Ministerio de Relaciones Exteriores

RESOLUCIÓN 4465 DE 2011 

(Septiembre 13)

“Por la cual se reglamenta el procedimiento para el seguimiento y la adecuada defensa jurídica del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio por las embajadas y oficinas consulares acreditadas en el exterior”.

La Viceministra de Asuntos Multilaterales, encargada de las funciones del Despacho de la Ministra de Relaciones Exteriores de la República de Colombia,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales y, en especial, las conferidas por la Ley 489 de 1998 y el Decreto 3355 de 2009, y

CONSIDERANDO:

Que mediante el artículo 4º de la Resolución 5393 del 13 de diciembre de 2010, se delegó en los jefes de misiones diplomáticas, en los “jefes de delegaciones permanentes, y en los jefes de oficinas consulares de Colombia en el exterior”, la facultad de otorgar poderes para las actuaciones judiciales, acudir a los mecanismos alternativos de solución de controversias para dirimir los conflictos que se originen en desarrollo de la relación laboral, y la de ordenar el pago de sentencias y acuerdos de conciliación judicial y extrajudicial, todo lo anterior, frente a actuaciones adelantadas en la circunscripción que dirigen y conforme con las disposiciones legales.

Que el Decreto 1716 de 2009, dispone que el comité de conciliación es una instancia administrativa, que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.

Que igualmente, el comité de conciliación, decidirá en cada caso específico sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público.

Que es indispensable mantener la unidad de criterio en los procesos que cursan en el exterior y que han sido interpuestos contra embajadas y oficinas consulares, y efectuar el control y seguimiento a la atención de las mismas.

Que conforme con lo anterior, se hace necesario realizar el seguimiento a los procesos que cursan en el exterior y en los cuales las embajadas y consulados son parte, así como también establecer el procedimiento para una adecuada defensa judicial y su seguimiento del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio por las embajadas y oficinas consulares acreditadas en el exterior.

Que en mérito de lo expuesto este despacho,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto. El objeto de la presente resolución es establecer el procedimiento para una adecuada defensa judicial y su seguimiento del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio por las misiones diplomáticas y oficinas consulares acreditadas en el exterior.

ART. 2º—Informe de las demandas, reclamos y requerimientos judiciales. Los representantes de las misiones diplomáticas y oficinas consulares en el exterior, deben presentar un informe dentro de los primeros diez (10) días calendario de cada mes, elaborado con la colaboración y cooperación de los abogados contratados para la defensa judicial en cada caso, en el que se incorpore el Estado actual de las actuaciones judiciales y extrajudiciales que deban atender durante el respectivo periodo.

El citado informe debe ser remitido vía electrónica al jefe de la oficina asesora jurídica interna, conforme a las competencias asignadas por el numeral 7º del artículo 20 del Decreto 3355 de 2009, y debe contener por lo menos los siguientes aspectos:

1. Designación de la instancia judicial o extrajudicial, juzgado, tribunal o entidad donde se adelanta el proceso.

2. La fecha de notificación de la demanda.

3. Pretensiones de la demanda y el monto reclamado por quien presenta la demanda o reclamación.

4. Los hechos formulados en la demanda o reclamación y las actuaciones procesales realizadas.

5. La etapa en que se encuentra el proceso.

6. Las instancias que faltan por agotar, esto es, señalar los recursos que podrían interponerse contra el fallo, sentencia, auto o decisión proferida, analizado desde el punto de vista de ambas partes del proceso.

7. Nombre del abogado que representa judicialmente la embajada u oficina consular, la forma de vinculación o contratación para la prestación de sus servicios profesionales y las consideraciones jurídicas, recomendaciones y sugerencias presentadas por el mismo en el desarrollo de su gestión, en cada proceso y en cada etapa procesal.

8. Informe descriptivo de la situación jurídica, alternativas y estrategias que se tendrán en cuenta, así como la justificación de la elección tomada.

ART. 3º—Solicitud de requisitos para la conciliación de procesos en el exterior. Cuando la persona que presenta la demanda o reclamación o su abogado solicite la conciliación de las pretensiones o, el abogado que ejerce la representación judicial de los intereses de las misiones diplomáticas y oficinas consulares y una vez estudiados los hechos y pretensiones de la demanda o reclamación, considere jurídicamente procedente presentar propuesta de conciliación en el marco del respectivo proceso, teniendo en cuenta la existencia de una alta probabilidad de condena, el respectivo jefe de misión u oficina consular debe proceder de manera inmediata a informar y remitir los siguientes documentos al Jefe de la oficina asesora jurídica interna, para el respectivo análisis, estudio y decisión de la propuesta de conciliación por los miembros que integran el comité de conciliación de la entidad:

1. Solicitud suscrita por el respectivo jefe de misión u oficina consular para el estudio, análisis y decisión de la propuesta de conciliación en el respectivo proceso.

