Superintendencia del Subsidio Familiar

RESOLUCIÓN 45 DE 2017

(Febrero 3)

“Por medio de la cual se adecúa el proceso de programación, ejecución y seguimiento de visitas a entes vigilados”.

La Superintendente del Subsidio Familiar,

en uso de las atribuciones que le confiere la ley, en especial de las contenidas en el Decreto ley 2150 de 1992, la Ley 789 de 2002, el Decreto 2595 de 2012, el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo 1072 de 2015 y el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y

CONSIDERANDO QUE:

El artículo 1.2.1.4.3 del Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo 1072 de 2015, señala: “La Superintendencia del Subsidio Familiar es una entidad adscrita al Ministerio de Trabajo, que tiene a su cargo la supervisión de las cajas de compensación familiar, organizaciones y entidades recaudadoras y pagadoras del subsidio familiar en cuanto al cumplimiento de este servicio y sobre las entidades que constituyan o administren una o varias entidades sometidas a su vigilancia, con el fin de preservar la estabilidad, seguridad y confianza del sistema del subsidio familiar para que los servicios sociales a su cargo lleguen a la población de trabajadores afiliados y sus familias bajo los principios de eficiencia, eficacia, efectividad y solidaridad en los términos señalados en la ley”.

El numeral 6 del artículo 7° del Decreto ley 2150 de 1992, en concordancia con el numeral 3 del artículo 5° del Decreto 2595 de 2012, establece que la Superintendencia del Subsidio Familiar debe “Ejercer el control administrativo financiero y contable sobre las Cajas de Compensación Familiar y las demás entidades que estas constituyan, administren o participen, como asociadas o accionistas, con relación a la prestación de los servicios sociales a su cargo”.

Que es función de la Superintendencia del Subsidio Familiar, practicar visitas de inspección, de acuerdo con lo señalado en el numeral 13 del artículo 2° del Decreto 2595 de 2012: “(…) practicar visitas de inspección a las entidades vigiladas con el fin de obtener un conocimiento integral de su situación financiera, del manejo de los negocios, o de aspectos especiales que se requieran, para lo cual se podrán recepcionar declaraciones, allegar documentos y utilizar los demás medios de prueba legalmente admitidos y adelantar las investigaciones a que haya lugar (…)”.

El numeral 21 del artículo 5° del Decreto 2595 de 2012, asigna al Superintendente del Subsidio Familiar la facultad de: “(…) ordenar la práctica de visitas especiales u ordinarias a las entidades vigiladas, así como la práctica de investigaciones administrativas (…)”.

En concordancia con el numeral 23 del artículo 13 del Decreto 2595 de 2012, que le ordena a la Superintendencia Delegada para la Gestión ejercer la inspección, vigilancia y control de los sujetos del ámbito de su competencia, para lo cual se podrá realizar visitas, recibir declaraciones, allegar documentos y utilizar los demás medios de pruebas legalmente admitidos.

Al evaluar la gestión de las Cajas de Compensación Familiar, la Superintendencia del Subsidio Familiar podrá ejercer las funciones de inspección, vigilancia y control, de acuerdo con los sistemas de control establecidos y las demás herramientas que tenga a disposición.

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2.7.7.4 del Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo 1072 de 2015, las visitas que practique la Superintendencia del Subsidio Familiar en cumplimiento de las funciones de inspección y vigilancia a los entes vigilados, podrán ser ordinarias y especiales.

Las visitas ordinarias serán aquellas que de manera regular efectúe la Superintendencia para verificar el adecuado funcionamiento de las entidades vigiladas y la sujeción de sus planes y programas al marco legal establecido para tal fin; y las visitas especiales se realizarán para verificar aspectos específicos de los programas o de la administración de las Cajas de Compensación Familiar.

En razón a que el control administrativo, financiero-contable y las visitas ordinarias deben realizarse de manera regular y bajo el imperativo de hacer mejores prácticas de inspección del Sistema del Subsidio Familiar, es necesaria la generación de adecuadas metodologías que optimicen y hagan más eficiente el trabajo misional y estandaricen la presentación de informes de visita a los Entes Vigilados.

