Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social

RESOLUCIÓN 444 DE 2013

(Junio 28)

“Por la cual se establecen los estándares de cobro que deben implementar las Administradoras del Sistema de la Protección Social”.

(Nota: Subrogada por la Resolución 2082 de 2016 de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales del Sistema de la Protección Social)

La Directora General de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, UGPP,

en ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las conferidas en los numerales 18 y 19 del artículo 6º del Decreto 575 de 2013, el parágrafo 1º del artículo 178 de la Ley 1607 de 2012, y

CONSIDERANDO:

Que el numeral ii) del artículo 156 de la Ley 1151 de 2007, asignó a la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, UGPP, las tareas de seguimiento, colaboración y determinación de la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales de la protección social.

Que el parágrafo 1º del artículo 178 de la Ley 1607 de 2012, dispone que las administradoras del sistema de la protección social estarán obligadas a dar cumplimiento a los estándares de procesos que fije la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, UGPP, respecto de las acciones de cobro de la mora registrada de sus afiliados.

Que el numeral 4 del artículo 179 de la Ley 1607 de 2012, señala que las administradoras del sistema de la protección social que incumplan los estándares que la UGPP establezca para el cobro de las contribuciones parafiscales de la protección social, serán sancionadas hasta por doscientas (200) UVT.

Que conforme a lo dispuesto en el Decreto 575 de 2013, es función de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, UGPP, implementar mecanismos de seguimiento y mejoramiento de los procesos de determinación y cobro de las contribuciones parafiscales de la protección social que se adelanten por las administradoras, incluida la definición de estándares y mejores prácticas.

Que en cumplimiento de lo anterior y atendiendo a los principios de eficacia, economía y celeridad, se hace necesario establecer los estándares al proceso de cobro de la cartera registrada de los afiliados a las distintas administradoras del sistema de la protección social.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Objeto y ámbito de aplicación

ART. 1º—Objeto. El objeto de la presente resolución es fijar estándares de procesos que deben implementar las administradoras públicas y privadas del sistema de la protección social, a las acciones de cobro de la cartera registrada de sus afiliados, en atención a los principios de economía, celeridad y eficiencia.

(Nota: Subrogado por la Resolución 2082 de 2016 de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales del Sistema de la Protección Social)

ART. 2º—Ámbito de aplicación. Están sujetas al cumplimiento de los estándares que se fijan en esta resolución, las administradoras públicas y privadas del sistema de la protección social; sin perjuicio, del procedimiento y los términos establecidos en la normatividad vigente para los sistemas de seguridad social en salud, pensión, riesgos laborales, subsidio familiar, SENA e ICBF.

(Nota: Subrogado por la Resolución 2082 de 2016 de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales del Sistema de la Protección Social)

CAPÍTULO II

Reporte de información

ART. 3º—Actualización de datos de ubicación y contacto de aportantes. Con el objeto de facilitar la ubicación de los aportantes obligados al pago de las contribuciones parafiscales de la protección social, las administradoras deberán adelantar las acciones necesarias para actualizar su información, solicitando a cada uno de sus aportantes por lo menos una vez al año, los datos de ubicación de acuerdo con las condiciones que establezca la Unidad de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, UGPP. Dicha información deberá ser consolidada y remitida por parte de las administradoras a la unidad, a más tardar el último día hábil del mes de noviembre de cada anualidad, sin perjuicio que puedan realizar actualizaciones y reportes con anterioridad a dicho plazo.

La Unidad de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, UGPP, compartirá con las administradoras del Sistema de la Protección Social, la información que en virtud de lo previsto en la presente resolución consolide. Para tales efectos las administradoras deberán efectuar la solicitud correspondiente y únicamente podrán utilizar dicha información para el ejercicio de las funciones relacionadas con las acciones de cobro de la cartera de sus obligados aportantes. Adicionalmente deberán observar los parámetros que fije la UGPP y garantizarán las limitaciones de acceso y uso referidas al derecho de hábeas data, privacidad y reserva legal.

PAR.—Con el fin de generar la base inicial de datos de ubicación y contacto, las administradoras del Sistema de la Protección Social, deberán remitir a la Unidad de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, UGPP, la información con que cuentan en la actualidad, de acuerdo a las especificaciones que establezca la Unidad; esta información deberá ser entregada a más tardar el día 29 de noviembre de 2013.

(Nota: Subrogado por la Resolución 2082 de 2016 de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales del Sistema de la Protección Social)e

ART. 4º—Reporte consolidado de cartera. El último día hábil de cada mes, las administradoras del sistema de la protección social deberán reportar a la Unidad de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, UGPP, la cartera que tenga un incumplimiento mayor a treinta (30) días, contados a partir de la fecha límite de pago, de conformidad con las condiciones que establezca la unidad para tal efecto; el reporte consolidado de cartera se deberá presentar a partir del día 30 de septiembre de 2013.

(Nota: Subrogado por la Resolución 2082 de 2016 de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales del Sistema de la Protección Social)

ART. 5º—Reporte de cartera desagregada por aportante. Cada tres (3) meses, las Administradoras del Sistema de la Protección Social deberán reportar a la Unidad de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, UGPP, la cartera desagregada por aportante cuyo incumplimiento sea superior a treinta (30) días, contados a partir de la fecha límite de pago, informando la fecha y detalle de las acciones de cobro realizadas, de conformidad con los requerimientos que establezca la unidad para el efecto.

