remitir los proyectos estratégicos de la organización que exigirán el fortalecimiento o creación de nuevas competencias laborales en los ejecutores de los procesos.

c. Remitir la evaluación de resultados a los líderes de proceso que sirva como insumo en los diagnósticos de los procesos.

3. Oficina de control interno de gestión. Son responsabilidades de dicha dependencia frente al PIC las siguientes

a. Evaluar que los líderes del proceso estén formulando los proyectos de aprendizaje en coherencia con los problemas identificados por parte de la evaluación independiente.

b. Suministrar la evaluación de gestión y los informes de auditoría de gestión a los líderes del proceso y responsables del proceso para que sirva de insumo en el diagnóstico del problema del proceso que dará origen a los proyectos de aprendizaje.

4. Secretaría general.

a. Suministrar los resultados consolidados de la evaluación del desempeño y los planes de mejoramiento individual a los líderes del proceso para que sirva de insumo en el diagnóstico del problema del proceso que dará origen a los proyectos de aprendizaje.

b. Suministrar los resultados de la medición del clima organizacional para que sirva de insumo para el diagnóstico del problema del proceso que dará origen a los proyectos de aprendizaje.

5. Comisión de personal.

a. Evaluar en conjunto con la oficina de investigación y capitación y el grupo de desarrollo humano de la secretaría general, los proyectos de aprendizaje presentados por los distintos procesos y priorizarlos de acuerdo a los recursos disponibles para proponerlos para la aprobación del superintendente.

6. Superintendente de Notariado y Registro. Revisar y aprobar los proyectos de aprendizaje que conformarán el plan institucional de capacitación.

7. Oficina de investigación y capacitación.

a. Diseñar y actualizar la metodología para la formulación del PIC articulada al sistema integrado de gestión constituido por el sistema de gestión de calidad; sistema de control interno y el sistema de desarrollo administrativo.

b. Coordinar con los líderes de proceso la formulación de los proyectos de aprendizaje.

c. Asesorar a los líderes y responsables de proceso en la formulación de proyectos de aprendizaje y su respectiva evaluación.

d. Formar a los facilitadores para que apoyen la formulación de proyectos de aprendizaje.

e. Llevar el registro único de capacitación de la Superintendencia de Notariado y Registro.

f. Monitorear los procesos de aprendizaje.

CAPÍTULO IV

De la capacitación de los servidores públicos de la Superintendencia de Notariado y Registro

ART. 11.—La formulación, evaluación, seguimiento y control de las acciones de formación y capacitación de los servidores públicos de la superintendencia, estará a cargo de la oficina de investigación y capacitación que propenderá por su desarrollo permanente.

El plan institucional de capacitación PIC propiciará la vinculación de actividades de formación y capacitación de todas las áreas de manera equitativa y consecuente con las necesidades institucionales.

ART. 12.—Otras áreas. Las actividades de formación y capacitación relacionadas con actividades específicas vinculadas a las diferentes áreas de la Superintendencia de Notariado y Registro, deberán ser reportadas a la oficina de investigación y capacitación, esto con el único fin de centralizar todas las acciones que en materia de capacitación se desarrollen al interior de la entidad o hacia sus funcionarios.

ART. 13.—De los beneficiarios. De los programas de capacitación deberán beneficiarse los funcionarios de la superintendencia y de las oficinas de registro de instrumentos públicos.

ART. 14.—Obligaciones de los beneficiarios. Son obligaciones de los funcionarios beneficiarios de los programas de capacitación, las siguientes:

1. Aplicar los conocimientos y las habilidades adquiridos para mejorar la prestación del servicio a cargo de la entidad.

2. Servir de agente formador o multiplicador sobre los temas en que fue capacitado.

3. Rendir los informes o presentar las certificaciones a que haya lugar.

4. Mantener el rendimiento académico que se exija para continuar siendo beneficiario de la capacitación.

CAPÍTULO IV (sic)

Capacitación de los notarios

ART. 15.—(Modificado).* De los beneficiarios. Adquieren el derecho a los programas de capacitación los notarios de insuficientes ingresos en las modalidades de educación formal: postgrado, maestría y doctorado y de la educación no formal: diplomados, talleres, seminarios, pasantías, foros, congresos, mesas redondas, cursos especiales y capacitaciones con organizaciones no gubernamentales, ONG, en materias relacionadas con sus funciones y la prestación del servicio notarial.

