RESOLUCIÓN 4316 DE 2006 

(Noviembre 17)

“Por la cual se actualizan los anexos técnicos del Registro Único de Afiliados, RUAF”.

(Nota: Derogada por la Resolución 3336 de 2013 artículo 7° del Ministerio de Salud y Protección Social)

El Director General de Planeación y Análisis de Política,

en ejercicio de las atribuciones conferidas mediante el artículo 5º de la Resolución 2358 de 2006 del Ministerio de la Protección Social,

RESUELVE:

ART. 1º—Modificar los siguientes anexos técnicos correspondientes a las especificaciones de la estructura y de los archivos que deberán reportar cada una de las administradoras, adoptados mediante Resolución 2358 de 2006 del Ministerio de la Protección Social:

a) Anexo técnico de pensiones. Subsistema de seguridad social en pensiones: administradoras del sistema general de pensiones;

b) Anexo técnico pagador de pensiones. Subsistema de seguridad social en pensiones: Entidades pagadoras de pensiones;

c) Anexo técnico de riesgos profesionales. Subsistema de seguridad social en riesgos profesionales;

d) Anexo técnico de subsidio familiar. Subsistema de subsidio familiar;

e) Anexo técnico de cesantías. Subsistema de cesantías;

f) Anexo técnico asistencia social. Subsistema de asistencia social y subsistema de parafiscales.

(Nota: Derogada por la Resolución 3336 de 2013 artículo 7° del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 2º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su comunicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 17 de noviembre de 2006.

(Nota: Derogada por la Resolución 3336 de 2013 artículo 7° del Ministerio de Salud y Protección Social)

ANEXO 1

Anexo técnico de afiliados a pensiones

1. Estructura y especificación de los archivos.

Datos que las administradoras de pensiones deben suministrar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social, RUAF.

Las administradoras deberán enviar los archivos maestros de afiliados y el de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

1.1. Siglas para nombres de los archivos maestros.

Sigla Descripción Longitud
MP Archivo maestro de afiliados a pensiones.2
NP Archivo maestro de novedades de afiliados a pensiones.2
NPE Archivo maestro de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.3
Componente Componente de la protección social al que pertenece el archivo-pensiones (P)1
Codentidad Código de la entidad de pensiones que reporta la información.6
AAAAMMDD Fecha degeneración del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador.8

1.2. Nombres de archivos maestros.

Tipo de archivo Nombre de archivo Longitud
Maestro de afiliados a pensionesPMPCODENTIDADAAAAMMDD 17
Maestro de novedades de afiliados a pensionesPNPCODENTIDADAAAAMMDD 17
Maestro de novedades del estado de la afiliación y al día del aportantePNPECODENTIDADAAAAMMDD 18

1.3. Estructura del archivo maestro de afiliados a pensiones.

El archivo maestro de afiliados a pensiones está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados en la etapa del cargue inicial, así como para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a pensiones.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios, deben reportarse en el archivo como (...).

1.3.1. Registro tipo 1–registro de control.

Código del campoNombre del campo LongitudValor permitido Obligatorio
0Tipo de registro11SI
17Código administradora6Ver glosarioSI
35Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DDSI
36Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DDSI
37Total de registros relacionados en el archivo8 SI
38Nombre del archivo (sin extensión .TXT)18Ver glosarioSI

1.3.2. Registro tipo 2–registro de detalle.

Código del campoNombre del campo LongitudValor permitido Obligatorio cargue inicialObligatorio reporte periódico
0Tipo de registro12SI SI
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosarioSI SI
2Número de identificación del afiliado17 SI SI
3Código sexo1Ver glosarioSI SI
4Fecha de nacimiento10AAAA-MM-DDNO SI
5Departamento nacimiento2Ver glosarioNO SI
6Municipio nacimiento3Ver glosarioNO SI
7Primer apellido20Ver glosarioSI SI
8Segundo apellido30NO NO
9Primer nombre20SI SI
10Segundo nombre30NO NO
11Departamento residencia2Ver glosarioNO SI
12Municipio residencia3Ver glosarioNO SI
15Fecha de afiliación a la administradora10AAAA-MM-DDSI SI
16Afiliación subsidiada1Ver glosarioSI SI
17Código administradora6 SI SI
18Código tipo de cotizante2Ver glosarioSI SI
39Afiliado cesante1Ver glosarioSI NO
19Tipo de identificación del aportante2Ver glosarioNO NO
20Número de identificación del aportante17 NO NO
21Dígito de verificación del aportante1Ver glosarioNO NO
22Razón social del aportante150Ver glosarioNO NO
23Clase de aportante1Ver glosarioNO SI
24Departamento de la ubicación laboral2Ver glosarioNO SI
25Municipio de la ubicación laboral3Ver glosarioNO SI
26Fecha de vinculación con el aportante10AAAA-MM-DDNO NO
27Estado de la afiliación1Ver glosarioSI SI
28Al día1Ver glosarioSI SI
34Código de la administradora desde donde se traslada6Este campo sólo se diligencia si la creación de afiliación corresponde a un traslado de afiliados entre administradoras.NO NO

Los campos segundo apellido y segundo nombre son obligatorios si el afiliado, de acuerdo con su documento de identidad, los tiene. El campo dígito de verificación del aportante es obligatorio cuando el campo tipo de identificación del aportante es NIT.

Los campos 19, 20 y 22 no serán obligatorios si el campo 39 (afiliado cesante) viene en valor S.

Para el cargue inicial, si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar un registro por cada uno de ellos, diligenciando la totalidad de los campos del archivo maestro de afiliados.

Para las novedades de creación de nuevos afiliados que tengan más de un aportante, la entidad sólo debe reportar un registro al archivo maestro de afiliados diligenciando la totalidad de los campos con un aportante, los demás aportantes los debe reportar en el maestro de novedades con la novedad P07.

Si el afiliado es tipo de cotizante independiente, la información del aportante debe ser la misma del afiliado.

1.4. Estructura archivo de novedades de afiliados a pensiones.

El archivo de novedades de afiliados a pensiones está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedad de creación de nuevos afiliados

Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a pensiones utilizando la estructura del archivo maestro de afiliados y el nombre del archivo maestro de afiliados a pensiones. Igualmente, cuando se produce una nueva afiliación como consecuencia de un traslado de régimen o traslado de administradora del mismo régimen, deberá reportarse la creación de la nueva afiliación enviando el maestro de afiliados.

Novedades de actualización

La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados deberá ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a pensiones.

De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “Códigos de novedades de afiliados a pensiones”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ser vacío y reportarse en el archivo como (...).

Cuando una afiliación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

1.4.1. Registro tipo 1-registro de control.

Código del campoNombre del campoLongitudValor permitidoObligatorio
0Tipo de registro11SI
17Código de la administradora6Ver glosarioSI
35Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DDSI
36Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DDSI
37Total de registros relacionados en el archivo8 SI
38Nombre del Archivo (sin extensión .TXT)18Ver glosarioSI

1.4.2. Registro tipo 2-registro de detalle.

CódigoNombre del campo LongitudValor permitido ObligatorioObservaciones
 Tipo de registro12SI  
 Código administradora6 SI  
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosarioSI  
2Número de identificación del afiliado17 SI  
7Primer apellido20Ver glosarioSI  
8Segundo apellido30NO  
9Primer nombre20SI  
10Segundo nombre30NO  
 Código de la novedad3Ver “códigos de novedades de afiliados a pensiones”SI 
 Valor 1   NODependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla “Códigos de novedades de afiliados a pensiones”.
 Valor 2   
 Valor 3   
 Valor 4   
 Valor 5   
 Valor 6   
 Valor 7   
 Valor 8   
 Valor 9   
 Valor 10   
 Valor 11   
 Valor 12   
 Valor 13   
 Valor 14   
 Valor 15   

1.5. Códigos de novedades de afiliados a pensiones.

Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las administradoras de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades sólo aplican para afiliados existentes en el registro único de afiliados a la protección social, RUAF.

Cód. Nov. Descripción Orden de las variables de la novedad Observaciones
P01Modificar persona3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF.
P02Modificación identificación de persona1, 2 Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF.
P03Modificar afiliación a pensiones15, 16 Modificar la información de la afiliación a pensiones en la base de datos RUAF.
P04Retirar o trasladar afiliación a pensiones30, 31, 32, 33, 34Retirar afiliación a pensiones en la base de datos RUAF en los casos de fallecimiento, pensión, por devolución de saldos, indemnización sustitutiva, por traslado de administradora, por anulación o retracto. Si el caso es por fallecimiento se deben diligenciar los campos 30, 31 y 33. Si el caso es por reconocimiento de pensión, devolución de saldos o indemnización sustitutiva, se deben diligenciar los campos 30, 31 y 32. Si el caso es por traslado de administradora se deben diligenciar los campos 30, 31, y 34. Si el caso es por anulación o retracto se deben diligenciar los campos 30, 31.
P07Asociar otro aportante a una afiliación a pensiones18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26 Asociar otro aportante a una afiliación a pensiones en la base de datos RUAF. Los campos 18, 19, 20, 21 y 22 son obligatorios
P08Modificar aportan-te de una afiliación a pensiones18,19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26Modificar información de un aportante de una afiliación a pensiones en la base de datos RUAF. Los campos 19, 20, 21, 22 son obligatorios.
P09Desvincular aportante de una afiliación a pensiones19, 20, 21, 22, 29Desvincular aportante de una afiliación a pensiones en la base de datos RUAF. Los campos 19, 20, 21 y 29 son obligatorios. Si el aportante que se desvincula es el único activo de la afiliación se debe enviar esta novedad junto con la novedad P04.

1.6. Estructura archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.

El archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.

Este archivo de novedades deberá ser enviado obligatoriamente en todos los períodos, así el estado de la afiliación y el estado del campo al día del aportante no hayan cambiado respecto al período anterior.

Para el reporte del estado de la afiliación, se deberá enviar un registro con código de novedad P05 y para el reporte de la novedad de si el aportante está al día o en mora, se debe enviar un registro por cada aportante que tenga la afiliación, con el código de novedad P06.

1.6.1. Registro tipo 1-registro de control.

Código del campoNombre del campo LongitudValor permitido Obligatorio
0Tipo de registro11SI
17Código de la administradora6Ver glosarioSI
35Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DDSI
36Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DDSI
37Total de registros relacionados en el archivo8 SI
38Nombre del archivo (sin extensión .TXT)18Ver glosarioSI

1.6.2. Registro tipo 2-registro egistro de detalle.

Cód.Nombre del campo Long.Valor permitido Obliga-
torio
Observaciones
0Tipo de registro12SI  
17Código administradora6 SI  
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosarioSI  
2Número de identificación del afiliado17 SI  
7Primer apellido20Ver glosarioSI  
8Segundo apellido30NO
9Primer nombre20SI
10Segundo nombre30NO
 Código de la novedad3P05 P06SI Sólo pueden ser los códigos P05 o P06.
27Estado de la afiliación1Ver glosarioNO Este campo es de obligatorio diligenciamiento si el código de la novedad es P05
19Tipo de identificación del aportante2Ver glosarioNO Estos campos son de obligatorio diligenciamiento si el código de la novedad es P06
20Número de identificación del aportante17Ver glosarioNO
21Dígito de verificación del aportante1Ver glosarioNO
22Razón social del aportante150Ver glosarioNO
28Al día1Ver glosarioNO

1.7. Glosario de campos.

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administradoras deben reportar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social, RUAF, a través de los archivos maestros de afiliados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cod, en la columna Nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna Longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna Tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N- Numérico, y en la columna Valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.

