RESOLUCIÓN 4344 DE 2004 

(Octubre 5)

“Por la cual se delega una facultad, se establece el procedimiento, se fijan los requisitos y se adoptan los documentos modelo para la liquidación de los contratos celebrados por el Instituto Nacional de Vías”.

(Nota: Derogada por la Resolución 3388 de 2010 artículo 16 del Instituto Nacional de Vías)

El Director General del Instituto Nacional de Vías,

en ejercicio de las facultades conferidas por el Decreto 2056 de 2003, artículo 7º, numeral 7.2, la Ley 80 de 1993, el Decreto 679 de 1994, artículo 14 y la Ley 489 de 1998, artículo 9º,

CONSIDERANDO:

Que la Ley 80 de 1993 en su título VI consagra la ocurrencia y contenido de la liquidación de contratos estatales;

Que la Ley 446 del 7 de julio de 1998 en su artículo 44, numeral 10, literal d), modificó el artículo 136 del Código Contencioso Administrativo, en cuanto hace referencia a la acción contractual, respecto de los contratos de tracto sucesivo y los demás que requieren de liquidación;

Que a través del Decreto 2056 del 27 de julio de 2003, se modificó la estructura del Instituto Nacional de Vías, por lo que se hace necesario reglamentar el procedimiento de liquidación de contratos del Instituto Nacional de Vías;

Por las consideraciones anteriormente expuestas;

RESUELVE:

ART. 1º—Delégase la facultad de liquidar los contratos celebrados por el Instituto Nacional de Vías, una vez ocurrido cualquiera de los eventos señalados en las normas legales vigentes al momento de su celebración, bien sea por: Vencimiento del plazo, terminación de mutuo acuerdo, terminación unilateral o declaratoria de caducidad, así:

1. El secretario general técnico es responsable de la liquidación de los contratos suscritos para atender actividades o funciones propias de su área y de aquellos contratos pertenecientes a las unidades ejecutoras que a la fecha hayan sido suprimidas estando bajo la supervisión de dicha secretaría.

2. El secretario general administrativo responderá por la liquidación de los contratos de su área, además de los suscritos por el director general relacionados con actividades propias del despacho de la dirección.

3. Los subdirectores deben responder por la liquidación de los contratos suscritos al interior de su dependencia, además por los de la dirección del instituto relacionados con su área, en los que hayan ejercido el control y la supervisión.

4. Los jefes de oficina responden por la liquidación de los contratos suscritos al interior de su dependencia o en los que les haya correspondido el control y la supervisión.

5. Los supervisores serán los responsables directos de la liquidación oportuna de los contratos en los que actúan en tal condición y para el caso de los contratos de obra contarán con la colaboración de los respectivos interventores.

(Nota: Derogada por la Resolución 3388 de 2010 artículo 16 del Instituto Nacional de Vías)

ART. 2º—El procedimiento para liquidar los contratos del Instituto Nacional de Vías será el siguiente:

a) La liquidación del contrato se iniciará por parte de la dependencia encargada de su supervisión y control, a más tardar dentro de los dos (2) meses siguientes a la ocurrencia de cualquiera de los eventos señalados en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993 o en las normas legales vigentes que rijan la materia;

b) El supervisor responsable de liquidar el contrato organizará un expediente con el acta de recibo definitivo de las obras, trabajos, consultoría, servicios o bienes objeto del mismo, según el caso y con los documentos descritos en el artículo 5º de esta resolución, de acuerdo con la modalidad del contrato;

c) Los jefes de las dependencias encargadas de liquidar los contratos solicitarán a la subdirección financiera la relación de los pagos efectuados en desarrollo del contrato, para efectos de su liquidación y la rendición de cuentas cuando se trate de contratos interadministrativos. Esta relación o certificación deberá expedirse dentro de los treinta (30) días calendario siguientes al recibo de la petición. Para aquellos contratos suscritos a partir del 1º de enero de 2001, la relación de pagos puede ser tomada directamente del sistema de información contractual, SICO, una vez entre en plena operación la expedición de la relación de pagos con digitalización de firmas, a través del mencionado sistema;

d) Reunida la documentación necesaria para la liquidación, el supervisor del contrato elabora el proyecto de acta, la cual además de las especificaciones del contrato que se liquida, debe registrar el valor total contractual, el valor total ejecutado y el valor total pagado.

• Con base en esta información elabora el balance del contrato, determinando su saldo, previa deducción del valor no amortizado por concepto de los anticipos concedidos o no legalizado por pago anticipado o desembolsos otorgados y las sumas pendientes de pago por sanciones proferidas mediante los respectivos actos administrativos que se encuentren debidamente ejecutoriados. Además de estas deducciones, se descuenta el valor de las cantidades de obra correspondientes a los ítem del contrato no recibidas a satisfacción, de acuerdo con la información suministrada por los interventores o supervisores encargados de la vigilancia del mismo, siempre y cuando el contratista acepte tales deducciones.

