Ministerio de Salud y Protección Social

RESOLUCIÓN 4622 DE 2016

(Octubre 3)

“Por la cual se establece el reporte de los datos de afiliación al sistema general de seguridad social en salud, a planes voluntarios, regímenes especial y de excepción y de las personas privadas de la libertad bajo la custodia y vigilancia del Inpec”.

El Ministro de Salud y Protección Social,

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas en el numeral 7º del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, en el artículo 5º del Decreto-Ley 1281 de 2002 y en el numeral 23 del artículo 2º del Decreto-Ley 4107 de 2011, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 42 de la Ley 715 de 2001 establece como competencia en salud por parte de la Nación, la dirección del sector salud y del sistema general de seguridad social en salud en el territorio nacional, entre otros, mediante la definición, diseño, reglamentación, implantación y administración del sistema integral de información en salud, con la participación de las entidades territoriales.

Que el artículo 6º del Decreto-Ley 1281 de 2002 establece que la Registraduría Nacional del Estado Civil, las cámaras de comercio, las entidades que administran regímenes de excepción de la Ley 100 de 1993 y todas aquellas que manejen información que resulte útil para evitar pagos indebidos con recursos del sector salud, deberán suministrar la información y las bases de datos que administren con la oportunidad que la requiera el Ministerio de Salud y la Superintendencia Nacional de Salud para su procesamiento directo o a través del administrador fiduciario del Fosyga.

Que el artículo 4º de la Ley 1438 de 2011 establece que la dirección, orientación y conducción del sector salud estará en cabeza del hoy Ministerio de Salud y Protección Social, como órgano rector de dicho sector.

Que el parágrafo 2º del artículo 32 de la citada ley contempla que las entidades administradoras de los regímenes especiales y de excepción deberán entregar la información periódica que solicite el hoy Ministerio de Salud y Protección Social.

Que el artículo 2.2.1.11.3.3 del Decreto 2245 de 2015 establece que el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec) debe reportar al Ministerio de Salud y Protección Social y a la entidad fiduciaria la información de las personas bajo su vigilancia y custodia en los términos y condiciones requeridos.

Que el artículo 2.1.1.13.7 del Decreto 780 de 2016, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, contempló que todas las entidades que oferten planes voluntarios de salud tendrán la obligación de reportar al Ministerio de Salud y Protección Social el listado de las personas beneficiarias de estos planes conforme a la estructura y contenidos definidos por el Ministerio.

Que se hace necesario actualizar la estructura de datos de ingresos y novedades de la afiliación y establecer las condiciones para el reporte y validación de la información que los afiliados registren sobre su estado de afiliación.

Que resulta vital para el control del sistema general de seguridad social en salud y de sus recursos la estandarización de la información de afiliados en las diferentes entidades que lo conforman, con el objeto de contar con datos consolidados de la población cubierta por los diferentes regímenes para soportar la definición de políticas de ampliación de cobertura, control de la multiafiliación, acreditación de derechos, control de traslado entre regímenes y optimización en la asignación de los recursos financieros.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto y campo de aplicación. Las disposiciones contenidas en la presente resolución tienen por objeto establecer el reporte de datos de afiliación al sistema general de seguridad social en salud, fijar los lineamientos aplicables al régimen contributivo, al régimen subsidiado, a los regímenes especiales y de excepción, a las entidades que ofertan planes voluntarios de salud, al Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec), y actualizar en lo pertinente, la base de datos única de afiliados (BDUA).

Las disposiciones aquí previstas serán de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades promotoras de salud de los regímenes contributivo y subsidiado, las entidades obligadas a compensar (EOC), los municipios, los departamentos que tengan a su cargo corregimientos departamentales, quienes administren los regímenes especiales y de excepción las entidades que oferten planes voluntarios de salud y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec).

ART. 2º—Plazo y tipos de archivo a reportar. Las entidades que administran las afiliaciones entregarán al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces, las novedades en los archivos y estructuras definidas en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución.

2.1. Plazos para la entrega de los archivos.

Las entidades que administran las afiliaciones entregarán las novedades de sus afiliados en los horarios que para el efecto determine este ministerio, así:

a) Los procesos de actualización de la BDUA, se realizarán únicamente en las semanas del mes que tengan mínimo 4 días hábiles, y se denominarán “Semana de proceso BDUA”;

b) El segundo día hábil de la semana de proceso BDUA, exceptuando la última semana del mes, las EPS y EOC entregarán los archivos S1, R1 y NR, información que será procesada y tramitada a más tardar el siguiente día hábil;

c) El último día hábil de cada una de las semanas de proceso BDUA, exceptuando la última semana del mes, las EPS y EOC, entregarán los archivos S4, R4, MC, MA, NC, MS, NS, información que será procesada y tramitada a más tardar el siguiente día hábil;

d) El último día hábil de cada una de las semanas de proceso BDUA, las entidades que administran los regímenes especiales y de excepción, las entidades que oferten planes voluntarios de salud y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec) entregarán los archivos ME, NE, MP y NP para la actualización correspondiente;

e) Las entidades territoriales, el último día hábil de la última semana de proceso BDUA de cada mes, entregarán los archivos NS y NR, información que será procesada y tramitada a más tardar el siguiente día hábil.

Con fundamento en lo anterior, el calendario mensual de presentación de novedades para la actualización de la BDUA será el siguiente, el cual se entregará a las entidades al inicio de la correspondiente vigencia:



Proceso


Día


Entidad responsable


Archivo a reportar
Respuesta del Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces




Semana de proceso BDUA
(con mínimo cuatro días hábiles)

Segundo día hábil de la semana
EPS - Régimen Subsidiado EPS – EOC Régimen Contributivo
S1, R1, NR










Siguiente día hábil.



Último día hábil de la semana
EPS - Régimen Subsidiado EPS – EOC Régimen Contributivo
Entidades de Régimen de Excepción y Especial
Entidades de Planes Voluntarios, Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec)


S4, R4
MS, MC, MA, ME, MP NS, NC, NE, NP


Última semana del mes
(con mínimo cuatro días hábiles)



Último día hábil de la semana de mes
Entidades que administran los Regímenes Especiales y de Excepción y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec)

ME, NE
Entidades de Planes Voluntarios, de SaludMP, NP
Las Entidades TerritorialesNS, NR

(Nota: Véase Resolución 2643 de 2017 artículo 1° del Ministerio de Salud y Protección Social)

2.2. Tipo de archivos a entregar por parte de las entidades.

Régimen o entidadEntidad que reportaTipo de archivosTipo de novedad




Régimen Contributivo




EPS o EOC
R1Novedad de traslado o movilidad
NRNovedad retroactiva

R4, S4
Respuesta a la novedad de traslado o movilidad solicitados en R1 o S1
MC y MAMaestro de ingresos y maestro de aportantes
NCNovedades de actualización y/o corrección de información










Subsidiado




EPS
NRNovedad retroactiva
S1Novedad de traslado o movilidad

S4, R4
Respuesta a la novedad de traslados o movilidad solicitados en S1 o R1
MSMaestro de ingresos
NSNovedades de actualización y/o corrección de información





Entidad territorial





NR NS
Novedad retroactiva
Novedades de actualización de estado de afiliación sobre el resultado de las novedades realizadas por las EPS, así: (N09) retiro por muerte, (N13) novedad de retiro, (N15) novedad de anulación de ingresos no autorizados por el municipio, N20 (Actualización de nivel SISBÉN) y N21 (Tipo de población especial del régimen subsidiado)


Excepción
Fondo del Magisterio, Ecopetrol,
Dirección General de Sanidad Militar,
Dirección de Sanidad de la Policía Nacional

NE
Novedades de actualización y/o corrección de información

ME

Maestro de ingresos

Especial
Universidades con régimen especial de saludNENovedades de actualización y/o corrección de información
MEMaestro de ingresos

Inpec
Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario – InpecNENovedades de actualización y/o corrección de información
MEMaestro de ingresos

Planes Voluntarios de Salud
EPS, Entidades de Medicina Prepagada, Compañías de Seguros
NP
Novedades de actualización y/o corrección de información
MPMaestro de ingresos

PAR.—La información remitida por las entidades se entenderá entregada al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces, una vez sea verificada con la malla validadora, y posteriormente, la misma sea inscrita a través de la página web del administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces y acompañada de la comunicación suscrita por el representante legal o delegado de la entidad que administra la afiliación, la cual deberá ser firmada electrónicamente.

ART. 3º—Validación de la información. El Administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces, verificará la estructura y consistencia de los archivos entregados por las entidades, validará su contenido, actualizará la base de datos única de afiliados - BDUA con las novedades que cumplan con las respectivas reglas y entregará el resultado de dichas validaciones a las entidades en relación con sus afiliados.

ART. 4º—Actualización de la base de datos única de afiliados (BDUA). El administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces, con base en las novedades generadas previamente por parte de las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes, planes voluntarios de salud y el Inpec, procederá a efectuar la actualización de los datos básicos de dichas afiliaciones en la base de datos única de afiliados (BDUA).

El administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces, dispondrá copia de los resultados de cada proceso de actualización de la base de datos única de afiliados (BDUA), a las entidades que administran las afiliaciones en lo correspondiente a sus afiliados, así como a las entidades territoriales respecto de su jurisdicción.

Adicionalmente, el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces, elaborará mensualmente el quinto día hábil de cada mes las estadísticas con los resultados finales de la actualización de la base de datos única de afiliados (BDUA), del mes anterior, para su disposición en el sistema de información de la protección social (Sispro).

PAR.—La actualización de la base de datos única de afiliados (BDUA) no exime a las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes, planes voluntarios de salud y al Inpec, de la responsabilidad de mantener actualizadas sus bases de datos con la totalidad de la información generada desde el momento de la afiliación o celebración del contrato y de reportar de manera oportuna al Administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces.

ART. 5º—Procesos de depuración de la información de la BDUA. Este ministerio definirá las auditorías y los procesos de depuración o actualización a la información contenida en la base de datos única de afiliados (BDUA).

Como resultado de los procesos de depuración y auditoría, el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces, informará a las entidades que administran las afiliaciones, los registros que presentan inconsistencias y el proceso de corrección a seguir. Los registros que actualmente presentan inconsistencias y los que como resultado de este proceso puedan generarse, se bloquearán para los procesos de reconocimiento de recursos sin perjuicio de la restitución posterior de recursos a que haya lugar, conforme al marco normativo vigente.

Las entidades que administran las afiliaciones están en la obligación de reportar las novedades que resuelvan las inconsistencias informadas en las diferentes auditorías o presentar las aclaraciones correspondientes dentro de los términos que defina este ministerio.

ART. 6º—Calidad de datos de afiliación reportada a la BDUA. Las entidades que administran las afiliaciones serán las responsables de la veracidad y calidad de la información reportada a la base de datos única de afiliados - BDUA.

Adicionalmente, las entidades que administran las afiliaciones, serán las responsables de gestionar la plena identificación de los afiliados, de acuerdo con el documento de identificación previsto en la normativa legal vigente respecto a los ciudadanos colombianos y residentes extranjeros, y también de mantener actualizado el tipo de documento, número de identificación, la novedad de fallecimiento y la respectiva modificación para su correcto registro en la BDUA.

ART. 7º—Actuaciones frente al incumplimiento de los plazos, términos y condiciones. Los obligados a reportar información de conformidad con lo previsto en los artículos 32, 114 y 116 de la Ley 1438 de 2011, que no cumplan con el suministro oportuno, confiable, suficiente y con la calidad necesaria para la operación integral y monitoreo del sistema general de seguridad social en salud, serán reportados por el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga), o la entidad que haga sus veces, ante las autoridades competentes para que impongan las sanciones a que haya lugar.

ART. 8º—Soporte para el giro de recursos. El suministro de la información solicitada en los términos y condiciones previstas en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución y que deberá ser registrada y actualizada en la base de datos única de afiliados (BDUA) constituirá el soporte para el giro de las unidades de pago por capitación - UPC en los regímenes contributivo y subsidiado.

ART. 9º—Afiliados identificados con tipos de documento adulto sin identificar (AS) y menor sin identificar (MS). Los afiliados que se encuentran registrados con el tipo de documento (AS y MS), permanecerán en la BDUA con esta identificación hasta tanto se realicen las depuraciones con base en los listados censales que reporten las entidades obligadas a ello y se corrija con la identificación correspondiente.