Cod. Nombre del campo Long. Tipo Valor permitido
0Tipo de registro1N1-registro de control
2-registro de detalle
1Tipo de identificación del afiliado2ATI - Tarjeta de identidad
CC - Cédula de ciudadanía
CE - Cédula de extranjería
PA - Pasaporte
2Número de identificación del afiliado17A 
3Código sexo1AM - Masculino
F - Femenino
4Fecha de nacimiento10AAAAA-MM-DD
5Departamento nacimiento2NTabla departamentos-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
6Municipio nacimiento3NTabla municipios-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
7Primer apellido20APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda (o).
8Segundo apellido30A 
9Primer nombre20A 
10Segundo nombre30A 
11Departamento residencia2NTabla departamentos-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
12Municipio residencia3NTabla municipios-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
15Fecha de afiliación a la administradora10AAAAA-MM-DD Esta fecha corresponde a la fecha de la selección.
16Afiliación subsidiada1AS - Si recibe subsidio
N - No recibe subsidio
17Código administradora6A 
18Código tipo de cotizante2N1 - Dependiente
2 - Empleada doméstica
3 - Independiente
4 - Madre Comunitaria
16 - Independiente agremiado o asociado
17 - Empleado con requisitos cumplidos para pensión
30 - Dependiente entidades o universidades públicas con régimen especial en salud
31 -Cooperados de cooperativas de trabajo asociado
19Tipo de identificación del aportante2ATI - Tarjeta de identidad
CC - Cédula de ciudadanía
CE - Cédula de extranjería
PA - Pasaporte
NI - Número de identificación tributaria
20Número de identificación del aportante17A 
21Dígito de verificación del aportante1N0-9
22Razón social del aportante150ANombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son aportantes.
23Clase de aportante1AGrande - G
Pequeño - P
24Departamento de la ubicación laboral2NTabla departamentos-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
25Municipio de la ubicación laboral3NTabla municipios-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
26Fecha de vinculación con el aportante10AAAAA-MM-DD
27Estado de la afiliación1N1. Activo cotizante: son aquellos afiliados no pensionados que efectuaron la cotización obligatoria durante el mes para el cual se reporta, correspondientes a aportes del mes que se paga, no a aportes de períodos en mora.
2. Activo no cotizante: son aquellos afiliados no pensionados que por alguna razón por ellos no se efectuó la cotización obligatoria durante el mes para el cual se reporta, pero que sí han hecho por lo menos una cotización en los últimos seis meses.
3. Inactivo: son aquellos afiliados no pensionados que por alguna razón por ellos no se efectuó la cotización obligatoria en por lo menos los últimos seis meses.
28Al día1N1 - Al día 2 - En mora
29Fecha de desvinculación con el aportante10AAAAA-MM-DD
30Fecha de retiro o traslado de administradora10AAAAA-MM-DD
31Causa del retiro o traslado1N1- Pensión
2- Devolución de saldos
3- Indemnización sustitutiva
4- Traslado de régimen
5- Traslado de administradora mismo régimen
6- Fallecimiento
7- Anulación
8- Retracto
32Fecha de reconocimiento de la pensión, devolución de saldos o indemnización sustitutiva10AAAAA-MM-DD
33Fecha de fallecimiento10AAAAA-MM-DD
34Código de la administradora a la que se traslada6ACódigo utilizado para indicar en el caso de traslado, la administradora de destino.
35Fecha inicial del período de la información10AAAAA-MM-DD
36Fecha final del período de la información10AAAAA-MM-DD
37Total de registros relacionados en el archivo8N 
38Nombre del archivo (sin extensión .TXT)18AVer tabla “nombres de archivos maestro y de novedades de afiliados a pensiones”
39Afiliado cesante1AS- si el afiliado se encuentra cesante debido a que no tiene ningún vínculo laboral. N- si el afiliado no se encuentra cesante.

(Nota: Derogada por la Resolución 3336 de 2013 artículo 7° del Ministerio de Salud y Protección Social)

ANEXO 2

Anexo técnico cesantías

2. Estructura y especificación de los archivos maestros.

Datos que las administradoras de cesantías deben suministrar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social, RUAF.

Las administradoras deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

2.1. Siglas para nombres de archivos maestros afiliados y de novedades a cesantías.

SiglaDescrpciónLongitud
MCEArchivo maestro de afiliados a cesantías.3
NCEArchivo maestro de novedades de afiliados a cesantías.3
ComponenteComponente de la protección social al que pertenece el archivo-cesantías (E)1

2.2. Nombres de archivos maestros de afiliados y de novedades a cesantías.

Sigla Descripción Longitud
CodentidadCódigo de la entidad de cesantías que reporta la información.6
AAAAMMDDFecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador.8

2.3. Estructura del archivo maestro de afiliados a cesantías.

El archivo maestro de afiliados a cesantías está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados en la etapa del cargue inicial así como para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a cesantías.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (…).

2.3.1. Registro tipo 1-registro de control.

Código del campoNombre del campo LongitudValor permitidoObligatorio cargue inicialObligatorio reporte periódico
0Tipo de registro11SI SI
14Código administradora6Ver glosarioSI SI
32Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DDSI SI
33Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DDSI SI
34Total de registros relacionados en el archivo8 SI SI
35Nombre del archivo (sin extensión .TXT)18Ver glosarioSI SI

2.3.2. Registro tipo 2-registro egistro de detalle.

Código del campoNombre del campo LongitudValor permitido Obligatorio cargue inicialObligatorio reporte periódico
0Tipo de registro12SI SI
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosarioSI SI
2Número de identificación del afiliado17 SI SI
3Código sexo1Ver glosarioSI SI
4Fecha de nacimiento10AAAA-MM-DDNO SI
5Departamento nacimiento2Ver glosarioNO SI
6Municipio nacimiento3Ver glosarioNO SI
7Primer apellido20Ver glosarioSI SI
8Segundo apellido30NO NO
9Primer nombre20SI SI
10Segundo nombre30NO NO
11Departamento residencia2Tabla departamentos-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANENO SI
12Municipio residencia3Tabla municipios-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANENO SI
13Fecha de afiliación a la administradora10AAAA-MM-DDSI SI
14Código administradora6 SI SI
15Código tipo de afiliado2Ver glosarioSI SI
16Tipo de identificación del aportante2Ver glosarioSI SI
17Número de identificación del aportante17 SI SI
18Dígito de verificación del aportante1Ver glosarioNO NO
19Razón social del aportante150Ver glosarioSI SI
20Fecha de vinculación con el aportante10AAAA-MM-DDNO SI
21Fecha inicial del contrato con el aportante10AAAA-MM-DDNO SI
22Fecha final del contrato con el aportante10AAAA-MM-DDNO SI
23Clase de aportante1Ver glosarioNO NO
24Departamento de la ubicación laboral2Ver glosarioNO SI
25Municipio de la ubicación laboral3Ver glosarioNO SI
26Estado de la afiliación1Ver glosarioSI SI
27Fecha de último pago del aportante a la administradora10AAAA-MM-DDNO NO
28Ultimo período de pago del aportante a la administradora7Ver glosarioNO NO

Los campos segundo apellido y segundo nombre son obligatorios si el afiliado de acuerdo con su documento de identidad los tiene. El campo dígito de verificación del aportante es obligatorio cuando el campo tipo de identificación del aportante es NIT.

Si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar un registro por cada uno de estos, diligenciando la totalidad de los campos del maestro de afiliados para el cargue inicial y para las novedades de creación de nuevos afiliados.

Si el afiliado es tipo de cotizante independiente, la información del aportante debe ser la misma del afiliado.

2.4. Estructura archivo de novedades de afiliados a cesantías.

El archivo de novedades de afiliados a cesantías está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedad de creación de nuevos afiliados

Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a cesantías utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de afiliados a cesantías. Igualmente, cuando se produce una nueva afiliación como consecuencia de un traslado de régimen o traslado de administradora del mismo régimen, deberá reportarse la creación de la nueva afiliación enviando el archivo maestro de afiliados.

Novedades de actualización.

La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados deberá ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a cesantías.

De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “Códigos de novedades de afiliados a cesantías”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (…).

Cuando una afiliación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

2.4.1. Registro tipo 1-registro de control.

Código del campoNombre del campo LongitudValor permitido Obligatorio
0Tipo de registro11SI
14Código de la administradora6Ver glosarioSI
32Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DDSI
33Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DDSI
34Total de registros relacionados en el archivo8 SI
35Nombre del archivo (sin extensión .TXT)18Ver glosarioSI

2.4.2. Registro tipo 2-registro de detalle.

CódigoNombre del campo LongitudValor permitido ObligatorioObservaciones
0Tipo de registro12SI 
14Código administradora6 SI 
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosarioSI 
2Número de identificación del afiliado17 SI 
7Primer apellido20Ver glosarioSI 
8Segundo apellido30NO
9Primer nombre20SI
10Segundo nombre30NO
 Código de la novedad3Ver tabla “Códigos de novedades de afiliados a cesantías”SI 
 Nuevo valor 1  NODependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “Códigos de novedades de afiliados a cesantías”.
 Nuevo valor 2  
 Nuevo valor 3  
 Nuevo valor 4  
 Nuevo valor 5  
 Nuevo valor 6  
 Nuevo valor 7  
 Nuevo valor 8  
 Nuevo valor 9  
 Nuevo valor 10  
 Nuevo valor 11  
 Nuevo valor 12  
 Nuevo valor 13  
 Nuevo valor 14  
 Nuevo valor 15  

2.5. Códigos de novedades de afiliados a cesantías.

Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las administradoras de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades sólo aplican para afiliados existentes en el registro único de afiliados a la protección social, RUAF.

Cód. Nov. Descripción Orden de las variables de la novedad Observaciones
E01Modificar persona3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF.
E02Modificar identificación persona1, 2 Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF.
E03Modificar afiliación a cesantías13, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25 Modificar la información de la afiliación a cesantías en la base de datos RUAF. Los campos 16, 17 y 19 son obligatorios.
E04Retirar o trasladar afiliación a cesantías16, 17, 18, 29, 30, 31 Retirar afiliación a cesantías en la base de datos RUAF en los casos de fallecimiento o por traslado de administradora. Si el caso es por fallecimiento se deben diligenciar los campos 16, 17, 18, 29, 30 y 31. Si el caso es por traslado de administradora se deben diligenciarlos campos 16, 17, 18, 29 y 30.
E05Modificar estado de la afiliación del afiliado16, 17, 18, 26 Modificar el atributo estado de la afiliación en la base de datos RUAF.
E06Pago cotizaciones a una afiliación a cesantías16, 17, 18, 27, 28 Registrar el pago de cotizaciones a una afiliación a cesantías.

2.6. Glosario de campos.

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administradoras deben reportar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados de la protección social, RUAF a través de los archivos maestros de afiliados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cod, en la columna Nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna Longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna Tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N-Numérico, y en la columna Valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.