*(Nota: Modificado por la Resolución 6326 de 2011 artículo 2° Ministerio del Interior y de Justicia y Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 16.—Obligaciones de los beneficiarios. Son obligaciones de los notarios las siguientes:

1. Aplicar los conocimientos y las habilidades adquiridos para mejorar la prestación del servicio notarial.

2. Servir de agente formador o multiplicador sobre los temas en que fue capacitado.

3. Rendir los informes o presentar las certificaciones a que haya lugar.

4. Mantener el rendimiento académico que se exija para continuar siendo beneficiario de la capacitación.

ART. 17.—Requisitos. Para ser beneficiarios de la capacitación, los notarios deben reunir los siguientes requisitos:

1. Ser notario subsidiado.

2. Ser notario en propiedad. En caso de ser nombrado en interinidad, tener por lo menos un año de antigüedad en el ejercicio del cargo.

3. No haber sido objeto de sanción disciplinaria durante los últimos cinco (5) años, en el caso de los notarios nombrados en propiedad que lleven menos de un año en ejercicio de su cargo, se computará desde la fecha de su posesión hasta la fecha de la solicitud”.

*(Nota: Modificado por la Resolución 6326 de 2011 artículo 3° Ministerio del Interior y de Justicia y Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 18.—De la aprobación de las peticiones. Estas serán puestas a consideración y aprobadas por el comité de capacitación.

CAPÍTULO V

Capacitación de los empleados de los notarios

ART. 19.—De acuerdo con lo establecido en los artículos 9º de la Ley 1ª de 1962, 3º de la Ley 29 de 1973 y 118 del Decreto 2148 de 1983; autorizan a los notarios crear bajo su responsabilidad los empleos que requiera para el funcionamiento de las oficinas a su cargo y, esta última disposición le señala al notario como debe, en relación con sus empleados velar por su capacitación. Los titulares de los correspondientes despachos notariales, procederán a capacitar a sus empleados sujetos a su dirección y, a realizarla directamente o mediante contratación con particulares o instituciones públicas o privadas, tendiente a mejorar la prestación del servicio público notarial de conformidad con los parámetros generales contenidos en esta resolución.

PAR.—Sobre lo anterior, es necesario que el notario deje constancia en su archivo de los planes o programas y de la ejecución de los mismos. Sobre el particular, cuando haya lugar podrá la delegada de notariado de la Superintendencia de Notariado y Registro proceder a la verificación.

*(Nota: Modificado por la Resolución 6326 de 2011 artículo 4° Ministerio del Interior y de Justicia y Superintendencia de Notariado y Registro)

CAPÍTULO VI

De los beneficios educativos para el notario

ART. 20.—Beneficios educativos. Los notarios, podrán solicitarlos, para adelantar estudios en las modalidades de educación formal: postgrado, maestría y doctorado y de la educación no formal: diplomados, talleres, seminarios, pasantías, foros, congresos, mesas redondas, cursos especiales y capacitaciones con organizaciones no gubernamentales, ONG. Sin exceder más de una solicitud por notario en cada comité.

*(Nota: Modificado por la Resolución 6326 de 2011 artículo 5° Ministerio del Interior y de Justicia y Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 21.—Requisitos. Además de los señalados en el artículo 17 de la presente resolución se tendrán en cuenta los siguientes:

1. Haber sido admitido al programa académico, el cual deberá estar debidamente aprobado por el Ministerio de Educación Nacional.

y/o

2. Haber obtenido en el periodo académico anterior, un promedio mínimo de calificación de 3.5 sobre 5.0 certificado por la respectiva institución educativa.

*(Nota: Modificado por la Resolución 6326 de 2011 artículo 6° Ministerio del Interior y de Justicia y Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 22.—De la aprobación. El comité de beneficios educativos para el notario evaluará, aprobará y determinará el orden de la asignación de los beneficios educativos, atendiendo los principios de equidad oportunidad y excelencia académica, además de la revisión de los requisitos establecidos en esta resolución.

