RESOLUCIÓN 467 DE 1999 

(Julio 7)

“Por la cual se dictan disposiciones para el proceso de recepción de las declaraciones tributarias y el recaudo de los impuestos distritales, anticipos, sanciones, intereses y demás tributos administrados por la Dirección Distrital de Impuestos a través de las entidades recaudadoras”.

El Alcalde Mayor de Santafé de Bogotá, D.C.,

en uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas por el numeral 14 del artículo 38 del Decreto-Ley 1421 de 1993 y el inciso tercero del artículo 130 del Decreto 807 de 1993,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

ART. 1º—Requisitos para obtener la autorización de recepción y recaudo. Podrán obtener la autorización a que se refiere el artículo 130 del Decreto 807 de 1993, todos los bancos y demás entidades especializadas del sector financiero, legalmente constituidas en el país, con oficinas, agencias y sucursales en Santafé de Bogotá, que se acojan expresamente a las condiciones que establece la presente resolución para efectos de la recepción de las declaraciones tributarias y el recaudo de los impuestos, retenciones, anticipos, sanciones, intereses y demás tributos administrados por la Dirección Distrital de Impuestos, siempre y cuando esta actividad no sea contraria a las funciones que para cada una de estas instituciones señale el estatuto orgánico del sistema financiero y cumplan los requisitos de cobertura, capacidad técnica y administrativa que exija la Secretaría de Hacienda del Distrito Capital.

Se exceptúan el recaudo de la sobretasa a la gasolina motor y el impuesto al consumo de cervezas y sifones. En caso de adoptarse nuevos impuestos, sobretasas, retenciones o sanciones la Secretaría de Hacienda del Distrito Capital determinará las condiciones específicas y celebrará los convenios respectivos o los incluirá en la presente resolución.

ART. 2º—Naturaleza de la función recaudadora. La función recaudadora tiene origen legal, los dineros recaudados por las entidades recaudadoras y administrados por la Dirección Distrital de Impuestos, están sujetos a la vigilancia de las entidades estatales competentes, sin perjuicio de los mecanismos de control que para estos ingresos establece la presente resolución, en concordancia con lo establecido por la Ley 42 de 1993 y sus normas reglamentarias.

ART. 3º—Solicitud de autorización para recepción y recaudo. Los bancos y demás entidades especializadas del sector financiero interesadas en obtener Ia autorización prevista en el artículo 1º, deberán manifestarlo por intermedio de su representante legal, en escrito dirigido a la Secretaría de Hacienda del Distrito Capital, en el cual se deberá manifestar expresamente que se acoge a lo dispuesto en la presente resolución y a las normas que la modifiquen.

ART. 4º—Autorización. La Secretaría de Hacienda del Distrito Capital autorizará mediante escrito a los bancos y demás entidades especializadas del sector financiero solicitantes, la recepción y recaudo de los impuestos distritales, previa comprobación del cumplimiento de las condiciones técnicas y procedimentales que al respecto efectúe la dirección de sistemas e informática de la Secretaría de Hacienda del Distrito Capital, la Dirección Distrital de Tesorería y la Dirección Distrital de Impuestos. Para efectos de la presente resolución las entidades antes mencionadas se denominarán entidades recaudadoras.

ART. 5º—Vigencia de la autorización. La autorización conferida tendrá vigencia indefinida. No obstante la entidad recaudadora autorizada podrá renunciar a ella, mediante comunicado dirigido a la Secretaría de Hacienda del Distrito Capital, por lo menos con tres meses de antelación. Transcurrido dicho término, podrá cesar en las funciones autorizadas, sin perjuicio de las obligaciones que se deriven de la recepción y recaudo de los impuestos distritales hasta la fecha en que dejen de prestar el servicio.

La Secretaría de Hacienda del Distrito Capital señalará las condiciones y el procedimiento que deben cumplir las entidades recaudadoras en proceso de retiro, con el fin de obtener la conformidad en el cumplimiento de sus obligaciones.

ART. 6º—Obligaciones generales de las entidades recaudadoras. Las entidades recaudadoras cumplirán las obligaciones contempladas en el artículo 131 del Decreto 807 de 1993 y las que con relación al objeto de la presente resolución establezcan las normas pertinentes.

ART. 7º—Formularios y recibos oficiales de pago. Los formularios de las declaraciones tributarias y los recibos oficiales de pago, son los que para el efecto haya prescrito la Dirección Distrital de Impuestos para cada año gravable. Las declaraciones tributarias deberán estar diligenciadas en los formularios prescritos para el efecto.

Para el pago del impuesto predial unificado correspondiente a los predios pertenecientes a los estratos 1 y 2, uso residencial se adopta un recibo de pago con información preimpresa, el cual se compone de dos cuerpos, así: contribuyente y entidad recaudadora. Para los efectos de la presente resolución, dicho recibo se denominará “recibo de pago - sistema preferencial”.

El pago de los impuestos distritales, se hará constar en los formularios de la declaración tributaria, recibo de pago sistema preferencial y/o en el recibo oficial de pago, según corresponda.

PAR.—En relación con los formularios de declaración de impuestos de industria, comercio, avisos y tableros del año 1993 las entidades recaudadoras deberán, una vez recepcionados los respectivos formularios y dentro de los términos previstos en el artículo 35 de la presente resolución, remitir a la Dirección Distrital de Impuestos una relación de las declaraciones tributarias recibidas, en la que se incluye la información referente al NIT del declarante y al valor pagado.

ART. 8º—Suministro de formularios, recibos de pago - sistema preferencia y recibos oficiales de pago. Los formularios de las declaraciones tributarias y recibos oficiales de pago podrán ser suministrados directamente a los contribuyentes y declarantes por la Secretaría de Hacienda del Distrito Capital, cuando así lo considere.

Para el caso de los estratos 1 y 2 y de conformidad con el Acuerdo 26 de 1998, la administración distrital suministrará el correspondiente recibo de pago - sistema preferencial.

La Secretaría de Hacienda del Distrito Capital podrá disponer de otro mecanismo de distribución cuando las circunstancias lo ameriten.

ART. 9º—Función recaudadora: responsabilidad del contribuyente por el diligenciamiento de los formularios. Las entidades recaudadoras deberán recaudar y responder por el valor “total a pagar” (renglón TP) que figure en las declaraciones tributarias, recibos de pago sistema preferencial y recibos oficiales de pago; es decir, por las sumas señaladas en las casillas en las cuales se determina el valor del pago de dichos documentos. En caso de omisión en el diligenciamiento del renglón “total a pagar” (TP), responderán por la suma que aparezca en el timbre mecánico o por el mecanismo que demuestre el pago.

La determinación de los impuestos, sanciones e intereses, así como el diligenciamiento de las declaraciones tributarias y recibos oficiales de pago, corresponderá en todos los casos al contribuyente, declarante o responsable, salvo en el caso del sistema preferencial, en el cual la administración distrital determinar los valores a pagar.

ART. 10.—Verificación del diligenciamiento y liquidación del tributo a cargo de la Dirección de Impuestos Distritales. La intervención de las entidades recaudadoras en la recepción de los documentos y en el recaudo de los tributos administrados por la Dirección Distrital de Impuestos, no garantiza que los formularios de las declaraciones tributarias y los recibos oficiales de pago estén correctamente diligenciados por el contribuyente, declarante o responsable del pago, ni que las sumas pagadas correspondan al monto total o exacto de sus obligaciones tributarias. Esta verificación corresponde a la Dirección Distrital de Impuestos, la cual podrá iniciar los correspondientes procedimientos administrativos y/o efectuar los ajustes pertinentes en la cuenta del contribuyente, declarante o responsable.

ART. 11.—Obligación de atender a todos los contribuyentes y de recibir todas las declaraciones tributarias. Las entidades recaudadoras deberán recibir las declaraciones tributarias, los recibos oficiales de pago, los recibos de pago - sistema preferencial y recaudar en moneda legal colombiana, los tributos de todos los contribuyentes o declarantes que lo soliciten, sean o no sus clientes, cualquiera que sea el monto de sus deudas y en todas sus oficinas, agencias o sucursales, ubicadas en el perímetro urbano de Santafé de Bogotá D.C.

Igualmente las entidades recaudadoras recibirán las declaraciones de impuestos con pago, en valores diferentes o iguales a cero, considerando que el pago se efectúe a elección del declarante en cualquier entidad recaudadora, inclusive la diferente a aquella en la cual haya presentado la declaración de impuestos.

El pago podrá efectuarse a elección del contribuyente, en cualquiera de las entidades recaudadoras autorizadas.

PAR. 1º—Las entidades recaudadoras están obligadas a recibir las declaraciones de impuesto que se presenten sin impuesto a cargo o sin pago, salvo en los casos de excepción contemplados en el literal i) del artículo 25 de la presente resolución.