ART. 10.—Término para el reporte de novedades generadas con anterioridad al 3 de diciembre de 2015. De acuerdo con lo dispuesto en el inciso segundo del parágrafo 2º del artículo 2.1.6.1 del Decreto 780 de 2016, el reporte de las novedades generadas con anterioridad al 3 de diciembre de 2015, por las EPS y EOC podrá efectuarse a más tardar dentro de los seis (6) meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente resolución.

ART. 11.—Novedad para conformación del grupo familiar en el régimen subsidiado. Las entidades promotoras de salud (EPS), deberán reportar la novedad N32 Conformación grupo familiar en régimen subsidiadoa partir del tercer mes siguiente a la expedición de la presente resolución. Para esto, las EPS que administran el régimen subsidiado deberán disponer los mecanismos necesarios para que sus afiliados registrados en la BDUA, a la entrada en aplicación de la presente resolución, conformen sus grupos familiares en un plazo no mayor a doce (12) meses, sin perjuicio de la aplicación de lo dispuesto en el artículo 9º de la presente resolución.

ART. 12.—Reporte de la novedad de suspensión. El reporte de la novedad de suspensión por parte de las EPS y EOC es obligatorio y debe efectuarse de conformidad con las condiciones establecidas en el artículo 2.1.3.15 título 3 del Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, 780 de 2016.

Cuando la EPS o EOC, no reporte la novedad de suspensión no podrá oponer tal circunstancia al afiliado cotizante y a sus beneficiarios para negar la prestación del servicio de salud, por lo tanto tiene la obligación de garantizar los servicios que estos demanden.

ART. 13.—Disposición de la información. Las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes, planes voluntarios de salud y el Inpec contarán en sus bases de datos con toda la información concerniente a la afiliación, garantizando su disposición tanto a los titulares de la misma como a las autoridades que en el marco de sus competencias la requieran.

ART. 14.—Tratamiento de la información. Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que les sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1712 de 2014, el capítulo 25 del título 2 del libro 2 de la parte 2 del Decreto 1074 de 2015 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad y confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tiene acceso.

ART. 15.—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las resoluciones 1344 de 2012, 5512 de 2013, 2629 de 2014 y 2232 de 2015 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Anexo técnico

El presente anexo técnico está dividido en 5 partes:

1. Estructura y especificaciones de los archivos maestros y de novedades.

2 Reporte de novedades de traslado entre entidades o de movilidad entre regímenes en una misma EPS.

3. Glosario de campos con los valores específicos y permitidos para el reporte de la información de afiliados y/o aportantes.

4 Especificaciones técnicas para la remisión de la información.

5. Especificaciones para la identificación excepcional y temporal de los afiliados con tipo de documento (AS Y MS).

1. Estructura y especificaciones técnicas de los archivos maestros y de novedades.

1.1. Archivos que las entidades deben reportar al Administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces para la actualización de la base de datos única de afiliados (BDUA).

Tabla 1. Identificación de los archivos

Se han de tener en cuenta las siguientes siglas para los nombres de archivos a remitir por parte de las entidades:

SiglaDescripciónLongitud
Archivo Maestro de Ingresos: Afiliados que aún no han sido ingresados en la BDUA
MSMaestro Subsidiado2
MCMaestro Contributivo2
MEMaestro Excepción o Especial e Inpec2
MPMaestro de Planes Voluntarios de Salud2
MAMaestro de Aportantes2
Archivo de Novedades de actualización y/o corrección de datos de afiliados
que se encuentran actualizados en BDUA
NSNovedades Subsidiado2
NCNovedades Contributivo2
NENovedades Excepción o Especial e Inpec2
NPNovedades para Planes Voluntarios de Salud2
NRNovedad Retroactiva2
Archivo de Novedades de actualización de traslado entre EPS o movilidad entre regímenes
R1, R4,S4Para las EPS del Régimen Contributivo2
S1, S4Para las EPS del Régimen Subsidiado2
Complementos para el nombre de los archivos
CODENTIDADCódigo de la entidad de salud que reporta la información6
DDMMAAAAFecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador8
DPTOCódigo del departamento según codificación DANE2
MPIOCódigo del municipio según codificación DANE3

Tabla 2. Nombres de archivos de datos

RégimenTipo de archivoNombre de archivoLongitud





Contributivo
Maestro de afiliados.MCCODENTIDADDDMMAAAA16
Maestro de aportantes.MACODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de novedades de actualización.NCCODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de novedad retroactiva.NRCODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de solicitud de traslado de afiliados.R1CODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de respuesta dado por la entidad a la que se le solicita el afiliado.R4CODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de respuesta dado por la entidad a la que se le solicita el afiliado. La entidad que solicita el afiliado es del régimen subsidiado.
S4CODENTIDADDDMMAAAA

16





Subsidiado
Maestro de afiliadosMSCODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de novedades de actualización.NSCODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de novedades de retiro del municipio.NSDPTOMPIODDMMAAAA15
Archivo de novedad retroactiva.NRCODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de respuesta dado por la entidad a la que se le solicita el afiliado.R4CODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de solicitud de traslado de afiliados.S1CODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de respuesta dado por la entidad a la que se le solicita el afiliado.S4CODENTIDADDDMMAAAA16
Excepción y EspecialMaestro de afiliados.MECODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de novedades de actualización.NECODENTIDADDDMMAAAA16
Planes Voluntarios de Salud (PVS)Maestro de afiliados.MPCODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de novedades de actualización.NPCODENTIDADDDMMAAAA16
Instituto Nacional Penitenciario
y Carcelario (Inpec)
Maestro de afiliados.MECODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de novedades de actualización.NECODENTIDADDDMMAAAA16

1.2. Estructura de los archivos maestros de datos.

A continuación se define la estructura de datos a presentar para cada uno de los regímenes: contributivo y subsidiado del SGSSS, de excepción y especial y para las entidades que administran planes voluntarios de salud y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario – Inpec, que deben reportar información de afiliados al SGSSS. Los valores de código y valores permitidos deben consultarse en el numeral “4. Glosario de campos” del presente anexo técnico.

Se entiende por Ingreso la información del afiliado que por primera vez se registra en la base de datos única de afiliados (BDUA), o en la bases de datos de los regímenes especiales y de excepción (BDEX) o en la base de datos de los planes voluntarios de salud (BDPVS) y las demás que establezca el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces. Estos afiliados tendrán en las bases de datos el estado activo.

Las EPS deben reportar los datos del ingreso en la estructura del archivo maestro de afiliados para el régimen que aplique. Las entidades que ofrezcan planes voluntarios de salud, regímenes especial y de excepción y el Inpec, deben reportar las nuevas afiliaciones en el archivo maestro de ingresos definido para cada tipo de entidad.

1.2.1. Régimen contributivo (RC).

Aplica para las EPS y EOC.

Tabla 3. Estructura del archivo maestro de afiliados del régimen contributivo

Código GlosarioNombre del Campo
Longitud PermitidaValores Permitidos
CotizanteBeneficiario o adicional
12Código de la entidad6Código de la EPS o EOCXX
15Tipo de documento del cotizante principal2RC, TI, CC, CE, SC, PA, CD
(Vacío cuando el afiliado es cotizante principal)
X
Vacío
X
16Número de identificación del cotizante principal3-16(Vacío cuando el afiliado es cotizante principal)X
Vacío
X
1Tipo de documento del afiliado2CN, RC, TI, CC, CE, SC, PA, CDXX
2Número de identificación del afiliado3-16 XX
3Primer apellido del afiliado20 XX
4Segundo apellido del afiliado30 X
Vacío
X
Vacío
5Primer nombre del afiliado20 XX
6Segundo nombre del afiliado30 X
Vacío
X
Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAXX
8Sexo del afiliado1M, FXX
17Tipo de cotizante2Según glosario de camposXVacío
18Tipo de afiliado1C, B, AXX
19Parentesco con cotizante principal11,2,3,4,5,7,8,9
(Vacío cuando el afiliado es cotizante principal)
X
Vacío
X
20Condición de discapacidad2D1, D2, D3, D4, D5, D6VacíoX
Vacío
9Código departamento2Codificación del DANE, según lugar de residencia.XX
10Código municipio3Codificación del DANE, según lugar de residencia.XX
11Zona1U, RXX

Código Glosario
Nombre del Campo
Longitud Permitida
Valores Permitidos
CotizanteBeneficiario o adicional

13
Fecha de la afiliación y/o novedad. (corresponde a la fecha de radicación del formulario único de afiliación en la EPS)
10

Formato DD/MM/AAAA

X

X
21Tipo de identificación del aportante2NI, CC, TI, SC, CE, CD, PAX Vacío
22Número de identificación del aportante 3-11 X Vacío

28

Actividad económica del afiliado

4
Tabla CIIU revisión 4 DANE
(Este campo no se diligenciará, para el caso de tipos de cotizante pensionado o pensionado por sustitución)

X
Vacío

Vacío

46

Código de habilitación IPS Primaria.

12
Código asignado a la IPS por el Ministerio de acuerdo con tabla REPS (Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud).
X

X

Para los afiliados registrados actualmente, la EPS deberá reportar mediante novedad, el código de la IPS Primaria asignada al afiliado.

Si un afiliado cotizante tiene más de un aportante, la entidad debe reportar solo un registro por uno de los aportantes y las demás relaciones las debe reportar en el archivo de novedades de actualización (NC).

Si un cotizante es independiente y él es su propio aportante; debe reportarse su tipo y número de identificación en los campos “Tipo de identificación del aportante” y “Número de identificación del aportante”, en el archivo maestro de afiliados.

Tabla 4. Estructura del archivo maestro de aportantes

Código
Nombre del Campo
Longitud permitida
Valor permitido

Obligatorio
21Tipo de identificación del aportante2NI, CC, TI, SC, CE, PA, CDX
22Número de identificación del aportante 3-11 X
23Dígito de verificación1Obligatorio cuando el tipo de identificación es “NI”; de lo contrario, debe ir vacíoX
Vacío

24

Nombre o razón social del aportante

150
Nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son empleadores. Nombre del Aportante para cotizantes dependientes
X

25

Tipo de aportante

2
Según la tabla de aportantes establecida para la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes-PILA
X
26Sector del aportante11, 2, 3X
28Actividad económica del aportante4Tabla CIIU revisión 4 DANEX

Para los cotizantes independientes que son empleadores de uno o más afiliados deberá registrarse en esta tabla como aportante. En el caso de un cotizante independiente que no es empleador no se debe reportar en este maestro.

1.2.2. Régimen subsidiado.

Aplica para las entidades promotoras de salud del régimen subsidiado (EPS).

Tabla 5. Estructura del archivo maestro de afiliados al régimen subsidiado

Código
Nombre del Campo
Longitud permitida
Valor permitido

Cabeza de familia

Beneficiario
12Código de la entidad6Código de la EPSXX
1Tipo de documento del afiliado2CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, AS, PAXX
2Número de identificación del afiliado 3-16 XX
3Primer apellido del afiliado 20 XX
4Segundo apellido del afiliado 30 X
Vacío
X
Vacío
5Primer nombre del afiliado 20 XX
6Segundo nombre del afiliado 30 X
Vacío
X
Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado 10Formato DD/MM/AAAAXX
8Sexo del afiliado1M, FXX
9Código departamento2Codificación DANE, según lugar de residenciaXX
10Código municipio3Codificación DANE, según lugar de residenciaXX
11Zona1U, RXX

Código
Nombre del Campo
Longitud permitida
Valor permitido

Cabeza de familia

Beneficiario

13
Fecha de la afiliación y/o novedad. (corresponde a la fecha de radicación del formulario único de afiliación)
10

Formato DD/MM/AAAA

X

X
30Tipo de población especial del régimen subsidiado21, 2, 4, 5, 6, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 23, 24
XX
31Nivel Sisbén11,2,3,NXX

46

Código IPS Primaria

12
Código asignado a la IPS de acuerdo con tabla REPS (Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud)
X

X
20Condición de discapacidad2D1, D2, D3, D4, D5, D6X
Vacío
X
Vacío

15
Tipo de documento de cabeza de familia
2
RC, TI, CC, CE, SC, PA, MS, AS,
(Vacío cuando el afiliado es cabeza de familia)
X
Vacío
X
16Número de identificación de cabeza de familia 3-16(Vacío cuando el afiliado es cabeza de familia)X
Vacío
X
19Parentesco con el cabeza de familia11, 2, 3, 4, 5, 7, 9 (Vacío cuando el afiliado es cabeza de familia)X
Vacío
X
34Etnia201, 02, 03, 04, 05X
Vacío
X
Vacío

Para los afiliados registrados actualmente, la EPS deberá reportar mediante novedad, la IPS primaria asignada al afiliado.

