RESOLUCIÓN 4647 DE 2005 

(Octubre 3)

“Por la cual se establecen las disposiciones para el ejercicio de la supervisión, control y vigilancia de la ejecución de los contratos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su fondo rotatorio”.

(Nota: Derogada por la Resolución 5592 de 2008 artículo 9º del Ministerio de Relaciones Exteriores)

La Ministra de Relaciones Exteriores,

en ejercicio de sus atribuciones legales, en especial de las que le confiere el numeral 3º del artículo 59 de la Ley 489 de 1998, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo establecido en los artículos 4º, 5º y 12 de la Ley 80 de 1993, es deber de las entidades públicas supervisar, controlar y vigilar el cumplimiento y ejecución de los contratos;

Que el numeral 1º del artículo 26 de la Ley 80 de 1993 establece que los servidores públicos están obligados a dar cumplimiento a los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución de los contratos celebrados y a proteger los derechos de la entidad pública, de los contratistas y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución de los contratos;

Que el numeral 4º del artículo 26 del Decreto 110 de 2004 establece que la directora administrativa y financiera del Ministerio de Relaciones Exteriores es la interventora de todos los contratos suscritos por el ministerio y su fondo rotatorio y que puede delegar el ejercicio de dicha interventoría;

Que para el ejercicio de la interventoría de los contratos que suscriba el Ministerio de Relaciones Exteriores y su fondo rotatorio se hace necesario fijar los parámetros dentro de los cuales se cumpla esta actividad, para garantizar la cumplida ejecución de la actividad contractual y establecer los correctivos y sanciones a los contratistas cuando a ello hubiere lugar,

RESUELVE:

ART. 1º—Las actividades de supervisión, vigilancia y control de los contratos suscritos por el Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su fondo rotatorio se agruparán de la siguiente manera:

Interventoría administrativa y financiera: Son obligaciones de la interventoría administrativa y financiera, las siguientes:

a) Elaborar los estudios sobre los precios promedio del mercado de los bienes y servicios que requieran contratar el Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su fondo rotatorio;

b) Conocer el contrato correspondiente, los pliegos de condiciones o términos de referencia, la propuesta del contratista y demás documentos contractuales, así como las disposiciones legales que rigen la materia para garantizar la debida vigilancia de la ejecución de los contratos;

c) Conocer la organización y procedimientos internos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su fondo rotatorio relacionados con el manejo y trámite de los contratos y órdenes de servicio o de compra;

d) Remitir a la interventoría técnica, una vez se perfeccione y legalice el contrato, copia de los pliegos de condiciones o términos de referencia, la propuesta del contratista, el contrato, con la indicación de la iniciación del contrato o la obligación de suscribir acta de iniciación, según el caso, con el fin de que pueda realizar adecuadamente la supervisión técnica de la ejecución contractual;

e) Vigilar y verificar que el contratista cumpla con la constitución de las garantías, el pago de los impuestos, la publicación en el Diario Oficial y demás obligaciones que garanticen la legalización y perfeccionamiento del contrato;

f) Verificar la afiliación del contratista al sistema de seguridad social (salud y pensiones) y que la realización de los pagos se ajuste a lo ordenado por la ley;

g) Verificar que el contratista cumpla con las obligaciones laborales en forma oportuna, frente al personal por él contratado para la ejecución del objeto contractual. Igualmente verificará el cumplimiento de las obligaciones parafiscales a cargo del contratista;

h) Verificar la oportuna reclasificación en el régimen contributivo correspondiente, en el evento de cambio del mismo durante la ejecución del contrato;

i) Llevar el control presupuestal y de los desembolsos de los recursos del contrato, velar por que se realicen los pagos en forma oportuna de acuerdo con lo pactado en el contrato;

j) Revisar las cuentas o facturas presentadas por el contratista, junto con los informes y demás documentación soporte, para garantizar que los pagos que se efectúen sean acordes con la ejecución del contrato;

k) Analizar, evaluar y conceptuar sobre las solicitudes, peticiones, consultas y reclamaciones de tipo financiero que haga el contratista y velar por que los mismos se resuelvan en los términos legales evitando que se produzcan silencios positivos, sobre aspectos estrictamente financieros;

l) Verificar los requisitos mínimos de la factura, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes;

m) Asistir legalmente a los interventores técnicos durante la ejecución del contrato, para precaver eventuales reclamaciones o desequilibrios contractuales que afecten los intereses del Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su fondo rotatorio y comprometan la responsabilidad de los servidores del Ministerio;

n) Elaborar los proyectos de actos administrativos relacionados con la imposición de multas y sanciones al contratista, declaratorias de incumplimiento o de caducidad administrativa de los contratos, con base en los informes de la interventoría técnica;

o) Elaborar el acta de liquidación del contrato, con base en los informes rendidos por la interventoría técnica, la relación de pagos al contratista y demás documentos relacionados con la ejecución contractual.

Interventoría técnica: Son obligaciones de los interventores técnicos, sean funcionarios o contratistas, las siguientes:

a) Elaborar los estudios sobre la necesidad de contratar y definir las especificaciones técnicas de los bienes y servicios que requieran el Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su fondo rotatorio;

b) Suscribir el acta de iniciación del contrato, cuando a ello hubiere lugar;

c) Vigilar el cumplimiento de los plazos contractuales y la vigencia del contrato;

d) Hacer seguimiento al cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, lo cual incluye la verificación del cumplimiento de las especificaciones técnicas y demás condiciones previstas en la oferta, catálogos, pliegos de condiciones o términos de referencia y las inherentes o propias de la naturaleza de los bienes o servicios contratados;

e) En el evento en que se pacte un pago a título de anticipo para la ejecución del contrato, la entidad realizará la apertura de una cuenta conjunta con el contratista en la que se manejará el dinero entregado a dicho título; por lo anterior, deberá supervisar la ejecución y el buen manejo de estos recursos anticipados;