2. Informe contentivo de los hechos, pretensiones, cuantía, pruebas y estado actual del proceso.

3. Recomendación jurídica formulada por el apoderado que representa judicialmente a la embajada u oficina consular, en la que se especifiquen los fundamentos en los cuales se basa para sugerir la presentación de una propuesta conciliatoria y como consecuencia de ello una terminación anticipada de la demanda o reclamación. Este estudio deberá además contener la normatividad del respectivo país que valida la recomendación de conciliar sometida a decisión.

4. Manifestación escrita del apoderado contratado sobre las posibilidades de éxito que tendría el accionante o demandante respecto de la petición contenida en la demanda o reclamación.

5. El valor por el cual se pretende conciliar, con la incorporación de los conceptos y sumas pormenorizadas que permitan dar claridad a la misma, así como señalar el término dentro del cual se efectuará el respectivo pago, el que en ningún caso podrá ser inferior a tres (3) meses, teniendo en cuenta los procedimientos administrativos, presupuestales que deben surtirse previamente a su giro.

6. Precisión de todos los efectos jurídicos que la conciliación judicial o extrajudicial produce en el país respectivo.

7. Información de la estrategia de defensa que adoptaría el abogado contratado o a cargo del caso, con las explicaciones jurídicas y procesales correspondientes.

ART. 4º—Estudio y decisión del comité de conciliación en relación con la procedencia o improcedencia de conciliar. Una vez el Comité de Conciliación realice el estudio pertinente, procederá a informarlo al jefe de misión u oficina consular mediante certificación expedida y suscrita por la secretaría técnica del mismo, que incluye la procedencia o improcedencia de la conciliación, así como las pretensiones sobre las cuales se decidió conciliar y sobre los cuales no son objeto de conciliación.

PAR.—Autorización de conciliación. En el evento de ser autorizada la conciliación o de cualquier otro mecanismo de solución de conflictos, el jefe de misión u oficina consular deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. Que el documento que constituya la conciliación debe ser expedido de acuerdo con la normatividad del país respectivo, a través del organismo respectivo, con las firmas auténticas que respalden el compromiso y le den la validez, con la indicación que hace tránsito a cosa juzgada o a la figura equivalente en la legislación correspondiente, buscando con ello el amparo jurídico para la embajada o consulado, con la finalidad de que el convocante no reclame nuevamente por las mismas pretensiones contenidas en la demanda o reclamo.

2. Las decisiones adoptadas por el comité de conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su fondo rotatorio, serán de obligatorio cumplimiento por parte de los jefes de misión u oficinas consulares quienes impartirán instrucciones a sus apoderados para la ejecución de las mismas.

3. Cualquier cambio que se produzca a los términos objeto de decisión en el comité de conciliación, indica que se deberá someter nuevamente el asunto a los miembros del comité de conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio.

4. El documento de conciliación que se suscriba, así como los soportes que lo acompañan, deben surtir el trámite de la traducción oficial cuando se trate de otro idioma diferente al español para que tenga validez en Colombia. Por esa razón, deben ser enviados a la oficina asesora jurídica interna, debidamente firmados y avalados para solicitar la respectiva traducción.

ART. 5º—Asistencia de los embajadores y cónsules ante organismos judiciales. Los embajadores y cónsules, al ser citados ante la autoridad judicial del país donde se encuentran ejerciendo el cargo, deben tener en cuenta que el artículo XXXI de la Convención de Viena sobre Relaciones Diplomáticas, dispone que el agente diplomático goza de “inmunidad de jurisdicción” en materia penal, civil y administrativa y que “no está obligado a testificar”.

De acuerdo con el numeral 2º del artículo XLI de la misma convención, “todos los asuntos oficiales de que la misión esté encargada por el Estado acreditante han de ser tratados con el Ministerio de Relaciones Exteriores del Estado receptor por conducto de él, o con el ministerio que se haya convenido”.

Por tanto, al tratarse de asuntos oficiales que interesan a las embajadas y oficinas consulares y al Estado colombiano deberán concurrir en ejercicio de la representación diplomática, dejando constancia expresa de ello, así como de las inmunidades jurisdiccionales a favor de los agentes diplomáticos, e indicando que las actuaciones jurídico-procesales las asume el apoderado contratado para la representación judicial de la misma.

ART. 6º—Comprobantes de pago de sentencias y conciliaciones de procesos, demandas o reclamaciones adelantadas en el exterior. Una vez se produzca el pago total por parte de las embajadas y oficinas consulares que dan cumplimiento a las sentencias y conciliaciones de procesos, demandas y reclamaciones surtidas en el exterior, conforme con el artículo 26 del Decreto 1716 de 2009, deberán remitir al día siguiente del pago total al jefe de la oficina asesora jurídica interna y a la pagaduría del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio el comprobante del pago realizado, para el respectivo estudio de la acción de repetición.

ART. 7º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos la Circular 39 del 28 de marzo de 2005, expedida por la secretaría general.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 13 de septiembre de 2011.