PAR. 2º—Por quejas escritas de los contribuyentes, recibidas en la Dirección Distrital de Impuestos, respecto del servicio en la entidad recaudadora, una vez notificadas las mismas, la entidad debe establecer de inmediato los correctivos de fondo, precisando su naturaleza e informando por escrito a la Dirección Distrital de Impuestos en un plazo no mayor de quince (15) días hábiles, las medidas tomadas al respecto.

ART. 12.—Horarios de atención al público. Las entidades recaudadoras deberán efectuar la recepción y recaudo, dentro de los horarios ordinarios de atención al público. Cuando las entidades recaudadoras dispongan de horarios adicionales, especiales o extendidos deberán recibir y recaudar dentro de tales horarios. En este evento, los plazos establecidos en la presente resolución a favor de la entidad respectiva, se contarán a partir del día hábil siguiente al de la recepción o recaudo.

ART. 13.—Oficina con carácter de centralizadora. Las entidades recaudadoras autorizadas deberán designar una de sus oficinas para que opere con el carácter de centralizadora en la ciudad de Santafé de Bogotá, D.C., en lo relativo a las obligaciones dispuestas en la presente resolución. De este hecho deberá informar por escrito a la Dirección Distrital de Impuestos con anterioridad a la iniciación del servicio para entidades recaudadoras nuevas.

ART. 14.—Prohibición del cobro por servicios. Las entidades recaudadoras no podrán cobrar a los contribuyentes comisiones, gastos de papelería o administración y en general, suma alguna por razón de recepción de las declaraciones de impuestos, recibos oficiales de pago, ni por el recaudo de tributos distritales.

ART. 15.—La atención al contribuyente relativa al diligenciamiento y liquidación no corresponde a las entidades recaudadoras. Las entidades recaudadoras no están obligadas a absolver consultas, atender requerimientos, reclamaciones o peticiones de cualquier naturaleza, ni a expedir copias de las declaraciones tributarias, recibos de pago - sistema preferencial y recibos oficiales de pago, ni atender las consultas de los contribuyentes o declarantes relativas a su diligenciamiento o a la determinación o liquidación de las sumas a pagar.

ART. 16.—Capacitación a las entidades recaudadoras. La Dirección Distrital de Impuestos suministrará a la entidad recaudadora la capacitación y la orientación necesaria, sobre la operatividad del proceso de recepción y recaudo, mediante talleres y seminarios que serán programados periódicamente por intermedio de la Dirección Distrital de Impuestos y será de obligatoria asistencia para los jefes de las áreas técnica y operativa de cada entidad recaudadora.

ART. 17.—Término mínimo de conservación de archivos. Las entidades recaudadoras deberán conservar la primera copia de las declaraciones de impuesto y de los recibos oficiales de pago años 94 y 95, adicionalmente los cupones de los recibos de pago - sistema preferencial y una copia de los archivos magnéticos enviados a la Dirección Distrital de Impuestos, originados en las operaciones de recepción y recaudo, por el término de los dos años siguientes a la vigencia fiscal que correspondan.

Vencidos los términos aquí previstos, las entidades recaudadores podrán destruir las copias físicas de los documentos que tengan en su poder, siempre y cuando las conserven en medios técnicos que permitan su consulta y reproducción, como microfilmación o archivo de imágenes virtuales.

Las copias de documentos físicos se destruirán, previa elaboración de un acta que se levantará por el encargado del control del sistema recaudatorio y los responsables que designe la entidad recaudadora. La anterior acta deberá contener una relación de los documentos a destruir, su valor, fecha de presentación y preimpreso.

Los archivos magnéticos deberán conservarse como cualquier soporte de las operaciones de la entidad recaudadora, por un período de cuatro (4) años. Tiempo después del cual podrán ser destruidos.

ART. 18.—Forma de pago de los tributos. Las entidades recaudadoras recibirán el pago de los impuestos distritales y demás pagos de que trata la presente resolución, en efectivo, cheque de gerencia o cheque personal del contribuyente que corresponda a la oficina que lo recibe y únicamente a la orden de la entidad recaudadora, cuando sea del caso. Lo anterior, debe entenderse que para los recibos de pago sistema preferencial, incluye esta forma de pago.

Las entidades recaudadoras bajo su responsabilidad, podrán recibir cheques librados en forma distinta a la señalada o habilitar cualquier procedimiento que facilite el pago. En todos los casos, la Secretaría de Hacienda del Distrito Capital, entenderá el pago como realizado en efectivo.

ART. 19.—Responsabilidad por cheques impagados. Las entidades recaudadoras serán responsables por el importe de los cheques que resulten impagados por cualquier motivo.

ART. 20.—Pagos mediante certificados, bonos, títulos o documentos similares. Cuando una norma legal faculte al contribuyente para utilizar títulos, bonos, títulos judiciales, certificados o documentos similares para el pago de tributos distritales administrados por la Dirección Distrital de Impuestos, la cancelación y recepción, sólo podrá efectuarse en la entidad recaudadora expresamente autorizada para tal fin.

CAPÍTULO II

Recepción y recaudo

ART. 21.—Tributos objeto de recepción y recaudo. Las entidades recaudadoras recibirán los documentos y recaudarán los siguientes tributos administrados por la Dirección Distrital de Impuestos, así:

1. Impuesto de industria, comercio, avisos y tableros.

a) Recibir los formularios de: “declaración de impuesto industria, comercio, avisos y tableros” oportunos y extemporáneos del año fiscal de 1994 y siguientes, y

b) Recaudar el impuesto de industria, comercio, avisos y tableros, las sanciones e intereses correspondientes a cualquier período gravable del impuesto mencionado.

2. Impuesto predial unificado.

a) Recibir los formularios de: “declaración de impuesto predial unificado” oportunos y extemporáneos del año fiscal 1994 y siguientes;

b) Recaudar el impuesto predial unificado, las sanciones e intereses correspondientes a cualquier período gravable del impuesto mencionado, y

c) Recepcionar los “recibos de pago - sistema preferencial” diseñados para el pago del impuesto predial unificado para los estratos 1 y 2 uso residencial.

3. Impuesto sobre vehículos automotores.

a) Recibir los formularios de: “declaración de impuesto unificado de vehículos” oportunos y extemporáneos del año fiscal 1994 y siguientes hasta 1998;

b) Recaudar el impuesto unificado de vehículos, las sanciones e intereses correspondientes a cualquier período gravable del impuesto mencionado;

c) Recibir los formularios de: “declaración de impuesto sobre vehículos automotores” oportunos y extemporáneos del año fiscal 1999 y siguientes, y

d) Recaudar el impuesto sobre vehículos automotores, las sanciones e intereses correspondientes a los períodos 1999 y siguientes del impuesto mencionado.

4. Impuestos varios y retenciones en la fuente.

a) Recibir los formularios de: “declaración de impuestos varios y retenciones en la fuente” extemporáneos del año fiscal 1994 y siguientes, y

b) Recaudar los impuestos varios y retenciones en la fuente del año fiscal 1994 y siguientes.

5. Retención e impuesto de azar y espectáculos.

a) Recibir los formularios de: “declaración de retención e impuesto de azar y espectáculos” oportunos y extemporáneos del año fiscal 1996 y siguientes, y

b) Recaudar las retenciones y el impuesto de azar y espectáculos, las sanciones e intereses correspondientes al año fiscal 1996 y siguientes.

6. Impuesto de delineación urbana.

a) Recibir los formularios de: “delineación urbana oportunos y extemporáneos del año fiscal 1994 y siguientes, y

b) Recaudar el impuesto de delineación urbana, las sanciones e intereses correspondientes a cualquier período gravable del impuesto mencionado.

PAR. 1º—La autorización prevista en este artículo se extiende al recaudo de los mayores valores de los impuestos distritales, anticipos, retenciones, sanciones e intereses originados dentro del proceso de determinación y discusión en la vía gubernativa y en el proceso contencioso administrativo, así como, de los valores establecidos en los demás casos especiales que señalen las normas vigentes.

PAR. 2º—El recaudo de los valores de los impuestos distritales, anticipos, retenciones, sanciones e intereses originados dentro del proceso de determinación y discusión en la vía gubernativa y en el proceso contencioso administrativo, así como, de los valores establecidos en los demás casos especiales que señalen las normas vigentes y correspondientes a períodos de 1993 y anteriores, se realizará a través de las entidades recaudadoras mediante utilización del recibo oficial de pago.

Los formularios de declaración de impuestos distritales por períodos gravables 1993 y anteriores, solo se recibirán en la Dirección Distrital de Impuestos, exceptuando lo correspondientes a la declaración de industria, comercio, avisos y tableros por el año gravable de 1993, que se recibirán en las entidades recaudadores, al igual que su pago.