f) Vigilar que el suministro de bienes o servicios se haga sin exceder el valor del contrato, esto es, hasta concurrencia del valor contratado, exclusivamente. Igualmente no podrá autorizar modificación alguna que implique mayores costos, sin el trámite y aprobación previos del respectivo contrato de adición de valor;

g) Emitir concepto y recomendación técnica sobre la viabilidad o no de las prórrogas, adiciones, modificaciones, suspensión, terminación anticipada o aplicación de cláusulas excepcionales;

h) Avisar oportunamente y por escrito a la coordinación del grupo interno de licitaciones y contratos de la dirección administrativa y financiera sobre atrasos, incumplimiento parcial o total de obligaciones o irregularidades que se presenten durante la ejecución del contrato para que se adopten las medidas pertinentes;

i) Hacer requerimientos oportunos, por escrito, al contratista sobre el cumplimiento de las obligaciones contractuales;

j) Recomendar que se hagan efectivas las multas previstas en el contrato cuando exista mora o incumplimiento que puedan afectar de manera grave la ejecución del objeto pactado y emitir los conceptos técnicos a que haya lugar;

k) Prestar colaboración y orientación al contratista sobre las acciones y medidas que debe adoptar para la correcta y debida ejecución técnica del contrato y solicitarle la información y documentos que se considere necesarios en relación con la ejecución del contrato;

l) Realizar el acta final del contrato, que servirá de base para la liquidación del mismo dentro de los plazos establecidos para el efecto;

m) Llevar un archivo ordenado cronológicamente de todos los documentos del contrato y de la correspondencia que se produzca;

n) Adelantar reuniones periódicas con el contratista para analizar el estado de avance de ejecución, constatar las dificultades que se presenten, acordar correctivos y hacer las recomendaciones correspondientes;

o) Presentar los informes que se soliciten sobre el estado de avance del contrato;

p) Prestar apoyo al contratista, orientándolo sobre la mejor manera de cumplir sus obligaciones, informándolos sobre los trámites, procedimientos y reglamentos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su fondo rotatorio;

q) Servir de enlace entre el contratista y las dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores para despejar cualquier obstáculo que se presente en la ejecución del contrato;

r) Certificar el cumplimiento de obligaciones verificando el cumplimiento de lo pactado, la calidad técnica, el cumplimiento de cronogramas de trabajo y demás obligaciones contractuales, como requisito, para los pagos parciales o finales;

s) Certificar con su firma la ejecución y cumplimiento de obligaciones a entera satisfacción del Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su fondo rotatorio;

t) Velar por que los pagos al contratista se hagan oportunamente, de acuerdo con lo pactado en el contrato, sin perjuicio de las obligaciones que sobre este aspecto tiene la dirección administrativa y financiera;

u) Suscribir con el contratista las actas de entrega parcial y recibo definitivo de los bienes o servicios contratados;

v) Enviar copia de todos los documentos que se produzcan en relación con la ejecución del contrato a la coordinación del grupo interno de licitaciones y contratos con el fin de que hagan parte del archivo del mismo;

w) Analizar, evaluar y adelantar los trámites a que haya lugar para que las solicitudes, peticiones, consultas o reclamaciones que haga el contratista se resuelvan dentro de los términos legales. Será, por lo tanto, de su responsabilidad evitar que se produzcan silencios positivos durante la ejecución del contrato, de conformidad con el artículo 33 del Código Contencioso Administrativo;

x) Verificar la calidad de los bienes y servicios adquiridos. Asimismo, colaborar en la preparación de la respuesta a todos los requerimientos, llamados y explicaciones o aclaraciones solicitadas por las entidades de control, de fiscalización, control disciplinario, y de la justicia ordinaria.

(Nota: Derogada por la Resolución 5592 de 2008 artículo 9º del Ministerio de Relaciones Exteriores)

ART. 2º—En el texto contractual se designará al funcionario que ejercerá la supervisión, control y vigilancia técnica de los respectivos contratos; asimismo, cuando la naturaleza del objeto del contrato sea eminentemente técnica y el Ministerio de Relaciones Exteriores y su fondo rotatorio no cuenten con la infraestructura necesaria y/o con el funcionario que posea los conocimientos especializados requeridos o la ley así lo exija, la supervisión, vigilancia y control del cumplimiento del objeto será ejercida por un interventor contratado para tal fin.

(Nota: Derogada por la Resolución 5592 de 2008 artículo 9º del Ministerio de Relaciones Exteriores)

ART. 3º—En ejercicio de las labores de supervisión, vigilancia y control de la ejecución de los contratos, los interventores no podrán realizar ninguno de los siguientes actos:

a) Autorizar cambios de especificaciones, sin la autorización previa del ordenador del gasto y la respectiva suscripción de la modificación contractual;

b) Autorizar mayores o menores cantidades de bienes o servicios;

c) Autorizar modificaciones, o ejecución adicional excediendo el valor del contrato;

d) Transar de manera directa las diferencias que surjan entre el ministerio y el contratista durante la ejecución del objeto del contrato;

e) Conciliar las divergencias. En estos eventos la competencia para definir las conciliaciones es del comité de conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores.

En estos eventos su actuación se limita a adelantar las gestiones a que haya lugar frente al contratista y a la coordinación del grupo interno de licitaciones y contratos.

(Nota: Derogada por la Resolución 5592 de 2008 artículo 9º del Ministerio de Relaciones Exteriores)

ART. 4º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución 5008 del 22 de diciembre de 2004 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 3 de octubre de 2005.

(Nota: Derogada por la Resolución 5592 de 2008 artículo 9º del Ministerio de Relaciones Exteriores)

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