Cod. Nombre del campo Longitud Tipo Valores permitidos
0Tipo de registro1N1-registro de control 2-registro de detalle
1Tipo de identificación del afiliado2ATI - Tarjeta de identidad
CC - Cédula de ciudadanía
CE - Cédula de extranjería
PA-Pasaporte
2Número de identificación del afiliado17A 
3Código sexo1AM-Masculino F-Femenino
4Fecha de nacimiento10AAAAA-MM-DD
5Departamento nacimiento2NTabla departamentos-Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
6Municipio nacimiento3NTabla municipios-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
7Primer apellido20APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda (o).
8Segundo apellido30A 
9Primer nombre20A 
10Segundo nombre30A 
11Departamento residencia2NTabla Departamentos-Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
12Municipio residencia3NTabla municipios-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
13Fecha de afiliación a la administradora10AAAAA-MM-DD
14Código administradora6A 
15Código tipo de afiliado1N1-Dependiente
2-Independiente
3-Voluntario
16Tipo de identificación del aportante2ATI - Tarjeta de identidad
CC - Cédula de ciudadanía
CE - Cédula de extranjería
PA-Pasaporte
NI -Número de identificación tributaria
17Número de identificación del aportante17A 
18Dígito de verificación del aportante1N0-9
19Razón Social del aportante150ANombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son aportantes.
20Fecha de vinculación con el aportante10AAAAA-MM-DD
21Fecha inicial del contrato con el aportante10AAAAA-MM-DD
22Fecha final del contrato con el aportante10AAAAA-MM-DD
23Clase de aportante1AGrande-G
Pequeño-P
24Departamento de la ubicación laboral2NTabla departamentos-tabla DIVIPOLA (división político administrativa de Colombia) del DANE
25Municipio de la ubicación laboral3NTabla municipios-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
26Estado de la afiliación1N1 - Afiliado con saldo a favor
2 - Cuenta cancelada
3 - Cuenta con saldo cero
27Fecha de último pago del aportante a la administradora10AAAAA-MM-DD
28Último período de pago del aportante a la administradora7AFormato : AAAA AAAA : Año a reportar
29Tipo de retiro de la administradora1N1-Traslado de administradora 2-Fallecimiento
30Fecha de retiro de la administradora10AAAAA-MM-DD
31Fecha de fallecimiento10AAAAA-MM-DD
32Fecha inicial del período de la información10AAAAA-MM-DD
33Fecha final del período de la información10AAAAA-MM-DD
34Total de registros relacionados en el archivo8N 
35Nombre del Archivo (sin extensión .TXT)18AVer tabla “Nombres de archivos maestros y de novedades de afiliados a cesantías”

ANEXO 3

Anexo técnico de afiliados a riesgos profesionales

3. Estructura y especificación de los archivos maestros.

Datos que las administradoras de riesgos profesionales deben suministrar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social, RUAF.

Las administradoras deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

3.1. Siglas para nombres de archivos maestros de afiliados y de novedades a riesgos profesionales.

Las administradoras deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

Sigla Descripción Longitud
MRArchivo maestro de afiliados a riesgos profesionales.2
NRArchivo maestro de novedades de afiliados a riesgos profesionales.2
NREArchivo maestro de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.3
ComponenteComponente de la protección social al que pertenece el archivo-Riesgos profesionales (R)1
CodentidadCódigo de la entidad de riesgos profesionales que reporta la información.6
AAAAMMDDFecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador.8

3.2. Nombres de archivos maestro y de novedades de afiliados a riesgos profesionales.

Tipo de archivo Nombre de archivo Longitud
Maestro de afiliados a riesgos profesionalesRMRCODENTIDADAAAAMMDD 17
Maestro de novedades de afiliados a riesgos profesionalesRNRCODENTIDADAAAAMMDD 17
Maestro de novedades del estado de la afiliación y al día del aportanteRNRECODENTIDADAAAAMMDD 18

3.3. Estructura del archivo maestro de afiliados a riesgos profesionales.

El archivo maestro de afiliados a riesgos profesionales está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados en la etapa del cargue inicial así como para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a riesgos profesionales.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (...).

3.3.1. Registro tipo 1-registro de control.

Código del campoNombre del campo Long.Valor permitido Obligatorio
0Tipo de registro11SI
10Código administradora6Ver glosarioSI
28Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DDSI
29Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DDSI
30Total de registros relacionados en el archivo8 SI
31Nombre del archivo (sin extensión .TXT)18Ver glosarioSI

3.3.2. Registro tipo 2-registro de detalle.

Código del campoNombre del campo LongitudValor permitido Obligatorio cargue inicialObligatorio reporte periódico
0Tipo de registro12SI SI
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosarioSI SI
2Número de identificación del afiliado17 SI SI
3Código sexo1Ver glosarioSI SI
4Fecha de nacimiento10AAAA-MM-DDNO SI
5Primer apellido20Ver glosarioSI SI
6Segundo apellido30NO NO
7Primer nombre20SI SI
8Segundo nombre30NO NO
9Fecha de afiliación10AAAA-MM-DDSI SI
10Código administradora6 SI SI
11Código tipo de cotizante2Ver glosarioSI SI
12Código de la actividad económica de riesgos profesionales del centro de trabajo del afiliado7Ver glosarioSI SI
13Tipo de identificación del aportante2Ver glosarioSI SI
14Número de identificación del aportante17 SI SI
15Dígito de verificación del aportante1Ver glosarioNO NO
16Razón social del aportante150Ver glosarioSI SI
17Clase de aportante1Ver glosarioNO SI
18Código de ocupación del afiliado4 NO SI
19Departamento de la ubicación laboral2Ver glosarioNO SI
20Municipio de la ubicación laboral3Ver glosarioNO SI
22Al día1Ver glosarioSI SI

Los campos segundo apellido y segundo nombre son obligatorios si el afiliado de acuerdo con su documento de identidad los tiene. El campo dígito de verificación del aportante es obligatorio cuando el campo tipo de identificación del aportante es NIT.

Para el cargue inicial, si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar un registro por cada uno de estos, diligenciando la totalidad de los campos del archivo maestro de afiliados. Para las novedades de creación de nuevos afiliados, cuando estos tengan más de un aportante se enviará un solo registro por afiliado con un aportante y la novedad R06 para los otros aportantes.

Si el afiliado es tipo de cotizante independiente, la información del aportante debe corresponder a la agremiación, la asociación o el contratista.

3.4. Estructura archivo de novedades de afiliados a riesgos profesionales.

El archivo de novedades de afiliados a riesgos profesionales está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedad de creación de nuevos afiliados

Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a riesgos profesionales utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de afiliados a riesgos profesionales. Igualmente, cuando se produce una nueva afiliación como consecuencia de un traslado de administradora, deberá reportarse la creación de la nueva afiliación enviando el archivo maestro de afiliados.

Novedades de actualización

La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados deberá ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a riesgos profesionales.

De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “Códigos de novedades de afiliados a riesgos profesionales”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad haya campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir, debe ser vacío y reportarse en el archivo como (...).

Cuando una afiliación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

3.4.1. Registro tipo 1-registro de control.

Código del campoNombre del campo LongitudValor permitido Obligatorio
0Tipo de registro11SI
10Código de la administradora6Ver glosarioSI
28Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DDSI
29Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DDSI
30Total de registros relacionados en el archivo8 SI
31Nombre del Archivo (sin extensión .TXT)18Ver glosarioSI

3.4.2. Registro tipo 2-registro de detalle.

CódigoNombre del campo LongitudValor permitido ObligatorioObservaciones
0Tipo de registro12SI 
10Código administradora6 SI 
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosarioSI 
2Número de identificación del afiliado17 SI 
5Primer apellido20Ver glosarioSI 
6Segundo apellido30NO
7Primer nombre20SI
8Segundo nombre30NO
 Código de la novedad3Ver tabla “Códigos de novedades de afiliados a riesgos profesionales”SI 
 Nuevo valor 1  NODependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “Códigos de novedades de afiliados a riesgos profesionales”.
 Nuevo valor 2  
 Nuevo valor 3  
 Nuevo valor 4  
 Nuevo valor 5  
 Nuevo valor 6  
 Nuevo valor 7  
 Nuevo valor 8  
 Nuevo valor 9  
 Nuevo valor 10  
 Nuevo valor 11  
 Nuevo valor 12  
 Nuevo valor 13  
 Nuevo valor 14  
 Nuevo valor 15  

3.5. Códigos de novedades de afiliados a riesgos profesionales.

Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las administradoras de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades sólo aplican para afiliados existentes en el registro único de afiliados a la protección social, RUAF.

Cód. Nov. Descripción Orden de las variables de la novedad Observaciones
R01Modificar persona3, 4, 5, 6, 7, 8,Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF.
R02Modificación identificación de persona1, 2Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF.
R03Modificar afiliación a riesgos profesionales9, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20Modificar la información de la afiliación a riesgos profesionales en la base de datos RUAF. Los campos 13, 14 y 16 son obligatorios.
R04Retirar o trasladar afiliación a riesgos profesionales13, 14, 15, 23, 24, 25, 26, 27Retirar afiliación a riesgos profesionales en la base de datos RUAF en los casos de fallecimiento, pensión, desvinculación con el aportante o por traslado de administradora. Si el caso es por fallecimiento se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24, 25 y 27. Si el caso es por reconocimiento de pensión, se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24, 25 y 26. Si el caso es por desvinculación con el aportante, se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 23, 24 y 25. Si el caso es por traslado de administradora se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24 y 25.

3.6. Estructura archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.

El archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.

Este archivo de novedades deberá ser enviado obligatoriamente en todos los períodos, así el estado de la afiliación y el estado del campo al día del aportante no haya cambiado respecto al período anterior.

Para el reporte del estado de la afiliación, se deberá enviar un registro con código de novedad R05 y para el reporte de la novedad de sí el aportante está al día o en mora, se debe enviar un registro por cada aportante que tenga la afiliación, con el código de novedad R06.

3.6.1. Registro tipo 1-registro de control.

Código del campoNombre del campo LongitudValor permitido Obligatorio
0Tipo de registro11SI
10Código de la administradora6Ver glosarioSI
28Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DDSI
29Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DDSI
30Total de registros relacionados en el archivo8 SI
31Nombre del Archivo (sin extensión .TXT)18Ver glosarioSI

3.6.2. Registro tipo 2-registro de detalle.

CódigoNombre del campo LongitudValor permitido ObligatorioObservaciones
0Tipo de registro12SI 
10Código administradora6 SI 
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosarioSI 
2Número de identificación del afiliado17 SI 
5Primer apellido20Ver glosarioSI 
6Segundo apellido30NO
7Primer nombre20SI
8Segundo nombre30NO
 Código de la novedad3R05 R06SISólo pueden ser los códigos R05 o R06.
21Estado de la afiliación1Ver glosarioNOObligatorio para la novedad R05
13Tipo de identificación del aportante2Ver glosarioSI 
14Número de identificación del aportante17Ver glosarioSI 
15Dígito de verificación del aportante1Ver glosarioNO 
16Razón social del aportante150Ver glosarioSI 
22Al día1Ver glosarioNOObligatorio para la novedad R06.

3.7. Glosario de campos.

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administradoras deben reportar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social, RUAF, a través de los archivos maestros de afiliados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cod, en la columna Nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna Longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna Tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N-Numérico, y en la columna Valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.

