RESOLUCIÓN 4741 DE 2008 

(Octubre 31)

“Por la cual se crea el comité técnico de archivo del Ministerio de Defensa Nacional y se deroga una resolución”.

El Ministro de Defensa Nacional,

en ejercicio de las facultades legales que le confiere el artículo 19 del Acuerdo 7 de 1994 (modificado por Acu. 12/95, art. 4º) de la junta directiva del Archivo General de la Nación, en concordancia con el artículo 17 del Decreto 3123 de 2007, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones, en su artículo 4º establece que el Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado; Que la junta directiva del Archivo General de la Nación, mediante Acuerdo 7 de (modificado por Acu. 12/95, art. 4º), dispuso en su artículo 19 que cada entidad establecerá un comité de archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos;

Que en cumplimiento de la anterior disposición el Ministro de Defensa Nacional mediante Resolución 1817 del 12 de diciembre de 2001, creó el comité técnico de archivo del Ministerio de Defensa Nacional;

Que el secretario general del Ministerio de Defensa Nacional manifestó al comité técnico de archivo que actuaría como su delegado el director administrativo de la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional;

Que se hace necesario derogar y regular nuevamente el acto administrativo de creación del comité de archivo del Ministerio de Defensa Nacional, con el propósito de hacerlo más operativo,

RESUELVE:

ART. 1º—Creación del comité técnico de archivo del Ministerio de Defensa Nacional. Créase el comité técnico de archivo del Ministerio de Defensa Nacional, como un organismo asesor de la alta dirección, responsable de proponer las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

ART. 2º—Conformación del comité técnico de archivo del Ministerio de Defensa Nacional. El comité técnico de archivo del Ministerio de Defensa Nacional, estará conformado por:

• El secretario general del Ministerio de Defensa Nacional, o el director administrativo como delegado de este, quien lo presidirá.

• El director de planeación y presupuestación del sector defensa o su delegado.

• El coordinador grupo ayudantía general del Ministerio de Defensa Nacional.

• El ayudante general del Comando General de las Fuerzas militares.

• El ayudante general del Ejército Nacional.

• El ayudante general de la Armada Nacional.

• El ayudante general de la Fuerza Aérea Colombiana.

• El jefe del archivo de la Policía Nacional.

• El coordinador del grupo archivo general del Ministerio de Defensa Nacional, quien actuará como secretario técnico.

PAR.—Podrán asistir como invitados al comité técnico de archivo del Ministerio de Defensa Nacional, entre otros, el jefe de la oficina de control interno del Ministerio de Defensa Nacional y los funcionarios que puedan aportar elementos de juicio necesarios según la naturaleza del asunto a tratar, quienes tendrán voz pero no voto.

ART. 3º—Sesiones y votaciones del comité. El comité de archivo del Ministerio de Defensa Nacional se reunirá ordinariamente cada cuatro (4) meses y extraordinariamente cuando las circunstancias ameriten su convocatoria, en ambos casos, previa convocatoria del secretario general del Ministerio de Defensa Nacional o el director administrativo como su delegado. El comité podrá sesionar con la mayoría de sus miembros y decidir por mayoría simple de los miembros presentes.

PAR.—De las reuniones que se realicen se levantará el acta correspondiente, la cual será firmada por el secretario general del Ministerio de Defensa Nacional o por el director administrativo como su delegado y por el secretario del comité técnico de archivo.

ART. 4º—Funciones del comité técnico de archivo del Ministerio de Defensa Nacional. Son funciones del comité técnico de archivo del Ministerio de Defensa Nacional, las siguientes:

a) Definir programas de trabajo y tomar decisiones en los procesos administrativos y técnicos del archivo del Ministerio de Defensa Nacional;

b) Impulsar la elaboración, actualización, estudios y aprobar de conformidad con la ley, las diferentes herramientas de archivo como son: Tablas de retención documental, esquemas de clasificación de documentos, programas de documentos vitales y administración de formatos;

c) Adoptar de conformidad con la ley los criterios y directrices sobre transferencia, selección y eliminación de documentos, así como establecer el tiempo de permanencia de los documentos en las diferentes etapas de su ciclo vital;

d) Establecer en el Ministerio de Defensa Nacional las normas reguladoras de clasificación, ordenación y tratamiento de la documentación activa contenida en los archivos de gestión de sus diferentes dependencias;

e) Proponer directrices para la correcta ubicación física de la documentación y establecer las condiciones idóneas que deben reunir las instalaciones necesarias para su utilización y seguridad;

f) Establecer los procesos de capacitación y entrenamiento requeridos en las áreas de la gestión documental y grupo archivo general, dirigido a los funcionarios encargados del manejo de archivo, con el propósito de establecer los contenidos para la formación de los usuarios en cuanto a la organización y el tratamiento técnico de la documentación;

g) Expedir la reglamentación necesaria para el uso, organización y conservación adecuada del patrimonio documental del Ministerio de Defensa Nacional;

h) Disponer bajo criterios técnicos, administrativos, jurídicos e históricos de conformidad con las normas legales vigentes, los periodos de conservación de los documentos a lo largo de su ciclo de vida y determinar su accesibilidad;

i) Las demás que se desprendan de las presentes funciones.

ART. 5º—Funciones del secretario del comité técnico de archivo del Ministerio de Defensa Nacional. Son funciones del secretario del comité técnico de archivo del Ministerio de Defensa Nacional, las siguientes:

a) Citar a los integrantes del comité técnico de archivo, previa convocatoria del secretario general del Ministerio de Defensa Nacional o del director administrativo como su delegado;

b) Verificar la asistencia de los miembros al comité;

c) Elaborar las actas de cada reunión del comité técnico de archivo;

d) Llevar el archivo de las actas del comité en orden cronológico y certificar su contenido;

e) Comunicar y preparar los documentos pertinentes, una vez sean aprobados por el comité técnico.

f) Hacer seguimiento a la aplicación de las decisiones aprobadas en el comité.

g) Las demás que el comité técnico de archivo le asigne.

ART. 6º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 1817 de 2001.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 31 de octubre de 2008.

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