Superintendencia de Notariado y Registro

RESOLUCIÓN 4773 DE 2017g

(Mayo 10)

“Por la cual se autoriza la adquisición, impresión y distribución de papel de seguridad notarial a un proveedor y distribuidor, y se dictan otras disposiciones”.

El Superintendente de Notariado y Registro,

en ejercicio de las facultades establecidas en los artículos 11 numeral 3º, y 13 numerales 19 y 28, y

CONSIDERANDO QUE:

El artículo 20 del Decreto-Ley 960 de 1970 estipula que las escrituras públicas se extenderán en papel autorizado por el Estado, y al final de cada instrumento, antes de la firma, se indicarán los números distintivos de las hojas empleadas.

La Superintendencia de Notariado y Registro, mediante la Instrucción Administrativa 23 de 2009, fijó las características del papel de seguridad para la extensión de escrituras públicas.

La Unión Colegiada del Notariado Colombiano está autorizada para la adquisición, impresión y distribución del papel notarial bajo las condiciones de calidad, seguridad y funcionalidad.

En su momento, para la expedición de la Resolución 9146 del 1º de octubre de 2012, la Unión Colegiada del Notariado Colombiano solicitó realizar algunos cambios en el papel de seguridad, cambios que una vez implementados a través de la mencionada resolución han constituido los parámetros funcionales que hasta el momento han resultado adecuados para los fines de seguridad jurídica del tráfico documental que persigue la utilización de papel de seguridad.

Atendiendo los parámetros establecidos, la fundación para la Seguridad Jurídica Documental, Segurdoc, mediante oficio con radicado interno de la Superintendencia de Notariado y Registro SNR2017ER032565 del 4 de mayo de 2017, elevó una solicitud de autorización para la adquisición, impresión y distribución de papel de seguridad, acompañada con una serie de muestras, especificaciones técnicas para la impresión, certificaciones de calidad y lista de chequeo de cumplimiento de los parámetros establecidos en las resoluciones 9146 de 2012, 3046 de 2013 y 4292 del 26 de abril de 2017.

Con el objeto de adelantar el análisis pertinente para establecer el cumplimiento de los parámetros de seguridad aplicables, la dirección administrativa y financiera de la Superintendencia de Notariado y Registro conceptuó que una vez analizada la propuesta de papel de seguridad aportada por la fundación para la Seguridad Jurídica Documental, Segurdoc, y evaluados los modelos de papel de seguridad allegados para su análisis mediante oficio identificado con radicado SNR2017ER032565 del 4 de mayo de 2017, se encontró que dichos modelos cumplen con las condiciones establecidas en los parámetros de la Resolución 9146 de 2012, modificada por las resoluciones 1168 y 3046 de 2013 y adicionada por la Resolución 4292 del 26 de abril de 2017.

Así las cosas, se tiene que las muestras aportadas se encuentran dentro del marco establecido por las mencionadas resoluciones para la adquisición, impresión y distribución de papel de seguridad en condiciones que garanticen el cumplimiento de los parámetros normativos aplicables y de la satisfacción de las necesidades de seguridad que se pretenden cubrir a través de la implementación del papel de seguridad.

La autorización de otro proveedor de papel de seguridad para la prestación del servicio notarial, en condiciones de igualdad y equilibrio dentro de una sana competencia, no implica la desautorización de los anteriores proveedores, de modo que la emisión de la presente resolución no afecta la vigencia y aplicabilidad de la Resolución 9146 del 1º de octubre de 2012. Por lo anterior a partir de la vigencia de la presente resolución, habrá dos proveedores autorizados para la adquisición, impresión y distribución de papel de seguridad destinado a las actuaciones notariales y la extensión de escrituras públicas: el primero, el autorizado a través de la mencionada Resolución 9146 del 1º de octubre de 2012; y el segundo, la fundación para la Seguridad Jurídica Documental, Segurdoc.

En mérito de lo expuesto, este despacho,

RESUELVE:

ART. 1º—Autorizar a la fundación para la Seguridad Jurídica Documental, Segurdoc, para la adquisición, impresión y distribución de papel de seguridad notarial que cumpla con las condiciones y parámetros establecidos en esta resolución.

ART. 2º—Condiciones de calidad, seguridad y funcionalidad del papel de seguridad para la extensión de las escrituras públicas (color azul): el papel de seguridad que suministre la fundación para la Seguridad Jurídica Documental, Segurdoc, deberá ceñirse de manera estricta a los parámetros y condiciones de calidad, seguridad y funcionalidad del papel de seguridad para la extensión de las escrituras públicas, establecidas en el artículo 2º de la Resolución 9146 del 1º de octubre de 2012 y en la Resolución 4292 del 26 de abril del 2017.

ART. 3º—Condiciones de calidad, seguridad y funcionalidad del papel de seguridad para uso exclusivo en la expedición de certificados, copias de las escrituras y documentos que forman parte del archivo notarial (color rosado): el papel de seguridad que suministre la fundación para la Seguridad Jurídica Documental, Segurdoc, deberá ceñirse de manera estricta a las condiciones de calidad, seguridad y funcionalidad del papel de seguridad para uso exclusivo en la expedición de certificados, copias de las escrituras y documentos que forman parte del archivo notarial, establecidas en la Resolución 3046 del de 2013 y en la Resolución 4292 del 26 de abril de 2017.

ART. 4º—(Modificado).* Los formatos que suministre la fundación para la Seguridad Jurídica Documental, Segurdoc, deberán ajustarse a los parámetros y condiciones establecidos en las resoluciones 9146 del 01 de octubre de 2012, 3046 de 2013, 4292 del 26 de abril de 2017 y en las demás que las reglamenten o modifiquen.

PAR.(sic)—Para efectos de la aplicación de los parámetros y condiciones establecidos en la Resolución 9146 del 1º de octubre de 2012 y 3046 de 2013, debe entenderse que las medidas ubicación y demás aspectos dispuestos para el logo de la Unión Colegiada del Notariado Colombiano deben aplicarse al logo de la fundación para la Seguridad Jurídica Documental, Segurdoc, en el papel que este proveedor suministre.

PAR. 1º—La expedición de las copias simples se hará en papel común.

*(Nota: Modificado por la Resolución 5618 de 2017 artículo 3° de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 5º—La utilización del papel de seguridad es obligatorio en todo el territorio nacional, ya sea el suministrado por el proveedor autorizado en la presente resolución o aquel autorizado mediante Resolución 9146 de 2012.

PAR.—A partir de la entrada en vigencia de la presente resolución habrá dos proveedores autorizados para adquirir, imprimir y distribuir el papel de seguridad destinado a las actuaciones notariales y la extensión de escrituras públicas en el territorio nacional, a saber, la Unión Colegiada del Notariado Colombiano, autorizada mediante Resolución 9146 de 2012, y la fundación para la Seguridad Jurídica Documental, Segurdoc, autorizada a través del artículo 1º de la presente resolución.

ART. 6º—La Superintendencia Delegada para el Notariado velará por la estricta aplicación del cobro de las tarifas notariales.

ART. 7º—Publíquese la presente resolución en la página www.supernotariado.gov.co y en el Diario Oficial.

ART. 8º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 10 de mayo de 2017.