El citado Decreto 2595 de 2012, señala las funciones que cada una de las Delegadas deben desarrollar para el cumplimiento de los objetivos de la Superintendencia del Subsidio Familiar, contexto bajo el cual se han documentado los procedimientos modificados en esta resolución.

Con fundamento en las anteriores consideraciones, la Superintendencia del Subsidio Familiar requiere modificar el procedimiento relacionado con Visitas a los Entes Vigilados, adoptado mediante la Resolución 070 de 2016.

Por lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

ART. 1°—De las Visitas a Entes Vigilados. En la búsqueda de mejores prácticas asociadas al marco de las funciones de Inspección y Vigilancia a las Cajas de Compensación Familiar, otorgadas legalmente a la Superintendencia del Subsidio Familiar, a partir de la presente resolución el proceso “Programación, planeación, ejecución y seguimiento de visitas a Entes Vigilados”, se denominará “Visitas a Entes Vigilados”.

ART. 2°—Del proceso de visitas a entes vigilados. El proceso “Visitas a Entes Vigilados”, está caracterizado en el sistema integrado de gestión y específicamente en el ciclo PHVA: Planear, Hacer, Verificar y Actuar, así:

Planear: Actividades relacionadas con la programación de Cajas de Compensación Familiar a visitar, ordenación de visita, integración de los grupos y planeación de las visitas ordenadas. Programar con eficiencia y eficacia los puntos a verificar en el desarrollo normal desde el punto de vista administrativo, legal, de gestión, financiero contable, control interno, y los objetivos y resultados propuestos por el Gobierno Nacional y las mismas Cajas de Compensación Familiar.

Hacer: Desarrollar las actividades propuestas en la planeación de la visita, y todas aquellas adicionales que se generen, con el objeto de comprobar que la gestión desarrollada por la Caja de Compensación Familiar se ejecute con eficiencia y eficacia acorde con la normatividad vigente.

Verificar: Son las diferentes actividades encaminadas a comprobar conforme a la ley, la eficiencia y eficacia de la ejecución de los recursos en el desarrollo de los servicios y programas que desarrollan las Cajas de Compensación Familiar.

Verificar los términos y hacer el seguimiento, validar los informes de ejecución frente al cumplimiento y efectividad de los Planes de Mejoramiento resultantes de las visitas realizadas.

Actuar: Establecer e implementar acciones preventivas y correctivas para la mejora del desempeño en la programación y realización de visitas ordinarias y especiales, y en general, cualquier actividad de planear, hacer o verificar.

ART. 3°—Objetivo. El proceso “Visitas a Entes Vigilados”, tendrá por objetivo adoptar el procedimiento eficiente y eficaz en la práctica de visitas a Entes Vigilados, en las diferentes etapas de planeación, preparación administrativa, ejecución, elaboración de informes, aprobación y seguimiento a los planes de mejoramiento, que conduzcan a:

1. Evaluar el estado general del Ente Vigilado, de manera que mediante el Plan de Trabajo se llegue a la consecución de resultados que permitan establecer si los recursos humanos, físicos, financieros, tecnológicos y otros, utilizados por las Cajas de Compensación Familiar, se manejan de forma eficiente, eficaz y transparente de acuerdo con la normatividad vigente.

2. Verificar que la ejecución de los recursos, en la prestación de los servicios y desarrollo de los programas se ejecuten conforme a la ley con eficiencia y eficacia.

3. Velar porque las políticas y objetivos propuestos por el Gobierno Nacional se cumplan de acuerdo con la normatividad correspondiente.

4. Efectuar el seguimiento al cumplimiento y efectividad de los Planes de Mejoramiento producto de las visitas realizadas.

ART. 4°—De la Independencia del Equipo Comisionado, Jefes de Oficina, Directores y Superintendentes Delegados. Los funcionarios del equipo comisionado, directores de dependencia, jefes de oficina, superintendentes delegados y demás actores dentro del desarrollo de la visita, deberán mantener la independencia, imparcialidad y objetividad en los informes de visita, planes de mejoramiento, y demás actuaciones que se generen en el desarrollo de la visita.

De conformidad con lo señalado, en el artículo 2.2.7.7.9 del Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo 1072 de 2015, para integrar la comisión de visitadores, la Superintendencia tendrá en cuenta la aptitud e idoneidad profesional de los funcionarios para analizar y decidir sobre los asuntos materia de la visita, de manera que lo que se incorpore en cada informe sea responsabilidad de cada profesional, ya que es él quien realiza la tarea en campo y verifica la información que soporta el informe.

