Ministerio de la Protección Social 

RESOLUCIÓN 4712 DE 2010 

(Noviembre 18)

“Por la cual se modifica parcialmente la Resolución 1982 de 2010 y se adiciona su anexo técnico, sustituido por el artículo 1º de la Resolución 4140 de 2010”.

(Nota: Derogada por la Resolución 2321 de 2011 artículo 14 del Ministerio de la Protección Social)

El Ministro de la Protección Social,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial de las conferidas por los artículos 173 numeral 7º de la Ley 100 de 1993, 42 numeral 42.6 de la Ley 715 de 2001, 5º del Decreto-Ley 1281 de 2002 y 2º numeral 10 del Decreto-Ley 205 de 2003, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 4º de la Resolución 1982 de 2010, estableció los tiempos para la conformación y actualización de la base de datos única de afiliados, BDUA, por parte de las entidades promotoras de salud, EPS, entidades obligadas a compensar, EOC, direcciones departamentales con corregimientos departamentales y el Distrito Capital, así como la entrega de los resultados de las validaciones por parte del administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga.

Que debido al proceso de operación del régimen subsidiado en los municipios y al reflejo de las novedades de actualización ante la BDUA, se hace necesario que la disposición de los resultados de actualización de los procesos de BDUA sean entregados a los municipios, de tal manera que estos dispongan del tiempo necesario para realizar las revisiones del caso y el reporte de las novedades pertinentes sobre los afiliados a las EPSS de su jurisdicción.

Que de conformidad con lo establecido en el Decreto 1141 de 2009, modificado por el Decreto 2777 de 2010, el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario, Inpec, debe reportar las novedades pertinentes sobre los reclusos a la BDUA, sin que dicho reporte cuente con un esquema para su realización por lo que se hace necesario incluirlo dentro de la presente resolución.

RESUELVE:

ART. 1º—Modificar el artículo 4º de la Resolución 1982 de 2010 el cual quedará así:

“ART. 4º—Conformación y actualización de la base de datos única de afiliados (BDUA). El administrador fiduciario del Fosyga recibirá la información, consolidará y administrará la base de datos única de afiliados (BDUA) al sistema general de seguridad social en salud (SGSSS) y al sector salud, incluyendo la información de los regímenes exceptuados de este, en los términos indicados a continuación:

1. Reglas generales para la entrega de archivo maestro de ingreso y/o novedades de actualización.

El administrador fiduciario del Fosyga recibirá un archivo maestro de Ingresos y/o un archivo de novedades de actualización por cada EPS, en la estructura definida en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución, de acuerdo con el calendario establecido y en los horarios con él acordados.

2. Términos para la remisión al Fosyga de archivos maestros de reporte de novedades y/o actualización dentro de los procesos establecidos para la BDUA por parte de las entidades obligadas a reportar la información de afiliación en salud:

a) Proceso de traslados. En el tercer (3º) día hábil de cada mes, las EPS remiten la solicitud de traslados al Fosyga. En el segundo proceso de BDUA, es decir, el décimo (10) día hábil del mes, se recibe en el Fosyga la respuesta de las EPS sobre los traslados solicitados el tercer (3º) día hábil del mes.

b) Procesos mensuales de actualización de BDUA:

I. Primer proceso: sexto (6º) día hábil. EPS regímenes contributivo y subsidiado.

II. Segundo proceso: décimo (10) día hábil. EPS regímenes contributivo y subsidiado.

III. Tercer proceso: décimo cuarto (14) día hábil. EPS regímenes contributivo, de excepción y para los regímenes especiales, entidades de medicina prepagada y para las entidades administradoras de planes adicionales de salud del mes en que se reportó la información.

IV. Cuarto proceso: décimo séptimo (17) día hábil. Entidades territoriales en régimen subsidiado (municipios, distrito capital y departamentos con corregimientos) y el Inpec.

c) Fechas de entrega de novedades de ingreso y/o actualización:

I. En el régimen contributivo:

i. En el tercer (3) día hábil de cada mes las EPS reportarán los archivos R1 y en el segundo proceso de BDUA, décimo (10) día hábil, las EPS remiten la respuesta a los traslados solicitados en los archivos R4.

ii. Las entidades promotoras de salud (EPS) y entidades obligadas a compensar (EOC) reportarán las novedades de ingreso y/o actualización dentro de los procesos establecidos para BDUA: el 6º, 10 y 14 días hábiles de cada mes.

II. En el régimen subsidiado: la remisión de novedades en el régimen subsidiado se hará de la siguiente manera por parte de las entidades:

i. En el tercer (3) día hábil de cada mes las EPS Subsidiadas reportarán los archivos S1 y en el segundo proceso de BDUA, décimo (10) día hábil, las EPS subsidiadas remiten la respuesta a los traslados solicitados en el archivo S4.

ii. Las entidades promotoras de salud del régimen subsidiado (EPSS), reportarán las novedades de ingreso y/o actualización dentro de los procesos establecidos para BDUA: el 6º y 10 días hábiles de cada mes.

iii. En el cuarto proceso de BDUA, el décimo séptimo (17) día hábil de cada mes, los municipios, el Distrito Capital, los departamentos que tienen a su cargo corregimientos y el Inpec, remitirán las novedades de: retiro por muerte (N09) o novedad de retiro (N13) o anulación de ingreso no autorizados por el municipio que ocurrieron en el mismo mes (N15), de los afiliados que en el momento de este proceso no se encuentran actualizados correctamente.

III. Entidades administradoras de planes adicionales de salud, entidades de medicina prepagada y entidades de régimen especial: reportarán las novedades de ingreso y/o actualización en el tercer proceso de BDUA, es decir, el décimo cuarto (14) día hábil de cada mes a partir del mes de septiembre de 2010.