1.2.3. Régimen especial y de excepción.

Aplica para la dirección general de sanidad militar, dirección de sanidad de la Policía Nacional, Ecopetrol, Fondo de Prestaciones Sociales del Magisterio, universidades públicas con servicio de salud para nuevas afiliaciones y reingresos.

Cuando se presenten casos de multiafiliación prevalecerá la afiliación al régimen especial o de excepción frente a la del sistema general de seguridad social en salud.

Tabla 6. Estructura del archivo maestro de afiliados para los regímenes de excepción y especial


Código

Nombre del campo

Longitud permitida

Valor permitido

Cotizante o titular

Beneficiario
12Código de la entidad6Código de la entidad del Régimen de Excepción o EspecialXX
15Tipo de documento del cotizante o titular2CC, RC, TI, CE, PA (vacío cuando el afiliado es cotizante o titular) VacíoX

16
Número de identificación del cotizante o titular
3-16
(Vacío cuando el afiliado es cotizante o titular)
Vacío

X
1Tipo de documento del afiliado2CN, RC, TI, CC, CE, SC, PAXX
2Número de identificación del afiliado 3-16 XX
3Primer apellido del afiliado20 XX
4Segundo apellido del afiliado30 X
Vacío
X
Vacío
5Primer nombre del afiliado20 XX
6Segundo nombre del afiliado30 X
Vacío
X
Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAXX
8Sexo del afiliado1M, FXX
18Tipo de afiliado1C, T, BXX
9Código departamento2Codificación DANE, según lugar de residenciaXX
10Código municipio3Codificación DANE, según lugar de residencia.XX
13Fecha de afiliación y/o novedad10Formato DD/MM/AAAAXX

42
Fecha de terminación de la vinculación a la entidad
10
Formato DD/MM/AAAA. Si está vigente la afiliación el campo vendrá vacíoX
Vacío
X
Vacío

1.2.4. Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec).

Aplica para el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec) para nuevas afiliaciones y reingresos.

Tabla 7. Estructura del archivo maestro de afiliados para el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec)


Código

Nombre del campo

Longitud permitida

Valor permitido

Cotizante o titular

Beneficiario
12Código de la entidad6Código de la entidad del Régimen de Excepción o EspecialXX

15
Tipo de documento de la persona privada de la libertad
2
CC, RC, TI, CE, PA, AS y MS
(vacío cuando el afiliado es cotizante o cabeza de familia)

Vacío

X

16
Número de identificación de la persona privada de la libertad
3-16
(Vacío cuando el afiliado es cotizante o cabeza de familia)
Vacío

X
1Tipo de documento de la población del Inpec2CN, RC, TI, CC, CE, SC, PA, AS
y MS
XX
2Número de identificación de la población del Inpec3-16 XX
3Primer apellido 20 XX
4Segundo apellido 30 X
Vacío
X
Vacío
5Primer nombre 20 XX
6Segundo nombre 30 X
Vacío
X
Vacío
7Fecha de nacimiento 10Formato DD/MM/AAAAXX
8Sexo1M, FXX
48Tipo de reclusión11:Domicialiaria 2:IntramuralXX

9

Código departamento

2
Codificación DANE, según corresponda campo 48, así: lugar de residencia o ubicación del establecimiento de reclusión.
X

X

10

Código municipio

3
Codificación DANE, según corresponda campo 48, así: lugar de residencia o ubicación del establecimiento de reclusión.
X

X
13Fecha inicio de novedad 10Formato DD/MM/AAAAXX

42

Fecha terminación de novedad

10
Formato DD/MM/AAAA. Si está vigente la afiliación el campo vendrá vacío.X
Vacío
X
Vacío

1.2.5. Planes voluntarios de salud (PVS).

Tabla 8. Estructura del archivo maestro de afiliados a PVS


Código

Nombre del Campo

Longitud

Valor permitido
Asegurado principal
Beneficiario


12


Código de la entidad


6
Código de la entidad del PVS (Este código para el caso de las entidades que oferten pólizas de salud corresponderá al asignado por la Superfinanciera, antecedido de ceros (0)).

X


X
1Tipo de documento del asegurado2CN, RC, TI, CC, CE, SC, PA, CDXX
2Número de identificación del asegurado 3-16 XX
3Primer apellido del asegurado20 XX
4Segundo apellido del asegurado30 X
Vacío
X
Vacío
5Primer nombre del asegurado20 XX
6Segundo nombre del asegurado30 X
Vacío
X
Vacío
7Fecha de nacimiento del asegurado10Formato DD/MM/AAAAXX
8Sexo del asegurado1M, FXX
9Código departamento2Codificación DANE, según lugar de residencia.XX
10Código municipio3Codificación DANE, según lugar de residencia.XX
18Tipo de asegurados1S, BXX
35Número de póliza o contrato del plan voluntario de salud20 XX

36
Fecha de inicio de cobertura de la póliza o contrato plan voluntario de salud
10

Formato DD/MM/AAAA

X

X
37Tipo de Planes Voluntarios de Salud11, 2, 3XX

Código
Nombre del Campo
Longitud
Valor permitido
Asegurado principalBeneficiario
43Código del plan o producto10De acuerdo con los planes o coberturas autorizadosXX





44





Modalidad de la póliza o de contrato





1
Cuando en el campo 37 sea 1 o 3 deberá registrar:
1=Individual
2=Familiar
3=ColectivoCuando en el campo 37 sea 2 deberá registrar:
4=Individual Hospitalaria 5=Individual Integral 6=Colectiva Hospitalaria 7=Colectiva Integral 8=Estudiantil





X





X

45
Fecha de finalización del Plan Voluntario de salud Formato DD/MM/AAAA. Si está vigente la afiliación el campo vendrá vacío.X
vacío
X
vacío

Si un afiliado tiene contratado más de un plan, se debe reportar un registro por cada uno de ellos. Para los contratos y planes vigentes, la estructura del reporte debe corresponder a la enunciada previamente, registrando la fecha de inicio de cobertura y dejando la fecha de finalización vacía.

Las entidades que ofrezcan planes voluntarios de salud (PVS) que no reportaron información en los términos de la Resolución 2232 de 2015 deberán registrar la información para el cargue inicial, de pólizas o contratos suscritos desde el 10 de junio de 2011 y aquellos que a dicha fecha estuvieran vigentes.

Si la persona ha tenido planes voluntarios de salud no consecutivas (sic), estas deben ser reportadas en registros independientes. El campo 45 se debe reportar en el cargue inicial para contratos y planes no vigentes. Con posterioridad al cargue inicial, se deben reportar a través de la novedad N24.

1.3. Estructura del archivo de novedades.

Aplica para todos los regímenes: contributivo (EPS, EOC), subsidiado (EPS, entidades territoriales), especiales y de excepción, el Inpec y para las entidades que ofrecen Planes Voluntarios de Salud.

Novedades de actualización de datos

Las entidades deben mantener actualizada la información de sus afiliados mediante el envío de novedades, reportando para ellas el código de la novedad y su fecha de inicio en la estructura de la Tabla 8. “Estructura del archivo de novedades”. Las novedades de actualización deben ser presentadas únicamente por las entidades que tienen el afiliado reportado al administrador fiduciario del Fosyga o la entidad que haga sus veces de acuerdo con los códigos de la tabla 10. “Códigos de Novedades”.

Las entidades deberán remitir las novedades de cada afiliado en el orden en que deben cargarse en la BDUA, BDEX o BDPVS con el fin de garantizar la consistencia de la información.

Tabla 9. Estructura del Archivo de Novedades


Código


Nombre del Campo

Longitud

Valor permitido
Contributivo
Subsidiado
Excepción y Especial e Inpec
PVS
 Consecutivo de la novedad8Consecutivo por archivo, iniciando en uno (1)XXXX
12Código de Entidad6 XXXX

1

Tipo de documento afiliado

2
CN, MS, RC, TI, CC, CE,
SC, CD, PA, AS (según el régimen que aplique)

X

X

X

X
2Número de identificación del afiliado 3-16 XXXX
3Primer apellido del afiliado20 XXXX
4Segundo apellido del afiliado30 X
Vacío
X
Vacío
X
Vacío
X
Vacío
5Primer nombre del afiliado20 XXXX
6Segundo nombre del afiliado30 X
Vacío
X
Vacío
X
Vacío
X
Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAXXXX
9Código departamento2Codificación del DANE, según lugar de residencia.XXXX
10Código municipio3Codificación del DANE, según lugar de residencia.XXXX
 Código de la novedad3Tabla 10 “Código de Novedad”XXXX

32

Fecha inicio de novedad

10
Formato DD/MM/AAAA Fecha en la cual aplica o se hace efectiva la novedad reportada.
X

X

X

X


Código


Nombre del Campo

Longitud

Valor permitido
Contributivo
Subsidiado
Excepción y Especial e Inpec
PVS
 Nuevo valor 1




Dependiendo del código de novedad, se deben registrar los nuevos valores, en el mismo orden en que aparecen en la tabla 10 “Códigos de Novedades”.
X
Vacío
X
Vacío
X
Vacío
X
Vacío
 Nuevo valor 2X
Vacío
X
Vacío
X
Vacío
X
Vacío
 Nuevo valor 3X
Vacío
X
Vacío
X
Vacío
X
Vacío
 Nuevo valor 4X
Vacío
X
Vacío
X
Vacío
X
Vacío
 Nuevo valor 5X
Vacío
X
Vacío
X
Vacío
X
Vacío
 Nuevo valor 6X
Vacío
X
Vacío
X
Vacío
X
Vacío
 Nuevo valor 7X
Vacío
X
Vacío
X
Vacío
X
Vacío

Tabla 10. Códigos de novedades

Se deben diligenciar todos los campos en el orden establecido por esta tabla, estas novedades aplican para afiliados registrados en la BDUA, BDEX o BDPVS.

Código de novedadDescripción de la novedad
Orden de variables
ContributivoSubsidiadoExcepción y Especial e InpecPVS
Observaciones
















N01














Actualización o corrección del tipo y número de identificación del afiliado y/o fecha de naci miento.
















1,2,7,33
















X
















X
















X
















X
Para actualización del tipo de documento y/o número de identifi y/o fecha de na cimiento del afi Se deben reportar obligatoriamente los 4 campos.
Si el tipo de actualización es una corrección, se puede aplicar también para identifi
que no están vigentes y para afi en estado retirado o desafi
Para el caso en que el tipo y número de identificación se en cuentre fallecido o cancelado en RNEC y los nombres y apellidos registrados en BDUA sean dife rentes, podrá realizar esta nove dad siempre y cuando la entidad cuente con los documentos de soporte vigentes de acuerdo a RNEC y los nombres y apellidos coincidan con la información de esta. Solo aplica para tipo de ac tualización del documento igual a 2.
1 = Tipo de documento del afi liado
2 = Número de identificación del afiliado
7 = Fecha de nacimiento del afi liado
33 = Tipo de actualización del documento.
N02Actualización o corrección de nombres del afiliado.5,6XXXX5 = Primer nombre
6 = Segundo nombre
N03Actualización o corrección de apellidos del afiliado.3,4XXXX3 = Primer apellido
4 = Segundo apellido

N04
Actualización o cambio de mu nicipio de afiliación en la misma entidad de salud
9,10

X

X

X

X
9 = Departamento
10 = Municipio

N05
Actualización o cambio de se gundo cotizante a cotizante prin cipal.
15,16

X
   15 y 16 =Tipo y número de iden tificación del cotizante principal con el cual se tiene inscrita en BDUA la relación familiar.




N06



Adición de relación con un apor tante o reactivación del afiliado en la misma entidad.



17, 21, 22,
28




X
   Aplica únicamente para cotizan tes.
17 =Tipo de cotizante
21=Tipo de documento del apor tante
22 =Número de identificación del aportante
28 = Actividad Económica del afiliado.

Código de novedad
Descripción de la novedad
Orden de variables
ContributivoSubsidiadoExcepción y Especial e InpecPVS
Observaciones










N07








Inclusión de afiliado a un grupo familiar. Corrección de paren tesco. Cambio de condición de beneficiario.