ART. 22.—Recepción de formularios. Las entidades recaudadoras estarán obligadas a recibir tanto los formularios de declaración de impuestos distritales como los pagos correspondientes, en cualquiera de las agencias, sucursales y oficinas localizadas en el perímetro urbano de Santafé de Bogotá D.C., en los términos previstos en la presente resolución y según lo estipulado en el estatuto orgánico del sistema financiero. Los formularios para declaración y pago de impuestos distritales correspondientes a los años gravables 1996 y siguientes, podrán ser recibidos cuando se presenten en original y una copia y cumplan con los requisitos establecidos por la Dirección Distrital de Impuestos.

Los formularios para declaración y pago de los impuestos distritales correspondientes a los años gravables 1995 y anteriores, sólo podrán ser recibos cuando se presenten en original y dos copias y cumplan con los requisitos establecidos por la Dirección Distrital de Impuestos.

Sólo se recibirán los formularios, recibo oficial de pago adoptados para el año fiscal que se está causando. Transitoriamente, la Dirección Distrital de Impuestos podrá habilitar el uso de los recibos oficiales de pago adoptados en la vigencia fiscal anterior, para la declaración y pago de impuestos distritales correspondientes a la vigencia fiscal siguiente. Si los formularios de declaración distrital de impuestos son recibidos con pago, dicha situación deberá constar en el formulario respectivo.

El pago del impuesto predial unificado correspondiente a estratos 1 y 2 se deberá efectuar en el formato prescrito, denominado “recibo de pago - sistema preferencial”.

La dirección de sistemas e informática de la Secretaría de Hacienda del Distrito Capital, enviará a las entidades recaudadoras con anterioridad a las fechas de vencimientos de los recibos de pago - sistema preferencial, un archivo denominado: “archivo de envío” que contendrá entre otros, los siguientes datos: el número de recibo de pago, las fechas de vencimientos y los valores totales a pagar por cada vencimiento que pagarán los contribuyentes por medio de este mecanismo de recaudo, el cual deberá ser incorporado en la base de datos de cada entidad, a fin de que sea utilizado en el proceso de recepción.

ART. 23.—Fecha del recaudo y de la recepción de los documentos en los horarios especiales. En el evento de horario especial, adicional o extendido, los plazos establecidos en la presente resolución a favor de las entidades recaudadoras, se contarán como si la operación se hubiera efectuado el día hábil siguiente.

PAR.—La fecha de recaudo de los documentos recibidos en horario adicional o extendido será la del día en que se reciba el documento y no la del día hábil siguiente, debiendo colocársele el sello del horario adicional o extendido al original y copia del documento. Los documentos recibidos en horario adicional o extendido se grabarán en medios magnéticos con los movimientos del día hábil siguiente.

Para el envío de paquetes de documentos recibidos en horario especial, adicional o extendido, se deben conformar por tipos de documentos, de acuerdo con la presente resolución diferenciando la casilla “horario extendido” marcándola con equis (X) en la plantilla de control para el envío de los documentos.

ART. 24.—Deber de presentar el documento de identificación. Para la recepción de las declaraciones tributarias y recaudo de los impuestos distritales, las entidades recaudadoras deberán exigir a los contribuyentes, declarantes o responsables del pago, su correspondiente documento de identificación o fotocopia simple del mismo, así:

a) Vehículos. Tarjeta de propiedad dei vehículo o cualquier documento que acredite el número de placa del automotor, al que se le está cancelando el respectivo impuesto, junto con el seguro obligatorio de accidentes de tránsito, SOAT;

b) Personas naturales. Tarjeta NIT, expedida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales o cédula de ciudadanía o de extranjería o pasaporte del declarante, y

c) Personas jurídicas. Tarjeta NIT, expedida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

PAR.—Para la recepción de los recibos de pago - sistema preferencial, las entidades recaudadoras no exigirán documento de identificación.

ART. 25.—Verificaciones previas a cargo de las entidades recaudadoras. Para los efectos previstos en esta resolución, las entidades recaudadoras al momento de recibir las declaraciones tributarias, recibos de pago - sistema preferencial y recibos oficiales de pago deberán verificar:

a) Que el nombre o razón social y el número de identificación del contribuyente, declarante o responsable del pago coincidan con los que aparecen en el documento de identificación que se exhiba, salvo para los pagos realizados mediante recibo de pago - sistema preferencial, en los cuales no se requiere presentación del documento de identificación;

b) Que en el caso del impuesto sobre vehículos automotores, se deberá verificar adicionalmente el dato correspondiente a la placa del automotor y que estén diligenciadas las casillas correspondientes al código de la compañía aseguradora y el número de la póliza del seguro obligatorio contra accidentes de tránsito y que estos concuerden con el documento físico exhibido el cual deberá tener una vigencia de doce (12) meses contados a partir del mes de la presentación de la declaración tributaria;

c) Que el formulario esté completamente diligenciado a máquina o a mano en letra imprenta mayúscula y números legibles. Sólo se recibirán formularios diligenciados en tinta de color oscuro, preferiblemente negra (no se recibirán formularios diligenciados a lápiz);

d) Que el documento esté debidamente firmado y relacionado el documento de identificación;

e) Que el formulario no esté acompañado de anexos o documentos adicionales;

f) Que el valor consignado en la casilla “total a pagar” coincida en los ejemplares;

g) Que en la casilla “total a pagar” figure en cero (0) cuando no se cancele valor alguno simultáneamente con la presentación del formulario declaración de impuestos; a excepción de lo previsto en el literal i) del presente artículo;

h) Que el valor del pago coincida con el registrado en la casilla total a pagar;

i) Que cuando recepcionen las declaraciones tributarias definidas en el artículo 21, numerales tres (3), cuatro (4), cinco (5) y seis (6) de la presente resolución, se realice el pago del valor relacionado en la casilla (TP) total a pagar, de manera simultánea con la presentación de la declaración tributaria;

j) Que en la declaración de impuestos de industria, comercio, avisos y tableros se señale un solo período bimestral o anual, según el caso;

k) Que las declaraciones de impuestos varios y retención en la fuente, correspondientes a los años fiscales de 1994 y 1995, solamente correspondan a un período mensual;

l) Que las declaraciones de retención de impuesto de azar y espectáculos correspondientes al año fiscal de 1996 y siguientes, solamente correspondan a un período mensual;

m) Que en el recibo oficial de pago esté diligenciada, la casilla correspondiente “pago al año”;

n) Que en el recibo oficial de pago esté diligenciado uno y sólo uno de los conceptos por los cuales se efectúa el pago;

ñ) Que el recibo oficial de pago cuando el concepto del impuesto que se paga se refiere al impuesto predial unificado, debe estar diligenciada Ia casilla correspondiente a dirección del predio;

o) Que el recibo oficial de pago cuando el concepto que se paga se refiere al impuesto sobre vehículos automotores, debe estar diligenciada la casilla que se refiere a la placa del automotor;

p) Que el recibo oficial de pago sólo se recibirá con el pago simultáneo del valor registrado en la casilla “total a pagar”. Se abstendrá de recepcionarlo si en esta casilla registra cero (0) o está sin diligenciar;

q) Que el valor cancelado mediante recibo de pago - sistema preferencial deberá corresponder exactamente al valor preimpreso en dicho recibo, y

r) Que el valor cancelado mediante recibo de pago - sistema preferencial se encuentre dentro de las fechas de vencimiento preimpresas en dicho recibo.

PAR. 1º—Las entidades recaudadoras se abstendrán de recibir las declaraciones tributarias, recibos de pago - sistema preferencial y recibos oficiales de pago, con tachones, enmendaduras, borrones, o con valores en centavos en las casillas que exigen registrar valores.

PAR. TRANS.—Para la declaración y pago del impuesto sobre vehículos automotores hasta el 1º de julio de 1999, se deberá verificar que el seguro obligatorio de accidentes de tránsito se encuentra vigente al momento de la presentación.

ART. 26.—Recepción de formularios. Si efectuadas las verificaciones previstas en los artículos anteriores, los formularios de declaraciones tributarias, los recibos de pago sistema preferencial, los recibos oficiales de pago y las sumas que se pretendan cancelar, cumplen con los requisitos allí previstos, las entidades recaudadoras procederán a su recepción y/o recaudo. En caso contrario, se abstendrán de hacerlo.

También se abstendrán cuando no se dé cumplimiento a lo establecido en el artículo 7º de la presente resolución.