Cod. Nombre del campo Long.Tipo Valores permitidos
0Tipo de registro1N1-registro de control 2-registro de detalle
1Tipo de identificación del afiliado2ATI - Tarjeta de identidad
CC - Cédula de ciudadanía
CE - Cédula de extranjería
PA - Pasaporte
2Número de identificación del afiliado17A 
3Código sexo1AM - Masculino
F - Femenino
4Fecha de nacimiento10AAAAA-MM-DD
5Primer apellido20APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda (o).
6Segundo apellido30A 
7Primer nombre20A 
8Segundo nombre30A 
9Fecha de afiliación10AAAAA-MM-DD
10Código administradora6A 
11Código tipo de cotizante2N1 - Dependiente
3 - Independiente
16 - Independiente agremiado o asociado
19 - Aprendices del SENA etapa productiva
20 - Estudiantes régimen especial
21 - Estudiante de postgrado en salud
30 - Dependiente entidades o universidades públicas con régimen especial en salud
31 - Cooperados de cooperativas de trabajo asociado
12Código de la actividad económica de riesgos profesionales del centro de trabajo del afiliado7NDe acuerdo con lo definido en el Decreto 1607 de 2002
13Tipo de identificación del aportante2ATI - Tarjeta de identidad
CC - Cédula de ciudadanía
CE - Cédula de extranjería
PA - Pasaporte
NI - Número de identificación tributaria
14Número de identificación del aportante17A 
15Dígito de verificación del aportante1N0-9
16Razón social del aportante150ANombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son aportantes.
17Clase de aportante1AGrande - G
Pequeño - P
18Código de ocupación del afiliado4NTabla CIUO 88 A.C.
19Departamento de la ubicación laboral2NTabla departamentos-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
20Municipio de la ubicación laboral3NTabla municipios-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
21Estado de la afiliación1N1 - Activo
2 - Inactivo
22Al día1N1 - Al día
2 - En mora
23Fecha de desvinculación con el aportante10AAAAA-MM-DD
24Fecha de retiro o traslado10AAAAA-MM-DD
25Causa del retiro o traslado1N1 - Pensión
2 - Desvinculación del trabajador con el aportante
3 - Traslado del aportante a otra ARP
4 - Fallecimiento
26Fecha de reconocimiento de la pensión10AAAAA-MM-DD
27Fecha de fallecimiento10AAAAA-MM-DD
28Fecha inicial del período de la información10AAAAA-MM-DD
29Fecha final del período de la información10AAAAA-MM-DD
30Total de registros relacionados en el archivo8N 
31Nombre del archivo (sin extensión .TXT)18AVer tabla “Nombres de archivos maestro y de novedades de afiliados a riesgos profesionales”

(Nota: Derogada por la Resolución 3336 de 2013 artículo 7° del Ministerio de Salud y Protección Social)

ANEXO 4

Anexo técnico de pagadores de pensiones

4. Estructura y especificación de los archivos maestro y de novedades

Datos que las entidades pagadoras de pensiones deben suministrar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social, RUAF.

Las pagadoras de pensiones deberán enviar los archivos maestros de pensionados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

4.1. Siglas para nombres de archivos de pensionados.

Sigla Descripción Longitud
MPEArchivo maestro de pensionados.3
NPEArchivo maestro de novedades de pensionados.3
ComponenteComponente de la protección social al que pertenece el archivo-Pensionados (N)1
NIT empresaNIT de la empresa que reporta la información incluido el dígito de verificación10
AAAAMMDDFecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador.8

4.2. Nombres de archivos maestro y de novedades de pensionados.

Tipo de archivo Nombre de archivo Longitud
Maestro de pensionadosNMPENITEMPRESAAAAAMMDD 22
Maestro de novedades de pensionadosNNPENITEMPRESAAAAAMMDD 22

4.3. Estructura del archivo maestro de pensionados.

El archivo maestro de pensionados está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los pensionados solicitados en la etapa del cargue inicial así como para el reporte periódico de creación de nuevos pensionados.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (...).

4.3.1. Registro tipo 1-registro de control.

Código del campoNombre del campo LongitudValor permitido Obligatorio
0Tipo de registro11SI
22Número de identificación del pagador de pensiones17 SI
39Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DDSI
40Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DDSI
41Total de registros relacionados en el archivo8 SI
42Nombre del archivo (sin extensión .TXT)18Ver glosarioSI

4.3.2. Registro tipo 2-registro de detalle.

Código del campoNombre del campo LongitudValor permitido Obligatorio cargue inicialObligatorio reporte periódico
0Tipo de registro12SI SI
1Tipo de identificación del causante2Ver glosarioNO SI
2Número de identificación del causante17 NO SI
3Primer apellido del causante20Ver glosarioNO SI
4Segundo apellido del causante30NO NO
5Primer nombre del causante20NO SI
6Segundo nombre del causante30NO NO
7Tipo de identificación del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único2Ver glosarioSI SI
8Número de identificación del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único17 SI SI
9Código sexo del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único1Ver glosarioSI SI
10Fecha de nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único10AAAA-MM-DDNO SI
11Departamento nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único2Ver glosarioNO SI
12Municipio nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único3Ver glosarioNO SI
13Primer apellido del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único20Ver glosarioSI SI
14Segundo apellido del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único30NO NO
15Primer nombre del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único20SI SI
16Segundo nombre del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único30NO NO
17Departamento residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único2Ver glosarioNO NO
18Municipio residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único3Ver glosarioNO NO
19Pensionado residente en el exterior1Ver glosarioNO SI
20Pensionado cuyo pago se sitúa en el exterior.1Ver glosarioNO SI
21Tipo de identificación del pagador de pensiones2Ver glosarioSI SI
22Número de identificación del pagador de pensiones17 SI SI
23Dígito de verificación del pagador de pensiones1Ver glosarioSI SI
24Razón social del pagador de pensiones150Ver glosarioSI SI
25Código del tipo o de la modalidad pensión o de otra prestación con pago único2Ver glosarioSI SI
26Tipo de pensionado1Ver glosarioSI SI
43Modalidad de pensión2Ver glosarioSI SI
44Pensión compartida1Ver glosarioSI SI
27Número de la resolución o del acto de reconocimiento de la pensión o de otra prestación con pago único10 NO SI
28Fecha de la resolución o del acto de reconocimiento de la pensión o de otra prestación con pago único10AAAA-MM-DDNO SI
29Fecha de inicio de pago pensional10AAAA-MM-DDNO SI
30Fecha de suspensión de pago de la mesada pensional10AAAA-MM-DDNO NO
31Causa de la suspensión del pago de la mesada pensional2Ver glosarioNO NO
32Mesada pensional10Ver glosarioSI SI
33Porcentaje de ingreso base de liquidación7Ver glosarioNO SI
34Porcentaje de la pérdida de capacidad laboral para incapacidad permanente parcial7Ver glosarioNO NO
35Porcentaje de pérdida de capacidad laboral para invalidez7Ver glosarioNO NO

Los campos segundo apellido y segundo nombre son obligatorios si el causante, el pensionado o el beneficiario, de acuerdo con su documento de identidad los tiene.

Los campos departamento residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único y municipio residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único no serán obligatorios si en el campo 19 (pensionado residente en el exterior) viene el valor S.

En el campo valor de la mesada pensional se reportará el valor de la mesada pensional o el valor del pago único como corresponda.

En el campo porcentaje de ingreso base de liquidación, para los casos de sustitución pensional se debe reportar el porcentaje de la mesada pensional correspondiente a cada beneficiario.

Si un pensionado tiene más de un pagador de pensiones, cada una de las pagadoras debe reportar un registro, diligenciando la totalidad de los campos del maestro de pensionados.

4.4. Estructura archivo de novedades de pensionados.

El archivo de novedades de pensionados está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedad de creación de nuevos pensionados

Las pagadoras de pensiones deben reportar periódicamente la inclusión de nuevos pensionados utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de pensionados. Igualmente, cuando se incluye un nuevo pensionado como consecuencia de un traslado, la pagadora a donde se traslada deberá reportarlo como una nueva inclusión en el maestro de pensionados.

Novedades de actualización

La información de los pensionados reportados a través del archivo maestro de pensionados deberá ser actualizada por las pagadoras de pensiones mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de pensionados.

De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “Códigos de novedades de pensionados”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (...).

Cuando un pensionado tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

4.4.1. Registro tipo 1-registro de control.

Código del campoNombre del campo LongitudValor permitido Obligatorio
0Tipo de registro11SI
22Número de identificación del pagador de pensiones6Ver glosarioSI
39Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DDSI
40Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DDSI
41Total de registros relacionados en el archivo8 SI
42Nombre del Archivo (sin extensión .TXT)18Ver glosarioSI

4.4.2. Registro tipo 2-registro de detalle.

CódigoNombre del campo LongitudValor permitido ObligatorioObservaciones
0Tipo de registro12SI  
22Tipo de identificación del pagador de pensiones2Ver glosarioSI  
23Número de identificación del pagador de pensiones17 SI  
24Dígito de verificación del pagador de pensiones1Ver glosarioSI  
7Tipo de identificación del pensionado o beneficiario2Ver glosarioSI  
8Número de identificación del pensionado o beneficiario17 SI  
13Primer apellido del pensionado o beneficiario20Ver glosarioSI  
14Segundo apellido del pensionado o beneficiario30Ver glosarioNO  
15Primer nombre del pensionado o beneficiario20Ver glosarioSI  
16Segundo nombre del pensionado o beneficiario30Ver glosarioNO  
 Código de la novedad3Ver tabla “códigos de novedades de pensionados”SI  
 Nuevo valor 1  NO Dependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “Códigos de novedades de pensionados”.
 Nuevo valor 2  
 Nuevo valor 3  
 Nuevo valor 4  
 Nuevo valor 5  
 Nuevo valor 6  
 Nuevo valor 7  
 Nuevo valor 8  
 Nuevo valor 9  
 Nuevo valor 10  
 Nuevo valor 11  
 Nuevo valor 12  
 Nuevo valor 13  
 Nuevo valor 14  
 Nuevo valor 15  

4.5. Códigos de novedades de pensionados.

Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las pagadoras de pensiones de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los pensionados. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades sólo aplican para pensionados existentes en el registro único de afiliados a la protección social, RUAF.

Cód. Nov. Descripción Orden de las Variables de la novedad Observaciones
N01Modificar datos de persona de pensionado o beneficiario9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, Modificar la información de un pensionado o beneficiario que se encuentra en la base de datos RUAF.
N02Modificación identificación de pensionado o beneficiario7, 8Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF.
N03Modificar pensión19, 20, 25, 26, 27, 28, 43, 44 Modificar la información de la pensión en la base de datos RUAF.
N04Modificar pago pensión29, 32, 33, 34, 35Modificar la información del pago de la pensión en la base de datos RUAF.
N05Modificar datos del causante de la pensión1, 2, 3, 4, 5, 6Modificar la información del causante de la pensión
N06Suspensión del pago de mesada pensional30, 31 Suspender el pago de la mesada pensional a un pensionado en la base de datos RUAF.
N07Retirar pensión36, 37, 38 Retirar una pensión en la base de datos RUAF.
N08Reactivación del pago de mesada pensional30,31Reactiva el pago de la mesada pensional a un pensionado en la base de datos RUAF.

4.6. Glosario de campos.

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las pagadoras de pensiones deben reportar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social, RUAF, a través de los archivos maestros de pensionados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cod, en la columna Nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna Longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna Tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N-Numérico, y en la columna Valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.