En caso de que a un funcionario que participe en cualquier rol dentro del proceso de visita le asistan causales de impedimento, deberá declarar esta situación ante el Superintendente Delegado para la Gestión mediante comunicación escrita y debidamente justificada, el día hábil siguiente a la comunicación de designación a la comisión de servicios. En caso de presentarse esta situación, el Superintendente Delegado para la Gestión deberá decidir el día hábil siguiente mediante comunicación dirigida al funcionario.

Cuando el impedimento se presenta en un Superintendente Delegado, el Superintendente del Subsidio Familiar deberá asignar las funciones a otro funcionario del mismo nivel jerárquico.

ART. 5°—Alcance. El procedimiento de “Visitas a Entes Vigilados”, aplica para toda visita ordinaria, ordenada por la Superintendencia del Subsidio Familiar y realizada por sus comisionados. Incluye todos los aspectos relacionados con la programación, planeación y ejecución de las visitas; elaboración, presentación y sustentación de informes; y análisis y evaluación del informe de visita; hasta el seguimiento con informes a los Planes de Mejoramiento de cada una de las Cajas de Compensación Familiar y las acciones de mejora requeridas para la realización del proceso.

ART. 6°—Procedimiento. El siguiente cuadro describe los términos generales para llevar a cabo el procedimiento de visitas ordinarias, los cuales deberán ser ajustados en el manual de procesos y procedimientos de la entidad, ubicado en la herramienta Isolución o la que haga sus veces, con el apoyo de la Oficina Asesora de Planeación, en un término no superior a un (1) mes contado a partir de la expedición de la presente resolución y deberá implementarse todo el proceso contenido en esta resolución en el aplicativo de Visitas a Entes Vigilados:

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Nota: Los siguientes documentos deben ir firmados por todo el grupo comisionado:

– Plan de Trabajo

– Acta de instalación de visita

– Acta de terminación de visita

– Informe preliminar de visita

– Informe final de visita

– Informe ejecutivo

– Acta de aprobación de Plan de Mejoramiento

– Informe de seguimiento al Plan de Mejoramiento.

ART. 7°—De las Políticas para el Ejercicio de Visitas de Inspección y Vigilancia. Al momento de planear la visita y sin perjuicio de lo dispuesto en el numeral 13 del artículo 2° y el numeral 21 del artículo 5° del Decreto 2595 de 2012, y en el artículo 2.2.7.7.4 del Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo 1072 de 2015, en lo relativo a visitas ordinarias, los integrantes del equipo de visitas deben elaborar un Plan de Trabajo, en el que priorizarán los aspectos a observar en la práctica de la visita.

1. La práctica de las visitas debe llevarse a cabo conforme a las siguientes normas éticas:

• Integridad.

• Objetividad.

• Independencia.

• Responsabilidad.

• Imparcialidad.

• Confidencialidad.

• Competencia y actualización profesional.

• Difusión y colaboración.

• Respeto entre colegas, con el compañero de equipo y con el vigilado.

2. Las normas éticas mencionadas deben practicarse por los funcionarios de la entidad durante la visita y al momento de conceptuar, definir y redactar los resultados de la inspección, a manera de conclusiones y recomendaciones, en los informes de visita. En ningún caso los miembros del equipo deben parcializarse o comprometer la objetividad de los resultados por relaciones o compromisos con el personal de la Caja de Compensación Familiar visitada.

3. Es obligación de los comisionados la presentación de informes de visitas precisos, concisos, objetivos, soportados mediante pruebas pertinentes y conducentes, con el fin de garantizar la integralidad del informe presentado por cada uno de los miembros del equipo en los aspectos verificados.

4. La condición de equipo interdisciplinario, conformado para la realización de visitas ordinarias, debe considerarse relevante y utilizarse para adelantar en campo las actividades propias de la inspección.

5. El informe de visita debe contener, de acuerdo con el Plan de Trabajo, la descripción de la información oportuna, conducente y confiable, debidamente analizada para la toma de decisiones fundamentadas por parte de la Superintendencia.

