RESOLUCIÓN 472 DE 2002 

(Diciembre 13)

“Por medio de la cual se crea el comité de seguimiento a la gestión administrativa del nivel territorial”.

El Procurador General de la Nación,

en uso de las facultades legales y, en especial las contenidas en los numerales 7º y 34 del artículo 7º del Decreto 262 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que corresponde al Procurador General de la Nación según lo establecido en el numeral 7º, del artículo 7º del Decreto 262 de febrero 22 de 2000, “Expedir los actos administrativos, órdenes, directivas y circulares que sean necesarios para el funcionamiento de la entidad y para el desarrollo de las funciones atribuidas por la ley”, en concordancia con lo establecido en el numeral 34 del mismo artículo, el cual le confiere facultades para “Crear comités asesores y grupos de trabajo para el cumplimiento de las funciones de la entidad y lo previsto en la ley”;

Que en desarrollo de la gerencia pública regional y para dar cumplimiento a las normas de carácter presupuestal, contable y de contratación administrativa, la entidad requiere desarrollar estrategias de control encaminadas a maximizar los recursos asignados al nivel territorial;

Que para consolidar un modelo de gestión por resultados, y para efectuar la asesoría, dirección, y control de la gestión administrativa de las zonales y regionales, se requiere conformar un comité de control y seguimiento a la gestión administrativa de la zonas y regionales, que tiene como finalidad dotar a la Procuraduría General de la Nación de una metodología técnica que le permita definir, las necesidades reales del nivel territorial, para reducir la brecha entre el nivel regional y el nivel central con fundamento en la demanda de servicio que realiza la sociedad, la entidad, en el corto, mediano y largo plazo,

RESUELVE:

ART. 1º—Creación. Créase el comité de seguimiento a la gestión administrativa de las zonales y regionales, como un grupo interdisciplinario encargado de presentar informes gerenciales al secretario general, con el fin de brindar una herramienta de análisis, para la toma de decisiones, frente a las fortalezas y vulnerabilidades de carácter administrativo de las dependencias del nivel territorial; además permitan el establecimiento de metas concretas en cada una de las zonas, a partir de las estrategias señaladas por el nivel central.

ART. 2º—Conformación. El comité estará integrado por un delegado de cada una de las siguientes dependencias:

• Secretaría general

• División financiera

• División administrativa

• División de gestión humana

• División de centro de atención al público

• Oficina de sistemas

• Oficina de planeación.

PAR.—Para los temas que requieran de información específica, se podrá a invitar funcionarios de otras dependencias.

ART. 3º—Funciones. El comité tendrá las siguientes funciones:

1. Crear tableros de control, para administrar los grandes volúmenes de información que manejan las zonales en forma mensual, para adaptarlos a la compleja realidad operativa.

2. Crear y ajustar los estándares e indicadores de calidad, para el nivel regional y las zonales.

3. Coordinar la comunicación entre el nivel regional, zonal y el nivel central, e implementar la comunicación entre regionales, para generar dinámicas de colaboración entre regionales.

4. Asesorar a los coordinadores de eje de gestión administrativa sobre el manejo de los tableros de control.

5. Brindar información económica-financiera, del nivel regional, comparando la información real, con la presupuestal.

6. Verificar el cumplimiento de las políticas e instrucciones sobre temas de carácter administrativo.

7. Presentar a consideración de la secretaría general la evaluación sobre la eficiencia operativa y de gestión zonal y regional.

8. Asesorar a la secretaría general sobre la forma de elevar la productividad, optimizando la información disponible, para mejorar la toma de decisiones.

9. Establecer la viabilidad de convenios, zonales o regionales para la minimización, de costos con impacto económico-social.

10. Crear un archivo documental de las solicitudes y recomendaciones realizadas por las dependencias adscritas a la secretaría general, generando un informe periódico sobre el cumplimiento por parte de las zonales.

11. Informar sobre los lotes de bienes sujetos a baja en el nivel regional.

12. Consolidar los informes de interventoría sobre obras o adecuaciones locativas del nivel regional, para velar que los recursos provistos fueron adecuadamente utilizados.

13. Presentar semestralmente las necesidades atendidas e insatisfechas del nivel regional.

14. Generar controles de consumo sobre los servicios públicos del nivel regional y asesorar al secretario general sobre las posibles estrategias de reducción.

15. Realizar seguimiento a las bajas de bienes por siniestros y su respectiva reposición por parte de la entidad aseguradora.

16. Supervisar la ejecución de los planes de mejoramiento, y metas propuestas por las zonales.

17. Supervisar el cumplimiento del plan de compras.

18. Coordinar la utilización de formatos y documentos para estandarizar los soportes documentales de carácter administrativo en las zonales.

19. Realizar seguimiento a los gastos por concepto de viáticos y gastos de transporte, presentando recomendaciones tendientes a fortalecer el proceso y minimizar gastos.

20. Coordinar los seminarios de actualización sobre temas relacionados con la administración de personal, contratación, presupuesto, contabilidad y demás temas afines a la secretaría general.

21. Las demás que señale la secretaría general.

ART. 4º—Sesiones. El comité se reunirá una vez al mes y extraordinariamente cuando se requiera presentar un informe adicional. A las sesiones del comité asistirá cualquiera de los funcionarios asignados al grupo que coordina el desarrollo de la gerencia pública regional. Al comité podrán ser invitados los funcionarios a que haya lugar para el cabal ejercicio de sus responsabilidades.

ART. 5º—Línea de atención sobre información regional. El comité contará con una línea de atención para orientar sobre procedimientos administrativos y financieros, de igual forma canalizará la comunicación entre el nivel regional y la dependencia que deba atender las solicitudes, verificando la oportuna y eficiente solución.

ART. 6º—Sistemas de información. El comité tendrá acceso al sistema administrativo y financiero SIAF, en el modo de consulta, para facilitar, consolidar información y correlacionar los informes regionales con la información del nivel central.

ART. 7º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 13 de diciembre de 2002.

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