ART. 27.—Procedimiento de recepción. Para recibir los formularios de las declaraciones tributarias o los recibos oficiales de pago, las entidades recaudadoras procederán en los ejemplares a:

1. Colocar un autoadhesivo en la casilla correspondiente.

2. Imprimir un sello que identifique el nombre de la entidad recaudadora, la oficina receptora y la fecha de recibo, con la expresión “recibido con pago” o “recibido sin pago” según corresponda. El sello deberá estamparse en la casilla dispuesta para tal fin en el cuerpo del denominada “timbre y sello del banco”, sin invadir otras áreas del formulario. El sello deberá estar refrendado con la firma del funcionario receptor.

3. Deberá timbrar o registrar con máquina o protector el valor TP (total a pagar) de la declaración tributaria o recibo oficial de pago. En el evento en que la máquina registradora no tenga la capacidad para timbrar la cantidad requerida, se deberá timbrar las veces necesarias hasta completar el valor recibido utilizando para el efecto el espacio denominado “timbre o sello de banco”, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 9º de la presente resolución.

Cualquier otro procedimiento distinto a lo previsto en este numeral deberá ser previamente autorizado por la Dirección Distrital de Impuestos.

4. Devolver al interesado la copia de la declaración tributaria o del recibo oficial de pago y enviar el original a la Dirección Distrital de Impuestos.

En caso de pérdida del original del formulario que se destine a la Dirección Distrital de Impuestos, como información de recaudo, se deberá presentar denuncia ante autoridad competente. La denuncia deberá contener los siguientes datos del documento extraviado: nombre del banco, sucursal, agencia u oficina, identificación del cajero, número del autoadhesivo, valor de la casilla “total a pagar” y fecha de recaudo. La fotocopia de la denuncia deberá suscribirse por el responsable del proceso recaudatorio o por el departamento de control o auditoría en la entidad respectiva. Igualmente, se deberá diligenciar el formato “documento extraviado” (anexo 2) con los datos disponibles, el cual se deberá enviar junto con el movimiento del día de conformidad con los artículos 30, 35 y 38 de la presente resolución.

Para la recepción en ventanilla de los recibos de pago - sistema preferencial, se procederá de la siguiente manera:

1. Recibir el documento “recibo de pago – sistema preferencial” junto con el valor correspondiente en efectivo cheque de acuerdo con los parámetros establecidos en el artículo 18 de la presente resolución.

2. Colocar en los dos (2) cupones del recibo de pago - sistema preferencial, el timbre de la máquina registradora o el sello que confirme la realización del pago, o cualquier otro sistema utilizado en la recepción de recibos de pago - sistema preferencial.

3. Entregar la colilla o cupón correspondiente al contribuyente.

ART. 28.—Suministro de autoadhesivos. En la recepción de las declaraciones de impuestos o de los recibos oficiales de pago, las entidades recaudadoras procederán, tanto en el original del formulario que se enviará a Ia Dirección Distrital de Impuestos, como en la copia que se devolverá al contribuyente, a colocar en el espacio destinado para el autoadhesivo en la parte inferior de los formularios, un número de serie de acuerdo a las especificaciones técnicas señaladas en el artículo 29 de la presente resolución. Los autoadhesivos mencionados deben ser suministrados por las entidades recaudadoras, informando previamente y por escrito a la Dirección Distrital de Impuestos - unidades de recaudo de impuestos, cada vez que las entidades dispongan o generen impresión de autoadhesivos, la serie que va a utilizar en el proceso recaudatorio de impuestos distritales por cada una de sus sucursales, agencias y oficinas.

Los autoadhesivos se encuentran bajo la exclusiva responsabilidad de las entidades recaudadoras, las cuales deben adoptar los mecanismos de custodia necesarios para evitar la pérdida o el uso indebido de los mismos.

PAR.—El autoadhesivo no utilizado en el proceso de recepción de las declaraciones tributarias o recibos oficiales de pago, deberá anularse y conservarse en las entidades recaudadoras. Para todos los efectos, los saltos en el consecutivo de adhesivos informados como lo establece el presente artículo, se entenderán como anulación de los mismos.

Será responsabilidad de la entidad recaudadora mantener a disposición de sus sucursales, oficinas o agencias, un número adecuado mínimo de autoadhesivos que permita prestar el servicio de forma efectiva y eficiente, el cual se establecerá por el promedio de documentos recibidos en la sucursal, oficina o agencia, en el período evaluado frente al mismo período del año anterior.

La Dirección Distrital de Impuestos podrá verificar directamente en las oficinas, sucursales o agencias, de las entidades recaudadoras el cumplimiento de esta obligación; en caso de que una o más oficinas no dispongan de los autoadhesivos levantará un acta que suscribirá el responsable de la respectiva oficina y el funcionario de la Dirección Distrital de Impuestos designado para efectuar la comprobación. Por el incumplimiento de lo dispuesto en el presente artículo, respecto de la disponibilidad de autoadhesivos y una vez notificado al responsable del recaudo de Ia entidad recaudadora, ésta debe establecer de inmediato los correctivos de fondo precisando la naturaleza de los mismos e informando por escrito a la Dirección Distrital de Impuestos en un plazo no mayor a quince (15) días hábiles, las medidas tomadas al respecto. Para las entidades que reincidan en el incumplimiento mencionado, la Dirección Distrital de Impuestos podrá adelantar las medidas de tipo sancionatorio que considere pertinentes.

ART. 29.—Especificaciones técnicas y composición del número del autoadhesivo. Los autoadhesivos a que se refiere el artículo anterior deben constar de un número de serie ascendente consecutivo, compuesto de catorce (14) dígitos, determinado en el orden y forma que se señala a continuación:

a) Código de la entidad recaudadora: dos (2) dígitos;

b) Código de la sucursal, oficina o agencia: tres (3) dígitos;

c) Cajero: dos (2) dígitos;

d) Consecutivo: seis (6) dígitos, que sin consideración a la clase de formulario de declaración o recibo oficial de pago, indican en forma ascendente el orden de recepción de los formularios por cajero, y

e) Número de verificación: un (1) dígito, calculado sobre todos los anteriores con base en el “módulo 11”, conforme al mecanismo determinado en el documento “especificaciones técnicas” anexo a la presente resolución.

El número de serie de los autoadhesivos deberá estar preimpreso en formato de dos y medio (2½) centímetros de ancho por siete y medio (7½) centímetros de largo, de color verde claro y llevará preimpresa con tinta de seguridad la leyenda “Santafé de Bogotá, D.C. - Dirección Distrital de Impuestos” en trama central; igualmente, deberá contener de manera preimpresa el logotipo de la entidad recaudadora.

CAPÍTULO III

Entrega de documentos a la Dirección de Impuestos Distritales

ART. 30.—Conformación de paquetes y tipos de formularios. Las entidades recaudadoras en todas sus oficinas, agencias o sucursales localizadas en Santafé de Bogotá D.C., deberán conformar por tipo de formulario, año gravable y tipo de horario ordenados ascendentemente por número de serie de los autoadhesivos los originales de las declaraciones de los diferentes impuestos, recibos oficiales de pago, documentos extraviados y formatos de consignación, al banco receptor que determine la secretaría de hacienda, paquetes de documentos con un número máximo por paquete de doscientos (200) formularios, correspondientes a la recepción y recaudo de un mismo día y entregarlos a la Dirección Distrital de Impuestos.

La conformación de paquetes debe efectuarse por oficina, agencia o sucursal. Los tipos de formularios a utilizar a la entrada en vigencia de la presente resolución, son los siguientes:

Código 01 Declaración impuesto predial unificado 

Código 02 Declaración impuesto de industria, comercio, avisos y tableros 

Código 03 Declaración impuesto sobre vehículos automotores 

Código 04 Declaración de retención e impuesto de azar y espectáculos 

Código 05 Recibo oficial de pago 

Código 06 Declaración del impuesto de delineación urbana  

Código 08 Formato de la consignación efectuada en el banco receptor que designe Ia Secretaría de Hacienda del Distrito Capital. 

Código 09 Formato de “documentos extraviados” 

Los cupones recibidos en ventanilla por concepto de los recibos de pago - sistema preferencial, permanecerán en la entidad recaudadora y serán conservados de acuerdo a lo establecido en el artículo 17 de la presente resolución.

ART. 31.—Diligenciamiento de la planilla de control de documentos. Las entidades recaudadoras deberán acompañar cada paquete de las declaraciones de impuestos, recibos oficiales de pago y documentos extraviados, con una “pIanilla de control” que contenga la siguiente información:

a) El nombre y código de la entidad recaudadora;

b) Un número consecutivo ascendente de paquete por oficina, agencia o sucursal, compuesto de seis dígitos;

c) El nombre y código de la oficina, agencia o sucursal;

d) Código asignado al tipo de formulario;

e) La fecha de recaudo o recepción, en el orden de día, mes, año señalada en números;

f) El número de serie del autoadhesivo del formulario inicial y del formulario final;

g) El número de formularios que lo integran;

h) El valor resultante de la sumatoria de la casilla “total a pagar” correspondiente a todos los formularios que lo conforman;

i) Los números de serie de autoadhesivos anulados durante el día, si los hubiere;

j) Los números de serie de autoadhesivos repetidos, si los hubiere;

k) Los números de serie de los autoadhesivos de los documentos extraviados, si los hubiere, y

l) Firma del funcionario autorizado por la entidad recaudadora.