6. Los aspectos a verificar y sus condicionantes, en términos generales, deben permanecer estandarizados para la realización de las visitas, para lo cual los funcionarios comisionados deben reunirse para actualizar la información e interpretación relacionadas con la materia objeto de inspección, así como para dirimir diferencias y construir unidad de criterios y de posición ante las vigiladas.

7. Los funcionarios comisionados a practicar visitas de inspección y vigilancia están obligados a mantenerse actualizados en el marco normativo y demás pronunciamientos expedidos por la Superintendencia del Subsidio Familiar, así como por las demás entidades que tengan relación con los servicios ofrecidos por las Cajas de Compensación Familiar y en la información relevante relacionada con la Corporación a visitar.

ART. 8°—De las funciones del Coordinador de la Visita. Serán funciones del Coordinador de la Visita, las siguientes:

1. Coordinar al equipo de funcionarios comisionados en la elaboración, desarrollo y cumplimiento del Plan de Trabajo.

2. Consolidar con el equipo de trabajo, de manera eficiente y eficaz, los informes de visita conforme a los procedimientos y modelos establecidos en las herramientas que para efecto disponga la Superintendencia, con asignación de las actividades y responsables de las mismas en el Plan de Trabajo.

3. Convocar al equipo de funcionarios comisionados para planear y elaborar el Plan de Trabajo, desarrollo de la visita en campo, consolidación de los informes y demás reuniones necesarias para el cumplimiento del objeto de la comisión.

4. Dar las orientaciones a los demás miembros del equipo para la consolidación y validación de los informes correspondientes.

5. Proyectar y enviar las comunicaciones internas y externas requeridas con ocasión de la visita a coordinar.

6. Presentar el equipo de comisionados, ante el Director y/o personal delegado, de la Caja de Compensación Familiar a visitar.

7. Realizar y coordinar reunión de instalación y cierre formal de la visita, elaborar las actas de instalación y de terminación de la visita en campo, junto con los funcionarios comisionados.

8. Las actas deben contener: nombres, cargos de las personas que atienden la visita, documentación entregada; debe ser firmada por el representante legal del Ente Vigilado o quien se delegue para el efecto en forma expresa y por el equipo visitador.

9. Asignar las quejas y reclamos relacionados con los temas inherentes a la visita, a los miembros del equipo comisionado, según su disciplina.

10. Radicar y enviar los informes de visita de acuerdo con las condiciones descritas en la presente resolución, aclarando que los informes deben ser firmados por quienes intervinieron en la visita y los Directores de Gestión Financiera y Contable y para la Gestión de las Cajas de Compensación Familiar, para que el Superintendente Delegado para la Gestión firme y envíe a la Caja de Compensación Familiar correspondiente.

11. Proyectar para la firma del Superintendente Delegado para la Gestión los oficios remisorios.

12. Evaluar y generar informe de seguimiento junto con el equipo comisionado de los avances del Plan de Mejoramiento resultado de la visita, los cuales deberán generarse dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al recibo del informe de avance del Plan de Mejoramiento presentado por cada Caja de Compensación Familiar.

ART. 9°—De las funciones de los Miembros del Equipo de Visita. Serán funciones de los miembros del equipo de visita, las siguientes:

1. Participar en la elaboración y desarrollo del Plan de Trabajo.

2. Redactar los informes de visita preliminar, final, ejecutivo y hacer el informe de seguimiento a los avances de los planes de mejoramiento dentro de los términos establecidos, de conformidad con los parámetros establecidos en la presente resolución.

3. Cada comisionado responderá por el contenido de su informe y será el único responsable del mismo (por acción u omisión), de acuerdo con el aspecto revisado y analizado durante la visita en concordancia con el Plan de Trabajo propuesto.

4. Garantizar la vigencia de las normas y reglamentos citados en el informe, con el fin de no comprometer la veracidad y confiabilidad del mismo.

5. Soportar debidamente las observaciones y recomendaciones consignadas en el informe de la visita, con las pruebas conducentes y pertinentes del caso.

6. Responder por la integridad y consistencia de las conclusiones y recomendaciones expuestas en el informe de visita.

7. Verificar las quejas asignadas por el Coordinador de la Visita, según su competencia.

8. Digitalizar la información, de tal forma que quede la trazabilidad en el sistema, con los respectivos controles de seguimiento por parte de los responsables.