15, 16, 18,
19, 20










X
   
  1. Un cotizante pasa a ser bene ficiario o adicional o segundo cotizante de un grupo familiar dentro de la misma entidad.
  2. Un beneficiario o adicional o segundo cotizante cambia de grupo familiar dentro de la mis ma entidad de salud.
Se debe tener en cuenta que si el afiliado es un cotizante principal, y tiene un grupo familiar vigen te, esta novedad se glosará.
15, 16 = Tipo y número de do cumento del cotizante en estado ACTIVO al que se va a unir el afiliado.
18 = Tipo de afiliado: A, B y C 19 = Parentesco con el cotizante. 20 = Condición de discapacidad



N08
Actualización o cambio de be neficiario o adicional a cotizante principal.
Actualización o cambio de bene ficiario cónyuge a segundo co tizante dentro del mismo grupo familiar.


17, 21, 22,
28



X
   17 = Tipo de cotizante.
21= Tipo de identificación del aportante
22 = Número de identificación del aportante
28 = Actividad económica del afiliado.











N09











Retiro por muerte.
 










X











X











X











X
La fecha de Inicio de novedad que debe reportar la entidad es la fecha de defunción que reposa en los documentos soporte.
Cuando el estado de la afiliación sea AF y sea necesario corregir la fecha de inicio del estado, se puede realizar a través de esta misma novedad, siempre y cuan do la fecha de esta corresponda a la reportada por la RNEC o en su defecto por RUAF_ND (Na cimientos y Defunciones del Re gistro Único de Afiliados).
Si el afiliado es cotizante princi pal, cabeza de familia o Titular, sus beneficiarios y/o adicionales deben hacer parte de otro gru po familiar, utilizando para ello el reporte de novedades; de lo contrario, estos beneficiarios y/o adicionales quedarán en estado RETIRADO.




N10


Actualización de una relación la boral vigente: fecha vinculación aportante, actividad económica del afiliado y tipo de cotizante.



21, 22, 17,
29, 28,17




X
   21 =Tipo de identificación del aportante
22 =Número de identificación del aportante
17 = Tipo de cotizante actual
29 = Nueva fecha de vinculación al aportante
28 = Nueva actividad económica
17 = Nuevo tipo de cotizante.






N11






Finalización de relación con un aportante.






21, 22, 17






X
   21 =Tipo de identificación del aportante
22 = Número de identificación del aportante
17 = Tipo de cotizante
Si el cotizante es principal con grupo familiar vigente y sólo tie ne esta relación con este aportan te, sus beneficiarios y/o adicio nales deben hacer parte de otro grupo familiar, utilizando para ello el reporte de novedades; de lo contrario, esta novedad se glosará.

N12
Actualización o cambio de con dición de beneficiario mayor de 25 años
20

X

X
  
20 = Condición de discapacidad


N13

Novedad de retiro en BDUA. (Entidades territoriales, Departa mentos que tienen a cargo corre gimientos)


39,41
 

X
  39 = Causal de retiro del afiliado por parte del municipio, departa mento (Causales 1, 2 y 4)
41 = Fecha fin del periodo soli citado, aplica solo para novedad retroactiva.

Código de novedad
Descripción de la novedad
Orden de variables
ContributivoSubsidiadoExcepción y Especial e InpecPVSObservaciones








N14








Actualización o cambio de esta do de afiliación








14,39








X








X








X
 14 = Estado de afiliación
De AF a RE (siempre y cuando el tipo y número de documento NO se encuentre en estado falle cido o cancelado en RNEC)
39= Causales 5, 6, 7, 8 y 9 según corresponda
ParaelRégimenContributivo:
De AC a SU
De cualquier estado a RE.
Los beneficiarios y/o adicionales heredarán el estado del cotizante. ParaelRégimenSubsidiadoy regímenes de Excepción e In pec: el único cambio permitido es pasar el afiliado a estado RETIRADO (RE).





N15



Anulación de ingresos. (Entidades territoriales, depar tamentos con corregimientos a cargo y el Inpec)
  




X
  Esta novedad solamente la repor tarán las entidades territoriales, departamentos con corregimien tos a cargo, en el respectivo pro ceso de actualización de BDUA. La anulación del ingreso se re portará para los afiliados que fueron ingresados a la BDUA de manera incorrecta por la EPS en los procesos del mismo mes del reporte.

N16

Activación del estado de afilia ción cuando es igual a SU o RX
 
X
   Si la activación es a un cotizante principal, los beneficiarios y/o adicionales heredarán el estado del cotizante.
N17Actualización de Sexo del afiliado 8XXXX8 = Sexo del afiliado.
N19Actualización de zona de afiliación11XX  11 = Zona de afiliación


N20


Actualización de nivel Sisbén


31
 

X
  31 = Nivel Sisbén
Esta novedad la reportan: las EPS, las entidades territoriales y los departamentos que tienen a cargo corregimientos.


N21


Tipo de población especial del régimen subsidiado


30
 

X
  30 = Población especial del Régimen Subsidiado.
Esta novedad la reportan: las EPS, las entidades territoriales y los departamentos que tienen a cargo corregimientos.
N24Cancelación de contrato o póliza.35   X35 = Número de contrato o póliza
N25Actualización de IPS Primaria46XX  46 = IPS Primaria


N26

Actualización del número de contrato o póliza.


35,35
   

X
Aplica solo para correcciones
35 = Número de contrato o póliza de salud actual
35 = Nuevo número de contrato o póliza


N27

Actualización del tipo de contrato o póliza.


35,37
   

X
Aplica solo para correcciones
35 = Número de contrato o póliza de salud actual
37 = Tipo de contrato o póliza de salud nuevo


N28


Actualización del código del plan o producto


35,43,43
   

X
Aplica solo para correcciones
35 = Número de contrato o póliza de salud actual
43 = Código del plan o producto 43 = Nuevo código del plan o producto


N29

Actualización de la modalidad del PVS


35,44
   

X
Aplica solo para correcciones
35 = Número de contrato o póliza de salud actual
44 = Nueva modalidad de la póliza o del contrato

N30
Reactivación de contrato.
Debe reportarse para cada uno de los asegurados reactivados

35
   
X

35= Número de contrato

N31
Reactivación de afiliado en régimen subsidiado en la misma EPS.
30, 31
 
X
  30= Tipo de población especial del régimen subsidiado
31= Nivel Sisbén

Código de novedadDescripción de la novedad
Orden de variables
ContributivoSubsidiadoExcepción y Especial e InpecPVSObservaciones



N32

Conformación grupo familiar en régimen subsidiado
Corrección de parentesco. Cambio de condición de beneficiario

15, 16, 19, 20
 


X
  15= Tipo de documento del cabeza de familia
16= Número de identificación del cabeza de familia 19=Parentesco con el cabeza de familia
20= Condición de discapacidad

N33
Novedad de retiro retroactiva en la misma entidad
39, 41
 
X
  39= Causal 4
41 = Fecha fin del periodo solicitado


N34


Novedad de actualización de tipo de reclusión


1,2, 13, 48
  

X
 1=Tipo de documento de la población del Inpec
2=Número de identificación de la población del Inpec
48=Tipo de prisión
13=Fecha inicio de novedad




N35



Actualización o corrección fecha de afiliación.




1,2,13




X




X




X




X
Para actualización de la fecha de afiliación se deben reportar obligatoriamente los 4 campos.
1 = Tipo de documento del afiliado
2 = Número de identificación del afiliado
13 = Fecha de la afiliación y/o novedad.

Cuando una entidad presente en un mismo período más de una novedad respecto de un afiliado, se deberá diligenciar un registro por cada novedad y se aplicarán en el orden que la entidad lo reporte teniendo en cuenta el campo “Consecutivo de la Novedad”.

1.3.1. Novedad retroactiva.

La novedad retroactiva es aquella que se reporta para activar un periodo de afiliación, entendiendo por este, el comprendido entre una fecha de inicio y una fecha de finalización dentro de un mismo mes. No aplica para afiliaciones vigentes, es decir para periodos posteriores al último cambio de entidad o régimen. Para afiliaciones vigentes se debe utilizar la solicitud de traslado.

La novedad retroactiva no aplica cuando el afiliado se encuentre fallecido o se encuentre activo en la BDEX, para el periodo frente al cual se reporta esa novedad. Tampoco aplica para periodos en los cuales se haya efectuado liquidación de UPC en el régimen contributivo.

Asimismo, las EPS y entidades territoriales deberán aplicar según corresponda lo establecido en el artículo 13 de la presente resolución.

1.3.1.1. Novedad retroactiva régimen contributivo.

Esta novedad la podrán presentar las EPS y EOC del régimen contributivo para afiliados, respecto de los cuales se cuente con el recaudo para el período de la novedad, con los soportes de la afiliación y que se haya garantizado el cumplimiento de lo previsto en el artículo 43 de la Ley 789 de 2002. Con el propósito de no afectar el estado actual de la afiliación consignada en la BDUA, solo se activará y cerrará el período presentado de la afiliación para la EPS/EOC solicitante.

Se verificará con los períodos registrados en el histórico de afiliados compensados (HAC) y en el histórico de afiliados pagados en el régimen subsidiado (HAPS), que la cantidad de días solicitados sea menor o igual a los días no reconocidos en dicho período. En todo caso la liquidación de la UPC y demás recursos se realizará conforme a lo establecido en el artículo 16 de la Ley 1797 de 2016 o la norma que la modifique o sustituya.

Estas novedades no realizarán actualizaciones a los datos personales del afiliado ni de identificaciones registrados en la BDUA, sin perjuicio de las validaciones que se efectúan en el proceso de giro y compensación.

Tabla 11. Estructura del archivo para la novedad retroactiva régimen contributivo


Código

Nombre del campo

Longitud

Valor permitido

Cotizante

Beneficiario
12Código entidad que reporta la novedad6Como está actualmente en la BDUAXX
82Serial BDUA Número único asignado por la BDUA a cada afiliadoXX
15Tipo de documento del Cotizante principal2RC, TI, CC, CD, CE, SC, PA
(vacío para cotizante principal)
X
Vacío
X
16Número de identificación del Cotizante principal 3 -16(vacío para cotizante principal)X
Vacío
X
17Tipo de cotizante2Según glosario de camposX Vacío
18Tipo de afiliado1C,B,AXX


Código

Nombre del campo

Longitud

Valor permitido

Cotizante

Beneficiario


19


Parentesco con cotizante principal


1
1,2,3,4,5,7,8,9
(Vacío cuando el afiliado es cotizante principal)
(1 para el segundo cotizante del grupo familiar)

1 o Vacío


X
20Condición de discapacidad.1D1, D2, D3, D4, D5, D6X
Vacío
X
Vacío
9Código departamento2Codificación DANE, según lugar de residencia.XX
10Código municipio3Codificación DANE, según lugar de residencia.XX
11Zona1U, RXX
21Tipo de documento del Aportante2NI, CC, TI, SC, CE, CD, PAX Vacío
22Número de identificación del Aportante 3-11 X Vacío


28


Actividad económica del afiliado


4
Tabla CIIU revisión 4 DANE
(Este campo no se diligenciará, para el caso de tipos de cotizante pensionado o pensionado por sustitución)

X
Vacío


Vacío

40
Fecha de inicio del periodo solicitado (solo novedad retroactiva)
10
Formato DD/MM/AAAA Corresponde a la fecha de inicio del periodo solicitado por la entidad
X

X

41
Fecha fin del periodo solicitado (solo novedad retroactiva)
10
Formato DD/MM/AAAA Corresponde a la fecha de fin del periodo solicitado por la entidad
X

X
47Tipo de novedad retroactiva11, 2X X

Se debe enviar un registro por cada período sobre el cual se desea acceder a través de la novedad retroactiva. Ejemplo: Si se están presentando 2 períodos completos o parciales, se deben reportar 2 registros. Se debe generar un registro para cada uno de los afiliados por los cuales se desea aplicar la novedad retroactiva.

1.3.1.2. Novedad retroactiva - régimen subsidiado:

Esta novedad la podrán presentar las entidades del régimen subsidiado para afiliados respecto de los cuales se cuente con los soportes de la afiliación, se haya garantizado el acceso a los servicios de salud y se encuentre en estado retirado. Esta novedad no aplica cuando el afiliado se encuentre fallecido para el periodo frente al cual se solicita esa novedad. Asimismo, cuando el afiliado se encuentre activo en BDEX, para tal periodo. A fin de que no se afecte el estado actual de la afiliación consignada en la BDUA, solo se activará y cerrará el período presentado de la afiliación para la EPS solicitante.