El formato estándar de la planilla de control a ser utilizado por todas las entidades recaudadoras, debe ser el que se define en el documento técnico, anexo a la presente resolución.

ART. 32.—Entrega de paquetes, conformación, requisitos y lugar de presentación. Por conducto de la oficina que actúe con el carácter de centralizadora, las entidades recaudadoras deberán entregar a la Dirección Distrital de Impuestos, agrupados por tipo de formulario, año gravable y tipo de horario, todos los paquetes que contengan el original de las declaraciones tributarias, recibos oficiales de pago o formato de documentos extraviados provenientes de la recepción y recaudo efectuados en un mismo día, por todas las oficinas, sucursales o agencias conforme a lo previsto en el artículo 13 de la presente resolución.

La entrega se efectuará una vez verificado el correcto diligenciamiento de las planillas de control y efectuada la transcripción y el procesamiento sistematizado de la información en los términos señalados en el capítulo IV de la presente resolución. En todo caso la entrega se hará dentro de los plazos establecidos en el artículo 35 de la presente resolución.

ART. 33.—Contenido del formato de envío de paquetes. La oficina que actúe como centralizadora deberá acompañar cada grupo de paquetes correspondientes a una misma fecha de recaudo con un formato de envío que contenga la siguiente información:

a) Nombre de la entidad recaudadora;

b) Código del tipo de formulario;

c) Fecha de recaudo;

d) Fecha de entrega de los formularios y formatos de documentos extraviados a la Dirección Distrital de Impuestos;

e) Nombre y código de cada una de las oficinas recaudadoras;

f) Por oficina, el número de identificación de cada paquete;

g) Por paquete, el número de formularios;

h) Por paquete, el número de serie del autoadhesivo del primero y último formulario;

i) Por paquete, el valor de la casilla “total a pagar” de cada planilla de control;

j) La sumatoria de los valores registrados en la casilla “total a pagar” de las planillas de control;

k) Firma del funcionario autorizado por la entidad recaudadora, y

l) El “formato de envío” de paquetes que deberá usarse es el que se define en el documento técnico, anexo a la presente resolución.

Para el caso del formato de envió del medio magnético correspondiente a recibo de pago - sistema preferencial, éste debe denominarse “formato de envío recibos de pago - sistema preferencial” y debe contener los siguientes datos:

a) Número consecutivo del medio magnético;

b) Valor total;

c) Fecha de envío, y

d) Cantidad de registros.

ART. 34.—Información sobre números de serie de autoadhesivos y de paquetes, anulados o repetidos. Las oficinas designadas como centralizadoras informarán al grupo de control a entidades recaudadoras de las unidades de la dirección de impuestos, los números de serie de los autoadhesivos de los formularios y los números de los paquetes, anulados o repetidos si los hubiere, informándolos en la planilla de control de paquetes y en el medio magnético respectivo.

ART. 35.—Términos para la entrega de documentos e información en medios magnéticos. Las entidades recaudadoras deberán entregar por conducto de la oficina que actúe con carácter de centralizadora en Santafé de Bogotá a la Dirección Distrital de Impuestos o donde la Secretaría de Hacienda del Distrito Capital designe, por año gravable y por tipo de formularios dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la fecha de la recepción observando el orden cronológico de fecha de recaudo, sin perjuicio del término de quince días en época de vencimiento, todos los paquetes que contengan el original de las declaraciones tributarias, recibos oficiales de pago y/o formatos de documentos extraviados, utilizados por las entidades recaudadoras para la captura de la información, provenientes de la recepción y recaudo efectuado en un mismo día por las oficinas, sucursales o agencias ubicadas en Santafé de Bogotá, D.C.

Los formatos originales de las consignaciones diarias realizadas al banco receptor que la Secretaría de Hacienda del Distrito Capital determine, deberán procesarse en medio magnético dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de consignación, junto con la información correspondiente al día de recaudo que se envíe.

La entrega se efectuará una vez verificado el correcto diligenciamiento de las planillas de control y efectuada la transcripción y el procesamiento sistematizado de la información.

La información en medios magnéticos, con las características definidas en el documento técnico correspondiente a los documentos físicos que se están entregando, se enviarán simultáneamente con los paquetes de documentos descritos en este artículo;

La transcripción de los formularios y formatos de documentos extraviados para el procesamiento sistematizado de la información, comprenderá los campos o renglones, tal y como se describen en el documento de especificaciones técnicas, suministrado por la dirección de sistemas e informática anexo a la presente resolución.

La Dirección Distrital de Impuestos sólo recibirá de las entidades recaudadoras conjuntos completos correspondientes a un mismo medio magnético y todos los paquetes y documentos físicos exactamente descritos en el mismo; la aceptación o el rechazo de los medios magnéticos por parte de la Dirección Distrital de Impuestos se hará dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a su entrega, una vez adelantada la verificación de los documentos físicos con los reportados en el medio magnético; se devolverá todo el conjunto de documentos físicos y el medio magnético, incluido un listado con los errores encontrados cuando sea rechazada la información.

PAR. 1º—En las fechas de vencimiento establecidas por la Secretaría de Hacienda del Distrito Capital para la presentación y pago de los impuestos distritales, incluidos los cinco (5) días hábiles anteriores así como la información correspondiente al horario extendido de la fecha del vencimiento, se establecerá un término especial para el envío de la información de todos los impuestos recaudados de quince (15) días hábiles. En este evento, la Dirección Distrital de Impuestos informará a las entidades recaudadoras la aceptación o rechazo de la información, dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a su entrega; sin embargo, la Secretaría de Hacienda del Distrito Capital se reserva el derecho de ampliar este término cuando las circunstancias así lo exijan.

PAR. 2º—En todos los casos la fecha de aceptación de la información corresponde a la fecha en que el medio magnético y la documentación física fueron recibidos por la Secretaría de Hacienda del Distrito Capital, salvo que sea rechazado el medio magnético y/o la documentación física.

PAR. 3º—El número de registros procesados en un medio magnético no podrá exceder los parámetros establecidos por la dirección de sistemas e informática.

PAR. 4º—Los medios magnéticos correspondientes al movimiento de recaudo de los recibos de pago - sistema preferencial se entregarán por parte de las entidades recaudadoras dentro de la forma y los plazos existentes para los demás formularios tributarios distritales que contempla el presente artículo, de acuerdo a lo establecido en las especificaciones técnicas en su artículo 1.3.2 “archivo de recaudo de recibos reportados”.

PAR. 5º—El archivo remitido por la dirección de sistemas e informática de la Secretaría de Hacienda del Distrito Capital, a las entidades recaudadores de que trata el artículo 22 de la presente resolución, se denominará “archivo de envío” y se entiende como el archivo entregado por una única vez en cada vigencia fiscal a las mismas, con la información referente a los recibos de pago liquidados para predios residenciales de estratos 1 y 2 que hacen parte del sistema preferencial de pagos.

En el evento de que los contribuyentes presenten a las entidades recaudadoras, recibos de pago - sistema preferencial que no figuren dentro del archivo antes mencionado estos pueden ser recibidos; para ello, la entidad recaudadora preparará un archivo denominado: “archivo de recaudo de recibos no reportados”, de conformidad con lo establecido en el artículo 1.3.3 de las especificaciones técnicas.

El envío de la información a la Dirección Distrital de Impuestos de la Secretaría de Hacienda del Distrito Capital, de que trata el segundo inciso del parágrafo quinto del presente artículo, debe remitirse en medio magnético independiente y dentro de los términos establecidos en el presente artículo.

PAR. 6º—La extemporaneidad ocasionada en la entrega no oportuna de la información de los recibos de pago - sistema preferencial, se constituye en hecho sancionable, al cual se le aplicará el régimen sancionatorio establecido en la presente resolución.

ART. 36.—Modificaciones a las especificaciones técnicas. Cuando se presenten modificaciones o ajustes a las especificaciones técnicas del sistema recaudatorio, la Secretaría de Hacienda del Distrito Capital previa consulta con las entidades recaudadoras a través de la asociación bancaria, fijará los términos y condiciones transitorias para la entrega de documentos y cintas magnéticas a la Dirección Distrital de Impuestos.

