RESOLUCIÓN ORGÁNICA 4528 DE 1998

 

RESOLUCIÓN ORGÁNICA 4528 DE 1998 

(Octubre 9)

“Por la cual se determinan las condiciones y bases para la celebración del concurso de méritos y las calidades que deben reunir las empresas privadas colombianas a seleccionar mediante concurso de méritos, cuando se hace necesario contratar la vigilancia de la gestión fiscal”.

El Contralor General de la República,

en uso de las atribuciones constitucionales y, en especial las conferidas por el parágrafo del artículo 31 de la Ley 42 de 1993, y

CONSIDERANDO:

Que el inciso segundo del artículo 267 de la Constitución Política determina que en casos especiales la vigilancia de la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación, podrá ser realizada por empresas privadas colombianas escogidas por concurso público de méritos, y contratadas previo concepto del Consejo de Estado.

Que los casos especiales de conformidad con el artículo 31 de la Ley 42 de 1993, son:

a) Cuando la disponibilidad de los recursos técnicos, económicos y humanos no le permiten al órgano de control ejercer la vigilancia fiscal en forma directa.

b) Cuando se requieran conocimientos técnicos especializados.

c) Cuando por razones de conveniencia económica resultare más favorable.

Que el parágrafo del artículo 31 de la Ley 42 de 1993, señala que la Contraloría General de la República determinará las condiciones y bases para el concurso de méritos, así como las calidades que deben reunir las empresas colombianas para el ejercicio del control fiscal pertinente.

Que la Corte Constitucional en Sentencia C-534 de 1993, consideró que la vigilancia realizada por empresas privadas colombianas, abre un espacio más de participación democrática, por vía de la contratación delegante que le autoriza la Carta a las instituciones de control fiscal.

RESUELVE:

ART. 1º—Campo de aplicación. La presente resolución se aplica a la Contraloría General de la República, a las contralorías distritales, departamentales y municipales, cuando se hace necesario que la vigilancia de la gestión fiscal la realicen empresas privadas colombianas.

ART. 2º—Objeto. Seleccionar por parte de las contralorías, empresas privadas colombianas, legalmente constituidas como firma de auditoria externa con el propósito de contratar la vigilancia de la gestión fiscal, de las entidades del orden nacional y/o territorial.

ART. 3º—Calidades que deben reunir las empresas (proponentes). En los concursos de méritos, podrán participar empresas privadas colombianas en forma individual o bajo las modalidades de consorcio o unión temporal, legalmente constituidas como firmas de auditoria, en los términos de las Leyes 43 de 1990 y 80 de 1993, que estén en capacidad de desarrollar trabajos de auditoría, involucrando los sistemas de control fiscal establecidos en la Ley 42 de 1993, que reúnan los siguientes requisitos:

a) Tener capacidad legal para contratar conforme a las normas legales.

b) No estar incursa en las inhabilidades e incompatibilidades de que trata el artículo 8º de la Ley 80 de 1993, lo cual será declarado por el proponente bajo juramento que se entenderá prestado con la firma de la propuesta.

c) Acreditar capacidad de organización administrativa expresada, entre otras, en el tamaño de la planta de personal, posibilidad de configuración de equipos interdisciplinarios, infraestructura física y de equipos de sistemas.

d) Acreditar experiencia, no inferior a tres años, en el ejercicio de auditorías, tales como: financiera, de legalidad, de gestión, de resultados, de sistemas, revisión de cuentas y evaluación de control interno, etc.

ART. 4º—Conflicto de intereses.

a) Las empresas cuyos socios tengan vínculos laborales o contractuales con las entidades objeto de la auditoría.

b) Las empresas en que alguno de sus socios sean cónyuges, compañeros permanentes o se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con directivos de las entidades a auditar.

c) Las empresas que en el momento de la apertura del concurso y durante el año inmediatamente anterior, hayan suscrito contratos de asesoría y consultoría con la entidad que se va a auditar.

d) Ninguno de los socios que conformen la persona jurídica que presente la propuesta o el personal vinculado a ella con la cual se ejecuta el contrato en caso de ser seleccionado, puede estar incurso en las causales de inhabilidad establecidas para ser elegido contralor.

