RESOLUCIÓN 4506 DE 1997 

(Noviembre 26)

“Por la cual se revoca una instrucción administrativa”.

El Superintendente de Notariado y Registro,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial de las que le son conferidas por los artículos 69 del Decreto Legislativo 01 de 1984 y 9º, numeral 20, del Decreto 2158 de 1992, y

CONSIDERANDO:

1. El pasado 25 de febrero de 1994 fue expedida por esta entidad la Instrucción Administrativa 06 dirigida a los notarios del país y alusiva al tema relacionado con el servicio de módem en notarías. Su objetivo fue, según su motivación, el hacer algunas precisiones sobre su utilización y despejar inquietudes relacionadas con su validez jurídica;

2. Luego de hacer referencia a la escritura pública como forma externa del negocio jurídico, a su definición legal, a la rogación como principio que informa al derecho notarial y etapa inicial de su proceso de formación, y al también principio orientador de la inmediación, se concluye que éste ni aquél se verían afectados: el de inmediación, porque “en algún momento del proceso de perfeccionamiento de la escritura pública, él o los otorgantes estarían compareciendo a la notaría y se daría esa comunicación directa y cierta que genera la autenticidad”; el de rogación, porque el usuario del servicio libremente puede dar su consentimiento o no en cuanto a la notaría que escoja la institución de que se trate, para efectos del otorgamiento de la escritura pública respectiva;

Finalmente, se acude a jurisprudencia del Consejo de Estado del año 1992 para concluir que “la utilización de la técnica del módem en la elaboración de escrituras públicas, es necesaria y viable jurídicamente”;

3. La decisión de este despacho en relación con los criterios consignados en la instrucción administrativa analizada, que desde luego no comparte, girará fundamentalmente en torno de la rogación y de la inmediación, con la aclaración que aquella no constituye por sí misma un principio; se trata, en verdad, de un componente de la forma, ésta sí, integrante de los principios orientadores de la actividad notarial;

La formalidad o solemnidad ad substantiam actus se ha constituido en todos los tiempos de existencia de la institución notarial, en la manifestación formal generadora de la existencia válida y eficaz de la relación sustancial objeto del instrumento nominado escritura pública. Es ello consecuencia directa del carácter procesal propio del derecho notarial, en cuanto regula las formas propias de la función y que lo incorpora en el sector del derecho público adjetivo;

Sin duda que la mayor parte de las relaciones jurídicas entre los individuos en cualquier sistema social, y con mayor razón en aquéllos que tienen como fundamento la iniciativa privada, —así esté controlada u orientada con arreglo a necesidades y propósitos colectivos— se remiten a actos de autonomía privada, cuya trascendencia radica en su relevancia dentro del régimen de colaboración intersubjetiva. Y es obvio que el ordenamiento jurídico, determinante de los efectos jurídicos de esa manifestación de autonomía privada, consagre presupuestos que condicionan su validez;

Así, la conclusión de los negocios formales no puede darse sin la adopción de una forma externa predeterminada; y si en ésta la declaración o el comportamiento son representativos del supuesto de hecho que el ordenamiento jurídico califica con determinados efectos, el no empleo de su forma estricta se constituye en causal para que el negocio no produzca ningún efecto, no nazca a la vida jurídica, no alcance los fines perseguidos, no emanen de él vínculos de relación, etc.;

Ahora bien, haciendo concreta referencia a la escritura pública, como forma externa que debe revestir un negocio jurídico formal, debe advertirse que su producción se encuentra sujeta a las formalidades procesales propias de la forma de la intervención notarial, cuyo orden cronológico se inicia con la rogación como requerimiento de las partes para obtener del notario la prestación del servicio;

La necesidad de la rogación es de naturaleza esencial en razón a que, la regulación de intereses privados que incumben a sus titulares, comporta la posibilidad dispositiva. Igualmente, a que el notario actúa en el ejercicio de una función que interesa a toda la sociedad. Estas razones demeritan integralmente el fundamento de la instrucción administrativa objeto de revisión; porque es iluso suponer un libre albedrío en el usuario del servicio en circunstancias en las cuales ha mediado previamente la selección de notaría por parte de la institución o persona jurídica que conjuntamente va a comparecer con él.

De manera semejante, y quizá por razones mucho más poderosas, tampoco es posible aceptar que la comunicación directa y cierta que implica el principio de la inmediación puede darse “en algún momento del proceso de perfeccionamiento de la escritura pública”. No; porque el accederse a ello comportaría un desconocimiento del estricto orden cronológico que supone el perfeccionamiento de cada una de las etapas del proceso de perfeccionamiento de la escritura pública. Y, por obvias razones, si no hay rogación, no puede establecerse la inmediación que necesariamente se entraba al accederse al ejercicio de la función por parte del notario;

Si la instrucción administrativa analizada permite que la rogación como primera etapa del proceso de formación de las escrituras públicas no se produzca; y, con ello, que la inmediación no sobrevenga en el discurrir de ese proceso, no es difícil concluir que por medio de ese documento se están desconociendo principios constitucionales y legales que alimentan de manera fundamental el ejercicio de la fe pública, sobre todo aquélla que tiene que ver con la forma instrumental que constituyen sus cimientos;

Y si esto es así, como en efecto lo es, lo obvio y consecuente es concluir que debe revocarse, en los términos del artículo 69, numerales 1º y 2º, del Decreto Legislativo 01 de 1984 porque, además, aparece de manera obstensible su inconformidad con el interés público o social y atenta contra él. A ello se procederá en la presente providencia;

Finalmente, es importante hacer alusión a la jurisprudencia del Consejo de Estado citada en la instrucción administrativa en estudio, para dejar constancia que ella se encuentra vinculada con el fax, medio totalmente ajeno al tema que es motivo del documento observado;

En mérito de lo expuesto, este despacho,

RESUELVE:

ART. 1º—Revocar en todas sus partes la Instrucción Administrativa 06 de 25 de febrero de 1994, relacionada con el servicio de módem en notarías, de conformidad con las razones expuestas en la parte motiva de esta providencia.

ART. 2º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., 26 de noviembre de 1997.

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