ART. 37.—Requisitos para la recepción de los paquetes. Los paquetes de documentos con las declaraciones tributarias, recibos oficiales de pago y formatos de documentos extraviados serán recibidos por la Dirección Distrital de Impuestos siempre y cuando se encuentren grabados en el medio magnético y coincidan con los siguientes datos:

a) Fecha de recaudo;

b) Tipo de documento;

c) Número de documentos por paquete;

d) Cantidad total de documentos, y

e) Valor total de los renglones TP (total a pagar)

CAPÍTULO IV

Transcripción de la información

ART. 38.—Obligación de suministrar la información en medios magnéticos. Las entidades recaudadoras deberán suministrar por intermedio de su oficia centralizadora en Santafé de Bogotá en forma sistematizada y simultáneamente con los documentos físicos, la información de todas las declaraciones tributarias y/o recibos oficiales de pago recibidos en un mismo día y las consignaciones realizadas en el banco receptor, de acuerdo con los plazos a que hacen referencia los artículos 35 y 39 de la presente resolución. Para tal efecto utilizarán los medios magnéticos o mecanismos de transmisión de información con las especificaciones técnicas que determine la dirección de sistemas e informática de la Secretaría de Hacienda del Distrito Capital o quien haga sus veces; de este hecho se dejará constancia escrita de quien entrega y quien recibe.

Para el caso de los recibos de pago - sistema preferencial, sólo se suministrará el medio magnético en los términos establecidos en los parágrafos cuarto y quinto del artículo 35 de la presente resolución.

PAR.—Para todos los efectos legales la fecha de aceptación de la información será la fecha de recepción asignada por la Secretaría de Hacienda del Distrito Capital, en concordancia con el parágrafo 2º del artículo 35 de la presente resolución.

ART. 39.—Procesamiento de la información. La entidad recaudadora deberá procesar la información por año gravable y por tipo de formulario de declaración de impuestos, recibo oficial de pago y formato de consignación, cada uno con su respectiva “planilla de control”. La información suministrada en cada “planilla de control” deberá coincidir con la cantidad de formularios y la sumatoria de los valores contenidos en las mismas.

ART. 40.—Procesamiento y envío de las consignaciones. Planilla de control de consignaciones. La entidad recaudadora deberá acompañar cada paquete de formatos de consignación, con una “planilla de control” que contenga la siguiente información:

a) Número del paquete;

b) Nombre y código de la entidad recaudadora;

c) Fecha de recaudo;

d) Fecha de consignación;

e) La cantidad de formatos de consignación del paquete;

f) La sumatoria de los valores consignados, registrados en cada formato de consignación, y

g) Firma del funcionario autorizado por la entidad recaudadora y sello de la entidad.

PAR.—En caso de que la consignación se realice por medio electrónico, se deberá acompañar el formato de consignación del envío con la confirmación de recepción del mensaje por el banco receptor.

ART. 41.—Prohibición de modificar, anular o destruir documentos recepcionados. Las entidades recaudadoras no podrán efectuar modificaciones, sustituciones o correcciones en la información contenida en las declaraciones tributarias y recibos oficiales de pago, ni anular o destruir las declaraciones tributarias, recibos de pago sistema preferencial o recibos oficiales de pago una vez recibidos, salvo los casos previstos en la presente resolución.

CAPÍTULO V

Consignación de dineros recaudados

ART. 42.—Plazo para consignar los dineros recaudados en el banco receptor. Los recaudos diarios deberán ser consignados en el banco receptor que determine la Secretaría de Hacienda del Distrito Capital, a favor de la dirección distrital de tesorería, en las cuentas que ella determine para tal efecto, dentro del término en días calendario que para cada entidad recaudadora determine bimestralmente la Dirección Distrital de Impuestos, de acuerdo a la calificación asignada a cada entidad recaudadora, teniendo en cuenta lo señalado en la tabla número uno (1) del presente artículo y la siguiente fórmula, así:

Plazo: B + K + C + O

PAR. 1º—El plazo para consignar se cuenta a partir del día calendario siguiente al del recaudo. Si el plazo vence en un día que no fuere hábil, la consignación deberá efectuarse el día hábil siguiente. En todos los casos, el plazo previsto en este artículo se entenderá en días calendario.

PAR. 2º—Los períodos bimestrales a tener en cuenta en cada vigencia fiscal, tanto para la consignación como para electos del cálculo del plazo son los siguientes:

Tabla número 1

Calificación del bimestre Recaudo estudiado del bimestre 

(Julio - Agosto) (Enero - Febrero) 

(Septiembre - Octubre ) (Marzo - Abril) 

(Noviembre - Diciembre) (Mayo - Junio) 

(Enero - Febrero) (Julio - Agosto) 

(Marzo - Abril) (Septiembre - Octubre) 

(Mayo - Junio) (Noviembre - Diciembre) 

ART. 43.—Factor “B”. Días base. “B” corresponde al reconocimiento fijo que se da en días calendario y equivale a catorce (14) días.

ART. 44.—Factor “K”. Documentos recibidos y valor recaudado. “K” corresponde al reconocimiento que se da en días calendario por la cantidad de documentos recibidos y por los valores recaudados por cada entidad recaudadora, durante el período de dos (2) meses. El valor “K” puede oscilar entre cero (0) y dos (2) días y se define dentro de las respectivas participaciones porcentuales de cada entidad así:

I = (TDE / TDS) + (VRE / VRS)

Donde:

TDE = Representa el total de documentos recibidos por la entidad recaudadora

TDS = Representa el total de documentos recibidos por el sistema (total de las entidades recaudadoras)

VRE = Representa el total de valores recaudados por la entidad recaudadora

VRS = Representa el total de valores recaudados por el sistema (total de las entidades recaudadoras)

Cálculo “K”

K = 2 * ((l entidad – I min) / (I max – I min))

l entidad = Índice obtenido por cada entidad recaudadora en documentos recibidos y en valores recaudados, respectivamente.

I min = El mínimo valor de los índices de todas las entidades recaudadoras en documentos recibidos y en valores recaudados respectivamente.

I max = El máximo valor de los índices de todas las entidades recaudadoras en documentos recibidos y en valores recaudados respectivamente.

ART. 45.—Factor “C”. Calidad de la información. “C” corresponde al reconocimiento que se da en días calendario a cada una de las entidades recaudadoras durante un período de dos meses, por la calidad en la recepción y la grabación de información contenida en las declaraciones tributarias y recibos oficiales de pago de impuestos distritales, correspondiente a la información entregada a la Dirección Distrital de Impuestos. El valor de “C” puede oscilar entre cero (0) y tres días y se define así:

Obtendrán tres (3) días las entidades recaudadoras que presenten como mínimo un 99% de los documentos grabados con cero (0) errores.

Obtendrán dos (2) días las entidades recaudadoras que presenten como mínimo un 97% de los documentos grabados con cero (0) errores.

Obtendrán un (1) día las entidades recaudadoras que presenten como mínimo un 95% de los documentos grabados con cero (0) errores.

Para determinar el factor calidad de la información se tomarán los siguientes campos básicos por tipo de formulario, sin embargo la entidad recaudadora tiene la obligación de grabar la totalidad de los campos especificados en el documento técnico establecido por la dirección de sistemas e informática de la Secretaría de Hacienda del Distrito Capital.

De no cumplir con la obligación de grabar todos los campos especificados en el documento de especificaciones técnicas o de mostrar deficiencia en los mismos, se aplicará el régimen sancionatorio previsto en el artículo 52 de la presente resolución.

Campos básicos del formulario impuesto predial unificado

Fecha de recaudo

Preimpreso

Dirección del predio

Destino

Autoavalúo (AA)

Total saldo a cargo (HA)

Total a pagar (TP)

Autoadhesivo

Campos básicos del formulario impuesto sobre vehículos automotores

Fecha de recaudo

Preimpreso

Placa

Avalúo comercial (V V)

Total saldo a cargo (HA)

Total a pagar (TP)

Autoadhesivo

Campos básicos del formularlo de industria y comercio, avisos y tableros

Fecha de recaudo

Preimpreso

NIT contribuyente

Dígito de verificación del NIT (DV)

Código de la actividad principal

Total a pagar (TP)

Autoadhesivo

Campos básicos del formulario de retención e impuesto azar y espectáculos

Fecha de recaudo

Preimpreso

NIT del contribuyente

Dígito de verificación del NIT (DV)

Total a pagar (TP)

Autoadhesivo

Campos básicos del formulario de recibo oficial de pago

Fecha de recaudo

Preimpreso

Período

Concepto del pago

Total a pagar (TP)

Dirección si es predial unificado

Placa si sobre vehículos automotores

NIT del contribuyente

Dígito de verificación del NIT (DV).