ART. 5º—Condiciones y bases para la celebración del concurso de méritos.

a) Que exista concepto previo sobre su conveniencia por parte del Consejo de Estado.

b) La contratación se realizará únicamente con empresas privadas colombianas.

c) El ente de control fiscal debe contar con la respectiva disponibilidad presupuestal.

ART. 6º—Documentos y requisitos que debe contener y cumplir la propuesta.

a) La propuesta y sus documentos anexos deben diligenciarse redactados en idioma español y presentarse en forma escrita, elaborado a máquina o por cualquier medio electrónico.

b) Toda propuesta debe estar firmada por el representante legal del proponente o por apoderado constituido para el efecto, según el caso.

c) Tanto el original como las copias irán en sobres cerrados y separados, debidamente rotulados en su parte exterior con el nombre, dirección, teléfono y número de fax del proponente, el número del concurso, número de folios de que consta y la indicación de si contiene original o copia de la propuesta. En caso que haya discrepancia entre el original y las copias, regirá el original.

d) Las propuestas deberán tener una validez mínima de noventa (90) días calendario, contados a partir del cierre inicialmente previsto para el concurso.

e) La propuesta deberá estar acompañada de carta de.. presentación firmada por el representante legal del proponente, en donde indique su nombre completo y documento de identidad, relación de documentos que se incluyen en la propuesta.

f) Dirección comercial, teléfono y fax del proponente, donde este recibirá cualquier comunicación del correspondiente organismo de control.

g) Manifestación expresa que conoce y acepta todas las especificaciones y condiciones señaladas en los términos de referencia respectivos.

h) Documento que acredite la conformación del consorcio o unión temporal, si es del caso. En el evento de unión temporal, señalarán los términos y extensión de la participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo del órgano de control. Los miembros del consorcio y de la unión temporal deberán designar la persona que, para todos los efectos, representará al consorcio o unión temporal y señalarán las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad, de conformidad con el parágrafo primero del artículo 7º de la Ley 80 de 1993.

i) Si se trata de consorcio o unión temporal, se debe anexar certificado de existencia y representación legal de cada uno de los miembros que lo conforman.

j) Certificación expedida por el órgano competente de la sociedad en la que conste que el representante legal está facultado para presentar la oferta y para celebrar el contrato objeto del presente concurso, en el evento en que resulte favorecido con la adjudicación del mismo.

k) Garantía de seriedad de la oferta. El proponente deberá garantizar el cumplimiento de la propuesta que hace dentro del presente concurso y la suscripción del respectivo contrato en caso de que este se le adjudique, mediante la constitución de una póliza de garantía de seriedad de la misma, a favor del órgano de control equivalente al 10% del valor total de la oferta, con una vigencia de tres (3) meses, contados a partir de la fecha inicialmente prevista para el cierre del concurso. El proponente debe aportar el original del pago de dicha póliza dentro de su propuesta. La garantía debe ser expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia. Cuando la propuesta la presente un consorcio o unión temporal, la garantía debe ser tomada a nombre del consorcio o unión temporal, indicando los nombres de sus integrantes.

ART. 7º—De la propuesta técnica. La propuesta deberá contener el desarrollo metodológico del trabajo con el propósito de cumplir con los siguientes ítems:

a) Sistemas de control a aplicar. La función de vigilancia de la gestión fiscal de las entidades públicas, está estructurada por los sistemas de control fiscal establecidos en la Ley 42 de 1993 y otros que la Contraloría General de la República implemente en la búsqueda de una mayor tecnología, eficiencia y seguridad en el ejercicio del control fiscal; los cuales como objeto del contrato, se describen a continuación, para ser aplicados en forma independiente o integral, de acuerdo con las normas de auditoria de aceptación general compatibles con las prescritas por la Contraloría General de la República. Estos son: Control financiero, control de gestión, control de legalidad, control de resultados, control físico, valoración de los costos ambientales, auditoria de sistemas, evaluación del control interno y revisión de cuentas.

b) Objetivos de la auditoría

• Expresar una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros de las entidades auditadas, al cierre de vigencia fiscal, y comprobar que su preparación cumple con lo preceptuado en las normas de contabilidad, prescritas por el Contador General de la Nación.

