Registraduría Nacional del Estado Civil

RESOLUCIÓN 4342 DE 2014 

(Marzo 17)

“Por la cual se actualizan y adoptan las tablas de retención documental de la Registraduría Nacional del Estado Civil”.

El Registrador Nacional del Estado Civil,

en uso de sus atribuciones constitucionales y legales y en especial las conferidas en el numeral 1 del artículo 26 del Decreto 2241 de 1986, artículo 25 del Decreto 1010 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 24 de la Ley 594 del 4 de julio de 2000, Ley General de Archivos, obliga a las entidades del Estado a elaborar y adoptar las tablas de retención documental.

Que la Ley 872 de 2003 y la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000-2004 establecen el requisito 4.2 para la gestión documental.

Que el literal b) del artículo 2º de la Ley 80 del 22 de diciembre de 1989 que creó el Archivo General de la Nación, establece como función: “Fijar políticas y expedir reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la junta directiva”.

Que el artículo 8º del Decreto 1777 de 1990, establece las funciones de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación y en su literal a) dispone: “Adoptar y evaluar periódicamente la política archivística a nivel nacional” y en su literal c) establece: “Expedir normas y reglamentos generales sobre organización de los archivos, administración y gestión de documentos, descripción e investigación, consulta, reprografía, certificación, transferencias, retención, selección y conservación de documentos y en general sobre aquellos aspectos que exijan la racionalización y normalización del trabajo archivístico a nivel nacional”.

Que el artículo 25 numeral 4 del Decreto-Ley 1010 del 6 de junio de 2000, establece entre otras funciones del registrador nacional: “Dirigir como autoridad de la organización electoral, las labores administrativas y técnicas de las diferentes dependencias de la Registraduría Nacional del Estado Civil, de acuerdo con la Constitución y la ley”.

Que el Acuerdo 16 del 4 de febrero de 2000 del Archivo General de la Nación, aprobó las tablas de retención documental de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Que la Secretaría General del Archivo General de la Nación, mediante comunicación 3734 del 2 de octubre de 2003, manifestó que: “Teniendo en cuenta que su tabla de retención documental fue aprobada por el consejo directivo del Archivo General de la Nación mediante Acuerdo 16 del 4 de febrero de 2000, es importante que realicen los ajustes pertinentes y la apliquen sin que sea obligación informar acerca de esto al AGN. Como es sabido en el proceso de aplicación de las TRD de la registraduría es probable que surjan nuevos ajustes, los cuales deben dar a conocer al comité de archivo de su entidad”.

Que la entidad mediante Resolución 4833 del 27 de noviembre de 2003, adoptó las tablas de retención documental.

Que la entidad mediante Resolución 7109 del 30 de agosto de 2012, actualizó y adoptó las tablas de retención documental.

Que el señor Registrador Nacional del Estado Civil, creó los grupos de trabajo de carrera administrativa y secretaría técnica del comité de conciliación y defensa judicial mediante resoluciones 769 del 9 de febrero de 2012 y 4722 de 23 de mayo de 2013.

Que mediante acta de visita del 23 de abril de 2013 el Archivo General de la Nación recomendó implementar el tiempo de conservación para la serie documental historias laborales de 90 a 100 años.

Que mediante Resolución 8758 del 28 de agosto del 2013, se ajustaron las funciones y la conformación del comité de archivo de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Que mediante Acta 1 del 10 de febrero de 2014, el comité de archivo de la entidad aprobó la actualización de la tabla de retención documental 42 talento humano – registro y control, y la adopción de las nuevas tablas de retención documental s 67 y 68 para los grupos de carrera administrativa y secretaría técnica del comité de conciliación y defensa judicial respectivamente.

Que mediante los oficios SG-153 del 5 de marzo de 2014 y oficio calendado el 10 de marzo de 2014, la secretaría general y la gerencia de talento humano aprobaron la adopción de las tablas de retención documental creadas para los referidos grupos de trabajo.

Que se hace necesario actualizar y adoptar las tablas de retención documental de la entidad, en cumplimiento a las observaciones realizadas por el Archivo General de la Nación.

Que en mérito de lo expuesto

RESUELVE:

ART. 1º—Actualizar la tabla de retención documental 42 correspondiente al grupo de registro y control y adoptar las dos (2) tablas de retención documental pertenecientes a los nuevos grupos de trabajo carrera administrativa y secretaría técnica del comité de conciliación y defensa judicial, las cuales forman parte integral de la presente resolución.

ART. 2º—La divulgación de las tablas de retención documental la realizará la gerencia administrativa y financiera y la verificación de la aplicación de las mismas estará a cargo de la coordinación del grupo de archivo y correspondencia.

ART. 3º—Las dependencias de la Registraduría Nacional del Estado Civil, obligatoriamente conformarán los archivos de gestión según la tabla de retención documental y siguiendo las disposiciones de la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos”.

ART. 4º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 17 de marzo de 2014.

 

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