A partir del 30 de septiembre de 2013, las administradoras del Sistema de la protección social deberán presentar el reporte de cartera desagregado por aportante con una periodicidad trimestral.

PAR.—La Unidad de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, UGPP, cuando lo considere, podrá solicitar información adicional a la requerida en el presente artículo.

(Nota: Subrogado por la Resolución 2082 de 2016 de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales del Sistema de la Protección Social)

CAPÍTULO III

Acciones para la gestión de la cartera

ART. 6º—Aviso de incumplimiento en el pago al aportante. Las administradoras del sistema de la protección social, a fin de verificar el saneamiento de la obligación, deberán promover la presentación de las novedades pertinentes y suscitar el pago voluntario de la acreencia. Una vez identificado el incumplimiento en el pago por parte del obligado aportante, deberán darle aviso de este hecho dentro de los diez (10) días del mes siguiente a su causación; de conformidad con los criterios que defina para el efecto la Unidad de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, UGPP.

Lo antes dispuesto, no exime ni excluye las acciones de cobro que en virtud de la ley y las disposiciones reglamentarias vigentes, están obligadas a adelantar las administradoras, quienes deberán guardar evidencia de las actuaciones adelantadas para posterior verificación por parte de la UGPP.

PAR.—El presente artículo aplica para los incumplimientos generados al sistema de la protección social, una vez entrada en vigencia la presente resolución.

(Nota: Subrogado por la Resolución 2082 de 2016 de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales del Sistema de la Protección Social)

ART. 7º—La Unidad de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, UGPP, realizará seguimiento al cumplimiento de los plazos establecidos en las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, relacionadas con las acciones de cobro, constitución en mora y expedición de título ejecutivo a cargo de las administradoras del sistema de la protección social.

(Nota: Subrogado por la Resolución 2082 de 2016 de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales del Sistema de la Protección Social)

ART. 8º—Acciones persuasivas. Una vez las administradoras del sistema de la protección social cuenten con el título que presta mérito ejecutivo para hacer efectivo el cobro de la obligación, deberán adelantar las acciones persuasivas necesarias para requerir del deudor el pago voluntario de la obligación, previo al inicio de las acciones judiciales o de jurisdicción coactiva.

Para efecto de una correcta gestión de cobro persuasivo, las administradoras del sistema de la protección social, deberán contactar al deudor como mínimo dos veces dentro de los cuarenta y cinco (45) días siguientes a la firmeza del título ejecutivo respectivo. El primer contacto lo deberá realizar dentro de los quince (15) días y el segundo dentro de los treinta (30) días siguientes, sin superar el término máximo establecido.

Las administradoras del sistema de la protección social o quien estas designen deberán dejar constancia de todas las actuaciones persuasivas realizadas.

PAR.—La Unidad Administrativa de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, UGPP, definirá los criterios que deben utilizar las administradoras, para dar inicio a las acciones judiciales o de jurisdicción coactiva sin agotar acciones persuasivas.

(Nota: Subrogado por la Resolución 2082 de 2016 de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales del Sistema de la Protección Social)

ART. 9º—Inicio de las acciones de cobro coactivo o judicial por parte de las administradoras. Una vez agotadas sin éxito las acciones persuasivas cuando estas correspondan, las administradoras del sistema de la protección social iniciarán las actuaciones de cobro coactivo o judicial pertinentes, sin perjuicio de lo previsto por la normatividad legal vigente.

(Nota: Subrogado por la Resolución 2082 de 2016 de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales del Sistema de la Protección Social)

ART. 10.—Documentación y formalización de criterios definidos para las acciones de recuperación de cartera. Los criterios y procedimientos que se definan por las administradoras del sistema de la protección social para dar cumplimiento a la presente resolución y a las instrucciones de la Unidad de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, UGPP, deberán estar plenamente documentados, formalizados y socializados, para su posterior verificación por parte de la UGPP.

La documentación señalada en el inciso anterior y sus modificaciones, deberán ser reportadas a la Unidad para su correspondiente seguimiento y aprobación cuando esta las requiera.

(Nota: Subrogado por la Resolución 2082 de 2016 de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales del Sistema de la Protección Social)

ART. 11.—Convenios para adelantar acciones de cobro. Las administradoras del sistema de la protección social, a fin de dar cumplimiento a los principios de economía y eficiencia en el cobro de las obligaciones a ellas adeudadas, podrán celebrar convenios o asociarse entre sí, para realizar de manera unificada las acciones de cobro extrajudicial y judicial, en las condiciones que acuerden para tal fin.

Para adelantar esta actuación, cada administradora proferirá el respectivo título ejecutivo de conformidad con sus competencias legales.

(Nota: Subrogado por la Resolución 2082 de 2016 de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales del Sistema de la Protección Social)

CAPÍTULO IV

Otras disposiciones

ART. 12.—Período de transición. Establézcase un período de transición de máximo dos (2) meses, contados a partir de la promulgación de la presente resolución.

Sin perjuicio de lo anterior, los artículos 3º, 4º y 5º de la presente resolución son de aplicación inmediata.

(Nota: Subrogado por la Resolución 2082 de 2016 de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales del Sistema de la Protección Social)

ART. 13.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de su publicación.

Dada en Bogotá, D.C., a 28 de junio de 2013.

Publíquese y cúmplase.

(Nota: Subrogado por la Resolución 2082 de 2016 de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales del Sistema de la Protección Social)