Si existiere algún reconocimiento a favor del contratista o del Invías por cualquier concepto, este se debe registrar en el acta de liquidación, indicando la razón y el documento por el cual se otorga.

• Si el saldo es a favor del contratista se debe indicar el número y fecha del registro presupuestal que respalde el compromiso, adjuntando fotocopia del mismo debidamente refrendado por el encargado de la ejecución del presupuesto de la respectiva unidad ejecutora.

• Si por alguna circunstancia se han generado rendimientos financieros con cargo a los dineros del contrato, tales valores deben ser reintegrados a la dirección del tesoro nacional si corresponden a aportes de la Nación y al Invías si provienen de recursos administrados.

En ningún caso se podrá suscribir el acta de liquidación de un contrato cuando presente saldo a favor del contratista y no se cuente con el correspondiente registro presupuestal para su cancelación.

e) El acta de liquidación debe ser suscrita como mínimo por el contratista, el supervisor y el jefe de la unidad responsable de la ejecución del mismo, en señal de aprobación;

f) El jefe de la unidad ejecutora del contrato citará por correo certificado al contratista para que participe y suscriba el acta de liquidación, quien debe presentarse a más tardar dentro de los quince (15) días calendario siguientes al envío de la citación, para lo cual previamente se deberá verificar la dirección del destinatario;

g) En las unidades ejecutoras de los contratos se deben fechar y numerar las actas de liquidación, en forma consecutiva, precedidas de su sigla respectiva, remitiendo las copias necesarias con destino al contratista y a la subdirección financiera, manteniendo un registro actualizado de tales liquidaciones;

h) El original del acta de liquidación o la copia de la resolución por medio de la cual se liquida unilateralmente el contrato, junto con sus soportes debe enviarse al área de archivo de contratos, para que repose en la respectiva carpeta, previo registro digitalizado de dicho documento en el SICO por parte de la dependencia que la genera. En aquellos casos en los cuales se registre saldo a favor del instituto, se trasladará dicha documentación a la oficina asesora jurídica, para que se proceda al cobro persuasivo o ejecutivo del mismo;

i) Si el contratista se negare a suscribir el acta final de liquidación o no estuviese de acuerdo con el contenido de la misma o no se hiciere presente, lo hará el interventor o supervisor y el jefe de la unidad ejecutora del contrato de conformidad con el artículo 61 de la Ley 80 de 1993. Procedimiento que debe efectuarse luego de haber transcurridos cuatro (4) meses, contados a partir del vencimiento del plazo, terminación de mutuo acuerdo o terminación unilateral.

La entidad practicará directa y unilateralmente la liquidación del contrato en los siguientes casos:

— Cuando el contratista no se hiciere presente para suscribir la liquidación de mutuo acuerdo.

— Cuando habiéndosele solicitado al contratista la modificación de la garantía única en los amparos de calidad del servicio, estabilidad de la obra, correcto funcionamiento o salarios y prestaciones sociales, no lo hiciere en su oportunidad, se dejará constancia de los oficios por medio de los cuales se efectuaron los requerimientos sin que los haya atendido con nota expresa de la responsabilidad que le asiste al contratista por este incumplimiento.

En el evento de que el contratista habiéndose hecho presente no suscribiere el acta final de liquidación por estar en desacuerdo con la misma o, si la suscribiere y la objetare, la dependencia encargada de la liquidación se pronunciará sobre el particular, a fin de proceder a aclarar el acta de liquidación o en caso contrario, a declarar el contrato liquidado unilateralmente mediante resolución motivada, que será expedida por la respectiva unidad ejecutora del contrato y notificada a través de la oficina asesora jurídica. Contra dicha resolución procederá únicamente el recurso de reposición;

j) Durante los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes, los directores territoriales y los subdirectores deben enviar a sus respectivos secretarios generales una relación de los contratos liquidados en el mes anterior, indicando como mínimo: Número, objeto, contratista y saldo de la liquidación. A su vez, los jefes de oficina enviarán este reporte al secretario general administrativo;

k) A partir del 1º de noviembre de 2004 los secretarios generales dentro de los primeros cinco (5) días de cada mes, enviarán a los directores territoriales, subdirectores y jefes de oficina, un listado de los contratos que estén pendientes de liquidación, a cargo de cada dependencia, con la salvedad que para el caso de las direcciones territoriales tales listados serán remitidos una vez se concluya la incorporación de todos los contratos suscritos por estas en el sistema de información contractual, SICO.

