RESOLUCIÓN 4284 DE 2014

 

Ministerio del Trabajo

RESOLUCIÓN 4284 DE 2014

(Septiembre 29)

“Por la cual se adoptan directrices de confidencialidad para los funcionarios del Ministerio del Trabajo”.

El Ministro del Trabajo,

en ejercicio de sus atribuciones legales, en especial las conferidas en los numerales 6º y 22 del artículo 6º del Decreto 4108 de 2011, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 227 de la Ley 1450 de 2011, por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014, señala que “…para el ejercicio de las funciones públicas, las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas pondrán a disposición de las demás entidades públicas, bases de datos de acceso permanente y gratuito, con la información que producen y administran”. Así mismo, el parágrafo 3º del citado artículo señala que “El Gobierno Nacional debe garantizar, mediante la implementación de sistemas de gestión para la seguridad de la información, que el acceso a las bases de datos y la utilización de la información sea seguro y confiable para no permitir el uso indebido de ella”.

Que la Ley 1581 de 2012, mediante la cual se expidió el régimen general de protección de datos personales, en su artículo 4º define como uno de sus principios rectores el de confidencialidad así: “Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma”. Y en la misma ley, el artículo 18 establece entre otros, como deber de los encargados del tratamiento de la información “Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento”.

Que dada la vital importancia de la información que es producida, procesada y custodiada en el Ministerio del Trabajo, es propósito de la entidad garantizar su protección para afianzar la prestación de sus servicios misionales.

Que los funcionarios de la entidad deben tener acceso a la información del ministerio para ejecutar las tareas que les son encomendadas.

Que toda la información en poder de la entidad estará a disposición de los ciudadanos, salvo aquella clasificada por el Ministerio del Trabajo como controlada o confidencial.

Que el Ministerio del Trabajo debe definir los lineamientos y políticas de uso y aplicación de tecnologías que le permitan el resguardo, confidencialidad, integridad y disponibilidad de su información, lo cual implica controlar los accesos y privilegios a los sistemas de información de todo el personal del Ministerio del Trabajo.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Definición. Para efectos de la presente resolución se entiende por:

Información ministerial. Toda información a la cual tenga acceso un funcionario del Ministerio del Trabajo en desarrollo del ejercicio del empleo para el cual ha sido nombrado, en especial cualquier información técnica, estratégica, método y/o proceso y cualquier información relacionada con la(s) operación(es) de servicio(s) presentes y futuras de la entidad, sin importar la forma o el medio en que se encuentre, incluyendo sin limitación las formas oral, escrita, gráfica demostrativa, la reconocible electrónicamente o la forma de una muestra.

Se exceptúan de lo anterior los siguientes eventos:

1. Que la información haya sido o sea de dominio público o sea publicada sin ninguna acción de un funcionario del Ministerio del Trabajo.

2. Que la información sea legalmente recibida de un tercero que tenga derechos para distribuir la información, sin notificación de ninguna restricción de su derecho a revelarla posteriormente.

3. Que se revele y/o publique la información con la aprobación del Ministerio del Trabajo o como parte de las funciones declaradas para el cargo del funcionario.

4. Que la revelación y/o divulgación de la información se realice en desarrollo o por mandato de un acto administrativo, sentencia u orden de autoridad competente en ejercicio de sus funciones legales.

ART. 2º—Responsabilidades de los funcionarios con la información de la entidad. Las responsabilidades que deben cumplir los funcionarios del Ministerio del Trabajo con la información, son las siguientes:

1. Los funcionarios del Ministerio del Trabajo pueden acceder y utilizar la información ministerial que obtengan, únicamente en el marco del desarrollo de las actividades del empleo para el cual haya sido nombrado.

2. Un funcionario de la entidad no debe distribuir, publicar o divulgar la información ministerial a persona o entidad alguna, salvo:

a) A los funcionarios que sean sus subordinados, similares o superiores y que tengan necesidad de conocerla para cumplir con su propósito;

b) Cuando la ley aplicable a un proceso legal lo exija, siempre y cuando el funcionario realice sus mejores esfuerzos para asegurarle al Ministerio del Trabajo su derecho a limitar o restringir dicha divulgación o para hacer uso de los recursos que estén a su disposición.

3. Los funcionaros deben abstenerse de revelar la información ministerial de la entidad hasta obtener el previo consentimiento del Ministerio del Trabajo.

4. Los funcionarios con subordinados a su cargo son responsables de concientizar a sus subalternos en las responsabilidades con la información a su alcance.

PAR.—Para el caso de los contratistas de la entidad, su responsabilidad respecto a la confidencialidad de la información quedará informada y vinculada mediante cláusulas específicas dentro del contrato suscrito con el ministerio.

ART. 3º—Uso inadecuado. Cada funcionario del Ministerio del Trabajo será responsable por cualquier uso inadecuado de la información, así como de su publicación, divulgación y/o distribución sin el consentimiento previo y escrito de la entidad. En consecuencia, será responsable por cualquier daño o perjuicio que ocasione a la entidad con ocasión de las actuaciones a que se hace referencia en este artículo.

ART. 4º—Sobre la propiedad de la información. Toda información ministerial generada, almacenada y procesada en equipos y/o sistemas, herramientas y/o aplicativos del Ministerio del Trabajo es propiedad exclusiva de la entidad, y se revela a los funcionarios únicamente con el propósito de facilitar las actividades para las cuales han sido nombrados.

PAR.—Cada funcionario debe regresar toda la información en forma tangible a la entidad. En caso de existir una previa aprobación formal del Ministerio del Trabajo al funcionario, este podrá destruir toda la información ministerial de la entidad a su cargo, para lo cual deberá dejar constancia escrita que enviará a su jefe inmediato, cuando se termine su vinculación.

ART. 5º—Custodia. Cada funcionario de la entidad debe garantizar que aplicará todas las medidas de seguridad necesarias para evitar la divulgación, fuga o uso no autorizado de información ministerial y debe demostrar su compromiso en proteger la información del Ministerio del Trabajo. Se conviene que toda la información ministerial sea guardada por el funcionario responsable en un lugar con acceso limitado únicamente a funcionarios y/o contratistas que la utilizan y requieran conocerla en desarrollo de sus obligaciones, anticipándoles la reserva de confidencialidad que dicha información tiene.

ART. 6º—No otorgamiento de derechos. El suministro de cualquier información a funcionarios de la entidad no se interpretará como otorgamiento de licencia o derecho alguno para utilizar información de la misma en su beneficio o en el de cualquier otra persona, natural o jurídica, ni obligará a cualquier otra entidad u organización a licenciar o a atribuir autoría sobre información del Ministerio del Trabajo.

PAR.—Todos los funcionarios deben cumplir y velar por que se cumplan las normas legales y regulaciones vigentes en lo relativo al uso adecuado de cualquier tipo de información que se obtenga como resultado de sus funciones.

ART. 7º—Duración de la obligación de reserva. La obligación de reserva derivada de esta resolución tendrá duración indefinida y no perderá vigencia con la terminación del nombramiento correspondiente.

ART. 8º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 29 de septiembre de 2014.