Cod. Nombre del campo Tamaño Tipo Valor permitido
0Tipo de registro1N1-registro de control
2-registro de detalle
1Tipo de identificación del causante2ARC - registro civil
TI - Tarjeta de identidad
CC - Cédula de ciudadanía
CE - Cédula de extranjería
PA - Pasaporte
2Número de identificación del causante17A 
3Primer apellido del causante20APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda (o).
4Segundo apellido del causante30A 
5Primer nombre del causante20A 
6Segundo nombre del causante30A 
7 1Tipo de identificación del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único2ARC - registro civil
TI - Tarjeta de identidad
CC - Cédula de ciudadanía
CE - Cédula de extranjería
PA - Pasaporte
418Número de identificación del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único17A 
9Código sexo del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único1AM - Masculino
F - Femenino
     
10Fecha de nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único10AAAAA-MM-DD
11Departamento nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único2NTabla departamentos-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
12Municipio nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único3NTabla municipios-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
13Primer apellido del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único20APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda (o).
14Segundo apellido del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único30A 
15Primer nombre del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único20A 
16Segundo nombre del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único30A 
17Departamento residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único2NTabla departamentos-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
18Municipio residencia del pensionado o beneficiario3NTabla municipios-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
19Pensionado residente en el exterior1AAplica para los pensionados residentes temporalmente en el exterior. “S” si reside en el exterior, “N” si no reside en el exterior.
20Pensionado cuyo pago se sitúa en el exterior.1A“S” si el pago se sitúa en el exterior, “N” si el pago no se sitúa en el exterior.
21Tipo de identificación del pagador de pensiones2ANI-Número de identificación tributaria
22Número de identificación del pagador de pensiones17A 
23Dígito de verificación del pagador de pensiones1N0-9
24Razón social del pagador de pensiones150A 
25Código del tipo de pensión o de otra prestación con pago único2N1. Vejez
2. Sobrevivencia vitalicia riesgo común
3. Sobrevivencia temporal riesgo común
4. Sobrevivencia temporal riesgo común, cónyuge o compañera (o) menor de 30 años sin hijos
5. Sobrevivencia vitalicia por riesgo profesional
6. Sobrevivencia temporal por riesgo profesional
7. Sobrevivencia temporal riesgo profesional, cónyuge o compañera (o) menor de 30 años sin hijos
8.Invalidez por riesgo común
9. Invalidez por riesgos profesionales
10. Jubilación
11. Jubilación para compartir
12. Sanción
13.Gracia
20. Devolución de saldos
21.Indemnización sustitutiva
22. Auxilio funerario
23.Indemnización por incapacidad permanente parcial
26Tipo de pensionado1N1. Pensionado del régimen de prima media con tope máximo de pensión.
2. Pensionado del régimen de prima media sin tope máximo de pensión.
3. Pensionado de régimen de ahorro individual. No aplica tope máximo de pensión
4. Pensionado de riesgos profesionales. Tope máximo de 20 smlmv.
5. Pensionado por el empleador, con tope máximo de pensión.
6. Pensionado por el empleador, sin tope máximo de pensión.
7. Pensionado de entidades o universidades públicas con régimen especial en salud, con tope máximo de pensión.
8. Pensionado de entidades o universidades públicas con régimen especial en salud, sin tope máximo de pensión.
9. Pensionado del fondo de prestaciones sociales del magisterio con tope máximo de pensión.
10. Pensionado del fondo de prestaciones sociales del magisterio sin tope máximo de pensión.
11. Pensionado de entidades con régimen de excepción, con tope máximo de pensión.
12. Pensionado de entidades con régimen de excepción, sin tope máximo de pensión.
27Número de la resolución o del acto de reconocimiento de la pensión10N 
28Fecha de la resolución o del acto de reconocimiento de la pensión10AAAAA-MM-DD
29Fecha de inicio de pago pensional10AAAAA-MM-DD
30Fecha de suspensión o reactivación de pago de la mesada pensional10AAAAA-MM-DD
31Causa de la suspensión o reactivación del pago de la mesada pensional2N1. Suspendida por verificación de requisitos - nulidad
2. Suspendida por no cobro
3. Suspendida por doble resolución
4. Reincorporación laboral
5. Revocatoria de resolución
6. Suspendida por no allegar certificados de supervivencia, escolaridad, entre otros.
7. Suspensión por negativa a revisión del estado de invalidez
8. Reactivación –Acreditación de requisitos
9. Reactivación por cobro
10. Reactivación por retiro del servicio
11. Reactivación- Entrega de certificados
12. Reactivación -Revisión del estado de invalidez
32Mesada pensional10NValor sin decimales, ni puntos
33Porcentaje de ingreso base de liquidación7NEjemplo: Valor Archivo Plano Porcentaje 1.00000 100 % 0.10000 10 % 0.01000 1 % 0.20350 20.35 % 0.60540 60.54 %
34Porcentaje de la pérdida de capacidad laboral para incapacidad permanente parcial7NEjemplo: Valor archivo plano porcentaje 0.33000 33 % 0.10000 10 % 0.05000 5 % 0.20350 20.35 % 0.49000 49 %
35Porcentaje de pérdida de capacidad laboral para invalidez7NEjemplo: Valor archivo plano porcentaje 1.00000 100 % 0.50010 50.01% 0.66000 66.00 % 0.75000 75.00 % 0.60540 60.54 %
36Fecha de retiro de la pensión10AAAAA-MM-DD
37Causa de retiro de la pensión1N1. Traslado de pagador
2. Disminución de la pérdida de capacidad laboral o extinción de pensión (revisión pensión de invalidez)
3. Sentencia Judicial
4. Revocatoria
5. Sustitución (sobrevivencia)
6. Retiro por temporabilidad (18 o 25 años, cónyuges menores de 30 años sin hijos por 20 años)
7. Revocatoria de resolución
8. Retirado por muerte
9.Inclusión errónea
38Fecha de fallecimiento10AAAAA-MM-DD
39Fecha inicial del período de la información10AAAAA-MM-DD
40Fecha final del período de la información10AAAAA-MM-DD
41Total de registros relacionados en el archivo8N 
42Nombre del Archivo (sin extensión .TXT)18AVer tabla “Nombres de archivos maestro y de novedades de pensionados”
43Modalidad de pensión2N1. Retiro programado
2. Retiro programado con renta vitalicia diferida
3. Renta vitalicia inmediata
4. Convencional
5. Convencional para compartir
6. Anticipada
7. Sentencia judicial de origen legal o extralegal
8. Conciliaciones
9. Régimen General.
44Pensión compartida1AS- si el pensionado a cargo del empleado ya obtuvo el reconocimiento de la pensión compartida a cargo de la administradora o pagadora de pensiones correspondiente.
N-si el pensionado a cargo del empleado no ha obtenido el reconocimiento de la pensión compartida a cargo de la administradora o pagadora de pensiones correspondiente.

(Nota: Derogada por la Resolución 3336 de 2013 artículo 7° del Ministerio de Salud y Protección Social)

ANEXO 5

Anexo técnico compensación familiar

5. Estructura y especificación de los archivos maestros.

Datos que las cajas de compensación familiar deben suministrar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social, RUAF.

Las cajas de compensación familiar deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

5.1. Siglas para nombres de archivos maestro de afiliados, de novedades y de subsidios de compensación familiar.

Las cajas de compensación familiar deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

SiglaDescripciónLongitud
MC Archivo maestro de afiliados a compensación familiar.2
NC Archivo maestro de novedades de afiliados a compensación familiar.2
MS Archivo maestro de subsidios2
Componente Componente de la protección social al que pertenece el archivo-Compensación familiar (C)1
Codentidad Código de la de la caja de compensación familiar que reporta la información.6
AAAAMMDD Fecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador.8

5.2. Nombres de archivos maestros de novedades y de subsidios de compensación familiar.

Tipo de archivo Nombre de archivo Longitud
Maestro de afiliados a compensación familiarCMCCODENTIDADAAAAMMDD17
Maestro de novedades de afiliados a compensación familiarCNCCODENTIDADAAAAMMDD17
Maestro de subsidiosCMSCODENTIDADAAAAMMDD17
Maestro de novedades del estado de la afiliación y al día del aportanteCNCECODENTIDADAAAAMMDD18

5.3. Estructura del archivo maestro de afiliados a compensación familiar.

El archivo maestro de afiliados a compensación familiar está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados en la etapa del cargue inicial así como para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a compensación familiar.

Para el cargue inicial y para los cargues periódicos, en esta estructura se reportarán todos los tipos de afiliados (trabajador afiliado dependiente, trabajador afiliado facultativo, Afiliado pensionado, Afiliado voluntario, Afiliado con exención, Afiliado por fidelidad) así como todos los miembros de la población cubierta.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (...).

5.3.1. Registro tipo 1-registro de control.

Código del campoNombre del campo LongitudValor permitido Obligatorio
0Tipo de registro11SI
12Código caja de compensación familiar6Ver glosarioSI
2Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DDSI
3Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DDSI
4Total de registros relacionados en el archivo8 SI
5Nombre del Archivo (sin extensión .TXT)17Ver glosarioSI

5.3.2. Registro tipo 2-registro de detalle.

Cód. del campoNombre del campoLongitudValor permitidoOblig. Cargue inicial afiliacoOblig. reporte periódico afiliadoOblig. cargue inicial miembro población cubiertaOblig. reporte periódico miembro población cubierta
0Tipo de registro12SI SI SI SI
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosarioSI SI SI SI
2Número de identificación del afiliado17 SI SI SI SI
24Tipo de identificación del miembro de la población cubierta2Ver glosarioNO NO SI SI
25Número de identificación del miembro de la población cubierta17 NO NO SI SI
3Código sexo1Ver glosarioSI SI SI SI
4Fecha de nacimiento10AAAA-MM-DDNO SI SI SI
5Primer apellido20Ver glosarioSI SI SI SI
6Segundo apellido30NO NO NO NO
7Primer nombre20SI SI SI SI
8Segundo nombre30NO NO NO NO
9Departamento residencia2Ver glosarioNO SI NO SI
10Municipio residencia3Ver glosarioNO SI NO SI
11Fecha de afiliación10AAAA-MM-DDSI SI SI SI
12Código caja de compensación familiar6 SI SI SI SI
13Código tipo de afiliado1Ver glosarioSI SI NO NO
14Tipo de identificación del aportante2Ver glosarioSI SI SI SI
15Número de identificación del aportante17 SI SI SI SI
16Dígito de verificación del aportante1Ver glosarioNO NO NO NO
17Razón social del aportante150Ver glosarioSI SI SI SI
18Fecha de vinculación con el aportante10AAAA-MM-DDNO SI NO NO
19Departamento de la ubicación laboral2Ver glosarioSI SI NO NO
20Municipio de la ubicación laboral3Ver glosarioSI SI NO NO
22Al día1Ver glosarioSI SI NO NO
23Código tipo de miembro de la población cubierta1Ver glosarioSI SI SI SI
26Código condición beneficiario1Ver glosarioNO NO NO NO
27Código tipo relación con afiliado1Ver glosarioNO NO SI SI

Los campos segundo apellido y segundo nombre son obligatorios si el afiliado de acuerdo con su documento de identidad los tiene. El campo dígito de verificación del aportante es obligatorio cuando el campo tipo de identificación del aportante es NIT.

Si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar un registro por cada uno de estos, diligenciando la totalidad de los campos del maestro de afiliados para el cargue inicial y para las novedades de creación de nuevos afiliados.

Si el tipo de afiliado es trabajador afiliado facultativo, afiliado por fidelidad o afiliado voluntario, la información del aportante debe ser la misma del afiliado.