Autoadhesivo

Campos básicos del formulario de delineación urbana

Fecha de recaudo

Preimpreso

NIT del contribuyente

Dígito de verificación del NIT (DV)

Total a pagar (TP)

Autoadhesivo

PAR. 1º—Para la captura de la información por parte de las entidades recaudadoras, deberán transcribir exactamente la información que aparezca diligenciada en los campos establecidos en el presente artículo, del formulario de declaración de impuestos distritales o recibo oficial de pago, por parte del contribuyente, declarante o responsable.

PAR. 2º—Cuando con ocasión de modificaciones legales se deba cambiar el diseño de los formularios para declaraciones tributarias distritales, la Dirección Distrital de Impuestos comunicará por escrito a las entidades recaudadoras los campos que se tendrán en cuenta para determinar el factor calidad de la información.

PAR. 3º—La calidad de la información correspondiente a los recibos de pago - sistema preferencial será tenida en cuenta para el cálculo del presente factor, de acuerdo con el esquema definido en el presente artículo.

ART. 46.—Factor “O” oportunidad de la información. “O” corresponde al reconocimiento que se da en días calendario por la oportunidad en la entrega de la información de las entidades recaudadoras a la Dirección Distrital de Impuestos, durante un período de dos meses. El valor “O” equivale a dos (2) días y se calculará de la siguiente manera:

Si la sumatoria de multiplicar cada documento extemporáneo por su número de días de extemporaneidad, dividido por el número total de documentos recepcionados en el período, es igual o inferior a 0.025, la entidad recaudadora obtendrá por este índice, una calificación de dos (2) días. De lo contrario, la calificación será cero (0) días.

ART. 47.—Cálculo de todas las operaciones. Todas las operaciones se calcularán con tres decimales, sin embargo para la presentación se tendrán en cuenta dos decimales donde el segundo se incrementa un punto si el tercero es superior a cinco o en caso contrario no se modifica.

Para el cálculo final de los días se hará aproximación al entero superior más cercano cuando la fracción sea mayor a 0.50. En caso contrario, se aproximará al entero inferior.

ART. 48.—Plazos de consignación para entidades recaudoras que ingresen al sistema de recepción y recaudo. Cuando una entidad recaudadora se acoja por primera vez a la autorización prevista en esta resolución deberá consignar los dineros recaudados diariamente dentro de un plazo promedio obtenido por las demás entidades recaudadoras durante el último bimestre objeto de asignación de plazos para consignar los recaudos.

El plazo promedio se aplicará hasta cuando la nueva entidad obtenga su primera calificación bimestral.

ART. 49.—Lugar y modo de efectuar la consignación oportuna y extemporánea. La consignación deberá efectuarse por cada entidad recaudadora centralizadamente en el banco receptor o quien haga sus veces, a favor de la dirección distrital de tesorería, antes de las 12:00 horas del día en que la realice, utilizando el formato de consignación establecido por la Dirección Distrital de Impuestos por cada día de recaudo y discriminando el valor consignado por cada tipo de formulario de declaración tributaria, recibo oficial de pago, recibo de pago - sistema preferencial y año gravable, atendiendo a las especificaciones que sobre el particular suministre la Dirección Distrital de Impuestos.

El formato de consignación debe ser diligenciado en original y tres (3) copias, según anexo uno (1) de la presente resolución. Dichos formatos deben ser enviados a cada una de las siguientes dependencias, así:

Original: Banco receptor 

Primera copia: Dirección distrital de tesorería 

Segunda copia: Dirección Distrital de Impuestos - unidad de recaudo. 

Tercera copia: Entidad recaudadora 

Enviará igualmente copia del formato de consignación y de la confirmación de recepción del mensaje por el banco receptor, cuando se trate de transmisión electrónica.

La segunda copia de la consignación debe ser entregada a la Dirección Distrital de Impuestos al día siguiente de efectuada la respectiva consignación.

La consignación debe ser reportada a la dirección distrital de tesorería, vía fax antes de las 3:00 p.m. del día en que se efectúe.

PAR. 1º—Las consignaciones que se efectúen en el banco receptor quedarán sujetas a las verificaciones que realice la Dirección Distrital de Impuestos.

PAR. 2º—La dirección distrital de tesorería podrá determinar o implantar otros mecanismos para la consignación o transferencia de los recaudos al banco receptor o quien haga sus veces.

ART. 50.—Determinación del valor a consignar. Para la determinación del valor a consignar se tomará en cuenta el monto de los recaudos efectuados en un mismo día por el conjunto de oficinas, agencias o sucursales, conforme a la sumatoria de la casilla “total a pagar” de los formularios de las declaraciones tributarias y recibos oficiales de pago y lo correspondiente a lo recibido por recaudo del recibo de pago - sistema preferencial para estratos 1 y 2 en el mismo día.

PAR. 1º—Responsabilidad por el registro de la casilla TP (total a pagar). La entidad recaudadora responderá por los valores registrados en el renglón “total a pagar” (TP) de las declaraciones tributarias y recibos oficiales de pago recepcionados, aunque lleven el sello de “recibido sin pago”.

Así mismo responderá por los valores efectivamente pagados que consten en el registro mecánico que coloque la entidad recaudadora en el mismo formulario de declaración tributaria o recibo oficial de pago, cuando la casilla correspondiente no se diligencie o se registre en ella un menor valor.

Respecto de los pagos correspondientes al sistema preferencial para estratos 1 y 2, la entidad recaudadora responderá por los valores recepcionados en cada fecha de recaudo que han sido informados en los respectivos medios magnéticos.

PAR. 2º—Modo de consignar las sanciones relativas al manejo de la información, impuestas a las entidades recaudoras. La consignación de valores correspondientes a sanciones impuestas por la Dirección Distrital de Impuestos debe efectuarse con cheque de gerencia, a favor de la dirección distrital de tesorería, acompañado de escrito en el cual se especifique el concepto de la sanción. Copia del mismo deberá ser remitida la Dirección Distrital de Impuestos.

PAR. 3º—Modo de efectuar el pago de sanción por mora en consignaciones de los valores recaudados. La consignación de intereses por recaudos dejados de consignar o consignados extemporáneamente por las entidades recaudadoras se liquidarán de acuerdo con lo establecido en el artículo 67 del estatuto tributario distrital y deberá efectuarse con cheque de gerencia, a favor de la dirección distrital de tesorería, acompañado de escrito en el cual se especifique el concepto de los intereses. Copia del mismo deberá ser remitida a la Dirección Distrital de Impuestos.

ART. 51.—Formato de consignación. Discriminación de los valores consignados. La consignación de los valores recaudados por cada entidad recaudadora se debe efectuar en el formato de consignación (anexo 1), determinado por la Dirección Distrital de Impuestos, discriminando en cada una de las cuentas asignadas para tal fin el valor total pagado, renglón TP, en los formularios de las declaraciones de impuesto de industria, comercio avisos y tableros; impuesto unificado de vehículos; retención e impuesto de azar y espectáculos; impuestos varios y retenciones en la fuente; impuesto de delineación urbana y recibos oficiales de pago. Respecto del impuesto predial unificado, se deberá discriminar lo correspondiente a recaudos por Sistema preferencial estratos 1 y 2 y lo correspondiente a recaudo por declaraciones tributarias.

CAPÍTULO VI

Régimen sancionatorio

ART. 52.—Sanciones a las entidades recaudadoras. Cuando una entidad recaudadora incumpla las obligaciones señaladas en la presente resolución, quedará sometida al régimen sancionatorio establecido en el estatuto tributario nacional y en las demás normas concordantes.

ART. 53.—Proporcionalidad de las sanciones. Para la liquidación de las sanciones se tendrá en cuenta la proporción entre el volumen de documentos recibidos por la entidad sancionada y el total de los documentos recibidos por el conjunto de las entidades autorizadas para recaudar durante el período que se pretende sancionar

Para calcular el factor de proporcionalidad en la aplicación de sanciones se aplicará la siguiente fórmula:

 

CAPÍTULO VII

Compensaciones

ART. 54.—Formato de compensación y plazo de entrega. Cuando una entidad recaudadora consigne equivocadamente un valor recaudado por un tipo de formulario, en una cuenta diferente a la determinada por la dirección distrital de tesorería o cuando consigne un mayor valor del recaudado por tipo de formulario, podrá solicitar la compensación respectiva, cumpliendo el siguiente procedimiento:

Las entidades recaudadoras deberán entregar el formato de solicitud de la compensación que establezca para tal fin la Dirección Distrital de Impuestos, a las unidades de recaudo y a la jefatura de contabilidad financiera de la dirección distrital de tesorería, el cual será objeto de revisión y aprobación por parte de la Dirección Distrital de Impuestos, una vez sea analizada la cuenta corriente de la respectiva entidad recaudadora.