Se verificará con los períodos registrados en el histórico de afiliados compensados (HAC) y en el histórico de afiliados pagados en el régimen subsidiado (HAPS), que el número de días solicitados sea menor o igual a los días no reconocidos en dicho período. En todo caso, las UPC reconocidas no podrán corresponder a más de treinta (30) días.

Mediante la novedad retroactiva no se podrán realizar actualizaciones a los datos personales del afiliado ni de identificaciones registradas en la BDUA. La aplicación de estas novedades estará sujeta al marco legal vigente y aplicable para el proceso de liquidación mensual de afiliados (LMA).

La Novedad N33 de retiro retroactivo la podrán presentar las entidades del régimen subsidiado para los períodos en los cuales la EPS determina que debe reintegrar recursos al Fosyga o la entidad que haga sus veces, solamente aplicará para 11 meses hacia atrás desde la fecha de reporte.

Tabla 12. Estructura del archivo para la novedad retroactiva régimen subsidiado


Código

Nombre del Campo

Longitud permitida

Valor permitido

Obligatorio
12Código entidad que reporta la novedad6Cómo está actualmente en BDUAX
82Serial BDUA Serial con el cual se encuentra registrado el afiliado en la BDUAX
9Código departamento2Codificación DANE, según lugar de residencia.X
10Código municipio3Codificación DANE, según lugar de residencia.X
11Zona1U,RX
30Tipo de Población Especial del Régimen Subsidiado21, 2, 4, 5, 6, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 23, 24
X
31Nivel Sisbén11, 2, 3, NX
34Etnia201, 02, 03, 04, 05X

40
Fecha de inicio del periodo solicitado (solo novedad retroactiva)
10
Formato DD/MM/AAAA
Corresponde a la fecha de inicio del periodo solicitado por la Entidad

X

41
Fecha fin del periodo solicitado (solo novedad retroactiva)
10
Formato DD/MM/AAAA
Corresponde a la fecha de fin del periodo solicitado por la Entidad

X

2. Reporte de novedades de traslado entre entidades o de movilidad entre regímenes en una misma EPS.

A continuación se define la forma en que se aplicarán en la BDUA las novedades de traslados entre EPS o de movilidad entre regímenes en la misma EPS remitidas por las entidades.

La novedad de traslado se debe encontrar previamente soportada en las solicitudes y autorizaciones que deben realizar las entidades involucradas, de acuerdo con las normas vigentes que aplican a cada régimen. Por lo tanto, en ningún momento se releva a las entidades de su responsabilidad legal de administrar la afiliación ni de proporcionar las aclaraciones pertinentes o el reporte de correcciones sobre los datos reportados para la actualización en la BDUA.

Tratándose de novedades de movilidad, no se requiere de autorización de la EPS teniendo en cuenta que el afiliado va a migrar de un régimen a otro dentro de la misma entidad, sin perjuicio de las demás validaciones de consistencia de la información a que haya lugar.

La novedad de movilidad debe reportarse en los archivos R1 o S1 según corresponda, para el efecto, el afiliado deberá estar activo en la BDUA. La novedad de movilidad reportada en la BDUA por la respetiva EPS, implica simultáneamente el retiro del régimen en el que viene activo el usuario y la activación del afiliado en el otro régimen.

2.1. Glosario de términos del módulo de actualización de traslados entre EPS o movilidad entre regímenes en la misma EPS.

Entidad 1: Es la entidad que tiene registrado el afiliado en la BDUA al momento de la solicitud de traslado o movilidad. Esta entidad dará la aceptación o negación a cada uno de los registros reportados tratándose de solicitudes de traslado.

Entidad 2: Es la entidad que solicita el traslado o movilidad en BDUA a la entidad 1, en el archivo R1 o S1 según el régimen.

Traslado: Es la solicitud que la entidad 2 le realiza a la entidad 1 para trasladar uno o varios de sus afiliados.

Movilidad: Es la solicitud que la entidad 2 le realiza a la entidad 1, entendidas como una sola EPS-, para migrar a un afiliado de un régimen a otro.

Archivos R1, S1: Son los archivos con los registros de los afiliados que la entidad 2 le solicita a la entidad 1.

Archivos R2, S2: Son los archivos con los registros de los afiliados que remite el Administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces, a la entidad 1 como solicitud del traslado en BDUA.

Archivos R3, S3: Son los archivos con los registros inconsistentes que remite El Administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces a la entidad 2, en caso de encontrarse glosas en la verificación del registro del afiliado en la BDUA.

Archivos R4, S4: Son los archivos con los registros de respuesta de aceptación o negación a la solicitud de traslado, enviado por la entidad 1 al Administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces.

Archivos R5, S5: Son los archivos con los registros de resultado que entrega el Administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces, a la entidad 2. Estos archivos contienen registros con los traslados efectivamente actualizados en la BDUA y los registros de traslados que no fueron aceptados por parte de la entidad 1.

Archivos R6, S6: Son los archivos con los registros de resultado que entrega el Administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces a la entidad 2, los cuales contienen los traslados aprobados por la entidad 1 pero que no fueron actualizados en la BDUA porque no cumplieron las validaciones de reglas de negocio.

Fecha de afiliación a la entidad: Es la fecha en la cual el afiliado suscribió el formulario de afiliación y traslado ante la entidad, o fecha en la cual inicia la movilidad en los términos del artículo 2.1.3.1 del Decreto 780 de 2016.

Semana de proceso BDUA: Corresponde a la semana del mes que tenga como mínimo 4 días hábiles del mes y se denomina así por cuanto en dicha semana se realizarán los procesos de actualización de la BDUA.

2.2. Proceso de actualización de novedades de traslado entre EPS o de movilidad entre regímenes en la misma EPS.

Solicitud de traslado o de movilidad de la entidad 2 a la entidad 1. En la “Semana de proceso BDUA” la solicitud de traslado o movilidad la debe remitir la entidad 2 al administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces, en el archivo R1 o S1 según el régimen.

Para que sea efectivo el traslado de un afiliado entre diferentes EPS independientemente del régimen que administren, deben surtirse los procedimientos de solicitud y autorización del traslado, por parte de las entidades involucradas, para lo cual deben reportarse las novedades correspondientes al Administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces (R1/S1 y R4/S4).

Cuando un afiliado migre del régimen subsidiado al contributivo, en virtud de la novedad de movilidad, la entidad 2 podrá solicitar, previo requerimiento del cotizante, a través de la novedad de traslado, a los beneficiarios de que tratan el artículo 2.1.3.6 del Decreto 780 de 2016 cuando los mismos se encuentren afiliados en otras entidades promotoras de salud. Lo anterior, con el fin de unificar el grupo familiar.

2.2.1. Actividades a realizar por el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces con los archivos R1 y S1.

El Administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces remite a la entidad 2, el archivo R3 o S3 según al régimen correspondiente con la respuesta de los registros que no cruzaron con BDUA y/o los registros que fueron glosados por alguna inconsistencia.

El Administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces, enviará a la entidad 1 el archivo R2 o S2 según el régimen con los registros de afiliados que no fueron glosados por ninguna inconsistencia y que están siendo solicitados por la entidad 2. El envió de los archivos R3, S3 y R2, S2 se realizará en la fecha definida en el calendario establecido para la entrega de los resultados.

2.2.2. Actividades a realizar por la entidad 1 con el archivo R2 o S2:

El último día hábil de la “Semana de proceso BDUA”, exceptuando la última “Semana de proceso BDUA” del mes, la entidad 1 enviará al administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces, el Archivo R4 o S4 según corresponda, con la respuesta y la causal de aceptación o negación, a la solicitud de traslado hecha por la entidad 2, de acuerdo con los códigos descritos en este anexo.

2.2.3. Actividades del administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces, con los archivos R4 y S4.

El administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces, el último día de la “Semana de proceso BDUA”, exceptuando la última “Semana de proceso BDUA” del mes, procederá a validar y actualizar en la BDUA las novedades de traslado que fueron aprobados por la entidad 1, con base en la información solicitada en el archivo R1 o S1 según régimen, e informará a la Entidad 2 en el archivo R5, S5 la respuesta a la solicitud dada por la entidad 1, siempre y cuando la aplicación de dicha solicitud haya cumplido con las validaciones definidas en los archivos R4, S4.

Los registros aprobados por la entidad 1 y que no cumplan con las validaciones serán enviados a la entidad 2 en el archivo R6 o S6, según el régimen que corresponda. Este envío se realizará en el día programado para la entrega dentro de calendario de validación BDUA.

2.3. Reglas generales para la aplicación de las novedades de traslado entre EPS o de movilidad entre la misma EPS.

Este proceso se utiliza para reportar las novedades de traslado o de movilidad, efectuadas por las diferentes EPS, de conformidad con las normas vigentes que regulan el tema. Cuando cumplan con las condiciones de validación, se aplicarán en la BDUA en el mismo proceso que se reporta.

El administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces, determinará si es procedente aplicar en la BDUA la causal de negación del traslado correspondiente a: “El afiliado tiene menos del tiempo mínimo de permanencia en la EPS actual” según el marco legal vigente y aplicable. En los casos en que determine que no es procedente aplicar esta causal de negación, el traslado quedará aprobado en la BDUA.

El administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces dará como aceptada la solicitud de traslado de aquellos afiliados que fueron enviados en el archivo R2 o S2 según el régimen y que la entidad 1 no les dio respuesta en el archivo R4 o S4 y por tanto procederá a actualizar la novedad de traslado en la BDUA. Esta misma situación aplicará para los registros que envíe la entidad 1 en el archivo R4 o S4 para los registros que resulten glosados.

El reporte de novedades de traslado realizado para la actualización de la BDUA, se puede aplicar entre las entidades, independientemente del régimen y el estado de afiliación en el cual se encuentre el afiliado en la BDUA, con excepción de los afiliados se encuentren fallecidos o en estado activo en la BDEX.

El reporte de la novedad de movilidad aplica solo respecto de los afiliados que se encuentren en estado activo en la BDUA y que cumplan las condiciones establecidas en el Decreto 780 de 2016 o la norma que lo modifique o sustituya.

En aquellos casos donde el cotizante solicite un traslado de EPS y se encuentre en un periodo de licencia de maternidad, paternidad o incapacidad por enfermedad general, la efectividad del traslado se aplicará en los términos establecidos en el Decreto 780 de 2016 o la norma que lo modifique o sustituya.

Los afiliados que sean devueltos en el archivo R3 o S3 no ingresarán al módulo de traslados, el registro del afiliado quedará como se encontraba en la BDUA antes de la solicitud, por lo que deberá realizarse nuevamente el trámite de traslado en el siguiente proceso de BDUA.

Las novedades de traslado o de movilidad solo aplicarán por parte de las entidades solicitantes frente a la última entidad que registró la afiliación en la BDUA.