• Evaluar y examinar la gestión administrativa para conceptuar sobre la economía, eficiencia y eficacia con que se adquieren y utilizan los recursos humanos, físicos y financieros asignados para su funcionamiento.

• Verificar el cumplimiento de los objetivos, metas y programas contemplados en los planes de desarrollo, planes de indicativos y planes de acción.

• Evaluar la adecuada formulación y nivel de cumplimiento de los indicadores, establecidos por la entidad, para medir el desempeño administrativo y la eficiente aplicación de recursos, así como el logro de objetivos, metas y propósitos.

• Verificar el cumplimiento de las disposiciones gubernamentales que regulan el proceso contractual y presupuestal, así como la administración del recurso humano.

• Determinar la calidad, oportunidad y cantidad con que se adquieren los bienes y servicios requeridos para el normal funcionamiento de las entidades.

• Evaluar la estructura y relaciones organizacionales de cada área administrativa.

• Evaluar la gestión de las entidades públicas en la protección, conservación, uso y explotación “de los recursos naturales y del medio ambiente, y cuantificar el impacto de las acciones u omisiones por las decisiones tomadas por la administración pública.

• Evaluar el sistema de control interno y conceptuar sobre su calidad y nivel de confianza para asegurar el manejo eficiente de los recursos.

• Evaluar el nivel de desarrollo informático como sistema de apoyo para la gestión administrativa, así como los mecanismos de control y seguridad de la información y el uso de equipos computarizados.

• Revisar las cuentas que deben rendir las entidades públicas a los órganos de control fiscal, con base en los parámetros y normas aplicables y prepara los propunciamientos, que de acuerdo con los resultados, debe presentar el contralor respectivo.

c) Reporte de resultados. Como resultado de la vigilancia de la gestión fiscal, el proponente debe comprometerse a presentar los informes en los términos y condiciones que le establezca cada contraloría, pero en todo caso bajo los parámetros establecidos en las normas de auditoria generalmente aceptadas, compatibles por las prescritas por la Contraloría General de la República.

PAR.—La información que conozcan y manejen estos contratistas será de uso exclusivo del organismo de control contratante. Sin perjuicio, de lo contenido en este artículo, los órganos de control podrán conocer y evaluar en cualquier tiempo los programas, labores y papeles de trabajo de las empresas contratadas y solicitar la evaluación periódica de informes generales o específicos.

ART. 8º—Rechazo de propuestas.

a) Que el oferente se halle en situación de incapacidad, incurso en causal de inhabilidad o incompatibilidad, independiente de las acciones penales y patrimoniales a que haya lugar que le impidan contratar con la entidad; o se encuentre incurso en causal de disolución o liquidación, en concordato, en quiebra, en cesación de pagos o en concurso de acreedores.

b) Cuando se compruebe falsedad en los documentos presentados por el proponente o inexactitud en la información suministrada por el mismo, o en la contenida en los documentos y certificados anexos de la propuesta.

c) Cuando no se suscriba la carta de presentación de la propuesta por el representante legal de la firma proponente o no haya obtenido autorización para comprometer a la sociedad en caso de requerirlo.

Cuando la propuesta no cumpla con alguna o algunas de las especificaciones técnicas sustanciales, exigidas en los términos de referencia.

e) Todas las demás que se establezcan en los términos de referencia.

ART. 9º—Metodología de evaluación. Factores de selección criterios de adjudicación. En estas materias los organismos de control fiscal dispondrán las reglas y parámetros de evaluación pertinentes que se ajusten a cada caso en particular.

ART. 10.—Adjudicación del contrato. La adjudicación del concurso o su declaratoria de desierta se efectuará en audiencia pública y dentro de los términos de la Ley 80 de 1993.

ART. 11.—Declaratoria de desierta del concurso. El organismo de control declarará desierto el concurso por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva y lo hará mediante acto administrativo en el que señalarán en forma expresa y/o detallada las razones que han conducido a esa decisión, conforme a las preceptivas de la Ley 80 de 1993.

ART. 12.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá D.C., a 9 de julio de 1998.

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