RESOLUCIÓN 459 DE 2008

(Mayo 2)

“Por medio de la cual se adoptan procedimientos internos para atender en los términos de ley, las solicitudes de información y reconocimiento de pensiones y cesantías”.

(Nota: Modificado en lo pertinente por la Resolución 1271 de 2009 artículo 1º del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

El Director General (E.) del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República,

en uso de sus atribuciones legales, estatutarias y en especial las que le confieren los artículos 14 y 16 de la Ley 33 de 1985 y el artículo 15 literal a) del Decreto 1203 de 1985, Ley 489 de 1998 delegación nivel directivo y asesor, y

CONSIDERANDO:

Que mediante Resolución 770 del 22 de mayo de 2005 el Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, adoptó los procedimientos en materia de prestaciones económicas;

Que las entidades administradoras del sistema general de pensiones, deben diseñar y adoptar formalmente los procedimientos internos, que de acuerdo con su estructura organizacional les permita atender las peticiones de reconocimiento y pago de pensiones dentro de los plazos establecidos por la ley;

Que de conformidad con el artículo 78 de la Ley 489 de 1998, al representante legal de la entidad le corresponde dirigir, coordinar, vigilar y controlar la ejecución de las funciones o programas de la organización y de su personal, en orden a optimizar la organización y funcionamiento de la entidad. Igualmente, dicha responsabilidad está contemplada en el artículo 15 de los estatutos de Fonprecon, contenidos en el Acuerdo 001 de 1985, aprobados por el Gobierno Nacional mediante Decreto 1203 del 29 de abril de 1985;

Que el inciso final del literal e) del parágrafo 1º del artículo 9º de la Ley 797 de 2003 que modificó el artículo 33 de la Ley 100 de 1993, dispone: “Los fondos encargados reconocerán la pensión en un tiempo no superior a cuatro (4), meses después de radicada la solicitud por el peticionario, con la correspondiente documentación que acredite su derecho...”;

Que concordante con la norma anterior el artículo 7º del Decreto 510 de 2003, determina: “Para los efectos del parágrafo 1º del artículo 33 de la Ley 100 de 1993, modificado por el artículo 9º de la Ley 797 de 2003, la obligación de los fondos encargados de reconocer la pensión, dentro del término legal establecido, procederá una vez se presente la solicitud de reconocimiento junto con la documentación requerida para acreditar el derecho, a través de la cual se prueben los presupuestos de hecho y de derecho de la norma que confiere la respectiva prestación de vejez, de invalidez o de sobrevivientes”;

Que en armonía con lo expuesto, deben señalarse los parámetros generales que se deben observar en la adopción de los procedimientos, estableciendo los tiempos y funcionarios responsables de adelantar los trámites necesarios para la atención oportuna de las solicitudes de información y reconocimiento de las prestaciones pensionales y de cesantías que reconoce Fonprecon;

Que en mérito de lo expuesto el director general (e), del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República,

RESUELVE:

ART. 1º—Adoptar los procedimientos internos para atender en los términos de ley, las solicitudes de información y reconocimiento de pensiones y cesantías, conforme a lo establecido en Ley 797 del 29 de enero de 2003, concordante con el artículo 7º del Decreto 510 del 5 de marzo de 2003, y demás normas concordantes.

Reconocimiento de pensiones

OrdenActividadDescripciónRegistrosResponsableDías
1RadicaciónRecepción de las solicitudes de pensión.Asignación de un número de radicación.
Tiene un término de un (1) día para trasladar el expediente a archivo de la división de prestaciones económicas.
Funcionaria de atención al usuario encargada de recibir las solicitudes de pensión.1 día
2Expedición paz y salvoExpedición de certificado sobre solicitudes anteriores si las hay.Produce un documento que relaciona el número de solicitudes de cesantías y pensión resueltas con anterioridadFuncionario encargado del archivo de la división de prestaciones económicas1 día
3Revisión de documento, confirmación y contabilización de tiempos de servicio.Se oficia a las entidades empleadoras para que certifiquen el tiempo de servicio; con factores salariales de los diez últimos años de servicio.
— Se oficia al peticionario solicitándole allegar los documentos que no aportó al momento de radicar la solicitud y se le informa el trámite dado a la petición de pensión. - Transcurridos quince (15) días hábiles, se reitera el oficio de verificación de tiempos de servicios y al mismo tiempo se oficia al peticionario informándole qué entidades empleadoras no han remitido el certificado de información laboral confirmado tiempos servicio.
— Se deja pasar otros quince (15) días hábiles para que las entidades remitan las certificaciones laborales y se contabilizan los tiempos de servicios en el sistema QCD.
— Se traslada el expediente con el registro de tiempos de servicio al sustanciador designado por el jefe de la división de prestaciones económicas
-Oficios firmados por el jefe de la división de prestaciones económicas para la verificación de tiempos de servicios y oficios remitidos al peticionario informando el trámite solicitudes dado a la solicitud.
— Registro tiempos de confirmar servicios generado por contabilizar el sistema QCD.
— Asignación por reparto al sustanciador.
Funcionario encargado de revisar los documentos aportados a las solicitudes de pensión y encargado de confirmar y contabilizar los tiempos de servicios.2 meses
4Proyecto resolución (sustanciación)Se proyecta decisión sobre la prestación.Proyecto resoluciónAbogados sustanciadores10 días
5Revisión proyecto resoluciónSe revisa que el proyecto de resolución se ajuste a los requisitos previstos por la leyProyecto resolución con la firma del jefe de la división de prestaciones económicasJefe división prestaciones económicas2 días
6Liquidación mesada pensional, preliquidación y consulta del bono pensionalSi hay lugar al reconocimiento de la pensión y si se financia con bono pensional, se efectúa la liquidación de la mesada pensional y se preliquida el bono pensional C1 o C2 y se consulta al emisor enviando el proyecto resolución con copia de todo el expediente. El emisor tiene un término de treinta (30) días calendario para pronunciarse sobre la preliquidación.Liquidación y preliquidación bono pensionalFuncionario encargado de liquidar la mesada pensional y bonos pensionalesBono - 10 días.
Liquidación 5 días
7Consulta de cuotas partesCuando la pensión se inancia(sic) con cuotas partes, el abogado sustanciador envía el proyecto de resolución con los documentos soportes a las entidades concurrentes en el pago de la pensión para que en el término de quince (15) días hábiles se pronuncien sobre la aceptación o no de la consulta de cuota parte pensional.Oficios de consulta de cuotas partesAbogados sustanciadores— 3 días elaboración oficios - 15 días en consulta
8Resolución reconociendo pensión (sustanciación)Se proyecta la resolución definitiva que reconoce la prestaciónResolución definitivaAbogados sustanciadores3 días
9Revisión y firma de la resolución que reconoce pensiónSe revisa que la resolución definitiva cumpla requisitos previstos en la leyResolución definitiva con la firma del jefe de la división de prestaciones económicasJefe división prestaciones económicas2 días
10Revisión y firma del representante legal de la resolución que reconoce o niega la pensiónSe pasa a la dirección general para revisión y firma.Resolución definitivaDirector general2 días
11Numeración de la resoluciónSe asigna un número consecutivo a la resolución que reconoce o niega la pensiónResolución definitiva con número consecutivoSecretaría de la dirección general1 día