Para el caso de los afiliados pensionados los datos del aportante deben corresponder a la entidad pagadora de la mesada pensional.

5.4. Estructura archivo maestro de subsidios.

El archivo maestro de subsidios para afiliados, no afiliados y aportantes está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los subsidios.

Este archivo maestro de subsidios deberá ser enviado por las cajas de compensación familiar, para reportar los subsidios otorgados a los afiliados, no afiliados y los aportantes.

5.4.1. Registro tipo 1-registro de control.

Código del campoNombre del campo LongitudValor permitido Obligatorio
0Tipo de registro11SI
12Código caja de compensación familiar6Ver glosarioSI
50Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DDSI
51Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DDSI
52Total de registros relacionados en el archivo8 SI
53Nombre del Archivo (sin extensión .TXT)17Ver glosarioSI

5.4.2. Registro tipo 2-registro de detalle.

Código del campoNombre del campo LongitudValor permitido Obligatorio afiliadosObligatorio no afiliadosObligatorio aportantes
0Tipo de registro12SI SI SI
55Identificador único del subsidio9Ver glosarioSI SI SI
12Código caja de compensación familiar6Ver glosarioSI SI SI
50A quien se otorgó el subsidio1Ver GlosarioSI SI SI
1Tipo de identificación del afiliado o jefe cabeza de hogar2Ver glosarioSI SI NO
2Número de identificación del afiliado o jefe cabeza de hogar17 SI SI NO
5Primer apellido20Ver glosarioSI SI NO
6Segundo apellido30NO NO NO
7Primer nombre20SI SI NO
8Segundo nombre30NO NO NO
28Fecha de asignación del subsidio10Ver glosarioNO NO NO
29Valor del subsidio10Ver glosarioNO NO SI
30Código tipo de subsidio2Ver glosarioSI SI SI
31Estado del subsidio1Ver glosarioSI SI SI
32Departamento donde recibe el subsidio2Ver glosarioNO SI NO
33Municipio donde recibe el subsidio3Ver glosarioNO SI NO
34Fecha de entrega del último subsidio10Ver glosarioNO NO SI
38Tipo de identificación del beneficiario2Ver glosarioSI SI SI
39Número de identificación del beneficiario17 SI SI SI
40Código sexo del beneficiario1Ver glosarioNO SI SI
41Fecha de nacimiento del beneficiario10AAAA-MM-DDNO SI SI
42Primer apellido del beneficiario20Ver glosarioNO SI SI
43Segundo apellido del beneficiario30NO NO NO
44Primer nombre del beneficiario20NO SI SI
45Segundo nombre del beneficiario30NO NO NO
46Tipo de identificación de la empresa que recibe el subsidio2Ver glosarioNO NO SI
47Número de identificación de la empresa que recibe el subsidio17 NO NO SI
48Digito de verificación de la identificación de la empresa que recibe el subsidio1 NO NO SI
49Razón social de la empresa que recibe el subsidio150Ver glosarioNO NO SI

Para el cargue inicial se deben enviar, los subsidios de vivienda de los afiliados a la caja asignados en el último año con anterioridad a la fecha de corte (nov. 30/2006) que se encuentren otorgados (estado 1-otorgado) o pagados (estado 3-pagado),

Respecto a los subsidios de cuota monetaria y especie para el cargue inicial se deben enviar los que en el último año con anterioridad a la fecha de corte (30 de noviembre de 2006), han sido suspendidos (estado del subsidio 2=suspendido) o pagados (estado del subsidio 3-pagado).

Respecto a los subsidios de educación para el cargue inicial se deben enviar los que en el último año con anterioridad a la fecha de corte (nov. 30/2006), han sido otorgados (estado del subsidio 1=otorgado), suspendidos (estado del subsidio 2=suspendido) o pagados (estado del subsidio 3-pagado).

No obstante, para los subsidios descritos anteriormente, las cajas tendrán un período de seis (6) meses contados a partir del cargue inicial, para remitir al Ministerio de la Protección Social a través del manejo de novedades los históricos de estos subsidios.

Respecto al subsidio de desempleo, se deben enviar todos los subsidios que han sido asignados (estado del subsidio 1-otorgado), suspendido (estado del subsidio 2= suspendido), pagados (estado del subsidio 3-pagado) o terminado (estado del subsidio 4= terminado) desde su inicio hasta la fecha de corte (nov. 30/2006).

Respecto al subsidio de aportante, se deben enviar todos los subsidios que se encuentran (estado del subsidio 3-Pagado) desde su inicio hasta la fecha de corte (nov. 30/2006).

Explicación del reporte de subsidios

Estado de los subsidios

1 = Otorgado: Se refiere al momento en el cual el subsidio es asignado.

2 = Suspendido: Es el período en el cual el beneficiario teniendo el derecho no recibe el subsidio debido a condiciones contempladas en la normatividad del programa.

3 = Pagado: Es cuando el beneficiario recibe efectivamente el subsidio.

4 = Terminado: Se registra este estado cuando se realiza el último pago correspondiente, en aquellos subsidios que tienen un ciclo de pago, como es el caso del subsidio de desempleo.

Es de precisar, que en el campo valor del subsidio los valores aceptados serán cero o el valor correspondiente dependiendo del tipo de subsidio.

El campo 28 (fecha de asignación del subsidio) será obligatorio para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado otorgado o suspendido.

El campo 34 (fecha de entrega del último subsidio) será obligatorio para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado pagado o terminado.

1. Subsidio de vivienda.

En el subsidio de vivienda deben reportarse los subsidios en estados 1 = Otorgado y 3 = Pagado.

Para reportar el subsidio de vivienda a través del archivo maestro de subsidios se hará de la siguiente manera:

— Se debe enviar un registro por el afiliado trabajador y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del afiliado trabajador, dado que este es beneficiario del subsidio.

— El valor del subsidio cuando se encuentra en estado otorgado es el correspondiente al monto total asignado y cuando se encuentra en estado pagado deberá registrarse el monto efectivamente entregado al beneficiario. Estos valores deben reportarse una sola vez en el registro que corresponde al afiliado trabajador.

— Por cada beneficiario adicional del subsidio se debe enviar un registro, identificando en los campos correspondientes el afiliado trabajador y en los campos correspondientes la información del beneficiario.

— El campo fecha de asignación del subsidio se utilizará para reportar la fecha correspondiente al subsidio en estado otorgado.

— El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar la fecha correspondiente al subsidio en estado pagado.

2. Subsidio de desempleo.

En el subsidio de desempleo deben reportarse los subsidios en estados 1 = Otorgado, 2 = Suspendido, 3 = Pagado y 4 = Terminado.

Para reportar el subsidio de desempleo a través del archivo maestro de subsidios se debe considerar lo siguiente:

— Se debe enviar un registro por el jefe cabeza de hogar o persona que recibe el subsidio y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del Jefe Cabeza de Hogar o persona que recibe el subsidio.

— El valor del subsidio cuando se encuentra en estado otorgado es el correspondiente al monto total asignado incluido el monto destinado para inserción laboral y cuando se encuentra en estado pagado o terminado deberá registrarse el monto mensual efectivamente entregado al beneficiario. Este valor debe reportarse en el registro correspondiente al Jefe Cabeza de Hogar o persona que recibe el subsidio.

— Por cada beneficiario adicional del subsidio se debe enviar un registro, identificando en los campos correspondientes al jefe cabeza de hogar o persona que recibe el subsidio y en los campos correspondientes la información del beneficiario, que en este caso deberá ser el cónyuge o compañero permanente.

— El campo fecha de asignación del subsidio se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado otorgado o suspendido.

— El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado pagado o terminado.

3. Subsidio cuota monetaria.

En el subsidio de cuota monetaria deben reportarse los subsidios en estados 2 = Suspendido o 3 = Pagado.

Para reportar el subsidio de cuota monetaria a través del archivo maestro de subsidios se debe considerar lo siguiente:

— Se debe enviar un registro por el afiliado trabajador y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del afiliado trabajador.

— Por cada beneficiario del subsidio se debe enviar un registro, identificando en los campos correspondientes el afiliado trabajador y en los campos correspondientes la información del beneficiario.

— El valor del subsidio cuando se encuentra en estado pagado deberá registrarse el monto mensual efectivamente entregado al beneficiario. Este valor debe reportarse en los registros que corresponden a cada uno de los beneficiarios que perciban el subsidio.

— El campo fecha de asignación del subsidio se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado suspendido.

— El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado pagado.

4. Subsidio en especie.

El valor de los subsidios en especie que se debe reportar mensualmente corresponde al valor total de todos los subsidios estipulados en el artículo 5º de la Ley 21 de 1982 y en el artículo 3º, parágrafo 2º de la Ley 789 entregados a cada persona.

En el subsidio en especie deben reportarse los subsidios en estados 2 = Suspendido o 3 = Pagado.

Para reportar el subsidio en especie a través del archivo maestro de subsidios se debe considerar lo siguiente:

— Se debe enviar un registro por el afiliado trabajador y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del afiliado trabajador.

— Por cada beneficiario del subsidio se debe enviar un registro, identificando en los campos correspondientes el afiliado trabajador y en los campos correspondientes la información del beneficiario.

— El valor del subsidio cuando se encuentra en estado pagado deberá registrarse el monto mensual efectivamente entregado al beneficiario. Este valor debe reportarse en los registros que corresponden a cada uno de los beneficiarios que percibe el subsidio.

— El campo fecha de asignación del subsidio se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado suspendido.

— El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado pagado.

5. Subsidio de educación.

El valor que corresponde al subsidio de educación es el valor diferencial de acuerdo con la categoría respecto a la tarifa particular. Se deben enviar los subsidios de los servicios de educación formal así como los servicios de la educación no formal. No se incluyen en este reporte los subsidios de educación que se otorgan en especie.

En el subsidio de educación deben reportarse los subsidios en estados 1 = otorgado, 2 = Suspendido o 3 = Pagado.

Para reportar el subsidio de educación a través del archivo maestro de subsidios se debe considerar lo siguiente:

a) Para el caso en el cual quien recibe el subsidio es el afiliado trabajador debe enviar un único registro por el afiliado trabajador y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del afiliado trabajador;

b) Para el caso en el cual quien recibe el subsidio NO es el afiliado trabajador se debe enviar:

— Un registro por el afiliado trabajador y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del afiliado trabajador.

— Por cada beneficiario que percibe el subsidio se debe enviar un registro, identificando en los campos correspondientes el afiliado trabajador y en los campos correspondientes la información del beneficiario.

— El valor del subsidio cuando se encuentra en estado pagado deberá registrarse el monto mensual efectivamente entregado al beneficiario. Este valor debe reportarse en los registros que corresponden a cada uno de los beneficiarios del afiliado trabajador.

— El campo fecha de asignación del subsidio se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado otorgado o suspendido.

— El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado pagado.

6. Subsidios a los aportantes.

Entiéndase subsidio a los aportantes aquellos que se otorgan a las empresas como parte de las políticas de generación de empleo, deberá reportarse la información de los afiliados trabajadores que generan la exoneración, utilizando los subsidios en estado 3 = Pagado. Para este tipo de subsidios se considera pagado cuando la empresa se hace acreedora al beneficio de las exenciones establecidas en la normatividad vigente.

Para reportar el subsidio a los aportantes a través del archivo maestro de subsidios se debe considerar lo siguiente:

— Se debe enviar un registro por cada trabajador por el cual se origina la exención.