Estos beneficios se otorgarán semestralmente, de la siguiente forma: se recibirán solicitudes que cumplan todos los requisitos en dos oportunidades al año: en el mes de enero y en el mes de julio.

Al finalizar cada semestre el notario, deberá solicitar nuevamente el beneficio y demostrar el cumplimiento de los requisitos establecidos.

ART. 23.—De las solicitudes. Teniendo en cuenta el principio de equidad y oportunidad, el comité no otorgará nuevos beneficios a notarios que se encuentren desarrollando programas y no hayan culminado sus estudios.

Para acceder nuevamente al otorgamiento de un crédito el notario deberá esperar el tiempo establecido luego de la finalización de sus estudios para solicitar un nuevo crédito.

En el caso de haber cursado un diplomado deberá esperar un (1) año a partir de la finalización de sus estudios para aplicar nuevamente a un beneficio.

En el caso de haber cursado una especialización deberá esperar dos (2) años a partir de la finalización de sus estudios para aplicar nuevamente a un beneficio.

En el caso de haber cursado una maestría deberá esperar tres (3) años a partir de la finalización de sus estudios para aplicar nuevamente a un beneficio.

En el caso de haber cursado un doctorado deberá esperar cuatro (4) años a partir de la finalización de sus estudios para aplicar nuevamente a un beneficio.

*(Nota: Modificado por la Resolución 6326 de 2011 artículo 7° Ministerio del Interior y de Justicia y Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 24.—De la cuantía del beneficio. En ningún caso el beneficio otorgado podrá exceder los diez (10) salarios mínimos mensuales legales vigentes por semestre. En el evento de que el programa académico sea anual, este tope se duplicará. Los informes sobre el desarrollo de sus estudios los rendirá al finalizar los mismos.

ART. 25.—Procedimiento. Para el otorgamiento del beneficio educativo se observará el siguiente procedimiento:

1. El notario presentará su solicitud ante la oficina de investigación y capacitación, anexando la documentación requerida.

2. La oficina de investigación y capacitación remitirá a la Dirección de Gestión Notarial, una relación de los notarios interesados en acceder al beneficio para que esta expida un certificado de antecedentes disciplinarios y tiempo de servicio para cada uno.

3. La oficina de investigación y capacitación remitirá al grupo de recaudos y subsidios notariales una relación de los notarios interesados para verificar su cumplimiento en los pagos de los aportes obligatorios y certificar su paz y salvo.

4. Una vez comprobado el cumplimiento de los requisitos, la oficina de investigación y capacitación convocará al comité de beneficios educativos para el notario para su respectiva evaluación.

5. El comité estudiará y adoptará la decisión a que haya lugar, la que será comunicada a los interesados por intermedio de la oficina de investigación y capacitación. En la misma comunicación se indicará el trámite a que haya lugar para llevar a cabo la capacitación solicitada.

ART. 26.—De los plazos para hacer efectivo el beneficio. Una vez informado el notario sobre la aprobación de su solicitud en el comité de beneficios educativos para el notario, este tendrá que iniciar el proceso para el desembolso en el mes posterior a la aprobación. De no iniciar este proceso la superintendencia dará por entendido el rechazo del beneficio y se procederá a realizar la anotación administrativa del caso.

ART. 27.—Del aplazamiento del uso del beneficio. Si por alguna razón el beneficiario no pudiera adelantar los estudios correspondientes, deberá abstenerse de usar estos recursos e informará a la oficina de investigación y capacitación de tales circunstancias, solicitando el aplazamiento del uso del mismo.

ART. 28.—De la renuncia injustificada al beneficio educativo. El notario favorecido con un beneficio educativo que renuncie a utilizarlo o no haga uso de él, sin causa justificada, no podrá solicitarlo nuevamente durante un (1) año siguiente.