2.4. Estructura de los archivos para el proceso de traslado entre EPS o movilidad de Régimen en la misma EPS.

2.4.1. Régimen contributivo:

Archivo R1

Código
Nombre del campo
Longitud
Valor permitido
Cotizante
Beneficiario
72Código entidad que solicita el traslado o movilidad6Código de la entidad que solicita el traslado o movilidadXX
1Tipo de documento del afiliado2Como está actualmente en BDUAXX
2Número de identificación del afiliado20Como está actualmente en BDUAXX
3Primer apellido del afiliado20Como está actualmente en BDUAXX
4Segundo apellido del afiliado30Como está actualmente en BDUAX
Vacío
X
Vacío
5Primer nombre del afiliado20Como está actualmente en BDUAXX
6Segundo nombre del afiliado30Como está actualmente en BDUAX
Vacío
X
Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Como está actualmente en BDUAXX

Código
Nombre del campo
Longitud
Valor permitido
Cotizante
Beneficiario
8Sexo del afiliado1Como está actualmente en BDUAXX
74Código de entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado 6Como está actualmente en BDUAXX

70
Número de solicitud de traslado de la nueva entidad que pide el traslado
8

Consecutivo interno de la entidad

X

X
76Tipo de traslado10, 1, 2, 3, 4XX

15
Tipo de documento del cotizante principal
2
RC, TI, CC, CE, SC, PA, CD
(Vacío cuando el afiliado es cotizante principal)
X
Vacío

X
16Número de identificación del cotizante principal 3-16(vacío para cotizante principal)X
Vacío
X
1Tipo de documento del afiliado2CN, RC, TI, CC, CE, SC, PA,XX
2Número de identificación del afiliado 3 - 16* Datos actualizados del afiliadoXX
3Primer apellido del afiliado20* Datos actualizados del afiliadoXX
4Segundo apellido del afiliado30* Datos actualizados del afiliadoX
Vacío
X
Vacío
5Primer nombre del afiliado20* Datos actualizados del afiliadoXX
6Segundo nombre del afiliado30* Datos actualizados del afiliadoX
Vacío
X
Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10* Datos actualizados del afiliadoXX
8Sexo del afiliado1* Datos actualizados del afiliadoXX
17Tipo de cotizante2Según glosario de camposX Vacío
18Tipo de afiliado1C,B,AXX

19

Parentesco con cotizante principal

1
1,2,3,4,5,7,8,9 (vacío para cotizante principal)
(1 para el segundo cotizante del grupo familiar)

1 o Vacío

X
20Condición de discapacidad1D1, D2, D3, D4, D5, D6 VacíoX
Vacío
9Código departamento2Codificación del DANE, según lugar de residencia.XX
10Código municipio3Codificación del DANE, según lugar de residencia.XX
11Zona1U, RXX
13Fecha de afiliación a la EPS o EOC, o fecha de movilidad.10Formato DD/MM/AAAAXX
21Tipo de documento del aportante2NI, CC, TI, SC, CE, CD, PAX Vacío
22Número de identificación del aportante 3-11 X Vacío


28


Actividad económica del afiliado


4
Tabla CIIU revisión 4 DANE
(Este campo no se diligenciará, para el caso de tipos de cotizante pensionado o pensionado por sustitución )

X
Vacío


Vacío

Archivo R2


Código

Nombre del campo

Longitud

Valor permitido

Cotizante

Beneficiario
82Serial BDUA  XX
72Código de la entidad que solicita el traslado6Código de la entidad que solicita el trasladoXX
1Tipo de documento del afiliado2CN, RC, TI, CC, CE, SC, PA, CDXX
2Número de identificación del afiliado 3-16 XX
3Primer apellido del afiliado20 XX
4Segundo apellido del afiliado30 X
Vacío
X
Vacío
5Primer nombre del afiliado20 XX
6Segundo nombre del afiliado30 X
Vacío
X
Vacío
13Fecha de afiliación a la entidad que solicita10Formato DD/MM/AAAAXX
77Fecha de inicio de compensación de la entidad que lo solicita10Formato DD/MM/AAAAXX
15Tipo de documento del cotizante principal2(Vacío para cotizante principal)X
Vacío
X
16Número de identificación cotizante principal 3-16(Vacío para cotizante principal)X
Vacío
X
19Parentesco con cotizante principal1(Vacío cuando el afiliado es cotizante principal)X
Vacío
X
9Código departamento2Codificación del DANE, según lugar de residencia.XX
1Código municipio3Codificación del DANE, según lugar de residencia.XX

Archivo R3 y R6

Código
Nombre del campo
Longitud
Valor permitido
Cotizante
Beneficiario
72Código entidad que solicita el traslado6Código de la entidad que solicita el trasladoXX
1Tipo de documento del afiliado2CN, RC, TI, CC, CE, SC, PA, CDXX
2Número de identificación del afiliado 3-16 XX
3Primer apellido del afiliado20 XX
4Segundo apellido del afiliado30 X
Vacío
X
Vacío
5Primer nombre del afiliado20 XX
6Segundo nombre del afiliado30 X
Vacío
X
Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAXX
8Sexo del afiliado1M, FXX
74Código de entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado6Código de la entidad a la cual se le solicita el trasladoXX

70
Número de solicitud de traslado de la nueva entidad que pide el traslado
8

Consecutivo interno de la entidad

X

X
76Tipo de traslado10, 1, 2XX
15Tipo de documento del cotizante principal2RC, TI, CC, CE, SC, PA, CD
(vacío para cotizante principal)
X
Vacío
X
16Número de identificación del cotizante principal 3-16(vacío para cotizante principal)X
Vacío
X
1Tipo de documento del afiliado2CN, RC, TI, CC, CE, SC, PA, CDXX
2Número de identificación del afiliado 3-16 XX
3Primer apellido del afiliado20 XX
4Segundo apellido del afiliado30 X
Vacío
X
Vacío
5Primer nombre del afiliado20 XX
6Segundo nmbre del afiliado30 X
Vacío
X
Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAXX
8Sexo del afiliado1M, FXX
17Tipo de cotizante2Según glosario de camposXX
18Tipo de afiliado1C, B, AXX

19

Parentesco con cotizante principal

1
1, 2, 3, 4, 5, 7, 8, 9
(vacío para cotizante principal)
(1 para el segundo cotizante del grupo familiar)

1
Vacío

X
20Condición de discapacidad1D1, D2, D3, D4, D5, D6 VacíoX
Vacío
9Código departamento2Codificación del DANE, según lugar de residencia.XX
10Código municipio3Codificación del DANE, según lugar de residencia.XX
11Zona1U, RXX
13Fecha de afiliación a la EPS o EOC.10Formato DD/MM/AAAAXX
21Tipo de documento del aportante2NI, CC, TI, SC, CE, CD, PAX Vacío
22Número de identificación del aportante 3-11 X Vacío


28


Actividad económica del afiliado


4
Tabla CIIU revisión 4 DANE
(Este campo no se diligenciará, para el caso de tipos de cotizante pensionado o pensionado por sustitución)

X
Vacío


Vacío
80Código de la glosa traslado6 XX

Archivo R4

Código

Nombre del campo

Longitud

Valor permitido
Cotizante
Beneficiario
82Serial BDUA  XX
72Código entidad que solicita el traslado6Código de la entidad que solicita el trasladoXX
1Tipo de documento del afiliado2CN, RC, TI, CC, CE, SC, PA, CDXX
2Número de identificación del afiliado 3-16 XX
71Número de aprobación de la entidad de la que se retiró el afiliado8Consecutivo interno de la entidadXX
81Aprobación o negación del traslado11, 0XX


Código


Nombre del campo

Longitud

Valor permitido

Cotizante
Beneficiario

78 ó 79

Causal de aceptación del traslado o negación del traslado


2
1, 3, 4, 7, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17


X
X
1, 5, 7, 8, 9, 10
84Fecha factible de aprobación del traslado10Se diligencia para causal de negación 7. X
Vacío
X
Vacío

Archivo R5

Código


Nombre del campo
Longitud


Valor permitido

Cotizante
Beneficiario
82Serial BDUA  XX
72Código de la entidad que solicita el traslado6Código de la entidad que solicita el trasladoXX
1Tipo de documento del afiliado2RC, TI, CC, CE, SC, PA, CDXX
2Número de identificación del afiliado 3-16 XX
74Código de la entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado6Código de la entidad a la cual se le solicita el trasladoXX
70Número de solicitud de traslado de la nueva entidad que pide el traslado8Consecutivo interno de la entidadXX
1Tipo de documento del afiliado2RC, TI, CC, CE, SC, PA, CDXX
2Número de identificación del afiliado 3-16 XX
71Número de aprobación de la entidad de la que se retiró el afiliado8Consecutivo interno de la entidadXX
81Aprobación o negación del traslado11, 0 XX
78 ó 79
Causal de aceptación del traslado o negación del traslado
2
1, 3, 4, 7, 10, 11, 12, 13,14,15,16,17
X

X
1, 5, 7, 8, 9, 10
84Fecha factible de aprobación del traslado10Se diligencia para causal de negación 7.XX

2.4.2. Régimen subsidiado.

Archivo S1


Código

Nombre del campo
Longitud permitida
Valor permitido

Cabeza de familia

Beneficiario
72Código entidad que solicita el traslado o movilidad6Código de la entidad que solicita el traslado o la movilidadXX
1Tipo de documento del afiliado2Como está actualmente en BDUAXX
2Número de identificación del afiliado20Como está actualmente en BDUAXX
3Primer apellido del afiliado20Como está actualmente en BDUAXX

4

Segundo apellido del afiliado

30

Como está actualmente en BDUA
X

Vacío
X

Vacío
5Primer nombre del afiliado20Como está actualmente en BDUAXX

6

Segundo nombre del afiliado

30

Como está actualmente en BDUA
X

Vacío
X

Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Como está actualmente en BDUAXX
8Sexo del afiliado1Como está actualmente en BDUAXX
1Tipo de documento del afiliado2Dato actualizado del afiliadoXX
2Número de identificación del afiliado 3-16Dato actualizado del afiliadoXX
3Primer apellido del afiliado20Dato actualizado del afiliadoXX

4

Segundo apellido del afiliado

30

Dato actualizado del afiliado
X

Vacío
X

Vacío
5Primer nombre del afiliado20Dato actualizado del afiliadoXX

6

Segundo nombre del afiliado

30

Dato actualizado del afiliado
X

Vacío
X

Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Dato actualizado del afiliadoXX
8Sexo del afiliado1Dato actualizado del afiliadoXX
9Código departamento2Codificación DANE, según lugar de residencia.XX
10Código municipio3Codificación DANE, según lugar de residencia.XX
11Zona1U, RXX
13Fecha de la afiliación y/o novedad10Formato DD/MM/AAAAXX
30Tipo de población especial del régimen subsidiado21, 2, 4, 5, 6, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14,
15, 16, 17, 18, 23
XX


Código

Nombre del campo
Longitud permitida
Valor permitido

Cabeza de familia

Beneficiario
31Nivel Sisbén11, 2, 3, N (N no aplica para tipo de población 5)XX
76Tipo de traslado10,1,2,3,4XX

15
Tipo de documento del cabeza de familia
2
(Vacío cuando el afiliado es cabeza de familia)X

Vacío
X

Vacío

16
Número de identificación del cabeza de familia
3-16
(Vacío cuando el afiliado es cabeza de familia)X

Vacío
X

Vacío

19

Parentesco con el cabeza de familia

1
(Vacío cuando el afiliado es cotizante principal)X

Vacío
X

Vacío

Archivo S2


Código

Nombre del Campo

Longitud

Valor permitido

Cabeza de familia

Beneficiario
82Serial BDUA  XX
72Código entidad que solicita el traslado6Código de la entidad que solicita el trasladoXX
1Tipo de documento del afiliado2CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, AS, PAXX
2Número de identificación del afiliado3-16 XX
3Primer apellido del afiliado20 XX
4Segundo apellido del afiliado30 X
Vacío
X
Vacío
5Primer nombre del afiliado20 XX
6Segundo nombre del afiliado30 X
Vacío
X
Vacío
9Código departamento2Codificación DANE, según lugar de residencia.XX
10Código municipio3Codificación DANE, según lugar de residencia.XX
13Fecha de afiliación a la entidad que solicita10Formato DD/MM/AAAAXX
83Fecha de inicio de apropiación de UPC de la entidad que lo solicita10Formato DD/MM/AAAAXX
15Tipo de documento del cabeza de familia2(Vacío cuando el afiliado es cabeza de familia)X
Vacío
X
Vacío
16Número de identificación del cabeza de familia 3-16(Vacío cuando el afiliado es cabeza de familia)X
Vacío
X
Vacío
19Parentesco con el cabeza de familia1(Vacío cuando el afiliado es cotizante principal)X
Vacío
X
Vacío
9Código departamento2Codificación del DANEXX
10Código municipio3Codificación del DANEXX

Archivo S3 y S6


Código

Nombre del campo

Longitud

Valor permitido
Requerido
72Código entidad que solicita el traslado6Código de la entidad que solicita el trasladoX
1Tipo de documento del afiliado2CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, AS, PAX
2Número de identificación del afiliado 3-16 X
3Primer apellido del afiliado20 X
4Segundo apellido del afiliado30 X
Vacío
5Primer nombre del afiliado20 X
6Segundo nombre del afiliado30 X
Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAX
8Sexo del afiliado1M, FX
1Tipo de documento del afiliado2CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, AS, PAX
2Número de identificación del afiliado 3-16 X
3Primer apellido del afiliado20 X
4Segundo apellido del afiliado30 X
Vacío