9. Acatar las directrices del Coordinador de la Visita, para la consolidación y validación del informe preliminar, final, ejecutivo y de seguimiento al Plan de Mejoramiento.

ART. 10.—De la información a solicitar al Ente Vigilado para la Práctica de una Visita. El coordinador de cada comisión podrá solicitar a la Corporación objeto de inspección, por escrito, vía correo electrónico y/o el aplicativo institucional establecido, previo a la ejecución de la visita, si a ello hubiere lugar, información para la preparación de la visita.

ART. 11.—De los aspectos a verificar en una Visita Ordinaria para realizar Inspección y/o Seguimiento a Cajas de Compensación Familiar. En las visitas ordinarias se verificarán, entre otros, aspectos legales, administrativos, contables, financieros, servicios sociales, informes de gestión, fondos de ley, inversiones, tecnológicos, publicidad y salud, relacionados con la situación general de la entidad vigilada, el cumplimiento de los porcentajes legales en el manejo de los recursos, la adecuada prestación de los servicios a su cargo, y el acatamiento al régimen de inhabilidades e incompatibilidades, entre otros, de acuerdo con el Plan de Trabajo aprobado.

PAR. 1°—El coordinador de la visita, solicitará autorización al representante legal o a quien se delegue para el efecto en forma expresa, acceso en modo consulta a los diferentes sistemas de información de la entidad.

PAR. 2°—Todos los requerimientos y sus respuestas, deberán reposar en la carpeta de los soportes documentales del informe, por cada uno de los aspectos verificados.

PAR. 3°—El equipo comisionado podrá tener en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos como guía para la elaboración del Plan de Trabajo:

1. Inspeccionar que las Cajas de Compensación Familiar en sus actuaciones, actividades, operaciones y contratos, apliquen las disposiciones constitucionales y legales relacionadas con su organización y funcionamiento.

2. Estudiar la veracidad de la información reportada y registrada en la Superintendencia del Subsidio Familiar.

3. Estudiar que las decisiones del Consejo Directivo se ajusten a las disposiciones legales, verificar el cumplimiento de las funciones del Consejo Directivo conforme al artículo 54 de la Ley 21 de 1982.

4. Verificar los procesos judiciales y administrativos, conciliaciones y tutelas que recaen sobre las Cajas de Compensación Familiar y su incidencia patrimonial.

5. Se debe solicitar el manual de contratación y verificar que cuente con la respectiva aprobación del Consejo Directivo, que cumpla las reglas, procesos, requisitos y demás formalidades que deba agotar o cumplir la Corporación para la selección de contratistas, que las disposiciones del manual no contraríen la legislación civil ni la del Subsidio Familiar, la divulgación y socialización del manual de contratación frente a todas las dependencias que pueden iniciar un proceso contractual o encontrarse involucradas en su desarrollo.

Solicitar relación de todos los contratos y convenios suscritos durante la vigencia a evaluar, discriminando objeto, identificación del contratista, fecha de suscripción, término de duración, interventoría, pólizas y anticipos, las fuentes o recursos del contrato deben ser verificadas.

Los comisionados deben valorar el grado de observancia de las reglas y procesos dispuestos en el Manual de Contratación para la selección de los contratistas, el régimen de inhabilidades e incompatibilidades de que trata los artículos 6° y 7° del Decreto ley 2463 de 1981 y el artículo 23 de la Ley 789 de 2002, las autorizaciones previas del Consejo Directivo para la suscripción de contratos y convenios cuyo valor supere la cuantía de autorización dispuesta por la Asamblea de Afiliados, el cumplimiento del objeto contractual y evaluar si este está acorde con los objetivos sociales, los servicios y programas que desarrolla la Corporación.

No está permitido a las Cajas de Compensación Familiar suscribir contratos cuyos objeto y acuerdos favorecen o autorizan servicios gratuitos para un solo afiliado (empleador y trabajadores), de conformidad con lo dispuesto por el artículo 44 de la Ley 21 de 1982, en concordancia con el numeral 19 del artículo 24 de la Ley 789 de 2002.