Tiempo total: 3 meses y 15 días

Reconocimiento de cesantías

OrdenActividadDescripciónRegistrosResponsableDependenciaDías
1RadicaciónRecepción de las solicitudes de cesantías.Asignación de un número de radicación.
Tiene un día para trasladar el expediente al archivo
Funcionario encargadoVentanilla de radicación1
2Expedición paz y salvoArchivo expide una certificación sobre las solicitudes anteriores si las hayProduce un documento con la secuencia de solicitudes.Funcionario encargado del archivoDivisión de prestaciones económicas archivo1
3Estudio, liquidación o sustanciación de la cesantíaSe estudia la solicitud del peticionario de acuerdo con los requisitos de ley.Si la solicitud cumple con lo señalado en la ley se emite un proyecto de resolución reconociendo la prestación.
Si la solicitud no cumple con los requisitos de ley se envía oficio al peticionario o a su apoderado según el caso para que complete los requisitos de ley.
— Si pasados 2 meses no se aportan los documentos se ordena el archivo.
— Se proyecta la decisión y se revisa.
Funcionario encargado del estudio y reconocimiento de cesantíasDivisión de prestaciones económicas6
4Firma del proyecto de resoluciónRevisado el proyecto de resolución, se pasa a firma.Firma los proyectos de resolución para trasladarlos a la sección de presupuesto para la imputación presupuestal, tiene un (1) día para esta tarea.Jefe división prestaciones económicasDivisión de prestaciones económicas2
5Firma resoluciónFirma la resoluciónSe firma la resolución por el director general, se asigna el número de acuerdo con el consecutivo de la entidad.Director (a) generalDirección general2
6Registro presupuestalAsignación del registro presupuestal a las resoluciones.Asigna un número consecutivo que formaliza la obligatoriedad del pago de la prestación y luego se remite expediente a la secretaría general para los trámites de notificación ejecutoria.Jefe oficina presupuestoDivisión administrativa y financiera sección de presupuesto2

Tiempo total: 14 días

(Nota: Modificado en lo pertinente por la Resolución 1271 de 2009 artículo 2º del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

ART. 2º—Notificaciones.

1Notificación de la resoluciónComunicación o telegrama que se envía al peticionario para que se notifique personalmente de la resolución que reconoce o niega la pensión. Si no es posible la notificación personal se hace por edicto artículos 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo.
Cuando se negó la solicitud de pensión y surtida la notificación personal o por edicto, se remite el expediente al archivo de la división de prestaciones económicas y si se reconoce la pensión de jubilación, se espera cinco (5) días hábiles a partir de la notificación para recibir los documentos requeridos para ingresar a la nómina de pensionados y si son aportados son remitidos junto con la copia de la resolución que reconoce la pensión a la nómina.
— Si se interpone recurso se pasa a oficina asesora jurídica al día siguiente de su presentación.
Notificación personal o por edictoNotificaciones telegrama - edictoTelegrama 1 luego de 5 días, si no hubo notificación personal se fija el edicto por 10 días.
Más 5 días de ejecutoria

Tiempo total: 21 días

(Nota: Modificado en lo pertinente por la Resolución 1271 de 2009 artículo 2º del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

ART. 3º—Nómina de pensionados.

Nómina de pensionadosRecibe los documentos requeridos para el ingreso a la nómina de pensionados ya sea por parte de notificaciones o a través de la división prestaciones económicas.
Procede a capturar los datos de los pensionados y/o sustituidos, liquidar el correspondiente retroactivo en una hoja excel e ingresa los datos al aplicativo para la liquidación respectiva.
Se genera en medio magnético el pago que se envía a TesoreríaNómina10 primeros días hábiles del mes para novedades (Resolución 1375 de 2005)

(Nota: Modificado en lo pertinente por la Resolución 1271 de 2009 artículo 2º del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

ART. 4º—La presente resolución rige a partir de la fecha de expedición y deroga todas disposiciones internas que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 2 de mayo de 2008.

(Nota: Modificado en lo pertinente por la Resolución 1271 de 2009 artículo 1º del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

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