Código

Nombre del campo

Longitud

Valor permitido
Requerido
5Primer nombre del afiliado20 X
6Segundo nombre del afiliado30 X
Vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAX
8Sexo del afiliado1M, FX
9Código departamento2Codificación DANE, según lugar de residencia.X
10Código municipio3Codificación DANE, según lugar de residencia.X
11Zona1U, RX
13Fecha de afiliación a la EPS10Formato DD/MM/AAAAX
30Tipo de población especial del régimen subsidiado21, 2, 4, 5, 6, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 23, 24
X
31Nivel Sisbén11, 2, 3, N (N no aplica para tipo de población 5 del Campo 30 del Glosario)X
76Tipo de traslado10,1,2,3,4X
80Código de Glosa traslado6 X

Archivo S4


Código

Nombre del campo

Longitud

Valor permitido

Requerido
82Serial BDUA  X
72Código Entidad que solicita el traslado6Código de la Entidad que solicita el trasladoX
1Tipo de documento del afiliado2CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, AS, PAX
2Número de identificación del afiliado 3-16 X
81Aprobación o negación del traslado11, 0 X
78 ó 79Causal de aceptación del traslado o negación del traslado21, 3, 4, 7, 10, 12, 13, 14, 15, 16 y 17 X
1, 5, 7 y 10
84Fecha factible de aprobación del traslado10Se diligencia para causal de negación 7.X
Vacío

Archivo S5


Código

Nombre del campo

Longitud

Valor permitido

Requerido
82Serial BDUA  X
72Código entidad que solicita el traslado6Código de la entidad que solicita el trasladoX
1Tipo de documento del afiliado2CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, AS, PAX
2Número de identificación del afiliado 3-16 X
74Código de entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado6Código de la entidad a la cual se le solicita el trasladoX
1Tipo de documento del afiliado2CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, AS, PAX
2Número de identificación del afiliado 3-16 X
81Aprobación o negación del traslado11, 0 X
78 ó 79Causal de aceptación del traslado o negación del traslado21, 3, 4, 7, 10, 12, 13, 14, 15, 16 y 17 X
1, 5, 7 y 10
84Fecha factible de aprobación del traslado10Se diligencia para causal de negación 7.X
Vacío

3. Glosario de campos.

El siguiente glosario contiene los valores permitidos para las variables que deben ser reportadas al administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, para la actualización de la base de datos única de afiliados (BDUA).

Definiciones para el uso apropiado de las variables

Código: En este campo se registra el consecutivo asignado en este anexo a cada variable.

Nombre del campo: Corresponde a la descripción de la variable.

Longitud del campo: Es el tamaño máximo que puede tener el dato o según las especificaciones individuales del mismo.

Valores permitidos: En este campo se registran los valores aceptados para cada variable.

Régimen: Indica el régimen al que aplica la variable a utilizar: contributivo —C—, subsidiado —S—, excepción y especial e Inpec —E—.

PVS: Planes voluntarios de salud.

RNEC: Registraduría Nacional del Estado Civil.

BDPVS: Base de datos de referencia para planes voluntarios de salud.

BDEX: Base de datos de referencia para afiliaciones de los regímenes especiales y de excepción.

Tabla 14. Glosario de campos de archivos maestros y de novedades

Código

Nombre del campo
Longitudes
Valores permitidos
Régimen o PVS





















1





Tipo de documento del afiliado






2
CNCertificado de Nacido Vivo -DANECSEP
MSMenor sin documento de Identificación S  
RCRegistro civil de nacimiento expedido por RNECCSEP
TITarjeta de identidad expedida por RNECCSEP
CCCédula de ciudadanía expedida por RNECCSEP
CECédula de extranjeríaCSEP
SCSalvoconducto de permanencia.CSEP
PAPasaporte expedido por el país de origen sólo para extranjeros.CSEP
CDCarné diplomático.C  P
ASAdulto sin documento de identificación. S  
  6Numérico S  

MS
10 o 12Para los casos excepcionales que establece la presente resolución 
S
  
CN9Longitud permitida para Certificado Nacido vivo.CSEP
 11Longitud y tipo de dato permitido para Registro Civil asignado por la RNEC.CSEP
RC10
 10Longitud y tipo de dato permitido para Tarjeta de Identidad asignada por la RNEC.
C

S

E

P
TI11

CC
3-10Longitud y tipo de dato permitido para Cédula de ciudadanía asignada por la RNEC.
C

S

E

P


CE
3-6Longitud y tipo de dato permitido para extranjeros mayores de 7 años residentes en Colombia con Cédula de Extranjería expedida por la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia o la entidad que haga sus veces.

C


S


E


P
SC9Salvoconducto Migración ColombiaCSEP
PA 3-16Longitud y tipo de dato permitidoCSEP

AS
6Para los casos excepcionales que establece la presente resolución S  
10 S  

CD
3- 11Expedidos por la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia o la entidad que haga sus veces.
C
  
P
3Primer apellido el afiliado20En mayúsculasCSEP
4Segundo apellido del afiliado30En mayúsculasCSEP
5Primer nombre del afiliado20En mayúsculasCSEP
6Segundo nombre del afiliado30En mayúsculasCSEP
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAACSEP
8Sexo del afiliado1MMasculinoCSEP
FFemeninoCSEP
9Código del departamento2Codificación DANECSEP
10Código del municipio3Codificación DANECSEP
11Zona1UUrbanaCS P
RRuralCS P

12

Código de la entidad

6
Código de la EPS o EOC o EPS-S, códigos de entidades de régimen de Excepción y Especial, Entidades de Planes Voluntarios de Salud y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec).
C

S

E

P


13
Fecha de la afiliación y/o novedad. (para régimen contributivo y subsidiado corresponde a la fecha de radicación del formulario único de afiliación)

10


Formato DD/MM/AAAA


C


S


E


P





14




Estado actual de la afiliación





2
ACActivoCSEP
RERetirado – Terminación de la inscripción en una EPSCSEP
AFDesafiliado por fallecimientoCSEP

SM
Suspensión por mora
Numeral 1 art. 2.1.3.15 y 2.1.3.16 Decreto 780 de
2016.

C

S
  
PLProtección LaboralC   
SDSuspensión por falta de documentos - Numeral 2 Art.
2.1.3.15 Decreto 780 de 2016
CS  


15

Tipo de documento del cotizante principal o cabeza de familia o titular


2
CNCertificado De Nacido Vivo -DANE S  
RCRegistro civil de nacimiento expedido por RNECCSEP
TITarjeta de identidad expedida por RNECCSEP
CCCédula de ciudadanía expedida por RNECCSEP

Código
Nombre del campo
Longitudes
Valores permitidos

Régimen o PVS
   CDCarné diplomático expedido por el Ministerio de Relaciones Exteriores o la entidad que haga sus veces.C  P
CECédula de extranjeríaCSEP
SCSalvoconducto de permanencia.CSEP
PAPasaporte expedido por el país de origen sólo para extranjerosCSEP
MSMenor sin documento de Identificación S  
ASAdulto sin documento de identificación. S  

16
Número de identificación del cotizante principal, cabeza de familia o titular
3-16
Longitudes según el tipo de documento. Ver especificación del campo 2 de esta tabla
C

S

E

P
















17
















Tipo de cotizante
















2
1DependienteC   
2Empleada domésticaC   
3IndependienteC   
4Madre comunitaria o sustitutaC   
10PensionadoC   
11Pensionado por sustituciónC   
12Aprendices en etapa electivaC   
15Desempleado con subsidio caja de compensación familiar – Protección al cesante    
16Independiente agremiadoC   
17Funcionarios públicos sin tope máximo en el IBCC   
18Afiliados con requisitos cumplidos para pensiónC   
19Aprendices en etapa productivaC   
20Estudiantes régimen especial (Ley 789/02)C   
21Estudiantes de posgrado en saludC   
31Cooperados, precooperativas de trabajo asociadoC   
44Cotizante dependiente de empleo de emergencia con duración mayor o igual a un mes.C   
45Cotizante dependiente de empleo de emergencia con duración menor a un mes.C   
47Trabajador dependiente con aportante beneficiario del Sistema General de Participaciones (SGP).C   
48Cotizante dependiente, con aportante beneficiario Ley Primer Empleo. (Ley 1429/2011)C   
52Beneficiario del mecanismo de protección al cesanteC   

56
Prepensionado independiente para garantizar continuidad del aseguramiento durante el trámite pensional (artículo 2.1.8.4 Decreto 780 de 2016)
C
   



18


Tipo de afiliado o asegurado



1
CCotizanteC E 
FCabeza de familia S  
BBeneficiario o aseguradoCSEP
AAdicionalC   
TTitular según corresponda  E 
STitular principal (asegurado)   P

















19
















Parentesco con cotizante principal, titular o asegurado principal

















1
1Cónyuge o compañero(a) permanenteCSE 


2
Hijos del cotizante o de la compañero(a) permanente, menores de veinticinco años de edad que dependen económicamente del cotizante o los menores de 18 años entregados en custodia legal (numeral 9 artículo 2.1.3.6 Decreto 780 de 2016)

C


S


E
 


4
Hijos de beneficiarios menores de 25 años o con incapacidad permanente (únicamente nietos del cotizante, cabeza de familia o titular hasta que el beneficiario conserve tal condición) (numeral 3 artículo
2.1.3.6 Decreto 780 de 2016)


C


S


E
 


9
Hijos del cotizante o de la compañero(a) permanente, de cualquier edad si tienen incapacidad permanente y depende económicamente del cotizante, cabeza de familia o titular (numeral 4 artículo 2.1.3.6 Decreto 780 de 2016)

C


S


E
 



5
Hasta tercer grado de consanguinidad - Hijos de menores de 25 años o cualquier edad con incapacidad permanente, que por fallecimiento de los padres, perdida de patria potestad o ausencia de estos que dependan económicamente del cotizante, cabeza de familia o titular. (hermanos, tíos y sobrinos) (numeral 7 artículo 2.1.3.6 Decreto 780 de 2016)


C



S



E
 

3
Padre o madre del cotizante, cabeza de familia o titular en caso de ausencia de cónyuge o hijos. (numeral 8 artículo 2.1.3.6 Decreto 780 de 2016)
C

S

E
 

7
Padres que dependan económicamente de alguno de los cónyuges o compañero(a) permanente del cotizante, cuando ambos cotizan, cabeza de familia o titular. (artículo 2.1.4.3 Decreto 780 de 2016)
C

S

E
 

8
Afiliado adicional (hasta cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad). (artículo 2.1.4.5 Decreto 780 de 2016)
C
   

Código
Nombre del campo
Longitudes
Valores permitidos

Régimen o PVS



20



Condición de discapacidad



2
D1Discapacidad Física temporalCS  
D2Discapacidad Neurosensorial temporalCS  
D3Discapacidad Mental temporalCS  
D4Discapacidad Física PermanenteCS  
D5Discapacidad Neurosensorial permanenteCS  
D6Discapacidad Mental permanenteCS  



21



Tipo de identificación del aportante



2
NINúmero de Identificación TributariaC   
CCCédula de ciudadaníaC   
TITarjeta de IdentidadC   
SCSalvoconducto de permanenciaC   
CECédula de extranjeríaC   
PAPasaporteC   
CDCarnet DiplomáticoC   
22Número de identificación del aportante 3-11Sin guiones, ni puntos, ni caracteres especiales, sin espacios, sin el digito de verificación, para el tipo de documento NIC   
23Digito de verificación1NuméricoC   


24


Nombre o razón social del aportante


150
Nombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes Independientes que son Aportantes. Los caracteres especiales permitidos (comilla doble (”), comilla sencilla o apóstrofo (’), slash (/), punto (.), signo de pesos ($), menos (-), paréntesis abriendo ((), paréntesis cerrando ()), pipe (|)) y backslash (\)

C
   
25Tipo de aportante2Según la tabla de aportantes establecida para la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA)C   

26

Sector del aportante

1
1PúblicoC   
2PrivadoC   
3MixtoC   
28Actividad económica4Según Tabla CIIU revisión 4 DANEC   
29Fecha de vinculación al aportante10Formato DD/MM/AAAAC   

















30
















Tipo de población especial del régimen subsidiado.

