*(Nota: Modificado por la Resolución 6326 de 2011 artículo 8° Ministerio del Interior y de Justicia y Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 29.—Suspensión temporal del beneficio. Son causales de suspensión:

1. Retiro temporal del estudiante debidamente justificado, en cuyo caso la Superintendencia de Notariado y Registro, considerará la posibilidad de financiar nuevamente el periodo académico suspendido.

2. Cierre temporal del centro o institución docente en el cual se realiza el programa de estudios. Para este evento, el estudiante tendrá derecho a la financiación del periodo académico suspendido cuando este se reanude.

*(Nota: Modificado por la Resolución 6326 de 2011 artículo 9° Ministerio del Interior y de Justicia y Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 30.—De la pérdida del beneficio educativo. El notario perderá el beneficio educativo de acuerdo con las siguientes causales:

1. Cuando no cumpla con el promedio establecido de tres punto cinco (3.5).

2. Por expulsión del alumno por parte de la institución educativa.

3. Por expresa renuncia del beneficiado, antes o después de haberse iniciado el programa de estudios.

4. Por la no realización de los trámites de desembolso en el mes siguiente a la comunicación de aprobación.

De esta manera el notario beneficiario que incurra en alguna de las causales expuestas perderá la posibilidad de aplicar para un nuevo beneficio durante los 5 años posteriores al incumplimiento.

*(Nota: Modificado por la Resolución 6326 de 2011 artículo 10 Ministerio del Interior y de Justicia y Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 31.—Del incumplimiento del convenio. Una vez detectado que el notario acreedor ha incumplido con las obligaciones pactadas, comité de beneficios educativos para el notario (sic) hará efectivas las garantías por cualquier medio legal establecido.

*(Nota: Modificado por la Resolución 6326 de 2011 artículo 11 Ministerio del Interior y de Justicia y Superintendencia de Notariado y Registro)

CAPÍTULO VII

Del comité de beneficios educativos para el notario

ART. 32.—Conformación. El comité de beneficios educativos para el notario de la Superintendencia de Notariado y Registro, estará conformado de la siguiente manera:

1. El superintendente o su delegado, quien lo presidirá;

2. El secretario general;

3. El jefe de la oficina de investigación y capacitación;

4. El delegado para notariado;

5. El director de gestión notarial;

6. El coordinador del grupo de recaudos y subsidios notariales;

7. Un funcionario de cualquiera de las anteriores dependencias, quien actuará como secretario.

*(Nota: Modificado por la Resolución 6326 de 2011 artículo 12 Ministerio del Interior y de Justicia y Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 34.(sic)—Funciones. Son funciones del comité de beneficios educativos para el notario:

1. Revisar, evaluar y aprobar las solicitudes de capacitación o negarlas cuando lo considere procedente, con indicación del motivo o causa para el efecto.

2. Velar por el cumplimiento de los requisitos establecidos por la presente resolución.

3. Aprobar los créditos educativos bajo los principios de equidad y oportunidad.

4. Las demás que le señale la ley y los reglamentos.

ART. 35.—De las reuniones. El comité de beneficios educativos para el notario se reunirá en forma ordinaria una vez por semestre cuando así lo exija el volumen de solicitudes y de manera extraordinaria, cuando sea convocado por este despacho, o por solicitud de dos (2) de sus integrantes.

*(Nota: Modificado por la Resolución 6326 de 2011 artículo 13 Ministerio del Interior y de Justicia y Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 36.—De las decisiones. Las decisiones del comité de beneficios educativos para el notario se tomarán con voto indelegable y por consenso de la mayoría de sus integrantes.

ART. 37.—De las actas y su aprobación. De cada reunión del comité de beneficios educativos para el notario, se elaborará un acta, la que se considera aprobada cuando se suscriba por todos los participantes en la sesión respectiva y esta será levantada por su secretario.

ART. 38.—De los acuerdos y las notificaciones. Una vez aprobada el acta, el comité de beneficios educativos para el notario a través de la oficina de investigación y capacitación comunicará a los interesados las decisiones tomadas y efectuará los trámites que de ella se derivan.

CAPÍTULO VIII

De la vigencia

ART. 39.—Esta resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución 4535 de 31 de agosto de 2004 y, las demás reglamentaciones que le sean contrarias.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 14 de mayo de 2010.