El abogado deberá, junto con el comisionado encargado de revisar los aspectos financieros y contables, verificar que las erogaciones económicas en que tenga que incurrir la Caja de Compensación Familiar para el cumplimiento del objeto contractual, se esté imputando a la partida presupuestal correspondiente.

Como salvaguarda de la responsabilidad operativa y financiera de la Corporación, verificar si cuenta con garantía para el rango de riesgos contractuales verbigracia, laborales, daños contra terceros, manejo de recursos económicos entregados anticipadamente, entre otros, de existir, determinar si estas garantías fueron expedidas en legal forma y se mantienen vigentes durante el término de duración del contrato.

6. Verificar el cumplimiento del pago del subsidio monetario conforme a las prescripciones legales, en especial lo señalado en los artículos 19 y siguientes de la Ley 21 de 1982 y artículo 3° de la Ley 789 de 2002 y demás normas reglamentarias y/o circulares expedidas por la Superintendencia del Subsidio Familiar. Así mismo, revisar y confrontar las certificaciones expedidas por los operadores de PILA. Generar trazabilidad del proceso de pago de cuota monetaria, esto incluye revisión aleatoria de documentos de los afiliados con derecho a cuota monetaria versus el pago de la misma, revisar bases de datos, corroborarla con documentos físicos que identifiquen al empleador, a los empleados y a sus beneficiarios.

7. Revisar cuánto tiempo permanece el recurso de aportes parafiscales en las cuentas bancarias antes de ser giradas para el pago de cuota monetaria y verificar especialmente los valores de cuotas giradas no cobradas versus valores en cuentas bancarias.

8. Verificar el cumplimiento del Reglamento de Afiliación y Expulsión de Afiliados, adoptado por el Consejo Directivo.

9. Verificar las acciones de recuperación de cartera por aportes y acciones de suspensión y expulsión de empleadores morosos, y el cumplimiento de las directrices impartidas por la UGPP.

10. Revisar el proceso de recaudo - las certificaciones expedidas por los operadores de recaudo.

11. Verificar los sistemas de autocontrol que tiene implementada la Caja de Compensación Familiar frente al pago de cuota monetaria para evitar posibles fraudes, corroborar que existan estos sistemas de autocontrol y verificar papeles de trabajo de Auditoría y Revisoría Fiscal de la Caja de Compensación Familiar.

12. Evaluar que la coordinación y administración de los recursos del 4% destinados para el pago del subsidio familiar (monetario, especie y servicios) a los trabajadores de medianos y menores ingresos sea eficaz y eficiente y logre sus objetivos con la máxima productividad y calidad.

13. Verificar el cumplimiento del parágrafo 2°, numeral 19 del artículo 21 de la Ley 789 de 2002, respecto a la adopción y cumplimiento del Código de Buen Gobierno.

14. Verificar el origen de los recursos con los cuales se pagan las sanciones impuestas por la Superintendencia del Subsidio Familiar y demás entidades del Estado.

15. Verificar los procesos y procedimientos para atender los trámites de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR) y su aplicación de acuerdo a las normas correspondientes.

16. Verificar el cumplimiento de las directrices de la Superintendencia contenidas en las diferentes circulares.

17. Revisar el cumplimiento de los Planes de Mejoramiento suscritos con la Superintendencia con los soportes correspondientes.

18. Verificar el cumplimiento del Pacto por la Transparencia firmado entre las Cajas de Compensación Familiar y la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, el Ministerio del Trabajo y esta Superintendencia, en todo su contenido.

19. Analizar, verificar y/o constatar en las Cajas de Compensación Familiar si están dando cumplimiento a la reglamentación, los procedimientos y/o instrucciones impartidas por la Superintendencia del Subsidio Familiar, sobre temas financieros y contables conforme a las normas que le son aplicables. Además de las reglamentaciones internas de la Corporación y los lineamientos trazados por la misma Corporación para determinar la estructura y tendencias de la situación financiera y el Estado de Ingresos, Egresos y Saldo de Obras y Programas de Beneficio Social.

20. Verificar el cumplimiento normativo de las resoluciones y/o circulares vigentes, mediante las cuales la Superintendencia del Subsidio Familiar establece los lineamientos relacionados con la contabilidad, auditoría y revisoría fiscal.

21. Verificar el cumplimiento de la oportunidad y confiablidad de los reportes de información financiera-contable establecida en circulares y directrices de la Superintendencia del Subsidio Familiar.