El formato de compensación deberá estar diligenciado según el caso, así:

a) Cuando consigna en cuenta diferente a la del concepto por el cual recibió el recaudo, deberá diligenciar dentro de los quince (15) días siguientes a la notificación por parte de la Dirección Distrital de Impuestos, el formato de compensación disminuyendo del respectivo concepto el valor equivocadamente consignado y aumentando al concepto correcto, operación que no implica movimiento de fondos; el incumplimiento del término estipulado para esta compensación dará lugar a efectuar solamente compensación sobre la cuenta en la cual consignó, y

b) Cuando consigna un mayor valor al recaudado por determinado formulario, deberá diligenciar el formato de compensación descontado del mismo concepto en las consignaciones del día o días siguientes los valores necesarios, hasta agotarlo, originando las compensaciones correspondientes. Si la cifra excede del promedio diario del recaudo de la entidad, podrá solicitar a la dirección distrital de tesorería que le efectúe la correspondiente reversión.

CAPÍTULO VIII

Disposiciones varias

ART. 55.—Cómputo de la extemporaneidad. Para efectos de la extemporaneidad en la entrega de la información en medios magnéticos y documentos físicos, la sanción se aplicará contabilizando los días calendario de retraso, de conformidad con el artículo 676 del estatuto tributario nacional. Entiéndase como entrega de información, la entrega de la totalidad de documentos físicos recibidos en una misma fecha de recaudo y los medios magnéticos respectivos, incluyendo el horario adicional o extendido del día.

ART. 56.—Cambios o modificaciones. Cuando la Dirección Distrital de Impuestos requiera incluir un nuevo tributo o modificar algún procedimiento de los aquí establecidos, deberá presentar el proyecto ante el comité operativo de la asociación bancaria o quien haga sus veces, para que entre los representantes de la entidades recaudadoras y los funcionarios de la Dirección Distrital de Impuestos, se evalúe y se apruebe dicha inclusión o modificación, determinándose la fecha de iniciación.

ART. 57.—Revisión del contenido de la presente resolución. La Alcaldía Mayor de Santafé de Bogotá D.C realizará revisiones periódicas del procedimiento contemplado en la presente resolución, en colaboración con la asociación bancaria, a fin de realizar los ajustes necesarios a la misma.

ART. 58.—Obligación de mantener un instructivo en cada sucursal, oficina o agencia. Las entidades recaudadoras deberán mantener en todas las oficinas, agencias o sucursales un instructivo del procedimiento de recepción y recaudo, de acuerdo con las exigencias y necesidades de la Dirección Distrital de Impuestos.

ART. 59.—Prueba de la entrega de la información en medio físico y magnético. Las dependencias competentes de la Dirección Distrital de Impuestos dejarán constancia de la fecha de recibo en la copia de los formatos de envío de documentos y en los oficios remisorios de medios magnéticos, para lo cual estamparán la firma y sello correspondiente o mediante el mecanismo que implemente cuando así lo considere necesario; la fecha de aceptación de la información será la de recepción o recibo de conformidad con los artículos 35 parágrafo 2º y 38 parágrafo.

ART. 60.—Reserva de las declaraciones tributarias. Las entidades recaudadoras deberán guardar la más absoluta reserva con relación a las informaciones y demás datos de carácter tributario de las declaraciones, recibos de pago - sistema preferencial y recibos oficiales de pago. En consecuencia, sólo podrán utilizarlas para los fines de transcripción, procesamiento de información y elaboración de los informes o reportes que exija la Secretaría de Hacienda del Distrito Capital y la Dirección Distrital de Impuestos o quien haga sus veces.

ART. 61.—Entrega de medios magnéticos retenidos por inconsistencias. Los medios magnéticos retenidos en la dirección de sistemas e informática de la Secretaría de Hacienda del Distrito Capital o quien haga sus veces, debido a inconsistencias detectadas en el proceso de lectura sólo podrán ser retiradas de la misma oficina, por el jefe de la dependencia de sistemas de la entidad recaudadora o por su delegado.

ART. 62.—Creación o supresión de sucursales, oficinas y agencias. Cuando una entidad recaudadora cree o suprima una sucursal, oficina o agencia, deberá informarlo por escrito a la Dirección Distrital de Impuestos.

ART. 63.—Cancelación de la autorización para recaudar impuestos y recibir declaraciones tributarias. La Secretaría de Hacienda del Distrito Capital, podrá en cualquier momento, excluir de la autorización para recaudar impuestos y recibir declaraciones tributarias, a la entidad recaudadora que incumpla las obligaciones originadas en la autorización, cuando haya reincidencia o cuando la gravedad de la causa así lo amerite.

ART. 64.—Exclusión por índice de calidad y oportunidad inferior al promedio. Cuando una entidad recaudadora, durante dos (2) períodos continuos, obtenga un índice de calidad y oportunidad inferior al promedio del cálculo del plazo para consignar a que se refiere el artículo 42 de la presente resolución, podrá ser excluida de la autorización para recaudar impuestos y recibir declaraciones tributarias. Para la aplicación de la exclusión se requerirá del concepto discrecional del Director Distrital de Impuestos.

ART. 65.—Facultad para solicitar información. La Dirección Distrital de Impuestos de acuerdo con sus prioridades y necesidades de información o por motivo de los adelantos tecnológicos, impartirá las instrucciones pertinentes e implementará los procedimientos necesarios para el suministro electrónico o contable de la información, que deben entregar las entidades recaudadoras, de conformidad con el procedimiento establecido en el artículo 56 de la presente resolución.

ART. 66.—Envío de registro de firmas. Las entidades recaudadoras deben enviar por escrito a la Dirección Distrital de Impuestos, el registro de firmas de los funcionarios autorizados de la oficina centralizadora, con indicación del cargo, que intervienen como responsables en el proceso de recepción, recaudo y consignación de los impuestos distritales establecido en la presente resolución, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha de su promulgación.

Las entidades recaudadoras deberán informar por escrito a la Dirección Distrital de Impuestos cuando haya cambio de los funcionarios informados como responsables, de acuerdo a lo establecido en el presente artículo, al día hábil siguiente de ocurrido el cambio.

ART. 67.—Solicitudes y peticiones. Las solicitudes y las peticiones de cualquier naturaleza, así como la solicitud de copias que tengan origen en las declaraciones de impuestos y recibos oficiales de pago y el pago de tributos distritales, recibidos por las entidades recaudadoras, deberán ser formulados por los contribuyentes o declarantes, las personas o entidades públicas o privadas, las autoridades jurisdiccionales o administrativas, en los casos previstos en la ley, exclusivamente ante la Dirección Distrital de Impuestos.

ART. 68.—Proyección de consignación. La entidad recaudadora debe reportar mediante formato que señale Dirección Distrital de Impuestos, vía fax a más tardar el día jueves de cada semana, la proyección de lo recaudado en la semana inmediatamente anterior, por cada tipo de formulario y fecha de recaudo, identificando el día en que se efectuará la consignación de los valores recaudados. A más tardar el día siguiente del envío del fax, deberá radicar en la ventanilla de correspondencia de la Secretaría de Hacienda del Distrito Capital, el original de la proyección de consignación. Por el incumplimiento de lo dispuesto en el presente artículo y una vez notificado al responsable del recaudo de impuestos de la entidad recaudadora, ésta debe establecer de inmediato los correctivos de fondo, precisando la naturaleza de los mismos e informando por escrito a la Dirección Distrital de Impuestos en un plazo no mayor a quince (15) días hábiles, las medidas tomadas al respecto. Para las entidades que reincidan en el incumplimiento mencionado, la Dirección Distrital de Impuestos podrá adelantar las medidas de tipo sancionatorio que considere pertinentes.

ART. 69.—Orientación al usuario. Previa solicitud de las entidades recaudadoras, la Dirección Distrital de Impuestos podrá prestar directamente en las oficinas bancarias, los servicios de orientación al usuario.

ART. 70.—Autorización para condiciones especiales. El secretario de hacienda distrital para asegurar el adecuado cubrimiento del servicio podrá tomar las medidas necesarias y autorizar condiciones especiales y transitorios para una o más entidades recaudadoras.

ART. 71.—De la vinculación de las entidades recaudadoras al procedimiento previsto en esta resolución. Las entidades recaudadoras deberán informar por escrito a la Dirección Distrital de Impuestos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la vigencia de la presente resolución, su continuación en el proceso recaudatorio.

ART. 72.—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de su expedición y deroga la Resolución 1561 de 1997 y demás normas que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., a 7 de julio de 1999.

NOTA: Los anexos de la presente resolución —formato de consignación (anexo 1) y reporte de documentos extraviados (anexo 2)— pueden ser consultados en la entidad o en el medio impreso.

______________________________