(Nota: Derogada por la Resolución 3388 de 2010 artículo 16 del Instituto Nacional de Vías)

ART. 3º—Los directores territoriales del Instituto Nacional de Vías continuarán con la facultad de liquidar los contratos interadministrativos suscritos por el instituto para ser ejecutados en su jurisdicción, incluidos los del antiguo fondo vial nacional. Además, responderán por la liquidación de los contratos que se hayan suscrito o suscriban para el cumplimiento de las funciones a cargo de la misma, manteniendo un archivo actualizado de tales documentos.

(Nota: Derogada por la Resolución 3388 de 2010 artículo 16 del Instituto Nacional de Vías)

ART. 4º—Los secretarios generales, jefes de oficina, directores territoriales, subdirectores y supervisores, son responsables por la no liquidación oportuna de los contratos dentro de los términos establecidos en los literales a) e i) del artículo 2º de esta resolución.

PAR. 1º—Si por alguna circunstancia el contrato no se liquida dentro del término establecido en este artículo, independientemente de la acción disciplinaria a que haya lugar, la liquidación podrá realizarse siempre y cuando no hayan transcurrido treinta (30) meses, contados a partir de la fecha del vencimiento del plazo contractual o de la terminación del mismo. En caso contrario, el Invías pierde competencia para efectuar dicha liquidación.

PAR. 2º—Para aquellos casos en los que Invías ha perdido competencia para efectuar la liquidación del contrato, de acuerdo con lo enunciado en el parágrafo primero del presente artículo, el jefe de la unidad ejecutora correspondiente expedirá una certificación indicando el estado final del contrato, a efectos de proceder de conformidad con la ley e iniciar las acciones pertinentes, especialmente las atinentes al saneamiento contable.

El original de la certificación en mención, junto con sus soportes, deberá remitirse por parte de la dependencia de origen a la subdirección financiera con copia al área de contratos para su incorporación en la respectiva carpeta y copia para el archivo de la unidad ejecutora para que efectúe el registro correspondiente en el sistema de información contractual, SICO.

(Nota: Derogada por la Resolución 3388 de 2010 artículo 16 del Instituto Nacional de Vías)

ART. 5º—Los documentos requeridos para la liquidación de los contratos son los siguientes:

a) Contrato de obra pública:

• Acta de recibo definitivo suscrita por quienes intervienen, la cual debe contener como mínimo la siguiente información:

— Número del contrato.

— Objeto del contrato.

— Adiciones y prórrogas.

— Fecha de iniciación y de vencimiento.

— Fecha, valor contractual, valor ejecutado, valor pagado por concepto de IVA.

— Concepto sobre cumplimiento de las obligaciones contractuales recibidas a satisfacción.

— Concepto sobre cumplimiento de las especificaciones técnicas y alcance metas físicas.

— Detalle y valor de las cantidades de obra correspondientes a los ítem del contrato, no recibidas a satisfacción.

• Acta final de obra.

• Acta final de ajustes si fueron pactados contractualmente.

• Relación de pagos.

Original o copia auténtica de la garantía única constituida al inicio del contrato, junto con sus modificaciones, debidamente ampliada o prorrogada según los términos contractuales en cuanto a los amparos de salarios y prestaciones sociales, estabilidad de la obra o calidad del servicio si fuere necesario.

• Constancia o certificado de pago de las obligaciones parafiscales, si fuere el caso.

• Certificado del cumplimiento de obligaciones laborales expedido por el revisor fiscal o representante legal si es persona jurídica o directamente por el contratista cuando se trate de persona natural.

• Fotocopia de los documentos propios de la relación contractual (contrato principal, orden o acta de iniciación, contratos adicionales y modificaciones si se suscribieron).

b) Contrato de Consultoría (estudio, diseños o interventoría)

Los documentos enunciados en el literal a) del presente artículo (5º), excepto la garantía de estabilidad de la obra y el acta final de obra, siendo reemplazada esta última por el acta final de costos de personal.

c) Contrato de prestación de servicios

• Original del acta de recibo definitivo indicando fecha, valor contractual, valor ejecutado, recibo a satisfacción y partes intervinientes, quienes las suscribirán.

• Relación de pagos.

• Original o copia auténtica de la garantía única, según la naturaleza de la prestación del servicio y ajustada a las condiciones contractuales.

• Constancia o certificado de pago de las obligaciones parafiscales, si fuere el caso.

• Certificado del cumplimiento de obligaciones laborales expedido por el revisor fiscal o representante legal si es persona jurídica o directamente por el contratista cuando se trate de persona natural.