— En el valor del subsidio deberá registrarse el monto de la exención mensual efectivamente causada.

— El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar la fecha en la cual la empresa se hizo acreedora al beneficio de exoneración.

Estructura archivo de novedades de afiliados y subsidios de compensación familiar

El archivo de novedades de afiliados a compensación familiar está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedades de creación de nuevos afiliados

Las Cajas de Compensación Familiar deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a compensación familiar utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de afiliados a compensación familiar.

Novedades de actualización

La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados deberá ser actualizada por las cajas de compensación familiar mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a compensación familiar.

De acuerdo con cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “Códigos de novedades de afiliados a compensación familiar”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (...).

Cuando una afiliación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

5.4.3. Registro tipo 1-registro de control.

Código del campoNombre del campo LongitudValor permitido Obligatorio
0Tipo de registro11SI
12Código caja de compensación familiar6Ver glosarioSI
50Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DDSI
51Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DDSI
52Total de registros relacionados en el archivo8 SI
53Nombre del archivo (sin extensión .TXT)17Ver glosarioSI

5.4.4. Registro tipo 2-registro de detalle.

Cód.Nombre del campo LongitudValor permitido ObligatorioObservaciones
0Tipo de registro12SI 
12Código caja de compensación familiar6 SI 
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosarioSI 
2Número de identificación del afiliado17 SI 
5Primer apellido20 SI 
6Segundo apellido30 NO 
7Primer nombre20Ver glosarioSI 
8Segundo nombre30 NO 
 Código de la novedad3Ver tabla “códigos de novedades de afiliados a compensación familiar”SI 
 Nuevo valor 1  NODependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “Códigos de novedades de afiliados a compensación familiar”.
 Nuevo valor 2  
 Nuevo valor 3  
 Nuevo valor 4  
 Nuevo valor 5  
 Nuevo valor 6  
 Nuevo valor 7  
 Nuevo valor 8  
 Nuevo valor 9  
 Nuevo valor 10  
 Nuevo valor 11  
 Nuevo valor 12  
 Nuevo valor 13  
 Nuevo valor 14  
 Nuevo valor 15  

5.5. Códigos de novedades de afiliados a compensación familiar.

Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las cajas de compensación familiar de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, los miembros de la población cubierta, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades sólo aplican para afiliados existentes en el registro único de afiliados a la protección social, RUAF.

Cód. novedadDescripciónOrden de las variables de la novedadObservaciones
C01Modificar persona3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos, RUAF.
C02Modificar identificación de persona1, 2 Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF.
C03Modificar afiliación a compensación familiar.11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 23 Modificar la información de la afiliación a compensación familiar en la base de datos RUAF. Los campos 14, 15 y 17 son obligatorios.
C04Retirar afiliación a compensación familiar.14, 15, 16, 35, 36, 37 Retirar afiliación a compensación familiar en la base de datos RUAF, en los casos de desvinculación con el aportante, por fallecimiento u otro retiro. Si el caso es por desvinculación con el aportante, se deben diligenciar los campos 14, 15, 16 y 35. Si el caso es por fallecimiento se debe diligenciar el campo 14, 15, 37. Si el caso es por otro retiro se debe diligenciar el campo 14, 15, 36.
C07Modificar miembro población cubierta a la afiliación a compensación familiar.11, 14, 15, 16, 23, 24, 25, 26, 27 Modificar la información de un miembro de la población cubierta de una afiliación a compensación familiar de la base de datos RUAF. Los campos 14, 15, 24 y 25 son obligatorios.
C08Retirar miembro población cubierta a la afiliación a compensación familiar.14, 15, 16, 24, 25, 36, 37 Retirar un miembro de la población cubierta de la afiliación a compensación familiar de la base de datos RUAF. Los campos 14, 15, 24 y 25 son obligatorios.
C09Modificar subsidio28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 38, 39, 55 Modificar la información de un subsidio otorgado a un afiliado, no afiliado o aportante Los campos 38, 39 y 55 son obligatorios.
C10Modificación de identificación del miembro de la población cubierta24, 25, 56, 57 Modificar el tipo y/o el número de identificación de un miembro de la población cubierta registrado en la base de datos RUAF. Los campos 24 y 25 son obligatorios.

5.6. Estructura archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.

El archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.

Este archivo de novedades deberá ser enviado obligatoriamente todos los períodos, así el estado de la afiliación y el estado del campo al día del aportante no haya cambiado respecto al período anterior.

Para el reporte del estado de la afiliación, se deberá enviar un registro con código de novedad C05 y para el reporte de la novedad de si el aportante está al día o en mora, se debe enviar un registro por cada aportante que tenga la afiliación, con el código de novedad C06.

5.6.1. Registro tipo 1-registro de control.

Código del campoNombre del campo LongitudValor permitido Obligatorio
0Tipo de registro11SI
12Código caja de compensación familiar6Ver glosarioSI
50Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DDSI
51Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DDSI
52Total de registros relacionados en el archivo8 SI
53Nombre del archivo (sin extensión .TXT)17Ver glosarioSI

5.6.2. Registro tipo 2-registro de detalle.

CódigoNombre del campo LongitudValor permitido ObligatorioObservaciones
0Tipo de registro12SI  
12Código caja de compensación familiar6 SI  
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosarioSI  
2Número de identificación del afiliado17 SI  
5Primer apellido20 SI  
6Segundo apellido30 NO  
7Primer nombre20Ver glosarioSI  
8Segundo nombre30 NO  
 Código de la novedad3C05 C06SI Sólo pueden ser los códigos C05 o C06.
21Estado de la afiliación1Ver glosarioNO Este campo es de obligatorio diligencia-miento si el código de la novedad es C05.
14Tipo de identificación del aportante2Ver glosarioSI  
15Número de identificación del aportante17Ver glosarioSI  
16Dígito de verificación del aportante1Ver glosarioNO  
17Razón social del aportante150Ver glosarioSI  
22Al día1Ver glosarioNO Este campo es de obligatorio diligencia-miento si el código de la novedad es C06

5.7. Glosario de campos.

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las cajas de compensación familiar deben reportar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados de la protección social, RUAF, a través de los archivos maestros de afiliados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cod, en la columna Nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna Longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna Tipo se muestran el tipo de datos que pueden ser A-Alfanumérico o N-Numérico, y en la columna Valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.

Cod. Nombre del campo Tamaño Tipo Valores permitidos
0Tipo de registro1N1-registro de control
2-registro de detalle
1Tipo de identificación del afiliado2ATI - Tarjeta de identidad
CC - Cédula de ciudadanía
CE - Cédula de extranjería
PA - Pasaporte
2Número de identificación del afiliado17A 
3Código sexo1AM - Masculino
F - Femenino
4Fecha de nacimiento10AAAAA-MM-DD
5Primer apellido20APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda (o).
6Segundo apellido30A 
7Primer nombre20A 
8Segundo nombre30A 
9Departamento residencia2NTabla departamentos-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
10Municipio residencia3NTabla Municipios-Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
11Fecha de afiliación10AAAAA-MM-DD
12Código caja de compensación familiar6A 
13Código tipo de afiliado1N1 - Trabajador afiliado dependiente
2 - Trabajador afiliado facultativo
3 - Afiliado pensionado
4 - Afiliado voluntario
5 - Afiliado con exención
6 - Afiliado por fidelidad
14Tipo de identificación del aportante2ATI - Tarjeta de identidad
CC - Cédula de ciudadanía
CE - Cédula de extranjería
PA - Pasaporte
NI -Número de identificación tributaria
15Número de identificación del aportante17A 
16Dígito de verificación del aportante1N0-9
17Razón social del aportante150ANombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son aportantes.
18Fecha de vinculación con el aportante10AAAAA-MM-DD
19Departamento de la ubicación laboral2NTabla departamentos-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
20Municipio de la ubicación laboral3NTabla municipios-Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
21Estado de la afiliación1N1 - Activo
2-Inactivo
3-Suspendido
22Al día1N1 - Al día
2 - En mora
23Código tipo de miembro de la población cubierta1N1 - Afiliado
2 - Persona a cargo
3-Cónyuge o compañero (a) permanente
24Tipo de identificación del miembro de la población cubierta2ARC - Registro civil
TI - Tarjeta de identidad
CC - Cédula de ciudadanía
CE - Cédula de extranjería
PA - Pasaporte
25Número de identificación del miembro de la población cubierta17A 
26Código condición beneficiario1AD - Discapacitado
E - Estudiante
27Código tipo relación con el afiliado1N1 -Cónyuge o compañero permanente
2 - Hijo(a)
3 - Padre o madre
4 - Hermano(a)
28Fecha de asignación del subsidio10AAAAA-MM-DD
29Valor del subsidio10NValor en pesos sin centavos
30Código tipo de subsidio1N1 - Subsidio económico (cuota monetaria)
2 - Subsidio desempleo
3 - Subsidio educación
4 - Subsidio vivienda
5 - Subsidio en especie
6 - Microcrédito
7 - Al empleo
8 - Exención
9 - Aportes estudiantes
10 - Aprendices
31Estado del subsidio1N1-Otorgado
2 - Suspendido
3-Pagado
4-Terminado
32Departamento donde recibe el subsidio2NTabla departamentos-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
33Municipio donde recibe el subsidio3NTabla municipios-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
34Fecha de entrega del último subsidio10AAAAA-MM-DD
35Fecha de desvinculación con el aportante10AAAAA-MM-DD
36Fecha de retiro del afiliado10AAAAA-MM-DD
37Fecha de fallecimiento10AAAAA-MM-DD
38Tipo de identificación del beneficiario2ARC - Registro civil
TI - Tarjeta de identidad
CC - Cédula de ciudadanía
CE - Cédula de extranjería
PA - Pasaporte
39Número de identificación del beneficiario17A 
40Código sexo del beneficiario1AM - Masculino
F - Femenino
41Fecha de nacimiento del beneficiario10AAAAA-MM-DD
42Primer apellido del beneficiario20APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda (o).
43Segundo apellido del beneficiario30A 
44Primer nombre del beneficiario20A 
45Segundo nombre del beneficiario30A 
46Tipo de identificación de la empresa que recibe el subsidio2ATI - Tarjeta de identidad
CC - Cédula de ciudadanía
CE - Cédula de extranjería
PA - Pasaporte
NI - Número de identificación tributaria
47Número de identificación de la empresa que recibe el subsidio17A 
48Dígito de verificación de identificación de la empresa que recibe el subsidio1N0-9
49Razón social de la empresa que recibe el subsidio150ANombre de la empresa que recibe el subsidio.
50A quien se otorgó el subsidio1N1 - Afiliado
2 - No afiliado
3 - Aportante
51Fecha inicial del período de la información10AAAAA-MM-DD
52Fecha final del período de la información10AAAAA-MM-DD
53Total de registros relacionados en el archivo8N 
54Nombre del archivo (sin extensión .TXT)17AVer tabla “Nombres de archivo maestro y de novedades de afiliados a compensación familiar”
55Identificador único del subsidio9NCorresponde a un número único consecutivo que identifica a cada subsidio, el cual es generado por cada caja de compensación.
56Nuevo tipo de identificación del miembro de la población cubierta2ARC - Registro civil
TI - Tarjeta de identidad
CC - Cédula de ciudadanía
CE - Cédula de extranjería
PA - Pasaporte
57Nuevo número de identificación del miembro de la población cubierta17A 

(Nota: Derogada por la Resolución 3336 de 2013 artículo 7° del Ministerio de Salud y Protección Social)

ANEXO 6

Anexo técnico programas asistencia social

6. Estructura y especificación de los archivos maestros

Datos que las administradoras de asistencia social deben suministrar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social, RUAF.