3. Términos de reporte de resultados de validación y actualización de la BDUA.

El administrador fiduciario del Fosyga validará la información entregada por las entidades obligadas a reportar y procederá a distribuir los resultados a todas las entidades en los siguientes días hábiles de cada mes:

a) Proceso de traslados: en el quinto (5º) día hábil de cada mes, se dispondrá por parte del Fosyga los archivos R2, R3, S2 y S3 a las EPS para que generen la respuesta a la solicitud de traslado, y en el décimo segundo (12) día hábil del mismo mes, se dará respuesta de la actualización de los traslados en BDUA con los archivos R5, R6, S5 y S6.

b) Procesos mensuales de actualización de BDUA:

I. Primer proceso: octavo (8º) día hábil: EPS regímenes contributivo y subsidiado.

II. Segundo proceso: décimo segundo (12) día hábil: EPS regímenes contributivo y subsidiado.

III. Tercer proceso: décimo sexto día (16) día hábil: EPS Régimen Contributivo y para los regímenes especiales, entidades de medicina prepagada y para las entidades administradoras de planes adicionales de salud del mes en que se reportó la información.

IV. Cuarto proceso: el décimo noveno (19) día hábil: entidades territoriales en régimen subsidiado y el Inpec.

PAR. 1º—Para el régimen subsidiado se dispondrá copia de los resultados de cada proceso en el FTP asignado por el administrador del Fosyga a los departamentos, al Distrito Capital, a los municipios, al Inpec y a las entidades promotoras de salud del régimen subsidiado (EPS-S) que reportaron novedades. Los resultados de la información de los afiliados que se actualizaron en la BDUA por los procesos de la misma, se verán reflejados en el archivo consolidado de régimen subsidiado que les proporciona a cada entidad el consorcio fiduciario del Fosyga en el FTP destinado para tal fin.

PAR. 2º—El administrador fiduciario del Fosyga entregará al Ministerio de la Protección Social, copia de los resultados de todos los procesos de validación de los archivos de ingresos y/o actualización y de traslados presentados por las entidades, así como el resultado de la actualización de la BDUA después de cada proceso”.

PAR. 3º—En ningún caso se recibirán archivos maestros de ingresos o de novedades de actualización después de las fechas definidas para tal fin.

PAR. 4º—Las entidades territoriales y el Inpec velarán por el envío oportuno de las novedades correspondientes (traslados, retiros, ingresos o actualización de datos del afiliado) por parte de las EPSS de su jurisdicción, de tal manera que la información registrada en BDUA sea exactamente igual a la que posee la entidad territorial, el Inpec y las EPSS.

(Nota: Derogada por la Resolución 2321 de 2011 artículo 14 del Ministerio de la Protección Social)

ART. 2º—Adoptar el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución, el cual adiciona el anexo técnico de la Resolución 1982 de 2010, sustituido por el artículo primero de la Resolución 4140 de 2010.

(Nota: Derogada por la Resolución 2321 de 2011 artículo 14 del Ministerio de la Protección Social)

ART. 3º—El reporte de novedades por parte de las entidades territoriales y del Inpec se debe realizar según las especificaciones técnicas del anexo técnico, que forma integral de esta resolución.

(Nota: Derogada por la Resolución 2321 de 2011 artículo 14 del Ministerio de la Protección Social)

ART. 4º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación, modifica el artículo 4º de la Resolución 1982 de 2010 y adiciona el anexo técnico de la misma sustituido por el artículo 1º de la Resolución 4140 de 2010.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 18 de noviembre de 2010.

(Nota: Derogada por la Resolución 2321 de 2011 artículo 14 del Ministerio de la Protección Social)

Anexo técnico

Base de datos única de afiliados, BDUA

Resolución _______ / 2010

1. Novedades a reportar por parte de las entidades territoriales (municipios, distrital capital y departamentos con corregimientos) y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario, Inpec, en el cuarto proceso de BDUA:

Tabla 10

Códigos de novedades

 

Código de novedad Descripción de la novedad Orden de variables Subsidiado Observaciones
N09 Retiro por muerte   X Si el afiliado es cotizante principal, sus beneficiarios y/o adicionales deben hacer parte de otro grupo familiar, utilizando para ello el reporte de novedades, de lo contrario estos quedarán en estado retirado. Si el grupo familiar vigente tiene un segundo cotizante este pasa a ser Cotizante principal sin grupo familiar.
N13 Novedad de retiro en BDUA 39,82 X 39 = causal de retiro del afiliado por parte del municipio o el Inpec. 82 = serial del registro con el cual se repite en BDUA. Este campo se diligencia solo cuando la causa es 3.
N15 Anulación de ingresos  X Esta novedad solamente la reportarán los municipios, departamentos con corregimientos y el Inpec, en el cuarto proceso de actualización de BDUA. La anulación del ingreso se reportará para los afiliados que fueron ingresados de manera incorrecta en el municipio o departamento con corregimientos o en el Inpec, por las EPSS en el primer y segundo proceso de BDUA del mismo mes.

 

2. Se adicionan los siguientes códigos de campo en la tabla 11 “Glosario de campos”.

Glosario de campos

Tabla 11

Glosario de campos archivos maestros y de novedades

 

Código Nombre del campo Longitud Valores permitidos Régimen
39 Causal de retiro reportado por parte del municipio o del Inpec. 1 1 Afiliado no pertenece a EPSS reportada en BDUA. Subsidiado
2 Afiliado no pertenece al municipio o al Inpec reportado en BDUA. Subsidiado
3 Afiliado repetido en BDUA. Subsidiado
82 Serial   Número único asignado por la BDUA para cada afiliado. Subsidiado

(Nota: Derogada por la Resolución 2321 de 2011 artículo 14 del Ministerio de la Protección Social)