• Fotocopia de los documentos propios de la relación contractual (contrato principal, orden o acta de iniciación, contratos adicionales y modificaciones si se suscribieron).

d) Contrato de adquisición o suministro

• Original del acta de recibo definitivo suscrita por quienes intervienen, en la cual se debe indicar: Fecha, valor contractual, valor de la adquisición o suministro, recibo a satisfacción

• Comprobante de entrada a almacén.

• Relación o certificado de pagos.

• Original o copia auténtica de la garantía única constituida al inicio del contrato, ajustada en lo referente a la calidad y correcto funcionamiento del bien adquirido, según el caso, si se requiere.

• Fotocopia de los documentos propios de la relación contractual (contrato principal, orden o acta de iniciación, contratos adicionales y modificaciones si se suscribieron o en su defecto, la orden de compra).

e)Contrato o convenio interadministrativo

• Original acta de recibo definitivo indicando fecha, valor contractual, valor ejecutado, recibo a satisfacción y partes contratantes, quienes las suscribirán.

• Relación de pagos.

• Rendición de cuentas de acuerdo con lo pactado contractualmente.

• Original o copia auténtica de la garantía única según las condiciones contractuales establecidas.

• Fotocopia de los documentos propios de la relación contractual (contrato principal, orden o acta de iniciación y contratos adicionales).

PAR. 1º—En los contratos o convenios interadministrativos, que por circunstancias soportadas no se disponga de la respectiva rendición de cuentas, para efectos contables podrá suplirse por el acta de recibo definitivo debidamente suscrita por las partes, quienes serán los responsables de su contenido, sin perjuicio de las acciones tanto disciplinarias como penales a que haya lugar.

PAR. 2º—En aquellos casos de contratos o convenios interadministrativos cuyo objeto sea comodato, donación, cesión de bienes o mejoras, no se requiere de liquidación. Solamente se suscribirá el acta de entrega y recibo del objeto contractual por parte de quienes en ella intervienen, indicando sus características y fundamento legal.

PAR. 3º—Para los contratos de ejecución instantánea, en los cuales su objeto contractual se cumple en forma inmediata y no se prolongue en el transcurso del tiempo, no se requiere de liquidación, en su defecto se suscribirá el acta de entrega y recibo del objeto contractual indicando sus características, fundamento legal y partes intervinientes.

(Nota: Derogada por la Resolución 3388 de 2010 artículo 16 del Instituto Nacional de Vías)

ART. 6º—Para los contratos de adquisición o venta de predios, que por su misma naturaleza no se ajustan al término de liquidación de la Ley 80 de 1993, la subdirección de medio ambiente y gestión social o quien haga sus veces, deberá presentar durante los primeros cinco (5) días del mes de enero y julio de cada año, un informe a la oficina de control interno relacionado con los predios adquiridos o vendidos que se hayan perfeccionado durante el semestre anterior, para lo cual deberá disponer de los documentos que permitan su verificación, a saber:

• Promesa de compraventa.

• Copia de la escritura por medio de la cual se protocoliza tal actuación o copia del fallo judicial que ordene la titularidad del predio a nombre del instituto.

• Comprobante de egreso del valor de la compra o de ingreso en caso de venta, expedido por el área de tesorería o de la fiduciaria encargada del pago.

• Certificado de libertad y tradición del inmueble, en el que se registre la titularidad del mismo en cabeza del instituto, si se dispone de este.

(Nota: Derogada por la Resolución 3388 de 2010 artículo 16 del Instituto Nacional de Vías)

ART. 7º—Adóptense como modelos oficiales para ser utilizados en la liquidación de los contratos del Instituto Nacional de Vías, los siguientes documentos:

• Anexo 1, modelo de acta de liquidación de contrato.

• Anexo 2, modelo de acta de recibo definitivo de obra.

• Anexo 3, modelo de acta de recibo de consultoría, estudio o interventoría.

• Anexo 4, modelo de acta de recibo y liquidación de contrato de prestación de servicios.

(Nota: Derogada por la Resolución 3388 de 2010 artículo 16 del Instituto Nacional de Vías)

ART. 8º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias en lo que respecta a la facultad de liquidar contratos o modelos de actas de liquidación, en especial las contenidas en las resoluciones 1136 y 1998 de 2002, 657, 2857 y 5282 de 2003.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 5 de octubre de 2004.

Nota: Los anexos relacionados con el modelo acta de de liquidación de contrato que hacen parte de la presente resolución, pueden ser consultados en el Instituto Nacional de Vías.

(Nota: Derogada por la Resolución 3388 de 2010 artículo 16 del Instituto Nacional de Vías)

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