22. Verificar el cumplimiento de la resolución de la Superintendencia del Subsidio Familiar mediante la cual se fijó el valor de la cuota monetaria y los porcentajes de apropiación.

23. Verificar que los procedimientos estén conforme a las políticas contables de la Caja de Compensación Familiar.

24. Verificar que los soportes de contabilidad correspondan con los registros contables, en cuanto a número, fecha, origen, concepto, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con la transacción.

25. Verificar que los registros de los libros auxiliares suministren la historia clara de las operaciones de la Caja de Compensación Familiar.

26. Estudiar y analizar la conformidad y estado contable, financiero y presupuestal de las inversiones y recursos de las Cajas de Compensación Familiar.

27. Evaluar la conformidad de la información remitida a la Superintendencia del Subsidio Familiar con la registrada en el libro mayor (al nivel de cuenta que se considere útil para la información de los usuarios) y los libros auxiliares.

28. Verificar que las actuaciones del Revisor Fiscal y el Auditor Interno, se encuentren acordes con sus responsabilidades legales, contractuales y/o estatutarias.

29. Verificar y analizar, que las Cajas de Compensación Familiar sean eficientes y eficaces en el manejo de los recursos del 4% destinado a los servicios sociales, en cumplimiento de su función social; y si dentro de sus estrategias, metas o proyectos encaminan sus esfuerzos a la búsqueda de beneficios para la población afiliada de menores y medianos ingresos y cubierta por la ley. Además, verificar la efectividad de los planes, programas y proyectos de inversión de las Cajas de Compensación Familiar.

30. Verificar la gestión social de las Cajas de Compensación Familiar en cuanto a tarifas asequibles, cobertura en servicios y accesibilidad a los mismos.

31. Verificar el impacto social de los programas de recreación, educación, bibliotecas, capacitación, mercadeo, fondos de crédito en la población objeto.

32. Verificar la ejecución, cumplimiento e impacto de otros programas especiales como adulto mayor, población con discapacidad, bibliotecas.

33. Verificar la implementación del “Marco general para el estudio técnico de costos como insumo para la definición de tarifas categorizadas en los programas sociales de las Cajas de Compensación Familiar”.

34. Evaluar la eficiencia, eficacia y efectividad de la totalidad de servicios sociales de las Cajas de Compensación Familiar.

35. Verificar el cumplimiento del artículo 40 de la Ley 1430 de 2010, en lo relacionado con la obligatoriedad de las Cajas de Compensación Familiar de dar un manejo financiero independiente y en cuentas separadas del recaudo del 4% de la nómina, a los programas de salud a fin de que no se afecte el patrimonio de la Caja de Compensación Familiar.

36. Realizar seguimiento y verificación al comportamiento financiero y la administración de los recursos para servicios de salud prestados, cuando tenga incidencia en el patrimonio de la Caja de Compensación Familiar.

37. Verificar la aplicación y cumplimiento de la normatividad, procesos y procedimientos de cada uno de los fondos de ley, por parte de la Caja de Compensación Familiar.

38. Realizar seguimiento a los informes trimestrales de gestión y a la ejecución, control y manejo de los recursos de los fondos de ley.

39. Verificar los controles contenidos y aplicados en los software utilizados para cada uno de los fondos de ley.

40. Verificar la trazabilidad de los procesos de cada uno de los fondos de ley.

41. Verificar aleatoriamente la trazabilidad financiera y contractual en la ejecución de los proyectos aprobados por la Delegada para Estudios Especiales y Evaluación de Proyectos.

42. Verificar inconsistencias detectadas en la información reportada en la gestión desarrollada en los fondos de ley, informes trimestrales de gestión y ejecución de las inversiones.

43. Entre otros, y otra información que se requiera.

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ART. 12.—Comunicar y dar a conocer a todos los funcionarios de planta de la Superintendencia del Subsidio Familiar la presente resolución, con la finalidad de que cumplan lo allí establecido.

ART. 13.—La presente resolución deroga la Resolución 0070 de 2016, y demás resoluciones que regulen el proceso de programación, ejecución y seguimiento de visitas a entes vigilados.

ART. 14.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 3 de febrero de 2017.