Las administradoras deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

6.1. Siglas para nombres de archivos maestro y de novedades de programas de asistencia social.

Las administradoras de asistencia social deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

Sigla Descripción Longitud
MNArchivo maestro de vinculados a programas de asistencia social2
NNArchivo maestro de novedades de vinculados a programas de asistencia social.2
Componente Componente de la protección social al que pertenece el archivo-asistencia social (A)1
Codentidad Código de la entidad de asistencia social que reporta la información.6
AAAAMMDD Fecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador.8
6.2. Nombres de archivos maestro y de novedades de vinculados a programas de asistencia social.

Tipo de archivo Nombre de archivo Longitud
Maestro de vinculados a programas de asistencia socialAMNCODENTIDADAAAAMMDD 17
Maestro de novedades de vinculados a programas de asistencia socialANNCODENTIDADAAAAMMDD 17

6.3. Estructura del archivo maestro de vinculados a programas de asistencia social.

El archivo maestro de vinculados a programas de asistencia social está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados en la etapa del cargue inicial así como para el reporte periódico de creación de nuevos vinculados a programas de asistencia social.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (...).

6.3.1. Registro tipo 1-registro de control.

Cód. del campoNombre del campo LongitudValor permitido Obligatorio
0Tipo de registro11SI
16Código administradora de programa asistencia social6Ver glosarioSI
31Fecha inicial del período de la información10AAAA-MM-DDSI
32Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DDSI
33Total de registros relacionados en el archivo8 SI
34Nombre del archivo (sin extensión .TXT)17Ver glosarioSI

6.3.2. Registro tipo 2-registro de detalle.

Cód. del campoNombre del campo LongitudValor permitido Obligatorio cargue inicialObligatorio reporte periódico
0Tipo de registro12SISI
1Tipo de identificación del vinculado2Ver glosarioSISI
2Número de identificación del vinculado17 SISI
3Código sexo1Ver glosarioNOSI
4Fecha de nacimiento10AAAA-MM-DDNOSI
5Departamento nacimiento2Ver glosarioNOSI
6Municipio nacimiento3Ver glosarioNOSI
7Primer apellido20 SISI
8Segundo apellido30 NONO
9Primer nombre20Ver glosarioSISI
10Segundo nombre30 NONO
11Departamento residencia2Ver glosarioNOSI
12Municipio residencia3Ver glosarioNOSI
13Código pertenencia étnica2Ver glosarioNOSI
14Código grupo de interés social2Ver glosarioNOSI
15Fecha de vinculación10AAAA-MM-DDSISI
16Código administradora de programa asistencia social6 SISI
17Código del programa2Ver glosarioSISI
20Tipo de beneficio1Ver glosarioSISI
21Tipo de subsidio para empresas *2Ver glosarioNONO
22Valor del beneficio10 SISI
23Departamento donde recibe el beneficio2Ver glosarioSISI
24Municipio donde recibe el beneficio3Ver glosarioSISI
25Tipo de identificación empresa donde labora el vinculado *2Ver glosarioNONO
26Número de identificación empresa donde labora el vinculado *17 NONO
27Dígito de verificación de la empresa donde labora el vinculado *1Ver glosarioNONO
28Razón social empresa donde labora el vinculado *150Ver glosarioNONO
29Fecha de entrega del último beneficio10Ver glosarioSISI
31Estado del beneficio1Ver glosarioSISI

Los campos segundo apellido y segundo nombre son obligatorios si el afiliado de acuerdo con su documento de identidad los tiene.

* Es obligatorio cuando el tipo de beneficio es para las empresas (microcrédito, subsidio al empleo, aportes estudiantes, aprendices, exención)

6.4. Estructura archivo de novedades de vinculados a programas de asistencia social.

El archivo de novedades de vinculados a programas de asistencia social está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedad de creación de nuevos vinculados

Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos vinculados a programas de asistencia social utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de vinculados a programas de asistencia social.

Novedades de actualización

La información de los vinculados reportados a través del archivo maestro de vinculados a programas de asistencia social deberá ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de vinculados a programas de asistencia social.

De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “Códigos de novedades de vinculados a programas de asistencia social”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad haya campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (...).

Cuando una vinculación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

6.4.1. Registro tipo 1-registro de control.

Código del campoNombre del campo LongitudValor permitido Obligatorio
0Tipo de registro11SI
16Código administradora de programa asistencia social6Ver glosarioSI
31Fecha inicial del período de la información10AAAA-M
M-DD
SI
32Fecha final del período de la información10AAAA-MM-DDSI
33Total de registros relacionados en el archivo8 SI
34Nombre del Archivo (sin extensión .TXT)17Ver glosarioSI

6.4.2. Registro tipo 2-registro de detalle.

CódigoNombre del campo LongitudValor permitido ObligatorioObservaciones
0Tipo de registro12SI 
16Código administradora de programa de Asistencia Social6 X 
1Tipo de identificación del vinculado2Ver glosarioX 
2Número de identificación del vinculado17 X 
7Primer apellido20 X 
8Segundo apellido30 X o Vacío 
9Primer nombre20Ver glosarioX 
10Segundo nombre30 X o Vacío 
 Código de la novedad3Ver tabla “códigos de novedades de programas de asistencia social”X 
 Nuevo valor 1  X o vacíoDependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de códigos de novedades de programas de asistencia social.
 Nuevo valor 2  
 Nuevo valor 3  
 Nuevo valor 4  
 Nuevo valor 5  
 Nuevo valor 6  
 Nuevo valor 7  
 Nuevo valor 8  
 Nuevo valor 9  
 Nuevo valor 10  
 Nuevo valor 11  
 Nuevo valor 12  
 Nuevo valor 13  
 Nuevo valor 14  
 Nuevo valor 15  

6.5. Códigos de novedades de programas de asistencia social.

Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las administradoras de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades sólo aplican para afiliados existentes en el registro único de afiliados a la protección social, RUAF.

Cód. de NovedadDescripción Orden de las Variables de la novedad Observaciones
A01Modificar persona3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF.
A02Modificar identificación persona1, 2Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF.
A03Modificar vinculación programa general15, 17, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 31Modificar la información de una vinculación a un programa general de asistencia social. El campo 17 es obligatorio
A04Retirar vinculación programa general17, 30Retirar vinculación de un programa general de asistencia social.

6.6. Glosario de campos.

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administra doras deben reportar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social, RUAF, a través del archivo maestro de vinculados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cod, en la columna Nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna Longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna Tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A-Alfanumérico o N- Numérico, y en la columna Valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.

Cod. Nombre del campo Tamaño Tipo Valores permitidos
0Tipo de registro1N1 - registro de control
2 - registro de detalle
1Tipo de identificación del vinculado2AMS - Menor sin identificación
RC - registro civil
TI - Tarjeta de identidad
CC - Cédula de ciudadanía
CE - Cédula de extranjería
PA - Pasaporte
AS - Adulto sin identificación
2Número de identificación del vinculado17A 
3Código sexo1AM - Masculino
F - Femenino
4Fecha de nacimiento10AAAAA-MM-DD
5Departamento nacimiento2NTabla departamentos–tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
6Municipio nacimiento3NTabla municipios-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
7Primer apellido20APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda (o).
8Segundo apellido30A 
9Primer nombre20A 
10Segundo nombre30A 
11Departamento residencia2NTabla departamentos–Tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
12Municipio residencia3NTabla municipios-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
13Código pertenencia étnica2N1 - Indígena
2 - ROM (gitano)
3 - Raizal (archipiélago de San Andrés y Providencia)
4 - Palenquero de San Basilio
5 - Negro(a), mulato(a), afrocolombiano(a) o Afrodescendiente
6 - Ninguno de los anteriores
14Código grupo poblacional2N1-Indigentes
2-Población infantil a cargo del ICBF
3-Madres comunitarias
4-Artistas, autores, compositores
6-Recién nacidos
7-Discapacitados
8-Desmovilizados
9-Desplazados
12-Población en centros psiquiátricos
13-Migratorio
14-Población en centros carcelarios
31-Adulto mayor
32-Cabeza de familia
33-Mujer embarazada
34-Mujer lactante
5-Trabajador urbano
36-Trabajador rural
37-Víctima de violencia armada
15Fecha de vinculación10AAAAA-MM-DD
16Código administradora de programa asistencia social6N 
17Código del programa3N1-Adulto mayor fondo de solidaridad pensional-subcuenta de solidaridad
2-Adulto mayor fondo de solidaridad pensional-Subcuenta de Subsistencia
3-Adulto mayor ICBF
4-Vivienda de interés social
5-Familias en acción
6-Familias guarda bosques
7-Aprendices SENA
20Tipo de beneficio2N1-Económico
2-En especie
3-Económico y en especie
4-Servicios
21Tipo de subsidio para empresas2N6-Microcrédito
7-Al empleo
8-Exención
9-Aportes estudiantes
10-Aprendices
22Valor del beneficio10N 
23Departamento donde recibe el beneficio2NTabla departamentos–tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
24Municipio donde recibe el beneficio3NTabla municipios-tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
25Tipo de identificación empresa donde labora el vinculado2ANI -Número de identificación tributaria
26Número de identificación empresa donde labora el vinculado17A 
27Dígito de verificación empresa donde labora el vinculado1N0-9
28Razón social empresa donde labora el vinculado150ANombre de la empresa donde labora el vinculado.
Cod.Nombre del campoTamañoTipoValores permitidos
29Fecha de entrega del último beneficio10AAAAA-MM-DD
30Fecha de retiro10AAAAA-MM-DD
31Estado del beneficio1N1 - Otorgado
2 - Suspendido
3-Pagado
4-Terminado
32Fecha inicial del período de la información -10AAAAA-MM-DD
33Fecha final del período de la información10AAAAA-MM-DD
33Total de registros relacionados en el archivo8N 
34Nombre del archivo (sin extensión .TXT)17AVer tabla “Nombres de archivos maestro y de novedades de programas de asistencia social”

(Nota: Derogada por la Resolución 3336 de 2013 artículo 7° del Ministerio de Salud y Protección Social)

ANEXO 7

7. Características de formato de los archivos de todos los anexos técnicos.

Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

a) Todos los datos deben ser grabados como alfanuméricos en archivos planos, con extensión .txt;

b) Los nombres de archivos, los datos y los campos en general deben ser grabados en letras MAYUSCULAS;

c) El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin;

d) Cuando dentro de un archivo de datos (maestro de afiliados y de novedades) hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (...);

e) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter especial;

f) Los campos tipo fecha deben tener el formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guión (-) a excepción de las fechas incluidas en los nombres de archivos;

g) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles ni decimales, excepto para los casos de porcentajes que deberán ser reportados con punto como separador de decimal;

h) Las longitudes contenidas en las tablas de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo;

i) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres;

j) Tener en cuenta que cuando el código de entidad trae CEROS, estos no pueden ser reemplazados por la vocal ‘O’ la cual es un carácter diferente a cero;

k) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro.

____________________________

(Nota: Derogada por la Resolución 3336 de 2013 artículo 7° del Ministerio de Salud y Protección Social)