2
1Habitante de la calle S  
2Población infantil abandonada a cargo del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar S  
4Creador o gestor cultural S  
5Población con Sisbén S  
6Menores desvinculados del conflicto armado bajo la protección del ICBF S  
8Población desmovilizada y/o miembros del grupo armado ilegal que celebren acuerdos de paz con el Gobierno nacional 
S
  
9Víctimas del conflicto armado interno S  
10Población infantil vulnerable bajo protección de instituciones diferentes al ICBF S  
11Programa en protección a testigos S  
12Población en centros psiquiátricos S  
13Población rural migratorio S  
14Población reclusa a cargo de la entidad territorial S  
15Población rural no migratoria S  
16Adulto mayor en centros de protección S  
17Comunidades indígenas S  
18Rrom (Gitano) S  
22Personas en prisión domiciliaria a cargo del Inpec. S  
23Personas que dejen de ser madres comunitarias. S  


24
Migrantes colombianos repatriados, que han retornado voluntariamente al país, o han sido deportados o expulsados de territorio extranjero 
S
  

25
Adolescentes y jóvenes a cargo del ICBF en el sistema de responsabilidad penal para adolescentes S  


26
Miembros de los grupos armados al margen de la ley que celebren acuerdos de paz con el Gobierno nacional 
S
  


31


Nivel Sisbén


1
1Nivel I S  
2Nivel II S  
3Nivel III    
NPoblación especial (si marca este campo es obligatorio diligenciar el campo 30) S  
32Fecha de inicio de novedad 10Formato DD/MM/AAAACSEP


33


Tipo de actualización del documento de identidad


1
0Evolución del tipo del documentoCSEP
1Corrección del documento de identidadCSEP

2
Corrección del documento de identidad cuando tipo y número de documento se encuentra fallecido en RNEC.
C

S

E
 


34


Etnia


2
01IndígenasCS  
02Rrom (Gitano)CS  
03Raizal (San Andrés y Providencia)CS  
04Palenquero de San Basilio de PalenqueCS  
05Negro(a) o afrocolombiano(a).CS  

Código

Nombre del campo
Longitudes
Valores permitidos

Régimen o PVS

35
Número de póliza o contrato plan voluntario de salud
20
    
P

36
Fecha de inicio de póliza o contrato plan voluntario de salud
10
Formato DD/MM/AAAA
   
P

37
Tipo de Planes Voluntarios de Salud
1
1Planes de medicina prepagada   P
2Pólizas de salud   P
3Planes de atención complementaria en salud   P









39








Causal de terminación en la inscripción de la EPS









1
1Afiliado no cumple con las condiciones para pertenecer al Régimen Subsidiado S  
2Afiliado no pertenece al municipio reportado en BDUA S  
4Retiro de novedad retroactiva S  
5Terminación de la relación laboral o contractual o perdida de las condiciones para seguir cotizandoC   
6Cotizante o núcleo familiar fije su residencia en el exteriorCS  
7Cuando el afiliado cumple las condiciones para estar en un Regímenes exceptuado o especialCS  


8
Este parámetro solo podrá ser actualizado por el Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces, según la información reportada por el Inpec según el marco legal vigente y aplicable.

C


S
  
9Exclusión de beneficiarios o afiliados adicionalesCS  

40
Fecha de inicio del periodo solicitado (solo novedad retroactiva)
10

Formato DD/MM/AAAA

C

S
  

41
Fecha fin del periodo solicitado (solo novedad retroactiva)
10

Formato DD/MM/AAAA

C

S
  
42Fecha de terminación de la vinculación a la entidad10Formato DD/MM/AAAA. Archivo maestro de ingreso inicial  E 
43Código de plan o producto de la póliza autorizada10Alfanumérico   P



44



Modalidad de póliza o contrato



1
1=Individual 2=Familiar 3=Colectivo
4=Individual Hospitalaria 5=Individual Integral 6=Colectiva Hospitalaria 7=Colectiva Integral 8=Estudiantil
   


P
45Fecha de finalización de la póliza o contrato10Formato DD/MM/AAAA   P
46IPS Primaria12NuméricoCS  
47Tipo de novedad retroactiva11Normal, activación de la afiliación en un periodoC   
2Adición de relación laboral en un periodoC   
48Tipo de prisión11Domiciliaria  E 
2Intramural  E 

Tabla 15. Glosario de campos de archivos de traslado entre EPS o movilidad entre la misma EPS

Este glosario hace referencia a los términos y convenciones utilizadas para el reporte de información para la actualización de novedades de traslados o movilidad de afiliados ante la BDUA.

Código
Nombre del campo
Longitudes
Valores permitidos
Régimen

70
Número de solicitud de traslado de la nueva entidad que pide el traslado
8
 
C

S

71
Número de aprobación de la entidad de la que se retiró el afiliado
8
 
C

S
72Código de entidad que solicita el traslado6Código EPS o EOCCS
74Código de entidad a la cual se le solicita el traslado6Código EPS o EOCCS



76




Tipo de traslado




1
0Excepcional Parágrafo 2 artículo 2.1.6.1 Decreto 780 de 2016CS



1
Primer día calendario del mes siguiente a la fecha de la novedad de inscripción. (para Régimen Contributivo y Subsidiado corresponde a la fecha de radicación del formulario único de afiliación)


C



S

Código
Nombre del campo
Longitudes
Valores permitidos

Régimen
   


2
Primer día calendario del mes subsiguiente a la fecha de la novedad de inscripción. (para Régimen Contributivo y Subsidiado corresponde a la fecha de radicación del formulario único de afiliación)


C



S
   3Aplica para movilidadCS
   4Aplica para movilidad mes siguienteCS
   5Casos excepcionales y/o órdenes judicialesCS



77


Fecha de inicio para el reconocimiento de recursos de la entidad que lo solicita



10
El Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces calcula esta fecha con base en la información enviada por la entidad solicitante en el archivo R1, campos: 13 y 76 de los glosarios de la presente resolución


C
 

























78
























Causales de aceptación del traslado

























2

1
El afiliado cumple con el tiempo mínimo de permanencia en la EPS actual.
C

S


3
El traslado se da por unificación del grupo familiar- aplica para cambio de cónyuge o compañero (a) permanente o cambio de beneficiario a cónyuge o compañero (a) permanente.

C


S

4
La EPS actual no tiene cobertura en el municipio donde reside o se traslada.
C

S


7
Por disolución, liquidación, retiro voluntario o se disminuya la capacidad de afiliación de la EPS, previa autorización de la Superintendencia Nacional de SaludSNS.

C


S
10Por cumplimiento de un fallo de tutelaCS
11Por fallecimiento del cotizante en la EPS actual.C 


12
El Afiliado tiene el tiempo mínimo de permanencia verificado con la BDUA, uso exclusivo para el Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces

C


S

13
Se presenten casos de deficiente prestación de servicios previa autorización de la Superintendencia Nacional de Salud.
C

S



14
Cuando al usuario se le vea menoscabado su derecho a la libre escogencia de IPS o se haya afiliado con la promesa de obtener servicios en una determinada red de prestadores y esta no sea cierta


C



S

15
Cuando la afiliación ha sido transitoria ordenada por la UGPP
C

S

16
Por Inscripción por parte de su empleador o la de su administradora de pensiones
C

S
17Por Inscripción del afiliado por parte de la entidad territorialCS
18Por unificación de grupo familiarCS









79









Causales de negación del traslado









2

1
El cotizante o cabeza de familia tiene menos del tiempo mínimo de permanencia en la EPS actual.
C

S


5
El afiliado cotizante o cualquier miembro de su núcleo familiar se encuentra internado en una institución prestadora de servicios de salud.

C


S
7La fecha en que se solicita el afiliado no es válidaCS


9
El cotizante independiente no está a paz y salvo en el pago de las cotizaciones al Sistema General de Seguridad Social en Salud.

C
 

10
No solicita a todo el núcleo familiar (aplica solo a los beneficiarios activos)
C

S

Código
Nombre del campo
Longitudes
Valores permitidos
Régimen
   
11
Cotizante sin novedad de terminación de relación laboral y/o perdida de las condiciones para seguir cotizando.
C
 

80

Código glosa traslado

6
Código generado por el Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga), o la entidad que haga sus veces
C

S
81Aprobación o negación del traslado11AprobadoCS
0NegadoCS
82Serial BDUA Número único asignado por la BDUA a cada afiliadoCS

83
Fecha de inicio de apropiación de UPC de la entidad que lo solicita
10

Formato DD/MM/AAAA

C

S

84

Fecha factible de aprobación del traslado.

10
Formato DD/MM/AAAA.
Aplica para causal de negación 7, la entidad que tiene la afiliación reporta la fecha viable para el traslado

C

S

4. Especificaciones técnicas para la remisión de información.

4.1. Medio.

La información debe presentarse a través de la plataforma tecnológica dispuesta por el Administrador fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces.

4.2. Características del formato.

Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

a) Los nombres de los archivos deben ser grabados en letras mayúsculas, sin caracteres especiales y sin tildes ( );

b) Los datos de los archivos deben ser grabados en letras mayúsculas, sin caracteres especiales y sin tildes, excepto la razón social en el maestro de aportantes y los caracteres especiales permitidos por la RNEC en nombres y apellidos;

c) El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin. Se utiliza el ´enter´ como fin de registro;

d) Cuando el valor de un campo no se encuentre definido dentro de los valores permitidos, este campo no debe llevar ningún valor, es decir, debe ser vacío y reportarse en el archivo plano como (,,).

e) Ningún dato en los campos del archivo debe venir encerrado entre comillas (“”);

f) Los campos tipo fecha deben tener el formato día/mes/año (DD/MM/AAAA) incluido el carácter slash (/) a excepción de las fechas incluidas en los nombres de archivos;

g) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles ni decimales;

h) Se debe tener especial cuidado con las longitudes del número de identificación de los afiliados según el tipo de documento;

i) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres;

j) Tener en cuenta que los datos que contengan ceros, estos no pueden ser reemplazados por la vocal ‘O’ y viceversa;

k) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro.

5. Especificaciones para la identificación excepcional y temporal de los afiliados (as y ms).

Aplica para los afiliados de la población especial del régimen subsidiado que no están identificados por la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC), y que se encuentren en el correspondiente listado censal.

Las entidades responsables de la generación de los listados censales deben verificar la plena identidad de las personas incluidas en dichos listados, con los documentos de identidad válidos para efectuar la afiliación y reporte de novedades al SGSSS, según lo establece el artículo 2.1.3.5 del Decreto 780 de 2016, de manera excepcional y con el fin de garantizar el aseguramiento de esta población, podrán utilizar los tipos y números de documento correspondiente a adulto y menor sin identificar según los siguientes parámetros.

CondiciónTipo de DocumentoLongitud MáximaComposición del número de identificación
Personas de la tercera edad en protección de ancianatos.
AS

10
Código de departamento + código de municipio
+ S + consecutivo por afiliado (Alfanumérico). Ej: 08001S8125

Indígenas mayores de edad

AS

10
Código de departamento + código de municipio
+ I + consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4). Ej: 76001I8125

Habitantes de la calle mayores de edad.

AS

10
Código de departamento + municipio + D + consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4).
Ej: 05001D0008

CondiciónTipo de DocumentoLongitud MáximaComposición del número de identificación
Habitantes de la calle menores de edad.MS10Departamento + municipio + D + consecutivo por afiliado (4 dígitos). Ej: 05001D0008
Población infantil vulnerable bajo protección en instituciones diferentes al ICBF.
Menores de edad a cargo del ICBF.

MS

10
Código de departamento + código de municipio
+ A + consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4). Ej: 25001A0009

Indígenas menores de edad

MS

12
Código de departamento + código de municipio
+ I + consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4). Ej: 080014I8125.
Solo aplica para Régimen Subsidiado.


Menores de edad desmovilizados y/o que celebren acuerdos de paz con el Gobierno nacional.


MS


10
Departamento + municipio + P + consecutivo por afiliado (4 dígitos). Ej: 05001P0008
*Las entidades Territoriales y las EPSS deben gestionar la plena identificación del menor y reportar la actualización del documento a la BDUA.


Mayores de edad desmovilizados y/o que celebren acuerdos de paz con el Gobierno nacional


AS


10
Departamento + municipio + P + consecutivo por afiliado (4 dígitos). Ej: 05001P0008.
*Las entidades Territoriales y las EPSS deben gestionar la plena identificación de esta población y reportar la actualización del documento a la BDUA.



Población privada de la libertad a cargo de las entidades territoriales

MS



6
Número asignado por el Inpec. Para menores de tres (3) años que convivan con sus madres recluidos en los establecimientos a cargo del Inpec.

AS
Número asignado por el Inpec. Para internos recluidos en los establecimientos de reclusión a cargo del Inpec.